EazyProject. Brugermanual. Version 2.4

EazyProject Brugermanual Version 2.4 Side 1 af 66

Indholdsfortegnelse 1. Introduktion... 7 1.1 Om EazyProject... 7 1.2 Support... 7 1.3 Generel sikkerhed (ved en leje-løsning)... 7 1.4 Opret genvej til systemet på Windows skrivebordet... 7 1.5 Daglig brug af EazyProject... 7 1.5.1 Mit overblik... 7 1.5.2 Brugermanualen... 8 1.5.3 Log ind/log ud/skift bruger... 8 1.5.4 Navigation... 8 1.5.5 Sortering... 8 1.5.6 Print af sider... 9 1.5.7 Infoboks... 9 1.5.8 Global søgning... 9 2. Mest almindelige problemer ved brug af internet programmer... 10 2.1 Problemer med at data på skærmen ikke bliver opdateret... 10 2.2 Problemer med at grafer og gantt-kort på skærmen ikke bliver opdateret... 10 2.3 Problemer med at udskrive farver fra Internet Explorer... 10 2.4 Indholdet på skærmen ser rodet ud... 11 3. Kunder... 12 3.1 Introduktion til kunder og aktiviteter... 12 3.2 Opret kunde... 12 3.3 Rediger kunde... 12 3.4 Slet kunde... 12 3.5 Søg efter kunde... 12 3.6 Kundeoversigt... 12 3.7 Opret aktivitet... 12 3.8 Ret aktivitet... 13 3.9 Slet aktivitet... 13 3.10 Søg efter aktivitet... 13 3.11 Aktivitetsoversigt... 13 3.11.1 Godkend/afslut en aktivitet... 13 3.12 Kundelogin... 13 3.13 Kampagner... 14 4. Projekter... 15 4.1 Introduktion til projekter... 15 4.2 Projekt / Sag / Opgave / Ordre?... 15 4.3 Opret projekt... 15 4.3.1 Projektmedlemmer... 16 4.3.2 Allokering (Ressourcer)... 16 4.3.3 Flex-styring & afspadsering... 17 4.4 Opret projektfase... 18 4.5 Opret projekt kopi... 18 4.6 Rediger projekt og opgaver... 18 4.7 Rediger fase... 18 4.8 Afslut projekt ændre status... 18 4.9 Afslut opgave ændre opgave status... 18 4.10 Opret projekt skabelon... 18 4.11 Slet projekt... 19 4.12 Slet fase... 19 4.13 Slet opgave... 19 Side 2 af 66

4.14 Vis projekt stamdata... 19 4.15 Vis faser... 19 4.16 Søg efter projekt/projekter... 19 4.17 Flyt projekt og opgaver ved hjælp af mini Gantt-kort... 20 4.18 Projektoversigt alle projekter... 20 4.19 Projektoversigt projekter bruger er medlem af... 20 4.20 Projektoversigt projekter bruger er leder af... 21 4.21 Fil arkiv... 21 4.22 Projektøkonomi... 21 4.22.1 Kostpriser... 21 4.22.2 Dækningsbidrag... 22 5. Ressourcestyring... 23 5.1 Introduktion til ressourcestyring... 23 5.2 Sådan bruges ressourceoversigten... 23 5.3 Vis ferie alle... 24 5.4 Opret ferie alle... 24 6. Timer, km & tillæg... 26 6.1 Introduktion til timestyring... 26 6.2 Opret timeregistrering... 26 6.2.1 Mulighed 1 - Ugeseddel... 26 6.2.2 Mulighed 2 - Mit overblik... 27 6.2.3 Mulighed 3 - Stopur... 28 6.2.4 Mulighed 4 - Mobilregistrering... 29 6.3 Ret timeregistrering... 29 6.4 Slet timeregistrering... 30 6.5 Vis timeregistreringer for bruger... 30 6.6 Om kørsel... 30 6.7 Opret kørsel... 31 6.8 Ret kørsel... 31 6.9 Slet kørsel... 32 6.10 Vis min kørsel... 32 6.11 Vis kørselsrapporter... 32 6.11.1 Kørselsrapport min kørsel... 33 6.11.2 Kørselsrapport alle brugeres kørsel... 33 6.12 Om udlæg... 33 6.13 Opret udlæg... 33 6.14 Ret udlæg... 33 6.15 Slet udlæg... 33 6.16 Vis mine udlæg... 33 6.17 Vis udlægsrapport... 34 6.17.1 Udlægsrapport alle brugeres udlæg... 34 6.18 Godkend og afslut ugeseddel eller periode... 34 6.18.1 Medarbejder... 34 6.18.2 Projektleder... 34 6.18.3 Afdelingsleder (nærmeste leder)... 34 6.18.4 Administrator... 35 6.19 Om ferie... 35 6.20 Opret min ferie... 35 6.21 Ret min ferie... 35 6.22 Slet min ferie... 35 6.23 Vis min ferie... 35 7. Rapporter... 36 7.1 Introduktion til rapporter... 36 7.2 Mine timer... 36 7.3 Min kørsel... 36 Side 3 af 66

7.4 Projekt timer... 36 7.5 Medarbejder timer... 37 7.6 Kunde timer... 37 7.7 Mine projekttimer... 37 7.8 Alle timer... 37 7.9 Alle udlæg... 38 7.10 Alle kørsel... 38 7.11 Opfølgning medarb.... 38 7.12 Grafer... 38 7.13 Flex og ferie oversigt... 39 7.14 Projektportefølge... 39 8. Gantt-kort... 40 8.1 Introduktion til Gantt-kort... 40 8.2 Projektoversigt... 40 8.3 Ressourceoversigt... 41 8.4 Ferieoversigt... 41 9. Bruger registreringer... 42 9.1 Introduktion til bruger registreringer... 42 9.2 Alle timeregistreringer ret/slet timer for andre medarbejdere... 42 9.3 Registrer for bruger opret timeforbrug for andre medarbejdere... 42 9.4 Stopur alle opret timeforbrug for andre medarbejdere... 42 10. Kompetencer... 43 10.1 Introduktion til kompetencestyring... 43 10.2 Opret kompetence - generelle... 43 10.3 Rediger kompetence - generelle... 43 10.4 Slet kompetence - generelle... 43 10.5 Vis kompetencer - generelle... 43 10.6 Tilføj kompetencer på medarbejder... 43 10.7 Fjern kompetencer fra medarbejder... 43 10.8 Ressourcestyring - kompetencefilter... 44 11. Finans... 45 11.1 Introduktion til Finans... 45 11.2 Opret tilbud og ordre... 46 11.2.1 Varer kan tilføjes fra en vareliste... 46 11.2.2 Varer kan tilføjes direkte som fritekst... 46 11.2.3 Tilføj en tom varelinie (uden beløb)... 46 11.2.4 Tilføj en overskrift (uden beløb)... 46 11.2.5 Rediger varelinie... 46 11.2.6 Slet varelinie... 47 11.2.7 Flyt varelinie... 47 11.2.8 Tilføj varelinie til varekatalog... 47 11.2.9 Tilføj rabat fra kundekort... 47 11.2.10 Gem tilbud og ordre... 48 11.2.11 Print, pdf eller e-mail tilbud og ordre... 48 11.3 Vis tilbud/ordrer... 48 11.4 Kopier tilbud/ordre til nyt tilbud/ordre... 48 11.5 Opret faktura og kreditnota... 48 11.5.1 Varer kan tilføjes fra en vareliste... 49 11.5.2 Varer kan tilføjes direkte som fritekst... 49 11.5.3 Tilføj en tom varelinie (uden beløb)... 49 11.5.4 Tilføj en overskrift (uden beløb)... 49 11.5.5 Rediger varelinie... 49 11.5.6 Slet varelinie... 50 11.5.7 Flyt varelinie... 50 11.5.8 Tilføj varelinie til varekatalog... 50 Side 4 af 66

11.5.9 Tilføj rabat fra kundekort... 50 11.5.10 Tilføj udlæg... 50 11.5.11 Rediger udlæg... 51 11.5.12 Slet udlæg... 51 11.5.13 Tilføj kørsel... 51 11.5.14 Rediger kørsel... 51 11.5.15 Slet udlæg... 51 11.5.16 Tilføj timer... 51 11.5.17 Rediger timer... 51 11.5.18 Slet timer... 51 11.5.19 Godkend faktura... 52 11.5.20 Print, pdf eller e-mail faktura og kreditnota... 53 11.6 Vis fakturaer... 53 11.7 Kundesaldo... 53 11.8 Finansgrafer... 54 12. Brugerindstillinger... 55 12.1 Personlige indstillinger... 55 13. Administration... 56 13.1 Hvem har adgang?... 56 13.2 Log ind i administrationsområdet... 56 13.3 Navigation... 56 13.4 Bruger - menupunkt... 57 13.4.1 Vis bruger... 57 13.4.2 Vis kompetencer... 57 13.4.3 Opret bruger... 57 13.4.4 Opret kompetence... 57 13.5 Roller - menupunkt... 57 13.5.1 Vis roller... 58 13.5.2 Opret rolle... 58 13.6 Timetype - menupunkt... 58 13.6.1 Vis timetyper... 58 13.6.2 Opret timetype... 58 13.7 Projekttype - menupunkt... 58 13.7.1 Vis projekttyper... 59 13.7.2 Opret projekttype... 59 13.8 Afdelinger - menupunkt... 59 13.8.1 Vis afdelinger... 59 13.8.2 Opret afdeling... 59 13.9 Vareliste - menupunkt... 59 13.9.1 Vis vareliste... 59 13.9.2 Opret vare... 59 13.10 Udlægstyper - menupunkt... 59 13.10.1 Vis udlægstyper... 59 13.10.2 Opret udlægstype... 59 13.11 Diverse - menupunkt... 59 13.11.1 Dato lås... 60 13.11.2 Licens... 60 13.11.3 Mail adgang... 60 14. Sikkerhed... 61 14.1 Brugerniveau og roller... 61 14.2 Administrator... 61 14.3 Standard sikkerhedsniveau... 61 14.4 Hosting ved leje af EazyProject... 61 14.5 Hardware ved leje af EazyProject... 61 15. Eksport... 62 Side 5 af 66

15.1 Rapporter & Gantt-kort... 62 15.2 Backup... 62 16. Konfiguration af EazyProject... 63 16.1 Konfigurationsfilen... 63 Side 6 af 66

1. Introduktion 1.1 Om EazyProject EazyProject er en nytænkende webbaseret ASP-løsning, der på en enkel og effektiv måde giver overblik over time- og materialeforbruget på tværs af opgaver, tid, kunder og medarbejdere. Derudover kan løsningen håndtere oplysninger omkring flex, ressourceforbrug, løn, kørsel i km/tid, udlæg, ferie og meget andet. 1.2 Support Har du spørgsmål som ikke kan besvares af denne manual, kontakt da venligst EazySoft A/S. Du kan også vælge at ringe til supportfunktionen i tidsrummet kl. 9.00-16.00 fra mandag til fredag, hvis du har tegnet en supportaftale med EazySoft. 1.3 Generel sikkerhed (ved en leje-løsning) EazyProject drives i et professionelt miljø med høj grad af sikkerhed indenfor backup, oppetider, båndbredde og drift. Opdateret hardware og styresystem på web-serveren sikrer stabil og professionel drift. 1.4 Opret genvej til systemet på Windows skrivebordet Den letteste måde at logge ind i EazyProject på, er ved at oprette en genvej på skrivebordet. Dette gøres ved, når du allerede er logget ind i systemet, at højreklikke et sted på siden i hovedmenuen og derefter klikke på Opret Genvej. Computeren spørger, om der skal placeres en genvej på skrivebordet, og der svares herefter Ok. 1.5 Daglig brug af EazyProject Der findes en del værktøjer og skærmbilleder, der gør det lettere at være bruger af EazyProject. De mest nyttige er nævnt her: 1.5.1 Mit overblik Mit overblik indeholder en formular til hurtigregistrering af tid, seneste timeregistreringer og kørsel samt søjlediagram over ugens timeregistreringer. Skærmbillede Mit overblik består af følgende områder som er markeret med blå tal på figuren: 1. 2. 3. 4. 5. Hurtigregistrering af tid og kørsel. Systemet husker selv seneste registrering. Graf som viser ugens registreringer. Dette giver et godt overblik over om brugere har husket at registrere alle ugens dage. Seneste timeregistreringer. Det er muligt at låse dato intervaller så registreringer ikke kan ændres. Hvis man har valgt at benytte flextid, kan man her se sin saldo. Seneste kørselsregistreringer. Det er muligt at låse dato intervaller så registreringer ikke kan ændres. Fig. 1.0 Side 7 af 66

