Hospitalsenheden Vest Regionshospitalet Herning Kirurgisk Afdeling Gl. Landevej 61 DK-7400 Herning Tel. +45 7843 5300 www.regionmidtjylland.dk Referat Møde/emne: Tværfaglig KIT-gruppe, Kirurgisk Afdeling Dato: 11.01.16 Mødeleder: Til stede: Referent: Dagsorden: Tinna Nørgaard Hanne Rinder, Anne-Grethe Skov Iversen, Randi Voetmann, Lene Møller Holm, Tinna Nørgaard, Paul Jørgensen, Niels Hald, Stina Nielsen Randi Voetmann 1. Godkendelse af referat fra sidst møde 2. POP (Tværfaglig) Problem orienteret plan: Orientering ved AGSI 3. Kompetanceskemaer (Fælles drøftelse) 4. FMK (Fælles drøftelse) 5. RM18 (orientering) 6. SmartBook (Fælles drøftelse) 7. Indvandrere/flygtninge (Fælles drøftelse v. Stina) 8. Eventuelt 9. Dato for næste møde og punkter til dette 1. Godkendelse af referat fra sidst møde Punkt 4, angående at man ikke kan printe side 1 i Læs Journal. Tinna har ikke fået endelig svar, men det kommer formentlig ikke i næste opdatering. (Tilskrevet af Tinna: Jeg har fået svar fra Lisbeth, og det forventes, at det først kommer med RM19. Jeg kender ikke datoen for RM19 på nuværende tidspunkt). Punkt 5, drøftet på afdelingsledelseskredsen, tilbagemelding fra NH: Der skal kun ske ajourføring af FMK i amb., hvis der sker ændringer i pt.s medicin. Punkt 10, HEV indikation ligger i standardpakke. Er også i biblioteket. Referatet er godkendt. 2. POP (Tværfaglig) Problem Orienteret Plan: Orientering ved AGSI AGSI orienterer kort om projektet og status på, hvor langt det er. POP er en ny teknisk funktionalitet, der bliver arbejdet på regionalt. I HEV er det Medicinsk Afdeling i Holstebro, der afprøver funktionaliteten. Det er meningen, at POP skal bruges tværfagligt, når flere faggrupper indgår i behandlingen af et problem/symptom for patienten. Se mere info i vedhæftede bilag fra AGSI. 3. Kompetanceskemaer (Fælles drøftelse) Kompetenceskemaerne skal uddeles en gang årligt ifølge Dokumentationsrådet. Der er netop lagt en revideret udgave på e-dok. Ideen med at gøre den elektronisk er videregivet til Dorthe Hansen og KIT-kontoret, og de er i gang med at finde ud af, hvordan det praktisk kan lade sig gøre. Hvordan opleves det at skulle i gang med denne opgave? Hvordan kan vi gøre denne opgave relevant i Kirurgisk Afdeling? Side 1 af 5
Drøftelse af, hvordan vi håndterer det her i afdelingen. Dorthe Hansen har lavet et forslag til en elektronisk udgave, lavet i excel. Drøftelse af hvordan denne ville kunne fungere i afdelingen. Evt. kan den ligge på F-drevet og medarbejderne får et nummer, og så kan de arbejde videre i det samme skema løbende eller ved næste "indsamling". Men det giver så udfordringer, når skemaet bliver revideret. HEV's retningslinje blev revideret i december 2015, her er kommet to spørgsmål med klinisk logistik med. 1.4.5.15 Kompetenceskema EPJ-færdigheder plejepersonale, HEV http://e-dok.rm.dk/edok/admin/gui.nsf/desktop.html?open&openlink=http://edok.rm.dk/edok/enduser/portal.nsf/main.html?open&unid=x935df338b16f3c70c1257d8d00 3D0CBE&level=HOVEKI&dbpath=/edok/editor/HOVE.nsf/&windowwidth=1100&windowheight= 600&windowtitle=S%F8g LMH nævner, at man evt. kan lave noget ifm. planlagt fokusuge om forstyrrelser. Det er også forstyrrelser, når der er noget, vi ikke gør rigtigt i EPJ. Der er via LMU-regi nedsat en gruppe til at kikke på mindskning af forstyrrelser. Vi aftaler, at AGSI vender tilbage til Dorthe Hansen. Vi skal have en elektronisk udgave for alle faggrupper, og vi skal have mange flere personer på. Vi skal have gjort os flere overvejelser om, hvordan vi kan anvende den elektroniske udgave i afdelingen. 