Handleplan for Børn & Unge afdelingen Den 12. november 2013

Center for Børn og Familie Handleplan for Børn & Unge afdelingen Den 12. november 2013 Indholdsfortegnelse Baggrund side 1 Lovgrundlag side 2 Formål side 2 Fokus- og nedslagspunkter side 2 Indsatsområder side 3 Mål og opfølgning side 3 Organisering side 4 Økonomi side 4 Tidsplan side 4 Bilag 1. Oversigt over opfølgning på Deloittes analyse 2. Kommissorium for anvendelse af SB-SYS 3. Statusnotat fra Deloitte 1. Baggrund Med denne handleplan beskrives første skridt i en samlet udviklingsplan for området udsatte børn og unge, der har til formål at øge kvaliteten i sagsbehandlingsarbejdet i Børn & Unge afdelingen. Målet er at sikre udsatte børn og unge den rette udredning og støtte til rette tid. Faxe Kommune har som led i en samlet udviklingsplan for området udsatte børn og unge i perioden august og september 2013 deltaget i en undersøgelse iværksat af Socialstyrelsen og gennemført af konsulentfirmaet Deloitte med fokus på kvaliteten i kommunernes arbejde med børnefaglige undersøgelser, handleplaner og opfølgninger. Målet har været at sammenligne kommuner, der anvender Integrated Children's System (ICS) som grundlag for de børnefaglige undersøgelser med kommuner, der ikke anvender ICS. Faxe Kommune har deltaget som en ud af tre kommuner, der ikke anvender ICS. Undersøgelsen ventes offentliggjort ved årsskiftet. Kommuneresultaterne indgår anonymiseret i undersøgelsen. Deltagelse i ovenstående undersøgelse er igangsat som første del af en samlet udviklingsplan for området, der desuden omfatter udvikling af en sammenhængende indsatsvifte, styrkelse af det tværgående samarbejde, herunder forebyggelse i skoler og dagtilbud samt en styrket ungeindsats og deraf følgende bedre overgange til voksenlivet. I forlængelse af Deloittes evaluering og analyser har Center for Børn & Familie ønsket et selvstændigt statusnotat med gennemgang af den overordnede undersøgelses konklusioner og forslag til fremadrettede nedslagspunkter for udviklingen af sagsbehandlingsarbejdet i Børn & Unge afdelingen. Statusnotatet er vedlagt denne handleplan. Det selvstændige statusnotat bygger på gennemgang af 20 sager ud af en sagsstamme på godt 700 sager, hvoraf de 200 er handicapsager. Det endelige statusnotat blev modtaget ultimo oktober 2013 og indeholder fokuspunkter og anbefalinger til yderligere optimering og kvalitetssikring af sagsbehandlingen. På baggrund af statusnotatet og de relativt få sager, er der iværksat en gennemgang af yderligere 30 sager med henblik på kvalitetssikring af resultaterne. Det samlede undersøgelsesgrundlag vil endvidere danne udgangspunkt for senere målinger af, hvordan kvaliteten udvikler sig. Side 1 af 10

Handleplanen tager afsæt i en prioriteret vurdering af Deloittes beskrivelser af forbedringspotentialet i Børn & Unge afdelingen. Initiativer til imødegåelse af disse vil primært bygge på Deloittes anbefalinger, arbejdet med digital understøttelse af sagsbehandlingen samt allerede italesatte ønsker til forbedringer af sagsbehandlingsarbejdet. Initiativerne skal endvidere ses i sammenhæng med de midler, der blev afsat til øget netværksinddragelse, styrket sagsbehandling og faglig supervision og kompetenceudvikling i budgettet for 2014. I afdelingen for Børn & unge er der velfungerende arbejdsgange, som det findes væsentligt fortsat at fastholde. Erfaringer herfra vil indgå i den videre udvikling i lighed med den allerede igangværende kompetenceudvikling af medarbejderne på diplomniveau, implementeringen af sagsbehandlingsmodulet SB-SYS Børn & Unge samt uddannelse i metoden Signs of Safety. 