Skab sammenhæng mellem strategien og evnen til at levere

Skab sammenhæng mellem strategien og evnen til at levere - et whitepaper om P3M3 P3M3 er et registreret varemærke tilhørende Office of Government Commerces i England og andre lande af Helle Falholt Henrik Timm

Indholdsfortegnelse 1 HVAD ER MODENHED?... 3 2 HVORFOR ER MODENHED VIGTIG?... 3 3 HVAD KAN EN MODENHEDSMODEL BIDRAGE MED?... 4 4 HVEM KAN FÅ GAVN AF EN MODENHEDSMÅLING?... 5 5 P3M3 (PORTFOLIO, PROGRAMME AND PROJECT MANAGEMENT MATURITY MODEL)... 6 5.1 OVERBLIK... 6 5.2 MODENHEDSNIVEAUERNE... 7 5.3 HVAD VURDERES PROCES PERSPEKTIVER... 8 5.4 PROCESSEN... 9 5.5 HVEM SKAL DELTAGE FRA ORGANISATIONEN?... 10 6 HVEM KAN UDFØRE EN P3M3 MÅLING?... 11 7 RESULTATET AF EN MODENHEDSMÅLING... 11 8 HVAD ER NÆSTE SKRIDT... 11 9 OM FORFATTERNE... 12 Status: live Side 2 af 12

1 Hvad er modenhed? De fleste virksomheder har en strategi med målsætninger for de næste 3-5 år. Når vi så ved, at over 90% af alle virksomheder fejler i forsøget på at implementere deres strategi, så kommer virksomhedens evne til at skabe forandringer i spil 1. Forandringer skabes ved at igangsætte de rigtige projekter og programmer samt ved at gennemføre dem konsistent og vellykket. Når Standish Group så har påvist, at den gennemsnitlige budgetoverskridelse i 2003 var 43% - og kun 34% af alle projekter var vellykkede, er der gode grunde til også at se på eksekveringsevnen 2. Modenhed i forbindelse med projekt-, program- og porteføljeledelse er et udtryk for virksomheders evne til konsistent at skabe vellykkede forandringer gennem projekter og programmer. 2 Hvorfor er modenhed vigtig? Skal virksomheder blive bedre til at implementere deres strategier, bør de fokusere på den måde, hvorpå de udvælger og igangsætter projekter og programmer. Hvis udvælgelsen er ustruktureret og ikke er knyttet til de strategiske mål, er sandsynligheden for, at strategien realiseres ikke stor. De ressourcer virksomheden har til rådighed for at skabe den ønskede forandring anvendes til de forkerte ting - og der sættes ofte for meget i gang samtidig. Virksomheder, som udviser høj modenhed i deres porteføljestyring, ved: hvilke projekter og programmer, der er aktive, hvorfor de er startet, hvilket udbytte de realiserer og hvor langt de bringer organisationen ift. strategien. Det handler om at gøre de rigtige ting! Når projekter og programmer så er startet er det væsentligt at de gennemføres så effektivt som muligt. Dvs. indenfor den aftalte tid og budget samt leverer det, de skal i den rigtige kvalitet. (gør de udvalgte ting rigtigt!) Høj modenhed ift. gennemførelse af projekter og programmer betyder, at organisationen har veldefinerede metoder, modeller og værktøjer, som er integreret i organisationens øvrige processer. Og at disse anvendes ensartet i alle projekter og programmer Dygtige medarbejdere ikke nok til at sikre vellykket gennemførelse. Virksomheden er også nødt til at stille en robust governancestruktur op for at sikre konsistente gode resultater. 1 Kaplan og Norton 2001 2 Standish Group 2003 Status: live Side 3 af 12

3 Hvad kan en modenhedsmodel bidrage med? En god governancestruktur etablerer ikke sig selv på et øjeblik. Det kan tage adskillige år og kræve organisatoriske forandringer. Derfor høres dette spørgsmål ofte: Hvor langt er vi egentlig kommet og hvad bør vi gøre som det næste? Til at besvare dette spørgsmål vil en modenhedsmodel kunne hjælpe. En modenhedsmodel som P3M3 (Portfolio, Programme and Project Maturity Model) belyser, hvordan en virksomhed konkret gennemfører projekt-, program- og porteføljeledelse ud fra en officiel international Best Practice standard. P3M3 er nærmere beskrevet i senere afsnit, men består overordnet set af et sæt af strukturerede elementer, som beskriver effektive processers karakteristika. Fordelene ved at anvende en modenhedsmodel er mange. Den bidrager b.la. med: Et sted at starte med et fælles dokumenteret grundlag, som virksomheden kan forholde sig til. Belyser værdien af de investeringer, der allerede er foretaget Et fælles sprog En fælles vision for det videre arbejde En struktureret ramme for at prioritere nye aktiviteter Hjælper til at belyse hvad eventuelle forbedringer, vil betyde for virksomheden Status: live Side 4 af 12

