Indhentning af tilbud på udvikling af udviklingsforløb for nye ledere

Indhentning af tilbud på udvikling af udviklingsforløb for nye ledere Juni 2011 Personalestyrelsen ønsker et tilbud på udvikling af et forløb for nyudnævnte ledere i staten. Forløbet skal stå i stedet for Klar til ledelse. I samarbejde med 10 ministerområder har Personalestyrelsen foretaget en forundersøgelse om ønsker og behov for en målrettet udvikling af nye ledere i staten. Dette arbejde danner grundlag for denne kravspecifikation. Tilbuddet skal tænkes ind i og skræddersys til en statslig kontekst. Forløbet skal desuden være eksklusivt samt sætte overliggeren for tilsvarende uddannelsestilbud for nye ledere i såvel den private som den offentlige sektor. Generelt forventer vi, at I i jeres tilbud kommenterer og udfordrer de overvejelser, der fremgår af materialet. Det er væsentligt, at tilbuddet indeholder et detaljeret bud på, hvordan et udviklingsforløb skal se ud, hvad angår indhold såvel som form. Personalestyrelsens øvrige forventninger til tilbuddets indhold fremgår af nedenstående. 1. Udviklingsforløbets formål Personalestyrelsens udviklingsforløb for nye ledere skal ruste statens ledere til at: praktisere god og motiverende personaleledelse være ressourcebevidste og sikre resultater udøve strategisk og visionær ledelse forstå og anvende deres ledelsesrum Derudover skal udviklingsforløbet: Ruste statens ledere til fortløbende at udvikle statens organisationer og opgaver Give statens ledere redskaber til løbende at udvikle sig selv og deres eget lederskab Styrke anvendelsen af konkrete ledelsesredskaber, som fx løn, plustid, ressourcestyring m.v. Være både ambitiøst og overskueligt (sammenlignet med eksempelvis en master i ledelse) Være praksisrettet og direkte anvendeligt Målrettes den statslige kontekst og trække på konkrete erfaringer herfra

Side 2 af 9 2. Målgruppe Forløbet skal være for nye ledere på kontorchefsniveau i statens departementer, styrelser og institutioner. For at sikre det bedst mulige udbytte skal deltagerne have: ½-1 års erfaring med ledergerningen personaleledelsesansvar for minimum 5 personer (herunder afholder MUS, sygefraværssamtaler o.l.) strategisk ansvar og være part i en chef/ledelsesgruppe 3. Forventninger til indhold Personalestyrelsen arbejder kontinuerligt med at skabe forudsætningerne for, at statens ledere kan opbygge og videreudvikle en professionel ledelseskultur. Som en central udfordring i denne bestræbelse finder Personalestyrelsen det væsentligt, at nye ledere kompetencemæssigt rustes til at kunne påtage sig deres lederskab troværdigt og autentisk. Det personlige lederskab skal derfor indgå som et centralt element i udviklingsforløbet. Idet forløbet skal afspejle lederjobbet, som det ser ud i praksis, skal det også adressere managementdiscipliner. Derfor skal styring og økonomi indgå i forløbet via mere konkrete værktøjer. Daglige udfordringer og forandringsdagsordner kræver ledere, der kan formidle visioner for organisationen klart og sætte tydelige mål for afdelingen. Lederne skal være på forkant med fremtidige udfordringer og kunne tænke helhedsorienteret. Strategisk og visionær ledelse skal derfor indgå i forløbet. Sidst, men ikke mindst, kræver en professionel ledelseskultur, at lederen kender sin rolle som arbejdsgiver og anvender sit ledelsesrum, når det er nødvendigt (fx ved afskedigelse, sygefravær, lønsamtaler o.l.). Forløbet bør derfor give lederen indsigt i, hvad man skal, men også hvad man kan, så han eller hun er rustet til at håndtere eksempelvis den svære samtale. Inspiration til indholdselementer, der hverken er udtømmende eller skal forstås løsrevet fra hinanden i en konkret modulopbygning: Motivation og engagement af medarbejdere: Motivation og engagement af medarbejderne fremhæves af lederne selv som en af de væsentligste udfordringer. Det er afgørende, at denne og andre personaleledelsesrelaterede udfordringer ikke adskilles som en isoleret disciplin i forhold til den øvrige ledelse, f. eks. strategi og resultatskabelse. Ledelse er at

