Kultur- og Fritidsudvalget af ekstraordinært møde Mandag den 11. september 2006 kl. 16.00 i mødelokale 1 Medlemmer: Lone Rytter Holm (A) Brian Hemmingsen (A) Hanne Iversen (A) Anne Marie Lyduch (V) Kai Nielsen (V)
Side 220 Indholdsfortegnelse Punkt Tekst Side K1. Budget 2007 2010, Kultur- og Fritidsudvalgets behandling...221 K2. Hedelandshyttens fremtid og organisering...226 K3. Udbud af Grøn kontrakt vedligeholdelse af grønne idræts- og fritidsarealer...229
Side 221 Ikke til stede: der er offentligt tilgængeligt K1. Budget 2007 2010, Kultur- og Fritidsudvalgets behandling edoc sagsnummer: 53233 J.nr. 00.01.00 Ø02 K4/04.09.06 Baggrund Kultur- og Fritidsudvalget besluttede på mødet den 4. september 2006 at holde et ekstraordinært budgetmøde den 11. september 2006. Byrådet besluttede den 31. januar 2006 en drejebog for budget 2007-2010. Det blev samtidig besluttet at anvende samme budgetmetode for budgetudarbejdelsen, som er anvendt ved de seneste års budgetlægning; blokbudgettering med mål. Det er med udgangspunkt heri, at Direktionen fremlægger budgetforslaget 2007-2010 til Økonomiudvalgets 1. behandling. Forudsætninger for budgetudarbejdelsen Den 28. februar fik Direktionen til opgave at udarbejde et budgetoplæg for 2007-2010 baseret på en ajourføring af budget 2006 med et uændret serviceniveau. Ved siden af budgetoplægget med uændret serviceniveau har Direktionen udarbejdet en række prioriteringskataloger. Disse kataloger bliver Byrådets instrument til at foretage omprioriteringer, effektiviseringer, reguleringer af serviceniveau samt i øvrigt tilpasse udgifterne til den økonomiske situation, så balancen på kommunens budget sikres. Prioriteringskatalogerne er udarbejdet med udgangspunkt i dialogprocessen, Byrådsseminaret i april, lovændringer og forvaltningens forslag og beregninger. Formålet med prioriteringskataloget er at skabe sammenhæng mellem de formulerede mål/visioner og konkrete forslag til budgetmæssige ændringer. Resultatet af Direktionens budgetarbejde Nedenfor er vist hovedtallene for kommunens budget 2007-2010 ifølge budgetoplægget.
Side 222 Direktionens budgetoplæg (mio. kr.) 2007 2008 2009 2010 Indtægter 1.931,7 2.022,6 2.099,2 2.173,1 Driftsudgifter ekskl. nye opgaver og Forsyningsvirksomheden -1.780,1-1.850,4-1.924,2-2.029,5 Nye opgaver kommunalreform og DUT katalog -223,0-238,3-255,5-272,1 Ordinær driftsvirksomhed -71,4-66,1-80,5-128,5 Anlægsudgifter og jordforsyning ekskl. Forsyningsvirksomheden -39,0-58,3-49,4-26,3 Det skattefinansierede område i alt -110,4-124,4-129,9-154,8 Forsyningsvirksomhed 6,7 7,3 7,3 7,0 Resultatet -103,7-117,1-122,6-147,8 Ændringer i lån og øvrige finansforskydninger 17,5 9,2-8,8-9,3 Ændring i likvide aktiver Kassevirkning i alt -86,2-107,9-131,5-157,0 - = udgifter, + = indtægter Afrundede tal Som tabellen viser, lever Direktionens budgetoplæg ikke op til kravet om, at skatter og tilskud skal dække de løbende driftsudgifter. Heller ikke kravet om overholdelse af den af KL og Regeringen aftalte vækstrate kan honoreres, når tekniske rettelser og demografi samtidig skal indarbejdes i budgettet for at fastholde det nuværende serviceniveau. Den stærkere ubalance i kommunens økonomi kan løses via yderligere indtægter og/eller færre udgifter. På kort sigt, dvs. for 2007, kan det kun fjernes ved en kombination af lavere drifts- og anlægsudgifter og/eller større indtægter ved salg af jord samt låneoptagelse. Lavere driftsudgifter vil kunne indebære en nedjustering