2. Lovgrundlag Afgørelser om støtte til udsatte børn og unge efter serviceloven træffes på baggrund af en individuel konkret vurdering - som hovedregel i form af en børnefaglig undersøgelse efter servicelovens 50. Såfremt der på baggrund af undersøgelsen vurderes at være behov for at iværksætte støtte, er der ligeledes krav om udarbejdelse af en handleplan, der danner grundlag for den efterfølgende iværksættelse af relevant støtte. I en børnesag er der en række krav til de enkelte sagsskridt, herunder til den børnefaglige undersøgelse og handleplanen. Det gælder dels krav til indholdet (hvilke konkrete forhold der skal belyses mv.), dels krav til processen (specifikke frister, børnesamtaler, inddragelse af forældremyndighedsindehaver mv.). Lovgivningen indeholder herudover også regler om blandt andet underretningspligt samt krav til, hvordan forvaltningen håndterer underretninger. Endelig er området underlagt retssikkerhedslovens samt forvaltningslovens regler om klageadgang, klagevejledning, skriftlighed, notatpligt og journalisering. En typisk børnesag vil overordnet indeholde følgende formelle sagsskridt: Underretning om en bekymring for et barns eller en ungs trivsel og udvikling. Afgørelse af om der er grundlag for at iværksætte en børnefaglig undersøgelse ( 50). Gennemførelse af børnefaglig undersøgelse ( 50) inden for en tidsfrist på 4 måneder. Afgørelse om støtte efter serviceloven. Handleplan med konkrete mål for indsatsen. Opfølgning på barnets situation og på indsatsen, herunder effekt. Afslutning af indsatsen. Lukning af sagen. 3. Formål Myndighedsarbejdet er omdrejningspunktet for indsatsen i forhold til udsatte børn, unge og familier. Høj kvalitet i undersøgelser og handleplaner er forudsætningen for at kunne iværksætte en afbalanceret indsats, der modsvarer barnets behov, og for at kunne vurdere effekten af en given indsats. Formålet med handleplanen er at løfte kvaliteten i sagsbehandlingsarbejdet, for at sikre at børn og unge får den rette hjælp til rette tid. Herunder skal det sikres, at der er den fornødne kvalitet, kontinuitet, systematik og dokumentation i de enkelte sagsled de formelle lovkrav til sagsbehandlingen overholdes at kommunikationen i mødet og samarbejdet med familierne styrkes. Formålet er ligeledes at indarbejde et fokus på bedre forebyggelse, færre anbringelser og øget netværksinddragelse i tråd med den politiske beslutning om en investering på området. 4. Fokus- og nedslagspunkter Deloitte fremhæver en række opmærksomheder på gode arbejdsgange i Børn & Unge afdelingen som her fremhæves: Der er fokus på håndtering af underretninger Der er fokus på inddragelse af børn og unge gennem børnesamtaler Sagsbehandlernes opdeling i teams Side 2 af 10

