Århusgade 88, 2. 2100 København K DK - Denmark Phone: +45 35 29 30 70 www.signal-arki.dk Vibesgate 17 N-0356 Oslo NO - Norway Phone: +47 91 89 30 17 www.signal-arki.no ANalyse og testfit Furesø rådhus En samlet administration d.10.09.2014
kolofon Indholdsfortegnelse Århusgade 88, 2. 2100 København K DK - Denmark Phone: +45 35 29 30 70 www.signal-arki.dk Vibesgate 17 N-0356 Oslo NO - Norway Phone: +47 91 89 30 17 www.signal-arki.no Furesø kommune - testfit Executive summery 3 Opdragsgiver: Furesø kommune Stiager 2 3500 Værløse Kontaktperson: Formand for styregruppen Rasmus Bjerregaard Projekt leder Claus Holm Denne rapport er udarbejdet af SIGNAL Århusgade 88, 2. 2100 København Ø Kontaktperson: Direktør Per Feldthaus Chef konsulent Anne Balle Mia Kragh Proces 4 Vision for rådhusløsningen 5 Hvad bruger vi vores dag på? 6-8 Rumobservationer 9 Fordele og ulemper ved ratio 10 Flere faciliteter på de samme m2 11 Ny adfærd i nye rammer 12 4 Scenarier /m2 analyse nyt rådhus 13 Anbefalinger 14 Bilag 15-21 2
Executive summary Variation af aktiviteter og det aktivitetsbaseret arbejdsmiljø Som forventet udfører rådhusmedarbejderen i dag en række forskelligartet aktiviteter i løbet af ugen. I gennemsnit står 48% af rådhusenes skriveborde i dag tomme på ethvert tidspunkt. Disse ledige m2 kan aktiveres så øvrige aktiviteter også understøttes. Det anbefales at indrette rådhusløsningen med et aktivitetsbaseret arbejdsmiljø der både understøtter samarbejde med også giver mulighed for at trække sig og få ro til koncentration og fordybelse, eller privathed og fortrolighed: Altså en indretning hvor udlæg af faciliteter afspejler de aktiviteter der finder sted. Fokus på at understøtte den uformelle mødekultur Data tyder på at der foregår få uformelle møder på rådhusene i dag, hvilket strider imod visionens hensigter. Det anbefales at indretningen er med til at understøtte en uformel mødekultur ved at sikre gode og attraktive faciliteter hertil. optimering af m2 forbrug De indsamlet data viser at der er mulighed for at arbejde med øget m2 optimering ved fleksibel udlæg af arbejdsstationer samt anvendelse af mødefaciliteter og kantine. Det anbefales at arbejdspladser udlægges med ratio og at kantine og møderum indrettes så de indbyder til højere grad af flerfunktionalitet. Der anbefales en gennemsnitlig ratio på 80%. Det anbefales at ratio varieres så forskelle i opgaveløsningen afspejles i indretningen. Med udgangspunkt i data indsamlet ved on-line survey og fysiske observationer kan SIGNAL anbefale en gennemsnitlig ratio på 80% i rådhusløsningen. One-size does not fit all Det anbefales at arbejde med en varierende ratio der er tilpasset på center-niveau og som afspejler forskelle på brug af rum. Ligesom behov for supportfaciliteter samt nærhed til front-office anbefales tilpasset det enkelte center, så det svarer til centerets specifikke behov. Testfit viser at der er plads til 119 130 arbejdsstationer i den eksisterende rådhusbygning Testfit (kapacitetsanalyse) af den eksisterende rådhusbygning i Værløse viser at der er plads til 119-130 arbejdsstationer i den eksisterende rådhusbygning (bygning A). Den anbefalede kapacitet er 119 arbejdsstationer her vægtes god plads og luft imellem arbejdsstationer så ind retningen ikke opleves tæt. I testfit er der foreslået en aktivitetsbaseret indretning med god adgang til mangfoldige supportfaciliteter der afspejler de forskelligartede aktiviteter som vi kan se udføres på rådhusene i dag, med særlig fokus på faciliteter der befordrer en uformel mødekultur på tværs, men også mulighed for at trække sig og søge ro til fordybelse