ANSØGNINGSSKEMA Ansøger Kommune Navn og titel på projektansvarlig Frederiksberg Kommune (FK) Sundheds og Omsorgschef Torben Laurén Telefonnummer på projektansvarlig 38215450 E mailadresse til projektansvarlig Tola03@frederiksberg.dk Leverandør Navn og titel på projektansvarlig Den danske Diakonissestiftelse (DST) Administrerende direktør Anne Mette Fugleholm Telefonnummer på projektansvarlig 38384181 E mailadresse til projektansvarlig anfu@diakonissen.dk *Tilføj evt. flere leverandører efter behov Kort beskrivelse af projektet (max. 10 linjer) Giv en kort beskrivelse af projektet, herunder de overordnede projektmål? Udvikling af model for et optimeret samarbejde mellem kommunal udbyder og privat leverandør om hverdagsrehabilitering med fokus på kvalitet for borgeren, sammenhæng og optimeret dialog baseret på konkrete effektmål. Projektet tager udgangspunkt i erfaringerne fra et fælles pilotprojekt om hverdagsrehabilitering gennemført af netop kommunal udbyder og den private leverandør. Projektet vil inkludere: (1) Udvikling af model til at skabe sammenhængende forløb på tværs af kommune og privat leverandør om hverdagsrehabilitering med fokus på både strukturelle og relationelle samarbejdsstrukturer, (2) Afprøvning af praktisk anvendelighed af to tre effektmålingsredskaber i forhold til hverdagsrehabilitering. Det forventes derudover, at projektet kan give viden om og tydeliggøre incitamentsstrukturer i forbindelse med implementering af hverdagsrehabilitering blandt private leverandører. Projektorganisationen giv et kort overblik over projektorganisationen Beskriv hvilke aktører, der indgår i projektet og deres rollefordeling Projektet igangsættes som et partnerskab mellem Frederiksberg Kommune (FK), Sundheds og Omsorgsområdet og Diakonissestiftelsen (DST), Frederiksberg. Da parterne har flere, gode og nylige erfaringer med samarbejde og partnerskaber forventes dette at forløbe ligeså formålstjenstligt og gnidningsfrit som ved tidligere projekter. Projektet vil blive ledet af et projektlederteam, bestående af ledere fra hhv. FKs Visitationsenhed og DSTs hjemmepleje. Der nedsættes samtidig en styregruppe med relevante chefer fra de to organisationer. Projektlederteamet har indsigt i den daglige drift, og ikke mindst parternes erfaring med samarbejde og partnerskaber. Samtidig er der beslutningskompetence i projektledelsen i forhold til prioritering af projektet i projektperioden, justering af ressourcer o. lign.
Både FK og DST har en lang tradition for samarbejde, der udfordrer de eksisterende rammer og skaber nye løsningsmuligheder på velfærdsområdet. Projektet har potentielt stor effekt på begge organisationers politiske og økonomiske muligheder, hvorfor begge organisationer har store ambitioner med projektet og samarbejdet med hverdagsrehabilitering. Det er parternes vurdering, at FK og DSTs samarbejde om hverdagsrehabilitering med dette projekt kan medvirke til at udvikle redskaber til at muliggøre samarbejdet mellem kommune og privat leverandør med fokus på høj kvalitet for borgeren og sammenhæng i ydelserne. Projektorganisation: Styregruppe: Projektledertea m: Projektgruppe: Sundheds og Omsorgschef (FK) Adm. dir. (DST) Teamleder, Visitation (FK) Leder, hjemmepleje (DST) Teamleder, Visitation (FK) Leder, hjemmepleje (DST) 1 2 medarbejdere (FK) 1 2 medarbejdere (DST) Projektlederteamet (FK+DST) Beskriv hvordan der vil blive sikrer en ledelsesmæssig inddragelse i det daglige, fx i forhold til at sikre klare rammer for det praktiske arbejde og afklaring af opståede udfordringer undervejs Projektet baserer sig på gode erfaringer med samarbejde, partnerskab og arbejdsdeling på tværs af FK og DST og med de pågældende medarbejdere. De to projektledere, der er ledere i hhv. den kommunale visitation og den private leverandør af hjemmepleje, har netop afsluttet evalueringen af det pilotprojekt, der danner baggrund for denne projektansøgning. Der er således et stort engagement i forhold til dels den fælles projektledelse, men også erfaringer med samarbejde om netop hverdagsrehabilitering. Dette