n EU-udbud af rammeaftale vedrørende Stomiprodukter til Aalborg, Brønderslev og Læsø Kommuner
Indholdsfortegnelse 1 Indledning... 4 2 Ordregiver... 4 3 Udbudsmaterialet... 4 4 Udbuddets omfang... 5 4.1 Rammeaftalen... 6 4.2 Databehandleraftale... 6 4.3 Køb på rammeaftalen... 6 5 Proces... 6 5.1 Vejledende tidsplan... 6 5.1.1 Spørgsmål til udbuddet... 7 5.1.2 Underretning og standstill... 7 5.1.3 Indgåelse af rammeaftale... 7 5.2 Tilbudsevaluering... 8 5.2.1 Vurdering af konditionsmæssighed... 8 5.2.2 Vurdering af under- og delkriterier... 8 6 Udvælgelseskriterier og dokumentation... 8 6.1 Fælles europæisk udbudsdokument - ESPD... 8 6.2 Konsortier... 11 6.3 Forsikring... 11 7 Tildelingskriterium... 11 7.1 Tildeling af rammeaftale... 11 7.2 Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode... 13 7.2.1 Underkriterium Pris... 13 7.2.2 Underkriterium Sortiment... 14 7.2.3 Underkriterium Kundeservice... 14 8 Tilbuds- og formkrav... 14 8.1 Tilbuddet... 14 8.2 Sprog... 15 8.3 Ejendomsret... 15
8.4 Åbning af indkomne tilbud... 15 8.5 Vedståelsesfrist... 15 8.6 Alternative tilbud... 15 8.7 Forbehold... 16 8.7.1 Ordregivers forbehold... 16 8.7.2 Tilbudsgivers forbehold... 16 8.8 Aktindsigt... 16 Side 3 af 17
1 Indledning Aalborg Kommune gennemfører hermed udbud på Stomiprodukter for Brønderslev, Læsø og Aalborg Kommuner. Formålet er at danne et visitationsgrundlag for kommunernes bevilling af tilskud til Stomiprodukter i henhold til Servicelovens 112 stk. 3 sidste punkt, samt at sikre brugerne muligheden for at indkøbe Stomiprodukter til en pris, der ligger inden for den tildelte bevilling. De tilsluttede kommuner har en klar forventning om at indgå en innovativ og fremtidssikret rammeaftale til gavn for den enkelte bruger. Stomiprodukter leveres til kommunernes brugere efter bevilling fra den enkelte kommune. Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til LOV nr. 1564 af 15/12/2015 (udbudsloven). Der er tale om udbud af en rammeaftale med én leverandør, jf. udbudslovens 97. Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED) ved udbudsbekendtgørelse nr. 2016/S 178-319187, der kan findes på http://ted.europa.eu. 2 Ordregiver De ordregivende myndigheder er: Aalborg Kommune AK Indkøb Hjulmagervej 24 9000 Aalborg Brønderslev Kommune Ny Rådhusplads 1 9700 Brønderslev Læsø Kommune Doktorvejen 2 9940 Læsø Mail: udbud@aalborg.dk Kontaktperson: Hanne K. Hansen Sagsnr. 2016-008866 Den udbudsansvarlige myndighed er Aalborg Kommune. Det vil sige, at Aalborg Kommune er ansvarlig for processen i forbindelse med gennemførelsen af udbuddet og al kommunikation i forbindelse med udbuddet. Vedrørende spørgsmål til udbuddet henvises til pkt. 5.1.1. 3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af: Nærværende udbudsbetingelser Bilag 1 Rammeaftale med o Rammeaftalebilag A Kravspecifikation o Rammeaftalebilag B Øvrige krav Side 4 af 17
o o o o o Rammeaftalebilag C - Tilbudsliste obs. flere faner, der skal udfyldes Obligatorisk sortiment Yderligere sortiment Samtlige tilbudte produkter (produktkatalog) Vægtning sortiment til information (skal ikke udfyldes) Rammeaftalebilag D Oversigt over produkter indkøbt det sidste år i de tilsluttede kommuner Rammeaftalebilag E - Bruttoliste, Region Nordjylland Rammeaftalebilag F Kundeservice, konkurrenceparametre (inkl. bilag F1-F6) Rammeaftalebilag G - Databehandleraftale Bilag 2 Fælles europæiske udbudsdokument (ESPD) Bilag 3 Aktindsigt Bilag 4 Tjekskema Bilag 5 Konsortieerklæring Bilag 6 Spørgsmålsskema Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovennævnte dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, henvises til proceduren beskrevet i pkt 5.1.1. 