4 Hvem kan få gavn af en modenhedsmåling? Alle virksomheder, der har brug for at tilpasse sig, kan have gavn af en modenhedsmåling, til at hjælpe med en struktureret og målrettet udvikling. Modenhedsmålinger er ikke forbeholdt store organisationer, da P3M3 modellen tager højde for, hvor stor en portefølje af projekter og programmer, der skal vurderes. Det er dog vigtigt at understrege måske især i mindre organisationer at det er virksomhedens evne til at eksekvere, der vurderes. IKKE den enkelte medarbejders kompetencer. De virksomheder, som vi arbejder med, falder ofte inden for en af følgende kategorier: Projektforstoppelse: Der startes alt for mange initiativer og der bruges meget tid på at dele ressourcer mellem dem. I denne situation mangler oveblik, det vides ikke, om der opnås det forventede udbytte, der opstår ofte forsinkelser og leverancerne har ikke helt (eller slet ikke) den forventede kvalitet. Og ja - budgetoverskridelser er helt normale. Vigtigt projekt er strandet: Der er ikke særlig fokus på eksekveringsevnen. Det går egentlig meget godt. Pludselig er et vigtigt projekt strandet. Måske uden at man nødvendigvis ved, hvad den reelle årsag er. Det er dog vigtigt, hvis man skal have finansiering til fremtidige initiativer, at man kan demonstrere, hvordan man undgår en gentagelse. Vi har lavet en investering hvad nu?: Igennem en periode er der investeret i f.eks. metoder, processer, værktøjer og uddannelse. Har vi opnået det, vi ønskede? Hvordan kommer vi bedst videre? Hvad er egentlig vores mål? En modenhedsmåling er ressourcekrævende og tidspunktet skal selvfølgelig være passende for virksomheden. Står man f.eks. midt i eller umiddelbart efter - en fusion og alt stadig er kaos, bør man vente til organisationen er faldet nogenlunde til ro. Bløder virksomhedens kerneforretning (og det IKKE skyldes dårlige projekter eller manglende porteføljeledelse), er det ikke det rigtige tidspunkt at fokusere på governance. Status: live Side 5 af 12

5 P3M3 (Portfolio, Programme and Project Maturity Model) P3M3 kommer fra OGC (Office of Government Commerce) i England. OGC står bla. bag modellerne PRINCE2 (projekt), MSP (program) og P3O. 3 P3M3 står for The Portefolio, Programme and Project Maturity Model. Modellen blev startet i begyndelsen af år 2000 under forskellige betegnelser. I 2006 blev P3M3 udgivet i 1. version, og i 2010 blev den udgivet i version 2.1. som er den version, der bliver benyttet i dag og beskrives her. P3M3 er en dynamisk model, hvor det er muligt at begrænse/målrette analysen inden for de rammer, som modellen er bygget over. 5.1 Overblik P3M3 består af 3 uafhængige dele: Portfolio Maturity Model (PfM3) Programme Maturity Model (PgM3) Project Maturity Model (PjM3) Når analysen skal gennemføres vælges hvilke dele, som skal inkluderes. For eksempel kan man vælge Portefølje modellen fra og udelukkende analysere programmer og projekter eller vælge at koncentrere sig om portefølje- og projektniveauerne. P3M3 Portfolio Programme Project Control Benefits Financial Stakeholder Engagement Risk Organizational Governance Resource Crown copyright 2008 Reproduced under licence from OGC 3 PRINCE2 er et registreret varemærke tilhørende Office of Government Commerces i England og andre MSP er et registreret varemærke tilhørende Office of Government Commerces i England og andre P3O er et registreret varemærke tilhørende Office of Government Commerces i England og andre Status: live Side 6 af 12

5.2 Modenhedsniveauerne P3M3 anvender 5 modenhedsniveauer for hver af modellerne: Portefølje, Program og Projekt. Kravene til de enkelte modenhedsniveauer er sammenlignelige for alle tre del-modeller. Modenhedsniveauerne kan beskrives således: Level 1 awareness of process: Her er det et spørgsmål om, hvorvidt organisationen er opmærksom på, at der er forskel på daglig drift og det at skabe forandringer via projekter og programmer. Level 2 repeatable process: Projekter udføres med egne metoder og processer. Der er dog ikke nødvendigvis konsistens fra f.eks. projekt til projekt. Level 3 defined process: Har organisationen veldefinerede processer (for projekter/programmer/porteføljestyring), som kan tilpasses behov i individuelle projekter/programmer? Level 4 managed process: Måler organisationen proces performance for projekter og programmer og eksisterer der en kvalitetsafdeling? Prioriteres der på organisatorisk niveau iht. organisationens evne til at levere? Level 5 optimized process: Forbedrer organisationen løbende sine processer med proaktiv styring af problemer og teknologi. Forbedres evnen til at forudsige performance over tid og optimere processerne? P3M3 indeholder et gennemarbejdet regelsæt for, hvordan modenheden opgøres for hver model med henblik på at sikre objektivitet og sammenlignelighed. Status: live Side 7 af 12

