Introduktion til PC Fuel Brugervejledning 31. oktober 2000 MODULAR CARD SYSTEMS A/S ERANTISVEJ 40 DK-4700 NÆSTVED DANMARK DOKUMENT: AR110009.003
2 31. oktober 2000 Brugervejledning
Indhold Brugervejledning 31. oktober 2000 3
Indhold Indhold... 3 Indledning... 5 Indledning... 6 PC Fuel's oprindelse... 6 Installation af PC Fuel... 6 Start af PC Fuel... 7 Indtastning af informationer... 9 Oprettelse af installationer, m.m.... 11 Oprettelse af installationer, m.m.... 12 Terminaler, pumper og tanke... 14 Kunder... 15 Transaktioner... 16 Hjemtrækning af transaktioner... 19 Hjemtrækning af transaktioner... 20 Overførsel af kortnumre... 23 Overførsel af kortnumre... 24 Oprettelse af kort m.m.... 25 Valg af kortterminaler... 25 Selve overførslen... 25 Komplet kommunikation... 26 Udskriv rapporter... 29 Udskriv rapporter... 30 Udskriv tankninger... 30 Fakturabilag... 33 Oversigt over menuerne i PC Fuel... 37 Oversigt over menuerne i PC Fuel... 38 4 31. oktober 2000 Brugervejledning
Indledning Brugervejledning 31. oktober 2000 5
Indledning Indledning PC Fuel er et Windows-baseret program. Det kan anvendes af virksomheder som har kortterminaler til tankning af brændstof. Programmet kan servicere og styre adgangs-rettighederne til disse, udføre beregning af kilometerstatistikker m.m., samt udskrive rapporter og fakturabilag. Denne brugervejledning giver en kortfattet beskrivelse af nogle af de mest benyttede funktioner i PC Fuel. - For yderligere oplysninger henvises til: PC Fuel - Service manual. PC Fuel's oprindelse Programmet PC Fuel er udviklet af Modular Card Systems A/S. Denne manual er baseret på PC Fuel version 2.30. En høj grad af kompatibilitet tilstræbes ved udvikling af nye versioner af PC Fuel. Copyright 1999-2000 by Modular Card Systems A/S. Installation af PC Fuel I forbindelse med installationen af PC Fuel, skal her blot nævnes at der på distributionsdisketterne/cd-rom'en findes et SETUP-program, som automatiserer installationen af PC Fuel: Når man dobbeltklikker på denne ikon, starter installationen af PC Fuel. 6 31. oktober 2000 Brugervejledning
Indledning Start af PC Fuel Første gang man starter PC Fuel, bliver man præsenteret for en dialogboks hvor man skal indtaste firmanavn og basis modulkoden: Når det er gjort, og der klikkes på OK, vil PC Fuel starte op. - Fremover vil man så se følgende dialogboks, hver gang man starter PC Fuel: Her indtastes adgangskoden til PC Fuel for det ønskede niveau. For almindelige brugere er adgangskoden som standard sat til 1111; men den kan ændres ved at vælge menuen Fil Bruger Bruger - skift adgangskode. Adgangskoden kan indtastes med enten store eller små bogstaver. Herefter kan man bruge PC Fuel som beskrevet i det følgende. - Det første man bør gøre er dog at indtaste de øvrige modulkoder man har erhvervet. Dette gøres via menuen Tilpasning Modulkoder. Her er det muligt at indtaste op til 16 modulkoder. Hver modulkode giver adgang til visse menuer og funktioner. - Så hvis nogle af de menuer der omtales i denne brugervejledning enten ikke er synlige eller tilgængelige, kan det skyldes at de tilhørende modulkoder ikke er erhvervet. Kontakt derfor leverandøren af PC Fuel, når der er behov for yderligere modulkoder. Brugervejledning 31. oktober 2000 7
Indledning Når man begynder at indtaste bogstaver og tal, bliver feltet rødt; men når det sidste (og korrekte) tegn indtastes, bliver feltet grønt. Indtastning af informationer For at kunne anvende PC Fuel må programmet have nogle informationer at arbejde med. Hvis man tidligere har oprettet data, som kan importeres til PC Fuel, kan man anvende dem her. Ellers må man først indtaste oplysninger om de installationer man har, samt om eventuelle kort, vogne og chauffører, m.m. Ved leveringen af PC Fuel medfølger som standard kun oplysninger om Typer. 8 31. oktober 2000 Brugervejledning
