IT-strategi 2007 2009 for Gladsaxe Kommune
Indholdsfortegnelse Indholdsfortegnelse...2 IT-strategi 2007 2009...3 Opbygning og begreber i IT strategien...3 Oversigt over strategier...4 Baggrund - Hvor er kommunerne på vej hen med IT...5 Strategi 1: Styrke den digitale kommunikation med borgere og virksomheder...7 Borgerportalen, borger.dk...7 Virksomhedsportalen, virk.dk...8 Hjemmesiden gladsaxe.dk...8 Selvbetjening...8 Digital signatur og adgangsstyring...8 Elektronisk brevudveksling...9 Strategi 2: IT som middel til levering af serviceydelser...10 IT på skoleområdet...10 IT på pleje- og omsorgsområdet...10 IT på biblioteksområdet...11 Internet adgang...11 Strategi 3: IT i den interne administration...12 Økonomi- og lønsystem...12 ESDH systemer...13 Digital byggesagsbehandling...14 Sociale systemer i centraladministrationen...14 eindkomst register...15 Sundhedssystemer...15 IT-systemer på decentrale institutioner...15 GIS...16 Miljøsystemer...16 Ledelsesinformationssystemer...16 Strategi 4: Organisation og IT...18 Udbud...18 Nye fagsystemer...19 Større opgraderinger af eksisterende fagsystemer...20 Prioritering...20 IT- omkostninger...21 Projektstyring...22 Kontorplatform...22 Netværk...23 Positivliste...23 IT-supportstrategi fra IT-afdelingen...23 Hjemmearbejdspladser...25 Telefoni, herunder IP-telefoni...25 Open Source...25 Sikkerhedspolitik...26 2
IT-strategi 2007 2009 IT-strategi 2007 2009, eller snarere Digital Strategi 2007 2009, angiver udviklingsretning, rammer og principper for digitalt understøttede indsatsområder i Gladsaxe Kommune i årene 2007 2009. Strategien er i forhold til tidligere stærkt præget af de tiltag, som Videnskabsministeriet, Finansministeriet, KL og Danske Regioner har igangsat for at fremme den offentlige digitale udvikling. IT er ikke et mål i sig selv, men et af de vigtigste værktøjer til den effektivisering og rationalisering, som alle virksomheder fortsat skal håndtere. Det er derfor mere de afledte resultater, som er den største interesse i forbindelse med IT-strategien. IT- strategien er opdelt i 4 delstrategier: Styrke den digitale kommunikation med borgere og virksomheder, IT som middel til levering af serviceydelser, IT i den interne administration og IT og organisation. IT-strategi 2007 2009 indeholder nogle anbefalinger om analyse og eventuel udskiftning af nogle af Gladsaxe Kommunes væsentligste fagsystemer som bl.a. ESDH-, økonomi- og lønsystem. Derudover vil strategien lægge op til, at Gladsaxe Kommune i løbet af de kommende år gennemfører en omfattende tilpasning af eksisterende fagsystemer til de fællesoffentlige aktiviteter, som er ved at blive igangsat. Dette vil i perioden sætte fokus på den lange række af medarbejdere, som i de næste par år skal involveres i de forøgede aktiviteter, som omlægninger af fagsystemer altid vil medføre. Opbygning og begreber i IT strategien IT strategien opererer med tre centrale begreber: Strategi, indsatsområder og handlingsplaner. IT strategien indeholder endvidere beskrivelse af IT afdelingens funktion og ansvar og kompetencefordeling i forbindelse med nyindkøb og vedligeholder af IT systemer. Strategi: Strategier er flerårige, tværgående områder som er centrale for Gladsaxe Kommunes digitale udvikling. Nærværende strategi omfatter 4 delstrategier. I beskrivelsen af de enkelte strategier er der opstillet et antal udvalgte indsatsområder og dertilhørende handlingsplaner. Strategierne omfatter opgaver i flere eller alle centre og forvaltninger. Indsatsområder: Under hver strategi er der udvalgt en række indsatsområder. Handlingsplaner: Under de enkelte indsatsområder er der afledt konkrete implementerings, analyse og udviklingsopgaver, som skal sikre, at indsatsområderne og dermed strategierne udmøntes i løbet af strategiperioden. Handlingsplanerne indeholder konkrete beskrivelse af baggrund og formål, handlinger, milepæle, succeskriterier, organisation og ansvar. 3
Gladsaxe Kommunes IT strategiplan for 2007-2009 er bygget op omkring 4 strategier, 29 indsatsområder og en række handlingsplaner. I praksis er strategierne gensidigt afhængige, placering af indsatsområder og handlingsplanerne med videre er foretaget på baggrund af et skøn af, hvad der er det primære fokus og hvad der er baggrunden for handlingsplanen. Handlingsplan for 2007 og delvis 2008 vedlægges IT-strategi 2007 2009. Endelig handlingsplan for 2008 og handlingsplan for 2009 forelægges henholdsvis ultimo 2007 og ultimo 2008. Oversigt over strategier Strategi 1: Styrke den digitale kommunikation med borgere og virksomheder Indsatsområder: Borgerportalen, borger.dk Hjemmesiden gladsaxe.dk Selvbetjeningsløsninger Digital signatur Elektronisk brevudveksling Strategi 2: IT som middel til levering af serviceydelser: Indsatsområde: IT på skoleområdet IT på pleje- og omsorgsområdet IT på biblioteksområdet Internet adgang Strategi 3: IT i den interne administration: Indsatsområder Økonomi- og lønsystem ESDH systemer Digital byggesagsbehandling Sociale systemer Sundhedssystemer IT-systemer på decentrale institutioner GIS Miljøsystemer Ledelsesinformationssystemer Strategi 4: Organisation og IT Indsatsområder Udbud Nye fagsystemer Større opgradering af eksisterende fagsystemer Prioritering IT-omkostninger Projektstyring 4
Kontorplatform Netværk Positivliste IT-support fra IT- afdelingen Hjemmearbejdspladser Telefoni, herunder anskaffelse af IP-telefoni Open source Sikkerhedspolitik Baggrund - Hvor er kommunerne på vej hen med IT IT-udviklingen i kommunerne har i de seneste år været præget af, at De centrale myndigheder i stigende omfang sætter krav til nye løsninger, herunder en række portalløsninger, som der skal interfaces til Den nye Borgerportal og Virksomhedsportal vil opstille regler omkring åbenhed og borgeradgang til de fleste fagsystemer, som vil kræve o væsentlige ændringer til eksisterende fagsystemer o nye adgangskontroller og logninger o et helt nyt sikkerhedskoncept for kommunen Antallet af fagsystemer og løsninger er kraftigt stigende Kompleksiteten i løsningerne er fortsat stigende Løsningerne er standardløsninger og ikke skræddersyede, idet omkostningerne ved vedligeholdelse ellers bliver for dyre Den gennemsnitlige levetid for et fagsystem fortsat er faldende. Mange nye løsninger kan alene driftes hos leverandøren. Dette gælder i stigende grad også for løsninger, som leveres af andre end KMD Antallet af systemleverandører til de enkelte funktionsområder er faldende. Dette vil forstærkes, når kommunalreformens virkninger med færre kommuner slår fuldt igennem. Der vil fra det