4 Udbuddets omfang Nærværende udbudsbetingelser med tilhørende bilag beskriver de nærmere detaljer for rammeaftalen. Ordregiver ønsker at anskaffe Stomiprodukter. I forhold til udbudslovens 49, stk. 2 har Ordregiver valgt ikke at udbyde særskilte delaftaler. Ordregiver har, med baggrund i at der er tale om udbud af et fritvalgs område, vurderet at det ikke er hensigtsmæssigt at foretage en sådan opdeling, da dette ikke skønnes at give værdi for yderligere virksomheder og SMV da der ikke er en garanteret afsætningsmulighed og brugeren altid har et frit valg. For yderligere detaljer vedrørende krav til anskaffelsen henvises til Rammeaftalebilag A Kravspecifikation og Rammeaftalebilag B Øvrige krav. Den samlede anskaffelse indkøbes for en periode på 2 år fra 01. februar 2017 med mulighed for forlængelse i op til 12 måneder i alt op til 2 gange. Det estimerede forbrug af produkter på aftalen forventes pr. årsbasis at udgøre en omsætning på ca. 16 mill. kr. Der er alene tale om et estimat, der er opgjort på baggrund af historiske data, som ikke er bindende for Ordregiver. Omsætningen vil altid være afhængig af de til enhver tid udstedte bevillinger til brugerne samt antallet af brugere. Resultatet af nærværende udbudsforretning samt den faktiske driftssituation kan give anledning til ændringer. Ordregiver forpligter sig således ikke ud over sit faktuelle behov og brugerens ret til frit valg jf. pkt. 8.7.1. Side 5 af 17
4.1 Rammeaftalen Der indgås af praktiske årsager én samlet rammeaftale for de udbydende kommuner, men det understreges at de enkelte kommuner efter rammeaftalens indgåelse optræder som af hinanden uafhængige parter. Ordregiver indgår rammeaftale med én Tilbudsgiver om levering af ovennævnte leverance. 4.2 Databehandleraftale Idet der i forbindelse med udførsel af denne aftale overlades personoplysning om den enkelte bruger til den vindende Tilbudsgiver, skal der indgås en skriftlig databehandleraftale mellem Tilbudsgiver og Ordregiver. Dette følger af Persondatalovens 42, stk. 2. Tilbudsgiver bliver databehandler for Ordregiver, og Ordregiver er dataansvarlig. Indgåelse af databehandleraftale vil ske på baggrund af vedlagte Rammeaftalebilag G Databehandleraftale inkl. instruks. Rammeaftalebilag G skal ikke udfyldes. 4.3 Køb på rammeaftalen Køb på rammeaftalen vil ske hos den Tilbudsgiver, som Ordregiver vurderer, har afgivet det økonomisk mest fordelagtige tilbud, jf. pkt. 7, såfremt brugeren ikke gør brug af sit frie valg. 5 Proces 5.1 Vejledende tidsplan Udbuddet gennemføres efter nedenstående vejledende tidsplan: Aktivitet Tidspunkt Udbudsbekendtgørelse fremsendes til TED D. 12.09. 2016 Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbuddet D. 11.10. 2016, kl. 12.00 Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål D. 18.10. 2016 Tilbudsfrist D. 24.10. 2016, kl. 12.00 Forventet udsendelse af underretning og standstill Uge 49-50 2016 Forventet rammeaftaleindgåelse Uge 3-4 2017 Rammeaftalen træder i kraft (første leveringsdag) D. 01.02. 2017 Side 6 af 17
5.1.1 Spørgsmål til udbuddet Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbuddet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende udbuddet skal stillet skriftligt og rettes til Hanne K. Hansen på udbud@aalborg.dk med emnet: "Spørgsmål - EU udbud af Stomiprodukter senest den 11.10. 2016 kl. 12.00. Spørgsmål skal stilles i Bilag 6 Spørgsmålsskema. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefyldt for Ordregiver at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden tilbudsfristen vil ikke blive besvaret. Spørgsmål og svar samt eventuelle rettelsesblade vil i anonymiseret form blive offentliggjort på Aalborg Kommunes hjemmeside http://www.aalborg.dk/business/for-leverandoerer. Tilbudsgiver skal derfor løbende holder sig orienteret på hjemmesiden for nye spørgsmål/svar og eventuelle rettelsesblade. Det er Tilbudsgivers eget ansvar at holde sig orienteret på ovennævnte hjemmeside, hvor svar på indkomne spørgsmål og eventuelle rettelsesblade vil blive publiceret. 