APU strategiseminar på Hotel Skt. Petri

Referat Møde: APU strategiseminar på Hotel Skt. Petri Dato: Fredag d. 3. oktober 2008 Til stede: Martin Teilmann, AC Helene Birgitte Rasmussen, Personalestyrelsen Ole Bjørn Hansen, Danmarks miljøundersøgelser Marianne Rønnebæk, Københavns Universitet Hanne Rathsach, Beskæftigelsesministeriet Per Hansen, Institutionsstyrelsen Inge Friis Svendsen, Personalestyrelsen Ingrid Stage, DM Lars Qvistgaard, DJØF Gerd Schmidt Nielsen, GL Pernille Drost, Bibliotekarforbundet Karen Skytte, AC Afbud: Ordstyrer: Referent: Hanne Dorthe Sørensen, SCKK Bent Gringer, SCKK Dorete Dandanell, SCKK David Karstensen, SCKK Christian Gehler, SCKK Bettina Jensen, SCKK Martin Teilmann SCKK-sekretariatet Mødets dagsorden 1. Velkommen/ v. Martin Teilman, AC Dagens program/v. SCKKs sekretariat Godkendelse af referat fra APUs møde 14.08.2008 (tidl. udsendt) 2. Diskussion af APUs og SCKKs Susseckriterier 3. Mulige arbejdsmåder for APU/ erfaringer v. sekretariatet 4. Diskussion af kriterier indenfor APUs målgruppe 5. APUs temaer og indsatsområder diskussion og prioritering T:\01 Udvalg\1.09 APU\3. MØDER\2008\2008-10-03 APU seminar\referat\2008-10-03 Referat af APU-møde - udkast.doc Side 1 af 8

6. SCKKs strategiseminar mandag d. 6. oktober 2008 kl. 12.00 7. Tidsplan for APUs arbejde 8. 2-3 ideer til kvalificering fram mod APUs møde 9. Eventuelt 10. Farvel og på gensyn 1. Velkommen/ v. Martin Teilman, AC Udvalget besluttede at fremrykke punkt 6 om SCKK-bestyrelsens strategiseminar. I dette referat optræder punktet dog som punkt 6. Dagens program/v. SCKKs sekretariat programmet blev gennemgået. Godkendelse af referat fra APUs møde 14.08.2008 (tidligere udsendt) Referat blev godkendt. 2. Diskussion af APUs og SCKKs succeskriterier Martin: Der skal være en vis bredde i de konkrete projekter. Og et af vores succeskriterer er, om vi kan have projekter, som rækker på tværs af de tre grupper og er synlige. APUs succes er, at summen af det, udvalget sætter i gang, er en succes. Lars: Dette udvalg skal ikke fralægge sig kompetence for at komme til at ligne de andre udvalg. Ole: Bestyrelsen må finde en fælles formel, bl.a. på effekt- og evalueringssiden, så det er de samme overliggende ting, der bliver taget stilling til. Der skal anlægges en helhedsbetragtning i forhold til de andre udvalg. Vi skal skabe rammer for, hvordan det nu kan hænge sammen og det er ude i miljøerne, at vi skal skabe synergi. Helene: Vi skal i udvalget have den overordnede snak om, hvad skal vi bruge de mange penge til. Det skal være kompetenceudvikling, det skal have en bredere effekt, være strategisk og systematisk, og det skal ikke være enkelt-arbejdspladsprojekter, som vi kender dem fra Udviklings- og Omstillingsfonden. Hellere dele mange penge ud til nogle bredere projekter, som kan få spinoff til andre institutioner end de involverede og til andre målgrupper end APUs. Marianne: Succes, så må vi spørge Hvad kom der ud af det? og ved effektmåling Har I fået bedre kompetencer?. Vi skal blive bedre at ruste folk til, at kravene bliver mere og mere komplekse set i forhold til videnssamfundet. Det skal kunne måles, vejes eller på anden vis sandsynliggøres, at et projekt har en effekt. Kan det være et krav, at vi skal have at vide, at deltagerne i projektet kan dokumentere, at vi flyttede os derfra og dertil? Et af kriterierne for udvælgelse må være, at et projekts resultater kan måles og kommunikeres. Vi 2