og/eller fortrolighed. Forventet 5220 m2 i alt Med udgangspunkt i de indsamlet data, testfit og en række m2 forudsætninger beskrevet i større detalje i analysen forventes det totale m2 behov i rådhusløsningen at være på 5220m2 ved den anbefalede ratio på 80%. Ny adfærd i nye rum /Leder og medarbejderinddragelse i forandringsprocessen De anbefalede indretningsprincipper der ligger til grund for m2-analysen beskrevet foroven udgør en stor forandring ift rådhusene i dag. For at komme i mål med visionen for rådhusløsningen er det afgørende at adfærden i rådhusløsningen understøtter hensigten. Det anbefales at ledere og medarbejdere involveres i en veltilrettelagt og faciliteret forandringsproces for at sikre ejerskab til visionen og ny adfærd i de nye rum. 3
Proces Nærværende testfit og analyse har til formål at kvalificere de m2 nøgletal der ligger til grund for det rådhusløsningen i Værløse med afsæt i kortlægning af nuværende brug af de fysiske rammer, herunder arbejdsprocesser og adfærd. Den overordnede projektplan for opførelse af et nyt rådhus som står færdigt i maj 2017. Procesplanen er en udfoldelse af fase 1, med beskrivelse af de overordnede faser og hvor vi er nu. overordnet projektplan Fase 1 Fase 2 Skitseplanlægning og byggeprogram Bygherrerådgivning Fase 3 Udbud af byggeri Fase 4 Projektering Fase 5 Byggeperiode Proces fase 1 Kapacitetsanalyse Pilotprojekt -evaluering behovsafdækning - Workshop - observationer - survey testfit -eksisterende bygning M2 analyse -ny bygning evt. preprogrammering 4
visionen for rådhusløsningen Visionen danner afsæt for analysen, anbefalinger samt principper for indretninger i testfit. Visionen er formuleret med udgangspunkt i dialog ved worshop med chefgruppen og direktionen. VISION for rådhusløsningen Furesø Kommunes vision er at være en omsorgsfuld og effektiv kommune med fokus på borgernes behov. Derfor samler vi rådhusfunktionerne og skaber rammerne for en effektiv og innovativ administration med lavest mulige omkostninger samt en helhedsorienteret forvaltning, med fokus på borgernes behov. God ledelse Effektiv og innovativ administration Helhedsorienteret forvaltning med fokus på borgernes behov Medarbejdertrivsel og fleksibilitet Synergier og tværfaglighed drift OG EFFEKTIVITET innovation OG UDVIKLING 5
Furesø kommune Hvad bruger vi vores dag på? Nedenstående viser gennemsnit for aktiviteter i løbet af en arbejdsdag. Data stammer fra online survey udsendt til alle medarbejdere i 8 centre placeret i Værløse og Farum. On-line survey forløb over en uge fra d. 18.08.14 til d. 22.08.14. Hvor medarbejderne hver dag besvarer hvorledes deres arbejdsdag er forløbet beskrevet i forhold til aktiviteter. On-line survey er udsendt til 331 medarbejdere. Svar procent er på 59%. Nedenstående viser en typisk dag for 100 medarbejdere. 31% Pc-arbejde /skrivebordsarbejde 23% 2% 4% KoncentrationsKoncentrationsUformelle møder krævende arbejde i huset krævende arbejde ved arbejdsstationen andet steds 12% Aftalte interne møder i huset 2% Møder med externe i huset 9% Ude af huset? Andet 3% 15% Kommer slet ikke på kontoret VARIATION AF AKTIVITETER Der udføres en variation af forskellige aktiviteter på rådhusene idag. Det anbefales at de fysiske rammer indrettes så de afspejler denne variation. STYRKE DEN UFORMELLE MØDEKULTUR I dag foregår der relavtivt få uformelle møder i huset - set i lyset af visionen kan det anbefales at sikre faciliteter der i højere grad understøtter en uformel mødekultur. M2 FLEKSIBILITET OG RESSOURCEFULDHED Vi bemærker ligeledes at der udføres få møder med eksterne i huset. Det anbefales at møderum beregnet til møder med borgere og eksterne fortsat anvendes til interne møder - for at sikre fleksibilitet og m2 ressourcefuldhed. 6
