Acadre integration til DUBU Løsningsbeskrivelse. Leverandør: Traen A/S Borupvang 5D DK-2750 Ballerup

Acadre integration til DUBU Løsningsbeskrivelse Leverandør: Traen A/S Borupvang 5D DK-2750 Ballerup

Indholdsfortegnelse 1.0 Integrationen... 1 1.1 Generel introduktion... 1 1.2 Introduktion til Input Management... 1 1.3 Integrationens forløb og overordnet beskrivelse... 3 Fig. 2 Figuren nedenfor viser den overordnede opbygning af integrationen.... 3 1.4 Hvordan opstår en sag... 3 1.5 Hvordan behandles en sag... 4 1.6 Forskellige rollers behov... 4 1.7 Udgående kommunikation... 5 1.8 Integrationsudfordringer... 5 1.9 Mapning mellem de to systemer... 5 1.10 Dele og afhængigheder i integrationen... 6 1.10.1 Oversigt... 6 Fig. 3 Figuren nedenfor viser den overordnede opbygning af integrationen.... 6 1.10.2 Integrationen er opbygget af følgende komponenter/moduler... 6 1.10.3 Integrationen er opbygget af Input Management-komponenter... 7 1.10.4 Afhængigheder for Traens muligheder for succes i udviklingen... 7 1.10.5 Afhængigheder generelt... 7 1.10.6 Afhængigheder test... 8 1.11 Konvertering af gamle registreringer... 8 1.12 Manuelle anbefalinger... 8 1.13 Kundens administrationsbyrde samt vedligeholdelse... 8 1.14 Overordnet aktivitetsplan... 9

1.0 Integrationen 1.1 Generel introduktion I det følgende er de enkelte kommuner benævnt som Kunde samt Traen og IBM ved eget navn. Denne løsningsbeskrivelse beskriver de dele og de snit der skal til for at løse integrationsudfordringen mellem systemet DUBU og Acadre. Udgangspunktet for kravene er taget fra referat af dialogmøde mellem Kombit, udvalgte kunder samt Traen A/S. Disse krav er siden blevet formet, der har været præsenteret Webinar og udvidelsesønsker er indkommet. Denne løsningsbeskrivelse forsøger således i et vist niveau at beskrive hele integrationen som den aktuelt ser ud. 1.2 Introduktion til Input Management Integrationen er baseret på Leverandørens Input Management. Leverandøren har udviklet en platform, der kan være med til at strømline alle former for informationer, der tilflyder én organisation. Dette modul anvendes derfor som platform til at løse integration til digitale blanketter, Digital Post (Indgående), og e-følgeseddel m.v. Input Management (IM) har fokus på at automatisere registreringen af mails/dokumenter/-blanketter fra forskellige input kilder til Acadre, samt eventuelt andre systemer. Herved opnås en tidsmæssig besparelse og en triviel opgave fjernes. Platformen er illustreret i nedenstående figur: Fig. 1 Overordnet arkitektur for håndtering af input kilder til Acadre IM er tænkt som en central komponent i organisationens infrastruktur, som kan behandle struktureret indkommende information, så det bliver guidede det rigtige sted(er) hen og automatisk journaliseret uden menneskelig indblanding. Dette betyder, at organisation kun har behov for én IM løsning til alle input-kilder og modtage systemer. Det ovenstående betyder også, at informationen kommer til den rette med det samme og bliver behandlet ensartet. Hvilket forøger kvaliteten i sagsbehandlingen. Endvidere vil adviseringsfunktionen sørge for, at underrette den relevante bruger, så denne ikke selv behøves at søge efter, om der er kommet ny information, som denne skal forholde sig til. Derved kan modtageren bedre holde fokus på sagsbehandlingen, når det er relevant. Adviseringen opsættes og afspejler den enkelte kundes behov i forhold til metoden for advisering. Leverandørens løsningsbeskrivelse 24. April 2012 side 1