5.1.2 Underretning og standstill Alle Tilbudsgivere vil i overensstemmelse med udbudslovens 171 samtidigt og skriftligt pr. e-mail blive underrettet om, hvilken afgørelse der er truffet med hensyn til tildeling af rammeaftalen, ligesom resultatet af udbudsforretningen vil blive bekendtgjort i overensstemmelse med udbudslovens 129. Tilbuddet skal, på Tjekskemaet - Bilag 4, indeholde den mail-adresse, hvortil underretningsskrivelsen skal sendes til. Aftaleindgåelse vil tidligst ske efter udløbet af den obligatoriske standstill-periode på 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor underretning til Tilbudsgiverne er afsendt pr. e-mail. Beregning af de 10 kalenderdage sker i overensstemmelse med Rådets forordning nr. 1182/71 af 3. juni 1971 om fastsættelse af regler om tidsfrister, datoer og tidspunkter. 5.1.3 Indgåelse af rammeaftale Indgåelse af rammeaftale vil ske på baggrund af vedlagte Bilag 1 - Rammeaftale (med tilhørende rammeaftalebilag) efter afsluttet udbud. Rammeaftalen regulerer aftalens vilkår og er en integreret del af det samlede udbudsmateriale. Den vindende Tilbudsgiver skal før indgåelse af rammeaftalen fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens 152 for de oplysninger, som er afgivet i Bilag 2 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). Side 7 af 17
Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode Tilbudsgiveren om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens 151, stk. 4. 5.2 Tilbudsevaluering 5.2.1 Vurdering af konditionsmæssighed Ved modtagelse af tilbud kontrollerer Ordregiver indledningsvist, om tilbuddet er konditionsmæssigt og om Tilbudsgiver er egnet, hvilket indebærer, at følgende punkter er opfyldt: Tilbuddet er indkommet rettidigt og til korrekt adresse Tilbuddet indeholder den krævede dokumentation og information, jf. bilag 4 Tjekskema Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet Tilbuddet overholder samtlige mindstekrav Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, vil tilbuddet som udgangspunkt ikke blive medtaget i evalueringen. Ordregiver er berettiget, men ikke forpligtet, til at indhente manglende oplysninger, såfremt dette kan ske i overensstemmelse med udbudslovens 159, stk. 5. 5.2.2 Vurdering af under- og delkriterier De tilbud, der vurderes at være konditionsmæssige jf. pkt. 5.2.1, underlægges herefter evaluering i overensstemmelse med pkt. 7. Evalueringen vil ske objektivt og sagligt, og hvert tilbud vil således blive vurderet i forhold til, hvorledes det opfylder de af Ordregiver fastsatte under- og delkriterier. 6 Udvælgelseskriterier og dokumentation 6.1 Fælles europæisk udbudsdokument - ESPD Den nedenfor angivne dokumentation og information bedes vedlagt tilbuddet. Tilbudsgiver skal anvende bilag 2 - Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) hertil, som er en formel erklæring om, at Tilbudsgiver ikke befinder sig i en af de situationer, hvor han vil blive udelukket, og at Tilbudsgiver opfylder de relevante egnethedskriterier. Start med at gemme bilag 2 (downloaded xml-fil fra Aalborg.dk sammen med det øvrige udbudsmateriale) på eget drev. Derefter åbnes og udfyldes ESPD dokumentet via hjemmesiden: https://ec.europa.eu/growth/toolsdatabases/espd/welcome. Vælg først sprog og Jeg er en økonomisk aktør i ovennævnte link. Derefter importeres filen (fra eget drev via Gennemse ) med de af Ordregiver udfyldte oplysninger, og Tilbudsgiver udfylder dokumentet med nedenstående information. Vær opmærksom på, at ESPD dokumentet indeholder flere felter end dem vi beder om udfyldelse af. Side 8 af 17