Indledning Brugervejledning 31. oktober 2000 9
10 31. oktober 2000 Brugervejledning
Oprettelse af installationer, m.m. Brugervejledning 31. oktober 2000 11
Oprettelse af installationer, m.m. Oprettelse af installationer, m.m. Man opretter installationer under menupunktet Rediger Netværk Installationer: 12 31. oktober 2000 Brugervejledning
Oprettelse af installationer, m.m. Når installationstabellen åbnes, fremkommer et vindue som dette (illustrationen viser også hvilken funktion de enkelte knapper i tabelvinduet har): Når man klikker på får man mulighed for at oprette en ny installation, i det vindue der nu fremkommer: Brugervejledning 31. oktober 2000 13
Oprettelse af installationer, m.m. Hvis der benyttes modem til kommunikationen med terminalen, skal man huske at indtaste modem telefonnummer, samt checke at kommunikationshastigheden (baud-raten) er korrekt. Klik på når de ønskede oplysninger er indtastet. - Det samme vindue fremkommer nu igen, så man kan indtaste oplysninger om den næste installation. Når alle installationer er oprettet og gemt, klikkes på Terminaler, pumper og tanke Disse oprettes ligeledes under Rediger Netværk. - Alternativt kan de oprettes under Rediger Rediger terminal netværk, hvor man også kan se en grafisk fremstilling af forløbet. I følgende eksempel er der på denne måde allerede oprettet en terminal med tilhørende tank og pumpe. Hvis man derefter klikker på terminalen og på Ny Pumpe, har man mulighed for at indtaste oplysninger om endnu en pumpe der ønskes oprettet i systemet: Kort, vogne og chauffører oprettes også under Rediger menuen, i undermenuen Lister. - Priser og eventuel rabat skal ligeledes oprettes her (under Rediger Prissætning...). 14 31. oktober 2000 Brugervejledning
Oprettelse af installationer, m.m. Kunder Nedenfor er vist vinduet til oprettelse af kunder (Rediger Lister Kunder): Klik på når de ønskede oplysninger er indtastet. Når alle kunder er oprettet og gemt, klikkes på Bemærk! Rabatter skal knyttes sammen med Kunder (markér den relevante Rabat gruppe; i det nederste felt.) Brugervejledning 31. oktober 2000 15
Oprettelse af installationer, m.m. Transaktioner Under menupunktet Rediger Transaktioner kan man eventuelt tilføje nye transaktioner, eller ændre i oplysningerne vedrørende de transaktioner der allerede er trukket hjem fra terminalerne. Dette gør det muligt at få korrekte oplysninger på rapporter eller fakturabilag. Hvis for eksempel dato og tid har været sat forkert i terminalen, kan man rette tidspunktet for transaktionen under felterne Dato/tid. I felterne vedrørende Transaktions værdier står de oplysninger der er hentet fra terminalen. - Pris (hvis angivet), vil som regel være pr. liter. Der vil kun være oplysninger i feltet Kilometertæller, hvis der skal indtastes kilometerstand før der kan tankes. Under Liter vises hvor mange liter den pågældende transaktion omfatter. I højre kolonne, under overskriften Flag, kan man specificere om transaktionen er en hjemmetankning, en tankning foretaget på et IDS-anlæg, eller eventuelt en tankning som er foretaget på en anden tankstation. Dette er en hjælp til at få nøjagtige informationer til rapporter, statistik eller fakturabilag. De enkelte felter under Forbindelser indholder ligeledes oplysninger som er hentet hjem fra terminalen. Se illustrationen til Rediger transaktion, på næste side. 16 31. oktober 2000 Brugervejledning
Oprettelse af installationer, m.m. Klik på når de ønskede oplysninger er indtastet. Når alle relevante transaktioner er redigeret og gemt, klikkes på Brugervejledning 31. oktober 2000 17
Oprettelse af installationer, m.m. 18 31. oktober 2000 Brugervejledning
Hjemtrækning af transaktioner Brugervejledning 31. oktober 2000 19