5.3 Hvad vurderes Proces perspektiver Der er 7 perspektiver i P3M3, som definerer nøgleprocesser i en moden organisation. Perspektiverne gælder på tværs af modellerne og for alle modenhedsniveauer. Hvert perspektiv beskriver de processer og den adfærd, der bør kunne observeres på et givent modenhedsniveau. Efterhånden som en organisation bliver mere moden øges effektiviteten og kvaliteten i udførelsen af processerne. De syv perspektiver dækker: Controls: Er kendetegnet ved klar retning og lederskab, defineret omfang (scope), faser og reviewprocesser i løbet af projektet/programmets livscyklus. Der vil være regelmæssige beslutningspunkter og fastlagte beslutningsprocesser. Målsætninger og leverancer vil være velbeskrevne. Benefit : Er processen, der sikrer, at forandringerne i organisationen, som skal sikre realiseringen af udbytte, er velbeskrevne og målbare. Udbytte bør vurderes og godkendes af den del af organisationen, som skal levere dem. Financial : Sikrer at de sandsynlige omkostninger dokumenteres og vurderes i en formel Business Case samt at omkostningerne kategoriseres og styres i projektets/programmets livscyklus. Business Casen bør vurdere initiativets værdi og være central for alle beslutninger. Stakeholder Engagement: Indeholder kommunikationsplanlægning, effektiv identifikation og involvering af interessenter, planlægning af kommunikationskanaler m.m. Risk : Hvordan styrer organisationen de risici i form af muligheder og trusler, som et projekt/program indebærer? Risikostyring sikrer en balance mellem muligheder/ trusler og de handlinger i form af risikoreaktioner, som organisationen vælger at gennemføre. Organisational Governance: Her ses der bl.a. på, hvordan det sikres, at projekter og programmer startes op i henhold til organisationens strategi? Hvordan sikres løbende tilpasning? Hvordan kontrolleres opstart og nedlukning af initiativer? Resource : Omfatter bygninger, udstyr, forsyninger, information, værktøjer og teams. Hvordan fungerer processen for booking og tildeling af ressourcer og hvordan sikres optimal udnyttelse? Hvordan foretages kapacitetsplanlægning og prioritering? Hvert perspektiv vurderes individuelt og indgår i den samlede modenhedsvurdering for den aktuelle model. Status: live Side 8 af 12

5.4 Processen En P3M3 modenhedsmåling har et fast forløb som vist på nedenstående figur 4. Der kan udføres både formelle og uformelle P3M3 målinger. En uformel måling foretages og bedømmes af en P3M3 certificeret Registreret konsulent ud fra metodens standarder. Ved en formel måling vurderes resultaterne også af APM Group, som efterfølgende udsteder et officielt certifikat med resultatet. En formel måling fordrer, at nogle af interviewene udføres på engelsk samt at den endelige rapport udfærdiges på engelsk. Den viste figur illustrerer en uformel modenhedsvurdering, hvor APM Group ikke deltager i processen. The APM Group Limited P3M3 Assessment Tool version 2.1 20 January 2010 Den tidsmæssige udstrækning varierer afhængig af, hvilke (og hvor mange) områder, der skal vurderes: Projekt-, program- og porteføljemodel. Størrelsen af den portefølje af projekter og/eller programmer, der skal vurderes, er også afgørende for, hvor mange personer, der skal interviewes. Når omfanget ligger fast, er det antallet og tilgængeligheden af interviewpersonerne, der er afgørende for, hvor hurtigt en modenhedsvurdering kan gennemføres. 4 (OGC s Portfolio, Programme and Project Maturity Model (P3M3 ) version 2.1, 2010) Status: live Side 9 af 12

5.5 Hvem skal deltage fra organisationen? Ressourcetrækket i en organisation i forbindelse med en modenhedsmåling er afhængig af, hvor mange af modellerne, der vurderes samt størrelsen af porteføljen af projekter og programmer, som ønskes vurderet. P3M3 modellen definerer følgende roller for hver af de tre modeller: Portefølje model: Portfolio Director Member of Investment Committee Head of Portfolio Office Head of Programmes Head of Programme Office Program model: Head of Programmes Head of Programme Office Programme Sponsor(s) Business Change Managers Programme Managers Head of Projects For programmer er den mindste portefølje, som kan vurderes 1-5 programmer. For denne porteføljestørrelse skal der minimum interviewes 1 sponsor, 2 Business Change Managers og 2 programledere ud over de øvrige roller. Er porteføljen større, stiger minimumsantallet for interviews. Projekt model: Head of Projects Head of Projects Office Project Sponsor(s) Project Managers For projekter er den mindste portefølje, som kan vurderes 1-5 projekter. For denne størrelse, skal der minimum interviewes 1 sponsor (f.eks. styregruppeformand) og 2 projektledere. Status: live Side 10 af 12