Tanken bag Input Management er, at udnytte effektiviseringsmulighederne, som kommer med f.eks. Digital post. Rapporteringsmulighederne i IM muliggør, at det bliver muligt at måle om brugerne benytter sig af de digitale kanaler, og da dette sker fra én central komponent, så skal der kun ske rapportering ét sted fra, som giver ét samlet overblik. Arbejdsgangen er illustreret med Borgerløsningen OIB fra EG Kommuneinformation: 1. Borgeren udfylder blanket på nettet 2. Input Management modul modtager og opretter sag med dokumenter og parter Sag er automatisk oprettet med relevant dokumentation Med Acadre IM foretages automatisk oprettelse af: Sag Dokument Bilag i form af tegning og digital signatur Parter i form af både ejendom og ejer. Samtidig oprettes opfølgning på dokument til udligning, så der ligger en opgave i sagsbehandlerens liste over dokument med frist på. Leverandørens løsningsbeskrivelse 24. April 2012 side 2

1.3 Integrationens forløb og overordnet beskrivelse Integrationen skal sikre at digital post (blanketter KI OIB) samt indskannet post kan oprettes korrekt i systemerne DUBU og Acadre. Integrationen opsamler data fra de to kilder og sender dem DUBU. De importerede sager og dokumenter behandles manuelt i DUBU henover tid og når de i DUBU har opnået udvalgte kriterier, henter integrationen data fra DUBU og journalisere dem i Acadre. Integrationen skal med jævne mellemrum, f.eks. én gang i døgnet, hente (kopiere) nye og ændrede sager (DUBU aktiviteter) ind i Acadre. Sager der er kopieret fra DUBU ligger i Acadre som læsesager. Kommunikationen sker gennem OIO REST procedurer. OIB Blanketter IM DUBU IM Batch Acadre Fil Skanning Acadre ES Fig. 2 Figuren ovenfor viser den overordnede opbygning af integrationen. * Bemærk at Data Skanning er en mulig kilde i stil med OIB-blanketter samt Filskanning. 1.4 Hvordan opstår en sag En sag kan opstå på baggrund af en modtaget e-mail, fysisk brev, blanket eller telefonopkald. Blanket Borgeren udfylder en blanket der automatisk sendes til kunden. E-mail Sagsbehandleren modtager en e-mail i Outlook eller Notes. Fysisk brev brevet eller blanketten skannes og fordeles til sagsbehandleren. Telefon Sagsbehandleren udfylder en blanket i DUBU. Sagen opstår i DUBU, Integrationskanalerne opsamler data og sender dem til DUBU og først efter at sagen er opstået i DUBU, kopieres den automatisk til Acadre. Leverandørens løsningsbeskrivelse 24. April 2012 side 3

