D ET FÆLLESKOMMUNALE K VALITETSPROJEKT Delprojekt: Rekruttering og fastholdelse 1. Baggrund Den demografiske udvikling indebærer for kommunerne en dobbelt udfordring - flere ældre øger efterspørgslen efter velfærdsydelser, samtidig med at der bliver færre i arbejdsstyrken. De nye og større kommuner har givet et bedre udgangspunkt for at håndtere arbejdskraftudfordringen. Hvor det i nogle yderkommuner er svært at rekruttere højtuddannet arbejdskraft, er det i andre kommuner svært at fastholde lavtuddannede som følge af høje leveomkostninger. Uanset hvilke udfordringer kommunen står overfor, kræves en målrettet indsats i den enkelte kommune. Den 20.02.08 Ref KLU klu@kl.dk Dir 3370 3961 Weidekampsgade 10 Postboks 3370 2300 København S Tlf 3370 3370 Fax 3370 3371 www.kl.dk Side 1/1 2. Formål Projektet har fokus på både, hvad der gør kommunale arbejdspladser attraktive at søge, men også hvad der gør det attraktivt at forblive der. KL har i 2007 gennemført et projekt om rekruttering. 15 kommuner er blevet spurgt om, hvilke faktorer, de mener, har indflydelse på rekruttering. Kommunerne har tilkendegivet en række faktorer lige fra karriereudvikling over arbejdsorganisering til livsfasepolitik og ledelse. Med dette projekt ønskes denne viden fra Rekrutteringsprojektet foldet ud. I projektet skal årsagerne til og mulighederne indenfor de enkelte faktorer undersøges nærmere, og kommunerne skal afprøve forskellige metoder. Projektet munder ud i guides med anbefalinger og best practise om hhv. rekruttering og fastholdelse til brug for alle kommuner. Og projektet kan være med til at dokumentere og anbefale, hvad den enkelte kommune kan gøre for at styrke rekruttering og fastholdelse af bestemte faggrupper.
3. Mål, resultater og succeskriterier Kommunerne har forskellige rekrutteringsudfordringer. Udgangspunktet for at tilrettelægge en lokal rekrutteringsindsats er en undersøgelse af arbejdskraftudfordringen på de forskellige fagområder. Hver kommune udpeger et eller flere fagområder og identificerer, hvor det især er svært rekruttere den fornødne arbejdskraft. Derefter gennemføres en analyse af den nuværende arbejdskraftsituation på de/det udvalgte fagområde(r) i forhold til: Antal ubesatte stillinger Antal genopslag Personaleomsætning Den demografiske profil Sygefravær og vikarforbrug Til at supplere analysen vil der blive udarbejdet et spørgeskema, der kan bruges til at nå et spadestik dybere. Dermed kan kommunerne forhåbentlig komme tættere på en forklaring af, hvorfor der mangler arbejdskraft på området. I projektet skal de deltagende kommuner med udgangspunkt i den eksisterende viden om rekruttering og fastholdelse udvælge forskellige metoder og afprøve dem. Denne afprøvning kvalificeres ved, at de pågældende arbejdspladser indgår i netværk med lignende arbejdspladser fra andre kommuner. Indsatsen evalueres, og der skrives en guide om hhv. rekruttering og fastholdelse på baggrund af kommunernes erfaringer. Resultatmål i forhold til rekrutteringsindsatsen Det er muligt at opstille to målsætninger for rekrutteringsindsatsen i projekt Rekruttering og fastholdelse: 1. Udvikle en guide/katalog med forskellige indfaldsvinkler til rekruttering af medarbejdere. Indholdselementerne i guiden fastlægges i samspil med de deltagende kommuner. Temaerne i guiden skal tænkes utraditionelt og bredt i forhold til HR-indsatsen og kan fx være: Synliggørelse af rekrutteringsomkostninger Anvisninger til mentor- og introduktionsordninger Det gode elevforløb og elevplaner Anvendelse af de personalepolitiske rammer og vilkår i rekrutteringsindsatsen Identificere det attraktive ved den kommunale arbejdsplads indenfor de forskellige fagområder 2
Kortlægge kompetencebehovet på de forskellige stillingskategorier (indenfor visse områder er det ikke så entydigt, hvilke kompetencer og profiler, der er behov for) Målrette kommunikationen i rekrutteringsindsatsen Formidling af guiden til kommunerne kan fx ske via kurser. Derudover formidles projektets resultater gennem diverse medier. Succeskriterier 50% af kommunerne har kendskab til KL s rekrutteringsguide, og 30% har gjort brug af enkelte ideer fra guiden. Resultatmål i forhold til fastholdelsesindsatsen Det er ligeledes muligt at opstille to målsætninger for fastholdelsesindsatsen i projekt Rekruttering og fastholdelse 1. Udvikle en guide/katalog med metoder til fastholdelse af medarbejdere. Indholdselementerne i guiden fastlægges i samspil med de involverede kommuner. Temaerne i guiden skal tænkes utraditionelt og bredt i forhold til HR-indsatsen og kan fx være: At den personaleøkonomiske tænkning betaler sig, fx hvilke investeringer kræver det at sænke sygefraværet, og hvad er gevinsterne herved Livsfasepolitik og gevinsten herved og konkrete anvisninger til hvordan det kan udføres i praksis Personalepolitikken som drivkraft på den attraktive arbejdsplads Mangfoldighed som dynamo og gevinst i skabelsen af den attraktive arbejdsplads Den gode opgaveløsning skaber trivsel identificere en række gode arbejdspladser og analysere og formidle, hvad der skaber trivsel på disse 2. Formidling af guiden til kommunerne kan fx ske via kurser. Derudover formidles projektets resultater gennem diverse medier. Succeskriterier 50% af kommunerne har kendskab til KL s fastholdelsesguide, og 30% har gjort brug af indholdselementer fra guiden. 4. Deltagerkreds Følgende kommuner har valgt at indgå i projektet: Gribskov, Halsnæs, Herlev, Herning, Holbæk, Næstved, Rudersdal, Silkeborg, Solrød, Syddjurs, Varde, Viborg og Århus. 3
