Notat om kommissorier og udvalg for byggeriet VIA UNIVERSITY COLLEGE CAMPUS HORSENS BRUGERGRUPPEKOMMISSORIER VIA igangsatte i efteråret 2015 forarbejdet for ny campus på Slagterigrunden ved stationen, som forventes at kunne stå færdigt i 2020. Arbejdet blev indledt med en innovationsproces med åben invitation til medarbejdere og studerende. Det mundede ud i et visionsnotat, der skitserer rammerne og hensigten med den ny campus. Dette visionsnotat er styrende for det videre arbejde (vedlægges). Den bærende model for arbejdet vises nedenfor. Den næste fase, som løber fra januar-marts, har til formål at identificere og specificere de præcise krav og ønsker til kommende campus ud fra visionen. Til det formål nedsættes 6 brugergrupper. Brugergrupperne holder (mindst) 3 møder, som faciliteres af VIAs bygherrerådgivere Autens og Cowi. 1
Notat om kommissorier og udvalg for byggeriet Oversigt over formål, indhold, output og forløb af gruppernes arbejde: Januar-marts Lokaleprogrammering og disponering -> byggeprogram Formål: Konkret lokaleprogram og disponering med afsæt i brugernes behov, projektets rammer og visionsnotat fra innovationsfasen. Indhold: Brugerworkshops med fokus på funktionsbehov og lokalespecifikationer 3 workshops pr brugergruppe, hvoraf den første slås sammen til workshop for alle grupper samtidig. Output: Disponering og detaljeret lokaleprogram forankret i brugergrupperne som input til byggeprogram. Processen bevæger sig fra at lytte sig ind på identitet og selvforståelse såvel som funktionsbehov for de forskellige uddannelser og funktionsområder til at udforske tværgående synergier, optimeringsmuligheder og vigtige funktionsrelationer. Det sidste møde er en meget konkret gennemarbejdning af disponeringsdiagram og lokaleprogrammet med tilhørende specifikationer. Begge dele indgår i det endelige byggeprogram efter godkendelse i byggeudvalg og styregruppe. 2
Brugergrupper Brugergrupperne er identificeret i samarbejde mellem COWI / Autens og medlemmerne af Byggeudvalget. Hver gruppe har, jf figuren ovenfor, til opgave: at identificere og arbejde i dybden med de faciliteter, der er behov for i fremtiden i type, størrelse/antal personer, antal, udstyr, fast inventar/bestykning, særlige forhold m.m., ligesom nærhedskriterier til andre funktioner afdækkes mhp. udarbejdelse af at funktions- /nærhedsdiagram. Et særligt fokuspunkt er en høj udnyttelsesgrad i kombination med velfungerende studie- og arbejdsmiljøer. Brugergrupperne er følgende: VIA skal sikre, at brugergrupperne bemandes, så byggeprojektet via deltagerne sikres et samlet overblik over alle uddannelsers og funktioners behov. Hver brugergruppedeltager har således ansvar for at sikre, at de samlede behov, som vedkommende repræsenterer, kommer til projektets kendskab og kan indgå i en fleksibel dialog i samspil med øvrige parters behov, så de samlede behov bliver tværgående optimeret gennem begavede løsninger på fornuftig vis. Nedenstående matrix viser brugergrupperne og deres ansvarsområder: Brugergrupper 1. Undervisnings- og studiemiljø (alle uddannelsesområder repræsenteret, studerende repræsenteret) Ansvarsområde Generelle undervisnings- og studierum: Fra teorilokaler til gruppelokaler, projektrum, arbejdscafeer/studiehubs og fællesarealer såvel som generiske konferencefaciliteter. 3