er på samme måde gældende i de udførende niveauer af begge organisationer. Der er med andre ord et momentum i forhold til udvikling af samarbejdet netop nu, hvor viden findes i organisationerne både på udførende og ledende niveau omkring samarbejde og udfordringerne forbundet hermed. Den øverste ledelse i begge organisationer er forankrede i projektets styregruppe, og har været involveret i udvikling af dette projekt (såvel som pilotprojektet). Der er bevidsthed om, at projektet langt hen ad vejen vil blive udført af fagfolk i organisationerne, men samtidig vil flere områder ligge indenfor strategiske, politiske og/eller økonomiske områder, hvor topledelsens holdning/beslutning er afgørende. Beskriv, hvorledes der sikres ledelsesmæssig forankring i øvrigt, herunder evt. styregruppe Topledelse og teamledelse udgør projektets styregruppe, dvs. at både strategisk ledelse og driftsledelse sætter rammen for projektet. Se de to ovenstående kasser for uddybning. Projektide og tilgang til inddragelse af private leverandører Motivation Hvad er motivationen for at søge om at deltage i projektet (både kommunalt og privat)? Begge parter har stort fokus på implementering af hverdagsrehabilitering som en del af hjemmeplejen, og dette fokus vil kun blive større. Hverdagsrehabilitering adskiller sig fra de fleste andre rehabiliteringstiltag ved, at indsatsen overskrider faglige og organisatoriske skel, og dermed giver helt særlige udfordringer, når hverdagsrehabilitering f.eks. skal tilbydes både af private og offentlige leverandører.
Et pilotprojekt om hverdagsrehabilitering har givet partnerne stor erfaring med den relativt store effekt, hverdagsrehabilitering kan have. Samtidig har parterne oplevet de markante udfordringer, hverdagsrehabilitering afstedkommer, når fokus er på borgeren i centrum og det sømløse samarbejde. Parterne har via pilotprojektet fået erfaringer med, hvor udfordringerne opstår både de relationelle, de strukturelle og i forhold til incitamentsstrukturerne. Med projektet ønsker parterne at bruge den viden, der er genereret ifm. pilotprojektet, til at udvikle en model for samarbejde mellem privat leverandør og kommune. Projektet tager udgangspunkt i hverdagsrehabilitering, men forventes også at kunne bringes til anvendelse på andre hjemmeplejeområder. FK har implementeret hverdagsrehabilitering som en del af den kommunale hjemmeplejes tilbud til borgerne. Hverdagsrehabilitering vil fremover være en del af de ydelseskrav, der stilles til private leverandører i FK, og derfor har kommunen stor interesse i, at alle parters tilbud om rehabilitering fungerer gnidningsfrit, sømløst og ikke mindst effektivt og med stor kvalitet hos borgeren. DST har som del af sin faglige standard i såvel hjemmepleje som på plejehjem stort fokus på at understøtte den enkelte borgers egne ressourcer og evne til livsmestring. Som privat leverandør af hjemmepleje i FK har DST på samme måde stor interesse i, at metoderne omkring hverdagsrehabilitering udvikles løbende, og at opgaven omkring hverdagsrehabilitering udbredes som et systematisk tilbud til borgere i hjemmeplejen samt at levering af hverdagsrehabilitering sker på hensigtsmæssige vilkår. Dette kræver et tæt partnerskab med kommunen, som er blevet afprøvet med succes ifm. pilotprojektet. Begge parter ønsker at sikre, at læringen fra pilotprojektet dels får en form, så det bliver anvendeligt i egne organisationer, men også blandt andre aktører i DK. Eksempler på udfordringer, som ønskes imødekommet med projektet: Der er identificeret en række udfordringer af strukturel, juridisk og relationel karakter, som har været håndteret akut ifm. pilotprojektet. Den praktiske anvendelighed af effektmålingsredskaberne f.eks. for kompleks for målgruppen, for tidskrævende. Incitamentsstrukturen for særligt den private leverandør ifm. hverdagsrehabilitering. Beskriv jeres overordnede projektidé til hvordan private leverandører kan inddrages i rehabilitering. Beskriv herunder mere specifikt partnerskabets særlige fokusområder (hvilke områder vil I