OPTIMERING AF DRIFTEN MED UDGANGSPUNKT I FREDERIKHAVN BOLIGFORENING LEJERBO 12. NOVEMBER 2016 BO NIELSEN, RAMBØLL MANAGEMENT CONSULTING

INITIATIVERNE GIVER EN BESPARELSE PÅ ~11 MDKK, SVARENDE TIL ~11% BAGGRUND Over de næste år skal der generelt set i den almene sektor spares 1,5 mia DKK på omkostninger til driften svarende til ca. 8% Frederikshavn Boligforening ønsker en redegørelse af optimeringsmuligheder for de kommende år med fokus på de mest værdiskabende og lettest implementerbare løsninger Rambøll har gennem tæt samarbejde med Frederikshavn Boligforening identificeret de vigtigste initiativer for boligforeningen over de næste år RESULTAT, MDKK Driftsudgifter, 2015 100,9 Driftsfællesskaber -2,9 Maskinpark, traktor-eksempel -0,5 Robot-plæneklippere -1,8 Insourcing af forbrugsregnskaber -0,3 Indkøb af vedligehold (timer) -3,1 Indkøb af fraflytningsservice -1,9 Rammeaftale, byggemarked Driftsudgifter, efter gennemførsel af initiativer -0,6 89,8 Derudover vurderes det, at der findes et yderligere besparelsespotentiale på 4-8 mdkk på længere sigt 3 3

DISKUTER VED BORDENE Har Lejerbo større eller mindre effektiviseringspotentiale end FB? Hvor er de største optimeringsmuligheder i jeres drift? Nævn 2-3 specifikke områder Er optimerings-/effektiviseringsdagsordnen vigtig for jer?

INDHOLD 1. Frederikshavn Boligforening 3. Indkøb 4. Optimeringsinitiativer 5. Næste skridt 5

FREDERIKSHAVN BOLIGFORENING DRIVER 38 AFDELINGER INDDELT I FEM GRUPPER Introduktion til Frederikshavn Boligforening FAKTABOKS: FREDERIKSHAVN BOLIGFORENING Frederikshavn Boligforening tilbyder omkring 3.500 boliger i rækkehuse, etageboliger, gårdhuse, seniorboliger og ungdomsboliger Boligerne er fordelt over 38 afdelinger placeret i Frederikshavn, Sæby, Dybvad, Østervrå, Voerså, Gærum, Hørby, Skagen og Syvsten Hovedbestyrelsen består af 7 personer Foreningen er administreret af to kontorer i Frederikshavn og Sæby ansvarlig for hhv. udlejning og økonomi Endvidere har foreningen funktionsafdelinger, der dækker hhv. tømre- og malerarbejde samt rengøring Foreningens 38 afdelinger er inddelt i fem grupper 6

~1/3 AF DEN SAMLEDE DRIFT GÅR TIL ORGANISATION RESTERENDE ER EKSTERNT INDKØB Driftsudgifter per kategori, MDKK ~101-11% ~11 ~90-4 - 8 ~85 ~35 ~66 Beløbet svarer til ~3.300 DKK per lejemål kunne man spare dette hos Lejerbo kunne der spares ~135 millioner DKK Organisation Indkøb Total drift Besparelse ved førstkommende initiativer Ny total ved identificerede initiativer Yderligere potentiale Ny total Kilde: Frederikshavn Boligforening 9

DER KØBES SAMLET SET IND FOR 66 MILLIONER DKK HOS EKSTERNE LEVERANDØRER* Indkøb per kategori, MDKK Services Materialer Administration (afdelinger + organisation) ~23 ~7 ~5 ~2 ~2 ~1 ~41 ~6 ~5 ~3 ~1 ~1 ~16 ~3 ~1 ~1 ~3 ~9 ~66 Kilde: Indkøbsdata 2015, Frederikshavn Boligforening * Totalen inkluderer ikke betalinger til det offentlige inklusiv Landsbyggefonden samt interne betalinger 11