Denne løsning håndterer ikke to-vejs-kommunikation, men udelukkende kommunikation udefra og til DUBU (såsom blanketter), samt fra DUBU og til Acadre. For at skabe en samlet integration, skal følgende overordnede udviklingsopgaver løftes: Blanket Borgeren udfylder en blanket der automatisk sendes til kunden. Det er et krav at kunden får leveret sine blanketter i en MS Exchange-postkasse lokalt. Afkryptering samt verifikation og autentifikation af forsendelsen er et infrastruktur-anliggende og varetages ikke af integrationen. Denne konfiguration er dog også den Traen møder oftest hos sine kunder. Løsningen understøtter KI OIB-blanketter eller Dafolo-blanketter. Men andre kilder kan tilkøbes. E-mail Gennem funktionalitet i DUBU håndteres e-mails-arkivering via drag-and-drop. Fysisk brev Acadre ES overfører data til særskilt mappe, hvor Input Management afløfter og leverer til DUBU Dagens Post. Der skal laves et DUBU skilleark til indikation af at dokumentet ikke skal til Acadre men i stedet overføres til DUBU. Data Skanning Gennem en dedikeret kilde til Data Skanning indsamles data lagt fra en eventuel Data Skannings kilde. Data Skanning indeholder en XML-fil som aflæses af Input Management-kilden. Telefon Sagsbehandleren udfylder en blanket i DUBU, og dermed er denne kanal allerede på plads. Der er dermed ingen udviklingsopgaver opgaver for Traen på dette punkt. 1.5 Hvordan behandles en sag Der ønskes at sagsbehandleren har én indgang og at systemet skal være let at arbejde med. De sagsbehandlere der arbejder med DUBU sagerne skal kun benytte DUBU. Sagsbehandling i DUBU foregår ved at oprette aktiviteter til en overordnet sag (samlesag) der er tilknyttet barnet. På hver aktivitet kan der oprettes én eller flere journalnotater og én eller flere dokumenter. Yderligere DUBU funktionalitetsbeskrivelse gøres ikke i dette dokument. 1.6 Forskellige rollers behov Integrationen løfter forskellige rollers behov. Den beskrevne løsning tilgodeser følgende rollers behov: Sagsbehandleren De brugere der ikke benytter DUBU har behov for at kunne fremsøge og se sagerne i Acadre. Hvis behov opstår for at tilknytte ekstra/justere rettigheder kan dette løses i Acadre, ved at benytte adgangskoder på sagerne, og dermed sikre at kun autoriserede medarbejdere får adgang. Lederen Får opfyldt forskellige behov som overblik, sagsmængder, gennemløbstider, frister, osv. Behov der dækkes af Acadres funktionaliteter. Borgeren I henhold til e2012 planen skal borgeren kunne få adgang til egne sager. Denne adgang vil naturligt være en adgang, der er baseret på den dokumentation, der ligger i ESDH systemet. Udvalg Behandling af sager i Børn- og Unge- udvalg skal håndteres i dagsordenssystemet i Acadre. De kunder, der benytter Acadre til udarbejdelse af dagsordener, kan, når beslutningen foreligger, benytte Eksporter kopi af dokument og derefter importere beslutningen manuelt i DUBU. Offentlige arkiver Data i DUBU er med på den såkaldte e-guld liste over systemer, der skal afleveres til offentligt arkiv. Såfremt enkeltsagsprincippet overholdes, er det tilladt at aflevere DUBU dokumentationen Leverandørens løsningsbeskrivelse 24. April 2012 side 4

fra ESDH systemet. Der ligger en betydelig besparelse i udgifterne til arkivering hvis DUBU dokumentationen medtages i den arkiveringsversion der alligevel skal laves af hele ESDH systemet. Det må dog stadig forventes, at fagspecifikke metadata skal afleveres direkte fra DUBU. Hvis man er enig i én eller flere af disse betragtninger, har integrationen sin berettigelse. 1.7 Udgående kommunikation Produktion af udgående breve samt håndtering af brevfletning foretages direkte i DUBU via outputkanaler, som f.eks. e-mail, dokumentboks, output management systemer eller fysisk brev. Der eksisterer altså ingen udviklingsopgaver hér for Traen. 1.8 Integrationsudfordringer DUBU og Acadre er grundlæggende opbygget forskelligt. DUBU er klient/borger orienteret og hovedindgangsnøglen til sagen er barnets CPR nummer. Acadre er emne orienteret i forhold til KL emneplanen og overholder anbefalingerne om enkeltsagsprincippet hvor der oprettes én sag, pr. afgørelse, beslutning eller administrativ proces. Slettefristerne, i henhold til fællesanmeldelserne på området, er knyttet til det enkelte emne, og i 27 gruppen skal mange af sagerne slettes 5 år efter at de er afsluttet og udgået af normal administrativ brug, men de må først slettes efter at de er blevet arkiveret. Integrationen håndterer denne problematik, og sikrer derved at slettefristerne styres fra DUBU. Integrationen skal også tage forbehold for periodeskift hvor sager potentielt omjournaliseres til ny periode, og dermed får nyt sags-ident. 1.9 Mapning mellem de to systemer En sag er pr. definition forskellig i de to systemer og der er brug for en mapning. I DUBU er en sag en samling af aktiviteter der er tilknyttet en sagspart (barn), hvor aktiviteterne har tilknyttede notater og dokumenter. I Acadre er en sag en samling af notater og dokumenter, der har tilknyttet en sagspart. Disse sager kan også være tilknyttet en samlesag. Når sager kopieres fra DUBU til Acadre, er der derfor valgt at en sag i DUBU er en samlesag i Acadre, og at en aktivitet i DUBU mappes til en enkeltsag i Acadre. For at kunne mappe DUBU aktiviteter til enkeltsager i Acadre skal disse beriges med yderligere information, f.eks. KL emne og facet. Når integrationen henter dokumenter fra DUBU via OIO snitfladen vil de have relationer til OIO klassifikation (KL emne og facet). Input Management modulet vil på baggrund af dette kunne afgøre, om dokumentet skal journaliseres i en ny enkeltsag eller journaliseres i en eksisterende enkeltsag. Det er vigtigt at filtrene der definere hvilke emner der overføres fra DUBU til Acadre er så gode som muligt, der afgør hvor mange sager/dokumenter der overføres til Acadre. Når aktiviteten (sagen) afsluttes i DUBU, overføres den og dens dokumenter til Acadre som en enkeltsag. Bemærk afsnit 1.14 Overordnet aktivitetsplan vedrørende udsættelse af denne del af integrationen. Leverandørens løsningsbeskrivelse 24. April 2012 side 5