særligt skabe innovation på)? Muligheder for at overdrage opgaver fra offentlig til privat part? Samarbejdsmodeller Incitamenter og afregning i forbindelse med samarbejde om rehabilitering? Sikring af fælles mål for borgerne? Sikring af sammenhængende borgerforløb? Sikring af sparring og kommunikation, mv.? Andet? Når private leverandører leverer hverdagsrehabilitering som en del af den kommunale hjemmepleje, bliver det tydeligt for både borger, kommune og privat leverandør, at der er udfordringer i samarbejdet. Udfordringerne mærkes både hos den private leverandør, hos den kommunale visitation og ikke mindst hos borgeren. Nogle udfordringer relaterer sig til strukturelle, relationelle, kommunikative eller helt andre forhold. Disse udfordringer giver frustration og øger risikoen for at samarbejdet mislykkes. Parterne har fået stor viden om snitfladen mellem kommune og privat leverandør gennem pilotprojekt om hverdagsrehabilitering i 2014. Denne viden ønskes anvendt til at udvikle en model til at forbedre fremtidigt samarbejde om levering af hverdagsrehabilitering og andre hjemmeplejeydelser. Samtidig vil projektet afprøve 2 3 effektmålingsredskaber for at skabe viden om hvilke, der er praktisk anvendelige for hverdagsrehabiliteringsmålgruppen. Erfaring fra pilotprojektet viser, at flere af de redskaber, der synes aktuelle, ikke nødvendigvis kan omsættes til praksis, fordi de er for ressourcekrævende for medarbejderne, for komplicerede for borgerne eller lignende. Det forventes også, at projektets gennemførelse vil give viden om incitamentsstrukturer for både private og kommunale leverandører. Partnerskabsprojektet har som det fremgår særligt fokus på:
Samarbejdsmodeller (udvikling af) Sikring af sammenhængende borgerforløb (udvikling af) Afprøvning af praktiske effektmålingsredskaber, som kan skabe viden og dialog på tværs af parterne. Incitamentsstrukturer for private leverandører ifm. hverdagsrehabilitering (overvejelser i forhold til..) Målsætninger Hvad er jeres målsætninger, herunder både individuelle og fælles? Hvilke gevinster forventer I at opnå for hhv. kommune, leverandør og borgere Partnerskabet har to målsætninger: 1) Udvikling af model for et sømløst borgerforløb med hverdagsrehabilitering på tværs af kommune og privat leverandør på baggrund af pilotprojekt. Det er parternes forventning, at projektet helt konkret for begge parter vil gøre fremtidigt samarbejde omkring hverdagsrehabilitering mere sammenhængende, effektivt og velfungerende efter projektperioden. Dermed frigøres ressourcer (tid og økonomi) til den egentlige indsats sammen med borgeren. Parterne forventer derudover, at den viden/model, der genereres ifm. dette partnerskabsprojekt, vil kunne anvendes i andre kommunale sammenhænge, og dermed have en delvis generisk effekt. 2) Afprøvning af effektmålingsværktøjer i forhold til hverdagsrehabilitering med hensyn til deres anvendelighed i praksis (Hvilke redskaber fungerer i praksis?) Parterne forventer, at afprøvning af 2 3 effektmålingsredskaber kan give nyttig viden om hvilke redskaber, der fungerer i praksis i forhold til den særlige målgruppe, hverdagsrehabilitering indbefatter. Pilotprojektet har vist, at mange redskaber er for komplekse eller tidskrævende, og at effekten ikke kan bruges på tværs af kommunal og privat leverandør. Ved at gennemføre projektet skabes der ny viden om, hvilke effektmålingsredskaber, der kan anvendes til at skabe viden på tværs. I hvilket omfang vil innovationspartnerskabet omfatte egentlig afprøvning undervejs i projektperioden, dvs. at den eller de private leverandører mod betaling løser hele eller dele af opgaven med rehabiliteringsforløbet? Hvad er efter jeres vurdering projektets potentiale i forhold til markedsudvikling på rehabiliteringsområdet, både i Danmark? Hvad er de centrale risici i forbindelse med jeres projekt og hvordan vil I håndtere dem? Projektet gennemføres med en praksis afprøvningsperiode på ca. 1½ måned. Formålet er at få afprøvet hypoteser og redskaber, der genereres ved workshops indledningsvist. Det