af serviceniveauet. Byrådets beslutning Økonomi- og Planudvalget indstillede på sit møde den 22. august: 1. At Byrådet godkender følgende principper som grundlag for budgetforhandlingerne; a. Direktionens administrative budgetoplæg for 2007-2010 inklusiv ajourføring af de sociale indkomstoverførsler, forskellige tekniske rettelser, befolkningsudviklingen, folketingets seneste lovgivning vedrørende kommunerne og endelig indregningen af de opgaver, kommunen overtager fra Roskilde Amt og staten m.v. b. En målsætning om i budget 2007-2010 at bringe den ordinære drift i balance i 2007 og i de følgende år. c. Principperne for de kommende års investeringer med korrekt tidsfølge for allerede vedtaget anlægsprogram og med anvendelse af flerårige rammer for anlæg, jfr. anlægskataloget. Oversigt over anlægskataloget 1000 kr. 2007 2008 2009 2010 Skattefinansierede anlæg -52.043-60.281-59.765-57.000 Forsyningsvirksomhedens anlæg -14.850-15.000-15.000-15.000 Byudviklingsprojekter (Langagergård 13.050 2.000 10.300 30.700 og Tune NØ) I alt -53.843-73.281-64.465-41.300
Side 223 2. At fagudvalgene i alt finder frem til en årlig nettoreduktion af serviceudgifterne på 71,4 mio. kr. fra 2007 efter følgende fordeling, beregnet ud fra udvalgets andel af de samlede udgifter: Økonomi- og Planudvalget Teknik- og Miljøudvalget Børne- og Ungeudvalg Kultur- og Fritidsudvalg Social- og Sundhedsudvalg Erhvervs- og Beskæftigelsesudvalg I alt 8,13 Mio. kr. 3,54 Mio. kr. 38,07 Mio. kr. 3,93 Mio. kr. 16,21 Mio. kr. 1,54 Mio. kr. 71,42 Mio. kr. Udvalgenes forslag til mindreudgifter skal være konkretiseret med hensyn til indhold og beløbsmæssig virkning, og baseres på de af direktionen udarbejdede prioriteringskataloger, yderligere forslag fra direktionen - eller udvalgets egne forslag. Såfremt udvalgene stiller forslag til merudgifter, skal udvalget finde tilsvarende mindreudgifter inden for udvalgets serviceudgifters område. Udvalgenes forslag opføres med angivelse af udvalgets prioritering på afstemningslisten. Resultatet af udvalgenes behandling (afstemningslister m.v.) skal foreligge i Økonomisk Forvaltning fredag den 15. september 2006, hvorfor alle møder i fagudvalgene om budget 2007-2010 skal holdes senest denne dato. 3. at resultatet af Økonomi- og Planudvalgets 1. behandling oversendes til Byrådets 1. behandling den 29. august 2006. 4. Som en del af udmøntningen under pkt. 2 anmoder Økonomi- og Planudvalget Direktionen om, til brug for fagudvalgenes arbejde, at udarbejde konkrete forslag til effektivisering og tilpasning, svarende til 2 % af serviceudgifterne indenfor hvert af udvalgenes områder. Byrådet godkendte på sit møde den 29. august Økonomi- og Planudvalgets indstilling. Kultur- og Fritidsudvalgets budget Basisbudget Byrådets godkendelse af punkt 1a betyder, at Byrådets/fagudvalgenes videre arbejde tager udgangspunkt i ovenstående hovedtal for budgetoplægget. De tekniske rettelser, demografikataloget, DUT kataloget, Kommunalreformkataloget er derfor i udgangspunktet en del af basisbudgettet på Kultur- og Fritidsudvalgets område. Ønsker Kultur- og Fritidsudvalget at stille forslag til ændringer til disse kataloger, skal ændringsforslagene indarbejdes om plus- eller minusmål på afstemningslisten med angivet prioritering. De tekniske rettelser er opført under faneblad 19 (Kultur- og Fritidsudvalget), under faneblad 5 (demografikatalog), under faneblad 6 (DUT-katalog) og under faneblad 19 (Kommunalreformkataloget).
