Referat af menighedsrådsmøde i Frihavns Kirke tirsdag den 22. maj 2012 kl

Transkript

1 Referat af menighedsrådsmøde i Frihavns Kirke tirsdag den 22. maj 2012 kl Møde nr. 3 Allan Olsen (fravær med afbud) Anders Aarup Anders Gustav Svendsen Camilla Kjærbo Berg (fravær med afbud) Christian Seidelin (fravær med afbud) Claus Gammelby Hansen Else Juul Green Ivan Rod (gik kl efter punkt 13) Jan Jull Nielsen Kate Schøtt Jensen (fravær med afbud) Lars Hedemark (fravær med afbud / står fejlagtigt som deltager i protokollen) Michael Thormann Rasmus Bjørnø (fravær med afbud) Solveig Pedersen Andreas Christensen (fravær med afbud) Kristine Gustav Lene Tvilling (sygemeldt) Tilde Binger (vikar for Lene Tvilling fravær med afbud) Ulla Skytte Erik Bremer Rosenvængets Sogn Telefon: Randersgade 3, 1.sal Telefax: København Ø fnie@km.dk Tirs-fre 10-14:00 og ons 16-18:00 Web: rosenvaengetssogn.dk

2 Indledning 1. Godkendelse af referat fra møde nr. 2 Referatet blev godkendt. 2. Godkendelse af dagsorden Dagsordenen blev godkendt. 3. Formandens kommentarer Michael udtrykte, at han så frem til drøftelsen af resultaterne med arbejdet med høringsbrevet i forbindelse med Stiftsrådets indstilling om, at Luther Kirken tages ud af brug. Michael fortalte, at han havde deltaget i et møde med repræsentanter for de øvrige lukningstruede kirker. På mødet blev det besluttet, at der ikke skulle fremsendes et samlet høringssvar til biskoppen. Michael understregede, at det også i denne fase, inden at der fremkommer en beslutning vedr. kirkerne, fortsat er vigtigt, at menighedsrådet støtter op om personale og præster. Derudover henstillede han, at enkelte præster ikke favoriseres, men at alle 4 præster generelt tilgodeses. Lukket punkt 4. Behandling af kirkernes bevarelse i Rosenvængets sogn Takt og tone (formand) Oplæg fra kirkeudvalget Diskussion og beslutning af videre arbejde herunder udarbejdelse af høringssvar til den 15. juni 2012 Da punktet er et lukket punkt, er det således kun beslutningerne, der fremgår af referatet: Det besluttedes allerede nu at indstille til biskoppen om at konvertere søndagsgudstjenester i Luther Kirken til hverdagsgudstjenester samme sted fra den 1. september. Kristine Gustav er ansvarlig for udarbejdelse af indstillingen, hvorefter den underskrives af formanden og fremsendes ad tjenstlig vej. 2

3 Det besluttedes, at kirkeudvalget færdiggør oplægget til høringssvar i samarbede med formanden. Derefter fremsendes svaret ad den sædvanlige tjenestevej, dvs. via provstiet til stiftet. Beslutninger 5. Godkendelse af 1. kvartalsrapport for 2012 (kasserer) Anders Aa. gennemgik kort strukturen og hovedtallene i kvartalsrapporten. Det fremgår, at det nye sogn med 2 kirker har brugt ca. 25 % af budgettet, og at der posterne imellem forekommer større afvigelser. Da det er den første periode med 2 kirker alene, tages sidstnævnte ad notam, idet budgettildelingen til de enkelte poster ikke er baseret på et erfaringsgrundlag med 2 kirker. I forbindelse med gennemgangen af rapporten blev det aftalt, at: - Else opsiger den nuværende aftale vedr. snerydning ved Frihavns Kirke - Anders Sv. / børnehavehaveudvalget er ansvarlig for, at indtægterne fra børnehaverne opkræves. - Anders Aa. beder kirkeadministration.dk om at udarbejde månedsrapporter for sognet med samme detaljeringsniveau som den fremsendte kvartalsrapport. - Anders Aa. sørger for, at det af Ulla ønskede detaljeringsniveau for anlægsbudgettet opfyldes. - Anders Aa. sørger for, at det af Jan ønskede detaljeringsniveau for it-udstyr opfyldes. - Anders Aa. sørger for, at de der i de fremtidige oversigter for de enkelte konti såvel fremgår en udgifts som en indtægtsside. - Hver gruppe / person er forpligtet til at overholde budgettet inden for det pågældende ansvarsområde. Kvartalsrapporten blev derefter godkendt. 6. Godkendelse af indkøb af flygel til Frihavns Kirke, da det p.t. udlånte flygel tilbageleveres 1. juni / Indstilling med prisoverslag eftersendes (formand). Udgiften tages af overskuddet. Det besluttedes at anvende driftsoverskuddet på kr. til indkøb af to flygler til kirkerummene i Frihavns Kirke og Luther Kirken, og såfremt der er økonomi hertil også at indkøbe et klaver til menighedshuset i Frihavns Kirke. Organisterne undersøger markedet og bliver enige om hvilke musikinstrumenter, der ønskes. På basis heraf udarbejder kunstudvalget en ansøgning, der derefter underskrives og fremsendes af formanden til provstiet. 3