Følgende punkter SKAL udfyldes af Tilbudsgiver, hvor vejledning til udfyldelse er angivet i parantes efter hvert enkelt punkt: Del ll Procedure Oplysninger om den økonomiske aktør A. Oplysninger om den økonomiske aktør: Generelle virksomhedsoplysninger (Navn, adresse mv. udfyldes) Er den økonomiske aktør en mikrovirksomhed, (udfyldes med Ja eller Nej) Kun i forbindelse med en reserveret kontrakt. (udfyldes med Nej) Er den økonomiske aktør optaget på en officiel liste over godkendte økonomiske aktører (feltet Ikke relevant skal udfyldes for virksomheder etableret i Danmark og underpunktet e skal ikke udfyldes) Deltager den økonomiske aktør i udbudsproceduren sammen med andre (udfyldes med Ja eller Nej) Hvis det er relevant, angives den eller de delkontrakter (udfyldes) B. Oplysninger om den økonomiske aktørs repræsentanter: (Navn mv. udfyldes) C. Oplysninger om udnyttelse af andre enheders kapacitet: (Udfyldes med Ja eller Nej) Del lll Udelukkelsesgrunde A. Grunde vedrørende straffedomme: Grunde vedrørende straffedomme i henhold til nationale gennemførelsesbestemmelser (Alle punkter besvares) B. Grunde vedrørende betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger: Betaling af skatter og afgifter eller bidrag til sociale sikringsordninger (Alle punkter besvares) C. Grunde der vedrører insolvens, interessekonflikter eller forsømmelse i forbindelse med udøvelsen af erhvervet: Aftaler med andre økonomiske aktører med henblik på konkurrencefordrejning Interessekonflikt som følge af deltagelse i udbudsproceduren Skyldig i afgivelse af urigtige oplysninger, tilbageholdte oplysninger (Ovenstående tre punkter besvares) Del lv Udvælgelseskriterier Tilbudsgiver skal opfylde alle de krævede udvælgelseskriterier: Side 9 af 17
a) Egnethed: skal ikke udfyldes b) Økonomisk og finansiel formåen: Oplysninger om, hvorvidt Tilbudsgiver lever op til følgende krav, som Ordregiver har fastsat til økonomisk og finansiel formåen i medfør af udbudslovens 140, stk. 1, nr. 2, jf. ESPD del lv. B: - I muligt omfang, dvs. afhængigt af hvornår Tilbudsgiver blev etableret eller startede sin virksomhed, nøgletal i form af Tilbudsgivers egenkapital for de seneste tre afsluttede regnskabsår. Egenkapitalen skal af hensyn til ligebehandling af alle tilbudsgivere opgøres efter en ensartet metode. Egenkapitalen skal således beregnes og oplyses efter metoden angivet i Årsregskabslovens 31 (LBK nr. 1580 af 10/12/2015). Det er et mindstekrav, at der er en positiv egenkapital. Tilbudsgiver skal i bilag 2 oplyse ovennævnte tal. Er det ikke muligt for Tilbudsgiver at præstere ovenstående, skal årsagen hertil anføres. - Erhvervsansvarsforsikring Det forsikrede beløb bedes oplyst i bilag 2 c) Teknisk og/eller faglig formåen: Oplysninger om, hvorvidt Tilbudsgiver lever op til følgende krav, som Ordregiver har fastsat til teknisk og/eller faglig formåen i medfør af udbudslovens 140, stk. 1, nr. 3, jf. ESPD del lv. C: - Referenceliste over de 3 betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år, med en kort beskrivelse af leverancerne, beløb (omsætning), dato (tidspunktet for leverancen) og modtagere (kontaktperson for den pågældende kunde) med telefonnummer og/eller mail-adresse. Er det ikke muligt for Tilbudsgiver at præstere referencer, skal årsagen hertil anføres. Ved sammenlignelige leverancer forståes en rammeaftale med en årlig omsætning, der svarer til niveauet for dette udbud og på lignende betingelser bl.a. i forhold til sortiment og medarbejder kompetencer. Det er et mindstekrav, at ovennævnte beskrivelse af sammenlignelige referencer overholdes. Referencer anføres i bilag 2. d) Kvalitetssikringsstandarder og miljøledelsesstandarder: skal ikke udfyldes Del V Begrænsning af antallet af kvalificerede ansøgere (Skal ikke besvares) Del Vl Afsluttende erklæringer Dato og underskrift (udfyldes) Efter Tilbudsgivers udfyldelse printes dokumentet, dateres og underskrives. Den elektroniske version (xmlfil) gemmes på Tilbudsgivers lokale drev, for senere at fremsende xml-filen til Ordregiver sammen med den elektroniske version af det samlede udbudsmateriale. For yderligere vejledning til udfyldelse af ESPD henviser Ordregiver til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning på http://www.kfst.dk/offentlig-konkurrence/udbud/udbudsregler/espd. Side 10 af 17