fællesoffentlige blive arbejdet på, at der er flere leverandører til alle væsentlige systemer Kravene til dokumentation og opfølgning er stigende Kravet til kvalitetsforbedringer og rationaliseringer gennem anvendelse af ITsystemer vil stige Især de nye fællesoffentlige portalløsninger, som f.eks. Borgerportalen, Virksomhedsportalen, Miljøportalen og sundhed.dk, vil stille store krav til kommunerne om tilpasning til faste nye standarder, nye sikkerhedsløsninger og indskrænkninger i valgmuligheder af løsninger. I det omfang det lykkes de fællesoffentlige myndigheder at finde en mere ensartet platform, vil denne centraliserende ensretning være til fordel for alle offentlige myndigheder. Det er pt. primært lagt i hænderne på Den Digital Taskforce (Finansministeriet) og Videnskabsministeriet at bane vejen for en større standardisering. En af de vigtigste forudsætninger er, at der bliver vedtaget en række åbne standarder, så de enkelte fagmoduler på en enkel måde kan sameksistere med hinanden. Den større kompleksitet i IT-drift og IT-implementering kan i en fremtid gøre det interessant at undersøge, hvorvidt Gladsaxe Kommune kunne have en fordel i, at indgå i et større samarbejde herom. Erfaringerne fra tværkommunale IT-samarbejder har indtil videre ikke været nogen udpræget succes. 5
Det gør det vigtigt, at Gladsaxe Kommune vælger en IT- implementeringsstrategi, som bygger på standarder, alment udbredte fag- og kontorsystemer samt aktivt implementerer nye fællesoffentlige løsninger. Det gør det endvidere nødvendigt, at kommunerne er parat til at afsætte ressourcer, herunder manpower, til implementering af de mange IT-projekter. Ifølge Finansministeriet er de fleste initiativer selvfinansierende på sigt, men der skal påregnes en væsentlig mellemfinansiering. 6
Strategi 1: Styrke den digitale kommunikation med borgere og virksomheder Gladsaxe Kommunes digitale kommunikation med borgere og virksomheder skal styrkes i strategiperioden. Det betyder, at digitale løsninger skal anvendes i videst mulig omfang, når kommunen kommunikerer med borgere og virksomheder, og at der skal være øgede muligheder for digital selvbetjening tilgængeligt for borgere og virksomheder. For at sikre dette vil der i strategiperioden være fokus på følgende områder: Fællesoffentlige portalløsninger Hjemmesiden gladsaxe.dk Selvbetjeningsløsninger Digital signatur Elektronisk brevudveksling. Borgerportalen, borger.dk Primo 2007 blev den nye fællesoffentlige borgerportal, borger.dk, søsat. Hermed blev 200 selvbetjeningsløsninger gjort tilgængelige for Gladsaxe Kommunes borgere. Der er ikke tale om nye selvbetjeningsløsninger, men om de løsninger, som allerede fandtes på f.eks. netborger.dk, skat.dk mv. Fordelen ved den nye løsning er, at alle løsninger er samlet. Det hedder fortsat, at indgangen til det offentlige skal være de kommunale hjemmesider. Men den nye borgerportal kan med stor sandsynlighed i løbet af en kort årrække blive den centrale fællesoffentlige indgang for alle borgere. Det er derfor vigtigt, at Gladsaxe Kommune allerede nu sikrer, at kommunen dels er tilmeldt de væsentligste selvbetjeningsløsninger, dels anmelder egne selvbetjeningsløsninger til borgerportalen. I Regeringen, KL og Danske Regioners Mod bedre digital service, øget effektivitet og stærkere samarbejde lægges der op til, at i 2010 bør alle digitale selvbetjeningsløsninger integreres fuldt ud i borgerportalen og i 2012 skal alle digitale selvbetjeningsløsninger være fuldt integreret. Blandt disse løsninger er også løsningerne Min- Side, Mine-Børn mv. Løsningerne Min-Side, Mine-Børn mv. vil medføre, at alle de fagsystemer, som indeholder oplysninger om borgere, skal stilles til rådighed for borgerportalen. Dette vil formentlig medføre, at alle de pågældende fagsystemer skal fornys eller i hvert fald ændres væsentligt. Derudover skal der etableres et sikkerhedssystem som sikrer, at der dels er adgang, dels lukket for misbrug. Specielt omkring implementering af de afledte sikkerhedssystemer må det vurderes, i hvilken grad kommunerne fortsat er interesseret i, at drifte fagsystemer internt. Det er målsætningen, at borgerportalen og de øvrige fællesoffentlige portaler skal bidrage til at effektivisere den offentlige sektor med heraf følgende forbedringer af service (åben døgnet rundt, hurtigere svar på spørgsmål) og besparelser. Det er meget uklart, hvad udviklingsomkostningerne til portalløsningerne vil løbe op i, men de vil på landsplan formentlig være flere milliarder kroner. En af forudsætningerne for, at 7
Min-Side, Nem-mail mv. bliver en succes vil være, at der findes en mere forankret og udbredt løsning på en digital signatur. Virksomhedsportalen, virk.dk I lighed med Borgerportalen er der implementeret en virksomhedsportal, virk.dk. Virksomhedsportalen er den fællesoffentlige servicekanal over for virksomheder. I 2009 skal virksomhederne kunne tilgå alle statslige og kommunale erhvervsrettede digitale indberetningsløsninger via virksomhedsportalen gennem digital signatur. I 2010 skal mindst 75 % af alle indberetninger fra virksomheder være digitale. Hjemmesiden gladsaxe.dk Gladsaxe.dk er borgernes og virksomhedernes elektroniske indgang til Gladsaxe kommune. Borgere og virksomheder skal kunne søge oplysninger om kommunens aktiviteter, regler og beslutninger, samt hurtigt og fleksibelt betjene sig selv 24 timer i døgnet. Gladsaxe Kommune skal derfor i strategiperioden implementere de IT-hjælpemidler, der muliggør en hurtig og fleksibel betjening af borgerne på kommunens hjemmeside. Det er målet: At flest mulige oplysninger er tilgængelige for borgerne og virksomhederne på gladsaxe.dk At gladsaxe.dk lever op til gældende krav for fælles standarder og tilgængelighed. At gladsaxe.dk er blandt den bedste tiendedel i testen Bedst på nettet. Selvbetjening Det er Gladsaxe Kommunes mål at tilbyde så mange selvbetjeningsløsninger som muligt. Indtil for få år siden var det i høj grad op til kommunerne og KMD at definere og udvikle selvbetjeningsløsninger. Denne udvikling gik i stå, dels på grund af kommunalreformen, men også på grund af, at løsningerne blev besværliggjort af lovgivningsregler samt af manglende interesse hos borgerne. Gladsaxe Kommune vil fortsat udvikle egne selvbetjeningsløsninger i det omfang, disse er specifikke for Gladsaxe Kommune. Det er Gladsaxe Kommunes vision at være i front med hensyn til tilpasning til de fællesoffentlige indsatsområder. Gladsaxe Kommune vil fortsat primært satse på fællesoffentlige løsninger. Digital signatur og adgangsstyring I 2003 fik TDC overdraget opgaven af Videnskabsministeriet at udvikle og udbrede forskellige typer af digitale signaturer. TDC vandt opgaven i konkurrence med et konsortium, hvor bl.a. bankerne og KMD deltog. Det har vist sig mere vanskeligt end forventet for TDC at udbrede deres digitale signatur, især fordi de fleste borgere har 8