Hvad bruger vi vores dag på? Nedenstående viser arbejdsprocesfordelingen for de enkelte centre. Adm. og økonomi Centre: I huset 73% 45% 23% 1% 3% 11% 1%2% 3% 11% Pc-arbejde/skrivebordsarbejde Koncentrationskrævende arbejde ved arbejdsstationen Koncentrationskrævende arbejde andet steds Uformelle møder i huset Aftalte interne møder i huset Møder med externe i huset Ude af huset Andet Kommer slet ikke på kontoret Ude af huset 27% Signatur Dagtilbud og skole By, miljø og erhverv borgerservice og kultur 40% 23% 1% 2% 14% 6% 4% 1% 9% 31% 28% 1% 5% 12% 1% 6% 4% 12% 37% 20% 1% 2% 10% 3% 9% 5% 13% Direktionen 35% 17% 7% 40% 2% Drift og teknik Social og sundhed børn og familie 31% 18% 1% 5% 13% 1% 9% 5% 17% 25% 23% 1% 3% 9% 2% 13% 2% 20% 23% 24% 3% 3% 17% 3% 9% 1% 17% udvikling og styring 11% 11% 5% 3% 5% 1% 8% 2% 54% Alle 31% 23% 2% 4% 12% 2% 9% 3% 15% FORSKELLIGE BEHOV I CENTRENE BØR AFSPEJLES I INDRETNINGEN Der er en relativt stor variation i fordelingen af arbejdsprocesser på tværs af centre. Variationen i data tyder på forskellige behov i de forskellige centre. Det anbefales at disse forskelle afspejles i indretningen og fordelingen af faciliteter. 7
Hvad bruger vi vores dag på? ved arbejdsstation Graferne viser fordelingen af arbejdsprocesser fordelt på aktiviteter der foregår ved arbejdsstationen, mødeaktiviteter og ude af huset. 68% 63% 59% 57% 46% af tiden står skrivebordene tomme 52% 49% 48% 47% 54% 22% møder 47% Generelt for alle centre: få uformelle møder og mange planlagte møder 23% 22% 19% 18% 15% 15% 14% 10% 18% ude af huset 64% 35% 31% 27% 27% i gennemsnit er 27% ikke tilstede i løbet af en arbejdsdag 22% 16% 14% Pc-arbejde/skrivebordsarbejde Koncentrationskrævende arbejde ved arbejdsstationen Koncentrationskrævende arbejde andet steds Uformelle møder i huset Aftalte interne møder i huset Møder med externe i huset Ude af huset Andet Kommer slet ikke på kontoret 2% 27% VARIERENDE RATIO Der er gode muligheder for at anvende ratio ved indretning af rådhusløsningen. Data tyder på at der med fordel kan arbejdes med varierende ratio, tilpasset det enkelte center. Signatur VELFUNGERENDE SUPPORTFACILITETER Arbejdsområder indrettet med ratio bør suppleres med fælles support faciliteter der både understøtter forskellige former for samarbejder og mulighed for at trække sig og være alene.ved fleksibel indretning anbefales desuden variation i zoner - f.eks aktive zoner og stillezoner så medarbejdere har mulighed for at vælge faciliteter der bedst understøtter deres arbejdsopgaver. Adm. og økonomi Dagtilbud og skole By, miljø og erhverv borgerservice og kultur Direktionen Drift og teknik børn og familie Social og sundhed udvikling og styring alle Direktionen Social og sundhed Dagtilbud og skole Drift og teknik By, miljø og erhverv Adm. og økonomi borgerservice og kultur børn og familie udvikling og styring alle udvikling og styring børn og familie Drift og teknik borgerservice og kultur Social og sundhed By, miljø og erhverv Adm. og økonomi Dagtilbud og skole Direktionen alle 8