Alle egentlige undervisningsrum gøres generelle mhp. tværgående brug og fleksibilitet, mens de faglige uddannelsesmæssige identiteter forankres i projekt- og studiearbejdsområder, hubs, herunder i fællesarealer. Der skal indtænkes stor fleksibilitet og multifunktionelle faciliteter. Gruppen beskriver alle de områder, der iscenesættes til Studiehubs, uddannelsesmæssig identitet samt social interaktion, hvad enten planlagt eller spontan. Her medtages torve, gange, cafeer, nicher eller bare mellemrum. Gruppen identificerer forudsætninger for det gode liv med faglige og uddannelsesmæssige studiehubs/identitet i et professionelt generisk miljø såvel som indretningen af alle disse områder, der ligger herunder. 2. Faglokaler (uddannelsesområder med særligt faglokalebehov repræsenteret) Det bør undersøges, om der fra alle eller fra nogle rum bør etableres faciliteter til streaming. Endvidere skal gruppen forholde sig til tavle- og AV-løsninger. Gruppens område er alle laboratorier og faglokaler inde som ude. Eksempelvis idræt, drama, betonlab m.m. Faglokaler/laboratorier er både teknisk og arealmæssigt krævende funktioner og forefindes derfor kun ét sted i bygningen pr. type. Brugergruppen identificerer de nødvendige faglokaler/laboratorier og eventuelt ikke-generiske konferencefaciliteter i forhold til mobilitet og ændring af bygningen. Høj brugsudnyttelse som dobbeltkodninger, hvor der samtidig er integreret teorilokale, sambrug på Campus og øvrige eksterne samarbejder skal drøftes/tilstræbes, herunder forudsætningerne for fleksibelt brug, og hvordan det kan blive velfungerende. Det skal ligeledes afdækkes, om der i stedet for at etablere nogle af faciliteterne kunne skabes samarbejder med eksterne parter i den anledning. Mulighederne for sambrug med faciliteter i nærområderne afdækkes systematisk. Med short-list og dobbeltkodning optimeres både 4
3. Fællesfaciliteter (alle uddannelsesområder repræsenteret, studerende repræsenteret) arealforbrug, funktion, drifts- og energiomkostninger. Alle specifikke fællesfaciliteter: Bibliotek, auditorier, sportshal, studenterlokaler, AV-optagestudie (?), kantine, reception, boghandel, bederum,udearealer, parkering/cykelparkering, steder til afslapning med fysisk aktivitet som spil, motion m.m. Endvidere drøftes ankomst til bygningen med alle transportmidler, udearealer, sammenhæng og overgang til andre campusbygninger, ligesom der idenficeres forskellige bymæssige funktioner mhp. at skabe synergi med de øvrige uddannelser og omkringliggende bykvarterer. Gruppen forholder sig også til forudsætningerne for det gode, velfungerende studieliv. Mulighederne for sambrug med faciliteter i nærområderne afdækkes systematisk. 4. Faciliteter for undervisere Forberedelsesrum og øvrige faciliteter for undervisere, som bidrager til gode rammer for arbejdet og et godt socialt miljø. Gruppen arbejder med de arealer, der har betydning for underviseren og for dennes interaktion med studerende og andre medarbejdergrupper, samt hvad der faciliterer en socialt velfungerende arbejdsplads. Indretning og størrelse af alle de områder og touchdown områder, der er behov for i form af lærerværelser, møderum, samtalerum, pauserum, rum til fordybelse m.m. Det bør undersøges, om der fra alle eller fra nogle rum bør etableres faciliteter til streaming. 5. Studieadministration, studentervendte funktioner og øvrige administrative funktioner Administrative funktioner eller generelle funktioner vendt mod de studerende og generelt arealer af betydning for administrative medarbejdere og disses interaktion med studerende og andre medarbejdergrupper. Herunder studieadministration, it-support, præst, psykolog, vejledning, international kontor m.m. samt øvrige administrative funktioner som uddannelsesledelser, administration, udviklingsfunktioner, bogholderi, regnskab, it m.m. 5