Hjemtrækning af transaktioner Hjemtrækning af transaktioner Hjemtrækning af transaktioner kan igangsættes på flere måder: man kan enten taste F9, eller klikke på denne ikon på værktøjslinjen: eller vælge Aktion Kommunikation Hjemtrækning af transaktioner. Herved åbnes en dialogboks hvor man kan markere om der skal flyttes transaktioner, og om vognlisten skal opdateres efter download: Før hjemtrækninger begynder, markeres den eller de ønskede terminal(er), ved at klikke på listen under Udvælgelse. - Man kan enten vælge Alle terminaler, eller en Gruppe af terminaler, hvis man har foretaget opdeling af terminalerne i grupper. Hvis man kun ønsker at hjemtrække transaktioner fra en enkelt terminal, markerer man den på listen under Installationer. - (Når man klikker på + ud for Installationer, vises der en liste over de installationer der er oprettet; og hvis man klikker på + ud for den ønskede installation, får man mulighed for at vælge den relevante terminal på den liste der nu vises.) Flyt transaktioner Hvis man sætter kryds i feltet Flyt transaktioner, vil man, næste gang man trækker hjem, modtage de transaktioner som ikke har været hjemtrukket før. - Hvis man ikke sætter noget kryds her, vil man 20 31. oktober 2000 Brugervejledning
Hjemtrækning af transaktioner modtage de samme transaktioner som tidligere har været hjemtrukket. Da PC Fuel indeholder check for identiske transaktioner, vil dette ikke være noget problem, idet dobbelttransaktioner filtreres fra. Af sikkerhedshensyn har terminalerne to elektroniske lagre. Transaktionerne opsamles i det primære lager, og når hjemtrækningen igangsættes bliver de overført til det sekundære lager, hvorfra de videresendes. Så længe man ikke har markeret Flyt transaktioner, bliver de oplysningerne om de hjemtrukne transaktioner stadig liggende i det sekundære lager. Skulle der ske nedbrud af telefonlinjen el.lign. under hjemtrækningen, vil nye tankninger stadig kunne foregå, idet oplysninger om disse transaktioner bliver samlet i det primære lager. Transaktionerne fra det sekundære lager kan ligeledes hentes hjem igen når fejlen er rettet. Opdater vogne... Hvis man ønsker beregning af kilometerstatistik, og bruger kilometerbegrænsning på vognene, kan man checke rubrikken Opdater vogne efter download af. Dette vil bevirke at terminalerne bliver opdateret med de senest indtastede kilometertal, så alle terminaler er ført up-to-date med de nyeste informationer. Når hjemtrækningen startes, viser et vindue (Q2 loggen) hvordan kommunikationen forløber. I dette vindue oplyses ligeledes hvor mange tankninger og liter der er trukket hjem i alt. Eksempel: Brugervejledning 31. oktober 2000 21
Hjemtrækning af transaktioner 22 31. oktober 2000 Brugervejledning
Overførsel af kortnumre Brugervejledning 31. oktober 2000 23
Overførsel af kortnumre Overførsel af kortnumre Som med hjemtrækning af tankninger, er overførsel af kort-, vogn- og chaufførnumre en enkel, men dog vigtig funktion. I dette kapitel gives en trin-for-trin beskrivelse af hvilke ting der må gøres i forbindelse med overførsel af kortnumre. Dersom man ofte opretter eller sletter kort, vogne eller chauffører, er det bestemt anbefalelsesværdigt at overføre numre ofte. Dette gælder så meget mere fordi det er muligt via PC Fuel at rette i listerne på den enkelte terminal. Hvis man taster F7, eller klikker på denne ikon på værktøjslinjen: Aktion Kommunikation Overførsel af lister, åbnes følgende vindue: eller vælger De fornødne procedurer i forbindelse med overførsel af lister beskrives nærmere i det følgende. 24 31. oktober 2000 Brugervejledning