Side 224 Prioriteringskatalog Forslagene i prioriteringskatalogerne (plus-, minusforslag mv.) er derimod ikke indregnet i budgetoplægget. Det samme gælder de yderligere forslag, Direktionen har udarbejdet efter Økonomi- og Planudvalgets behandling. Derfor skal udvalget afgive indstilling om alle forslag heri. Prioriteringskataloget er opført under faneblad 19 (Kultur- og Fritidsudvalget). Prioriteringskatalogets forslag er opført på vedlagte afstemningsliste, udgave 1. Disse forslag er sendt til høring i brugerbestyrelser og hovedsamarbejdsudvalg. Høringssvarene er vedlagt. Direktionens forslag til yderligere besparelser er udsendt som rettelsessider til budgetmappen og tilføjet på samlet oversigt over ændringsforslag som ligger under faneblad 4 (Oversigter) og skemaerne med beskrivelse af ændringerne under faneblad 19 (Kultur- og Fritidsudvalget). De samlede forslag er opført på vedlagte afstemningsliste, udgave 2. De nye forslag er sendt til høring den 30. august og kommer retur den 8. september 2006. Da de høringsberettigede parter ikke har haft mulighed for at blive hørt om Direktionens yderligere besparelsesforslag, foreslås det at udvalget holder et ekstraordinært møde den 11. september, således at høringssvarene kan indgå i udvalgets budgetbehandling. I den forbindelse foreslås det også, at udvalgets behandling af prioriteringskatalogerne udsættes til mødet den 11. september. Kultur- og Fritidsudvalget har på sit møde den 7. august 2006 henvist følgende sager til budget 2007: K.15 Voldgrav og verdensarv (referat af punktet vedlægges). Hvis forslaget fremsættes som plusmål, skal udvalget finde et tilsvarende minusmål. Anlægskatalog Der er i budgetoplæggets anlægskatalog afsat en samlet ramme for hvert udvalg til anlæg. For Kultur- og Fritidsudvalget udgør den samlede ramme 17,3 mio. kr. i 2007, 36,8 mio. kr. i 2008, 22,8 mio. kr. i 2009 og 10 mio. kr. i 2010. Anlægskataloget er ajourført med ny tidsfølge, og de valgte forslag skal stemmes ind i budgettet med angivet prioritering. Anlægskataloget er opført under faneblad 7 (Anlægskatalog). Afstemningsprocedure På afstemningslistens højre side under afstemning er afstemningsmulighederne opført. Udvalget bedes lægge mærke til betydningen af de opførte muligheder. Øvrige forhold Budgetmappen er offentliggjort på kommunens hjemmeside www.greve.dk/budget 2007
Side 225 Bilag (kun til Kultur- og Fritidsudvalget), der blev udsendt til mødet den 4. september 2006: Direktionens budgetmappe 2007 2010 med ajourføringer er udleveret til Byrådet den 14. august 2006 Generel information budget 2007-2010 Afstemningsliste, udgave 1 Afstemningsliste, udgave 2 Skemaer med beskrivelse af Direktionens yderligere forslag udsendes som rettelsessider til budgetmappen Høringssvar og evaluering af inspirationsseminar af K15 Voldgrav og verdensarv. Bilag (kun til Kultur- og Fritidsudvalget): Høringssvar 2. runde. Børne- og Kulturforvaltningens indstilling: Forvaltningen anbefaler, at resultatet af Kultur- og Fritidsudvalgets behandling sammen med afstemningslisten sendes til Økonomi- og Planudvalgets 2. behandling den 5. oktober 2006. Heraf fremgår bl.a. udvalgets stillingtagen til: 1. De tekniske rettelser, DUT kataloget og Kommunalreformkataloget 2. Forslagene i prioriteringskatalogerne og Direktionens yderligere forslag med angivelse af prioritering 3. Forslag i Anlægskataloget med angivelse af prioritering. Beslutning: Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler over for Økonomi- og Planudvalget og Byrådet, at driftsplusmål nr. 402 09 02 07, Indkøb af elektronisk styringsredskab, ændres til et anlægsmål. Der afventes i øvrigt stillingtagen til Byrådet.