DER KØBES FOR MERE END 23 MDKK SERVICETIMER TIL VEDLIGEHOLD OM ÅRET Indkøb af vedligehold (timer), MDKK ~2 ~2 ~1 ~1 ~0 ~1 ~23 ~3 ~3 ~4 ~6 Kategori Tømrer VVS Murer Elektriker Tagdækning Service tek.inst. Entreprenør Maling Gartner Andet Total Antal leverandører 9 12 6 8 2 23 5 2 10 Kilde: Indkøbsdata 2015, Frederikshavn Boligforening 12 12

STØRSTEDELEN AF VÆRDIEN KØBES UDEN FORHANDLING OG MERE END 90% ER KØBT LOKALT Indkøb af vedligehold (timer) Procedure i værdi, MDKK Region i værdi, MDKK ~1 (2%) ~23 ~1 (6%) ~23 ~9 (40%) ~22 (94%) ~14 (58%) Spjæld Tilbud Rammeaftale Total Lokal* National Total Kilde: Indkøbsdata 2015, Frederikshavn Boligforening * Fra Sæby eller Frederikshavn per postnummer 13 13

BASERET PÅ BENCHMARKS KAN DER SPARES 8-16% PÅ VEDLIGEHOLD SVARENDE TIL 2 4 MILLIONER DKK Besparelsespotentiale ved indgåelse af indkøbsaftaler Besparelseseksempel, Tømrer indkøb DKK Total besparelsespotentiale ved samlet indkøb af ydelser, MDKK Leverandør A 375 Leverandør B 350 Leverandør C 420 Gns. indkøbspris i FB ~382-0-12% Benchmark 1: V&S Prisbøger 381 Benchmark 2: Almen indkøb* 335 Tømrer VVS Murer Elektriker Tagdækning Service tek.inst. 5,8 3,7 3,4 2,6 2,3 1,7 Besparelseseksempel, VVS indkøb DKK Leverandør A Leverandør B Leverandør C Leverandør D Gns. indkøbspris i FB Benchmark 1: V&S Prisbøger Benchmark 2: Almen indkøb* 438 440 429 450 ~440 403 368-8-16% Entreprenør 1,4 Maling 1,3 Gartner 0,3 Andet 0,8 Total 23,4 Besparelse -2-4 Ny total 20,6 * Gennemsnit af fem tømrer og syv VVS leverandører fra Jylland, Fyn og Sjælland Kilder: Indkøbsdata 2015, Frederikshavn Boligforening; almenindkøb.dk; V&S Prisbøger 14 14

DER KØBES BYGGEMATERIALER FOR ET SAMLET BELØB PÅ 5,5 MILLIONER DKK Udgifter til byggematerialer, indkøb per leverandør, MDKK 5,5 0,3 0,2 0,2 0,2 0,1 0,1 0,1 0,4 0,9 1,6 1,5 Større projekter, der også er forhandlede Tømrerafdelingen har en aftale med Bygma Stark Frederikshavn Bygma Hvidbjerg Vinduet A/S Nicobelli Berner A/S Flügger A/S Sanistål Silvan DSN a/s (Dansand) Lemvigh- Müller Andre Total Indkøb per leverandør, DKK 15

HVOR MEGET VIL I OPTIMERE JERES DRIFT? Dilemma 1 Jeres boligforening kan spare 15% på driftsomkostningerne, hvis I etablerer et driftsfællesskab med de nærliggende boligforeninger i området. Dette betyder imidlertid, at der skal ske afskedigelser blandt driftsmedarbejderne. Vil I gennemføre besparelsen? Dilemma 2 Jeres boligforening kan spare 20% på indkøb af byggematerialer og forbrug af håndværkere, hvis I vælger nye leverandører (rammeaftaler og indhentning af tilbud). Jeres lokale håndværker er ikke er konkurrencedygtig, hvorfor I må afbryde samarbejdet. I er hans største kunde. Vil I gennemføre besparelsen? 16