4 7. Beslutning vedr. anvendelse af kirkernes menighedslokaler til fest m.m. Lokaleudlån og leje - pris - rengøring - kontrolfunktion (kontaktperson) Else gennemgik kort forslaget til ny udlejningsprocedure og orienterede samtidig om, at der arbejdes med en løsning, hvor der, såfremt at lokalerne har været udlejet i weekenden, gøres rent om mandagen af en ekstern person. På side 3 slettes Forslag kr. i stedet Den nye udlejningsprocedure blev derefter vedtaget. Det besluttedes, at der på næste menighedsrådsmøde debatteres retningslinjer for brug af kirkernes lokaler. Musikudvalget udarbejder en oversigt over, hvem lokalerne udlånes til, samt hvor længe udlånene sker. 8. Beslutning vedr. anvendelse af krypten i Luther Kirken (kirkeudvalg) Det besluttedes, at andre end spejderne vil kunne bruge krypten i Luther Kirken. Jan informerer spejderne om den nye strategi, inden at den starter. 9. Beslutning vedr. udleje af Frihavns Kirkes store menighedssal til kursus til reduceret pris til Morten Schousboes kone (formand) Det besluttedes at give rabat på udlånet i dagene 2., 3., 4., 10. og 11. januar 2013 til Birgitte Schousboe til afholdelse af kursus. 10. Beslutning vedr. tilskud til pigekorets rejse til Irland (samlet ansøgning fra Marlene Lollike og Kristine Gustav) Jan udtrykte, at det er beklageligt, at det ikke fremgår af sognets hjemmeside, at Østerbro Pigekor er tilknyttet sognet, lige som han nu tilkendegav, at ansatte, der deltager i rejsen, bør have deres omkostninger hertil dækket. Der var enighed om at bevilge kr. til brug for dækning af egenbetaling for medhjælpere til Østerbro Pigekors rejse til Irland. Det er således op til korbestyrelsen selv at fordele tilskuddet medhjælperne imellem. 11. Beslutning vedr. bevilling af kr. til kursus til Kristine Gustav 4

5 Kristine Gustav udarbejder en ansøgning til provstiet, der på forhånd har tilkendegivet deres tilsagn til bevillingen. Ansøgningen underskrives derefter af formanden, der fremsender ansøgningen. 12. Beslutning vedr. gave til Kirkens Korshær 100 år (Andreas Christensen) Andreas var ikke til stede på mødet, så Marianne redegjorde kort for begrundelsen vedr. ansøgningen. Det besluttedes at bevilge kr. til en gave til kirkens Korshær fra menighedsrådet. 13. Beslutning vedr. størrelse af honorar til formand, kontaktperson og kirkeværge (formand) Provstiudvalget har godkendt kr. pr. post. Det vedtoges at yde et årligt honorar på kr. til formand, kontaktperson og kirkeværge. (De nævnte personer, der har disse poster, bedes tilsende kirkeadministration personnummer og bankkontonummer.) Provstiet er ved at undersøge, om der fejlagtigt er udmeldt her fra, at posten som kasserer ikke honoreres. 14. Orientering vedr. budget 2012 / opdeling i ny Rosenvængets Sogn og Davids Sogn (kasserer) Anders Aa. spurgte om godkendelsesproceduren for budgettet for 2012 for de 2 kirker. Der er ingen godkendelsesprocedure for dette budget. Årsagen er, at budgettet for 2012 for de 3 kirker tidligere er godkendt af det daværende menighedsråd og efterfølgende af det daværende provstiudvalg, og det nye budget for 2012 for de 2 kirker er udarbejdet ud fra overordnede rammer, som det nuværende provstiudvalg har udstukket. 15. Orientering vedr. budget 2013 / ønsker til anlægsbudgettet (kirkeværge) Ulla fortalte, at ønsker til anlægsbudgettet 2013 er indsendt til provstiet den 30. april. 16. Orientering vedr. nyt om Davids sogns anvendelse af Rosenvængets sogns kirkekontor (formand) 5