forventes, at minimum 10 borgere vil deltage i afprøvningsperioden. Hverdagsrehabilitering er en indsats, som ligger i naturlig forlængelse af det paradigmeskift, der pågår på sundheds og omsorgsområdet i disse år. Vi vil ikke i denne projektbeskrivelse komme nærmere ind på evidensen for hverdagsrehabiliteringens effekt. Med projektet bliver den strukturelle og relationelle praksis omkring implementering af hverdagsrehabilitering udfoldet og analyseret. Der er mange udfordringer forbundet med hverdagsrehabilitering i forhold til den danske organisering af hjemmeplejeydelser. Det er med andre ord ikke et lokalt problem at skabe sømløs sammenhæng i borgerforløbet. Med projektet udvikles en model, som kan bruges på tværs af kommunegrænser ifm. implementering af hverdagsrehabilitering, ligesom flere anerkendte effektmålingsredskaber afprøves i forhold til netop hverdagsrehabilitering. Med resultaterne fra projektet er det således parternes forventning, at implementering af hverdagsrehabilitering hos private og kommunale leverandører vil være mærkbart nemmere for fremtiden. Da parterne har god erfaring med samarbejde og innovation på dette område, er der generel tryghed i forhold til, at parterne har en fælles målsætning for projektet. Men der er naturligvis risici forbundet med projektet: Tiden: Projektperioden er meget begrænset og en del af perioden ligger i sommerferieperioden. Ideelt set løb projektet over minimum 1 år for at kunne generere entydighed. Men på grund af parternes erfaring fra pilotprojektet er det forventningen, at denne risiko kan håndteres. Kvantiteten: Pga. den knappe tid kan det blive svært at få afprøvet
modellen og redskaberne i praksis i et omfang, som giver et reelt og nuanceret billede. I en ideel verden varede afprøvningsperioden mindst 6 måneder. Det er på den måde en risiko for, at projektets resultat tegner en retning snarere end giver et entydigt resultat. Tilgang til rehabiliteringen Hvordan påtænker I i fællesskab at arbejde med borgerens motivation og ejerskab? Hvordan vil de konkrete rehabiliteringsforløb for borgerne blive tilrettelagt (herunder brug af delmål og slutmål, opfølgning, tidsmæssig afgrænsning m.m.). I forhold til den konkrete rehabilitering er fokus på den motiverende samtale, hvor fokus lægges på borgerens mulighed for at opnå større livskvalitet og selvstændighed i daglige aktiviteter. Målsætning skal ske i samarbejde med borgeren og være borgerens mål. Der skal derfor trænes med de aktiviteter, der giver mening for borgeren. Vi vil arbejde med to typer af forløb: 1) Hjemmetræner forløb, hvor træningen udelukkende varetages af en hjemmetræner fra DSTs hjemmepleje, med faglig supervision af egen terapeut: A. Visitatorbesøg; Visitator udreder borgers funktionsevne og udarbejder overordnet rehabiliteringsplan med borger. B. Visitator udarbejder handleplan for hverdagsrehabilitering og bevilger træningsydelser. C.Teamlederen i DST gennemgår rehabiliteringsplan og handleplan med hjemmetræneren og tager kontakt til borger. D.Hjemmetræneren i hjemmeplejegruppen arbejder sammen med borgeren jf. handleplanen, og handleplanen revideres hver uge. E.Hjemmetræneren vurderer i samarbejde med borger og evt. terapeuten, hvornår borgeren har nået målene, og hvorvidt borgeren er tilfreds med det opnåede. F.Handleplanen afsluttes, og der meldes tilbage til Visitationen i forhold til om den overordnede rehabiliteringsplan skal revideres eller afsluttes. G.Visitationen kontakter borgeren og aftaler det videre forløb eller afslutning af hjælp. 