Side 226 K2. Hedelandshyttens fremtid og organisering edoc sagsnummer: 47661 By25/06.12.03, By16/15.12.05, K6/04.09.06 Baggrund Sagen blev udsat på Kultur- og Fritidsudvalgets møde den 4. september2006. På Byrådets møde den 15. december 2005 blev det besluttet, at Hedelandshytten skulle genopføres ud fra nutidige behov. Finansieringen blev bestemt til samlet at skulle være 1,5 mio. kr., hvoraf forsikringssummen i forbindelse med branden af den tidligere hytte udgør ca. 0,5 mio. kr. Samtidig blev det besluttet, at Børne- og Kulturforvaltningen skulle fremsætte forslag til fremtidig driftsmæssig organisering. For at få udbetalt den fulde forsikringssum skal hytten være genetableret 6.juli 2008 (senest 5 år fra skadesdagen). Beslutningsgrundlag Forvaltningen har været i dialog med Børne- og Ungdomsorganisationernes Samråd (BUS), Institutionen Lejrskolen Hulemosegård (Hulemosegård og Donnemose) og Daginstitutionernes Fællesorganisation (DF) om den fremtidige driftsmæssige organisering af Hedelandshytten. Organisationerne BUS og DF har desuden været inddraget i arbejdet med skitseforslag til den nye hyttes udformning og indretning. Udgangspunktet for det udarbejdede skitseforslag har været et ønske om en tidssvarende hytte, som giver mulighed for overnatning og den bevilgede byggesum på 1,5 mio. kr. I den forbindelse kunne BUS ønsker for hyttens udformning og indretning ikke tilgodeses inden for det bevilgede beløb. BUS mener, at der i skitseforslaget mangler yderligere indendørs areal til særlige faciliteter, der kan give spejderne de optimale muligheder i forbindelse med brug af udearealerne (opbevaring af telte, kanoer og øvrige materialer). Det ønske ville kræve ca. 30 m² flere end hyttens berammede ca. 200 m², som er det nødvendige areal til soveplads, toiletfaciliteter, køkken og spise-/arbejdsplads. De ønskede ekstra kvadratmetre under tag kan ikke bygges inden for byggesummen. Der er derfor drøftet muligheden for evt. alternativ finansiering af de ekstra kvadratmetre. BUS er interesseret i at indgå i arbejdet med at skaffe ekstra midler. Løsning med udeareal. BUS foreslår en løsning, hvor Lokale- og Anlægsfonden søges om midler til at gennemføre en løsning, som ud over hytten i den ideelle udførelse også skal indeholde indretning af udearealet, så visionen om et naturcenter kan gennemføres. BUS står efterfølgende for den administrative organisering af Centret.
Side 227 Løsning uden udeareal. Alternativt kan den nødvendige finansiering til ekstra kvadratmetre skaffes ved, at BUS hæfter for denne, enten ved direkte kontant tilskud, eller gennem en afbetalingsordning via modregning i tilskud i henhold til indgået selvforhandlingsaftale eller en kombination af begge dele. Andre muligheder for driftsmæssig organisering Forvaltningen har holdt et møde med lejrskolebestyrelsens formand og lejrskolelederen for Hulemosegård. Lejrskolebestyrelsen har udarbejdet et oplæg til en driftsaftale, som detaljeret opstiller deres betingelserne for at overtage driften af den nye Hedelandshytte (bilag vedlagt). Forvaltningen skønner, at denne aftale vil være for dyr i forhold til, hvad vi før har kunnet administrere hytten for. Forvaltningen har været i kontakt med DF s hidtidige driftsbestyrere af Hedelandshytten. DF påtager sig fortsat gerne arbejdet med udlejning og drift på de betingelser, som var gældende i forhold til den tidligere hytte. Alle de anførte muligheder for fremtidig administration og drift lever op til det oprindelige politiske ønske om, at den daglige drift af Hedelandshytten bliver varetaget af brugerne. Øvrige forhold I forbindelse