1.5.2 Brugermanualen Brugermanualen hentes ved at klikke på linket Hjælp øverst til højre på siden. Brugermanualen er en pdf-fil, der med fordel kan gemmes lokalt på din computer, således at den ikke skal downloades, hver gang den skal bruges. Det anbefales samtidig at udskrive en kopi af brugermanualen. BEMÆRK, at brugermanualen opdateres løbende. Du kan se, om du anvender den nyeste brugermanual via versionsnummeret, der er nævnt på side 1. 1.5.3 Log ind/log ud/skift bruger Ved log ind kan du bede systemet om at huske dit brugernavn og adgangskode. Vælges dette gemmes dit brugernavn og din adgangskode i en cookie på din computer. Log ud logger brugeren ud af systemet og giver samtidig mulighed for at skifte bruger. Det anbefales ikke at bruge funktionen Husk mig næste gang, hvis der er flere, der anvender systemet fra samme computer. Tip! Systemet logger automatisk en bruger ud, hvis systemet ikke har været i brug i mere end 8 timer. 1.5.4 Navigation Navigation i systemet foregår via menuen til venstre. Prøv så vidt det er muligt at anvende systemets knapper, links og navigationsmuligheder i stedet for at navigere frem og tilbage ved hjælp af din Internet browsers knapper. Herved undgås at opdatere oprettelses formularer m.m., så samme data ikke gemmes flere gange. 1.5.5 Sortering Sortering af data i tabeller er muligt i de tabeller, hvor en pil er vist efter kolonnens overskrift og overskriften er understreget (f.eks. Startdato ). Dette foregår ved at klikke på kolonnens overskrift. Tabellens indhold vil nu være sorteret efter den kolonne, du har valgt. Side 8 af 66

1.5.6 Print af sider På de fleste sider findes et ikon ( ) øverst til højre i tabellen. Dette ikon giver mulighed for at åbne siden i et nyt vindue klar til print. Mange af skærmbillederne giver desuden mulighed for at udskrive data til en pdf-fil ( ), som er yderst velegnet til print. 1.5.7 Infoboks Vises ikonet kan du læse en hjælpebesked ved at holde musemarkøren henover ikonet. 1.5.8 Global søgning I toppen af EazyProject skærmbilledet har brugeren mulighed for at søge efter kunder, projekter, tilbud, ordrer og fakturaer. Brugerens rettigheder (rolle) afgøre hvilke af disse emner der kan søges efter. Fig. 1.1 Side 9 af 66

2. Mest almindelige problemer ved brug af internet programmer 2.1 Problemer med at data på skærmen ikke bliver opdateret For at løse problemet, skal du ændre dine "Internetindstillinger" under indstillinger i Internet Explorer. 1. Klik Funktioner Internetindstillinger 2. Klik på fanen Generelt (denne vises som standard) og klik herefter på knappen "Indstillinger under Midlertidige Internetfiler. 3. Vælg "Ved hvert besøg på siden" og klik herefter på knappen "Ok". 4. Klik Ok igen under fanen Generelt. 5. Din internet-browser er nu indstillet til at opdatere indholdet på websiderne, ved hvert besøg på den pågældende siden. Forældet data skulle nu ikke længere vises i systemet. Fig. 2.0 2.2 Problemer med at grafer og gantt-kort på skærmen ikke bliver opdateret Se afsnit 2.1 for at løse dette problem. 2.3 Problemer med at udskrive farver fra Internet Explorer For at løse problemet, skal du tilføje "Udskriv baggrundsfarver og billeder" under indstillinger i Internet Explorer. 1. Klik Funktioner Internetindstillinger 2. Klik på fanen Avanceret og scroll herefter ned til punktet "Udskriv baggrundsfarver og billeder. 3. Tilføj markering i punktet "Udskriv baggrundsfarver og billeder" og klik herefter på knappen "Ok". 4. Din internet-browser er nu indstillet til at kunne printe baggrundsfarver og billeder ud. Fig. 2.1 Side 10 af 66

2.4 Indholdet på skærmen ser rodet ud Dette problem kan skyldes, at din skærmopløsning er for lav. Det anbefales at have en skærmopløsning på minimum 1024x768 pixels, ved brug af EazyProject. Ellers kan indholdet i tabellerne godt blive meget sammenklemt og overblikket mistes hurtigere. EazyProject kan dog sagtens anvendes med en skærmopløsning på 800x600 pixels. Side 11 af 66

3. Kunder 3.1 Introduktion til kunder og aktiviteter Kunden er det mest centrale element i EazyProject. En kunde skal altid først være oprettet, før at der kan oprettes projekter og aktiviteter på denne. Derfor skal en kunde også være oprettet før at ressourcestyring eller timeregistrering kan tages i brug. (Se evt. dataflow-diagram på sidste side i denne brugermanual) Aktiviteter bruges i forbindelse med kundehistorik og kundeopfølgning. Aktiviteter kan være personlige i form af todo s der kan oprettes til sig selv eller til andre brugere af systemet. Eksempler på todo s kan være en besked om at ringe en kunde op eller sende en mail. Aktiviteter kan også være generelle hvis de oprettes som kundelog. Eksempler på en kundelog kan være en telefonopringning fra en kunde eller et modtaget brev/email fra en kunde. 3.2 Opret kunde Vælg Kunder Opret kunde i menuen. Indtast kundens navn og stamoplysninger. Gem kundedata. 3.3 Rediger kunde Vælg Kunder Vis kunder i menuen. I oversigten klikkes på ikonet for at rette den pågældende kunde. Ret data på kunden og Gem kundedata. 3.4 Slet kunde Vælg Kunder Vis kunder i menuen. Klik på ikonet for at slette den valgte kunde. Bekræft at denne kunde skal slettes. Kunden er nu slettet. VIGTIGT! Det anbefales ikke at slette kunder, da al historik og alle rapporter m.m. hermed fjernes fra systemet! Deaktiver i stedet kunderne i systemet under Rediger kunde. 3.5 Søg efter kunde Vælg Kunder Vis kunder i menuen. Indtast søgekriterierne i søgefeltet øverst i skærmbilledet og klik på Søg. Kundeoversigten tilpasses nu den ønskede søgning. 3.6 Kundeoversigt Vælg Kunder Vis kunder i menuen. En oversigt over kunderne vises nu. 3.7 Opret aktivitet Vælg Kunder Opret aktivitet i menuen. Vælg kundenavn Vælg aktivitetstype, log eller todo Vælg ansvarlig medarbejder hvis typen Todo er valgt Vælg en eller flere aktiviteter Side 12 af 66

Vælg aktivitetsdato Indtast evt. en bemærkning og vælg Gem. 3.8 Ret aktivitet Vælg Kunder Vis aktiviteter i menuen. I oversigten klikkes på for at rette den pågældende aktivitet. Ret data på aktiviteten og Gem. BEMÆRK! En afsluttet todo kan ikke redigeres. En todo er afsluttet når der er klikket på ikonet. 3.9 Slet aktivitet Vælg Kunder Vis aktiviteter i menuen. Klik på ikonet for at slette den valgte aktivitet. Bekræft at denne aktivitet skal slettes. Aktiviteten er nu slettet. BEMÆRK! En afsluttet todo kan ikke slettes. En todo er afsluttet når der er klikket på ikonet. 3.10 Søg efter aktivitet Vælg Kunder Vis aktiviteter i menuen. Afgræns aktivitetsoversigten ved at vælge kundenavn øverst i skærmbilledet. Aktivitetsoversigten tilpasses nu den ønskede søgning. 3.11 Aktivitetsoversigt Vælg Kunder Vis aktiviteter i menuen. En oversigt over aktiviteterne vises nu. Aktivitetsoversigten indeholder 4 moduler: 1. Mine todo s igangværende, her vil aftaler fra eksternt kalenderprogram også fremgå 2. Todo s oprettet af mig (brugeren der er logget ind) 3. Kundelog 4. 25 senest afsluttede todo s 3.11.1 Godkend/afslut en aktivitet I aktivitetsoversigten er det muligt at ændre en aktivitet til status udført. Dette gøres ved at klikke på ikonet udfor den pågældende aktivitet. Aktiviteten forsvinder nu fra todo-listen og vises nu under Kundelog. 3.12 Kundelogin I EazyProject er det muligt at give kunder adgang til en light version af systemet. Dette kundelogin indeholder standard en timerapport og filarkiv. Alle timer der registreres på en kunde kommer med i denne kundes kundelogin. Filer der uploades til systemet og hvor der vælges Tillad kundeadgang kan downloades i kundens kundelogin. Side 13 af 66

3.13 Kampagner EazyProject indeholder et brugervenligt modul til kampagnestyring. Kampagnestyring består af oprettelse og udførelse af kampagner, i form af direct mail (brevfletning), e-mail m.m. Breve og dokumenter kan flettes med data fra projekter, kunder, finans, bruger m.m. Brevfletning bliver samtidig brugt til at oprette og printe rykkere i finansmodulet. Brevfletning fungerer således: 1. 2. 3. 4. Søg en eller flere kunder(emner m.m.) frem og klik på knappen Opdater Afkryds hvilke kunder du ønsker at bruge i din brevfletning Vælg hvilket dokument kundedata skal brevflettes med Klik på knappen Flet for at flette data og åbne dokumentet Bemærk, at du har mulighed for at slette og hente et dokument, samt uploade nye dokumenter. Fig. 3.0 Side 14 af 66

4. Projekter 4.1 Introduktion til projekter Projekter udgør en stor del af EazyProject, da de fleste funktioner i systemet tager udgangspunkt i et projekt. Et projekt skal altid være oprettet, før at der kan foretages timeregistreringer og registrering af kørsel og udlæg. (Se dataflow-diagram på sidste side i denne brugermanual) 4.2 Projekt / Sag / Opgave / Ordre? I EazyProject er det muligt selv at definere hvad et projekt/projektfase skal kaldes i systemet. Dette sættes op ved systemets oprettelse. I denne brugermanual anvendes begreberne projekt, fase og opgave, som beskrivelse af et projekts opbygning/struktur. Projektopbygningen ser derfor således ud: Projekt Fase 1 Opgave 1.1 Opgave 1.2 Fase 2 Opgave 2.1 Opgave 2.2 4.3 Opret projekt Vælg Projekter Opret projekt i menuen. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9. 10. 11. 12. 13. 14. Giv projektet et navn eller et nummer ud for Projektnavn. Vælg den kunde som er tilknyttet projektet og evt. kontaktperson. Vælg en projekttype Vælg status. (afgøre om projektet kan vælges ved registrering) Start og Slut dato er valgfri, men de benyttes bl.a. til at danne Gantt-kort og projektoversigter. Vælg en ansvarlig medarbejder (projektleder) og evt. projektejer. Projektet skal nu gemmes for at man kan oprette opgaver under projektet, tryk derfor på knappen Gem projekt. Du kan nu tilføje faser/opgaver til projektet. Fasenavnene er valgfri og administreres under menupunkterne Vis faser og Opret faser. Klik på knappen Opret ny opgave Vælg en fase som opgaven skal høre under og skriv opgavenavnet. Vælg timetype. (til brug for timeregistrering) Vælg status. Start og slutdato er valgfri, men benyttes til projektoversigter og gantt kort. Budget tid og kr. er valgfri, men kan benyttes til rapporter som f. eks. rapporten Projekt økonomi eller Projektportefølje. Tryk på knappen Gem & luk og gå til punkt 9 hvis du ønsker at tilføje flere opgaver. Det er nu muligt at rykke opgave-rækkefølgen op og ned ved at trække opgave-navnene op eller ned. Du kan også flytte opgavedatoer frem og tilbage hvis et projekt skulle være blevet forsinket. Dette kan gøres i grupper af opgaver under første faneblad Stamdata Flyt faser & opgaver. Prøv eksempelvis at flytte opgaverne 1 uge frem og tilbage for at se virkningen. Side 15 af 66