Side 3 af 9 skabe resultater gennem andre mennesker, og derfor er motivation en helt afgørende og integreret del af ledelsesgerningen. Strategisk ledelse: Statens mellemledere skal være i stand til at implementere, fastholde og bidrage til det strategiske perspektiv, så de kan være bindeled mellem topledelse og medarbejdere (eksempelvis i arbejdsprogrammer, innovationsinitiativer, forandringsprocesser og i den daglige ledelse). Det kræver ledere, der: o kan kommunikere visioner for organisationen klart, o tør prioritere og sætte tydelige mål for afdelingen, o er på forkant med fremtidige udfordringer o kan tænke helhedsorienteret Det personlige lederskab: For at blive en god leder skal man have indsigt i, hvem man er som menneske, og hvordan man indvirker på andre. Den gode leder er både rummelig og autentisk, så han/hun kan kommunikere med og håndtere forskellige profiler uden samtidig at fjerne sig fra sit grundlæggende ståsted. Derudover skal lederen kunne tage ansvaret på sig, gå forrest og turde prioritere og eksekvere i hverdagens forskelligartede opgaver og forventninger. Lederen som arbejdsgiver: Lederen har et ansvar som arbejdsgiver, hvilket kommer til udtryk ved eksempelvis rekruttering, afskedigelse og fastlæggelse af løn. De statslige ledere skal forstå denne rolle for at kunne sammensætte det rette hold, motivere og skabe resultater med en optimal udnyttelse af ressourcerne. Personalestyrelsen bør spille en væsentlig rolle i denne del af forløbet såvel som sparringspartner ift. at kvalificere indholdet og som undervisere på det færdige forløb. Performancemanagement: Ledere i staten skal i stigende grad kunne styre efter resultater og opstille få, men præcise og målbare indikatorer på, hvilken effekt og forandring, de ønsker at skabe. Effektiviseringer og begrænsede ressourcer kræver desuden ledere, der kan drive projekter og opgaver i hus med optimal udnyttelse af de eksisterende ressourcer. Det kræver evner til at prioritere, bruge organisationens forskellige kompetencer (mangfoldighed), lede og fordele ressourcerne med fokus på effekt samt evner til at motivere. Ledelse på tværs: Statens ledere skal tage udgangspunkt i brugerne (borgere, virksomheder etc.), hvilket kræver evner til at helhedstænke og samarbejde på tværs. Lederne i staten skal kunne bidrage til sammenhæng internt i egen organisation, og eksternt til koncernen, andre ministerområder, kommunerne og regionerne samt den private sektor. Samtidig skal lederen være bevidst om sin rolle. Herunder at mestre, hvornår man skal være loyal opad, nedad, indad og til siden.

Side 4 af 9 4. Tilgang til ledelse Idet forløbet skal afspejle lederjobbet, som det ser ud i praksis, skal det adressere såvel leadership som managementdiscipliner. Udviklingsforløbet skal således sikre sammenhængen og synergierne mellem de to grene af ledelse i stedet for at opdele dem som løsrevne og enkeltstående dele på forskellige moduler. Det forudsættes, at forløbet såvel i dets indhold som form baserer sig på relevant ny viden fra dansk og international forskning. Ligeledes forventes det, at relevante perspektiver fra såvel den private som den offentlige sektor inddrages og at forløbet afspejler et internationalt udsyn. 5. Forløbets form: Forløbet skal være på et højt fagligt niveau og i inspirerende rammer, der er befordrende for netværksdannelse mellem deltagerne og på tværs af organisationer. Forløbet bør bestå af to faser: Fase 1 bestående af et relativt intensivt forløb over nogle måneder, hvor de væsentligste indholdselementer gennemgås. Det intensive forløb afsluttes med en handlingsplan, der skal sikre, at de nyerhvervede kompetencer anvendes i hjemmeorganisationen. Fase 2 bestående af et modul, der afholdes godt 6 måneder efter afslutningen af fase 1 med fokus på deltagernes udvikling og erfaringer. Tilbuddet skal indeholde nogle overvejelser over, hvilken form for kursusafvikling, der kan virke attraktiv og inspirerende for målgruppen. Herunder hvordan der kan ske en aktiv involvering af deltagerne og af de organisationer, der har sendt lederen på udviklingsforløbet. Derudover skal forløbet: Strække sig over 6-9 kursusdage opdelt i to faser Inkludere højst to internatforløb Tilbyde deltagerne individuel feedback (fx coaching) på baggrund af eksempelvis et lederspejl, 360 graders evaluering, observationer af adfærd ifm. kursets aktiviteter e.l. Give deltagerne indsigt i deres rolle og handlingsmønstre i grupperelationer Opdeles i moduler med indlagte opgaver/øvelser imellem Bestå af hold med min. 16 og max. 21 kursusdeltagere Personalestyrelsen ønsker på den baggrund en skitsering af, hvordan uddannelsesforløbet kan tilrettelægges. Tilbuddet skal indeholde:

Side 5 af 9 grundlæggende ideer for læringsprocessen og læringsmål indhold med angivelse af emner, værktøjer og metoder, der skal gennemgås og trænes i forskellige pædagogiske metoder, der kan understøtte læringsprocessen ideer til at opnå stort fremmøde igennem hele forløbet ideer til at styrke netværksdannelsen en beskrivelse af, hvordan forløbet afsluttes (fokus på egen læring i en form, der er forpligtende uden at være en eksamination) 6. Overordnede opmærksomhedspunkter i forhold til form og indhold Generelt skal forløbet understøtte følgende punkter: Den enkeltes viden og erfaringer skal i spil i løbet af hele forløbet Det skal tilstræbes, at deltagerne så vidt muligt ikke får gennemgået noget i plenum, som de har eller kunne have tilegnet sig på egen hånd. Fx vha. e- læring Der skal indlægges øvelser o. lign., der forpligtiger deltagerne til at reflektere over, hvordan de nyerhvervede erfaringer kan anvendes og inkorporeres i det daglige arbejde Der skal indgå konkrete elementer, der sikrer sammenhængen mellem forløb og hjemmeorganisation Arbejdet i udviklingsgrupper bør prioriteres højt Deltagerne skal forpligtiges via lektier og hjemmeopgaver 7. Sammenhæng med Personalestyrelsens e-læringskurser for ledere Personalestyrelsen har udviklet en række e-læringskurser for ledere. Det drejer sig om følgende: Introduktion til ledelse Den kompetente leder Lønsamtaler/Lønforhandling MUS til ledere Medarbejderudvikling Overenskomster og aftaler Sygefraværssamtalen Tilbuddet bør forholde sig til, hvordan et eller flere af disse kurser kan integreres i forløbet. Det kunne eksempelvis være som forberedelsesmateriale og/eller som elementer i gruppearbejde. Kursusafviklingen skal så vidt muligt foregå fra statens e-læringsplatform, Campus. Tilbudsgiver kan få adgang til e-læringskurserne ved at skrive til Andreas Klitgaard Bojsen på abn@perst.dk, eller til Sisse Hjerrild Iversen på shi@perst.dk.

Side 6 af 9 Læs mere om Campus, statens e-læringsplatform, på www.info-campus. På www.info-campus/materialer/aftaledokumenter finder man et aftaledokument om eksterne brugeres adgang til Campus. 8. Konsulenter Vi ønsker et fast konsulentteam (minimum 3) tilknyttet uddannelsesforløbet og vil gerne have præsenteret konsulenterne med kompetenceprofiler og C.V. Konsulenterne skal have: Erfaringer med lederudvikling Praktisk ledererfaring Indsigt i de udfordringer, der ligger i at praktisere ledelse i en politisk styret organisation Dokumenterede gode undervisnings- og proceskompetencer Pondus til at undervise den dygtige og ressourcestærke målgruppe Indsigt i national og international forskning så ny viden naturligt integreres i forløbet Indsigt i gruppedynamikker Mangfoldighed i konsulentgruppen fsva. uddannelse, køn mv. 9. Inddragelse af statslige chefer De særlige ledelsesudfordringer i staten kræver inddragelse af mere erfarne statslige ledere i forløbet. Det skal være ledere, der som minimum er på samme niveau som deltagerne og som har konkrete, praktiske erfaringer med de temaer/emner, der tages op undervejs. Tilbuddet skal indeholde en beskrivelse af, hvornår, hvorfor og hvordan denne inddragelse finder sted. Det forventes, at der som minimum inddrages én statslig chef for hvert modul, der afholdes. Udvælgelsen af disse chefer bør foregå i samarbejde med Personalestyrelsen. 10. Sammenhæng med andre forløb Uddannelsesforløbet skal afstemmes med Personalestyrelsens øvrige uddannelsesforløb for statslige ledere. Der bør som udgangspunkt være progression mellem dette forløb og Talent for ledelse. 11. Administration og organisation Tilbuddet skal indeholde et bud på, hvordan en driftsleverandør vil håndtere kursusadministrationen samt en beskrivelse af tilbudsgivers organisation. 12. Samarbejde og den videre proces