med genopførelsen af Hedelandshytten afventer Teknisk Forvaltning, Bygnings- og Entrepriseafdelingen svar på en ansøgning om tilladelse til genanvendelse af området for overnatningshytte og friluftsaktiviteter; en såkaldt 8- tilladelse. For at fremskynde en tilladelse har en medarbejder fra Bygnings- og Entrepriseafdelingen og en repræsentant fra Roskilde Amt i juli været ude at besigtige området. Medarbejderen fra amtet gav ved denne lejlighed udtryk for, at hytten kan genopføres under betingelse af, at der er ventilation under gulv. En anden betingelse er, at der afdækkes med jord på de steder, hvor den oprindelige losseplads ligger blottet. Det gør den på et ikke ubetydeligt areal. Alternativt kan dette areal evt. indhegnes med glat trådhegn på hegnsstolper, hvilket vil være en mere overkommelig økonomisk løsning. Prisen vil være 25.000-30.000 kr. for hegn på ca. 400 m. Forslaget om denne løsning er sendt til amtet. Der tages endelig stilling til løsningsforslaget på et møde i amtets Udvalg for Teknik og Miljø den 18. september 2006. Når 8 tilladelsen foreligger, kan projektet udbydes i licitation. Der er udarbejdet skitseforslag (se bilag). Tidsplan Kommunen afventer svar fra Roskilde Amt vedr. de miljømæssige forhold på grunden og disses indflydelse på projektet. Amtets Udvalg for Teknik og Miljø har møde den 18. september 2006, hvor Greve Kommunes ansøgning bliver behandlet. Der kan tidligst sendes udbudsmateriale ud når der foreligger en afgørelse fra amtet om brug af området. Kultur- og Fritidsudvalget vil løbende blive orienteret om amtets beslutning mv.
Side 228 Konsekvenser På grund af den amtslige behandling af 8-tilladelsen, vil det ikke være muligt at færdiggøre projektet i 2006, hvorfor det bevilgede beløb skal overføres til 2007. Det skal bemærkes, at det vil kræve yderligere tid til ny projektering af forslag til etablering af Hedelandshytten som en del af et Naturcenter og efterfølgende behandling af ansøgning til Lokale- og Anlægsfonden end hvis det vælges, at etablere Hedelandshytten inden for det bevilgede beløb på 1,5 mio. kr. og lade DF stå for den fremtidige administration og drift. Det forventes dog, at en ny Hedelandshytte under alle omstændigheder vil kunne tages i brug i løbet af 2007. Bilag, der blev udsendt til mødet den 4. september 2006: Lejrskolebestyrelsens forslag til driftsaftale Skitseforslag til ny Hedelandshytte. Børne- og Kulturforvaltningens indstilling: Forvaltningen indstiller, at Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler over for Økonomiog Planudvalget og Byrådet: 1. at der i samarbejde med BUS udarbejdes oplæg til en model, hvor Hedelandshytten etableres som en del af et samlet naturcenter. Lokale- og Anlægsfonden ansøges om midler, og der indgås aftale med BUS om medfinansiering. Beløbets størrelse vil afhænge af omfanget af et eventuelt tilskud fra Lokaleog Anlægsfonden. s udgift afholdes inden for det bevilgede beløb på 1,5 mio. kr. Hedelandshytten med tilhørende naturcenter overdrages efterfølgende til BUS, som herefter står for den fremtidige drift og administration af Naturcentret. De nærmere forhold omkring drift, administration og anvendelse for andre målgrupper end spejderne aftales i form at en driftsaftale. eller 2. at Hedelandshytten etableres inden for det bevilgede beløb på 1,5 mio. kr., og at Daginstitutionernes Fællesforening står for den fremtidige administration af hytten Beslutning: 1. Indstillingen anbefales over for Økonomi- og Planudvalget og Byrådet. Kultur- og Fritidsudvalget ønsker, at det understreges, at Hedelandshytten forbliver s ejendom.