2) Kombineret forløb, hvor borgeren har brug for både hverdagsrehabilitering fra DSTs hjemmepleje samt træning fra kommunen (Servicelovstræning eller GOP): A.Visitatorbesøg: Visitator udreder borgerens funktionsevne, og udarbejder rehabiliteringsplan med borgeren. Ved behov deltager DSTs terapeut i besøget. B.Visitator udarbejder en overordnet rehabiliteringsplan i forhold til langsigtede mål for borgeren og bevilger træningsydelser. C.Visitator orienterer både DSTs terapeut og den kommunale trænende terapeut om at borgeren skal indgå i et kombineret forløb. D.Teamleder i DSTs hjemmepleje tildeler borgeren en hjemmetræner og gennemgår rehabiliteringsplanen og bevilgede ydelser med hjemmetræner. E. De to tilknyttede terapeuter aftaler, hvem der er hovedkoordinator af den rehabiliterende indsats med borgeren. F.Hjemmetræner arbejder med borger efter handleplanen. Hver uge revideres handleplanen sammen med DST terapeuten. Den kommunale terapeut arbejder med en handleplan på GOP / 86 træning. Hovedkoordinatoren er ansvarlig for at samstemme handleplanerne. G.Hovedkoordinatoren er ansvarlig for at vurdere, hvornår målene er nået og handleplanerne skal afsluttes H.Hovedkoordinatoren er ansvarlig for at revidere den
overordnede rehabiliteringsplan med borgeren og melde tilbage til visitator, i forhold til om der skal iværksættes yderligere indsats. Hvordan vil I når det er påkrævet sikre inddragelse af tværfaglig ekspertise i forløbene? Hvordan forventer I at følge op på borgernes progression og hvem har I givet fald ansvaret for at tilvejebringe dokumentationen? I forhold til hjemmetrænerforløbene er teamlederen i DSTs hjemmepleje ansvarlig for at sikre inddragelse af tværfaglig ekspertise. Den kommunale visitation skal stille sig til rådighed i forhold til viden om muligheder for tværfaglig hjælp og viden om kommunens øvrige relevante tilbud. Med hensyn til de kombinerede forløb er det teamlederen og den koordinerende terapeut, der er ansvarlig ligeledes i samarbejde med den kommunale visitation. Visitator skal starte dokumentationen af forløbet i borgerens journal. Hjemmetræner, teamleder og terapeut har ansvaret for den løbende beskrivelse af borgerens progression og evaluering af handleplan samt slutevaluering. Ansvar for at tilvejebringe effektmålingsdokumentation sker i et samarbejde mellem DSTs hjemmepleje og den kommunale visitationsenhed.
Aktiviteter og tidsplan Beskriv centrale aktiviteter, som gennemføres. 1. Workshop(s) med ledere og medarbejdere, der har været involveret i pilotprojektet med fokus på: Nedslagspunkter i det sammenhængende forløb der kan vise, hvor udfordringerne er Afklaring af udfordringernes egenskaber (struktur, relationer, o.lign.) Erfaringsopsamling og analyse i forhold til effektmålingsredskaber 2. Udarbejdelse af: Model for sømløst samarbejde Pallette af effektmålingsredskaber, som skal testes i praksis 3. Afprøvning Beskriv herunder helt specifikt jeres planlagte etableringsproces med forventningsafstemning, aftaledannelse, rollefordeling osv.? Tidsplan: FEBRUAR/PRIMO MARTS: Projektlederteamet udarbejder detaljeret projekt og arbejdsgangsbeskrivelse (evt. i samarbejde med Rambøll) Rambøll: Kickoff seminar Projektlederteamet planlægger (sammen med Rambøll) workshop med projektgruppe (workshoppens fokus er på de udfordringer, pilotprojektet har vist + erfaringsopsamling i forhold til redskaber til effektmåling) MARTS APRIL MAJ: Projektgruppen laver det sammenhængende forløb i forhold til hverdagsrehabilitering. Inklusionskriterier skitseres Redskaber til test af effektmåling udvælges MAJ JUNI: Udviklingsworkshop med Rambøll Projektets leverancer godkendes af ejere m.v. JUNI JULI AUGUST: Pilotprojektet gennemføres AUGUST SEPTEMBER: Erfaringsworkshop Analyse af indsamlet viden og evaluering Evt. korrektion af leverancer Kommunikationsplan i forhold til projektets resultater OKTOBER: Interview (Rambøll) Formidle projektets resultater Overvejelser om etablering, forventningsafstemning m.v. Projektlederteamet har nylig erfaring med projektledersamarbejde (pilotprojektet). Projektlederteamet understøttes af en sundhedskonsulent i FK såvel som mellemledere i egne afdelinger til relevante opgaver. Projektet ligger i logisk forlængelse af pilotprojektet, og de medarbejdere, leder og andre, som har indsamlet erfaring fra pilotprojektet, får med dette projekt mulighed for at bringe disse erfaringer i spil. Siden pilotprojektets afslutning har begge organisationer oplevet stor energi i forhold til formidling og udvikling af den erfaring, pilotprojektet har genereret.