4. FMK (Fælles drøftelse) Der har været en opdatering af FMK, som tilsyneladende er blevet taget godt imod. Hvad oplever I? OBS FMK er i højere grad blevet et tværsektorielt redskab, idet hjemmesygeplejerskerne og institutionerne også bruger FMK. Ved sidste møde blev det besluttet, at der skulle tages fat på at ajourføre medicin ved sammedagspatienterne, hvordan går det? På nogen afdelinger har de gjort følgende tiltag for at få optimeret brugen af FMK: - En gang ugentlig tjekker en sekretær, om der er ført ajour på de patienter, der er udskrevet den seneste uge. De patienter, der ikke er ajourført FMK på, sættes på opgavelisten til den læge, der har udskrevet patienten. - Indkaldte patienter i amb. tjekker sekretæren før de møder op, og er der ikke ajourført FMK, tages der kontakt til egen læge med venlig henstilling om at få det gjort inden patienten kommer i ambulatoriet. Der er positive tilkendegivelser omkring denne procedure fra både egen læge og afdelingerne på denne procedure. Jeg vil gerne have en snak, om disse forslag er noget, vi kan se brugbar i Kirurgisk Afdeling. Vil det kunne løfte noget for os i forbindelse med vores arbejde med FMK? Den seneste opgørelse af vores ajourførings-procent viser 66 %, og det er en stigning på ca. 6 % i forhold til tidligere måneder. Der monitoreres på ajourføring i ambulatorier fra marts måned. Generelt er det blevet meget lettere at anvende FMK. Hvis man skal søge om kronikertilskud og terminaltilskud skal man på fmk-online.dk Vi skal være opmærksomme på, at FMK nu er tværsektorielt. Systemet opdaterer kun 2 gange i døgnet i kommunerne. Ellers skal de opdatere manuelt. En nyttig viden, hvis hjemmeplejen ringer ind.
FMK skal være opdateret indenfor 24 timer før og 2 timer efter udskrivelsen. Drøftelse af, hvordan vi sikrer opdatering af FMK. Det aftales, at Stina iværksætter registrering af, hvilke læger, der ikke ajourfører FMK ved diktat af epikrise. Tilbagemelding til NH hver 14. dag. Epikriser skal sendes, selv om FMK ikke er ajourført. Opgave sættes på lægens opgaveliste. Stina laver standardtekst til sekretærerne. Sekretæren sender venlig henstilling (korrespondancebrev) til egen læge i forbindelse med booking, hvis FMK ikke er ajourført, når vi får henvisning. De har gjort det i andre afdelinger med en standardtekst, som de sender til egen læge. Tinna sender standardteksten til Stina. Kate Klostergaard er lige blevet udnævnt som vores praksiskonsulent. Niels kontakter Kate og fortæller, at vi begynder at sende det korrespondancebrev. Sekretærerne skal have adgang til FMK for at kunne tjekke FMK, denne adgang giver Niels. Det kræves, at sekretærerne har en DS, der fungerer. Stina kontakter ASA-sekretærerne 5. RM18 (orientering) Næste opdatering af EPJ er natten mellem den 12. og 13. marts. Indholdet er mobilapp., POP, Bookplan og dyb integration med RIS. Det er de to sidste, der har relevans for os. Der er introduktion for KIT nøglepersoner og KIT ansvarlige i uge 8. Kirurgisk Afdeling skal være testafdeling for dyb integration med RIS. Det bliver fra den 11/4. Hvis alt går vel, kommer resten af HEV på den 18/4. Jeg har ikke fået yderligere information på nuværende tidspunkt. Næste opdatering er ikke så stor. Vi skal være testafdeling for dyb integration af RIS i EPJ fra den 11.-18. april. Hele afdelingen skal være involveret for at teste så meget som muligt. Det aftales, at Tinna eller PAJ skal undervise i dette ved en morgenkonference, lige før vi går i gang. Henvisninger til Røntgen skal fremover skrives i EPJ. Vi ved endnu ikke, om der bliver nogen undervisning i RM18. 6. SmartBook (Fælles drøftelse) Drøftelse af hvordan det fungerer i det daglige at bruge SmartBook. Det fungerer ikke helt optimalt for os endnu. Vi skal lige have fundet ud af alle funktioner. Men det er hurtigere end det gamle. Det er "learning by doing". 7. Indvandrere/flygtninge (Fælles drøftelse v. Stina) Hvordan kan det blive tydeligere, at patienten er indvandrer/flygtning, og hvilke behov er der i forhold til EPJ på det område? Det handler om dem, der selv skal betale. Man skal ind på Personoplysninger for at se, om de har en adresse her. Så længe det er akut behandling, er der ingen selvbetaling.
