ROSENVÆNGETS SOGN 22. marts 2010 Referat af menighedsrådsmøde i Davids kirke onsdag den 17. marts 2010 kl. 19.30 Møde nr. 7 Astrid Kappel Nielsen Christian Seidelin (afbud) Else Juul Green Esther Søeborg Jan Jull Nielsen Kate Schøtt Jensen Knud Frisenborg Marker Lisbeth Starcke Michael Thormann Neel Mark Wraae Peter Bennedsen Rita O Connor Ritmer Søndberg Clausen Solveig Pedersen Søren Korsholm Anne-Mette Gravgaard (afbud) Erik Balslev-Clausen Kristine Gustav Lene Tvilling (til stede til og med punkt 8) Tilde Binger (fraværende) Erik Bremer (afbud) Marianne Krabbe (referent) Kopi til: Henning Puggaard Lars Hedemark Andreas Christensen Lars Falk
2 FORMALIA 1. Godkendelse af referat Referatet fra mødet den 24. november 2009 blev godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 3. Formandens kommentarer Knud Marker fortalte, at menighedsrådets formål i denne valgperiode er at etablere et nyt og velfungerende storsogn. I forbindelse hermed forventes følgende: - At hvert udvalg / udvalgsformand undervejs afstemmer principielle og politiske forhold med formanden. - At hvert udvalg afstemmer sine dispositioner med budgettet og dermed kassereren. - At såvel udvalg som funktioner indgår seriøst i budgetteringen for 2011. - At sekretæren for menighedsrådet holdes informeret og kopieret i nødvendig og fornuftig udstrækning. - At sekretæren for menighedsrådet anvendes i fornuftigt og nødvendigt omfang. DRIFTSFORHOLD 4. Budgetopfølgning pr. februar 2010 Neel Mark Wraae fortalte, at den sene fremsendelse af materiale fra regnskabsføreren skyldes overgang til nyt it-system. Det nye system er også tilgængeligt for kassereren. Neel Mark Wraae uddelte budgetopfølgningen for 2010 og gennemgik denne. Der er underbudgetteret på posterne for såvel vikarer for organist som for vikarer for kirketjener. Kirkeudvalget opfordres til at gennemgå kirkernes aktiviteter med henblik på disse poster, idet en mere rationel tilrettelæggelse vil kunne medføre besparelser.
3 Der opfordres generelt til mådehold, da der p. t. bruges for mange penge på for mange ting. Neel Mark Wraae påtænker at udsende specifikationer af budgetopfølgningerne til de enkelte udvalg. Neel Mark Wraae kommer gerne og fortæller, hvad de enkelte konti i regnskab og i budget består af. 5. Budget 2011 Generelt Neel Mark Wraae fortalte, at der bliver indført formålsbudgetter fra 2011. Ud over budgettet for det følgende år, skal der fremover også udarbejdes budgetoverslag for de efterfølgende 3 år. Den nye kontoplan forventes i det store og hele at være som den nuværende. Vejledninger til den nye budgetprocedure forventes at være tilgængelige ultimo marts. Neel Mark Wraae videresender materiale til menighedsrådet, når det er tilgængeligt. Specifikt Neel Mark Wraae uddelte provstiets tidsplan for såvel provstiets som menighedsrådenes opgaver i forbindelse med udarbejdelse og behandling regnskab og budget. Heraf fremgår det, at provstiet senest 15. april udmelder en foreløbig driftsramme og anlægsbevilling for det kommende budgetår. Det er planen, at hvert udvalg mødes med Neel Mark Wraae, der så i fællesskab udarbejder forslag til budgettet. Det foreslås, at arbejdet med budget 2011 samt overslagsårene 2012-2014 foregår i udvalgene i fra den 15. april til den 15. maj. På det efterfølgende menighedsrådsmøde behandles budgetforslaget derefter af hele menighedsrådet. 6. Regnskab 2009 Det udsendte årsregnskab (Benævnt: Udkast, ikke afleveret ) blev gennemgået af kassereren og drøftet.