Side 7 af 9 Vi forventer generelt et fleksibelt samarbejde, hvor Personalestyrelsens praktiske engagement gradvist nedtrappes efterhånden som udviklingsforløbet overgår til en egentlig driftsfase. Vi forventer i udviklingsfasen og i gennemførelsen af første forløb et tæt samarbejde, hvor såvel form som indhold løbende kan revideres. Vi forventer forløbet igangsat med annoncering i september 2011. Første hold begynder forløbet i oktober 2011. Forløbet evalueres og justeres undervejs. Personalestyrelsen ønsker et bud på en tilbagemelding, der ikke alene baserer sig på evalueringer og meget overordnede og sporadiske samtaler med udbyder. Målet er at tilvejebringe en løbende videndeling, der på systematisk og smidig vis kan udvikle og forbedre forløbet i et samarbejde mellem udbyder og Personalestyrelsen samt de statslige organisationer, der har sendt deltagere på forløbet. Personalestyrelsen sikrer deltagere til oprettelse af de første fire hold. Hvis resultatet er tilfredsstillende for begge parter, vil aftalen blive forlænget. Potentialet er stort, da forløbet er målrettet alle nye ledere på kontorchefsniveau i staten. Som udgangspunkt er det tanken, at der fremadrettet skal gennemføres to forløb om året, men der skal være fleksibilitet i forhold til den konkrete efterspørgsel. 13. Pris Der ønskes en pris pr. kursist på det endelige undervisningsforløb. Prisen gives på baggrund af etableringen og afviklingen af fire hold bestående af 16-21 deltagere pr. hold, men med ret til køb af flere med samme kursistpris. Personalestyrelsen forudsætter, at udviklingsforløbet er fuldt deltagerfinansieret. Omkostninger forbundet med udviklingen af forløbet finansieres via deltagergebyret. Det er Personalestyrelsens forventning, at et udviklingsforløb af denne type placeres i et prisinterval på 25.000-40.000 kr. pr. kursist. 14. Navn Tilbuddet skal indeholde et bud på et godt og signende navn for et forløb, der henvender sig til ledere i staten, der er nye i faget. 15. Tilbudsgivning Personalestyrelsen ønsker tilbud på følgende elementer: Form og indhold, herunder

Side 8 af 9 program med internater, forberedelse m.v. modulopbygning (også gerne grafisk illustreret) sammenhæng mellem deltagernes daglige udfordringer og udviklingsforløbet konsulenternes ledelsestilgang ideer til at gøre modulerne praksisorienteret Udvikling, herunder udvikling af programmet i samarbejde med Personalestyrelsen undervisningsmaterialer ideer til markedsføring, hvor Personalestyrelsen og de involverede ministerområder selv vil indtage en aktiv rolle Gennemførelse af første forløb med opstart i oktober 2011, herunder e-administration og information særskilt pris på den del af administrationen, der omhandler tilmelding, betaling og registrering (option) information og materialer til deltagerne min. 16 og max. 21 deltagere opholds- og forplejningsudgifter evaluering og justering samlet pris pr. deltager Videndeling med Personalestyrelsen et bud på hvordan en videndelingsproces kan foregå smidigt og systematisk 16. Kriterier for udvælgelse I valget af konsulentfirma vil Personalestyrelsen lægge vægt på følgende kriterier: Kriterium Vægtning (%) Relevant indhold (vurderes særligt i forhold til 30 % kravspecifikationens pkt. 1 og pkt. 3) Form (vurderes særligt i forhold til kravspecifikationens pkt. 1 20 % og pkt. 5) Konsulenternes kvalifikationer og antal (vurderes særligt i 20 % forhold til kravspecifikationens pkt. 8) Pris (vurderes særligt i forhold til kravspecifikationens pkt. 13) 30 % 17. Praktiske informationer

Side 9 af 9 Frist for indlevering af tilbuddet er torsdag den 1. september 2011 kl. 12.00. Tilbuddet bedes afleveret i fysisk (3 eksemplarer). Tilbuddet skal også senedes elektronisk på USB-stik e.l. Tilbuddet sendes til: Personalestyrelsen Frederiksholms Kanal 6 1220 København K Att.: Andreas Klitgaard Bojsen/Sisse Hjerrild Iversen Såfremt der er spørgsmål til Personalestyrelsens udbudsmateriale eller andre typer spørgsmål, er I meget velkomne til at kontakte Andreas Klitgaard Bojsen på 3395 4283 eller Sisse Hjerrild Iversen på 3395 6811. I overensstemmelse med konkurrenceloven vil alle tilbudsgivere få adgang til samme information.