16-12-2015 Jacob Dahl Andersen Direkte: 7257 7483 Mail: jan@jammerbugt.dk Sagsnr.: 00.30.02-S00-39-15 Bilag 1: Drejebog for analyse af udgiftsprioritering vedr. Budget 2017 Kommunalbestyrelsen har besluttet, at budgetprocessen for 2017 skal indeholde en delproces der skal bidrage til følgende: Synliggørelse af effekterne på indtægtssiden som følge af demografiske forskydninger, og kommunens andel af det samlede indbyggertal på landsplan, herunder systemfejl i udligningssystemet Afdækning af på hvilke områder kommunens driftsudgiftsniveau ligger relativt højt sammenlignet med landsgennemsnit, nordjysk gennemsnit og sammenlignelige kommuner, dvs. benchmark og nøgletalsanalyser Beslutningsgrundlag for tilpasninger til et lavere udgiftsniveau på de identificerede områder Politisk stillingtagen til effektuering eller alternativ beslutning f.eks. generelle besparelser på alle områder Igangsættelse af en sådan proces er begrundet i dels det vedvarende pres på økonomien herunder opdrift på en række udgiftsområder og dels indførelsen af det såkaldte omprioriteringsbidrag, som blev besluttet som en del af finansloven for 2016. I budgettet for 2016 er der indregnet et behov for optimering og omstilling svarende til et niveau på 8,1 mio. kr., mens der i overslagsårene er indregnet henholdsvis 17, 35 og 53 mio. kr. Direktionen har besluttet, at KORA, Det Nationale Institut for Kommuners og Regioners Analyse og Forskning, som en del af budgetprocessen skal bidrage til en proces, der skal understøtte Jammerbugt Kommunes behov for at fokusere på mulighederne for langsigtede tilpasninger af kommunens driftsudgifter. Nærmere bestemt skal analysen give viden om, på hvilke områder kommunens driftsudgifter ligger relativt højt sammenlignet med andre kommuner. Den overordnede proces- og tidsplan blev præsenteret for Kommunalbestyrelsen på temamødet den 10. december 2015. Nærværende bilag beskriver selve undersøgelsesdesignet herunder organiseringen af og tidsplanen for analysen i den såkaldte Fase 1 jævnfør nedestående figur. 1
KORA - nøgletalsscreening KORA vil i første omgang foretage en nøgletalsscreening. Overordnet indeholder nøgletalsscreeningen en analyse af: 1. Kommunens samlede økonomiske balance 2. Udgiftsniveauet og udgiftsudviklingen på 12 udgiftsområder, hvor Jammerbugt Kommune sammenlignes med et gennemsnit for sammenlignelige kommuner, et gennemsnit for region Nordjylland og landsgennemsnittet 3. Udgiftsniveauet på delområder inden for de 12 udgiftsområder, hvor Jammerbugt Kommune sammenlignes med et gennemsnit for sammenlignelige kommuner 4. Supplerende forklarende indikatorer for de fire udgiftsområder (fokusområder), hvor kommunen i særlig grad anvender flere ressourcer end andre, sammenlignelige kommuner KORA har udvalgt nedenstående 12 udgiftsområder, hvor Jammerbugt Kommunes udgiftsniveau og udgiftsudvikling sammenlignes med sammenlignelige kommuner, gennemsnittet for Region Nordjylland samt landsgennemsnittet. 2
Validering Herudover gennemfører KORA en validering med det formål, at give Jammerbugt Kommune en større sikkerhed for, at der reelt anvendes flere ressourcer på de identificerede områder end i andre sammenlignelige kommuner. Derudover er formålet at give et mere præcist billede af størrelsesordenen af merudgifterne, end screeningen umiddelbart giver. Det analyseres derfor, om de identificerede nøgletalsforskelle (udgiftsnøgletal) er reelle og ikke skyldes konteringsforskelle. Der anvendes følgende tre tilgange i valideringen: 1. Gennemgang af budgetdata 2. Arbejdsmøde omkring Jammerbugt Kommunes konteringspraksis 3. Følsomhedsanalyser ved en anden afgrænsning af udgiftsnøgletallene Rapportering Når KORA har færdiggjort analysearbejdet, præsenteres dette i en rapport. Rapporten vil indeholde resultaterne af nøgletalsscreeningen og valideringen af mulige konteringsforskelle. Analyseresultaterne vil