BASERET PÅ INTERVIEWS, DEN ALMENE SEKTORS VIDEN OG RAMBOLL ERFARINGER ER ET INITIATIVKATALOG UDARBEJDET Input Udsnit af brutto - initiativkatalog (i alt ~30 initiativer) 18

INITIATIVKATALOGET INDEHOLDER INITIATIVER I FEM KATEGORIER Indkøb Drift og vedligehold Energi Driftsfællesskaber Administration Øge volumen gennem leverandørkonsolidering eller fælles indkøb (centralisering eller samarbejde) Udarbejdelse af rammeaftaler (fx med byggemarkedet og håndværkervirksomheder) Konkurrenceudsætte indkøb (fx indenfor revision, forsikring og advokat) Kravspecifikation og standardisering (fx indenfor service på elevatorer etc.). Tidsregistrering (fx gennem apps på mobilen) Implementering af robotplæneklippere Udlicitering af hvidt vedligehold Optimering og standardisering af 10 års vedligeholdelsesplaner (planlagt og periodisk vedligehold) Lavenergiløsninger og genanvendelse Installation af ressourcebesparende materiel som fx vandbesparende brusere, isolering, varmemålere og termovinduer Sammenlægning af afdelinger Sammenlægning af boligforeninger Organisering af teams på tværs af afdelinger Optimering af udnyttelse af maskinpark Centraliserede specialist teams Optimere og standardisere sagsgange fx gennem dokumentation af processer Centralisere, hvor skala giver fordel Insourcing af forbrugsregnskaber og brug af elektroniske målere 19

DER ER SÅLEDES IDENTIFICERET 7 PRIMÆRE INITIATIVER MED TOTAL BESPARELSE PÅ ~11 MDKK Initiativ Uddybning af ændringer Ejer Estimeret besparelse Driftsfællesskaber Fælles team struktur med et team af viceværter i tre områder. Teams dækker grønt og blåt hold ~2,9 MDKK Maskinpark, traktoreksempel Med den nye afdelingsstruktur kan traktorer og andet materiel deles mellem afdelinger. Transport skal primært foregå i mindre biler eller alternativt varevogne ~0,5 MDKK Robotplæneklippere Græsklipning kan med fordel udføres af robotter og således minimere behovet for grønt arbejde markant ~1,8 MDKK Insourcing af forbrugsregnskaber Foretages internt i administrationen, hvor kompetencerne til en vis grad allerede er til stede ~0,3 MDKK Indkøb af vedligehold (timer) Rammeaftaler med flere udbydere af tømrer, elektriker, VVS, murer, gartner, entreprenører og vinduespudsere ~3,1 MDKK Indkøb af fraflytningsservice Udbud af de resterende 4 puljer. Fokus på at sikre konkurrence med mere end en leverandør ~1,9 MDKK Rammeaftale, byggemarked Rammeaftaler på kategorier. Aftaler laves med alle relevante byggemarkeder. Indkøbet samles hos 3-4 kæder for at optimere besparelsen ~0,6 MDKK 20 20

INITIATIV 1: DRIFTSFÆLLESSKABER Nuværende og fremtidig situation Estimeret værdi Handlingsplan Observationer Sæby har et fælles team, mens man i Frederikshavn har en vicevært lokalt i de enkelte afdelinger med tilhørende maskiner Beboerhenvendelse foregår decentralt Forbedringsforslag Fælles team struktur med et team af viceværter i hhv. SYD (Sæby), Frederikshavn MIDT og Frederikshavn NORD. Teams dækker grønt og blåt hold Specialist teams på tværs af geografi, dog med tilhørsforhold der dækker bl.a. Sort(VVS), El og Tømrer. Beskrivelse af fordele 1. Bedre ressourceudnyttelse (større fleksibilitet ved sygdom og ferier) 2. Bedre udnyttelse af kompetencer 3. Mulighed for opkvalificering (specialister) og således højere kvalitet 4. Mulighed for at in-source serviceopgaver som følge af opkvalificering 5. Større tilgængelighed for beboere Værdi per år ~0,4 ~1,6 ~2,9 2017 2018 2019 6 ejendomsfunktionærer vil over de næste tre år have naturlig afgang værdien baseret på at disse ikke genansættes Udfordringer Mindre personlig tilknytning til viceværten i den enkelte ejendom Sikre en løbende, gennemsigtig kommunikation Vigtigste næste skridt Detaljering af den nye struktur Udarbejdelse af aktivitetsplan Udarbejdelse af kommunikationsplan Timing sep. 16 okt. 16 Implementering 2017 okt. nov. 16 * Hvis afgang senere end 2019 kan besparelsen opnås ved mindre brug af sommerhjælp 21

