Disponent Godkend faktura V.0.9
1. Login... 3 1.1 Personlige forside... 3 2. Godkend en faktura... 4 2.1 Gennemgå faktura... 4 2.1.1 Faktura hoved... 5 2.1.2 Fakturalinjer... 6 2.1.3 Forsendelses muligheder... 6 2.1.4 Godkendelses kvittering... 7 2.2 Kontering på fakturalinjer... 7 2.3 Opsplitte en faktura... 8 2.4 Send fakturalinje til godkendelse hos en disponent... 10 2.5 Sammenlægning af fakturalinjer... 10 2
1. Login Når du skal logge ind i IndFak, skal du taste virksomhed, brugernavn og password. Hvis du er i tvivl om disse oplysninger kan din systemadministrator hjælpe dig. Du skal være opmærksom på, at din systemadministrator af sikkerhedsmæssige årsager kan have sat alle adgangskoder til at udløbe i løbet af X antal dage, hvilket betyder, at IndFak kan bede om, at du ændrer din nuværende adgangskode. Du skal huske på, at adgangskoden til IndFak skal indeholde store og små bogstaver samt tal, og skal desuden være på mindst otte karakterer. Følgende krav er gældende for adgangskoder i IndFak: Adgangskoder skal minimum være 8 tegn, indeholde både store (A Z) og små bogstaver (a z), indeholde tal (0 9) eller specialtegn (f.eks.,!, $, #, %). Adgangskoden må ikke tidligere have været anvendt af brugeren. 1.1 Personlige forside I IndFak har du din egen personlige forside. På forsiden har du under Igangværende arbejde mulighed for at få overblik over alle de dokumenter, som du har modtaget. Når du arbejder med et dokument, har du mulighed for at gemme det, således at du fx kan gå til frokost uden at bekymre dig om at nogle informationer forsvinder. Når du har gemt et dokument, vil det ligge under Gemte dokumenter på din forside. I Quicks Search kan du hurtigt søge efter ordre eller fakturanummer. 3
Yderst i højre side af skærmen finder du en informationsboks, hvor det er muligt at hente vigtige informationer omkring IndFak status. I navigeringsbaren har du en række navigeringsmuligheder. Navigeringsbaren tilpasses efter de roller, som du har fået tildelt. Hvis du har fået tildelt roller i flere organisationsenheder, har du mulighed for at skifte organisationsenhed fra din forside. Øverst i højre hjørne af skærmbilledet finder du dags dato, dit navn og brugernavn, samt hvilken organisatorisk enhed du befinder dig i. Hvis du fører din markør henover dit navn, har du mulighed for at se, hvilke roller du har i den pågældende organisation. Du skal være opmærksom på, at du kan have fået tildelt 2. Godkend en faktura Når du modtager en faktura, som kræver din godkendelse inden den videresendes til betaling i Navision, så vil du modtage en E mail notifikation. I E mailen vil der være et link, som sender dig til IndFak login. Når du er logget ind, vil du komme direkte ind på den faktura, som du skal godkende. Fakturaen vil du også kunne finde på din forside. 2.1 Gennemgå faktura Når du modtager en faktura, så skal du gennemgå den og herudfra afgøre hvorvidt, du kan godkende den. Du kan opdele gennemgangen af fakturaen i tre dele: Faktura hovedet: I faktura hovedet, som er den øverste del af fakturaen finder du generelle informationer om fakturaen. Faktura linjer: På fakturalinjerne har du bl.a. mulighed for at rediger og opsplitte. Forsendelsesmuligheder Du har altid mulighed for, at sende faktura tilbage til afsender eller videre til en anden person. Du kan læse mere om hvordan en faktura gennemgås i de kommende afsnit. 4
2.1.1 Faktura hoved Når du som disponent skal du være opmærksom på følgende når du gennemgår den øverste del af en faktura, faktura hovedet. Ordre kontraktnummer: Det er muligt at tilknytte et ordre eller kontraktnummer til fakturaen. Herved kan du matche de dokumenter, og på denne måde sammenligne dem. Kommentar: I kommentar feltet kan du påføre en kommentar. Det anbefales at du skriver en kommentar, såfremt du sender fakturaen videre til en anden person, således at denne kender din begrundelse for at modtage fakturaen fra dig. Historik: I historik feltet har du mulighed for at se, hvem fakturaen tidligere har været hos. Hoved kontering: I IndFak kan du påføre en hovedkontering, som kan gælder for hele fakturaen, medmindre der er påført en linjekontering, som så vil være gældende. Hovedkonteringen kan være udfyldt af fakturafordeler eller en rekvirent, når du modtager fakturaen. Da du også har mulighed for at redigere i hovedkontering, så er det dig, som har den endelig ansvar for, at konteringen er rigtig udfyldt. 5
2.1.2 Fakturalinjer På fakturalinjer skal du være opmærksom på hvad, der bliver faktureret for. På den enkelte fakturalinje har du mulighed for at påføre en linjekontering og en linjedisponent. Ligeledes har du mulighed for, at opsplitte den enkelte fakturalinje i flere underlinjer. Se hvordan i de kommende afsnit. Hvis der er angivet et for linjen betyder det, at der er påført en kontering på linjen. ud 2.1.3 Forsendelses muligheder Når du modtager en faktura, så har du flere forsendelses muligheder. Retur til fakturamanager Anvend Retur til fakturamanager, når du mener at fakturaen er sendt til den forkerte organisationsenhed, eller hvis du er i tvivl. Send til rekvirent Brug Send til rekvirent, hvis du ikke kan forstå, hvorfor du har modtaget fakturaen. Du har mulighed for at sende retur til den person, som sendte dig