rumobservationer i farum og værløse Rumobservationerne blev foretaget 3 gange om dagen i 3 dage kl. 9, 11 og 14. Ved rumobservationerne blev det registreret om rummet var i brug og hvor mange skriveborde/ arbejdspladser som var i brug. Rumobservationer kan bruges til at pege på tendenser i forhold til brug af rum. i gns. er 52% af arbejdsstationer i brug -ved max. brug er det i gns. 71% af arbejdsstationerne som er i brug. Adm. og Økonomi Dagtilbud og Skole By, Miljø og Erhverv Borgerservice og Kultur Direktion Drift og Teknik Børn og familie Social og Sundhed Udvikling og Styring Gennemsnit gns. brug af arbejdsstationer for hvert center 60% 44% 55% 72% 47% 34% 52% 63% 41% 52% Adm. og Økonomi Dagtilbud og Skole By, Miljø og Erhverv Borgerservice og Kultur Direktion Drift og Teknik Børn og familie Social og Sundhed Udvikling og Styring Gennemsnit MAx. brug af arbejdsstationer for hvert center 69% 75% 66% 90% 80% 69% 55% 80% 59% 71% Små møderum 0-5 pers Mellem møderum 6-20 pers Store møderum Gennemsnit gns. brug af mødelokaler for alle centre 28% 33% 11% 24% gns. brug af kantine i værløse (ved gennmgang kl. 9-11 og kl.14) Kantinen 1% kantine kun i brug til frokost mødelokaler er i brug i gns. 24 % af arbejdsdagen -små og mellem-store møderum bruges mest RATIO ANBEFALING: 80% I GENNEMSNIT På baggrund af ovenstående data anbefales en gennemsnitlig ratio på 80% - suppleret af velfungerende og forskelligartet supportfaciliteter. Observationer viser at den maximale tilstedevrelse i rådhuset på tværs af afdelinger ligger på 71%. Ved etablering af et aktivitetsbaseret arbejdsmiljø med velfungerende supportfaciliteter kan forventes en yderligere nedsættelse af tilstedeværelse ved arbejdsstationen da andre faciliteter vil anvendes istedet for skrivebordet. Hertil kommer at der ses en generel tendens til fald i medarbejderantal i de danske kommuner i dag. Der tages altså udgangspunkt i ovenstående data og tendenser i branchen og anvendes et forsigtighedsprincip for at nå frem til den anbefalede gennemsnitlige ratio på 80%. Det anbefales at ratio varieres og tilpasses de enkelte enheder således at indretningen afspejler lokale variationer i arbejdsprocesser og brug af m2. AKTIVERING AF LEDIGE M2 Der er ledige m2 ressourcer i kantinen og møderum i dag, som I fremtidens rådhus anbefales aktiveret i højeregrad ved flerfunktionsanvendelighed. 9
Fordele og ulemper ved ratio FORDELE udfordringer Befordrer flydende arbejdspladser og dermed fleksibilitet og videndeling Flydende arbejdspladser understøtter nye relationer og dermed videndeling og tværfaglighed. Frigør m2 til andre faciliteter og understøtter dermed mangfoldighed i indretningen. Færre tomme skriveborde sikrer positiv fortætning af arbejdsmiljøet. Giver plads til større afstand mellem arbejdsstationer dermed oplevelse af plads, luft og ro Understøtter teamorientering ( i stedet for individuel orientering). Opfattes som en stor forandring og kan skabe utryghed. Denne forandringsproces må ikke underkendes og bør håndteres som en forandringsproces med afsæt i organisationens overordnet vision. Den fleksible indretning kræver nye vaner, og det stiller store krav til ændret adfærd på arbejdspladsen. Det kan anbefales at arbejde med etablering af fælles leveværdier eller kodeks, for at sikre fælles forståelse for adfærd i de nye fysiske rammer. Kræver praktiske hensyn særligt ift. IT, ergonomi og fælles arkivering. Det kræver f.eks nye vaner ift: clean desk (man rydder sit bord når man går fra det); fælles arkivering (og evnen til at holde fælles orden og system i dette); evnen til at indstille bord og stol så det passer til ens individuelle behov (her er det vigtigt med up-to date kontorinventar der er let at indstille), mm. 10
Flere faciliteter på de samme m2 Nedenstående viser princippet for at hvis vi deler mere så for vi flere faciliteter. 11