valgt fortsat at anvende deres home-banking løsning som indgang til flere af portalløsningerne. Videnskabsministeriet har meddelt, at de går i fornyet udbud på en digital signatur i 2008. Det er Gladsaxe Kommunes ønske, at der vælges en løsning, som kan tilfredsstille alle parter, så men ikke fortsat skal operere med flere konkurrerende løsninger. Udover en ny fælles digital signatur, skal der udvikles og implementeres et landsdækkende sikkerhedssystem, som muliggør, at alle borgere med en digital signatur får adgang til alle relevante offentlige databaser, uanset hvor disse befinder sig. Et sådant fællesoffentligt sikkerhedssystem vil fra centralt hold blive sendt i udbud, formentligt i 2008. Gladsaxe Kommune vil hurtigst muligt implementere de løsninger, som vælges. Elektronisk brevudveksling Det er et stort ønske for alle offentlige myndigheder, at man på en nem og sikker måde kan kommunikere med borgere og virksomheder. Der er blevet påbegyndt nogle forsøg herpå, bl.a. e-boks og i Gentofte Kommune. e-boks kan i dag alene anvendes til masseforsendelser til borgere. Det er ikke muligt for myndigheder og borgere at sende enkelmail ad denne vej. Gentofte Kommune tilbyder alle deres borgere en digital postkasse. Det er dog op til den enkelte sagsbehandler at undersøge, om borgeren har en sådan postkasse og derefter huske at anvende denne. Sidstnævnte kan næppe være en varig løsning. Regeringen, KL og Danske Regioner har i marts 2007 udsendt Mod bedre digital service, øget effektivitet og stærkere samarbejde. Her lægges der op til en fællesoffentlig postkasse, hvor alle borgere skal anmelde deres e-mail konto i lighed med det eksisterende bankkontonummer i Nem-Konto. Løsningen hedder Dokumentbox. Forslaget vil sammen med den nye digitale signatur åbne for, at alle offentlige myndigheder, borgere og virksomheder på sikker vis kan sende fortrolige e-mails. Løsningen vil på sigt afskaffe de ovenstående eksisterende løsninger. Det er Gladsaxe Kommunes strategi, at implementere den fællesoffentlige e-mail løsning hurtigst muligt når løsningen ligger klar. Der arbejdes endvidere med en fællesoffentlig Nem-SMS, som muliggør, at borgere kan tilmelde sit mobilnummer. Der vil herigennem være muligt at advisere borgerne om f.eks. lægebesøg, vandforurening, biblioteksudlån og væsentlige informationer. 9
Strategi 2: IT som middel til levering af serviceydelser Gladsaxe Kommune stiller IT-løsninger til rådighed for mange borgere i det daglige. Det er især inden for skole-, pleje- og omsorgs- samt biblioteksområdet. Det er vigtigt for Gladsaxe Kommune, at kommunen opleves som en kommune i front med hensyn til den digitale service. IT på skoleområdet Skoleafdelingen har i 2004 udsendt IT-strategi på folkeskolerne, 2004-2008. ITstrategien er senest justeret i december 2006. Der henvises til handlingsplanerne mv. i nævnte strategi. Det er vigtigt for Gladsaxe Kommune, at skolerne er forsynet med et tilstrækkeligt antal moderne pc ere som muliggør, at eleverne opnår de nødvendige færdigheder samt at undervisningen kan fortages på måde, som sikrer at lærerne har de rette værktøjer til deres undervisning. Af nye tiltag vil skolerne i 2007 2009 bl.a. foretage en større satsning på Interaktive Whiteboards samt udlån af pc ere til elever, som ikke har mulighed for selv at anskaffe IT-udstyr. IT på pleje- og omsorgsområdet Pleje- og omsorgsafdelingen har godkendt en IT-strategi med tilhørende handlingsplaner for området, dækkende 2007 og 2008. Der henvises til strategien. Alle oplysninger om borgerne på pleje- og omsorgsområdet skal kunne håndteres, dokumenteres og deles i et enstrenget elektronisk system. Det gælder når der er tale om oplysninger som Gladsaxe Kommune producerer og når der er tale om oplysninger fra samarbejdspartnere som fx private leverandører af hjemmehjælp, læger, sygehuse, apoteker m.v. Systemet skal kunne anvendes af visitationen til dokumentation af myndighedsafgørelser, til organisering og arbejdstilrettelæggelse hos leverandører på pleje- og omsorgsområdet, til vidensdeling blandt alle medarbejdere på omsorgsområdet og til udtræk af relevant ledelsesinformation. Formålet er, at sikre fleksibilitet og fokus på kvalitet i opgaveløsningen. Fleksibilitet i opgaveløsningen kan øges ved, at alle medarbejdere på omsorgsområdet altid har adgang til den nyeste viden og kan dele viden med kollegaer, når de har brug for det. Kvaliteten kan øges når medarbejderne kan dokumentere indsatsen ude hos borgerne, når de løser en opgave som hjemmehjælper, social- og sundhedsassistent, sygeplejerske, daglig leder eller visitator. Systemet skal være let at anvende i det daglige arbejde. Målet er at udbygge Rambøll Care til et system, som alle medarbejdere på pleje- og omsorgsområdet har adgang til og kan anvende i den daglige løsning af opgaver. 10
Alle medarbejdere skal selv direkte dokumentere tildelingen og udførelsen af ydelser på pleje- og omsorgsområdet. Dette skal ske i umiddelbar tilknytning til tildelingen af eller udførelsen af ydelser. IT på biblioteksområdet Gladsaxe Bibliotek vil i 2007-2008 gennemføre et samarbejdsprojekt med andre biblioteker. Projektet vil dreje sig om udviklingen af bibliotekernes formidling og fremtidige rolle. Projektet støttes af Biblioteksstyrelsen. Gladsaxe Bibliotek deltager i følgende: Brugernes Bibliotek har til formål at undersøge bibliotekets rolle i forhold til de selvorganiserende brugeres adfærd med henblik på teknologiske forsøg, der kan medvirke til at fastlægge en strategi for bibliotekerne på området. Bogbidder har til formål at understøtte og udvikle den elektroniske formidling af skønlitteratur Second Life har til formål at undersøge muligheden for at tilbyde brugerne en ny og alternativ måde at agere med biblioteket på, en måde, der er tilpasset de forventninger, som især de unge har med deres færden på internettet. Internet adgang Det er Gladsaxe Kommunes strategi at sikre, at borgerne har adgang til internettet fra flest mulige steder i kommunen, for herigennem at sikre muligheden for at anvende bl.a. selvbetjeningsløsningerne. Der er til dato opsat mulighed for at komme på internettet fra alle biblioteker, Gladsaxe Sportscenter, Grønt IdeCenter og Aktivcentret. I takt med behovet vil antallet af steder blive udvidet. 11