DER ER FORDELE OG ULEMPER FORBUNDET MED SPECIALISTTEAMS Fordele Professionalisering og øget faglighed - faglig sparring inden for teamet - opkvalificering af medarbejdere Øget fleksibilitet ved sygdom og ferie Ressourcer til forebyggende vedligehold Ulemper Øget behov for ledelse/koordinering for at undgå spildtid/uudnyttede ressourcer Mange teams og nogle er meget små kan gøre det vanskeligt at ressourceudjævne på tværs af teams Der kan være længere reaktionstid ved lokale behov Boligforeningen bør på længere sigt overveje, hvor mange specialister man selv vil have ansat og i stedet hyre ind efter behov. 22

INITIATIV 2: MASKINPARK (AKTIVER) - TRAKTOREKSEMPEL Nuværende og fremtidig situation Estimeret værdi Handlingsplan Observationer Der findes i alt 26 traktorer i Frederikshavn Boligforening bruges til græsslåning, snerydning men primært transport Yderligere findes der lokale værksteder med gengangere af diverse maskiner og værktøjer Forbedringsforslag Med den nye afdelingsstruktur kan traktorer deles mellem afdelinger transport skal primært foregå i mindre biler eller alternativt varevogne. Således vurderes det, at op mod 18 traktorer kan sælges. Ligeledes skal det vurderes, hvor meget andet maskineri og værktøj der med fordel kan sælges Beskrivelse af fordele 1. Der sælges traktorer til markedsværdi afhængigt af behov kan der sælges mellem 15 og 18 traktorer. Traktorernes værdi ligger mellem 0 og 400.000 DKK 2. Lavere omkostning til afskrivninger/opsparing (Traktorer afskrives i Sæby men spares op til i Frederikshavn) 3. Lavere benzinforbrug 4. Lavere omkostninger til forsikring og service (billigere for biler end for traktorer) Værdi per år* ~0,2 ~0,5 ~0,5 2017 2018 2019 Udfordringer Det skal vurderes hvor stort behovet er for transport og der skal suppleres op med biler (leasing eller køb af mindre biler)* Afhængigt af initiativ 3 Vigtigste næste skridt Vurdering af maskinpark (traktorer og andet materiel) Indkøb af biler til transport Timing nov. 16 dec. 16 jan. 17 Salg af traktorer jan. feb. 17 * Besparelsen er beregnet som salg af 18 traktorer til ~250.000 DKK stykket. Den forventede besparelse bygger på afskrivning/opsparing over 10 år. Omkostning til indkøb af biler er ikke medregnet ligesom hverken besparelsen til benzin, service og forsikring er medtaget 23

INITIATIV 3: ROBOTPLÆNEKLIPPERE (GRØNT VEDL.) Nuværende og fremtidig situation Estimeret værdi Handlingsplan Observationer Grønt vedligehold bliver i dag udført af eget personale samt sommerhjælp og egne maskiner. Der rekrutteres således midlertidige "grønne mænd" i sæsonen. Græs slås med græs slåmaskiner af grønne mænd og ejendomsfunktionærer Forbedringsforslag Græsklipning kan med fordel udføres af robotter, hvilket Frederikshavn Boligforening har kørt forsøg med, resulterende i positive tilbagemeldinger. Beskrivelse af fordele 1. Færre timer til græsslåning (~3 millioner DKK bruges på græsslåning om året); maksimalt vil man kunne undvære grøn sommerhjælp helt 2. Mere ensartet service niveau Værdi per år ~1,4 2017 ~1,8 2018 ~1,8 2019* Den samlede besparelses forventes at være opnået i løbet af 2017 sommerhjælp forventes at kunne holdes på under halvdelen af 2016 niveau. Der skal købes ~35 robotplæneklippere til ca. 35.000 DKK afskrives over 5 år Udfordringer Træning i brug af robotplæneklippere Vigtigste næste skridt Indkøb af robotplæneklippere Planlægning af sommerens arbejde per afdeling Timing jan. 17 feb. 17 * Potentielt indtræder de sidste besparelser ikke før 2020 24