6 Michael fortalte, at personregistreringen for Davids sogn i 2. kvartal 2012 varetages af kordegnen, ansat i det nye Rosenvængets sogn, og at regning for Davids sogns andel heraf vil blive fremsendt til samme. 17. Orientering fra ansættelsesudvalget for kirketjener Frihavns Kirke (kontaktperson) Else fortalte, at der ikke vil blive fastansat en kirketjener før, end at situationen vedrørende brugen af kirkerne er afklaret. Den nuværende vikar i Frihavns Kirke, der er ansat til og med 31. juni, vil blive tilbudt at få forlænget vikariatet. 18. Orientering vedr. arbejdet med fordeling af kontorer i Luther Kirken (kirkeværge og kontaktperson) Else fortalte, at der ikke arbejdes med sagen så længe, at situationen omkring brugen af kirkerne ikke er afklaret. 19. Orientering vedr. visioner fra udvalg (alle udvalg) Der var ingen udvalg, der havde arbejdet hermed med henblik på dette møde. Punktet medtages på næste menighedsrådsmøde. 20. Orientering fra udvalg og ordførere Kirkeudvalget har afholdt møde den 16. maj vedr. høringssvar for den fremtidige brug af Luther Kirken. Der er aftalt nyt møde i kirkeudvalget den 19. juni. Børnehaveudvalget. Michael kontakter Camilla / børnehaveleder - ved børnehaven tilknyttet Luther Kirken om, at Astrid ikke er medlem af børnehavens bestyrelse. Pr-udvalget. Sognets koraktiviteter har været omtalt i pressen: Østerbro Avis, Billed Blader samt Her og Nu. Kunstudvalget har arbejdet med indstilling vedr. køb af flygler og klaverer. Ordfører / Bestyrelsespost i omsorgscenteret Fælledgården Kate var ikke til stede, men havde bedt Marianne at gøre opmærksom på, at Fælledgårdens bestyrelse nu har vedtaget, at hvert sogn og ikke hver kirke skal være repræsenteret i 6

7 bestyrelsen. Det betyder, at alene Kate er repræsentant for sognet; Kristine er indforstået her med. Kontaktperson til sognets menighedspleje. Kate var ikke til stede. Marianne fortalte, at menighedsplejen grundet sogneadskillelsen pr. 1. januar har vedtaget nye vedtægter, og at disse pt. er til tiltrædelse hos Samvirkende Menighedsplejer. Kontaktperson til spejderne i Luther Kirken og Frihavns Kirke. Jan fortalte, at spejderne i Frihavns Kirke / FDF har ledere og assistenter til arbejdet til næste sæson. Bestyrelsespost i kirkeadministration Anders Aa. fortalte, at han havde deltaget i repræsentantskabsmøde i kirkeadministration og samtidig havde hilst på regnskabsmedarbejderne. Det aftaltes, at Marianne sørger for, at de gamle regnskaber afhentes med taxa hos kirkeadministration snarest muligt. 21. Orientering om komsammendag den 22. juni og evt. beslutning vedr. budget (kirkeudvalg) Det blev aftalt, at Else og Kristine er tovholdere på komsammendagen, og at der ydes et tilskud på 100 kr. pr voksen deltager (ansatte med hver sin partner). Afslutning 22. Eventuelt / Runde blandt deltagerne Ulla bad om tilbagemelding på aktivitetsoversigten inden tirsdag den 5. juni. Kristine fortalte, at hun har kontakt med en instruktør med henblik på at opsætte et teaterstykke i kirke regi formentlig til efteråret. Erik fortalte om deltagelsen i organistkursus samt om møde med nogle af korenes medlemmer i forbindelse med Sleep Over i Frihavns Kirke. Else fortalte om Flemmings / kordegn / deltagelse i det første af to moduler vedr. ledelse i praksis. Der var stor interesse i at få den af ham udarbejdede rapport fra projektopgaven, som han har fået højeste karakter i. 23. Næste ordinære møde afholdes onsdag den 22. august kl i Luther Kirken - 7

8 24. Oplæsning, godkendelse, rundsendelse og underskrift af protokol Protokollen blev oplæst, godkendt og rundsendt til underskrift. Protokollen bliver udsendt separat. Kopi af referat sendes til: Menighedsrådsmedlemmer Kirkeværge Fast personale Inge Thormann / Kontorleder Solveig Spangsberg / kirkeadministration.dk Provstisekretær Janne Schrøder / jasc@km.dk Referent sekretær Marianne Krabbe / Referatet er godkendt af menighedsrådsformand Michael Thormann. 8