Verificering af oplysningerne i ESPD Det bemærkes, at det kun er den vindende Tilbudsgiver, der skal fremsende den endelige dokumentation for, at kriterierne i ESPD del III og IV er opfyldt. Ordregiver gør opmærksom på, at en Serviceattest dateret senest den 01. maj 2016 er tilstrækkelig dokumentation for Del III jf. Udbudslovens 153 og den skal indeholde oplysninger fra Kriminalregistret for at være fuldstændig. Serviceattesten udstedes af Erhvervsstyrelsen og det kan tage 2-3 uger læs mere her: https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/erst/anmod_om_serviceattest. Er tilbudsgiver ikke fra Danmark og udsteder tilbudsgivers hjemland ikke de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love. 6.2 Konsortier Ved sammenslutninger af Tilbudsgivere (konsortium) bedes Tilbudsgiver angive dette i ESPD del ll. A. Herudover bedes de øvrige virksomheder, der deltager i sammenslutningen, hver udfylde og fremsende et særskilt ESPD i overensstemmelse med nærværende udbudsbetingelser. Endvidere bedes Tilbudsgiver (konsortium) udfylde og vedlægge Bilag 5 Konsortieerklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. 6.3 Forsikring Den valgte Tilbudsgiver er fra rammeaftalestart forpligtet til at have etableret en produktansvarsforsikring med en dækningssum på minimum DKK. 10 millioner og den valgte Tilbudsgiver skal foretage genkøb af forsikringssum ved brug af forsikringen uanset tidspunkt for dette. Ordregiver kan når som helst kræve dokumentation herfor. 7 Tildelingskriterium 7.1 Tildeling af rammeaftale Ordregiver vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud, hvor nedenstående under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af rammeaftalen: Underkriterier Vægtning i procent Pris 40% Side 11 af 17
Underkriteriet Pris vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag C Tilbudsliste. Således vil de af Tilbudsgivers anførte priser ekskl. moms men inkl. alle øvrige omkostninger blive lagt til grund. Tilbudsgiver udfylder Rammeaftalebilag C Tilbudsliste i overensstemmelse med vejledningen hertil. Obligatorisk sortiment Det er et krav at mindst 96% af alle varelinierne er udfyldt. Alle grp.nr. (kolonne A) skal som minimum have én varelinie udfyldt. Det er et mindstekrav at 80% af de tilbudte linier indenfor hver enkelt grp.nr. (kolonne A), der er markeret med grå eller blå farve, tilbydes med produktserier, der findes på listen i Rammeaftalebilag D. For grp.nr. (kolonne A), der er markeret med hvid farve, skal de som minimum have én varelinie udfyldt. Yderligere sortiment alle kolonner udfyldes for de tillbudte produkter. Er linier ikke udfyldt i overenstemmelse med ovenstående er tilbuddet ikke konditionsmæssigt og vil ikke indgå i tilbudsvurderingen. Der udregnes en gennemsnitspris pr. stk. for hver grp.nr. ganget med årsforbrug pr. grp.nr. Både priserne i Obligatorisk sortiment og priserne i Yderligere sortiment medregnes i denne gennemsnitspris pr. grp.nr. Det giver en samlet pris pr. grp.nr. Summen af ovenstående udregninger (samlet pris pr. grp.nr.) er den samlede tilbudssum fra Tilbudsgiver, der indgår i vurderingen i forhold til den angivne vægtning. Sortiment 35% Underkriteriet Sortiment vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse af Rammeaftalebilag C - Tilbudslisten. Linienumre med grå farver, vægter 60% Forudsætning: antal af varenumre minimum 300 og maksimalt 1500 Linienumre med blå farve, vægter 25% Forudsætning: Side 12 af 17
