Notat Bilag: Kommissorium 1.0 Den 30. januar 2014 Kommissorium for Medborgerskabsudvalget Aarhus Kommune Borgmesterens Afdeling Baggrund Byrådet vedtog 6. november 2013 at nedsætte et Medborgerskabsudvalg med borgere og politikere. Udvalget starter sit arbejde op i begyndelsen af 2014 og afslutter det i december 2015. Aarhus Kommunes arbejde med at styrke et aktivt medborgerskab forankres i denne periode i Medborgerskabsudvalget. Udvalget sekretariatsbetjenes af Borgmesterens Afdeling. Sammensætning af Medborgerskabsudvalget Udvalget består af 8 byrådspolitikere - en fra hvert parti og 8 borgere. Udvalget er først fuldtalligt, når alle 8 borgerrepræsentanter er rekrutterede. Medborgerskabsudvalget skal sikres fuld legitimitet. I rekrutteringsprocessen er det derfor vigtigt, at borgerne er engagerede uden at repræsentere specifikke dagsordener og særinteresser. Borgerne i udvalget udvælges således at der er mangfoldighed i forhold til køn, alder, uddannelse, etnicitet baggrund og bopæl. MBA Struktur og Samarbejde 8100 Aarhus C Sagsnr. 13/048046-1 Journalnr. Sagsbeh. Tine Holm Mathiasen Telefon 8940 2000 Direkte telefon Fax E-mail thma@aarhus.dk www.aarhus.dk Økonomi Udgifter til Medborgerskabsudvalgets arbejde afholdes af Borgmesterens Afdelings opsparring inden for en økonomisk ramme på 2,8 mio. kr. Når Medborgerskabsudvalget er fuldtalligt træffes endeligt beslutning om budget. Medborgerskabsudvalgets opgaver Medborgerskabsudvalget skal både udfordre den kommunale praksis omkring borgerinddragelse og inspirere til en ny praksis, for borgerinddragelse, samarbejde og samskabelse. Byrådet har 6. november 2013 besluttet, at udvalget har følgende opgaver: 1
1. Formulere forslag til medborgerskabspolitik 2. Udvikle et bredt og alsidigt katalog over borgerinddragelsesmetoder 3. Gentænke kommunikationen mellem borger og kommune. Dertil kommer tre øvrige opgaver, som Byrådet også har besluttet skal indgå i udvalgets arbejde: 4. Arbejde videre med Mangfoldighedens dag (Byrådet 9. oktober 2013) 5. Ansvar for at udvikle en model for anvendelse af deltagerbudgetter (Byrådet 27. november 2013) 6. Varetage inddragelse af etniske minoriteter (Byrådet 18. december) Medborgerskabsudvalget skal løfte disse opgaver i samarbejde med et mangfoldigt og repræsentativt udsnit af borgere, frivillige, foreninger, virksomheder, råd, eksperter og ansatte i kommunen. I det følgende konkretiseres Medborgerskabsudvalgets opgaver herunder metode, overordnede tidsplaner, implementering og forankring. 2
1. Formulere forslag til medborgerskabspolitik Medborgerskabspolitikken skal udgøre den fælles ramme for et aktivt medborgerskab i Aarhus Kommune. Medborgerskabspolitikken skal udvikles i samarbejde og samskabelse med et bredt udsnit af byens borgere. Medborgerskabspolitikken er en videreudvikling af den værdimæssige ramme for frivillighed. Medborgerskabsudvalget identificerer fælles temaer, som samarbejdet mellem borgere, politikere og kommune kan udfoldes under. Overordnet tidsplan Forslag til medborgerskabspolitikken afleveres andet halvår af 2015. Processen og tidsplanen er tilrettelagt således, at viden og erfaring fra Medborgerskabsudvalgets arbejde kan indgå i formulering af forslag til Medborgerskabspolitikken. Forslaget afleveres så forslaget kan vedtages endeligt af Byrådet inden udgangen af 2015. Udkast til Medborgerskabspolitik. Udvalget afleverer forslag til Byrådet om, hvordan medborgerskabspolitikken kan implementeres. Herunder hvor og hvordan politikken skal forankres i organisationen og blandt øvrige interessenter. 3
2. Udvikle et bredt og alsidigt katalog over borgerinddragelsesmetoder Medborgerskabsudvalget udarbejder et bredt og alsidigt katalog over borgerinddragelsesmetoder. Kataloget skal bidrage til at styrke samarbejde med borgerne. Kataloget bygger videre på Aarhusmodellen for borgerinddragelse. Link Fremadrettet skal borgerne inddrages tidligere og mere målrettet end det sker i dag. Desuden skal forventningerne til samspillet mellem borger og kommune afstemmes. Medborgerskabsudvalget igangsætter og afprøver konkrete initiativer, som kan indgå i kataloget. Udvalget indsamler viden og erfaring fra tidligere, nuværende og kommende borgerinddragelsesmetoder og processer. Overordnet tidsplan Kataloget over borgerinddragelsesmetoder færdiggøres inden udgangen af 2015. Udkast til katalog over borgerinddragelsesmetoder. Udvalget afleverer forslag til Byrådet om, hvordan viden og erfaring, som samles i kataloget, kan implementeres og forankres i organisationen og blandt øvrige interessenter. 4