4 Til dette udkast var der følgende rettelser og bemærkninger: - 3.000 kr. fra Bikubefonden er fejlagtigt indsat i sognets kasse; skal indsættes i menighedsplejen for Luther kirken. - Der er uoverensstemmelse mellem beløbene under A-indkomst / lønmodtagers AM-bidrag og løn; skal rettes. - Der er uoverensstemmelse mellem ejendomsværdierne anført 2 forskellige steder; skal rettes. - Overskuddet fra regnskab 2008 og underskuddet fra regnskab 2009 giver et samlet overskud på 968.592 kr., der foreslås overført til budget 2010. Anvendelsen af overskuddet behandles på næste menighedsrådsmøde på baggrund af et oplæg, der snarest vil blive fremsendt af kassereren. Det godkendtes, at regnskab 2009 - med de nævnte rettelser samt bemærkninger - fremsendes til provstiet. Neel Mark Wraae udarbejder forslag til næste møde vedrørende disponeringen af det akkumulerede 2008/09 overskud. Efter rådets godkendelse vil dette forslag blive eftersendt til provstiet. 7. Lejeindtægter Neel Mark Wraae havde udsendt et forslag til anvendelse af indtægterne i forbindelse med udleje af kirkernes lokaler. Forslaget blev forkastet. Det blev besluttet, at lejeindtægterne bogføres separat på én konto. 8. Personaleforhold Else Juul Green fortalte, at arbejdet med og blandt personalet fungerer godt. Der er urealistiske forventninger til synenergi-effekten med hensyn personaleressourcerne. Der undersøges p. t., hvorledes kirketjenerarbejdet bør organiseres. I den forbindelse er Lars Larsen blevet midlertidigt ansat i Davids kirke indtil udgangen af april. Der er indført 5 dages uge for personalet, og dette er der kontrol over.
5 Lene Herbert er ansat som informationskoordinator fra 1. januar 2010. Stillingen omfatter eksternt og internt informationsarbejde samt brugerkontakt. 9. Kirkeværge Lars Hedemark fortalte, at det stående udvalg den 12. februar har skrevet til provstiet og redegjort for en række forhold, som provstiudvalget har ønsket at få belyst. Der er blevet indgået lejeaftale af et midlertidigt lydanlæg i Luther Kirken i foreløbigt 60 dage. Opstartsplan for de større anlægsarbejder (i Luther Kirkens kirkerum og tilhørende menighedshus samt forpladsen ved Davids kirke) er ved at blive forberedt sammen med rådgivende ingeniører. Byggetilladelsen fra Københavns kommune i forbindelse med ombygningen af menighedshuset i Frihavns Kirke forventes at foreligge tidligst ugen efter påske. 10. Nyt fra præsternes dagligdag Erik Balslev-Clausen fortalte, at der er travlhed med de forskellige aktiviteter. Kristine Gustav fortalte, at det er nødvendigt, at de mange nye aktiviteter bliver indkørt, så de bliver rutine. UDVALG & STRATEGI 11. Kirkeudvalget Ritmer Clausen gennemgik det udsendte forslag med kirkeudvalgets indstillinger: - Aflysning af gudstjenester i Luther Kirken i 2010: Kristi Himmelfartsdag, 2. påskedag, 2. pinsedag og 1. juledag. - Fortsættelse med placering af 6 årlige gudstjenester i Luther Kirken på et andet tidspunkt en kl. 12. - Afholdelse af måltidsgudstjeneste i Luther Kirken skærtorsdag kl. 17. - Afholdelse af udendørsgudstjenester i Luther Kirken - med og uden dåb. - Flytning af nytårsgudstjeneste (nytårsdag) fra Frihavns kirke til midnatsgudstjeneste i Luther Kirken nytårsnat.