15. Nu mangler du kun at tilføje projektmedlemmer og evt. opgavemedlemmer for at kunne begynde at registrerer timer, kørsel og udlæg på dette projekt. Projektmedlemmer tilføjes under fanebladet Medlemmer (Se figur 4.1) Opgavemedlemmer tilføjes under fanebladet Allokering (figur 4.2) 16. Tryk på knappen Opdater projekt for at gemme. Husk, at der kan tilføjes yderligere data på projektet under de forskellige faneblade! Fig. 4.0 Du har nu mulighed for at tilføje opgaver til dit projekt. For at kunne oprette opgaver under dit projekt, skal projektfaser først være oprettet i systemet. Se afsnit 4.4 for beskrivelse af hvordan du opretter projektfaser. 4.3.1 Projektmedlemmer På hvert projekt er det muligt at tilføje projektmedlemmer. For at kunne registrere timeforbrug, kørsel og tillæg på et projekt, skal medarbejderen være medlem af projektet. Alle medlemmer af et projekt er listet i højre tekstfelt i skærmbilledet nedenfor. Fig. 4.1 4.3.2 Allokering (Ressourcer) På hvert projekt er det muligt at tilføje ressourcer under fanebladet Allokering. Side 16 af 66

Det er kun muligt at planlægge tid på de ressourcer/medarbejdere du har tilføjet under projektmedlemmer (se forrige afsnit). Klik på fanebladet Allokering (ressourcestyring, figur 4.2). Tilføj de opgavemedlemmer der må registrere tid, kørsel og tillæg/udlæg, ved at klikke på opgavenavnet i venstre kolonne og herefter tilføje medarbejdere ved at klikke på eller medarbejdernavn i højre kolonne. Alle tilgængelige medarbejdere (Medlemmer) kan tilføjes en opgave ved at klikke udfor den pågældende opgave. Medarbejdere kan fjernes fra en opgave ved at klikke i venstre kolonne udfor medarbejderen. Udfor hver opgave har du nu mulighed for at tildele timebudgetter for hver af opgavens medarbejdere. Fordel timerne blandt de medlemmer/ressourcer der skal arbejde på opgaven. Det er muligt at bede systemet fordele opgave-budgettet jævnt på opgavens medlemmer ved at klikke på (skærmbilledet kan variere lidt afhængig af systemkonfiguration). Fig. 4.2 4.3.3 Flex-styring & afspadsering Det er muligt at vælge om en opgave skal medregnes i en medarbejders flex saldo. En intern opgave til afspadsering vil ikke skulle medregnes i flex-regnskabet, da dette bruges til at registrere selve afviklingen af afspadseringen. EazySoft kan hjælpe dig med at konfigurere jeres EazyProject løsning med dette. Side 17 af 66

4.4 Opret projektfase Det er muligt at tilføje projektfaser du kan bruge på tværs af alle projekter i systemet. Ved at oprette og anvende generelle projektfaser i systemet, er det muligt at trække rapporter og statistik på tværs af projekter og projektfaser. Vælg Projekter Opret fase i menuen. Indtast fase og vælg fasestatus Klik Gem for at gemme fasen. 4.5 Opret projekt kopi Det er muligt at oprette en kopi af et projekt ved at kopiere et eksisterende projekt eller kopiere en projektskabelon. Vælg Projekter Opret projekt kopi i menuen Vælg det projekt, som skal kopieres, indtast det nye projektnavn og vælg status. Vælg om projektfiler skal kopieres med. Klik Kopier projekt. En kopi af det valgte projekt åbnes og er klar til redigering. 4.6 Rediger projekt og opgaver Vælg Projekter Alle projekter i menuen. I oversigten klikkes på ikonet for at rette det pågældende projekt. Ret data på projektet og Opdater projekt. 4.7 Rediger fase Vælg Projekter Vis faser i menuen. I oversigten klikkes på ikonet for at rette den pågældende fase. Ret data på fasen og Gem data. 4.8 Afslut projekt ændre status Vælg Projekter Alle projekter i menuen. I oversigten klikkes på ikonet for at rette det pågældende projekt. Ret status til Afsluttet. Opdater projektdata. Projektet har ændret status og er nu afsluttet. 4.9 Afslut opgave ændre opgave status Vælg Projekter Alle projekter i menuen. I oversigten klikkes på ikonet for at rette det pågældende projekt. I projektformularen klikkes på ikonet for at rette den pågældende opgave. Ret opgavestatus til Afsluttet og klik Opdater. Opgaven har ændret status og er nu afsluttet. 4.10 Opret projekt skabelon Du kan oprette projektskabeloner i systemet, der gør det lettere fremover at opretter nye projekt med udgangspunkt i en kopi af en skabelon. En projektskabelon oprettes næsten på samme måde som et almindeligt projekt oprettes (se afsnit 4.3). Her vælges status til Skabelon i stedet for Aktiv. VIGTIGT! Side 18 af 66

Det anbefales at navngive skabeloner så de adskiller sig fra de almindelige projekter ved at give skabelonerne tydelige projektnavne, eksempelvis: Skabelon udvikling af X Skabelon forberedelse af Y Skabelon salg af Z 4.11 Slet projekt Vælg Projekter Alle projekter i menuen. I oversigten klikkes på ikonet for at slette det pågældende projekt. Projektet og de tilhørende opgaver er nu slettet. VIGTIGT! Det anbefales ikke at slette et projekt. Deaktiver/afslut i stedet projekterne, for at fjerne dem fra timeregistreringsformularen. 4.12 Slet fase Vælg Projekter Vis faser i menuen. I oversigten klikkes på ikonet for at slette den pågældende fase. Fasen er nu slettet. VIGTIGT! Det anbefales ikke at slette Faser. Deaktiver/afslut i stedet faserne, for at fjerne dem fra projektformularen. 4.13 Slet opgave Vælg Projekter Alle projekter i menuen. I oversigten klikkes på ikonet for at rette det pågældende projekt. Klik på ikonet ud for den opgave du ønsker at slette. Opgaven er nu slettet. VIGTIGT! Det anbefales ikke at slette opgaver. Deaktiver/afslut i stedet opgaverne, for at fjerne dem fra timeregistreringsformularen. 4.14 Vis projekt stamdata Vælg Projekter Alle projekter i menuen. I oversigten klikkes på ikonet for at rette det pågældende projekt. Data på projektet vises og kan evt. redigeres/printes. 4.15 Vis faser Vælg Projekter Vis faser i menuen. I oversigten klikkes på ikonet for at rette den pågældende fase. Data på fasen vises og kan evt. redigeres/printes. 4.16 Søg efter projekt/projekter Vælg Projekter Alle projekter i menuen. Indtast søgekriteriet Status. Projektoversigten tilpasses nu den ønskede søgning. Fig. 4.3 Side 19 af 66

4.17 Flyt projekt og opgaver ved hjælp af mini Gantt-kort Vælg Projekter Alle projekter i menuen. I oversigten klikkes på ikonet for at rette det pågældende projekt. Vælg hele projektet eller vælg den opgave du vil flytte i Gantt-kortet (se nedenstående figur). Indtast hvor mange dage projektet/opgaven skal flyttes eller til hvilken startdato projektet/opgaven skal flyttes til. BEMÆRK, at ovenstående funktion automatisk ændrer datoerne på projektet og opgaverne der vælges. Fig. 4.4 4.18 Projektoversigt alle projekter Skærmbilledet viser en oversigt over alle eksisterende projekter. Disse er sorteret alfabetisk og du kan benytte et status filter hvis du for eksempel kun vil se aktive projekter, eller projekt skabeloner. Vælg Projekter Projekter - alle i menuen. En oversigt over projekterne vises nu. 4.19 Projektoversigt projekter bruger er medlem af Skærmbilledet viser en oversigt over alle eksisterende projekter brugeren er medlem af. Disse er sorteret alfabetisk og du kan benytte et status filter hvis du for eksempel kun vil se aktive projekter, eller projekt skabeloner. Side 20 af 66

Vælg Projekter Projekter - medlem i menuen. En oversigt over projekterne vises nu. 4.20 Projektoversigt projekter bruger er leder af Skærmbilledet viser en oversigt over alle eksisterende projekter brugeren er ansvarlig for (projektleder). Disse er sorteret alfabetisk og du kan benytte et status filter hvis du for eksempel kun vil se aktive projekter, eller projekt skabeloner. Vælg Projekter Projekter - leder i menuen. En oversigt over projekterne vises nu. 4.21 Fil arkiv EazyProject indeholder et filarkiv der gør det muligt at gemme/vedhæfte filer på projekter. Alle medarbejdere der er medlem af et projekt, har adgang til disse filer, hvis person samtidig tilhører en brugerrolle der har adgang til menupunktet Fil arkiv. Filer kan hentes på et projekt ved at vælge projekt i dropdown boksen. Fig. 4.5 Hvis en medarbejder ønsker at tilføje dokumenter til et projekt, oprette projektmapper, dele projektfiler med en kunde, gøres dette i projektfomularen under fanebladet projektfiler (se afsnit 4.3). 4.22 Projektøkonomi EazyProject indeholder en rapport, der giver et samlet overblik over økonomien i et projekt. Rapporten beregner og viser de mest relevante oplysninger vedrørende projekt, faser og opgaver samt oplysninger vedrørende kørsel og udlæg. Vælg Rapporter øvrige Projekt økonomi i menuen. Vælg projekt og detaljer og klik på knappen Vis rapport. En rapport over projektøkonomien vises nu for det valgte projekt. 4.22.1 Kostpriser Det er muligt at tilknytte kostpriser til timetyper eller medarbejdere i systemet. Kostpriser oprettes i forbindelse med oprettelse af timetyper og medarbejdere. Når kostpriser er tilføjet timetyper er det muligt at få økonomirapporter over kostpriser, salgspriser og dækningsbidrag. EazyProject er som standard konfigureret til at bruge kostpriser på timetyper, ved beregning af dækningsbidrag. Side 21 af 66

4.22.2 Dækningsbidrag Når både kostpriser og salgspriser er indtastet på timetyper, er det muligt at hente rapporter der beregner og viser dækningsbidrag pr. projekt, fase og opgave. Rapporten Projekt økonomi beregner og viser dækningsbidrag og rapporten findes under Projekter Projekt økonomi. Fig. 4.6 Side 22 af 66

5. Ressourcestyring 5.1 Introduktion til ressourcestyring Ressource oversigten giver et detaljeret overblik over arbejdsbelastningen for den enkelte medarbejder/ressource. Grundlaget for oversigten er den planlægning der er lavet under projektet og de ferie/helligdage der måtte være registreret. Registrering af ferie og helligdage kan gøres for en person eller alle på en gang. Se evt. menu punktet Vis ferie alle. Rapporten tager udgangspunkt i ressourcen/medarbejderen. Der vises en belastning i timer beregnet dag for dag med mulighed for at se projekt og fase detaljer. Der vises kun projekt og projektdetaljer for de opgaver som medarbejderen/ressourcen er planlagt til at arbejde på (projektmedlem). 5.2 Sådan bruges ressourceoversigten Åbn menupunktet Ressourcestyring Ressourceplan (Se figur 5.1). Du har forskellige filtre til rådighed som er forklaret punkt for punkt nedenfor: 1. 2. 3. 4. 5. Vælg år samt start- og slutmåned Vælg en eller alle aktive medarbejdere/ressourcer. Vælg evt. kompetence, afdeling eller booking. Sæt hak i Vis detaljer hvis alle detaljer skal vises. Når detaljer vises er det muligt at flytte et projekt eller ændre ressourcefordelingen på et projekt/opgave ved at klikke på ikonet. Tryk på Vis rapport for at se eller opdatere rapporten. Hvis totalen er skrevet med rød skrift er medarbejderens dagsnorm (normalt 7,4t) overskredet. Antal arbejdstimer pr. uge kan sættes op pr. bruger under brugeradministrationen. Hvis der står et blåt F har personen fri eller andet fravær. Der tages højde for ferie og fravær ved beregning af belastning for de andre dage. Fig. 5.1 Side 23 af 66