Gruppens opgave: Indretning og størrelse af alle arbejdsområder til central- og studieadministration/sekretariat og touch-down. Møderum, samtalerum og rum til fordybelse. 6. Tekniske funktioner Gruppen arbejder med at beskrive teknisk specifikation, service, drift og vedligehold, konstruktiv dimensionering samt nybygningens interne og eksterne logistik og flow m.m. Gruppens områder: Arbejdsmiljø, Miljømæssig bæredygtighed, Positivliste i forhold til materialer, installationsprincipper, dataoverførsel etc. Vurdere driftsstrategier. Driftsmæssige grænseflader til øvrige uddannelsesinstitutioner på Campus. Medvirke til fortegnelse af områder, der skal medtages i totaløkonomiske- og bæredygtighedsanalyser. Varelevering og affaldsfjernelse. Kantinekøkken. Tilgængelighed for handikappede. Cirkulation af varer i bygningen. -palleløftere etc. Håndtering af affald. Bredde på gange og døre, elevatorer og deres lastevne. Der arbejdes ud fra et teknisk fællesskab på hele bygningsmassen på campus. Forberedelse til første møde Alle deltagere bedes til første møde danne sig et overordnet overblik over lokale behov for funktioner, områder, lokaler og faciliteter. Til møde 3 skal dette overblik udfoldes i meget konkrete detaljer om eksempelvis rums og områders faste indretning og udstyr. Til første møde bedes hver deltager også gøre sig nogle tanker om, hvordan de pågældende uddannelsesområder vil kunne bruge bygningen som living lab, og hvad det betyder for bygningens installationer m.m. Organisering Brugergrupperne refererer til byggeudvalget, der igen refererer til projektets styregruppe. 6
Alle brugergrupperne har deltagelse af projektledelsen og mindst én person fra byggeudvalget. VIAs bygherrerådgivere Cowi og Autens faciliterer og samler op fra alle møder. Brugergrupperne konstituerer som udgangspunkt sig selv og fungerer således selvstændigt mht. uddelegering af opgaver, indkaldelse af evt. specialister og fag-personer, konklusioner, afrapportering og orientering til VIA s bagland. Brugergrupperne indkaldes til 2 workshops og et mere konkret arbejdsmøde. Derudover kan de arbejde og mødes på egen hånd efter behov, eksempelvis i forbindelse med kommentering af lokaleprogram m.m. Brugergrupperne repræsenterer VIA, som brugerrepræsentanter og funktionskonsulenter over for byggeorganisationen. Ligeledes repræsenterer brugergrupperne byggeorganisationen overfor VIA indtil ibrugtagning. Brugergrupperne er rådgivende og har ikke beslutningskompetence. Den endelige beslutningskompetence er placeret i projektets byggeudvalg og styregruppe. Ved første brugerworkshop gennemgås kommissoriet nøje, ligesom mission og vision for projektet tydeliggøres. Arbejdsgrupperne får en arbejdsproces i 2015, som i de første 3-4 måneder vil blive krævende, mens den senere vil blive mere rolig. Arbejdsgrupperne skal vælger deres formand på det første møde. Bygherrerådgiveren kan hvor nødvendigt være behjælpelig for arbejdsgrupperne. Arkitekten vælges marts 2016, og kan derefter være en yderligere dialogpartner. Det er vanskeligt at sætte et arbejdsomfang på arbejdsgruppernes arbejde, da nogle har mere komplekse opgaver end andre. Men det vil sandsynligvis ligge mellem 10 og 30 timer. Aflønning for arbejdet skal aftales lokalt. Der vil blive afholdt formandsmøder hver tredje uge med deltagelse af bl.a. Birte Lyng Vestergaard, Per Rye og Lars Rahbek. Fastsatte mødetidspunkter Brugergruppemøderne ligger på følgende tidspunkt: Brugergruppemøde1-19. jan 2016 Fælles for alle grupper kl. 12.30-16.30 Brugergruppemøde 2 2. feb. 2016 Gruppe 1 8.00 10.30 Gruppe 2 10.45 13.00 Gruppe 3 13.30-16.00 Brugergruppemøde 2 3. feb. 2016 7
Gruppe 4 8.00 10.30 Gruppe 5 10.45 13.00 Gruppe 6 13.30-16.00 Brugergruppemøde 3 29. feb. 2016 Gruppe 1 8.00 10.30 Gruppe 2 10.45 13.00 Gruppe 3 13.30-16.00 Brugergruppemøde 3 30. mar. 2016 Gruppe 4 8.00 10.30 Gruppe 5 10.45 13.00 Gruppe 6 13.30-16.00 8