Overførsel af kortnumre Oprettelse af kort m.m. For at få korrekte positivlister på kortterminalen, må man først oprette kort, vogn og chauffører. Men hvis man for eksempel ikke ønsker angivelse af chaufførnumre på tankningerne, kan man naturligvis udelade oprettelsen af chauffører. På samme måde kan vognnumre udelades. Oprettelsen af kort, vogne og chauffører er beskrevet i et af de foregående kapitler, Oprettelse af installationer, m.m. Afhængig af hvordan den angivne type er specificeret kan det være nødvendigt med indtastning af yderligere oplysninger. For eksempel vil man ofte i korttabellen binde et kort sammen med en chauffør, angive at der skal indtastes vognnummer, pinkode, km-stand samt vise at det indtastede vognnummer skal verificeres op mod vognnummerlisten på kortterminalen. Hvordan disse ting skal gøres samt hvilke muligheder der tilbydes, afhænger for en stor dels vedkommende af hvilke kortterminaler der er tilkoblet PC Fuel. Oplysninger om disse ting kan eventuelt fås hos leverandøren af PC Fuel. Valg af kortterminaler Nedenstående har kun betydning, hvis man har mere end én kortterminal tilkoblet. Ved kun én kortterminal vælges denne automatisk i forbindelse med overførsel af kortnumre. Dersom man har flere kortterminaler tilkoblet, må man først afgøre om man vil overføre numre til alle kortterminalerne (eller en gruppe af terminaler), eller kun til en enkelt terminal. (Se forklaring til illustrationen på side 20.) - I det daglige arbejde vil det være mest almindeligt at overføre til samtlige terminaler, dette sikrer nemlig at positivlisterne på alle de tilkoblede terminaler er ført up-to-date. Hvorvidt overførslen skal foregå til alle terminaler eller kun til en enkelt markeres i feltet Udvælgelse (Alle - Grupper - Installationer). Ønsker man kun at overføre til den valgte terminal, må man sikre sig at den er markeret under punktet Installationer. Selve overførslen Funktionen igangsættes ved at klikke på OK, eller ved at trykke på Enter. Overførselsfunktionen kan overføre både kort-, vogn- og chaufførnumre. Inden overførslen markerer man hvilke numre der skal overføres, ved at checke dem af i de pågældende rubrikker. Brugervejledning 31. oktober 2000 25
Overførsel af kortnumre Det er muligt at slette alle numre i alle lister som allerede ligger i kortterminalen, hvis denne mulighed checkes af. Først når dette er sket, overføres de nye lister, som man har markeret. Det er muligt under overførslen at afbryde denne ved at klikke på ikonen for Afbryd kommunikationen: Funktionen vil så afslutte øjeblikkelig med en fejlmeddelelse. Bemærk! Hvis man afbryder overførslen, bør man være opmærksom på at den kortterminal som overførselsfunktionen var ved at opdatere, i bedste fald vil indeholde meget mangelfulde lister for kort, vogne og chauffører. Komplet kommunikation Ud over de ovennævnte muligheder for kommunikation for kortterminaler, indeholder PC Fuel også et menupunkt for Komplet kommunikation. Denne funktion samler de ovennævnte muligheder; og giver endvidere mulighed for at sende priser til terminalerne, samt at checke deres dato og tid. Sidstnævnte funktion gør det muligt at rette terminalernes tid, så de harmonerer med PC ens tid. Man kan angive hvor mange minutters afvigelse der må være, før en regulering skal finde sted. Komplet kommunikation igangsættes ved at klikke på denne ikon på værktøjslinjen: 26 31. oktober 2000 Brugervejledning
Overførsel af kortnumre (Man kan også trykke på F8; eller vælge menupunktet Aktion Komplet kommunikation.) Når man har foretaget de ønskede markeringer (afkrydsninger), startes opringningen ved at klikke på OK, eller ved at trykke på Enter. Hvis feltet Standard er krydset af vil den valgte opsætning automatisk blive anvendt igen, næste gang man åbner PC Fuel og vælger Komplet kommunikation. Brugervejledning 31. oktober 2000 27
Overførsel af kortnumre 28 31. oktober 2000 Brugervejledning
Udskriv rapporter Brugervejledning 31. oktober 2000 29