Strategi 3: IT i den interne administration En af de vigtigste kilder for at effektivisere den interne administration samt formindske stress-niveauet er effektive, sikre og brugervenlige kontor- og fagsystemer. Det er derfor vigtigt, at der i alle niveauer i Gladsaxe Kommune foretages løbende vurderinger af, hvorvidt arbejdsgange, rutiner og i sidste ende det/de pågældende fagsystemer lever op til de forventninger, som kan forventes. Der er dog lagt en række bånd på valg af fagsystemer, idet tiden for længst er løbet fra individuelle systemer eller individuelle tilpasninger af standardsystemer. Løsningen i dag er derfor at udsøge og implementere det mest fornuftige fagsystem og herefter - i samarbejde med de øvrige kommunale kunder løbende at påvirke leverandøren med hensyn til den videre udvikling. Det er således nødvendigt at have interne ressourcer til definition og beskrivelse af ændringer. Strategiperioden 2007 2009 vil indeholde nogle meget væsentlige analyser og eventuelle skift af flere nøgle fagsystemer. Økonomi- og lønsystem Gladsaxe Kommune er en stor virksomhed med en meget bred sammensat opgaveportefølje og en kompleks organisation. Gennem de senere år har en friere og mere decentraliseret budgetlægning og budgetopfølgning derfor vundet frem i Gladsaxe Kommune. Mål og resultatstyring er i den forbindelse et stærkt ledelsesværktøj, men også en stor administrativ udfordring. Disse forhold stiller særlige krav til de it værktøjer, som skal stilles til rådighed. Værktøjerne skal således tilgodese og understøtte behovet for styringsinformation og beslutningsinformation for både den decentrale og centrale ledelse. Kommunens økonomi- og lønsystemer skal med andre ord sikre en effektiv og nem styring af økonomi, aktiviteter og resultater for alle ledelsesniveauer. Gladsaxe Kommune tilstræber derfor en 100 % digitalisering af økonomistyringen, så der kan bruges mindre tid på administration og mere tid på styring. Dvs. mindre tid på indtastning og mere tid til opfølgning via rapporter m.m. Der skal samtidig arbejdes med at etablere fælles standarder for både økonomi- og lønsystemerne, som vil forenkle og lette dagligdagen for den enkelte medarbejder og leder. Herunder at systemet er enkelt at arbejde med og er afgrænset til de relevante dele af systemet for den enkelte medarbejder og leder. Endvidere bør en registrering et sted opdateres automatisk alle andre steder. Fx ligger 80 % af kommunens samlede udgifter på lønområdet, og der bør derfor overvejes, hvordan der kan opnås en bedre integration mellem systemerne til løn- og bogføringsopgaven. Der bør også vurderes, hvorvidt andre systemet med snitflader til økonomisystemet, bør integreres heri. Gladsaxe Kommune har allerede integreret indkøbsopgaven med økonomistyringen ved investeringen i Gatetrade. 12
Endvidere skal systemerne være fleksible, da der hele tiden stilles nye krav til systemerne. Fx stiller takstfinansiering nye krav i form af omkostningsbaserede budgetter og regnskaber. Systemerne skal derfor i størst muligt omfang baseres på standardsystemer, som er kendte på markedet, så videreudvikling og inddragelse af nye anvendelsesområder understøttes bedst muligt. Endelig bør systemerne kunne rumme de forskellige varianter af økonomistyring/opfølgning, så der ikke opstår forskellige skuffesystemer. Der er fastsat følgende initiativer i strategiperioden: at der inden udgangen af 2007 tages stilling på direktørmødet om der skal foretages et udbud af løn - og økonomisystemer ESDH systemer Gladsaxe Kommune har i de sidste 8 år anvendt Cirius som sit sags- og dokumenthåndteringssystem (ESDH). Systemet har i forbindelse med virksomhedssalg, fusioner mv. skiftet hænder mange gange og er senest videresolgt til virksomheden Traen, som er et Microsoft udviklingshus. Cirius er udviklet i Lotus Notes, og passer derfor dårligt ind i Traens produktportefølje. Der vil fra centralt hold blive foretaget et nyt FESD udbud (FESD2) en gang i 2008, med et forventet resultat i 2009. Hvis Gladsaxe Kommune skal afvente dette resultat, vil det være nødvendigt at fortsætte driften af Cirius i omkring 3 år, uden at leverandøren vil fortsætte udviklingen af systemet i denne periode. Det er derfor ikke realistisk, at Cirius kan fortsætte som Gladsaxe Kommunes ESDH system i de kommende år. Gladsaxe Kommune har derfor valgt, som en midlertidig løsning, at konvertere til ESDH systemet ProFile i løbet af 2007. ProFile er også Lotus Notes baseret og udviklet af den udviklingsgruppe, som oprindeligt udviklede Cirius. Der er derfor et stort sammenfald af funktionalitet og systemopbygning. Dette skulle gøre overgangen til ProFile relativt smidigt. Det er Gladsaxe Kommunes politik at vælge et ESDH system senest i 2010, som er FESD2 godkendt. Alle sager, som ikke er personsager, skal altid journaliseres i kommunens centrale ESDH system. En række fagsystemer indeholder muligheden af at foretage en vis grad af journalisering af persondata. Det er Gladsaxe Kommunes politik, at disse muligheder som udgangspunkt ikke må anvendes. Undtagelse herfra kan foretages, når alle følgende punkter er opfyldt: Der er en åbenlys fordel heraf Sikkerhed og logning kan dokumenteres Der foreligger et arkiveringssystem eller en aftale herpå Der er givet tilladelse af vicekommunaldirektøren. 13
Digital byggesagsbehandling Byggesagsbehandling er helt oplagt at digitalisere. Ansøgninger om byggetilladelse og dispensation skal være skriftlig og være underskrevet af ejeren. Der skal derfor arbejdes hen imod, at ansøgning om byggetilladelse og anmeldelser kan indsendes digitalt forsynet med en digital signatur. På sigt bør tegninger også kunne modtages elektronisk i kommunen. Regeringen har en målsætning om at nedbringe erhvervslivets administrative byrder med 25 % inden 2010. Som et led i at opnå dette mål, skal de administrative byrder lettes på byggeområdet for bygherrerne og deres rådgivere. Byggesagsafdelingen har iværksat et pilotprojekt, som omfatter digitalisering af ansøgningsblanketter til byggeri af garager og carporte mv. samt ombygning af enfamiliehuse. Denne elektroniske løsning vil være til fordel for mindre håndværksvirksomheder, som laver ombygninger i parcelhuse mv. og for de ikke professionelle bygherrer. Det vurderes at kommunen vil kunne registrere en lettelse i behandlingen af sagerne. Der gennemføres forsøg med en interaktiv ansøgningsprocedure samt digitalisering af den egentlige sagsbehandling, som kan behandle alle de faser i byggesagsbehandlingen, som ikke kræver en vurdering/skøn