5. Organisering Projektet Rekruttering og fastholdelse indgår som et projekt i programmet Attraktive arbejdspladser i Det Fælleskommunale Kvalitetsprojekt. KL s projektleder for projektet er konsulent Karen Lund, konsulent Rune Munch Christensen vil være projektmedarbejder på projektet, begge Center for kompetenceudvikling og personalepolitik. Fra KL vil i øvrigt indgå: L-AT om personaleaftaler og overenskomster L-PJ om personalegoder K-CKP om arbejdsmiljø Ø-ØE med assistance til analyse og Enalyzer Derudover indgår medarbejdere fra KL s fagkontorer i det omfang, det skønnes nødvendigt. 6. Arbejdsform Den konkrete arbejdsform vil blive aftalt med de deltagende kommuner ud fra deres konkrete behov. De deltagende kommuner skal analysere og identificere den lokale arbejdskraftudfordring. Derefter vil forskellige indsatser og værktøjer blive afprøvet omkring rekrutterings- og/eller fastholdelsesproblematikken metoderne kan være alt fra det gode rekrutteringsforløb til branding. Projektet falder i tre faser: 1. Analyse af arbejdskraftudfordringerne 2. Afprøvning af indsatser og værktøjer 3. Formidling og dokumentation. Forventning til deltagerne Nedenfor er skitseret en række konkrete krav til kommunernes deltagelse i projektet: De deltagende kommuner afsætter ressourcer til at deltage i en arbejdsgruppe omkring projektet, der mødes fire til fem gange i hele projektperioden. Deltagerne gennemfører en analyse af de lokale arbejdskraftudfordringer ud fra et fælles undersøgelsesdesign og afrapporterer data til KL. Kommunen beskriver allerede afprøvede centrale indsatser. Kommunerne gennemfører rekrutterings- og/eller fastholdelsesindsatser inden på mindst ét fagområde. Kommunerne forventes at støtte de pågældende fagområder i deres deltagelse projektet fx med bistand af HR-konsulenter og/eller arbejdsmiljøkonsulenter. 4
Kommunerne sikrer den nødvendige ledelsesmæssige opbakning til projektet. Deltagerne må forvente at skulle give feed-back på det materiale, der udvikles. Kommunerne vil desuden bliver opfordret til at indgå i netværk med andre af de deltagende kommuner. KL s leverancer Projektet tager afsæt i det nylig afsluttede rekrutteringsprojekt og erfaringerne derfra. KL samler forskellige indsatser og værktøjer til rekruttering og fastholdelse. KL udarbejder oplæg til lokal analyse og spørgeskema.. KL afholder interview med et antal ledere for at verificere og nuancere spørgeskemaundersøgelsens resultater. KL gennemfører interview på de udvalgte fagområder i de enkelte kommuner. KL udarbejder faktaark "Myter og fakta om rekruttering og fastholdelse". KL udarbejder inspirationsmateriale til en rekrutterings- og fastholdelsesstrategi. KL samler og publicerer erfaringerne i et katalog Rekruttering og fastholdelse med gode eksempler. For en nærmere gennemgang af hvornår de forskellige aktiviteter finder sted, henvises der til tids- og aktivitetsplanen. 7. Tids- og aktivitetsplan Februar - marts 2008: Opstart 7. februar 2008: Opstartsseminar Marts 2008: 6. marts: Analyse af arbejdskraftudfordringer 1. udviklingsmøde: - Erfaringer fra Rekrutteringsprojektet. - Introduktion og diskussion af undersøgelsesdesign til, hvordan den strategiske og praktiske viden indsamles i kommunerne. - Fastlægger møder for resten af projektperioden. KL udformer undersøgelsesdesign i samarbejde med de deltagende kommuner. 5
Marts - april: Medio april: Maj: Maj-september: Maj: Juni: Juni: Analyse og spørgeskema i kommuner. Indsendelse af den indsamlede viden til KL. 2. Udviklingsmøde: - Diskussion af de lokale analyser og første resultater. - Valg af indsatser og værktøjer samt dannelse af netværk. Fase 2: Afprøvning af indsatser og værktøjer lokal projektperiode 1. fælles konference for projektet Attraktive Arbejdspladser. KL-interview med de udvalgte fagområder i kommunerne. 3. udviklingsmøde: - Diskussion af de foreløbige resultater og erfaringsudveksling. Afprøvning af forskellige rekrutterings- og fastholdelsesmetoder i kommunerne. September-oktober: November-december December December 2008: 4. udviklingsmøde opsamling af resultater. Fase 3: Formidling og dokumentation 2. fælleskonference for projektet attraktive arbejdspladser. Projektafslutning Kommunerne vil desuden blive opfordret til at deltage i afslutningskonferencen i KL s projekt om rekruttering i februar / marts. Deltagerne har med deltagerbetaling mulighed for at deltage. 6