Fordeling af sager af en faglig koordinator Udarbejdelse af standarder og årshjul Udviklingspotentialet i Deloittes analyse kan sammenfattes inden for fire felter, hvortil der beskrives en række tilhørende nedslagspunkter. Disse er nærmere beskrevet i bilag 1, hvor der inden for hvert felt er anført nedslagspunkter samt initiativer for udvikling: 1. Organisering, ledelse og kvalitetssikring a. Hyppighed og kvalitet i ledelsestilsyn b. Højt sagspres 2. Kvalitet i børnefaglige undersøgelser og handleplaner mv. a. I mange sager foreligger der ikke afgørelser om udarbejdelse af børnefaglige undersøgelser, og i flere børnefaglige undersøgelser er der behov for en grundigere analyse. b. Opfølgning på mål i handleplaner 3. Ensartet og fælles praksis a. Sager fremstår uensartede b. Der anvendes forskellige skabeloner 4. Journalisering og dokumentation a. Praksis for journalføring i SB-SYS 5. Indsatsområder Gennemførelse af handleplanen er omfattende og indeholder indsatser med særlig opmærksomhed på nedslagspunkterne i bilag 1, som kort er opridset ovenfor. Handleplanen skal tydeliggøre over for både medarbejdere og ledelse, hvilke områder, der er i fokus. Handleplanen omfatter en række konkrete tiltag både nye og allerede besluttede tiltag der adresserer de konkrete nedslagspunkter, herunder: Strukturelle tiltag, der skal styrke kvalitetssikringen af sagsbehandlingen, herunder styrket ledelsestilsyn, faglig sparring og ændret organisering. Tiltag til styrkelse af faglighed og kultur, herunder ensartet praksis, kompetenceudvikling og øget fokus på inddragelse af netværk. Redskaber til bedre understøttelse af kvaliteten i sagsbehandlingen, herunder gennem indførelse af digitalt understøttet sagsbehandlingssystem (nyt SB-SYS Børn & Unge modul) samt opdatering af standarder og skabeloner mv. Styringsmæssige tiltag, herunder tilvejebringelse af ledelsesinformation samt bedre overblik over målgrupper og foranstaltninger. De enkelte tiltag er nærmere specificeret i bilag 1. 6. Mål og opfølgning Til felterne og nedslagspunkterne knytter sig fire mål, som der løbende vil blive fulgt op på gennem ledelsestilsyn, ledelsesinformation via SB-SYS Børn & Ungemodul, mini-interviews med enkelte sagsbehandlere samt en opfølgende undersøgelse og evaluering 1. oktober 2014. De fire mål er følgende: Sagsbehandlingsarbejdet styrkes via ledelsestilsyn for at øge kvaliteten i sagerne. Herunder følges der eksempelvis op på, om: o Der foretages ledelsestilsyn hyppigt nok o Kvaliteten af ledelsestilsynet er tilfredsstillende o Opfølgninger på ledelsestilsyn gennemføres Kvaliteten i børnefaglige undersøgelser og handleplaner øges og lovkrav samt frister overholdes. Herunder følges der eksempelvis op på, om: o Der er de nødvendige analyser og indhold i de børnefaglige undersøgelser o 4 mdr. s fristen i børnefaglige undersøgelse holdes o Handleplaner indeholder konkrete, relevante og målbare mål for indsatsen o Der er fremdrift i sagerne Side 3 af 10

Der etableres fælles ensartet praksis på tværs af sager. Herunder følges der eksempelvis op på, om o Der udvikles skabeloner til SB sys med udgangspunkt i lovgivningen og Signs og Safety o Skabeloner og standarder anvendes ensartet o Praksis og sagsskridt er harmoniseret Der sker den fornødne journalisering og dokumentation, og retningslinjer overholdes. Herunder følges der eksempelvis op på, om o Der er den fornødne dokumentation på sagen o Notatpligten overholdes o Der ligger de relevante lovpligtige afgørelser på sagen. Der vil blive arbejdet yderligere med en konkretisering af målsætninger og målbarhed med henblik på opfølgning i forbindelse med nedsættelsen af en arbejdsgruppe, som beskrives i følgende afsnit. Opfølgningen vil ske løbende mellem centerchef og leder på baggrund at gennemgang af nøgletal og informationer fra SB-sys samt fra ledelsestilsynet samt stikprøver mv. Der udarbejdes en nøgletalsoversigt til formålet. De enkelte mål og opfølgning beskrives nærmere i bilag 1. 