fra sagsbehandlernes side. Den første rent elektroniske licitation i Danmark er gennemført i marts 2005. Fra 2007 vil der ved statslige byggearbejder blive stillet krav om en digital aflevering samtidig med den fysiske aflevering af et byggearbejde. Udviklingen går hurtigt, og Byggesagsafdelingen skal kunne imødekomme krav, hvor en egentlig behandling af digitale tegninger (og senere 3D-modeller) vil være et krav. Der er allerede udviklet såkaldte projektweb løsninger, hvori alle byggesagens parter er enige om håndteringen af et ofte stort og komplekst elektronisk sagsmateriale. Der er yderligere sat gang i en udvikling indenfor renoveringssektoren med bl.a. digital opmåling som basis for videre projektering. (Erhvervs- og Byggestyrelsen i samarbejde med byfornyelsesselskabet SBS). Digitalisering af byggesagsarkivet (alle gamle papirtegninger, deklarationer, notater mv., der ligger i kælderen fordelt på 1.500 hyldemeter) vil udover bevaring for eftertiden (de ældste dele af arkivet er ved at smuldre) betyde flere lettelser. Borgeren kan selv hente relevante tegninger frem på sin skærm i hjemmet via Internettet i forbindelse med forberedelsen til en byggesag. Udstedelse af byggetilladelser vil på sigt kunne ske fuldt elektronisk, når også arkivsagen kan hentes frem på skærmen af byggesagsbehandleren. Byggesagsafdelingen vil spare ca. 5000 årlige afhentninger af sager fra kælderarkivet. Sociale systemer i centraladministrationen Mange af Gladsaxe Kommunes sociale systemer er meget gamle og rutinerne ikke fuld tilpasset den nye digitale tidsalder. KMD har derfor annonceret, at de over de næste par år vil modernisere de fleste af de sociale systemer. Primo 2007 har Gladsaxe Kommune implementeret et nyt system til jobcentrene (KMD Opera) og i løbet af 2007 vil der komme nye systemer til 14
KMD Børneydelse og KMD Boligstøtte. I 2008 vil der komme et nyt KMD Sociale Pensioner, som vil dække nogle af de nuværende funktioner. Det er Gladsaxe Kommunes politik løbende at implementere de nye versioner af systemerne for herigennem at kunne forbedre sagsbehandlingen og effektivisere arbejdsgangene. eindkomst register eindkomst er et register, der stort set skal indeholde de indkomstoplysninger, som fremgår af den ansattes lønseddel. Registret skal også indeholde indkomstoplysninger om pension, sociale ydelser og lignende. Systemet skal være i produktion i januar 2008. Sundhedssystemer Gladsaxe Kommune her på sundhedsområdet ikke nogen dækkende IT-systemer. På genoptræningssiden anvendes Rambøll Care, men på de øvrige områder, forebyggelse, kommunikation til andre sundhedsområder mv., har kommunen ikke de nødvendige værktøjer. KL har igangsat et udredningsarbejde for at klargøre, på hvilke områder, der mangler IT-systemer, for herigennem at motivere leverandørerne til at udvikle de pågældende systemer. Det er Gladsaxe Kommunes politik løbende at implementere de systemer, som måtte blive udviklet i de kommende år og på en tilfredsstillende måde understøtter sundhedsområdet. IT-systemer på decentrale institutioner På Gladsaxe Kommunes decentrale institutioner er der i dag en blanding af systemer, som delvist overlapper hinanden. På nogle institutioner anvendes Rambøll Care, på andre EKJ. Journalisering foregår enten på papir eller i andre fagsystemer. Der er derfor behov for, at der kommer en klar beskrivelse af, hvilke systemer, og som anvendes til hvad på de decentrale institutioner. SSF har nedsat en arbejdsgruppe, som vil komme med forslag til, hvilke systemer de decentrale institutioner skal anvende i fremtiden. I forbindelse med overførslen af decentrale institutioner fra Københavns Amt, har Gladsaxe Kommune valgt også at overtage amtets EKJ system. EKJ systemet er tiltænkt at kunne dække de fleste administrative opgaver på institutionerne, men Gladsaxe Kommune har i en overgangsperiode alene godkendt systemet til takstopkrævninger og stamjournal. Gladsaxe Kommune skal i strategiperioden vurdere, hvilke opgaver der kan lægges ind under EKJ systemet under hensyntagen til den generelle ESDH strategi. 15
GIS Der er forelagt en GIS strategi 2007-2008 i marts 2007. GIS betyder Geografisk Informations System, og er en samlet betegnelse for IT-systemer der kan analysere og visualisere i den geografiske dimension. I den mest enkle form betyder dette af vise forskellige temaer og sammenhænge på et kort. Der henvises til strategi og handlingsplanerne i ovennævnte strategi. Det er GIS strategiens formål at fremme brugen af GIS i alle dele af kommunen, og derved ikke alene i BMF. Det er tanken, at GIS skal være medarbejdernes og borgernes foretrukne indgang til data, når udgangspunktet er en adresse eller et matrikelnummer. Formålet med projektet er, at: Skabe et fælles billede af, hvor vi skal hen med GIS (vision) og få omsat visionen til konkrete mål for udvikling af GIS. Sikre sammenhæng mellem mål og ressourcer i GIS arbejdet Fastlægge den fremtidige organisering af GIS-arbejdet i BMF, - herunder sikre en koordineret indsats via en tværgående servicegruppe Styrke interessen for og kendskabet til GIS samlede muligheder hos ledelse og medarbejdere Miljøsystemer I forbindelse med overflytningen af miljøopgaver fra amterne til kommunerne, har Gladsaxe Kommune midlertidigt valgt at anvende amtets gamle systemer, som fortsat bliver driftet af Miljøministeriet i en kortere periode. Gladsaxe Kommune skal derfor senest når Miljøministeriet afvikler systemerne, forventelig i 2009, vælge, hvilke systemer man på sigt vil anvende til miljøopgaverne. I strategiperioden skal kommunen aktivt forholde sig til de data, der stilles til rådighed i den centrale Miljøportal. Kommunens miljøsystemer skal integreres med den centrale Miljøportal for at sikre, at vi henholdsvis kan aflevere og hente data. Ledelsesinformationssystemer Mange af Gladsaxe Kommunes fagsystemer indeholder et eget ledelsesinformationssystem, som muliggør, at der kan trækkes færdigdefinerede rapporter samt i nogen grad selv definere nye rapporter. Sidstnævnte vil dog i de fleste tilfælde kræve en del IT kundskaber. Vi har i dag ikke noget generelt værktøj til at lave ledelsesrapporter på tværs af fagsystemer eller større sammenhængende analyser. I Pleje- og omsorgsafdelingen gøres der forsøg med produktet Targit, som indgår i Rambøll Cares ledelsesrapporteringssystem. Inden der besluttes at implementere et generelt ledelsesinformationsværktøj er der behov for, at direktørkredsen og de enkelte forvaltninger opgør deres behov mere detailleret. Behovet for systematisk dokumentation i forhold til den politiske ledelse 16