5.3 Vis ferie alle Vælg Ressourcestyring Vis ferie alle i menuen. Oversigten viser nu planlagt ferie og fravær for alle medarbejdere. En grafisk oversigt (Gantt-kort) findes desuden under menupunktet Gantt. Fig. 5.2 5.4 Opret ferie alle Vælg Ressourcestyring Opret ferie alle i menuen. Indtast startdato og slutdato. Indtast en årsag til fraværet eller ferien. Indtast om registreringen gælder for alle medarbejdere eller en person. Side 24 af 66

Ønsker du også at gemme registreringen som en tidsregistrering, afkryds da om registreringen er ferie, feriefridag eller helligdag under Opret tidsregistrering. Klik Gem for at gemme registreringen. Fig. 5.3 Side 25 af 66

6. Timer, km & tillæg 6.1 Introduktion til timestyring Timestyring og indrapportering af timeforbrug kan sættes op på forskellige måder i EazyProject, afhængig af hvordan din virksomhed arbejder. Disse indstillinger foretages i samarbejde med EazySoft ved opstart af systemet. 6.2 Opret timeregistrering Det er muligt at registrere timeforbrug på tre forskellige måder i EazyProject: 6.2.1 Mulighed 1 - Ugeseddel Vælg Timer, km & tillæg Ugeseddel i menuen. Tidsskema for indeværende uge vises som standard. Brugeren, der er logget ind på systemet, vælges som standard. Fig. 6.0 Ugesedlen viser en liste over de projekter og opgaver du er medlem af. Du kan vælge dine favoritprojekter ved at klikke på ikonerne til venstre for projektnavnet. Ønsker du kun at se dine favoritprojekter i listen, skal du vælge Favoritter under projektfilteret i toppen af billedet. Under dette filter kan du også vælge kun at se et enkelt projekt i stedet. Du kan taste dine timer ud for de dage og opgaver hvor du har udført arbejdet. Grafen øverst til højre giver dig et hurtigt overblik over hvilke dage du har registreret. Godkend ugeseddel Det er muligt at godkende sin ugeseddel via knappen nederst i billedet. Godkendes ugesedlen kan der ikke foretages yderligere ændringer. (muligheden for godkendelse kan tilføjes/fjernes i systemet efter behov) Vil du oprette eller redigere timer for en anden medarbejder, kræver det at du har adgang til menupunktet Registrer for bruger. Side 26 af 66

Vil du ændre uge der skal registreres timer for, gøres dette ved at klikke Forrige uge eller Næste uge. BEMÆRK! Alle ovenstående ændringer i timeregistreringsformularen, renser alle felter UDEN AT GEMME! Så husk at gemme ændringer inden du klikker videre. Bemærkning Hvis du ønsker at tilføje en bemærkning til din timeregistrering kan du klikke på det lille øre højre for feltet hvor timerne tastes. I boksen som kommer frem kan du også taste en kørselsregistrering på den pågældende dag/opgave. til Fig. 6.1 Når alle indtastninger er foretaget, klikkes på knappen Gem/opdater. 6.2.2 Mulighed 2 - Mit overblik Vælg Mit overblik i menuen. Hurtigregistreringsformularen vises nu med datofelter forudfyldt med indeværende dag. Du kan nu registrere timer ved at vælge projekt, fase og opgave i øverste venstre del af siden. Efterfølgende tastes tid og eventuelt en bemærkning. Registreringen kan nu gemmes. Projektlisten indeholder kun de aktive projekter du er medlem af. Søjlen til højre viser de timer der bliver registreret i den valgte uge. Dette giver et hurtigt overblik over ugens registreringer. (Blokkene med kørsel og flekstid kan aktiveres i systemet efter behov.) Formularen opdateres herefter med data fra seneste timeregistrering, d.v.s. projekt, fase og opgave er forudvalgt ved næste timeregistrering. Fig. 6.2 Side 27 af 66

6.2.3 Mulighed 3 - Stopur Denne metode er meget nem at bruge, men det er dog IKKE muligt at taste en personlig bemærkning eller kørsel fra dette skærmbillede. Man kan dog altid redigere sine registreringer via mulighed 1 eller 2. Når man benytter stopuret, registrerer systemet selv tiden mellem start og stop, hvorefter en timeregistrering oprettes. Start og stop tidspunkt indsættes automatisk som en bemærkning. Systemet kan sættes op til at tillade flere samtidige registreringer, eller til at stoppe den igangværende timeregistrering når en ny registrering startes. Vælg Timer, km & tillæg Stopur i menuen. Tidsskema for indeværende uge vises som standard. Brugeren, der er logget ind på systemet, vælges som standard. Tryk på knappen Start eller Stop udfor de opgaver du arbejder på. Systemet holder selv styr på hvor længe du arbejder på hver opgave. Fig. 6.3 Side 28 af 66

BEMÆRK! Det er muligt at skifte medarbejder i stopurs-skærmbilledet hvis dine brugerrettigheder tillader dette. Kontakt din systemadministrator for at få adgang til dette menupunkt. 6.2.4 Mulighed 4 - Mobilregistrering Kontakt EazySoft for opsætning af mobilregistrering. Fig. 6.4 6.3 Ret timeregistrering Det er muligt at rette en timeregistrering på flere forskellige måder. Mulighed 1: Vælg Mit overblik Nederst til venstre vises seneste 20 timeregistreringer. Klik på ud for den registrering, du vil rette. Et nyt vindue åbner, hvor du kan rette dato, timeforbrug, projekt, fase, opgave og bemærkning. Ret data og klik på knappen Gem. Mulighed 2: Vælg Timer, km & tillæg Ugeseddel i menuen. Tidsskema for indeværende uge vises som standard. Ret timeantal i ugesedlen og klik på knappen Gem/opdater. Mulighed 3: Vælg Timer, km & tillæg Vis timer i menuen. Vælg relevant datointerval og evt. projekt for at afgrænse data i oversigten. Klik på ud for den registrering, du vil rette. Et nyt vindue åbner, hvor du kan rette dato, timeforbrug, projekt, fase, opgave og bemærkning. Ret data og klik på knappen Gem. BEMÆRK! Du kan ikke rette timeregistreringer for en periode, der er godkendt og afsluttet. Side 29 af 66

6.4 Slet timeregistrering Det er muligt at slette en timeregistrering på flere forskellige måder. Mulighed 1: Vælg Mit overblik Nederst til venstre vises seneste 20 timeregistreringer. Klik på ud for den registrering, du vil slette. Bekræft advarsel om at du vil slette denne timeregistrering Timeregistreringen er nu slettet. Mulighed 2: Vælg Timer, km & tillæg Ugeseddel i menuen. Ugeseddel for indeværende uge vises som standard. Ret timeantal til 0 eller (tomt felt) i ugesedlen der hvor du ønsker at slette en timeregistrering og klik på knappen Gem/opdater. Timeregistreringen er nu slettet. Mulighed 3: Vælg Timer, km & tillæg Vis timer i menuen. Vælg relevant datointerval og evt. projekt for at afgrænse data i oversigten. Klik på ud for den registrering, du vil slette. Bekræft advarsel om at du vil slette denne timeregistrering Timeregistreringen er nu slettet. BEMÆRK! Du kan ikke slette timeregistreringer for en periode, der er godkendt og afsluttet. 6.5 Vis timeregistreringer for bruger Du kan få vist en eller flere timeregistreringer på flere forskellige måder, afhængig af hvor i systemet du befinder dig. De letteste måder at få vist en timeregistrering på for brugeren der er logget ind i systemet beskrives her. Mulighed 1: Vælg Mit overblik. Nederst til venstre vises seneste 20 timeregistreringer. Mulighed 2: Vælg Timer, km & tillæg Ugeseddel i menuen. Ugesedlen er udfyldt med tidligere gemte timeregistreringer. Mulighed 3: Vælg Timer, km & tillæg Vis timer i menuen. En oversigt over gemte timer vises nu. Vælg relevant datointerval og evt. projekt for at afgrænse data i oversigten. BEMÆRK! Du har også mulighed for at få vist en eller flere timeregistreringer i de forskellige rapporter systemet indeholder. 6.6 Om kørsel EazyProject giver mulighed for registrering af kørsel. EazyProject kørselsregistrering opfylder naturligvis skattemyndighedernes krav. Side 30 af 66

6.7 Opret kørsel Du kan registrere kørsel på flere forskellige måder. Mulighed 1: Vælg Mit overblik. Vælg det projekt du ønsker at registrere kørsel på. Klik på ikonet for at udvide formularen med kørselsregistrering. Indtast kilometer, kørselsformål og fra/til lokationerne. Hvis du afkrydser Tur/retur, skal du kun taste km for den ene vej, da kilometerantallet fordobles når data gemmes. Klik på knappen Gem for at gemme kørsel. Mulighed 2: Vælg Timer, km & tillæg Ugeseddel i menuen. Klik på ikonet eller ud for det projekt/opgave du vil oprette kørsel på, for at åbne mini-formularen (se fig. 6.5). Indtast kilometer, kørselsformål og fra/til lokationerne. Hvis du afkrydser Tur/retur, skal du kun taste km for den ene vej, da kilometerantallet fordobles når data gemmes. Klik på knappen Gem/opdater for at gemme kørsel. Fig. 6.5 6.8 Ret kørsel Du kan rette kørsel på flere forskellige måder. Mulighed 1: Vælg Mit overblik. Nederst til højre vises seneste kørselsregistreringer. Klik på ikonet ud for den kørselsregistrering, du vil rette. Ret i formularen med kørsel og klik Gem for at gemme ændringerne. Mulighed 2: Vælg Timer, km & tillæg Ugeseddel i menuen. Klik på ikonet eller ud for det projekt/opgave du vil rette kørsel på, for at åbne mini-formularen. Ret antal kilometer, kørselsformål og fra/til lokationerne. Side 31 af 66

Hvis du afkrydser Tur/retur, skal du kun taste km for den ene vej, da kilometerantallet fordobles når data gemmes. Klik på knappen Gem/opdater for at gemme ændringerne. Mulighed 3: Vælg Timer, km & tillæg Vis kørsel i menuen. Vælg relevant datointerval og evt. kunde for at afgrænse data i oversigten. Klik på ikonet ud for den kørselsregistrering, du vil rette. Ret i formularen med kørsel og klik Gem for at gemme ændringerne. 6.9 Slet kørsel Du kan slette kørsel på flere forskellige måder. Mulighed 1: Vælg Mit overblik. Nederst til højre vises seneste kørselsregistreringer. Klik på ikonet ud for den kørselsregistrering, du vil slette. Bekræft at du vil slette den valgte registrering. Kørselsregistreringen er nu slettet. Mulighed 2: Vælg Timer, km & tillæg Ugeseddel i menuen. Klik på ikonet eller ud for det projekt/opgave du vil slette kørsel på, for at åbne mini-formularen. Slet kilometerantal i feltet Km. Klik på knappen Gem/opdater for at gemme dine ændringer. Kørselsregistreringen er nu slettet. Mulighed 3: Vælg Timer, km & tillæg Vis kørsel i menuen. Vælg relevant datointerval og evt. kunde for at afgrænse data i oversigten. Klik på ikonet ud for den kørselsregistrering, du vil slette. Bekræft at du vil slette den valgte registrering. Kørselsregistreringen er nu slettet. 6.10 Vis min kørsel Du kan vise gemte kørselsregistreringer på flere forskellige måder. Mulighed 1: Vælg Timer, km & tillæg Vis kørsel i menuen. Vælg relevant datointerval og evt. kunde for at afgrænse data i oversigten. Mulighed 2: Vælg Timer, km & tillæg Ugeseddel i menuen. Klik på ikonet eller ud for det projekt/opgave du vil vise kørsel på, for at åbne mini-formularen. Mulighed 3: Vælg Mit overblik. Nederst til højre vises seneste kørselsregistreringer. Klik på ikonet ud for den kørselsregistrering, du vil vise. 6.11 Vis kørselsrapporter Du kan vise totale kørselsrapporter for en eller alle brugere, via EazyProject rapportmodulet. Side 32 af 66