1.10 Dele og afhængigheder i integrationen 1.10.1 Oversigt OIB Blanketter IM DUBU IM Batch Acadre Fil Skanning Acadre ES Fig. 3 Figuren ovenfor viser den overordnede opbygning af integrationen. * Bemærk at Data Skanning er en mulig kilde i stil med OIB-blanketter samt Filskanning. 1.10.2 Integrationen er opbygget af følgende komponenter/moduler Integrationen er opbygget af følgende komponenter/moduler Titel Input Management Acadre ES Acadre Avanceret Samlesag Udvalgte OIO REST snitflade med relevante procedurer. Beskrivelse Input system. I to konfigurationer (se fig. 3) Med 3 opsatte blanketter. Kunden konfigurerer selv andre og fremtidige blanketter. Skanningssoftware. Funktionalitet til muligheden for, samt håndtering af avancerede samlesager. Evt. udvalgte nødvendige snitflader for kommunikationen. Leverandørens løsningsbeskrivelse 24. April 2012 side 6

1.10.3 Integrationen er opbygget af Input Management-komponenter Integrationen er opbygget af Input Management-komponenter Kilde Kanal Beskrivelse Kilde til E-Mail KI OIB/Dafolo E-Mail Standard kilde der aflæser blanketter. Ad-hoc filer fra MS Stifinder Fil/mappestruktur Standardkilde der kan aflæse fra fil/mappestruktur. Hér kan udvides med flere kilder fra f.eks. flere skanninger m.v. Udvidelsen er dog ikke medtaget i den tilbudte løsning. Kilde DUBU DUBU-specifik Specifik kilde der udvikles for at kunne trække data fra DUBU. Destination DUBU Dagens post DUBU-specifik Specifik kilde der udvikles for at kunne skubbe data til DUBU. 1.10.4 Afhængigheder for Traens muligheder for succes i udviklingen Det er for løsningen af denne integration naturligvis en nødvendighed, at der kan etableres den fornødne interaktion der gør, at Traen kan programmere sine specifikke DUBU komponenter til at læse og skrive i DUBU. Denne adgang skal eksisterer således at programkode (udvikles i.net C#) kan manipulere data. Denne beskrivelse tager sig ikke af om dette er OIO,.NET, COM+ eller hvad det er. Blot at det skal være til stede. Enten gennem en lavere liggende teknisk snitflade såsom en række komponenter (COM+,.NET etc, der kan tilgås med udviklingssproget C# på.net) eller via WebService-baserede snitflader. Traen skal have - Adgang til at oprette dokumenter i DUBU s Dagens Post - Adgang til at læse i DUBU s database, via OIO eller anden snitflade, ud fra en forespørgsel med nødvendig filtrering. 1.10.5 Afhængigheder generelt Der skal etableres en fornuftig supportvej da evt. problemstillinger kan opstå hos kunden, i anden leverandørs program samt i Traens program. Derfor er det vigtigt at der i udviklingsfasen er fokus på aftestning, validering ved supportkald og definering af generelle supportveje. Leverandørens løsningsbeskrivelse 24. April 2012 side 7