INITIATIV 5: INDKØB AF VEDLIGEHOLD (TIMER) Nuværende og fremtidig situation Estimeret værdi Handlingsplan Observationer Mindre serviceopgaver indkøbes af den enkelte ejendomsfunktionær eller andre uden rammaftaler eller kontraktforhandlinger. Der købes for knap 14 MDKK om året udenom forhandling og aftaler Spjæld. Yderligere købes der for ca. 9 MDKK på tilbud, hvor 3 udbydere er spurgt Forbedringsforslag Der forhandles rammeaftaler med flere udbydere af tømrer, elektriker, VVS, murer, gartner, entreprenører og vinduespudsere rammeaftalerne således forbedre priserne på indkøb lavet spjæld, men også indkøb af større serviceopgaver, hvor flere udbydere er spurgt Beskrivelse af fordele 1. Bedre priser på spjæld op mod 20% baseret på Rambolls erfaringer, benchmark af timepriser samt erfaringer fra andre Boligforeninger 2. Bedre priser på større serviceopgaver mellem 5 og 10% baseret på Rambolls erfaringer Værdi per år ~1,5 ~3,1 ~3,1 2017 2018 2019 Den samlede besparelses forventes at være opnået i løbet af 2017 Udfordringer Oplæring af alle i nye indkøbsprocedurer Vigtigste næste skridt Timing Forbered udbudsmateriale sep. - okt. 16 Send udbudsmateriale okt. 16 Evaluer tilbud nov. - dec. 16 Forhandling med leverandører dec. 16 - jan 17 25

INITIATIV 7: RAMMEAFTALE MED BYGGEMARKEDER Nuværende og fremtidig situation Estimeret værdi Handlingsplan Observationer Ingen aftaler på indkøb af materialer Udover tømrerafdelingen, der har en aftale med Bygma, hvor der handles til 20% under listepriser Der købes ind for i alt 5,5 millioner DKK hos byggemarkeder, hvoraf 1,5 million ligger hos Bygma og 1,6 million DKK købt hos Stark til større projekter og derfor udbudt (og derfor ikke vil have nogen besparelse) Forbedringsforslag Indgå rammeaftaler på kategorier efter inspiration fra Tømmerafdelingen aftaler laves med alle relevante byggemarkeder. Indkøbet samles hos 3-4 kæder for at optimere besparelsen Beskrivelse af fordele 1. Lavere priser det forventes at der kan opnås samme rabat som hos Bygma hos lignende byggemarkeder hvis indkøbet samles hos 3-4 kæder Værdi per år ~0,6 ~0,6 ~0,6 2017 2018 2019 Den samlede besparelses forventes at være opnået primo 2017 Udfordringer Sikre geografisk dækning samt Sikre, at de store byggemarkeder er dækket så kvantiteterne kan nås Kommunikation mellem de tre afdelinger planlægning af indkøb, lageropbygning Vigtigste næste skridt Indkald byggemarkeder til forhandling Timing dec. 16 Afhold forhandlinger jan. 17 Informer medarbejdere feb. 17 26

DISKUTER VED BORDENE I skal som ledelse tage stilling til et oplæg om effektivisering og har et møde herom. 1. Hvor ligger de ledelsesmæssige udfordringer i at gennemføre det? 2. Hvad skal I som ledelse bidrage med, hvis i igangsætter et forløb? 3. Hvis det var jeres boligforening ville I sige ja til at sætte projektet i gang?