6.11.1 Kørselsrapport min kørsel Vælg Rapporter Min kørsel i menuen. Vælg relevant datointerval for at afgrænse data i oversigten. En komplet kørselsrapport vises nu for brugeren X og kan evt. printes som dokumentation overfor skattemyndighederne. 6.11.2 Kørselsrapport alle brugeres kørsel Vælg Rapporter Alle kørsel i menuen. Vælg relevant datointerval og vælg medarbejder for at afgrænse data i oversigten. En komplet kørselsrapport vises nu for brugeren X og kan evt. printes som dokumentation overfor skattemyndighederne. 6.12 Om udlæg EazyProject giver mulighed for registrering af diverse udlæg. Udlæg kan registreres i forskellige valutaer og enheder (stk., meter, kg.) helt efter eget ønske. Et udlæg kan være diæter, overarbejde, billetter, diverse udgifter, materialer m.m. og ved registrering kan brugeren vælge om udlægget skal viderefaktureres. Eksempel Har en medarbejder haft udlæg i forbindelse med betaling af en frokost i udlandet, kan udlægget registreres i både dansk og fremmed valuta og en kommentar kan tilknyttes. 6.13 Opret udlæg Vælg Timer, km & tillæg Opret udlæg i menuen. Vælg dato og relevant projekt/opgave. Vælg udlægstype, antal og evt. en bemærkning. Afkryds om udlægget er fakturérbart. Klik Gem for at gemme udlægget. BEMÆRK! Det er muligt at printe et udlæg fra dette skærmbillede ved at klikke på ikonet. 6.14 Ret udlæg Vælg Timer, km & tillæg Vis udlæg i menuen. Vælg relevant datointerval og evt. projekt for at afgrænse data i oversigten. Klik på ikonet ud for det udlæg, du vil rette. Ret data i formularen og klik Gem for at gemme ændringerne. BEMÆRK! Det er muligt at printe et udlæg fra dette skærmbillede ved at klikke på ikonet. 6.15 Slet udlæg Vælg Timer, km & tillæg Vis udlæg i menuen. Vælg relevant datointerval og evt. projekt for at afgrænse data i oversigten. Klik på ikonet ud for det udlæg, du vil slette. Bekræft at du vil slette den valgte registrering. Udlægget er nu slettet. 6.16 Vis mine udlæg Vælg Timer, km & tillæg Vis udlæg i menuen. Vælg relevant datointerval og evt. projekt for at afgrænse data i oversigten. Side 33 af 66

6.17 Vis udlægsrapport Du kan vise en total udlægsrapport for alle brugere, via EazyProject rapportmodulet. 6.17.1 Udlægsrapport alle brugeres udlæg Vælg Rapporter Alle udlæg i menuen. Vælg relevant datointerval og vælg medarbejder for at afgrænse data i oversigten. En komplet udlægsrapport vises nu for brugeren X. BEMÆRK! Rapporten kan udskrives eller gemmes som pdf og Excel fil direkte fra rapporten af. 6.18 Godkend og afslut ugeseddel eller periode EazyProject indeholder en række værktøjer til at godkende og afslutte timeregistreringer, kørsel og udlæg. Der findes værktøjer der er tilpasset den enkelte medarbejders rolle i virksomheden. Godkendelse af registreringer med udgangspunkt i de forskellige roller er beskrevet her. 6.18.1 Medarbejder En bruger kan afslutte og godkende sin egen ugeseddel, således at timeregistreringer og kørsel ikke længere kan ændres eller slettes. Dette gøres således: Vælg Timer, km & tillæg Ugeseddel i menuen. Klik på knappen Godkend ugeseddel og bekræft herefter dit valg. Timeregistreringer og kørsel er nu låst for den valgte uge. Derudover har en medarbejder mulighed for at godkende sine egne registreringer pr. periode eller pr. projekt. Dette gøres således: Vælg Timer, km & tillæg Godkendelse i menuen. Vælg datointerval og evt. projekt og klik på knappen Vis rapport. Timeregistreringer, både ikke godkendte og godkendte vises. Vælg hvilke registreringer der skal godkendes ved at klikke på ikonet eller klik på knappen Vælg alle for at markere alle ikke-godkendte registreringer. Klik på knappen Godkend valgte for at godkende de markerede registreringer. 6.18.2 Projektleder En projektleder kan afslutte og godkende sin egen ugeseddel, således at timeregistreringer og kørsel ikke længere kan ændres eller slettes. Dette gøres efter samme metode som den almindelige timeregistreringsbruger (se forrige afsnit 6.18.1) En projektleder har desuden mulighed for at godkende timeforbrug for sine egne projekter og de medarbejdere der tilhøre disse projekter. Dette gøres således: Vælg Timer, km & tillæg Godkendelse i menuen. Vælg fanebladet Godkend som projektleder Vælg datointerval og evt. projekt og medarbejder og klik på knappen Vis rapport. Timeregistreringer, både ikke godkendte og godkendte vises. Vælg hvilke registreringer der skal godkendes ved at klikke på ikonet eller klik på knappen Vælg alle for at markere alle ikke-godkendte registreringer. Klik på knappen Godkend valgte for at godkende de markerede registreringer. 6.18.3 Afdelingsleder (nærmeste leder) En afdelingsleder kan afslutte og godkende sin egen ugeseddel, således at timeregistreringer og kørsel ikke længere kan ændres eller slettes. Dette gøres efter samme metode som den almindelige timeregistreringsbruger (se afsnit 6.18.1) Side 34 af 66

En afdelingsleder (nærmeste leder) har desuden mulighed for at godkende timeforbrug for sine egne medarbejdere. Dette gøres således: Vælg Timer, km & tillæg Godkendelse i menuen. Vælg fanebladet Godkend som afdelingsleder Vælg datointerval og evt. projekt og medarbejder og klik på knappen Vis rapport. Timeregistreringer, både ikke godkendte og godkendte vises. Vælg hvilke registreringer der skal godkendes ved at klikke på ikonet eller klik på knappen Vælg alle for at markere alle ikke-godkendte registreringer. Klik på knappen Godkend valgte for at godkende de markerede registreringer. 6.18.4 Administrator Det kræves, at du har adgang til administrationsområdet og adgang til menupunktet dato lås, for at kunne afslutte/godkende en periode på tværs af alle medarbejdere. Vælg Administration Diverse Dato lås i menuen. Vælg en dato du vil låse registreringer for. Klik på knappen Gem, for at godkende perioden. Alle registreringer før denne dato er nu godkendt og låst for alle brugere i systemet. 6.19 Om ferie EazyProject giver mulighed for registrering af ferie og feriefridage. Ferie og feriefridage kan oprettes af brugeren selv og kan vises i et overskueligt Gantt-kort. Ferie og feriefridage anvendes desuden i beregningen af ressourceoversigten. 6.20 Opret min ferie Vælg Timer, km & tillæg Opret ferie i menuen. Indtast startdato og slutdato. Indtast en årsag til fraværet eller ferien. Ønsker du også at gemme registreringen som en tidsregistrering, afkryds da om registreringen er ferie eller feriefridag under Opret tidsregistrering. Klik Gem for at gemme registreringen. 6.21 Ret min ferie Vælg Timer, km & tillæg Vis ferie i menuen. Klik på ikonet ud for den ferieregistrering, du vil rette. Ret data i formularen og klik Gem for at gemme ændringerne. 6.22 Slet min ferie Vælg Timer, km & tillæg Vis ferie i menuen. Klik på ikonet ud for den ferieregistrering, du vil slette. Bekræft at du vil slette den valgte registrering. Ferieregistreringen er nu slettet. 6.23 Vis min ferie Vælg Timer, km & tillæg Vis ferie i menuen. Oversigten viser nu planlagt ferie og fravær for brugeren der er logget ind i systemet. En grafisk oversigt (Gantt-kort) findes desuden under menupunktet Gantt. Side 35 af 66

7. Rapporter 7.1 Introduktion til rapporter EazyProject indeholder en unik rapportgenerator, som gør brugeren i stand til at sammensætte standardrapporter stort set efter eget ønske, på baggrund af de timeregistreringer der er gemt i systemet. Denne rapportgenerator giver også mulighed for at sammensætte data i søjle- og lagkagediagrammer. Når rapportgeneratoren benyttes, kan data nemt afgrænses, grupperes og sorteres. Man kan afgrænse rapporterne med dato interval og man kan gruppere sine data i op til 3 niveauer. Grupperingen samler registreringerne på valgte grupper og beregner totaler i tid og værdi. Hvis du f.eks. vælger Projekt som gruppering 1 og trykker på knappen Vis rapport, vil systemet vise totaler på alle projekterne, det vil sige et projekt pr. linje. Hvis du yderligere vælger Faser som gruppering 2 vil både totaler for projekt og faser blive vist. Du har mulighed for at eksportere alle rapporter til Excel og pdf. Data bliver også eksporteret ud fra valgte dato interval og gruppering. Yderligere er der flere specialrapporter, der viser detaljer omkring projektøkonomi, flex, ferie m.m. 7.2 Mine timer Rapporten Mine timer tager udgangspunkt i alt timeforbrug for brugeren der er logget ind i systemet, d.v.s brugeren der anvender denne rapport. Vælg Rapporter Mine timer i menuen. Vælg datointerval. Vælg evt. gruppering 1, 2 og 3. Vælg evt. kundefilter. Vælg om feriestatistik skal skjules og klik Vis rapport. Rapporten vises og det er nu muligt at udskrive rapporten til printer, Excel, pdf eller e-maile rapporten ved at klikke på ikonet. 7.3 Min kørsel Rapporten Min kørsel tager udgangspunkt i alt kørsel for brugeren der er logget ind i systemet, d.v.s brugeren der anvender denne rapport. Rapporten udskriver også medarbejderens adresse, således at rapporten overholdet Skat s krav til en godkendt kørselsrapport. Vælg Rapporter Min kørsel i menuen. Vælg datointerval og klik Vis rapport. Rapporten vises og det er nu muligt at udskrive rapporten til printer, Excel, pdf eller e-maile rapporten ved at klikke på ikonet. 7.4 Projekt timer Rapporten Projekt timer tager udgangspunkt i alt timeforbrug på ét projekt ad gangen. Vælg Rapporter Projekt timer i menuen. Vælg datointerval. Vælg projekt. Vælg evt. gruppering 1, 2 og 3 og klik Vis rapport. Side 36 af 66