Side 229 K3. Udbud af Grøn kontrakt vedligeholdelse af grønne idræts- og fritidsarealer edoc sagsnummer: 53723 By20/25.04.06, By8/15.06.06 Baggrund På Byrådets møde den 25. april 2006 blev det besluttet, at Børne- og Kulturforvaltningen skulle sætte gang i et udbud af Grøn Kontrakt vedligeholdelse af grønne idræts- og fritidsarealer med henblik på ikrafttræden af ny kontrakt pr. 1. marts 2007. Det blev samtidig besluttet, at hele udbuddet skulle køres af eksterne konsulenter. På den baggrund besluttede Byrådet den 15. juni 2006, at indgå kontrakt med Drescher & Schrøder Consulting for udarbejdelse af udbudsmateriale. Kultur- og Fritidsudvalget har efterfølgende ønsket sagen forelagt til fornyet politisk behandling. Beslutningsgrundlag Vedligeholdelse af grønne udendørsarealer inden for Kultur- og Fritidsudvalgets område, dvs. arealer ved spejderhytter, Hundige, Greve Idrætscenter (herunder Greve Borgerhus, Hundige og Kildebrønde boldfælled), Tune hallerne og Karlslundehallerne varetages, i henhold til beslutning fra Byrådet af Park & Vej. Den nuværende kontrakt, som er en samlet kontrakt for alle områder, er gældende frem til 1. marts 2007. Bestyrelserne for de selvejende haller Tune Hallerne og Karlslundehallerne samt brugerrådet ved Greve Idræts Center har gentagne gange anført, at de ønsker at overtage vedligeholdelsen af de til hallerne knyttede udendørsarealer. Hvis Tune Hallerne og Karlslunde Hallerne overtager vedligeholdelsen af idrætsanlæggene kan dette indarbejdes i selvforvaltningsaftalerne for hallernes drift. For Greve Idræts Centers vedkommende kan opgaveløsningen indgå som et element i den interne kontrakt. Samarbejdet de tre haller imellem, om varetagelse af opgaverne, formaliseres via skriftlige aftaler. I forbindelse med det igangsatte udbud er det forudsat, at hallernes inspektører inddrages omkring formulering af kravspecifikationer til fremtidig kontrakt. Hvis der gennemføres udbud vil hallerne ikke kunne byde på opgaven, når de har medvirket i dette arbejde. Det er muligt, at gennemføre det igangsatte arbejde med formulering af kravspecifikationer, for hermed at få fastlagt standarder for idræts- og fritidsarealernes vedligeholdelsesniveau, uden efterfølgende at gennemføre et egentligt tilbud. Det vil sige, at Byrådet har mulighed for, med udgangspunkt i det udarbejdede materiale, at overgive opgaven til intern udfører, som f.eks. hallerne eller Park & Vej. Hvis det umiddelbart besluttes, at der ikke skal gennemføres udbud men at vedligeholdelse af grønne idrætsarealer i forbindelse med de tre idrætshaller fremover skal varetages af hallerne kan aftalen med konsulentfirmaet eventuelt ændres til, at der udarbejdes kravspecifikationer og samarbejdsaftaler i forhold til hallernes varetagelse af vedligeholdelsesopgaven.
Side 230 Konsekvenser Som følge af Kultur- og Fritidsudvalgets ønske om en fornyet politisk behandling af sagen, er det igangsatte arbejde med udarbejdelse af udbudsmateriale for nærværende sat i bero. Hvis det besluttes, at vedligeholdelse af idrætsarealer i forbindelse med idrætshallerne fremover skal varetages af hallerne skal der særskilt tages stilling til hvordan vedligeholdelsesopgaven fremover skal løses i forhold til arealer ved spejderhytter. Børne- og Kulturforvaltningens indstilling: Kultur- og Fritidsudvalget drøfter sagen. Beslutning: Kultur- og Fritidsudvalget anbefaler over for Økonomi- og Planudvalget og Byrådet, at vedligeholdelse af grønne idrætsarealer ikke sendes i udbud, men varetages af hallerne, og at opgaven udføres inden for den nuværende økonomiske ramme. Opgavevaretagelsen indarbejdes i selvforvaltningsaftalerne for de selvejende haller og i intern kontrakt for Greve Idræts Center. Det ansatte konsulentfirma anvendes til udarbejdelse af kravspecifikationer og samarbejdsaftaler for den fremtidige opgavevaretagelse. Vedligeholdelse af grønne arealer i forbindelse med spejderhytter aftales med de enkelte interessenter. Ordningen evalueres april 2008.