må have at vide, om gruppen af mennesker lært noget nyt så enkelt er det. Lars: Det skal ikke være for besværligt at opfylde dokumentationskravene, men det skal gøres på en intelligent måde. Vi skal se på, hvor vi skal ramme bredt, og hvor vi skal gå ind specifikt. F.eks. ift. at klæde medarbejderne på til f.eks.at tackle fusioner. Vi skal også se på erfarne medarbejdere/specialkonsulenter. Per: Måske skal vi opfinde succeskriterierne hen ad vejen? F.eks. ved at sige at Det og det skal vi kunne svare på. Og det skal vi kunne måle. Martin: Vi skal sørge for, at der er klare ejere til de ideer, der foreligger. F. eks. omkring social arv. Her vil det være naturligt at starte med at snakke med UVM. Pernille: Vi stiller os nogle forhindringer i vejen, hvis vi er for håndfaste, f. eks omkring rekruttering og fastholdelse, der har en længere horisont end 3 år. SCKK skal ikke opbygge dokumentationsafdeling, men igen - vi skal forsøge at få succeskriterierne ind på så mange projekter som muligt. Ingrid: Vi skal heller ikke være alt for rigoristiske i kravet om, at et projekt skal give ny viden. F. eks. vil et projekt om omstillingsparathed i forbindelse med kommunalreformen måske vise, at medarbejderne ikke var omstillingsparate, fordi rammerne i forhold til kommunalreformen ikke var optimale. Per: Vi skal ikke være bange for fiaskoer. 3. Mulige arbejdsmåder for APU/ erfaringer v. sekretariatet Sekretariatet præsenterede en palette af arbejdsmetoder. 1. ELU-måden: Indsatsområder besluttes og meldes ud med call for ideas, ideer ind, 1. udvælgelse, modning i sparring m. sekretariatet, 2. udvælgelse, reservation af midler, projektbeskrivelse, bevilling 2. Grydeklare ideer udefra fra institutioner og organisationer uden initiativ fra APU 3. Reservation af puljer til særligt prioriterede indsatser, nedsættelse af arbejdsgrupper evt. med interessenter, partnerskaber, udarbejdelse af handlingsplan eller konkrete projektplaner 4. Tilskud til uddannelse/drift af større lokale enkeltprojekter, f.eks bidrag til at sænke deltagergebyr på et antal uddannelsespladser mm. 5. APU- eller partsbesluttede projekter, hvor der er behov for større fælles viden (herunder særlige undersøgelser, forskning, formidlingsindsatser mm..) 6. interessent-idemøde, der identificerer ideer og potentielle samarbejdspartnere i et felt Dorthe: Erfaringerne med at arbejde udbudsorienteret har været bedst i ELU frem for UO. Når man laver en udbudsmodel, skal de organisationer, der drages ind også syntes, at det er den rigtige måde at arbejde på. Ole: Forestiller sig især en kombination af 1 og 6 Per: Vi skal passe på med at undervurdere omfanget af opgaven ift. til at få de mange mid- 3

ler ud at arbejde. Ansøgninger er tunge at behandle, og vi drukner totalt i dem. Vi skal ikke begrænse os af ordvalget, men finde nogle andre ord. Måske skal vi ikke have projekter, men strategiske programmer/indsatsområder. Projekter kommer hurtigt til at lugte af enkeltsager. Det er bureaukratisk, tung og dræbende kedeligt. Vi skal finde intelligente måder at få pengene ud at arbejde på der har nogle af ministerierne erfaringer. Derfor skal vi trække på erfaringer fra f.eks. institutioner (UVM, BM), der har viden om, hvordan man får den slags store summer ud sekretariatet skal gå i dialog med disse institutioner. Ved kombination af 1 og 6 ligger der en stor opgave - om tre år viser det sig måske, at vi ikke har fået alle pengene ud at arbejde. Dorthe: Vi er ydmyge overfor denne udfordring den beløbsmæssige volumen betyder, at der er kommet andre aktører på banen derfor må legitimiteten være klar ift. dem, der ikke får lov til at komme med i betragtning. Hvad er argumentation for, at ministerområde X får en aktie i et projekt, mens ministerområde Y ikke gør.. Martin: At bruge pengene er en stor udfordring. Vi har overvejet, om SU bare skulle have pengene. Men nu har parterne besluttet dette system, og det er en god beslutning. Vi har i stedet nedsat udvalgene, og derfor skal de være tovholdere for at få pengene ud at arbejde. APU skal sætte sig nogle strategiske mål. ELU-metoden kan bruges til en del af pengene. Pers måde en del af pengene. Og så skal der være en mulighed for at reagere på noget, der kommer udefra, hvis ideerne er gode, og