7. Organisering Arbejdsprocessen organiseres ved nedsættelse af en arbejdsgruppe under centerchefen, der har til formål dels at udvikle, strukturere og organisere udviklingsopgaverne dels at forankre udviklingsprocessen i Børn & Unge afdelingen. Arbejdsgruppen er sammensat af følgende: - Centerchef - Leder af Børn & Unge afdelingen - 2 konsulenter - Medarbejder fra Småbørnsteamet - Medarbejder fra Ungeteamet - Medarbejder fra Handicapteamet - Medarbejder fra Anbringelsesteamet - Faglig koordinator Derudover tilkøbes konsulentbistand til udvalgte arbejdsopgaver. Tiltag skal understøttes gennem fokus og sparring fra ledelsen, fagkoordinator, konsulenter og evt. eksterne samarbejdspartnere. 8. Økonomi Hovedparten af initiativerne i handleplan kan holdes inden for de eksisterende rammer. Det gælder for eksempel implementeringen af SB-sys modulet børn & unge. Samtidig vil en del af opfølgningstiltagene være sammenfaldende med de initiativer, som foreslås iværksat inden for de midler, der blev afsat på budget 2014 til styrkelse af sagsbehandlingen på området. Det gælder eksempelvis styrket supervision samt ledelse og organisering. 9. Tidsplan/milepæle: - November og december 2013 der arbejdes videre med konkretisering af handleplanen til brug for implementering. Indførelsen af SB-SYS Børn & Unge modul forberedes, og der samles erfaringer fra andre SB-sys-kommuner. Den supplerende undersøgelse gennemføres. Udarbejdelse af nøgletalsskabelon til brug for opfølgning. Beslutning om fremtidig organisering i Børn & Unge afdelingen. Side 4 af 10

- Januar 2014 og frem Opfølgning på det løbende ledelsestilsyn samt nøgletal/ledelsesinformation begyndes, herunder gennem løbende opfølgning mellem chef og leder. Undersøgelsesteamet etableres. - Januar konsulentbistand til udarbejdelse af skabeloner mv. til brug i SB-SYS - Januar Påbegyndelse af implementering af SBSYS Børn & Unge modul. - Den 1. april 2014 er SB-SYS Børn & Unge modul implementeret - April 2014 Status til Børne- og Familieudvalget. - September 2014 - Status på udviklingsprocessen til Børne- og Familieudvalget. - Oktober 2014 Ekstern undersøgelse/evaluering af kvaliteten i sagsbehandlingen. - December 2014/Januar 2015 - opfølgning på handleplan til Børne- og Familieudvalget. Der vil i løbet af november og december blive udarbejdet en mere detaljeret tids- og opfølgningsplan. Side 5 af 10

Bilag 1. Oversigt over opfølgning på Deloittes analyse. Felter Nedslagspunkter Tiltag Produkt Mål og opfølgning/måling 1. Der foretages for få ledelsestilsyn i forhold til at Der lægges en samlet Mål: sikre lovmedholdelighed og ensartet kvalitet. plan for organisering og Sagsbehandlingsarbejdet 2. Ledelsestilsynet er ikke systematiseret, og det styrkelse af styrkes via ledelsestilsyn for at opleves meget forskelligt af sagsbehandlerne. kvalitetssikringen, øge kvaliteten i sagerne. 