Grøn knap person - så skal vi være ekstra opmærksomme. Rød knap - Administrativ info her vil stå, hvis pt. er udvandret (Tilskrevet af Stina: Disse oplysninger kommer fra CPR-registret og sker automatisk). 8. Eventuelt Tinna Mht. FIP (Fælles IT-platform), vi har endnu ingen dato for, hvornår vi kommer på. AGSI Spørger til, om der er nogen der ved, om vi her i afdelingen har adgang til AmbuFlex? Grunden til at vi godt kunne bruge AmbuFlex er, at vi her i afdelingen skal i gang med at LARS score alle patienter, der er opereret for endetarmskræft. Niels er i gang med at lave en retningslinje om dette. Det indbefatter et spørgeskema, som patienterne skal udfylde 4 gange. Vil kunne evt. bruge det regionalt. De LARS scorer også i Århus. Det aftales, at Tinna spørger Den KIT-ansvarlige sygeplejerske på Onkologisk Afdeling, om de ved noget om det. AGSI Fortæller, at der i dag til morgenkonference var snak om diagnoser. Er det tiden til at hive instruksen frem? 1.3.2.10.4. Diagnoser - 1 af de 5 for læger, HEV http://e-dok.rm.dk/edok/admin/gui.nsf/desktop.html?open&openlink=http://edok.rm.dk/edok/enduser/portal.nsf/main.html?open&unid=xc97b982de59396b4c1257b6a00 7730F8&level=HOVEKI&dbpath=/edok/editor/HOVE.nsf/&windowwidth=1100&windowheight= 600&windowtitle=S%F8g Hanne Spørger, om det er meningen, at vi skal til at bruge Klinisk Logistik i amb./endo.? Nej, men der er ved at blive udviklet noget ambulant logistik. Vi skal ikke anvende Klinisk Logistik før amb. logistik kommer. Tinna Ift. FMK Regelmotor, der kan omregne morgen-, middag-, aften- og natordinationer. Man skal stå i EPJ-delen i FMK, hø. klik, og vælg overfør ordination til FMK. AGSI har nogle kommentarer til referatet fra Netværksmødet for Klinisk-IT ansvarlige og Klinisk-IT kontor den 7. december 2015: Punkt 3 om oplysningsskemaer. Hvordan gør vi i Kirurgisk Afdeling? Stina oplyser, at sekretæren opdaterer Personoplysninger, når vi modtager et oplysningsskema. Med hvad med at slette tilknyttede personer, der allerede står i systemet, men som ikke oplyses på det nye oplysningsskema? Det aftales, at vi ikke sletter tilknyttede personer, der allerede er registreret, med mindre det er efter aftale med patienten/pårørende. Punkt 3 om SMS-påmindelser. Det aftales, at vi i indkaldelsesbreve skal fortælle ptt., at de modtager en SMS-påmindelse, hvis man har udleveret tlf. nr. til os. Punkt 9 angående Ny intelligent brevskabelon og digitale patientindkaldelser. AGSI oplyser, at det ikke fungerer med at linke til bilag i e-dok, uden at man skal ændre i brevskabelonen, hvis
bilaget revideres. Arbejdet med at flytte alle vore patientinformationer over i Bilagsmappen i e- Dok er derfor sat i bero. 9. Dato for næste møde og punkter til dette Næste møde bliver den 24. april 2016. Punkter: Kompetenceskemaer Ajourføring af FMK, er der sket nogen forbedring? Arbejdsgange til RIS