Rapporten vises og det er nu muligt at udskrive rapporten til printer, Excel, pdf eller e-maile rapporten ved at klikke på ikonet. 7.5 Medarbejder timer Rapporten Medarbejder timer tager udgangspunkt i alt timeforbrug på én medarbejder ad gangen. Vælg Rapporter Medarbejder timer i menuen. Vælg datointerval. Vælg medarbejder(brugernavn). Vælg evt. gruppering 1, 2 og 3 og klik Vis rapport. Rapporten vises og det er nu muligt at udskrive rapporten til printer, Excel, pdf eller e-maile rapporten ved at klikke på ikonet. 7.6 Kunde timer Rapporten Kunde timer tager udgangspunkt i alt timeforbrug på én kunde ad gangen og evt. en medarbejder. Vælg Rapporter Kunde timer i menuen. Vælg datointerval. Vælg kundenavn. Vælg evt. medarbejder(brugernavn). Vælg evt. gruppering 1, 2 og 3 og klik Vis rapport. Rapporten vises og det er nu muligt at udskrive rapporten til printer, Excel, pdf eller e-maile rapporten ved at klikke på ikonet. 7.7 Mine projekttimer Rapporten Mine projekttimer tager udgangspunkt i alt timeforbrug for de projekter brugeren der er logget ind i systemet er ansvarlig for, d.v.s. brugeren der anvender denne rapport. Vælg Rapporter Mine projekttimer i menuen. Vælg datointerval. Vælg projekt(der kan kun vælges projekter brugeren er ansvarlig for). Vælg evt. gruppering 1, 2 og 3 og klik Vis rapport. Rapporten vises og det er nu muligt at udskrive rapporten til printer, Excel, pdf eller e-maile rapporten ved at klikke på ikonet. 7.8 Alle timer Rapporten Alle timer tager udgangspunkt i alt timeforbrug på tværs af medarbejdere, kunder, projekter m.m.. og giver et samlet overblik over virksomhedens timeforbrug. Vælg Rapporter Alle timer i menuen. Vælg datointerval. Vælg evt. gruppering 1, 2 og 3 og klik Vis rapport. Rapporten vises og det er nu muligt at udskrive rapporten til printer, Excel, pdf eller e-maile rapporten ved at klikke på ikonet. Side 37 af 66

7.9 Alle udlæg Rapporten Alle udlæg tager udgangspunkt i alle udlæg i den valgte periode, evt. afgrænset efter medarbejder filter. Vælg Rapporter Alle udlæg i menuen. Vælg datointerval. Vælg evt. medarbejder(brugernavn). Vælg evt. gruppering 1, 2 og 3 og klik Vis rapport. Rapporten vises og det er nu muligt at udskrive rapporten til printer, Excel, pdf eller e-maile rapporten ved at klikke på ikonet. 7.10 Alle kørsel Rapporten Alle kørsel tager udgangspunkt i alt kørsel på tværs af alle brugere. Rapporten kan dog filtreres pr. medarbejder. Rapporten udskriver også medarbejderens adresse, således at rapporten overholdet Skat s krav til en godkendt kørselsrapport. Vælg Rapporter Alle kørsel i menuen. Vælg datointerval. Vælg evt. medarbejder(brugernavn) og klik Vis rapport. Rapporten vises og det er nu muligt at udskrive rapporten til printer, Excel, pdf eller e-maile rapporten ved at klikke på ikonet. 7.11 Opfølgning medarb. Denne rapport viser de brugere pr. dag der ikke har registreret tid den pågældende dag. Rapporten kan afgrænses efter uge og årstal. Vælg Rapporter Opfølgning medarb. i menuen. Vælg ugenummer og årstal og klik Vis rapport. Rapporten vises og det er nu muligt at udskrive rapporten. 7.12 Grafer EazyProject grafmodulet giver dig mulighed for at danne søjle og lagkage diagrammer. Du vælger selv om graferne skal vise data for et projekt eller for alle. Hvis Projekt ikke er valgt beregnes grafen for alle. Ved valg af Gruppering kan du selv bestemme hvad der skal sammenlignes. Graferne kan vises med værdier i timer eller kroner. Lagkage diagrammerne benytter % inddeling. Vælg Rapporter Grafer i menuen. Vælg evt. projekt for at vise grafen for ét projekt, ellers vises graf for alle projekter. Vælg gruppering for at vise hvad der skal sammenlignes i grafen. Vælg evt. medarbejder, ellers vises graf for alle medarbejdere. Vælg enhed som kr./tid. Vælg graftype søjlediagram eller lagkagediagram og klik Vis rapport. Grafen vises nu og kan gemmes direkte ved at højre-klikke med musen og vælge Gem billede som eller udskrives ved at højre-klikke med musen og vælge Udskriv billede. Fig. 7.0 Side 38 af 66

7.13 Flex og ferie oversigt Denne rapport viser saldo for flex, ferie og feriefridag i samme rapport pr. medarbejder. Vælg Rapporter Flex og ferie oversigt i menuen. Rapporten vises nu for indeværende ferie og det er nu muligt at udskrive rapporten. Vælg evt. Vis forrige ferieår, for at vise saldi for forrige ferieår. 7.14 Projektportefølge Rapporten Projektportefølge viser projektnøgletal for et udvalgt antal projekter, såsom kostpriser, salgspriser og dækningsbidrag, timeforbrug pr. projekt. Det er muligt at afgrænse rapporten efter favoritter, d.v.s. brugeren kan helt selv bestemme hvilke projekter der skal vises. Du kan vælge dine favorit-projekter ved at klikke på ikonerne til venstre for projektnavnet. Ønsker du kun at se dine favoritprojekter i listen, skal du vælge Vis favoritter. Vælg Rapporter Projektportefølge i menuen. Vælg om rapporten skal vise detaljer pr. projekt. Hvis Vis detaljer vælges, udskrives både faser og opgaver der er registreret timer på. Vælg om kun favoritter skal vises. Rapporten vises og det er nu muligt at udskrive rapporten. Side 39 af 66

8. Gantt-kort 8.1 Introduktion til Gantt-kort Under menu kategorien Gantt finder du oversigter over projekter, ressourcer og ferie. Gantt-kortene er velegnet til at få et grafisk overblik over periodes aktiviteter og er et godt værktøj til at få overblik samt tidligt i et projektforløb at opfange forsinkelser. Fig. 8.0 8.2 Projektoversigt Projektoversigten viser aktive projekter i valgte dato interval. Hvis Detaljer er valgt vises faserne og opgaver under hvert projekt. I denne oversigt er det muligt at flytte hele projekter i forhold til hinanden. De tynde hvide markeringer som ses på nedenstående figur viser den periode der er registreret timer på projekt og opgaver. Dette giver dig et hurtigt overblik over om tidsplanen bliver holdt. Skulle der ske forskydninger imellem planlagte datoer og faktiske registreringer vil det tydeligt fremgå i denne oversigt. Hvis du ønsker at fokusere på ét projekt i stedet for alle aktive projekter, skal du blot vælge et projekt under Projekt. Vælg Gantt Projektoversigt i menuen. Vælg datointerval. Vælg evt. projekt. Vælg om projektdetaljer skal vises og klik Opdater. Et Gantt-kort vises nu. Hvis du ønsker at flytte et eller flere projekter vælges Vis flyt projekt, for at synliggøre værktøjet til dette. Vælg det projekt du vil flytte i Gantt-kortet. Indtast hvor mange dage projektet skal flyttes. Side 40 af 66

Klik Tilbage for at flytte projektet tilbage (eksempel flyttes projekt start fra d. 1/3-08 til d. 1/1-08) Klik Frem for at flytte opgaven frem (eksempel flyttes projekt start fra d. 1/2-08 til d. 1/4-08) BEMÆRK, at ovenstående funktion automatisk ændrer datoerne på projektet der vælges og alle tilhørerne opgaver, når der klikkes Frem eller Tilbage 8.3 Ressourceoversigt Menu punktet Ressourceoversigt tager udgangspunkt i bruger og projekter, men virker ellers på samme måde som ovenstående projektoversigt. Ressourceoversigten viser aktive medarbejdere og projekter i valgte dato interval. Hvis Detaljer er valgt vises projekter under hver medarbejder(ressource). De tynde hvide markeringer som ses på nedenstående figur viser den periode der er registreret timer på. Dette giver dig et hurtigt overblik over om tidsplanen bliver holdt. Skulle der ske forskydninger imellem planlagte datoer og faktiske registreringer vil det tydeligt fremgå i denne oversigt. Hvis du ønsker at fokusere på én medarbejder i stedet for alle, skal du blot vælge medarbejder under Ressourcer. Vælg Gantt Ressourceoversigt i menuen. Vælg datointerval. Vælg evt. ressource. Vælg om detaljer skal vises og klik Opdater. Et Gantt-kort vises nu over de valgte ressource. 8.4 Ferieoversigt Dette Gantt-kort viser en samlet ferieplan for alle medarbejdere i det valgte datointerval. Vælg Gantt Ferieoversigt i menuen. Vælg datointerval og klik Opdater. Et Gantt-kort vises nu over medarbejdernes planlagte ferie. BEMÆRK, at kollektiv ferie ikke vises i denne rapport, d.v.s. ferie der er oprettet på alle medarbejdere på én gang. Side 41 af 66

9. Bruger registreringer 9.1 Introduktion til bruger registreringer Dette menupunkt er beregnet til at udføre timeregistreringer på vegne af andre medarbejdere. 9.2 Alle timeregistreringer ret/slet timer for andre medarbejdere Alle registreringer viser alle timeregistreringer på tværs af alle medarbejdere og projekter. Oversigten bruges til at redigere eller slette timeregistreringer for andre medarbejdere. Vælg Bruger registreringer Alle timeregistreringer i menuen. Vælg relevant datointerval og evt. projekt og medarbejder(brugernavn) for at afgrænse data i oversigten. Klik på ud for den registrering, du vil rette. Et nyt vindue åbner, hvor du kan rette medarbejder, dato, timeforbrug, projekt, fase, opgave og bemærkning. Ret data og klik på knappen Gem. 9.3 Registrer for bruger opret timeforbrug for andre medarbejdere Dette menupunkt gør det muligt at registrere timeforbrug for andre medarbejdere end brugeren selv. Når brugernavnet vælges tilpasses valgmulighederne indenfor projekt, fase og opgave, således at kun projekter brugeren er medlem af vises. Vælg Bruger registreringer Registrer for bruger i menuen. Vælg hvilke bruger du vil registrerer tid for. Vælg dato. Vælg projekt, fase og opgave. Indtast timeforbrug og evt. timeestimat Indtast evt. en bemærkning og klik Gem. 9.4 Stopur alle opret timeforbrug for andre medarbejdere Dette menupunkt gør det også muligt at registrere timeforbrug for andre medarbejdere end brugeren selv. Når brugernavnet vælges tilpasses projektlisten, således at kun projekter brugeren er medlem af vises. Vælg Bruger registreringer Stopur alle i menuen. Tidsskema for indeværende uge vises som standard. Vælg hvilke bruger du vil registrerer tid for. Tryk på knappen Start eller Stop udfor de opgaver du arbejder på. Systemet holder selv styr på hvor længe hver medarbejder arbejder på hver opgave. Side 42 af 66

10. Kompetencer 10.1 Introduktion til kompetencestyring EazyProject indeholder et kompetence-modul, der gør systemet i stand til at håndtere medarbejderkompetencer på forskellige niveauer og bruge disse kompetencer i forbindelse med ressourcestyring og planlægning. Kompetencer oprettes og vedligeholdes af systemets administrator(er) og tilføjes hver enkelt medarbejders stamkort med niveauet 1-3. 10.2 Opret kompetence - generelle Vælg Administration Brugere Opret kompetence i menuen. Indtast kompetence og status og klik Gem. Kompetencen er nu oprettet i systemet og kan nu tilføjes en medarbejders stamkort. 10.3 Rediger kompetence - generelle Vælg Administration Brugere Vis kompetencer i menuen. En oversigt over oprettede kompetencer vises. Klik på ud for den kompetence, du vil rette. Et nyt vindue åbner, hvor du kan rette kompetencenavn og status. Ret data og klik på knappen Gem. 10.4 Slet kompetence - generelle Vælg Administration Brugere Vis kompetencer i menuen. I oversigten klikkes på ikonet for at slette den pågældende kompetence. Kompetencen er nu slettet. 10.5 Vis kompetencer - generelle Vælg Administration Brugere Vis kompetencer i menuen. En oversigt over oprettede kompetencer vises. 10.6 Tilføj kompetencer på medarbejder Vælg Administration Brugere Vis brugere i menuen. En oversigt over medarbejdere vises. Klik på ud for den medarbejder, du vil tilføje kompetencer på. Klik på fanebladet Kompetencer. En oversigt over medarbejderens kompetencer vises. Tilføj nye kompetencer til medarbejderen ved at vælge kompetence og niveau og klikke Tilføj. BEMÆRK, du behøver ikke efterfølgende at klikke Opdater bruger for at gemme de kompetencer du har tilføjet på medarbejderen. 10.7 Fjern kompetencer fra medarbejder Vælg Administration Brugere Vis brugere i menuen. En oversigt over medarbejdere vises. Klik på ud for den medarbejder, du vil fjerne kompetencer fra. Klik på fanebladet Kompetencer. En oversigt over medarbejderens kompetencer vises. I oversigten klikkes på ikonet for at slette den pågældende kompetence. Kompetencen er nu slettet. Side 43 af 66