6 Hvem kan udføre en P3M3 måling? Kun Registrerede konsulenthuse ACO (Accredited Consulting Organisations) med officielt registrerede konsulenter på minimum MSP (Managing Succesful Programmes) niveau kan certificeres til at udføre P3M3 målinger ved hjælp af den officielle internationale spørgeramme. Som med de øvrige Best Practice metoder fra OGC er det APM Group, der er det certificerende organ. 7 Resultatet af en modenhedsmåling Resultatet af en P3M3 måling består af to dele. P3M3 skalaen går fra 1-5, som andre internationale standarder til andre formål. Tallet kan i sig selv udgøre en KPI, som man ønsker at måle igen efter en periode. Derudover kan resultatet facilitere en meget vigtig diskussion af, hvor en organisation bør være. Det kan udmærket være, at forskellige arbejdsområder i en organisation kræver forskellige modenhedsniveauer. Resultaterne for de forskellige perspektiver oplyses individuelt, så stærke og svage sider belyses. Anden del af modenhedsmålingen er anbefalingerne. Der angives anbefalinger for alle generiske attributter samlet og perspektiver individuelt samt en prioritet 1 anbefalingsliste per model. Anbefalingerne kan for eksempel omfatte organisation, metoder, processer, værktøjer og uddannelse. Resultatet sætter således virksomheden i stand til at fastlægge en målsætning (evt. med delmål) samt lægge en praktisk plan for implementeringen. Ved en formel modenhedsmåling indgår resultaterne desuden i APM Groups database og kan sammenlignes med andre virksomheders resultater. 8 Hvad er næste skridt Hvis du er interesseret I at diskutere, hvad en modenhedsmåling kan gøre for din virksomhed, er du velkommen til at kontakte forfatterne for et uforpligtende møde. Selve P3M3 modellen kan downloades fra OGC s officielle P3M3 hjemmeside: http://www.p3m3-officialsite.com/home/home.asp Her finder du også link til P3M3 s Self Assessment Tool, der er en reduceret overordnet spørgeramme, som kan give et indtryk af modellen samt en pejling på, hvor din virksomhed måtte befinde sig. Dette resultat er selvfølgelig baseret på din mening alene, hvor en modenhedsmåling vil give dig et resultat baseret på hele organisationen. Det er vores erfaring, at de to ting godt kan afvige fra hinanden. Status: live Side 11 af 12

9 Om forfatterne Peak Consulting Group er etableret i marts 2006 som et IT management rådgivningshus, med fokus på portefølje-, program-, projektledelse og kvalitetsledelse. Peak danner sammen med IT virksomheden Asseco Danmark og offshore selskabet CodeConnexion, Asseco Northern Europe, som er den nordeuropæiske gren af Asseco Group. Vores samarbejde samt Internationale vidensnetværk muliggør, at vi kan tilbyde en bred vifte af kompetencer med omdrejningspunkt i Best Practice inden for portefølje-, program-, projekt- og kvalitetsledelse. Peak er den eneste virksomhed i Skandinavien der er godkendt til at levere både rådgivning (ACO) og undervisning (ATO) i P3M3, PRINCE2 og MSP Helle Falholt Helle har været 22 år i IT branchen og har en omfattende ledelseserfaring fra IBM og HP. Helle bidrager i Peak med at gennemføre program-, portefølje og projektledelsesrådgivning samtidig med, at Helle er Peaks Lead Trainer inden for certificering på PRINCE2, P3O og MSP niveau. Helle gennemfører desuden modenhedsmålinger ved brug af P3M3. tel. +45 2070 2568 hf@peakconsulting.dk Henrik Timm Henrik har en omfattende erfaring indenfor programstyring, projektstyring og kvalitetsledelse. Henrik har en baggrund som projektleder hos SDC, Banedanmark og Danadata samt program- og teamleder hos Rigspolitiet. Henrik er god til formidling på alle organisatoriske niveauer og har en god evne til at skabe samarbejde mellem systemudvikling og forretning og deres processer Henrik er uddannet Cand Merc. samt har en samfundsvidenskabelig basisuddannelse fra RUC. Henrik er certificeret i IPMA og er desuden IPMA assessor. Henrik er eksamineret i PRINCE2, MSP og P3O.. tel. +45 +45 2075 9418 ht@peakconsulting.dk Se flere whitepapers og case studies omkring modenhed på: www.peakconsulting.dk/whitepapers Status: live Side 12 af 12