Udskriv rapporter Udskriv rapporter PC Fuel indeholder flere muligheder for udskrift af rapporter, blandt andet almindelig tankningsudskrift og udskrift af fakturabilag. For hver af udskrifterne findes der en rubrik som kan afkrydses, således at man efterfølgende ikke igen behøver udskrive de transaktioner som måske allerede er udskrevne eller fakturerede (Markér som udskrevet/faktureret). Ligeledes findes der en rubrik til standard udskrift setup (Standard) for både almindelig udskrift af tankninger og for udskrift af fakturabilag. Hvis man sætter kryds i denne rubrik, vil rapporterne fremover blive udskrevet ifølge de kriterier man har specificeret i dialogboksen. Udskriv tankninger Der vises en dialogboks når funktionen Rapporter Tankninger vælges. Denne dialogboks giver mulighed for angivelse af forskellige ting i forbindelse med udskriften: 30 31. oktober 2000 Brugervejledning
Udskriv rapporter Man vælger hvordan man ønsker udskriften opdelt, på kort, vogn eller chauffør. I hvert enkelt tilfælde tager udskriftsprogrammet sit udgangspunkt i den pågældende tabel og finder de tankninger som hvert kort, vogn eller chauffør har foretaget og skriver dem ud. Der vælges også hvorvidt man kun ønsker nye tankninger udskrevet, det vil sige tankninger som ikke endnu er markerede som værende udskrevne, eller om man ønsker alle tankninger udskrevet. Tilsvarende kan man vælge om man ønsker alle typer transaktioner udskrevet på rapporten; eller eventuelt kun IDS- eller hjemmetankninger. Der er mulighed for at foretage en datoafgrænsning af udskriften. Ligeledes kan man vælge for hvilket kort, vogn, chauffør eller installation (eller gruppe) man ønsker tankninger udskrevet. Også produktafgrænsning kan foretages, hvis det ønskes. Gruppe refererer til det gruppefelt som findes både i kort-, vogn- og chaufførtabellen. Hvis man for eksempel ønsker udskriften opdelt på vogne, vil gruppen som indtastes her i opsætningen af udskriften, referere til vogngruppefeltet i vogntabellen. Og ligeså for kort og chauffører. På den måde kan man afgrænse udskriften til kun at omfatte en bestemt gruppe af kort, vogne eller Brugervejledning 31. oktober 2000 31
Udskriv rapporter chauffører. Feltet Indhold giver mulighed for at vælge hvorvidt der kun skal vises Totaler, eller, hvis Detaljer markeres, om samtlige tankninger skal udskrives. Man kan vælge om udskriften skal vises på skærmen eller udskrives på printeren; og hvis Komprimeret udskrift afkrydses, kommer udskriften til at fylde så lidt som muligt. Hvis der sættes kryds i rubrikken Markér som udskrevet, vil disse tankninger ikke blive udskrevet igen senere, hvis man har valgt Nye (tankninger). - Denne markering sker dog kun hvis man vælger udskrift til printer; og hvis man vælger Alle (tankninger), har man stadig mulighed for at få disse tankninger udskrevet. Udskrivningen igangsættes ved at klikke på OK, eller ved at trykke på Enter. Hvis man har valgt udskrift til skærm, præsenteres oplysningerne som vist i følgende eksempel: 32 31. oktober 2000 Brugervejledning
Udskriv rapporter Herfra er det også muligt at foretage en rigtig udskrift, hvis man klikker på printer-ikonen på værktøjslinjen: Hvis man ønsker en mere omfattende udskrift, kan man vælge Rapporter Transaktions statistik, som giver mulighed for at vælge af få flere oplysninger udskrevet. Fakturabilag Som i forbindelse med almindelig udskrift af tankninger vises en dialogboks når funktionen Rapporter Faktura bilag vælges. - Denne dialogboks giver mulighed for angivelse af forskellige ting i forbindelse med udskriften: Man starter med at markere om man ønsker fakturering for alle transaktioner, eller kun de nye (ikke tidligere hjemtrukne) transaktioner. Dernæst vælger man hvordan udskriften ønskes opdelt, på kort, vogn eller chauffør. I de allerfleste tilfælde ønsker man at tage udgangspunkt i den Brugervejledning 31. oktober 2000 33