skal også vurderes. Der skal endvidere tages højde for de igangværende initiativer fra centralt hold, primært KL. Der er nedsat en Dokumentationsgruppe, som har til formål at foretage ovennævnte behovsafdækning. De 2 største problemer ved ledelsesrapporteringsværktøjerne er, at det er meget vanskeligt og ofte meget dyrt, at få adgang til de data, som ikke er lagret hos os selv. Når der foretages analyser på grunddata, vil svartiderne for online forespørgsler og -opdateringer oftest blive forstyrret, hvorved de fleste IT-leverandører ikke tillader disse analyser. det kræver stor databaseviden samt løbende ajourføring om, hvordan leverandørerne designer deres databaser. Ikke alle leverandører vil oplyse designet, hvorved det ikke er muligt at foretage egne analyser. Der skal senest i 2008 tages stilling til, om og eventuelt hvorledes Gladsaxe Kommune vil implementere et generelt ledelsesinformationsværktøj. 17
Strategi 4: Organisation og IT Indkøb, implementering og den daglige drift af kommunes IT systemer udgør en væsentlig faktor for Gladsaxe Kommunes digitale udvikling. I strategiperioden vil der blive sat fokus på ansvarsfordelingen mellem de enkelte forvaltninger, centre og IT afdelingen samt på den interne organisering i forvaltningerne og centrene, når det handler om IT. Efter at den Digitale Styregruppe er blevet nedlagt, har der været behov for et tværorganisatorisk forum, hvor det er muligt at drøfte IT-relaterede opgaver. Den permanent arbejdsgruppe omkring IT får derfor til opgave at koordinere og indstille prioriteringer af opgaver, som har berøring med IT-projekter og IT-sikkerhed. Arbejdsgruppens opgaver er bl.a. Udarbejde IT-strategier Udarbejde årlige IT-handlingsplaner Udarbejde årlige evalueringsrapporter på IT-strategi og IT-handlingsplaner Indstille vurderinger og prioriteringer af systemønsker til Direktørmødet Udarbejde guidelines for business-case rapporter Være følgegruppe for udarbejdelsen af IT-sikkerhedspolitikken og ITkatastofeplanen samt andre tværgående IT-relaterede opgaver Ad hoc at indgå i andre typer af IT-relaterede projekter. Arbejdsgruppen sammensættes med en repræsentant fra hver forvaltning og center, med IT-chefen som formand. IT-afdelingen har en central rolle i udviklingen af anvendelsen af IT og tilhørende løsninger i hele Gladsaxe Kommune. Herunder er IT-afdelingen et centralt sted for opbygning af kompetence. Det er derfor vigtigt, at IT-afdelingen påtager sig denne opgave samt har ressourcer til at løfte opgaven. For at sikre, at IT-afdelingen på en forsvarlig måde kan løfte ovenstående, er det nødvendigt med nogle klare spilleregler for, hvordan ansvars- og rollefordelingen er i Gladsaxe Kommune. På det kontorplatformmæssige område vil især overgangen til Microsoft Office 2007 og Windows Vista være mærkbar. Begge systemer forventes begyndt udrullet i 2007. På det tekniske område vil der blive foretaget en række investeringer i forbedrede softwareudrulning, overvågning samt et helt nyt IT-sikkerhedskoncept, baseret på DS 484. Det ændrede IT-sikkerhedskoncept skal implementeres i alle kommuner i 2007/2008. Udbud Nogle kommuner har valgt at gå i samlet udbud på alle deres systemer hvert 4. eller 5. år. Gladsaxe Kommune har valgt, at gå i udbud på fagsystemer i den takt, der er ønske eller behov for at vurdere markedet eller anskaffe et nyt system. 18
Det er fortsat Gladsaxe Kommunes strategi alene at gå i udbud på afgrænsede områder og ikke i totaludbud. Nye fagsystemer Det er den enkelte forvaltning eller afdeling, som har ansvaret for, at der er implementeret de rette IT-systemer til støtte for arbejdsgangene. Det er ligeledes den enkelte forvaltning og afdeling, som har ansvaret for, at der fremskaffes de nødvendige økonomiske og personalemæssige ressourcer til indkøb, implementering og drift af det pågældende system. I forbindelse med et ønske om at vurdere, om der findes et IT-system eller et alternativt IT-system til et eksisterende system, kontakter forvaltningen eller afdelingen ITafdelingen. Hvis der forefindes mulige IT-systemer, kan der, hvis projektet er større, nedsættes en arbejdsgruppe, bestående af brugere og IT-medarbejdere, som samlet analyserer de forskellige muligheder. Ved mindre projekter udpeges en ansvarlig, som sammen med IT-afdelingen gennemfører projektet. IT-afdelingen skal involveres aktivt i alle IT-systemer inden forvaltningen/afdelingen påbegynder aktiv kontakt til leverandører eller anmoder om økonomiske ressourcer til projektet for at sikre det mest hensigtsmæssige projektforløb. IT-afdelingen er ansvarlig for, at systemerne kan driftes på kommunens IT-platform, at de kan driftes stabilt samt at der indgås en aftale med leverandørerne om løbende opdateringer og eventuel assistance. I tilfælde af, at IT-afdelingen ikke kan godkende et system, og der ikke kan opnås enighed om et andet system, forelægges sagen for Direktørmødet. Ved større projekter skal der udarbejdes en business-case, som beskriver de mulige fordele og ulemper. For øvrige projekter er det op til projektejeren. Gladsaxe Kommune vil anvende den business-case model, som Videnskabsministeriet udvikler i 2007. Business-case modellen skal være implementeret primo 2009. Der skal kun laves business-case analyse for projekter, som har en investering på over 1 mio. kr. eller en årlig driftsomkostning på over 250.000 kr. Som succesparametre anvendes: I år 2 efter idriftsættelsen skal driftsomkostningerne kunne finansieres af de tilhørende rationaliseringstiltag Derudover skal projektet kunne tilbagebetales på normalt 5 år. I de tilfælde hvor et nyt system er forårsaget af lovkrav, usikkerhed omkring en ITleverandørs fortsatte eksistens eller lignende forhold, kan der anvendes andre succesparametre i business-case analysen. Hvis projektet skønnes at koste mere end EU-udbuds grænsen, skal systemet udbydes i et EU-udbud, med mindre, der forefindes en SKI aftale på området. Inden projektet afsluttes skal det være besluttet, hvorledes systemet forankres i organisationen. Hermed tænkes på systemadministrator, superbrugere, fejlhåndtering, løbende oplæring af medarbejdere samt ansvarlig for systemet. 19