3. Der mangler ledelsesrepræsentation ved herunder styrkelse af teammøder. supervision og den Måles gennem miniinterviews 4. Tiden til faglig sparring er for begrænset, og den faglige sparring. med enkelte er ikke formaliseret. sagsbehandlere i sommeren 5. Højt sagstal: 2014 samt gennem Der er pres på sagsbehandlerne i forhold til ledelsestilsyn. mængden af sager, hvilket gør det vanskeligt at balancere mellem lovmæssigheden, Derudover gennem arbejdsopgaver, tidsforbrug, sagsskridt, m.m. ledelsesinformation med 6. Systematik i fordeling af sager: fokus på sagstal, sagstyper Enkelte sagsbehandlere kan sidde med flere og sagsflow, der løbende børnesager end umiddelbart antaget, da kan måles via SB-SYS Børn & sagerne er opgjort i familier. Unge modul. Organisering, ledelse og kvalitetssikring Kvalitet i de børnefaglige undersøgelser, handleplaner, afgørelser mv. Side 6 af 10 Det fremhæves som god praksis, at sagsbehandlerne er opdelt i teams, da det øger muligheden for specialisering. I denne sammenhæng er det relevant, at der er en tværgående sparringspartner, der understøtter de komplicerede sager og giver konkret støtte til at lave de indledende vurderinger i nye sager. Sagsbehandlerne får herigennem feedback og opfølgning på deres sagsarbejde. 7. Fokus i den børnefaglige undersøgelse: Den lokale skabelon til børnefaglig undersøgelse angiver et fokus på det allerede igangsatte og ikke på at få afdækket behov, ressourcer og udvikling. I den afsluttende analyse kommer man ikke hele vejen rundt om barnet, forældre, familie og omgivelser. 8. Kvaliteten i den børnefaglige undersøgelse: Der er et fokus på at udarbejde korte børnefaglige undersøgelser, hvilket går ud over kvaliteten. Mange af undersøgelserne kræver yderligere belysning end de har fået. Flere undersøgelser bærer præg af genfortællinger og oplysninger anvendes og gengives ukritisk. Der er mange generelle henvisninger til Hyppigheden af ledelsestilsyn skal øges og systematiseres i en ensartet praksis med særligt fokus på lovmedholdenhed. Der udarbejdes en opdateret standard for ledelsestilsynet. Der udarbejdes forslag til løbende kvalitetssikring, og der etableres en fælles praksis for kvalitetssikring på tværs af teams og sagsbehandlere. Den faglige koordinators rolle skal konkretiseres yderligere. Ved afholdelse af teammøder skal der være ledelsesrepræsentation. Muligheden for faglig sparring skal øges. Der skal fokuseres på specialisering i de enkelte teams. Fokus på mængden af sager pr. sagsbehandler - sagspresset skal lettes. Der skal generelt være fokus på sagsflow herunder afslutning af sager. Der skal arbejdes målrettet med ledelsesunderstøttelse af de børnefaglige analyser, handleplaner, afgørelser mv. Den lokale skabelon for børnefaglig undersøgelse videreudvikles for at understøtte en tilstrækkelig oplysning af sagerne og en tydelig indledende vurdering. Der sættes fokus på tydeliggørelse af kilder til information og kvalitet i oplysningen af sager, herunder ukritiske anvendelser af udtalelser. Handleplansskabelonen opdateres. Der sættes fokus på at få konkrete Der arbejdes målrettet med styrkelse af kvaliteten som led i ledelsestilsynet samt ved udvikling og anvendelse af standarder og skabeloner, jf. nedenfor. Der følges op i forhold til den enkelte sagsbehandler. Der laves en plan for kompetenceudvikling af sagsbehandlerne. Mål: Kvaliteten øges og lovkrav og frister overholdes. Der følges op i forbindelse med afrapporteringen på ledelsestilsyn og nøgletal/ledelsesinformation. I oktober 2014 gennemføres ny evaluering af kvaliteten af undersøgelser og handleplaner mv., herunder i forhold til kvalitet indhold samt overholdelse af tidsfrister og lovkrav.