antal af varenumre minimum 125 og maksimalt 625 Linienumre med hvid farve, vægter 15% Forudsætning: antal af varenumre minimum 75 og maksimalt 375 Ovenstående er gældende for det samlede antal varenumre tilbudt i både det obligatoriske sortiment og yderligere sortiment. Kundeservice 25% Underkriteriet Kundeservice vil blive vurderet på baggrund af Tilbudsgivers besvarelse i Rammeaftalebilag F Kundeservice, konkurrenceparametre og de vedlagte bilag (F1 F6). Det enkelte punkt vil blive vurderet i forhold til Tilbudsgivers besvarelse. 7.2 Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode Ved evalueringen af de indkomne tilbud vil der blive anvendt en prismodel baseret på gennemsnitspriser, hvor tilbuddene bedømmes på ovenstående underkriterier i henhold til udbudslovens 160. Tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet. Til brug for evalueringen af underkriteriet Sortiment og underkriteriet Kundeservice skal der bruges en omregningspris. Omregningsprisen for underkriterierne opgøres ved at gange point fra bedømmelsen af underkriteriet med gennemsnitsprisen af de modtagne konditionsmæssige tilbud divideret med 8 (det højeste tal på skalaen). Hvert tilbuds samlede evalueringsbeløb opgøres som summen af: Pris gange med 40% Omregningspris for underkriteriet Sortiment gange med 35% Omregningspris for underkriteriet Kundeservice gange med 25% Rammeaftalen tildeles til det tilbud, som har det laveste samlede evalueringsbeløb. I tilfælde af, at der måtte være to eller flere tilbud, som har samme laveste evalueringsbeløb, findes vinderen ved en lodtrækning, som foretages af en uafhængig tredjepart. 7.2.1 Underkriterium Pris Tilbudet vurderes på underkriteriet Pris i forhold til samlede tilbudspris pr. Tilbudsgiver som anført i pkt. 7.1. Side 13 af 17
7.2.2 Underkriterium Sortiment Tilbudenes grad af opfyldelse af underkriteriet Sortiment bedømmes på en skala fra 0-8 point ud fra det samlede antal tilbudte varenumre (kolonne I) i Obligatorisk sortiment, samt antallet af tilbudte varenumre (kolonne C) i Yderligere sortiment opdelt pr. farve (grå, blå og hvid) jf. pointskala / fomel anført i Rammeaftalebilag C Tilbudslisten, fanen Vægtning sortiment. Det er det tildelte point jf. ovenstående vurdering pr. Tilbudsgiver gange omregningspris, der indgår i vurderingen i forhold til den angivne vægtning = evalueringsbeløb for underkriteriet Sortiment. 7.2.3 Underkriterium Kundeservice Tilbudenes grad af opfyldelse af underkriteriet Kundeservice bedømmes på en skala fra 0-8 point som anført nedenfor. Ved evaluering bedømmes, hvor mange point hvert tilbud skal have på underkriterier Kundeservice ved brug af følgende absolutte pointskala: 0. Bedst mulige opfyldelse af kriteriet 1. Glimrende/ fortinlig opfyldelse af kriteriet 2. God / meget tilfredsstillende opfyldelses af kriteriet 3. Over middel opfyldelse af kriteriet 4. Middel tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 5. Under middel opfyldelse af kriteriet 6. Mindre tilfredsstillende opfyldelse af kriteriet 7. Utilstrækkeligt opfyldelse af kriteriet 8. Dårlig opfyldelse af kriteriet Kunderservice vurderes ud fra i hvor høj grad Tilbudsgiver honorerer Ordregivers ønsker jf. besvarelsen af Rammeaftalebilag F Kundeservice, konkurrenceparametre. De enkelte punkter tæller lige meget i den samlede vurdering. Det er det tildelte point jf. ovenstående vurdering pr. Tilbudsgiver gange omregningspris, der indgår i vurderingen i forhold til den angivne vægtning = evalueringsbeløb for underkriteriet Kundeservice. 8 Tilbuds- og formkrav 8.1 Tilbuddet Tilbuddet bedes mærket med emnet: "Tilbud EU-udbud af Stomiprodukter og Må kun åbnes af AK Indkøb. Tilbuddet skal være Ordregiver i hænde senest d. 24.10. 2016, kl. 12.00. Side 14 af 17