1.10.6 Afhængigheder test Der er en generel afhængighed i forhold til at al software osv. er installeret, for at ordentlige tests kan gennemføre. Disse skal være tilgængelige hos den kunde der udvælges som pilotkunde. Dette indebærer muligvis server og klientmaskiner. 1.11 Konvertering af gamle registreringer Ved igangsætning opsættes filtre der definere hvilke sager der skal synkroniseres til Acadre i leddet DUBU -> Acadre. Det er udelukkende ved denne filtrering at konverteringen tilbage i tid skal opnås. Første gang integrationen kører importeres i.h.t. filter der dermed bestemmer hvilke og hvor mange sager (f.eks. dato-interval) der kommer med. De sager der oprettes i perioden indtil integrationen er på plads, vil således automatisk blive kopieret til Acadre første gang integrationen startes. De kunder der tidligere har benyttet Acadre til håndtering af børn- og unge- sager, vil ikke få disse sager konverteret over i DUBU. 1.12 Manuelle anbefalinger Som beskrevet i de ovenstående afsnit foretages alt sagsbehandlingen i DUBU, og det er derfor ikke nødvendigt med manuelle tiltag i den mellemliggende periode. Første gang integrationen startes vil sagerne automatisk blive kopieret til Acadre, og dermed er integrationen fuldt kørende. I det følgende gives en anbefaling til en manuel håndtering af inputkanalerne til DUBU. E-mail Overføres direkte til DUBU via træk og slip. Fysisk brev Brevet modtages på normal vis i dagens post i Acadre. Opret en emnesag I Acadre og navngiv den f.eks. som 20120101 - Indgående dokumenter til DUBU altså én DUBU sag pr. måned. Journaliser dokumentet i sagen. Højreklik på det journaliserede dokument og vælg Eksporter kopi af dokument. Gem dokumentet på skrivebordet. Dokumentet importeres manuelt, til DUBU, fra skrivebordet. Man kan også slette dokumentet fra dagens post og foretage ny skanning med korrekt skilleblad. Telefon Sagsbehandleren udfylder en blanket i DUBU, og dermed er denne kanal allerede på plads. Blanket Det skal forhindres at Børn- og Unge- blanketter, udfyldt af borgeren, oprettes automatisk i Acadre, via Input Management. Blanketterne skal i stedet gå til dagens post i DUBU og håndteres på samme måde som et skannet dokument. Dette kan gøres via opsætning i input management systemet. 1.13 Kundens administrationsbyrde samt vedligeholdelse Løsningen/integrationen forventes at have en lav administrationsbyrde, grundet sin arkitektur. Kunden selv kan gennem administrationsfladerne styre og justere kriterier m.v. for hvad der h.h.v. kommer til DUBU og Acadre gennem Input Management. Denne administrationsflade er en generel webbrowser-baseret grænseflade. Den anvendes også ved definering af nye blanketter. Ved større administrationsopgaver skal Traen ind over, eksempelvis ved opsætning af nye kilder. Leverandørens løsningsbeskrivelse 24. April 2012 side 8

1.14 Overordnet aktivitetsplan Følgende er en overordnet aktivitetsplan der beskriver det kommende forløb i forbindelse med gennemførsel af integrationsudviklingsprojektet. Der vil blive præsenteret en mere detaljeret plan som derudover også kan afvige fra nedenstående, men nedenstående er Traens billede af forløbet på nuværende tidspunkt. Uge 17 Uge 17-22 Uge 22 Uge 22-28 Uge 28 Uge 30 Traen udleverer ønsker til felter i Kombit s DUBU-snitflade Forberedelse af eksisterende komponenter hos Pilotkunde (Skanderborg Kommune) Kombit udstiller DUBU-snitflader og sikrer adgang for Pilotkunde Traen udvikler mod snitfladerne og kører sideløbende test. Pilotkunde er engageret Pilot godkendes Videre implementeringer kan påbegyndes hos resterende kunder * Det er aftalt at der afventes med sammenbindingen af DUBU og Acadre, da der ikke på nuværende tidspunkt er tilstrækkeligt grundlag for at sammenbindingen grundet manglende metadata i DUBU. Da den første del af integrationen er en væsentlig del, er der valgt at starte ud med denne del. Altså delen hvor data afløftes fra kilder (OIB, skanning og Data Skanning) samt importering i DUBU s Dagens post. Leverandørens løsningsbeskrivelse 24. April 2012 side 9