INITIATIVER BØR FORANKRES I ET FORANDRINGSPROJEKT HOS FREDERIKSHAVN BOLIGFORENING Indhold i forandringsprojekt Organiser effektiviseringsinitiativerne i et forandringsprojekt - Udpeg et lille og effektivt projekt-team, der skal sikre at gevinsterne høstes - med reference til ledelsen. Konkretiser og formuler målene med forandringen hvad skal opnås og hvornår samt ikke mindst hvorfor. Vurder behovet for pilotprojekter Identificer de vigtigste interessenter og udarbejd kommunikationsplan for hvordan de skal informeres og/eller inddrages (fx medarbejdere, nøglepersoner, beboere, afdelingsbestyrelse, organisationsbestyrelse).kommuniker mål inden opstart og løbende. Kommuniker målene inden opstart og løbende for at inddrage hele organisationen i Lav en handlingsplan med aktiviteter, tider og ansvarlige herunder risikoplan, hvor de største risici identificere og hvor der er plan for imødegåelse heraf, såfremt de indtræffer. Fastlæg inddragelse af medarbejdere (hvordan og hvornår). Dette er med til at sikre forankring og ejerskab. Afklar endvidere rammerne for inddragelse. Hvad ligger fast og hvad kan eksempelvis berørte medarbejdere være med til at beslutte om. 1 2 3 4 29

HVER BOLIGORGANISATION BØR OVERVEJE SAMME TILGANG SOM FREDERIKSHAVN Fase 1: Baselining Fase 2: Identificering af optimeringspotentialer Fase 3: Implementering AKTIVITETER Indhentning af regnskabsdata fra Regnskabsdatabasen for organisationen samt potentielt for tvillinger Organisering og analyse af regnskabsdata i benchmarkanalyse Indhentning af intern data per organisation (fx indkøbsdata, organisationsoverblik, medarbejderoversigter, vedligeholdsplaner etc.) Kortlægning af boligorganisationens og afdelingernes strukturer Udarbejdelse af indkøbsoverblik (indkøb per kategori, leverandør, geografi) Interviews med ledergruppe (1:1 møder) Interviews med lignende boligforeninger (hvis relevant) Interviews med administrationsselskaber(hvis relevant) Benchmarking af relevante timepriser Kvantificering og dokumentation af initiativer inklusiv beskrivelse af den nuværende og fremtidige situation Detaljering af ansvarlig samt overordnet tidsplan per initiativ Opstartsmøde med ledelsesteam Valg af projektleder Detaljering af identificerede initiativer i en implementeringsplan med aktiviteter, ansvar og tidsplan Udarbejdelse af interessentanalyse (hvem er de vigtigste interessenter): Bestyrelserne (organisations og afdelings) og andre relevante interessenter Udarbejdelse af kommunikationsplan inklusiv form, timing og bredde Udarbejdelse af risikoanalyse (per initiativ og overordnet inklusiv størrelse, sandsynlighed og risiko-begrænsende aktiviteter) OUTPUT Benchmarkanalyse Organisatorisk overblik Indkøbsanalyse Initiativoverblik Overordnet tidsplan Detaljeret implementeringsplan Interessentanalyse Risikoanalyse Kommunikationsplan ~200.000 DKK* * Prisen er baseret på boligforeninger der er sammenlignelige med Frederikshavn Boligforening i størrelse og kompleksitet. Implementeringsprisen er afhængig af hvilke aktiviteter, der udvælges og om der er indeholdt projektlederstøtte eller om der kun skal udvikles et implementeringsgrundlag (plan). Begge priser er ekskl. rejseomkostninger og eventuelt ophold.

TAK FOR NU For yderligere information eller ved behov for effektivisering i din boligforening kontakt Bo Nielsen TLF: 51617708 E-mail: bo.nielsen@ramboll.com 2016-08-23 31