3. Gentænke kommunikationen mellem borger og kommune. Kommunikationen mellem borger og kommune skal være mere målrettet og tilpasset borgernes behov og forskelligheder. Kommunikationen skal understøtte aktivt medborgerskab og et stærkere samspil mellem kommune og borgere. Medborgerskabsudvalget er ansvarlig for, at der gennemføres en proces, hvor kommunikationen mellem politikere, borgere og kommunen gentænkes. Processen skal både forholde sig til, hvad der kommunikeres og hvordan der kommunikeres. Tidsplan Resultatet af Medborgerskabsudvalgets arbejde med at gentænke kommunikationen afsluttes senest ultimo 2015. Byrådsindstilling, der indeholder forslag til, hvordan kommunen kan styrke kommunikationen med omverdenen. Udvalget forholder sig til implementering og forankring af kommunikationsindsatsen. 5
4. Mangfoldighedens dag På Byrådsmødet 6. november 2013 besluttede Byrådet, at Medborgerskabsudvalget skal arbejde videre med forslaget om Mangfoldighedens Dag. Mangfoldighedens Dag sætter fokus på forskellige minoriteters forhold og muligheder i det Aarhusianske samfund. Medborgerskabsudvalget afklarer, om der skal afholdes Mangfoldighedens Dag. Hvis forudsætningerne er til stede for at holde Mangfoldighedens Dag, kan Medborgerskabsudvalget træffe beslutning om tema. Temaet og dagens indhold kan variere fra år til år. Mangfoldighedsdagen iværksættes og koordineres af Borgmesterens Afdeling. Forudsætninger for en succesfuld gennemførelse af Mangfoldighedens Dag er, at der er opbakning og interesse fra byens borgere og at dagen indgår i en meningsgivende kontekst eventuelt koblet til allerede eksisterende initiativer. Tidsplan Medborgerskabsudvalget træffer beslutning om fastsættelse af dato for eventuel afvikling af Mangfoldighedens Dag i 2014. Beslutning om der er forudsætning for at holde Mangfoldigheds Dag i perioden 2014-2015. Er forudsætningen til stede, træffer Medborgerskabsudvalget beslutning om tema. 6
5. Deltagerbudgetter (Udvalget skal sætte rammen) Byrådet besluttede 27. november 2013 at ansvaret for at udvikle en model for kommunens anvendelse af deltagerbudgetter placeres i Medborgerskabsudvalget. Hensigten er, at sikre en tværmagistratslig koordinering og metodeafprøvning. Deltagerbudgetter er en metode til udmøntning af offentlige budgetter. Arbejdet med deltagerbudgetter, skal bidrage til at: Styrke samarbejdet mellem borgere, politikere og kommune. Bidrage til at afdække behov, efterspørgsel og effekt ved brugen af deltagerbudgetter. Medborgerskabsudvalget udpeger i samarbejde med Magistratsafdelingerne konkrete øvebaner, hvor deltagerbudgetter kan afprøves. De konkrete øvebaner kan udpeges blandt igangværende initiativer eller kommende initiativer. Af notat, som er medsendt til økonomiudvalgets behandling af deltagerbudgetter, fremgår det, at det vil være hensigtsmæssigt at få et overblik over, hvor der arbejdes med deltagerbudgetter eller er ønsker om igangsættelse af konkrete initiativer. Med udgangspunkt i øvebanerne vil Borgmesterens Afdeling, sammen med magistratsafdelingerne, også afdække, hvilke økonomiske og juridiske forhold, der generelt gør sig gældende, når vi anvender deltagerbudgetter. På den baggrund kan det vurderes hvilken opgave, der ligger i at implementere deltagerbudgetter som metode. Tidsplan Skal præciseres. En model, som beskriver anvendelsen af deltagerbudgetter herunder: Oversigt over økonomiske og juridiske forhold vedr. deltagerbudgetter. Overblik over opgaver, der knytter sig til at implementere deltagerbudgetter som metode Erfaring fra øvebaner Implemetering 7
6. Inddragelse af etniske minoriteter 18. december 2013 besluttede Byrådet at nedlægge Integrationsrådet. Fremover skal arbejdet med at inddrage byens etniske minoriteter varetages af Medborgerskabsudvalget. Der lægges med beslutningen op til at gentænke borgerinddragelsen af etniske minoriteter. Dette i forhold til de politiske processer men også i forhold til udviklingen af kommunens ydelser og service. Der er udarbejdet en evaluering af det afgåede Integrationsråd. Evalueringen er foretaget af Rambøll. I denne evaluering kan Medborgerskabsudvalget hente inspiration til videreudvikling af inddragelse af etniske minoriteter. Tidsplan Løbende. Udvalget forholder sig til implementering og forankring af indsatsen. 8