Ved valget af system indgår prisen som en vigtig faktor, men der bør lægges lige så stor vægt på, at systemet har en stor udbredelse blandt andre kommunale kunder, at der er sikkerhed for en fortsat udvikling af systemet samt at leverandøren vurderes som tilstrækkelig stabil. Det er Gladsaxe Kommunes politik primært at vælge standardsystemer uden egne tilretninger. Der skal være meget væsentlige årsager til at vælge et ikkestandardsystem eller udvikle egne rettelser. Hvis der ønskes valgt et ikke-standard system eller foretaget udvikling af rettelser/tilføjelser, skal dette i alle tilfælde godkendes af både vicekommunaldirektøren og IT-chefen. Valg af rammesystemer kan komme på tale i visse tilfælde. Det er forvaltningen/afdelingen/institutionen, som er ansvarlige for, at det valgte system opfylder de behov, det er anskaffet til at løse, samt at tilpasse arbejdsgange og rutiner forretningsmæssigt til det valgte system. Inden der underskrives kontrakt med et IT-system, skal den ansvarlige have koordineret med Byarkivet om hvorvidt data skal arkiveres i henhold til Arkivloven. I givet fald skal der være afsat budget til udgiften til en elektronisk arkiveringsversion. Inden IT-systemet tages i brug skal den ansvarlige afdeling sikre, at systemet er tilmeldt kommunens register over systemer (BYS), evt. også anmeldt til Datatilsynet. For nogle systemer vil det være formålstjenligt at outsource driften til enten leverandøren selv eller en anden virksomhed. I disse tilfælde skal det afklares, hvorledes Gladsaxe Kommune kan få adgang til data til brug for rapporter og anden ledelsesinformation. Større opgraderinger af eksisterende fagsystemer Større opgraderinger af eksisterende fagsystemer følger samme regler, som implementering af nye fagsystemer. Det er vigtigt, at Gladsaxe Kommune løbende vurderer, om de fagsystemer, der er i brug, også fortsat understøtter de funktioner, de oprindeligt er indkøbt til. Prioritering Det kan være vanskeligt at foretage en tværgående prioritering af de mange ITønsker, som løbende fremkommer. Ønskerne strækker sig fra lige fra versionsopgraderinger, som ofte kun koster et begrænset engangsbeløb, til større nye projekter med store engangsomkostninger og efterfølgende driftsomkostninger. Det har været praksis, at ønsker til fagsystemer, som alene medførte en begrænset engangsudgift på under ca. 30.000 kr., bliver finansieret af den centrale ITanskaffelseskonto. Øvrige projekter skal såvel anlægsmæssigt som driftsmæssigt finansieres af den pågældende forvaltning/afdeling. For de tværgående systemer som Økonomi, ESDH, Hjemmeside, Fokus mv. er det de tværgående centre, som varetager finansieringen. 20
Der har været en del forskel på, hvorvidt budgettet siden hen er flyttet til det centrale IT-budget. Hvis løsningen leveres af KMD, CSC eller EDB-Gruppen er det hovedreglen, at budgettet skal flyttes til den centrale IT-konto. Hvis systemet leveres af andre leverandører, er det op til en konkret beslutning, hvorvidt budgettet med fordel kan flyttes til den centrale IT-konto. Det er vurderingen, at IT-projekter med en sund økonomi bør kunne finansieres lokalt på baggrund af de forventede besparelser. Der er derfor i IT-strategien lagt op til, at der i hvert fald for større IT-projekter skal udarbejdes en business-case rapport, som bl.a. kan afdække et eventuelt mellemfinansieringsproblem samt besparelsesmuligheder. IT-projekter, som skyldes nye krav til kommunen eller udskiftning af forældede systemer, må finansieres igennem nye midler eller anden omprioritering. I det omfang, det ikke er muligt at tilvejebringe en finansiering, er det være op til Direktørkredsen, efter indstilling fra arbejdsgruppen omkring IT, at vurdere, hvorvidt der skal søges finansiering til det påtænkte projekt. IT- omkostninger IT-budgetter forefindes på mange udvalgsområder, men hovedparten er samlet på Økonomiudvalgets konti. På Økonomiudvalgets område er der i alt i 2007 et driftsbudget på 30,8 mio. kr. og et anlægsbudget på 5,2 mio. kr. Budgettet dækker alle centrale omkostninger til hardware, kontorplatform, de fleste fagsystemer og driftsomkostninger i øvrigt. På Børne- og Undervisningsudvalgets område er der afsat en anlægspulje på 2,8 mio. kr. til IT-udstyr på skolerne. Derudover en pulje på 1.2 mio. kr. til indkøb af udlåns pc ere (kun i 2007). Der er afsat 2,2 mio. kr. til drift af Skole-hjem portalen, herunder finansiering af lærernes ADSL opkobling. Endvidere er der et driftsbudget på 93.000 kr. til IT på tandklinikkerne. På Kulturudvalgets område er der afsat en anlægspulje på 1,1 mio. kr. til indkøb af IT-udstyr til bibliotekerne. På Social- og Sundhedsudvalgets område er der afsat en anlægspulje på 570.000 kr. samt en driftspulje på 1,1 mio. kr. til IT på omsorgscentrene. På Trafik- og Teknikudvalgsområdet er der afsat 514.000 til GIS og kortlægning. Endvidere er der i 2007 og 2008 overført ekstra 350.000 kr. til implementering af GIS-strategien. Vej- og parkafdelingen har et driftsbudget på 150.000 kr. til deres ITsystemer. Byggesagsafdelingen har fået en anlægsbevilling på 5,6 mio. kr. til indskanning af byggesagsarkivet. Miljøafdelingen har en årlig driftsbevilling på 80.000 kr. til GeoEnviron. Der skal i foråret 2008 tages stilling til, hvorvidt delbudgetter for området med fordel kan centraliseres eller decentraliseres. 21
Projektstyring I strategiperioden er der lagt op til, at der skal gennemføres en række meget store ITprojekter. Det er derfor vigtigt, at disse projekter forankres grundigt hos ledelsen for derved at sikre, at de nødvendige ressourcer og beslutninger. Især de risikobetonede og tværgående projekter som f.eks. nyt økonomisystem og et nyt ESDH system skal forankres i direktørkredsen for at sikre projekterne. Til alle IT-projekter, uanset størrelse, skal der udpeges en projektleder. Afhængig af projektets størrelse, skal projektlederen frigøres for andet arbejde i projektperioden. Ved større projekter vid det være nødvendigt, at flere medarbejdere frigøres for at sikre projektets fremdrift. Senest ved valget af et system, skal der være udpeget en projektleder samt besluttet en projektorganisation. Gladsaxe Kommune skal i strategiperioden vurdere, hvorvidt der er basis for at implementere et generelt projektværktøj som f.eks. Prince2. Et sådant værktøj vil i givet fald blive obligatorisk for alle større projekter. Kontorplatform Gladsaxe Kommunes kontorplatform består i dag af Microsoft Office 2003, Share- Point og Lotus Notes 6.5. Vi er bundet til at anvende Lotus Notes, så længe vores ESDH system er baseret på dette produkt. Det er kommunens politik, at ESDH-systemet på et passende tidspunkt, i lighed med alle andre IT-systemer, skal over på en SQL-baseret platform. Indtil dette er sket, er det vigtigt, at Gladsaxe Kommune løbende opgraderer Lotus Notes til en af de seneste versioner. Et eventuelt skifte til Microsoft Exchange vil bringe Gladsaxe Kommunes platform i mere