fakturaen, men også vælge en anden rekvirent. Send til en anden disponent Send til anden disponent, hvis du mener det er en anden disponent, som burde have haft fakturaen. Gem faktura Du har mulighed for at gemme en fakturaen på din personlige forside, imens du behandler den. Fakturaen vil forsvinde, så snart du har godkendt eller sendt den til en anden person. Konverter til manuel Konvertere fakturaen til manuel hvis du ikke mener, at fakturaen har de korrekte informationer, hvis du ønsker at sammenlægge fakturalinjer. Se mere i afsnit 2.5 sammenlægning af fakturalinjer. Afvis faktura Du kan kun afvise en faktura, hvis du mener, at leverandøren har lavet en fejl på fakturaen. Når du afviser en faktura, så vil den skifte status til Faktura afvist, og du skal derfor kontakte leverandøren, og forklare, hvorfor du har afvist fakturaen og evt. bede om en kreditnota og faktura. Husk at bede leverandøren om at anføre fakturanummeret på kreditnotaen, så kreditnota og faktura kan sammenkobles. Godkend faktura Godkend en faktura når du mener, at fakturaen er udfyldt korrekt. Når du godkender en faktura, så vil den blive sendt til betaling. Du skal huske på, at du som disponent har ansvaret for, at fakturaen 6
kan betales, og at kontering er korrekt udfyldt. NB: Såfremt du har påført en disponent på en fakturalinje, så vil linjen først skulle godkendes af den anden disponent, inden den kan sendes til betaling. 2.1.4 Godkendelses kvittering Når du har godkendt en faktura, så vil du modtage en bekræftelse på at fakturaen er godkendt og sendt til betaling. Du har mulighed for at printe fakturaen, men de anfaldes ikke at gøre det. Du har altid mulighed for, at finde fakturaen på et senere tidspunkt i IndFak. Det er ligeledes heller ikke et krav fra Rigsrevision, at printe en godkendt faktura. 2.2 Kontering på fakturalinjer Du kan vælge at angive konteringen på fakturalinjerne. Dette gøres ved at trykke på ikonet pågældende fakturalinje. ud fra den Fakturalinjen åbnes herefter, og du har mulighed for at påføre linjen kontering og angive en note til fakturalinjen. 7
Når du har angivet din kontering, afslutter du med at klikke på ikonet kontering gemt.. Hermed er din fakturalinje 2.3 Opsplitte en faktura Som disponent har du mulighed for at splitte en fakturalinje op i flere fakturalinjer. Dette gøres ved at klikke på ikonet. Du kan vælge hvor mange linjer fakturaen skal splittes op i. Dette gøres ved at angive antallet i feltet til højre for knappen Split. Klik dernæst på knappen Split. Herefter vises de opsplittede fakturalinjer. Du har nu på samme vis mulighed for at editeree hver enkel af de opsplittede fakturalinjer. Dettee gøres ved at klikke på ikonet. Se afsnit 2.22 Kontering på fakturalinje. 8
Hermed har du mulighed for påfører kontering og redigere i antallet eller total på hver enkel opsplittet fakturalinje. NB! Ændrerr du i antal eller total på de opsplittede fakturalinjer, skal summeringen til slut give det samme antal og total, som står på den oprindelige fakturalinje. Husk at afsluttet ved at klikke på ikonet. Når du har færdigbehandlet dine opsplittede fakturalinjer, skal du afslutte med knappen Gem. Vil du derimodd annullere fakturasplitte et, skal du klikke på knappen Fortryd. Du returneres nu til forrige skærmbillede af fakturaen, hvor du kan se din fakturalinje er opsplittet i x antal fakturalinjer. 9
2.4 Send fakturalinje til godkendelse hos en disponent Du kan vælge at sende dine fakturalinjer til forskellige disponenter i IndFak. Dette gøres ved at klikke på ikonet. Bemærk at du kun kan vælge de disponenter, der har prokura til at godkende beløbet, som fakturalinjen lyder på. Du har nu mulighed for at angive en disponent på fakturalinjen. Klik i feltet Disponent og vælg den ønskede disponent. Du behøver nødvendigvis ikke angive en disponent på hver enkel fakturalinje. Når du har valgt en disponent, skal du afslutte ved at klikke på ikonet. Når du godkender fakturaen, så vil de fakturalinjer, hvor der er valgt en disponent blive sendt videre til godkendelse hos disse/ dem. 2.5 Sammenlægning af fakturalinjer I IndFak har du mulighed for at sammenlægge fakturalinjer og herved sikrer en meree effektiv fakturahåndtering. Du har kun mulighed for at sammenlægge fakturalinjer, hvis du har konverteret fakturaen til en manuel faktura. Dvs. at du ikke kan sammenlægge fakturalinjer på det oprindelige fakturadokument, men kun på den manuelle version. Vi vil nu gennemgå, hvordan det er muligt, at konverter en faktura til manuel og herefter sammenlægge fakturalinjer. 10
Når du behandler en faktura, så vil du have mulighed for at konverter fakturaen til en manuel. Når du konverter fakturaen, så vil nummeret på den originale faktura bliver markeret med stjerner: ** fakturanummer **. Markeringen fortæller, at fakturaen er konverteret til manuel faktura, og du skal derfor ikke længere behandle dette dokument. Den nye manuelle faktura vil tilføjes som et faneblad øverst på fakturaen. Fanebladenes navne er Faktura for den originale faktura Fakturakopi for den nye faktura. 11
Vælg fanen Faktura kopi, og du vil nu have mulighed for at sammenlægge fakturalinjerne, og foretage den endelig behandling af fakturaen, på sammen måde som gennemgået i tidligere i dette afsnit. 12