Provstirevisor, Grethe Melgaard Clausen, deltog i mødet under punkt 4. 2 Godkendelse af referat fra Referat blev godkendt og underskrevet.

Transkript

1 Referat for: Gentofte Provstiudvalg PU møde 11. november Kl Mødested: Skovshoved sognegård Jens Bache (JB), Flemming Brüggemann (FB), Ida Bäck (IB), Steen Borup-Nielsen (SB), Gert Jørgensen (GJ), Christian Lund (CEL), Ulrich Thostrup (UT), Peter Birch (PB), Mirjam Hvid (sekretær). Afbud: Marianne Telling (orlov) Provstirevisor, Grethe Melgaard Clausen, deltog i mødet under punkt 4. Mødepunkt 1 Godkendelse af dagsorden Dagsorden blev godkendt. 2 Godkendelse af referat fra Referat blev godkendt og underskrevet. 3 Siden sidst Nyt fra provsten - KMs skrivelse ang. korsamarbejdet - Tranehaven, projektstilling (stillingsopslag, konsulent) Indsendte referater fra menighedsråd: Maglegårds sogn: (udsendt ) Dyssegård sogn: (udsendt ) Jægersborg sogn: (udsendt ) Vangede sogn: (udsendt ) Ordrup sogn: (udsendt ) Dyssegård sogn: (udsendt ) - Kirkeministeriet (KM) har skrevet til menighedsrådene i korsamarbejdet. De tre sogne og provsten har skrevet til KM om, at det er på baggrund af KMs vejledning at konstruktionen er blevet sådan. - Tranehaven: stillingen som konsulent, 3½ time/uge i et år, er blevet opslået. - Vangedes nye præster er ansat fra og har indsættelse d. 3. januar. Det er sognepræst (kbf) Camilla Munch og sognepræst Kasper Morville. - Skovshoved sogn: 1-årig præstestilling opslået. Ansøgningsfrist var Maglegårds sogn: tidsbegrænset præstestilling på overenskomst er opslået. Ansøgningsfrist er GPRs bestyrelse har spurgt Dyssegårds sogns MR om GPR må frikøbe kordegn i flere timer. PU tog de indsendte referater fra menighedsrådsmøderne til efterretning uden bemærkninger. 4 Årsregnskaber 2014 til godkendelse Sag: Regnskab 2014 (462) Besøg af revisor Grethe Clausen: spørgsmål vedr. regnskaber og fokusområde for revisionen i Kirkernes regnskaber findes under sag 462 i provstiudvalgsportalen. Bemærkninger årsregnskab Grethe Clausen var indbudt til dette punkt. Hun fortalte at kasseeftersyn for 2015 var i fuld gang og at revisionen også gennemgik sognenes vikarudgifter ved denne lejlighed. Alle menighedsråd har forholdt sig til revisors bemærkninger i revisionsprotokollatet. Revisors bemærkninger til revision af regnskaberne: Generelt: - Revisor vil fortsat bemærke i Referat, Side: 1

2 MRs behandling af revisionsprotokollat 2014 SV: SV: Revisionsprotokollat, Vangede revisionsprotokollatet når en kasses midler i samme penge institut overstiger kr Frie midler: PU skal have øget fokus på dette, fx. at sognene angiver hvad de ønsker at bruge midlerne til. Enkelte kasser: - Gentofte sogn: Revisor fastholder, jvf. revisionsprotokollatet for Gentofte sogns regnskab 2014, at Gentofte sogns disponering er forkert. Menighedsrådet har skrevet til revisor og spurgt om hvad bemærkningen betyder, men har endnu ikke modtaget svar. Revisor forklarer at aktiver og passiver er korrekte, men at det er fordelingen af egenkapitalen som revisior ikke er enig i. - Hellerup sogn: anlægsudgifter, finansieret ved stiftslån, er ført på drift, og påvirker regnskabets driftresultat. - Helleruplund sogn: Kursgevinst, kr ,13 skal indtægtsføres i Jægersborg sogn: Sognet efterlyser en revision af biregnskabet vedr. korsamarbejdet. Revisor mener ikke at korsamarbejdet bør have eget CVR-nr. Det bør i stedet ligge inde i en kasse der modtager kirkelig ligning (kirkekasser og provstikasse) og ad den vej gennemgå revision. Adskillelse ml. korsamarbejdet og kassens øvrige økonomi kan så ske ved brug af projektkoder i regnskabssystemet. Dette gælder i øvrigt også for provstiets Skoletjeneste. - Vangede sogn: har udførligt svaret på revisorbemærkning. Pågående kasseeftersyn, generelle bemærkninger: - Kollekter: MobilePay anses ikke for kontanter og er dermed ikke umiddelbart kollekter, jvf. KM. Provstisekretariatet undersøger dette nærmere, da flere sogne enten har eller overvejer MobilePay/Swipp-løsning til kollektindsamling. - Samarbejdsaftaler: Sognenes samarbejdsaftaler tjekkes. Fx skal der laves skriftlige aftaler på delt personale. - Honoraraftaler med arkitekter er vigtige, da der ellers ikke er krav om at få en udspecificeret regning. Revisors indtryk er at PU disponerer fornuftigt i forhold til, at der ikke ligger store frie midler ude i kasserne. Provstiudvalget godkendte de 9 årsregnskaber. 5 Budgetter 2016 til godkendelse Gentofte: PU kan ikke godkende budgettet og anmoder MR om at ændre det således at det følger PUs finansieringsplan. Maglegård: PU kan ikke godkende budgettet da det overskrider rammen for honorarer til MR, bilag 4. Helleruplund og Maglegård: har ikke foretaget en Referat, Side: 2