hvis de er store nok. Jeg vil derudover tage et særligt hensyn til nogle af de små grupper af statsansatte, grupper med særlige behov Også provsterne skal kunne se en mening i, at deres lønsum ligger bag APU de små grupper bliver overset, hvis vi bare allokerer midlerne til de steder, hvor de hurtigst kommer ud at arbejde. Min indstilling er, at vi ikke kan løse det ved én metode udvalgene skal arbejde med samme metoder, men med forskellig vægtning. Per: Pengene skal ikke fordeles efter lagkagen APU skal foretage en strategisk prioritering - ikke blot efter lønsum. Gert: De metoder, vi vælger, kommer til at afhænge af hvordan strategiprocessen skal være vi skal ikke vælge blot én metode. Det kan dog godt være vi allerede nu skal afvise nogle af metoderne. Alle metoderne er anvendelige. Helene: Elementer af alle metoder skal bruges i forskellige situationer. Vi skal også spørge de organisationer, der har erfaringer med at få store summer ud at arbejde. Det kan godt være der er små grupper der har specielle behov, men de kan måske også tilgodeses i store projekter og ikke kun i små specifikke projekter. Pernille: Jeg støtter, at man tager nogle varierede modeller måske specielt med fokus på det efterspørgselsorienterede det giver mulighed for at få det ned på institutionsniveau. Vi skal ikke give titler til de små projekter for små grupper, de kan sagtens få glæde af de lidt større projekter det er intet problem. Karen: UO-erfaringerne har været de samme som i ELU blot forsinket - når man smider et meget bredt udbud ud så kommer der meget specifikke projekter ind. Der er jo også de decentrale trepartsmidler hvilket måske betyder, at APU kan tillade sig at lægge nogle større linjer og større klumper af projekter. 4

Dorthe: Det kan betale sig at være helt præcis og melde ud: APU er ikke et udvalg, der tager imod ansøgninger. Selvfølgelig kan folk sende ideer ind. Men man kan ikke have en legitim forventning om en sagsbehandling som ansøger. Ole: Arbejdsmåderne skal tænkes ind ift. helhedsbetragtning/de andre grupper. Vi skal huske, at det skal tænkes sammen. En anden ting er: Samtidig med at vi arbejder, organisationsudvikler (kompetenceudvikler) vi os også det vil være en vigtig opgave at danne synergi af alle de her kompetencepenge. Ingrid: Det ville være rigtig nyttigt at sige klokkeklart, at udvalget ikke tager imod ansøgninger. Martin - opsummering: Vi skal blive klogere på de enkelte metoder, og der vil findes blandingsformer. Vi må starte med indsatsområderne, hvordan tror vi, at vi kan få indsatsområderne dem fremmet, hvem er partnerne, og hvordan skal vi så få pengene ud, dvs. hvilke metoder vi vil anvende afhænger af indsatsområdet. APU tager ikke imod ansøgninger som UO og ELU, så hvis en institution tænker over små projekter, må de finde pengene et andet sted. Men hvis en institution eller organisation har en god ide til et stort projekt med store perspektiver i også for andre end dem selv, må de da godt sende den ind til os. 4. Diskussion af kriterier indenfor APUs målgruppe APU diskuterede sekretariatets opspil til kriteriediskussionen: 1. Skal alle ACere skal principielt have del i midlerne, skal der ske et løft i bunden eller begge dele? 2. Skal projekter vægtes højere, hvis andre institutioner kan få effekt af dem ( transfer ), hvis projekterne er forankret i sektoren eller f.eks. på sigt kan ændre kulturen/ flytte bevidstheden? 3. Skal projekter vægtes højere, hvis de har en strategisk nyttevirkning inden for sektoren (generelt eller på tværs), dvs. hvor projektet ikke kun er til nyt-te for den enkelte målgruppe, men for en større kreds? 4. Skal vi satse på projekter, der giver ny viden (bl.a. undersøgelses-projekter) eller på projekter, der i sig selv skaber forandringer (handling) eller begge dele efter relevans? 