Udskriv rapporter enkelte kundes kort. Der er mulighed for at foretage en datoafgrænsning af udskriften. Ligeledes kan man vælge hvilken kunde og/eller installation, (eller gruppe) man ønsker udskrevet. Hvis man ønsker fakturabilag for alle kundegrupper skal der ikke sættes kryds i Vælg... rubrikkerne. Feltet Udskrift giver mulighed for at vælge hvorvidt samtlige tankninger skal udskrives, eller kun totaler, samt hvorvidt der skal tilføjes km-statistik. Man kan vælge om udskriften skal vises på skærmen, eller udskrives på printeren; og hvis Komprimeret udskrift afkrydses, kommer udskriften til at fylde så lidt som muligt. Hvis der sættes kryds i rubrikken Markér som faktureret, vil de valgte tankninger ikke blive udskrevet på fakturabilaget senere. Dette sker kun hvis man vælger udskrift til printer. Hvis feltet Standard er krydset af, anvendes den valgte opsætning automatisk igen, næste gang PC Fuel startes op. Følgende eksempel viser udskrift til skærm: 34 31. oktober 2000 Brugervejledning
Udskriv rapporter Hvis man også ønsker en rigtig udskrift, kan man blot klikke på printer-ikonen: Brugervejledning 31. oktober 2000 35
Udskriv rapporter 36 31. oktober 2000 Brugervejledning
Oversigt over menuerne i PC Fuel Brugervejledning 31. oktober 2000 37
Oversigt over menuerne i PC Fuel Oversigt over menuerne i PC Fuel Fil Datasæt... Rediger Rediger positiv lister Bruger Skift bruger niveau Rediger terminal netværk Bruger - skift adgangskode Lister Sort-listede kort Supervisor - skift adgangskode Tekniker - skift adgangskode Kunder Positiv listede kort Printer setup... Vogne Udskriv Ctrl+P Chauffører Import... Tabel... Transaktioner Q1F Tank... Prissætning Priser IDS... Rabatter Eksport... Tabel... Afgifter Udvidet... Moms Q1F-Tank... IDS... Produkter Grupper Q8DIT... Netværk Lande Arkiv Backup... Installationer Rekonstruere... Arkivér gamle transaktioner... Gendan gamle transaktioner... Terminaler Tanke Pumper Oprydning... Smart service Vogn service Afslut Ctrl+X Vogntype Vogntype services Services Typer 38 31. oktober 2000 Brugervejledning
Oversigt over menuerne i PC Fuel Aktion Kommunikation Komplet kommunikation... F8 Hjemtrækning af transaktioner... Overførsel af lister... F9 F7 Send priser... Synkroniser dato og tid... Transaktions lager... Gennemløbstællere... Liste forespørgsel... Dato og tid... Retransmissions status... Kvitterings opsætning... Forespørg på kort nummer... Afbryd modemforbindelsen Ctrl+Z Initialisering af modem Test kommunikation Test modemforbindelse... Aktion... (fortsættes) Brugervejledning 31. oktober 2000 39
Oversigt over menuerne i PC Fuel Aktion... (fortsat) Service Remote EOS Upload fil... Download fil... Upload serie af filer... Download serie af filer... Remote Access... Kortterminal status... Reset kortterminal Software version Pumpe attributter Bankswitch... Alle gennemløbstællere Slet alle lister... Terminal emulering... Overfør transaktioner... Dan serie af kortholdere... Importer IDS transaktioner... Rediger km- statistik... Smart service... Service kald Færdig melding Ekstraordinært service Ret Service kald 40 31. oktober 2000 Brugervejledning
Oversigt over menuerne i PC Fuel Rapporter Tilpasning Transaktions statistik... Modulkoder... Faktura bilag... Kommunikation Generelt Tankninger... TO-I... Omkostninger... Menu opsætning... Beholdnings styring Genbestilling... IDS trans import opsætning... Beholdning... Generel opsætning Leverance... Gennemløb... Undtagelser Uønskede hændelser... Undtagelser på brændstof forbruget... Smart Service Historisk service rapport Service rapport Kortholder Vogn Chauffør Pris Opsætning Rapport Standard opsætning... Brugervejledning 31. oktober 2000 41
Oversigt over menuerne i PC Fuel Vindue Kaskadér Hjælp Indhold Tile horisontalt Søg efter hjælp om... Tile vertikalt Hjælp om hjælp Minimér alle Program information... Arrangér alle Luk Luk alle Q2log Værktøjslinje Statuslinje (More Windows)... 42 31. oktober 2000 Brugervejledning