10.8 Ressourcestyring - kompetencefilter Se venligst afsnit 5, der beskriver hvordan kompetencer anvendes i forbindelse med ressourcestyring. Side 44 af 66

11. Finans 11.1 Introduktion til Finans Denne del af EazyProject tilbyder komplet håndtering af tilbud, ordrer, fakturaer og kreditnotaer. Samtidig giver systemet mulighed for at afstemme betalinger, se fakturaer til betaling m.m. Finansmodulet indeholder et simpelt graf menupunkt, der viser omsætning, trend og salg pr. produkt/produktgruppe i brugervenlige grafer. Fig. 11.0 Side 45 af 66

11.2 Opret tilbud og ordre Vælg Finans Opret tilbud/ordre i menuen. Vælg tilbud eller ordrebekræftelse. Vælg kunde eller opret en ny kunde ved at klikke på ikonet og klik Næste. Nu kan der tilføjes varelinier til tilbuddet eller ordren. Varelinier kan tilføjes på 2 forskellige måder. 11.2.1 Varer kan tilføjes fra en vareliste Varen vælges i varelisten og der klikkes Hent vare. BEMÆRK, at varelisten kan sorteres efter varenummer eller varenavn. Sorteringen ændres ved at klikke på ikonet. Varen hentes og kan nu redigeres i tekstfelterne og tilføjes ved at klikke Tilføj til ordre. Varen er nu tilføjet tilbuddet/ordren og kan straks ses nederst i ordrelayoutet. 11.2.2 Varer kan tilføjes direkte som fritekst Varenummer, varetekst, antal og stykpris udfyldes og der klikkes Tilføj til ordre. Varen er nu tilføjet tilbuddet/ordren og kan straks ses nederst i ordrelayoutet. 11.2.3 Tilføj en tom varelinie (uden beløb) Skal der tilføjes en tom linie, skal afkrydsningsboksen med overskriften # vælges. Afkryds denne boks og klik Tilføj til ordre Fig. 11.1 11.2.4 Tilføj en overskrift (uden beløb) Skal der tilføjes en tom linie eller en overskrift, skal afkrydsningsboksen med overskriften # vælges. Afkryds denne boks, indtast overskriften i feltet Varetekst og klik Tilføj til ordre Fig. 11.2 Efter at første varelinie er tilføjet, bliver ordrelayoutet synligt nederst på siden(se figur 11.0). I ordrelayoutet kan kundenavn og varelinier redigeres direkte ved at klikke på kundenavnet eller varelinierne. BEMÆRK, at ændringer af kundestamdata i tilbuddet/ordren gemmes på kundekortet og overskriver eksisterende kundedata i systemet. 11.2.5 Rediger varelinie En varelinie kan redigeres ved at klikke på den pågældende varelinie i ordrelayoutet. En lille formular bliver synlig, hvor varelinien kan ændres og ændringer gemmes ved at klikke Gem. Fig. 11.3 Side 46 af 66

11.2.6 Slet varelinie En varelinie kan slettes ved at klikke på den pågældende varelinie i ordrelayoutet. En lille formular bliver synlig, hvor varen kan slettes ved at klikke Slet varelinie. Fig. 11.4 11.2.7 Flyt varelinie En varelinie kan flyttes op/ned ved at klikke på den pågældende varelinie i ordrelayoutet. En lille formular bliver synlig, hvor pilene bruges til at flytte varelinien op eller ned. Fig. 11.5 11.2.8 Tilføj varelinie til varekatalog Er en varelinie tilføjet som fritekst (se punkt 11.2.2), kan denne vare tilføjes til varekataloget ved at klikke Tilføj også til varekatalog inden varen tilføjes til ordren. Herefter er varen synlig i varelisten og kan fremover tilføjes som en standardvare. Fig. 11.6 11.2.9 Tilføj rabat fra kundekort Hvis afkrydsningsboksen Tilføj rabat fra kunderabat er valgt, tilføjes kundens personlige kunderabat fra kundekortet, som en ekstra varelinie i tilbuddet/ordren og rabatten beregnes automatisk (se også figur 11.0). Fig. 11.7 Side 47 af 66

11.2.10 Gem tilbud og ordre Vælg mellem tilbud og ordre og klik på udfør. Fig. 11.8 11.2.11 Print, pdf eller e-mail tilbud og ordre Et tilbud eller ordre kan printes, gemmes som pdf eller e-mailes direkte fra formularen af. Dette gøres ved at klikke på det relevante ikon ( ). Skal et tilbud eller en ordre e-mailes klikkes på ikonet. En lille formular bliver synlig hvor det er muligt at ændre e-mailens emne, besked, afsender, modtager, tilføje bcc og sende e-mailen med tilbuddet/ordren tilføjet som en vedhæftet fil. BEMÆRK, standardteksten i bunden af tilbuddet eller ordren oprettes/ændres i EazyProject konfigurationsfilen. 11.3 Vis tilbud/ordrer Vælg Finans Vis tilbud/ordrer i menuen. Oversigten over tilbud/ordrer vises. Oversigten kan tilpasses ved hjælp af søgefiltrene i toppen af siden. BEMÆRK, at saldo for åbne tilbud og ordrer vises her. Fig. 11.9 11.4 Kopier tilbud/ordre til nyt tilbud/ordre Vælg Finans Vis tilbud/ordrer i menuen. Klik på ud for det tilbud/ordre, du vil kopiere. Vælg Kopier til ny(t) tilbud eller ordre og klik Udfør. Det åbne tilbud/ordre kopieres og kopien åbnes og er klar til redigering Fig. 11.10 11.5 Opret faktura og kreditnota Vælg Finans Opret faktura i menuen. Vælg faktura eller kreditnota. Vælg kunde eller opret en ny kunde ved at klikke på ikonet og klik Næste. Side 48 af 66

Nu kan der tilføjes varelinier til fakturaen eller kreditnotaen. Varelinier kan tilføjes på forskellige måder. 11.5.1 Varer kan tilføjes fra en vareliste Varen vælges i varelisten og der klikkes Hent vare. BEMÆRK, at varelisten kan sorteres efter varenummer eller varenavn. Sorteringen ændres ved at klikke på ikonet. Varen hentes og kan nu redigeres i tekstfelterne og tilføjes ved at klikke Tilføj til ordre. Varen er nu tilføjet fakturaen/kreditnotaen og kan straks ses nederst i fakturalayoutet. 11.5.2 Varer kan tilføjes direkte som fritekst Varenummer, varetekst, antal og stykpris udfyldes og der klikkes Tilføj til ordre. Varen er nu tilføjet fakturaen/kreditnotaen og kan straks ses nederst i fakturalayoutet. 11.5.3 Tilføj en tom varelinie (uden beløb) Skal der tilføjes en tom linie, skal afkrydsningsboksen med overskriften # vælges. Afkryds denne boks og klik Tilføj til ordre Fig. 11.11 11.5.4 Tilføj en overskrift (uden beløb) Skal der tilføjes en tom linie eller en overskrift, skal afkrydsningsboksen med overskriften # vælges. Afkryds denne boks, indtast overskriften i feltet Varetekst og klik Tilføj til ordre Fig. 11.12 Efter at første varelinie er tilføjet, bliver fakturalayoutet synligt nederst på siden(se figur 11.0). I fakturalayoutet kan kundenavn, varelinier og betalingsdato redigeres direkte ved at klikke på disse. BEMÆRK, at ændringer af kundestamdata i fakturaen/kreditnotaen gemmes på kundekortet og overskriver eksisterende kundedata i systemet. 11.5.5 Rediger varelinie En varelinie kan redigeres ved at klikke på den pågældende varelinie i fakturalayoutet. En lille formular bliver synlig, hvor varelinien kan ændres og ændringer gemmes ved at klikke Gem. Fig. 11.13 Side 49 af 66

11.5.6 Slet varelinie En varelinie kan slettes ved at klikke på den pågældende varelinie i fakturalayoutet. En lille formular bliver synlig, hvor varen kan slettes ved at klikke Slet varelinie. Fig. 11.14 11.5.7 Flyt varelinie En varelinie kan flyttes op/ned ved at klikke på den pågældende varelinie i fakturalayoutet. En lille formular bliver synlig, hvor pilene bruges til at flytte varelinien op eller ned. Fig. 11.15 11.5.8 Tilføj varelinie til varekatalog Er en varelinie tilføjet som fritekst (se punkt 11.2.2), kan denne vare tilføjes til varekataloget ved at klikke Tilføj også til varekatalog inden varen tilføjes til fakturaen. Herefter er varen synlig i varelisten og kan fremover tilføjes som en standardvare. Fig. 11.16 11.5.9 Tilføj rabat fra kundekort Hvis afkrydsningsboksen Tilføj rabat fra kunderabat er valgt, tilføjes kundens personlige kunderabat fra kundekortet, som en ekstra varelinie i fakturaen/kreditnotaen og rabatten beregnes automatisk (se også figur 11.0). Fig. 11.17 11.5.10 Tilføj udlæg Udlæg der er oprettet under et projekt kan automatisk tilføjes som varelinie ved at klikke på Hent udlæg. Tilføj de valgte udlæg til faktura ved at klikke på ikonet. Ikonet ændrer sig til og ved klik på knappen Marker som faktureret og indsæt, tilføjes udlægget til fakturaen. BEMÆRK, allerede ved klik på knappen Marker som faktureret og indsæt, ændrer registreringerne status til faktureret! Side 50 af 66

11.5.11 Rediger udlæg Et udlæg som er tilføjet til en faktura kan redigeres ved at klikke på den pågældende varelinie i fakturalayoutet. En lille formular bliver synlig, hvor varelinien kan ændres og ændringer gemmes ved at klikke Gem. 11.5.12 Slet udlæg Et tilføjet udlæg kan slettes ved at klikke på den pågældende varelinie i fakturalayoutet. En lille formular bliver synlig, hvor varen kan slettes ved at klikke Slet varelinie. 11.5.13 Tilføj kørsel Kørsels registreringer der er oprettet under et projekt kan tilføjes som varelinie ved at klikke på Hent kørsel. Tilføj de valgte kørsels registreringer til faktura ved at klikke på ikonet. Ikonet ændrer sig til og ved klik på knappen Marker som faktureret og indsæt, tilføjes kørsel til fakturaen. BEMÆRK, allerede ved klik på knappen Marker som faktureret og indsæt, ændrer registreringerne status til faktureret! 11.5.14 Rediger kørsel Kørsels registreringer som er tilføjet til en faktura kan redigeres ved at klikke på den pågældende varelinie i fakturalayoutet. En lille formular bliver synlig, hvor varelinien kan ændres og ændringer gemmes ved at klikke Gem. 11.5.15 Slet udlæg Kørsels registreringer kan slettes ved at klikke på den pågældende varelinie i fakturalayoutet. En lille formular bliver synlig, hvor varen kan slettes ved at klikke Slet varelinie. 11.5.16 Tilføj timer Time registreringer der er oprettet under et projekt kan tilføjes som varelinie ved at klikke på Hent timer. Tilføj de valgte time registreringer til faktura ved at klikke på ikonet. Ikonet ændrer sig til og ved klik på knappen Marker som faktureret og indsæt, tilføjes timeregistreringerne til fakturaen. BEMÆRK, allerede ved klik på knappen Marker som faktureret og indsæt, ændrer registreringerne status til faktureret! 11.5.17 Rediger timer Time registreringer som er tilføjet til en faktura kan redigeres ved at klikke på den pågældende varelinie i fakturalayoutet. En lille formular bliver synlig, hvor varelinien kan ændres og ændringer gemmes ved at klikke Gem. 11.5.18 Slet timer Kørsels registreringer kan slettes ved at klikke på den pågældende varelinie i fakturalayoutet. En lille formular bliver synlig, hvor varen kan slettes ved at klikke Slet varelinie. Side 51 af 66