Tilbuddet skal sendes som pakke eller afleveres personligt i kuvert / pakke på følgende adresse: Aalborg Kommune Miljø- og Energiforvaltningen AK Indkøb Hjulmagervej 24 9000 Aalborg Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Et udfyldt Rammeaftalebilag C Tilbudsliste skal vedlægges i Excel format eller konvertibel hertil (må ikke være skrivebeskyttet), et udfyldt Rammeaftalebilag F Kunderservice inkl. bilag F1 F6 skal vedlægges i Word format eller konvertibel hertil (må ikke være skrivebeskyttet). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar, vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem på ovennævnte adresse. Såfremt tilbuddet afleveres personligt, kan der til Tilbudsgiver udstedes en kvittering for modtagelsen. 8.2 Sprog Tilbud samt al kommunikation i udbuds- og rammeaftaleperioden skal være på dansk. Bilagsmateriale af generel karakter må være på svensk, norsk eller engelsk. Såfremt Ordregiver anmoder om det, skal Tilbudsgiver sørge for oversættelse af bilagsmateriale til dansk. Oversættelsen sker i så fald for Tilbudsgivers regning. 8.3 Ejendomsret Tilbudsmaterialet med tilhørende bilag betragtes som Ordregivers ejendom, og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for afgivelse af tilbud eller for udarbejdelse af tilbudsmateriale. 8.4 Åbning af indkomne tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbuddene. 8.5 Vedståelsesfrist Tilbuddet skal være gældende i 6 måneder fra den anførte tilbudsfrist. Vedståelsesfristen gælder uanset Ordregivers fremsendelse af underretning om indgåelse af rammeaftale og ophører således ikke, førend endelig rammeaftale er underskrevet. 8.6 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. Side 15 af 17
8.7 Forbehold 8.7.1 Ordregivers forbehold Nærværende udbud vedrører produkter omfattet af Serviceloven. Kommunerne er forpligtet til at tilbyde det bedst egnede og billigste hjælpemiddel, jf. 3 i bekendtgørelse nr. 1432 af 23. december 2012 om hjælp til anskaffelse af hjælpemidler og forbrugsgoder efter lov om social service. Det skal bemærkes, at reglerne for tildeling af personlige kropsbårne hjælpemidler i udbudsmaterialet er omfattet af 112 stk. 3 i lovbekendtgørelsen nr. 81 af 04/02/2011 om lov om social service med senere ændringer. Det medfører, at brugerne såfremt de ønsker det - kan vælge en anden Tilbudsgiver end den af kommunerne valgte. Beløbet som kommunerne vil betale svarer til det på Tilbudslisten Rammeaftalebilag C anførte. Vælger brugeren at købe et dyrere produkt, betaler brugeren selv differencen. Det i afsnit 4 angivne estimat er et forventet forbrug, hvorfor Tilbudsgiver er forpligtet til at levere eventuelt større eller mindre kvanta i rammeaftaleperioden. De anførte estimater kan således ikke tages som udtryk for en garanteret minimumsomsætning. 8.7.2 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Det præciseres, at forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at Ordregiver har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold, der vedrører ikke-grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har Ordregiver ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har Ordregiver pligt til at se bort fra tilbuddet. Tilbudsgiver bør derfor nøje overveje, om tilbuddet skal indeholde forbehold til udbudsmaterialet, da ethvert forbehold indebærer en risiko for, at tilbuddet ikke indgår i tilbudsvurderingen. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende. Vedlægger Tilbudsgiver egne salgs- og leveringsbetingelser, vil disse blive betragtet som forbehold. 8.8 Aktindsigt Anmodes Ordregiver om aktindsigt, vil Tilbudsgiver så vidt muligt blive hørt, inden Ordregiver træffer beslutning om, hvilke dele af tilbuddet, der måtte være undtaget fra aktindsigt. Side 16 af 17
Tilbudsgiver udfylder Bilag 3 Aktindsigt, såfremt tilbuddet indeholder oplysninger, som bør undtages ved en eventuel anmodning om aktindsigt i tilbuddet samt angive en uddybende begrundelse herfor. Bilaget afleveres sammen med tilbuddet. Det bemærkes, at det i sidste ende er Ordregivers vurdering, hvad der udleveres ved anmodning om aktindsigt og Ordregiver vil under alle omstændigheder være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. Side 17 af 17