3 opdeling mellem formål 65 og 66 jvf. KM vejledning. Hellerup: budget er ikke afleveret nu, men forventes afleveret senest PU godkendte følgende indkomne budgetter: Dyssegård sogns budget 2016 Jægersborg sogns budget 2016 Ordrup sogns budget 2016 Skovshoved sogns budget 2016 Vangede sogns budget Revision af Gentofte sogns kvartalsregnskab 2015 Punktet udgår. 7 Kvartalsrapporter Sag: Kvartalsrapporter 2015 (503) KV3 2015, Maglegård, til PU 8 Vangede: anlæg vedr. kontorbygning Sag: Kontorfløj (73) - Vangede Sogn soplæg vedr ombygningen til PU Maglegårds 3. kvartalsrapport viser en budgetoverskridelse. Kasserer fortæller at de er opmærksomme på budgetoverskridelsen. Den skyldes dels ekstra vedligehold af embedsboligen ifbm. provstesynet dec. 2014, dels højere kursusaktivitet for menighedsråd og kirketjenere samt at deres kirkekulturmedarbejder er steget i arbejdstid pr. 1. september for at varetage minikonfirmandundervisningen. Menighedsrådet vil sænke forbruget i det sidste kvartal og dække et evt. underskud af frie midler. PU tog forklaringen til efterretning. Stiftet og kommunen er fortsat ikke enige. MR ansøger PU om en garanti for pristalsregulering på kr ,- da projektet trækker ud. PU besluttede at udvalget vil være positivt indstillet på en indeksregulering. Det konkrete tal må fastlægges når starttiden på anlæg kendes. PU beder MR om at indsende en ansøgning, når/hvis det bliver relevant. Flemming Brüggemann deltog ikke i behandling af punktet. 9 Regnskab: præsternes studietur 2015 Sag: Studietur 2015 (347) Regnskabet holder sig inden for budgettet og blev taget til efterretning uden bemærkninger. Regnskab Studietur Retningslinjer: bevilling af 5%-midler Sag: Retningslinjer for bevilling af 5%-midler (572) Punktet udskydes til næste møde. Referat, Side: 3

4 Udkast: retningslinjer for bevilling af 5%- midler 11 Provstesyn Sag: Syn generelt (223) Planen blev taget til efterretning. Den lægges på hjemmesiden og sendes ud til menighedsrådene. Oversigt langtidsplan provstesyn 12 Eventuelt Vangede har afholdt årets Julebazar og omsætningen var ca. kr ,- Kommende møder i udvalget: onsdag d. 9. december kl. 16 (Hellerup sognegård) onsdag d. 20. januar kl. 15 onsdag d. 24. februar kl. 15 onsdag d. 30. marts (+ økonomimøde), kl. 16 onsdag d. 20. april kl. 15 onsdag d. 18. maj kl. 15 onsdag d. 22. juni kl. 15 onsdag d. 17. august (+ budgetsamråd), kl. 16 onsdag d. 21. september kl. 15 onsdag d. 12. oktober kl. 15 onsdag d. 9. november kl. 15 onsdag d. 7. december (+ julemøde), kl. 16 Referat, Side: 4

5 Underskrifter vedr. møde d Jens Bache Christian Erik Lund Flemming Paridon Brüggemann Gert Jørgensen Ida Bäck Marianne Telling Peter Birch Steen Borup-Nielsen Ulrich Broen Thostrup Referat, Side: 5