Anvendelse af et økonomistyringssystem Fordele Registrerer automatisk købsmoms og salgsmoms. Når man først kender systemet er indtastning af bilag nemt og hurtigt. Virksomheden kan selv vælge, hvor mange moduler den ønsker at anvende. Kan anvendes til automatisk lagerføring man kan registrere virksomhedens vareforbrug med det samme. Fungerer som en database. Systemet husker de data, der er indtastet til næste gang, man anvender det. Man kan få systemet til automatisk at registrere/opdatere mange forskellige ting f.eks. en sælgers provision i forbindelse med solgte varer. Man kan meget hurtigt få informationer om virksomhedens økonomiske forhold. Alle økonomiske oplysninger kan nemlig hurtigt og let findes frem igen, når der er brug for det. Fig. 30.1 Fordele og ulemper ved at anvende et økonomistyringssystem. Ulemper Kræver uddannelse af personalet i økonomistyringsprogrammet. Afhængig af IT hvis systemet går ned eller data går tabt, er det et problem. Kan være et stort program kan tit mere end det skal kunne kan skabe forvirring
De mest anvendte moduler i AXAPTA Økonomi-modulet anvendes ved betalinger og interne bilag. Debitor-modulet anvendes ved indtastning af Ordrer. Kreditor-modulet anvendes ved indtastning af Indkøb. Lager-modulet hænger tæt sammen med de andre moduler. Fig. 30.2 De meste anvendte moduler i AXAPTA.
Sammenhængen mellem modulerne Kreditor Økonomi Debitor Lager Fig. 30.3 Sammenhængen mellem modulerne i AXAPTA.
Kapitel 30 01/05/09 11:53 Side 317 Debitor-, kreditor- og lagermodul 30 kartoteket, som er en database, hvor der oprettes en række felter. Ud over et felt med kundens kontonummer oprettes der felter med oplysning om kundens navn, adresse, telefonnummer, kontaktperson, leveringsbetingelse, betalingsbetingelse, kreditmaksimum mv. Det er meget almindeligt, at kunderne opdeles i grupper, som på en eller anden måde har noget til fælles. Opdelingen kan ske efter kundetype som f.eks. private og virksomheder. Opdelingen kan også ske geografisk, som f.eks. øst og vest for Storebælt eller efter hvor store kunderne er. I Kreditor-modulet oprettes den enkelte kreditor på samme måde som i Debitor-modulet. Kreditorerne kan også opdeles i grupper. I Lager-modulet oprettes den enkelte vare med felter, der indeholder oplysning om varenummer, varenavn, købspris, salgspris, minimumlager, maksimumlager mv. Det er almindeligt, at varerne opdeles i en række varegrupper. 4. Debitor-modulet Debitor-modulets formål er at holde styr på virksomhedens tilgode- havende hos den enkelte kunde, så man kan se, om kunden betaler til tiden. Hvis betalingsbetingelserne ikke overholdes, må virksomheden rykke kunden for betaling. Desuden vil man kunne se, hvilke varer kunden køber, samt hvor store mængder kunden køber. Disse oplysninger kan være nyttige for virksomheden at holde styr på. Fig. 30.4 Eksempel på udskrift fra Debitor-modulet i AXAPTA.
HG0001 DM Computer Telefon........... : 97277070 Telefax........... : Giro.............. : SE-nummer....... : Mens Shop ApS Gågaden 21 9000 Aalborg Faktura Nummer.......... : 1 Dato............. : 01.08.2010 Side............. : 1 af 1 Ordre............ : 2 Rekvisition........ : Deres ref.......... : Vores ref.......... : Betaling.......... : 8 dage Varenummer Betegnelse Antal Á-pris Pct Rabat Beløb 11204 Computere - Model Alexia 2,00 9.298,00 18.596,00 14101 Rådgivning - Standard hjælp 4,00 450,00 1.800,00 Ordresaldo Slutrabat Tillæg Moms Afrunding Total 20.396,00 0,00 0,00 5.099,00 0,00 25.495,00 dkk Betaling pr. 01.08.2010 Fig. 30.5 Eksempel på salgsfaktura fra Debitor-modulet i Axapta.
Fig. 30.6 Eksempel på udskrift fra Kreditor-modulet i AXAPTA.
Fig. 30.7 Eksempel på udskrift fra Lager-modulet i AXAPTA.