Ensartet og fælles praksis statusudtalelser uden konkret fokusnedslag, og det er ikke altid tydeligt, hvor de forskellige udtalelser kommer fra. 9. Der foreligger ikke lovpligtige afgørelser om udarbejdelse af børnefaglig undersøgelse i mange af sagerne. 10. Udarbejdelse af handleplaner og opfølgning på mål i handleplaner: Det opleves vanskeligt at sætte konkrete mål for indsatsen. I 5 ud af 12 opfølgninger er det registreret, at der er fulgt op på målene formuleret i handleplanen, og om opfølgningen har fulgt til ændringer i handleplanen eller indsatsen. 11. Valg af indsatser præges ud fra de tilbud kommunen tilbyder. Der er ikke ledelsesinformation for indsatsers anvendelse, varighed og effekt. Det fremhæves som god praksis, at der er dokumenteret afholdt børnesamtaler i mange sager. Både barnets og forældrenes perspektiver er tydeligt i næsten alle sager. 12. Sager fremstår uensartede og der er forskellig praksis mellem sagsbehandlere i samme typer sager og i samme sagsskridt. 13. Der anvendes forskellige skabeloner, herunder tre forskellige skabeloner for børnefaglige undersøgelser, herunder en lokalt udviklet skabelon som ikke er tilstrækkelig. Det fremhæves som god praksis, at alle nye sager fordeles af en faglig koordinator, og at henvendelser eller underretninger på kendte sager fordeles direkte til den relevante sagsbehandler. Derudover fremhæves det som god praksis, at der er udarbejdet standarder og årshjul til at understøtte en overordnet og ensartethed i sagsbehandlingerne. Årshjulene bidrager til at skabe sagsflow, forventningsafstemning og overblik for familierne. mål for indsatsen (ønsket effekt) i alle sager med afsæt i den børnefaglige undersøgelse med fokus på blandt andet barnets skolegang og uddannelse. Der sættes fokus på systematisk opfølgning på indsatser i alle sager. Der skal sikres fremdrift i alle sager, herunder ved regelmæssig opfølgning og anvendelse af advisfunktioner. Systematisk læring fra ankesager og andre klagesager. Inddragelse netværk øges, herunder ved anvendelse af familierådslagning. Der etableres et undersøgelsesteam til varetagelse af samtlige børnefaglige undersøgelser. Der sættes målrettet ind på at skabe fælles praksis herunder via faglig sparring og ledelsestilsyn jf. ovenfor. Standarderne for de centrale sagsgange opdateres med afsæt i en samlet ramme for sagsbehandlingen. Skabeloner opdateres. Herunder udarbejdes en fælles skabelon til børnefaglige undersøgelser, som anvendes af alle sagsbehandlere. De nuværende ydelsesstandarder suppleres med egentlige målgruppebeskrivelser sammenholdt med niveauet for de forskellige typer af foranstaltninger blandt andet i forhold til omfang og varighed. Indsatsviften skal udvikles som næste skridt i den samlede udviklingsplan for udsatte børn. Standarder, skabeloner mv. opdateres i forbindelse med indførelsen af SB-SYS Børn & Unge, herunder med inspiration fra arbejdet i andre SB-SYSkommuner. Der udarbejdes forslag til tværgående nøgletal/ledelsesinforma tion. Der anvendes ekstern konsulentbistand til arbejdet med udvikling af standarder og skabeloner, herunder skabeloner til brug for SB- SYS Børn & Unge modul og ledelsesinformation. Mål: Der etableres fælles ensartet praksis på tværs af sager. Måles i forbindelse med miniinterviews med enkelte sagsbehandlere i sommeren 2014 samt gennem ledelsestilsyn. Der følges op på om fælles skabeloner anvendes ensartet i forbindelse med afrapportering på ledelsestilsyn og nøgletal/ledelsesinformation. Side 7 af 10