endvidere blive præsenteret for Kommunalbestyrelsen på et møde den 18. februar. Organisering og tidsplan Der nedsættes en styregruppe for den samlede analyseproces bestående af direktionen samt Økonomi- og Stabschefen. Der afholdes to møder i styregruppen. På det første styregruppemøde præsenteres resultaterne af nøgletalsscreeningen og de fire udgiftsområder, som skal indgå i valideringsanalyserne, skal besluttes. Endvidere skal styregruppen på det første møde drøfte, hvilke andre analyser KORA skal fremsende tilbud på. Forud for styregruppemødet udsender KORA resultatet af nøgletalsscreeningen og oplægget til de fire fokusområder. På det andet styregruppemøde præsenteres resultaterne af valideringen. Herudover præsenter KORA på mødet forslag til yderligere analyser. Forud for 3
mødet udsender KORA oplægget til den endelige rapport herunder indkomne bemærkninger i høringsprocessen. Der nedsættes op til fire arbejdsgrupper til brug for arbejdet omkring Jammerbugt Kommunes konteringspraksis På disse møder skal relevante fagchefer og medarbejdere med kendskab til budget og regnskab på de fire udvalgte fokusområder validere konteringspraksis. På arbejdsgruppemøderne vil eventuelle tvivlspørgsmål også blive forsøgt afklaret, ligesom relevante kommenterer kan drøftes og viderebringes til KORA. Den 2. februar udsendes et udkast til den endelige rapport til styregruppen og chefgruppen med henblik på at få yderligere forvaltningsmæssige bemærkninger og refleksioner i forhold til både nøgletalsscreeningen og de fire fokusområder. Der udpeget en kontaktperson i Central Økonomi, der har til opgave at varetage den løbende dialog mellem Jammerbugt Kommune og KORA samt forestå den praktiske organisering af møder og fremsendelse af oplysninger Som nævnt vil analyseresultaterne blive præsenteret for Kommunalbestyrelsen på et møde den 18. februar. Her vil Kommunalbestyrelsen også modtage en rapport, hvori analysen præsenteres og resultaterne gennemgås. Med afsæt i den aftalte proces ser tidsplanen for gennemførelsen af udgiftsanalysen ud således: Tidspunkt Aktør Aktivitet 15. januar Styregruppen Styregruppen modtager resultatet af nøgletalsscreeningen og et oplæg til de fire fokusområder 18. januar Styregruppen KORA præsenterer resultatet af nøgletalsscreeningen Fastlæggelse af de fire fokusområder Drøftelse af evt. tilbud på øvrige analyser 28. januar Arbejdsgrupper Validering af konteringspraksis 2. februar Styregruppe og chefgruppe 4. februar Styregruppe og chefgruppe Styregruppe og chefgruppe modtager foreløbig valideret rapport Frist for kommentarer og bemærkninger til foreløbig 4
valideret rapport 5. februar Styregruppen Styregruppen modtager udkast til rapport med resultatet af analysen 9. februar Styregruppen KORA præsenterer resultatet af valideringen KORA præsenterer evt. analyser i fase 2 18. februar Kommunalbestyrelsen KORA præsenterer resultaterne af analysen 2. marts Hovedudvalget Orientering om udgiftsanalysen Fase 2 På det andet møde i styregruppen præsenterer KORA muligheden for gennemførelse af konkrete analyser af de fire udvalgte fokusområder. Formålet med disse analyser er at pege på mulighederne for tilpasninger til et lavere udgiftsniveau fx gennem effektiviseringer og servicetilpasninger. Et alternativ er at en anden leverandør gennemfører en sådan undersøgelse af tilpasningsmulighederne, eller at Jammerbugt Kommune selv gennemfører undersøgelsen. KORA forventer, at der med afsæt i undersøgelsen af tilpasningsmulighederne kan være behov for efterfølgende at udarbejde konkrete beslutningsblokke, hvor blandt andet de konkrete økonomiske konsekvenser ved de enkelte tilpasningsmuligheder fremgår. Ved udarbejdelse af disse konkrete beslutningsblokke skal også indtænkes MED-systemets mulighed for at bidrage med bemærkninger til forslagenes konsekvenser for arbejds-, personale-, samarbejds- og arbejdsmiljøforhold. 5