6 Alle indstillinger blev godkendt. Erik Balslev-Clausen deltog ikke i sagsbehandlingen her, da han efterfølgende er part i sagen i forbindelse med sagsbehandlingen hos biskoppen. Kirkeudvalget udfærdiger ansøgning til stiftet, der fremsendes via menighedsrådets formand. 12. Musikudvalget Søren Korsholm er blevet formand for musikudvalget. Søren Korsholm fortalte, at udvalget er startet på at udarbejde en musikstrategi for sognet således, at ressourcerne til musik i de tre kirker kan prioriteres her ud fra. Der lægges vægt på hver kirkes lokale særpræg samt aktiviteter, der styrker sammenholdet i menigheden / menighederne. 13. Børnehaveudvalget Michael Thormann fortalte, at den største opgave i udvalget er udarbejdelsen af en ny lejekontrakt for børnehaven i Luther Kirken. Børnehaveudvalget forventer, at oplæg om foranstående er klar til behandling på næste menighedsrådsmøde. 14. Kunstudvalget Esther Søeborg fortalte, at der den 4. december 2009 var fremsendt ansøgning til stiftet via provstiet om, at den godkendte midlertidige opsætning af Martin Nyrops kors i Luther Kirken gøres permanent. Den 12. februar kom der positivt svar herpå. Udvalget tager nu stilling til ophængning i Luther Kirken af Kristusfiguren fra det tidligere alterkors. 15. it-udvalget Den eksterne it-konsulent har udarbejdet en rapport over personalets, inkl. præsternes, it-udstyr.
7 2. trin i processen er udarbejdelse af forslag til standardisering af it-udstyret, og 3. trin er udarbejdelse af forslag til en langtidsplan med hensyn til nye investeringer, lige som der skal arbejdes med sikkerhed og back-up. Såfremt it-firmaet fortsat er passivt med hensyn til at udføre de efterfølgende trin, ønsker Knud Marker at blive orienteret herom af it-udvalget. 16. PR-udvalget Hjemmeside Neel Mark Wraae redegjorde kort for ønsket om en fælles hjemmeside, og havde i den forbindelse indhentet et tilbud på udarbejdelse heraf, jf. tidligere fremsendte. Menighedsrådet besluttede, at der på næste møde skulle fremlægges konkrete budgetter på mulige alternativer til udformning af hjemmeside / hjemmesider for sognet / de 3 kirker. Grafisk linie Det blev besluttet, at anvende informationskoordinator Lene Herbert til det grafiske arbejde. Åbent hus arrangement Det blev besluttet at afholde et offentligt informationsmøde i forbindelse med Sankt Hans arrangementet i Luther Kirken. Det er planen, at hvert udvalg skal have hver sin informationsbod. 17. Øvrige Fælledgården Kate Schøtt Jensen fortalte, at der fra revisionsfirmaet er udsendt udkast til regnskab for 2009. Menighedsplejerne Kate Schøtt Jensen fortalte, at der er divergerende og mangelfulde oplysninger vedrørende menighedsplejerne. Kate Schøtt Jensen har senest fået oplyst, at der er 185.000 kr. på menighedsplejen i Luther kirken, 40.000 kr. på menighedsplejen i Davids kirke, og at der ingen oplysninger er vedr. Frihavns kirkes menighedspleje.
8 Erik Balslev-Clausen udtrykte, at det bør tages op igen, hvorledes den fremtidige menighedspleje for sognet bør være. Årsagen er, at hver menighedspleje er en selvstændig juridisk organisation. Sogneudvalget Rita O Connor har været sygemeldt. Der har ingen ansøgninger været. Spejderne Jan Jull Nielsen fortalte, at han fortsat forgæves har forsøgt at få kontakt med spejderne i Luther Kirken. MØDE SLUT 18. Eventuelt Runde blandt deltagerne i menighedsrådsmødet Esther Søeborg: Ønsker at abonnering af Kr. Dagblad for menighedsrådsmedlemmer behandles på næste menighedsrådsmøde. Øvrigt Lene Herbert anbefalede, at man tilmeldte sig nyhedsbrevet fra Folkekirkens Infocenter. Hun tilbød at sørge for tilmelding hertil. 19. Beslutninger til godkendelse og underskrift Protokollen blev oplæst, godkendt og rundsendt til underskrift. Bilag: Kopi af protokol fra menighedsrådsmøde den 17. marts 2010 (siderne 49 54 inkl. 49a) Oversigt over poster og udvalg nedsat af menighedsrådet, 17. marts 2010 Oversigt over navne- og adresseliste til menighedsrådet 1. april 2010