Fig. 11.18 11.5.19 Godkend faktura En faktura eller kreditnota skal godkendes, før at den kan printes eller e-mailes. En faktura fungere som en kladde indtil denne er godkendt. En faktura godkendes ved at klikke på knappen Godkend til fakturering BEMÆRK, at når en faktura er godkendt, kan denne ikke slettes. Side 52 af 66

Fig. 11.19 11.5.20 Print, pdf eller e-mail faktura og kreditnota En faktura eller kreditnota kan printes, gemmes som pdf eller e-mailes direkte fra formularen af, efter en fakturaen er godkendt. Dette gøres ved at klikke på det relevante ikon ( ). Skal et faktura eller en kreditnota e-mailes klikkes på ikonet. En lille formular bliver synlig hvor det er muligt at ændre e-mailens emne, besked, afsender, modtager, tilføje bcc og sende e-mailen med fakturaen/kreditnotaen tilføjet som en vedhæftet fil. BEMÆRK, standardteksten i bunden af fakturaen eller kreditnotaen oprettes/ændres i EazyProject konfigurationsfilen. 11.6 Vis fakturaer Vælg Finans Vis fakturaer i menuen. Oversigten over fakturaer/kreditnotaer vises. Oversigten kan tilpasses ved hjælp af søgefiltrene i toppen af siden. BEMÆRK, at saldo for åbne fakturaer og kreditnotaer vises her. Fig. 11.20 11.7 Kundesaldo Finansmodulet indeholder en oversigt der viser kundesaldi, på alle kunder der er oprettede fakturaer eller kreditnotaer på. Hver kundes fakturaaktiviteter kan ses ved at klikke på ikonet udfor den pågældende kunde. Oversigten kan afgrænses, således at den kun viser kunder med forfaldne fakturaer, ved at klikke Vis kunder med forfaldne fakturaer. Side 53 af 66

Fig. 11.21 11.8 Finansgrafer Finansmodulet indeholder et simpelt graf menupunkt, der viser omsætning, trend og salg pr. produkt/produktgruppe i brugervenlige grafer pr. år. Det er muligt at ændre årstallet øverst til venstre i skærmbilledet. Totalsalg for det valgte årstal vises øverst til højre i skærmbilledet. Fig. 11.22 Side 54 af 66

12. Brugerindstillinger 12.1 Personlige indstillinger Under Profil kan systemets fonte, startside og sprog ændres individuelt pr. bruger. Det er ligeledes muligt at rette sin egen personlige adgangskode her. Klik på linket Profil øverst til højre i skærmbilledet for at ændre personlige indstillinger. Fig. 12.0 Side 55 af 66

13. Administration 13.1 Hvem har adgang? Er du tilknyttet en rolle der har adgang til et af menupunkterne i administrationsområde, har du adgang til administrationsområdet. Det er her du konfigurerer og opsætter EazyProject, således at systemet passer til netop din virksomhed. 13.2 Log ind i administrationsområdet Klik på linket Administration nederst i menu til venstre, for at få adgang til administrationsområdet. Fig. 13.0 13.3 Navigation Administrationsområdet har sin egen navigations-menu, der ser således ud. Fig. 13.1 Side 56 af 66

13.4 Bruger - menupunkt Bruger menupunktet indeholder følgende: 13.4.1 Vis bruger Oversigt over alle oprettede brugere/medarbejder. Det er her muligt at vise, rette og slette brugere medarbejdere her. 13.4.2 Vis kompetencer Oversigt over alle oprettede kompetencer. Det er her muligt at vise, rette og slette eksisterende kompetencer. 13.4.3 Opret bruger Giver mulighed for at oprette medarbejdere/brugere af systemet. Det er muligt at oprette en medarbejder i systemet, der ikke selv har adgang til systemet, oprette medarbejder tilknyttet forskellige roller, tilknytte kompetencer til den enkelte medarbejder m.m. Husk at der kan tilføjes yderligere data på medarbejderen under de forskellige faneblade! 13.4.4 Opret kompetence Her oprettes kompetencer. Kompetencer vælges/tilknyttes en medarbejder, når denne oprettes/rettes. 13.5 Roller - menupunkt Menuerne i EazyProject er bygget op omkring roller. Det betyder at kunden selv kan sammensætte de menupunkter de ønsker at give en rolle adgang til. Der er nogle standard roller i systemet som f.eks. Almindelig bruger, Projektleder og Administrator. Standard rollerne kan frit ændres efter behov og der kan tilføjes lige så mange nye roller som man har behov for. Brugen af roller gør systemet meget enkelt at gå til for den enkelte bruger. Se figuren nedenfor, for et eksempel på hvordan menuen for rollen Almindelig bruger kan se ud, når en bruger med denne rolle er logget ind. Fig. 13.2 Side 57 af 66

13.5.1 Vis roller Oversigt over alle oprettede roller. Det er her muligt at vise, rette og slette eksisterende roller i systemet. 13.5.2 Opret rolle Her oprettes nye roller. Når en rolle oprettes vælges et navn for rollen. Herefter tilføjes hvilke dele af administrationsdelen og hvilke dele af brugerdelen som denne rolle må have adgang til. BEMÆRK, en bruger ser kun de menupunkter som rollen tillader. 13.6 Timetype - menupunkt Menupunktet Timetype indeholder følgende: 13.6.1 Vis timetyper Oversigt over alle oprettede timetyper. Det er her muligt at vise, rette og slette eksisterende timetyper. 13.6.2 Opret timetype Her oprettes timetyper. Når en timetype oprettes, vælges timetype navn og henholdsvis salgspris, kostpris og timestatus. Timetype vælges/tilknyttes en opgave, når projekt/opgave oprettes eller redigeres. 13.7 Projekttype - menupunkt Menupunktet Projekttype indeholder følgende: Side 58 af 66

13.7.1 Vis projekttyper Oversigt over alle oprettede projekttyper. Det er her muligt at vise, rette og slette eksisterende projekttyper. 13.7.2 Opret projekttype Her oprettes projekttyper. Når en projekt oprettes, vælges projekttype navn og status. Projekttype vælges/tilknyttes et projekt, når dette oprettes/ redigeres. 13.8 Afdelinger - menupunkt Menupunktet Afdelinger indeholder følgende: 13.8.1 Vis afdelinger Oversigt over alle oprettede afdelinger. Det er her muligt at vise, rette og slette eksisterende afdelinger. 13.8.2 Opret afdeling Her oprettes nye afdelinger. Afdelinger anvendes under Opret bruger, hvor hver enkelt medarbejder tilknyttes en afdeling. Herefter er det muligt at trække forskellige rapporter og oversigter på tværs af de oprettede afdelinger. 13.9 Vareliste - menupunkt Menupunktet vareliste indeholder følgende: 13.9.1 Vis vareliste Oversigt over alle oprettede varer. Det er her muligt at vise, rette og slette eksisterende varer. 13.9.2 Opret vare Her oprettes varer der tilføjes varekataloget. Når en projekt oprettes, vælges varenummer, varenavn, stykpris samt hvilken varegruppe varen tilhører. Varer vælges/tilknyttes tilbud, ordrer, fakturaer og kreditnotaer, når disse oprettes/redigeres under menupunktet Finans. 13.10 Udlægstyper - menupunkt Menupunktet udlægstyper indeholder følgende: 13.10.1 Vis udlægstyper Oversigt over alle oprettede udlægstyper. Det er her muligt at vise, rette og slette eksisterende udlægstyper. 13.10.2 Opret udlægstype Her oprettes udlæg. Når et udlæg oprettes, vælges udlægsnavn, enhed (eks. Km, stk., valuta) samt status. Forbrug af udlæg registreres på et projekt på lige fod med hvordan timeforbruget registreres. 13.11 Diverse - menupunkt Menupunktet diverse indeholder følgende: Side 59 af 66

13.11.1 Dato lås Indtast den ønskede dato og klik Gem. Alle brugeres timeregistreringsformularer er nu låste til og mede denne dato og ingen brugere i systemet kan nu registrerer timeforbrug, udlæg og kørsel før denne dato. 13.11.2 Licens Her indtastes licensnøglen der passer til systemet. Licensnøglen udleveres af EazySoft A/S. 13.11.3 Mail adgang Dette menupunkt anvendes kun i forbindelse med Outlook integration. Kontakt EazySoft for mere information omkring dette. Side 60 af 66

14. Sikkerhed 14.1 Brugerniveau og roller En bruger kan oprettes på forskellige adgangsniveauer. Systemadministratoren bestemmer således hvilke sider/områder brugeren har adgang til med udgangspunkt i hvilke roller brugeren er medlem af. 14.2 Administrator Kun brugere oprettet med adgang til administrationsområdet, kan oprette, rette og slette andre brugere. 14.3 Standard sikkerhedsniveau En bruger behøver ikke angive sikkerhedsniveau ved hvert projekt. EazyProject sørger automatisk for at brugerne ikke kan se hinandens data. 14.4 Hosting ved leje af EazyProject EazyProject drives i et professionelt driftsmiljø med en høj grad af sikkerhed indenfor backup, oppetider, båndbredde og drift. 14.5 Hardware ved leje af EazyProject Opdateret hardware og styresystem på web-serveren sikrer stabil og drift. Side 61 af 66

15. Eksport 15.1 Rapporter & Gantt-kort EazyProject giver mulighed for at eksportere data i Excel-kompatibelt format samt til PDF. Kontakt EazySoft hvis du ønsker data eksporteret i andre formater. 15.2 Backup Der tages daglig komplet backup, d.v.s. backup af system-kode, database, indeholdende løndata, faktureringsoplysninger m.m.. Kunden har samtidig selv mulighed for lave backup ved en løsning hostet på egen server(er). Side 62 af 66

16. Konfiguration af EazyProject 16.1 Konfigurationsfilen EazyProject indeholder forskellige skjulte funktioner, der kan aktiveres/deaktiveres via systemets konfigurationsfil. Dette foretages typisk ved opstart af systemet, men vise dele af konfigurationen kan også ændres efter at systemet er taget i brug. Følgende indstillinger er angivet i EazyProject konfigurationsfilen og kan ændres: - Firma - SQL Server - Databasenavn - SQL brugeroplysninger - Kørsel synlig/skjult - Flex-saldo synlig/skjult - Ressourcestyring synlig/skjult - Rolle som ikke er omfattet af system låse - Excel eksport format - Logning af brugeraktivitet aktiv/inaktiv - Oplysninger til Exchange og Lotus Domino integration - Kørselstakster - Brug af estimater synlig/skjult - Standard opgaver til registrering af ferie og feriefridage - Antal ferie og feriefridage - Mulighed for medarbejder godkendelse af ugesedlen - Mappe til automatisk systemopdatering - Opgavedetaljer udvides med beskrivelse og budget/kr. aktiv/inaktiv - Skjul beløb fra brugerrapporter, aktiv/inaktiv - SMTP server - Feltvalidering på projekt- og opgavenavne - Opsætning af rapport i kundelogin - Firma oplysninger til tilbud, ordrer og fakturaer - Standard tekster til finansmodulet - Standard betalingsbetingelser Side 63 af 66

Dataflow diagram Side 64 af 66