Ny adfærd i nye rammer Nedenstående er opsamling fra fællesworkshop med administrationsudvalget og chefgruppen, samt workshop med mellemledere. Visionen for rådhusløsningen kræver ny adfærd for både ledere og medarbejdere, og forandringen giver anledning til nogle udfordringer og bekymringer som skal takles i den kommende proces. Lederadfærd Rollemodel for ny adfærd Udfordre vanetænkningen Ejerskab til den fælles vision Synlighed og nærvær Skabe rammer for den gode dialog Sikker håndtering af fortrolighed i åbne arbejdsmiljøer Medarbejderadfærd Borgerfokus fokus på kerneopgaven Proaktivt bidrage med sin viden og faglighed overfor kolleger også på tværs Opsøge ny viden og erfaringer fra kolleger også på tværs Villighed til at øve sig i nye vaner og arbejdsgange Respekt for forskelligheder Åbenhed overfor andre fagligheder Bevægelse i huset aktivt anvende nye muligheder Uformel mødekultur Bekymringer og udfordringer Medarbejderinddragelsesprocessen og kommunikation omkring forandringen En stor forandring for nogle Nye vaner kan være svære for nogle Fra papir til digitalt Bekymring om at det bliver one-size-fits-all IT og telefoni der understøtter fleksibiliteten Det anbefales at arbejde med en veltilrettelagt medarbejderinddragelsesproces, hvor ledere og medarbejdere inddrages og arbejder videre med dialogen omkring forandringen. Det anbefales at IT projekt følger ændringen i de fysiske rammer således at det sikres at den ønskede mobilitet understøttes teknologisk 12
4 scenarier/m2 analyse nyt rådhus Nedenstående viser beregning på forventet m2 behov i det nye rådhus ved 4 forskellige ratio-scenarier. M2 analysen bygger på indsamlet data og testfit af eksisterende byggeri samt en række forudsætninger beskrevet forneden. kapacitet i eksisterende bygning kapacitet i nybyggeri Ratio (gennemsnit) Kapacitet: Antal medarbejdere i eksisterende byggeri Ratio (gennemsnit) Behov: Antal medarbejdere i nybyggeri Behov: Antal arbejdsstationer i nybyggeri Behov: brutto m2 i alt inkl centrale faciliteter i nybyggeri total m2: Ratio 100% 119 med arb. Ratio 100% 181 med.arb. 181 arb. st. 4220 m2 6420 m2 Ratio 85% 140 med arb. Ratio 85% 160 med arb. 136 arb. st. 3320 m2 5520 m2 Ratio 80% 149 med arb. Ratio 80% 151 med arb. 121 arb. st. 3020 m2 5220 m2 Ratio 75% 159 med arb. Ratio 75% 141 med arb. 106 arb. st. 2720 m2 4920 m2 Forudsætninger for m2-beregning 300 medarbjedere Eksisterende rådhus udgør 2200 m2 Kapacitet i eksisterende bygning A: 119 arbejdststationer (jvf testfit) 20m2/ fuldgod arbejdsstation inkl supportfaciliteter (bruttotal) i nybyggeri eksklusiv centrale fællesfaciliteter (byrådssal, kantine, køkken). 22m2/ fuldgod arbejdsstation inklusiv centrale fællesfaciliteter. Erfaringstal fra seneste rådhusbyggerier (bl.a. Egedal og Viborg Rådhus) anvender 22 m2/ fuldgod arbejdsstation eksklusiv kælder og inklusiv centrale fællesfaciliteter CENTRALE FÆLLESFACILITETER Byrådssal : 60 personer inkl. tilhører. placeres ved siden af kantinen, så hvis der kommer mange tilhørere til et byrådsmøde kan der åbnes op til kantinen. 100 m2 Kantine der forudsættes at der spise i 2 holdsskift a 150 pers (kan slåes sammen med byrådssal til særlige arrangementer (210 pers.) 300 m2. Produktionskøkken til kold/varm mad til 300 pers 200 m2 Med udgangspunkt i data kan SIGNAL anbefale en ratio på 80%. Det giver et forventet samlet m2 behov på 5220m2. 13
Anbefalinger: Gennemsnitlig ratio på 80% Total m2 behov på ca. 5220 m2 Varierende ratio tilpasset arbejdsprocesserne i de enkelte centre Etablering af velfungerende og forskelligeartede supportfaciliteter Variation af supportfaciliteter tilpasset centerets særlige behov Fokus på etablering af faciliteter der understøtter en uformel mødekultur Indretning og adfærd der understøtter m2 flerfunktionalitet og ressourcefuldhed 14