overensstemmelse med hovedparten af kommunerne i Danmark. Der vil dog være et stort arbejde i at omlægge de mange databaser, som i dag er udviklet i Notes. Dette arbejde vil løbe op i mange mandeår. Den nye version af Microsoft Office, version 2007, er i sin opbygning meget forskellig fra den nuværende version. Der skal i 2007 tages stilling til, hvornår en opgradering synes rimelig. Overgangen til Office 2007 vil formentligt foregå løbende over et år. Det tilstræbes, at overgangene mellem de 2 Office versioner kan gennemføres med en begrænset skriftlig instruktion. Gladsaxe Kommune opgraderer ikke operativsystemer på arbejdsstationer, men anvender det operativsystem, den pågældende pc er født med. Denne beslutning medfører, at Windows Vista vil blive implementeret successivt fra primo 2008. Det tilstræbes, at Windows2000 maskinerne er udfaset senest i 2008. IT-afdelingen afholder alle omkostninger til kontorplatformen for både administrations- og undervisningsområdet, samt for de sikkerhedssystemer, som understøtter virus- og spamfiltrene. 22
Netværk IT-afdelingen er ansvarlig for tele- og datanetværk, såvel internt i bygninger (LAN) som forbindelser til rådhuset (WAN). Herunder ansvarlig for alle krydsfelter. Der må derfor ikke foretages nybygninger eller ombygninger førend det er aftalt med ITafdelingen, hvordan netværket skal opbygges. Den enkelte institution afholder selv alle omkostninger til LAN, mens IT-afdelingen som hovedregel afholder omkostningerne til WAN. Det er Gladsaxe Kommunes politik, at: Mest muligt af WAN netværket skal være baseret på fiber for at sikre hurtige og lyn ufølsomme forbindelser. I det omfang det er økonomisk attraktivt, etablerer Gladsaxe Kommune selv fibrene. I modsat fald lejes de af en teleudbyder. Alt LAN netværk etableres som PDS kategori 6. Krydsfeltrum og skabe skal altid holdes aflåste. Ingen brugere må selv opsætte routere, switche eller trådløse netværk på de kommunale netværk. Alle væsentlige linier som f.eks. den centrale internetforbindelse, MPLS forbindelsen mv. skal dubleres, så et enkelt liniebrud ikke medfører driftsafbrydelser. Positivliste Gladsaxe Kommune har en Positivliste (Lotus Notes database) over al det software og hardware, det er lovligt at anvende. Hvis en forvaltning/afdeling/institution mener at have behov for noget software eller hardware, som ikke figurerer på listen, skal de kontakte IT-afdelingen med hensyn til en afklaring af, om det ønskede produkt kan optages på Positivlisten. Hvis produktet ikke godkendes til Positivlisten må det ikke indkøbes eller tages i anvendelse. IT-supportstrategi fra IT-afdelingen IT-afdelingen yder fuld support på hardware, netværk, operativsystemer og kontorplatformen. Denne support består dels i telefonsupport, dels i onsite support. Gladsaxe Kommune har besluttet, at IT-superbrugere er en del at IT-support konceptet. Der skal derfor udpeges IT-superbrugere for alle administrative områder. Hvor mange IT-superbrugere, som hver afdeling skal udpege, er afhængig af ITsuperbrugernes og brugernes kompetencer inden for IT området. I det omfang, det er muligt, er det IT-superbrugerne, som kontakter IT-afdelingen ved problemer eller ønsker, for at sikre den mest effektive problemløsning. IT-afdelingen underviser i Lotus Notes og Word. Der kan aftales andre kurser i kontorpakken. IT-afdelingen vil ved anden IT-undervisning aktivt hjælpe med at finde en fornuftig løsning på dette, eventuelt ved hjælp af eksterne leverandører. I sidstnævnte tilfælde afholdes omkostningerne af bestiller afdelingen. Ansvaret for fagsystemer påhviler den ansvarlige for systemet. Denne vil i alle tilfælde være en bruger eller leder uden for IT-afdelingen. IT-afdelingen yder support i for- 23
bindelse med fagsystemer i det omfang, som det er muligt. IT-afdelingen råder ikke over ekspertise i brugen af fagsystemer, men vil gerne stå aktivt til rådighed ved bl.a. fejlsituationer og opgraderinger. IT-afdelingen forventer dog, at den ansvarlige for systemet også deltager. IT-afdelingen har den fulde support på de hardwareenheder, som indgår i ITafdelingen Positivliste. Supporten fungerer på den måde, at IT-afdelingen først vil forsøge at udbedre fejlen ved en fjernovertagelse. Hvis dette ikke løser problemet, skal brugeren eller dennes superbruger afmontere udstyret og sende det til ITafdelingen med kommunens postsystem. IT-afdelingen vil sikre, at der sendes erstatningsudstyr hurtigst muligt. Hvis fejlen er på større printere, vil IT-afdelingen dog tilkalde ekstern tekniker, hvis der fortsat er garanti på udstyret. Hardware, som ikke kan udbedres inden for garantien (3 år) kasseres ved fejl. IT-hardware, som direkte kobles på kommunens netværk, samt printere og skærme må alene indkøbes af IT-afdelingen, uanset anvendelsesområde. Øvrigt IT-hardware kan indkøbes lokalt, men der ydes alene support på udstyr, som indgår i ITafdelingens Positivliste eller indkøbes af IT-afdelingen. I tilfælde af, at udstyret ikke umiddelbart kan repareres eller garantien er udløbet, udfases udstyret og en eventuel genanskaffelse finansieres som ved nyt udstyr. IT-afdelingen finansierer stationære pc ere, skærme og printere til administrative arbejdspladser på rådhuset og de nye institutioner fra amtet. Arbejdsstationer til skoler, daginstitutioner, væresteder, sportscentre, biblioteker, omsorgscentre, tand- og sundhedsklinikker mv., alle bærbare pc ere uanset anvendelsessted samt hjemmearbejdspladser finansieres lokalt af den enkelte afdeling/institution/forvaltning. IT-afdelingen afholder alle omkostninger til servere, backup enheder, datalagring og andre centrale enheder. Der må ikke opsættes og driftes sådant udstyr af nogen andre afdelinger eller institutioner. IT-afdelingen afholder omkostningerne til WAN-infrastrukturen, dvs. dataforbindelsen mellem institutionerne og rådhuset. Der tilstræbes en båndbredde (hastighed), som er tilpasset institutionens behov. IT-afdelingen finansierer endvidere alle switche og routere i dette netværk. Kun IT-afdelingen må opsætte switche og routere, uanset anvendelsesområde. Med undtagelse af rådhuset og de nye institutioner fra amtet, afholder de enkelte institutioner selv omkostningerne til den interne kabling (LAN-infrastruktur). Kablingen skal følge den standard, BMF foreskriver. Kablingsomkostninger i forbindelse med større ombygninger og tilbygninger bør indgå i byggeprojektet. Det er Gladsaxe Kommunes politik, at der ikke indgås separate SLA (Service Level Agreements) for IT-supporten med de enkelte forvaltninger/afdelinger/institutioner. 24