5. Skal projekter, der har spydspids-karakter, vægtes højt? 6. Skal projekter med konkret SU eller ledelsesforankring fremmes? 7. Skal APU arbejde med leder-udvikling ja/nej? Martin: Det er vanskeligt at svare nej til nogle af kriterierne. Dvs. ja til dem alle. I princippet skal alle have del i midlerne. Men hvis der er særlige grupper, er det vigtig at satse lidt mere på dem. Men kvaliteten i aktiviteterne skal være høj, de skal ikke bare have støtte Ingrid: Hvad betyder løft i bunden? Bent: Spørgsmålet ifm. løft i bunden er, om APU vil identificere særlige grupper eller særlige behov, som man i højere grad vil tilgodese. Ole: Individuel kompetenceudvikling for særlige grupper er ikke dette udvalgs opgave. Et 5

andet succeskriterium kunne være, om vi er i stand til at lave noget formidling, som kan give en ringe-i-vandet-effekt. Gerd: Man kunne måske godt problematisere, om spydspids er et godt kriterium. Martin: Spydspids er synonymt med nytænkning Lars: Savner negativt afgrænsende kriterier: Skal vi f.eks. støtte projekter, som kan være støttet af lokale midler? MT: Bekymret ved at have en fast holdning herom det er for uafklaret. Enkeltpersoner, som er ved at tabe deres kompetencer, skal nok have pengene lokalt. Men hvis det er en gruppe, kan vi måske godt. F.eks. seniore medarbejdere eller medarbejdere, der sidder isoleret. Hvis man f.eks. laver et projekt a la mobilitetsordninger, rokeringsordninger osv, som de kan have glæde af, ville det være en god ting. Ingrid: Man skal vel også kunne definere, at der er opstået en kompetencemanko eller et kompetencebehov. Så er det jo ikke enkeltpersoner, men strukturramte grupper. Marianne: På Naturvidenskabelige Fakultet vil man jo gerne kunne måle og veje. Man kunne overveje i kriterierne at have, at det skul kunne måles, vejes, sandsynliggøres, at det har en effekt, og hvordan vil man gøre det? Osse når man senere skal kunne formidle det. MT: Ja, hvis det kan lade sig gøre men det er nogle gange svært. Eksempelvis havde ELU nogle videnprojekter om læringsmiljøer og det såkaldte eksperimenterende udbud, hvor CBS lavede aktionsforskning på 4 statsinstitutioner det var nyttige projekter, som det er umuligt at effektmåle på. Per: Det er vigtigt at kunne måle på de projekter, hvor der indgår medarbejdere. Så må vi udviklie de relevante mål: Glædesmåling, kompetencemåling, faldende gennemsnitsalder osv Lars: Svært at tale imod. Men vi skal gøre det intelligent. Pengene skal jo bruges på at lave forandringer, ikke på at måle dem. Det skal tænkes igennem. Målingerne skal ikke være en en rung administrativ byrde, heller ikke for sekretariatet. Pernille: Svært at måle på effekten af f.eks. aktiviteter i relation til mobilitet, rekruttering og fastholdelse, fordi effekten først viser sig efter en årrække. Vil være bekymret for, at SCKK bruger sine og udvalgets ressourcer på evalueringsprocessen isf. udviklingsprocessen. Hanne: Det er meget væsentligt at kunne sige, at der kom noget ud af pengene, og at man kan dokumentere det. Det er vel ikke noget problem at måle effekten i en forlænget periode, der rækker udover denne OK. Martin: Lad os konkludere: Der angives et 8. kriterium: Vi spørger folk om, hvad der er succeskriterierne for deres, og hvordan de vil måle dem. Det giver i hvert fald anledning til en god dialog og mere kvalificerede beslutningsgrundlag. Måske viser nogle af projekterne sig at være en fiaskoer, men det er ikke det samme som, at det er en fiasko eller fejlbeslutning at sætte dem i gang. 6