Denne energi og viden fra medarbejderne i begge organisationer skal aktiveres hurtigst muligt (1. workshop). Den uddybende projektbeskrivelse kommer bl.a. til at skulle indeholde afklaring af: Ansvarsdeling med dobbelt ejerskab herunder mødekadence for projektejere (kontrakt?) Ansvarsfordeling og detaljeret tidsplan for projektlederteamets arbejde (projektet løber bl.a. over sommerferien) Estimering af tidsforbrug i begge organisationer, særligt for projektlederteamet + håndtering af dette i egen organisation Organisation omkring terapeut til projektet (udlån fra FK) Sikring af at relevante medarbejdere er til rådighed på de rigtige tidspunkter i den korte projektperiode Tids og leveranceplan Beskriv sammenhæng mellem aktiviteter og opnåelse af mål/resultater. Det er projektets klare målsætning, at de to leverancer (1) Udvikling af model til at skabe sammenhængende forløb på tværs af kommune og privat leverandør, og (2) afprøvning af to tre effektmålingsredskaber i forhold til hverdagsrehabilitering vil resultere i konkrete leverancer, som kan anvendes i lignende kontekster andre steder i landet: 1) Projektet forventer at kunne levere konturerne til udvikling af en egentlig forløbsbeskrivelse, som kan fungere på tværs af geografiske forskelle. Leverancen vil inkludere overvejelser omkring juridiske/økonomiske forhold, der påvirker gennemførslen, klarlægning af udfordringer og løsningsforslag 2) Projektet vil med afprøvning af redskaber til effektmåling komme med en vejledning ved fremtidige projekter med hverdagsrehabilitering. Dokumentation af aktiviteter Beskriv kort og præcist, hvordan projektet vil dokumentere de gennemførte aktiviteter og evt. resultater? Projektet vil kort og præcist udvikle en model, som kan kopieres til andre steder i det kommunale landskab, om hvordan man skaber hensigtsmæssigt, effektivt og velfungerende samarbejde på tværs af privat og kommunal leverandør af hverdagsrehabilitering. Denne model kan dels indgå i relevante sammenhænge i regi af ministeriet, Socialstyrelsen, KL eller lignende. Den kan også være en del af udgangspunktet for udvikling af en egentlig forløbsbeskrivelse for snitfladerne mellem kommune og privat leverandør. Ved afprøvning af konkrete borgerforløb, hvor effektmålingsredskaber benyttes konsekvent og der samtidig laves en evaluering med borgeren efterfølgende i forhold til borgerens holdning til redskabet herved vil vi kunne se hvorvidt vi kan finde brugbare redskaber til effektmåling Dokumenteres i en rapport med praktiske anvisninger og hovedpointer, som man skal afklare lokalt for at kunne overføre modellen til andre kommuner (lokale forhold i forhold til organisation og strukturer, som kan have betydning for modellens virke) Ansøgningsfristen er den 25. februar 2015 kl. 12.00. Ansøgningen fremsendes pr. mail til jepo@ramboll.com. Efter denne dato kan ansøgninger ikke fremsendes.