Journalisering og dokumentation 14. Journalføring i SB-SYS: SB-SYS anvendes efter enkeltsagsprincippet med særskilte journaler for hver foranstaltning. Aktivitetsoversigten anvendes ikke ensartet og de enkelte journaliseringsskridt er ikke formaliseret. Dermed svækkes grundlaget for at lave tværgående udtræk til ledelsesinformation og kvalitetskontrol. 15. Notatpligten overholdes ikke i alle tilfælde. Det fremhæves, at SB-SYS understøtter sagsoverblikket for den enkelte. Journaliseringspraksis og dokumentationspraksis skal styrkes med fokus på overholdelse af lovkrav og gældende retningslinjer. Der skal fokus på at skabe øget overblik gennem fællessystematik i SB-SYS. Kommunikationen med borgerne og dokumentationen heraf skal styrkes. I forbindelse med indførelsen af SB-SYS Børn & Unge udarbejdes standard for journalisering og dokumentation Mål: Der sker den fornødne journalisering og dokumentation, og retningslinjer overholdes. Måles i forbindelse med ledelsestilsyn og ledelsesinformation via SBS- SYS Børn & Unge modul samt evaluering i efteråret 2014. SB-SYS Børn & Unge modul implementeres i første kvartal 2014. Side 8 af 10

Bilag 2. Kommissorium for anvendelse af SB-sys Børn og Ungemodul i sagsbehandlingen vedr. udsatte børn og unge Det er i september 2013 besluttet at implementere SB-sys Børn og Unge modul i sagsbehandlingen vedr. støtte til udsatte børn og unge efter serviceloven. Baggrunden herfor er kommuneaftalen for 2013, hvori det fremgår, at alle kommuner i 2014 skal anskaffe DUBU eller et tilsvarende IT-system. Formål Det overordnede formål er at understøtte kvaliteten i sagsbehandlingen for at sikre at udsatte børn og unge får den rette støtte i henhold til bestemmelserne i Serviceloven og det kommunalt fastsatte serviceniveau. Konkret skal SB-sys Børn og Ungemodul bidrage til at sikre: En ensartet sagsbehandling af høj faglig kvalitet Fremdrift i de enkelte sager Overholdelse af frister og lovkrav til sagsbehandlingen Journalisering og dokumentation i alle sager Valid og aktuel ledelsesinformation til brug for ledelsestilsynet Rammer og organisering Der nedsættes en arbejdsgruppe, som skal forberede og gennemføre overgangen til SB-sys Børn og unge. Arbejdsgruppen har deltagelse af afdelingen for Børn og unge (formand), centeradministrationen i Center for Børn og Familie samt Center for IT og Digitalisering. Center for Beskæftigelse og Omsorg deltager ligeledes i arbejdsgruppen såfremt der er ønske herom med henblik på. evt. senere anvendelse af SB-sys i sagsbehandlingen på voksenområdet. Der udpeges en projektleder. En styregruppe med deltagelse af centerchef for Børn & Familie, centerchef for IT & Digitalisering samt direktør følger processen. Første møde i styregruppen afholdes primo oktober 2013, hvor udkast til implementeringsplan behandles og den nærmere plan for styregruppemøderne fastlægges. Hensigten er, at ibrugtagningen af SB-sys modulet skal medvirke til en understøttelse af den øvrige kvalitetsudvikling i afdelingen for Børn & Unge. Der udarbejdes derfor en procesplan der tager højde for det. Udgangspunktet er, at modulet er taget i brug til drift den 1. 4. 2014 eller snarest herefter. Der kan efter nærmere aftale blive mulighed for, at inddrage ekstern bistand i løsningen af eksplicitte implementeringsopgaver. Det forventes, at økonomiske midler til gennemførelse af projektet kan afsættes ud af de til området tilførte ressourcer med vedtagelsen af budgettet for 2014. Arbejdsgruppens opgaver Arbejdsgruppen skal som det første: 1) Kortlægge de opgaver, der knytter sig til implementeringen af SB-sys Børn og Unge modul, jf. også bilag 1. 2) Udarbejde en implementeringsplan for overgangen til SB-sys Børn og Unge modul til forelæggelse for styregruppen primo oktober 2013. Implementeringsplan Implementeringsplanen skal indeholde en tids- og handleplan inkl. vigtigste milepæle for løsningen af delopgaverne. Der skal være forslag til, hvem der løser opgaverne, herunder om der er behov for ekstern bistand samt for undervisning og introduktion til systemet primo 2014 samt for support/hotlinefunktion ifm. selve overgangen. 8

Implementeringsplanen skal endvidere indeholde en plan for opfølgning på, om de nye procedurer følges og om forbedringerne realiseres, samt på hvordan der samles op på erfaringer og ønsker som input til den videre udvikling af systemet i regi af brugergruppen. Arbejdsgruppen planlægger og booker møder for hhv. styregruppen og arbejdsgruppen i hele perioden. Arbejdsgruppen skal løbende følge op på, at de enkelte delopgaver følger planen og rapportere til styregruppen herom. 9