Helene: Vedr. kriterium 7: Ledelse som fag hører ikke hjemme i APU. Heller ikke specifikke lederuddannelser, såsom gymnasierektoruddannelser. Men man kan evt. støtte afgrænsede, konkrete lederuddannelsesprojekter i forbindelse med f.eks. fusioner o.l... APU kan evt. godt yde støtte til forløb, der er defineret andetsteds (f.eks. ledere på små institutioner), men APU kan og skal ikke være med til at bestemme indholdet. Martin: Vil gerne have lederne med i APUs projekter, da deres lønsum indgår i APUs finansiering. Men det må diskuteres i bestyrelsen. Nogle ting er mulige, men der går åbenbart en grænse, som Personalestyrelsen vil/må være med til at vise hvor er. Martin vil nødig afskære muligheden for at støtte konkrete forløb. APU besluttede, at formandskabet vedr. kriterium7 afventer bestyrelsens udmelding og fremlægger en beslutning/afgrænsning på næste møde. 5. APUs temaer og indsatsområder diskussion og prioritering Sekretariatet redegjorde for metoden bag samlingen af de ca. 150 ideer under 11 overskrifter: 1. Attraktive arbejdspladser 2. Mobilitet, talent, karriere 3. Faglig udvikling 4. Personlig / almen udvikling 5. Lederudvikling 6. Særlige grupper 7. Enkelte institutioners kompetenceudvikling 8. Universiteternes organisering af efteruddannelse 9. Ny viden om 10. Tværgående APU-OPU-CLOPU projekter 11. Udenfor kategori APU påbegyndte drøftelsen af temaer og indsatsområder, men blev efter en kort mødeafbrydelse enige om at afvente drøftelsen med bestyrelsen på deres strategiseminar. Der var dog enighed om, at SCKK godt kunne begynde at kigge på nogle af de ting, som var aftalt i OK08, dvs. jobbytte og karrieresamtaler og veje for special- og chefkonsulenter med henblik på at kunne fremlægge oplæg til beslutning på APUs næste møde om, hvordan man kunne gribe sådanne projekter an. 6. SCKKs strategiseminar mandag d. 6. oktober 2008 kl. 12.00 Dorthe: Bestyrelsen har brug for at få spillet ideer ind fra APUs medlemmer ikke kun konkrete projekter, men også forskellige indsatsområder og arbejdsmåder. De forskellige måder at arbejde på er ikke ressourceneutrale, og bestyrelsen for SCKK som en samlet organisation skal tage beslutning om, hvor SCKK skal smide pengene hen og hvor skal vi smide arbejdskraften hen. SCKK. Endvidere skal der sikres synergi mellem de forskellige 7

udvalg, hvis vi skal lave kampagner, idemøder, større tværgående projekter, kan vi så gøre det på en sådan måde i de enkelte udvalg, at det også kommer de andre udvalg og dermed hele SCKK til gode, men også de andre udvalg. Det kræver et tættere samspil mellem bestyrelse og udvalg. Den ene skal ikke begrænse den anden. Men der skal være dialog og synergi. Det er vigtigt at hjælpe bestyrelsen med denne opgave! Martin: Der er ikke et over/underordningsforhold mellem bestyrelse og udvalg, alting skal ikke kunne begrundes i SCKK-bestyrelsens behov. Men bestyrelsen skal udmelde nogle områder, som også APU kan genfinde sig i og APU skal sammen med de andre udvalg også tænke i tværgående projekter. Martin: Vil gerne lave nogle rammer og projekter f.eks. kvalificerede udbud - hvor nogle andre går i gang med at forvalte og bruge pengene. Generelt bør vi lade andre om at sidde i styregrupper. Vi beder folk om at lave projekter, vi skal styre dem, SCKK-sekretariatet holder øje med, at de gør det og rapporterer til os. Evaluering bliver en del af det, SCKK laver nogle rutiner for, hvordan man evaluerer og effektmåler. Dorthe: Udfordringen er at lave en palet af arbejdsmåder, som de andre udvalg kan bruge. Lars: Målgruppen for APU er APU-målgruppen, ikke alt muligt andet. Martin: Vores penge går til vores målgruppe. Men der kan være en række fælles projekter, hvor de andre betaler for deres andel. Per: Vi skal jo også ift. den samlede medarbejdergruppe kunne begrunde, hvis ting gøres for forskelligt som arbejdsgivere kan vi ikke leve med, at det er helt forskelligt, hvordan de tre grupper behandles af de tre udvalg. Hvis nogen bare hælder alle pengene ud, og vi andre sidder og skal have ansøgninger ind. 7. Tidsplan for APUs arbejde Revideres om fornødent af formandskabet. 8. 2-3 ideer til kvalificering frem mod APUs møde Punktet bortfaldt. 9. Eventuelt Intet at bemærke 29.10.2008/BTI, DD, CGE, BGI 8