Sagsnr. 26214-1 Endelig udgave af 24. november 2011/JL/PDJ VEJLEDNING OM GENNEMFØRELSE AF MINIUDBUD UNDER RAMMEAFTALE OM GEODATALØSNINGER TIL KOMMUNER- NE VERSION 1.0, NOVEMBER 2011
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING... 3 1.1. Vejledningens formål... 3 1.2. Juridisk hotline... 3 1.3. Kontaktperson i KL... 3 1.4. Opsamling og nyttiggørelse af erfaringer om brugen af Rammeaftalen... 3 1.5. Opdatering af vejledningen... 4 1.6. Terminologi i denne vejledning... 4 2. RAMMEAFTALENS ANVENDELSESOMRÅDE M.V.... 4 2.1. Hvem kan benytte Rammeaftalen?... 4 2.2. Rammeaftalens anvendelsesområde... 4 2.3. Leverandører på Rammeaftalen... 5 2.4. Rammeaftalen er ikke obligatorisk... 5 2.5. Fordele og ulemper ved brug af Rammeaftalen ctr. eget EU-udbud eller annoncering efter Tilbudsloven... 6 2.6. Afløftning af udbudspligt... 8 2.7. Tildeling af Leveranceaftaler under Rammeaftalen... 8 2.8. Rammeaftalens struktur... 8 3. MINIUDBUD... 8 3.1. Miniudbud er obligatorisk... 8 3.2. Underkriterier... 9 3.3. Alle leverandører skal inviteres med... 9 3.4. Den praktiske gennemførelse af et miniudbud... 9 3.5. Tildelingsbeslutning og begrundelse... 11 3.6. Standstill-periode... 12 3.7. Annullation... 12 3.8. Klage og aktindsigt... 13 4. UDFYLDNING AF LEVERANCEAFTALE... 13 4.1. Valg af Leveranceaftale... 13 4.2. Fælles leveranceaftale Leveranceaftale 2... 13 4.3. Leveranceaftalernes struktur.... 15 4.4. Udfyldning af miniudbudsbetingelser (Rammeaftalens Bilag E)... 16 4.5. Udfyldning af Leveranceaftale og bilag... 16 Side 2 af 21
1. INDLEDNING 1.1. Vejledningens formål Formålet med denne vejledning er at give kommunerne praktiske anvisninger på, hvordan de kan benytte den af KL indgåede rammeaftale om levering af geodataløsninger ( Rammeaftalen ). Selve Rammeaftalen med tilhørende bilag kan rekvireres hos KL. En oversigt over Rammeaftalens bilagsstruktur fremgår af pkt. 2.7 nedenfor. Vejledningen er udarbejdet af advokatfirmaet Bender von Haller Dragsted (BvHD) med henblik på at gøre kommunernes brug af Rammeaftalen så enkel og smidig som muligt samtidig med, at udbudsreglerne overholdes. I sidste ende er det dog kommunernes eget ansvar at sørge for at overholde udbudsreglerne, når de anvender Rammeaftalen. I tvivlstilfælde opfordres kommunerne til at benytte den juridiske hotline-ordning, som er beskrevet nedenfor, og/eller søge anden juridisk rådgivning. 1.2. Juridisk hotline Der er i tilknytning til vejledningen etableret en juridisk hotline hos BvHD, som er gratis for kommunerne at benytte. Ordningen omfatter spørgsmål, der umiddelbart kan afklares mundtligt. Den juridiske hotline varetages af Peter Dann Jørgensen og Jesper Langemark fra BvHD, som kan kontaktes på telefonnummer 72 24 12 12 i tidsrummet 9.00 16.30. 1.3. Kontaktperson i KL Kommunernes kontaktperson i KL er chefkonsulent Jens Ole Back, som kan kontaktes på følgende telefonnummer 33 70 37 91 og på følgende e-mail adresse: job@kl.dk. 1.4. Opsamling og nyttiggørelse af erfaringer om brugen af Rammeaftalen KL vil opsamle kommunernes erfaringer med brugen af Rammeaftalen med henblik på at gøre disse tilgængelige for andre kommuner. Der vil ved henvendelse til KL kunne opnås adgang til anonymiserede udgaver af kravspecifikationer og øvrigt miniudbudsmateriale samt evalueringsrapporter m.v. fra tidligere miniudbud. Ligeledes agter KL at have en dialog med Leverandørerne på Rammeaftalen for at sikre kommunerne størst mulig nytteværdi af Rammeaftalen. Side 3 af 21
Kommunerne opfordres til at oplyse KL om deres erfaringer med brugen af Rammeaftalen gode såvel som dårlige. Kommunerne opfordres endvidere til at give KL adgang til materiale brugt i forbindelse med gennemførelse af miniudbud under Rammeaftalen, som andre kommuner kan have gavn af. 1.5. Opdatering af vejledningen Vejledningen er et dynamisk dokument, som påtænkes opdateret i takt med, at der indhøstes erfaringer i kommunerne med brugen af Rammeaftalen. Fremtidige versioner af vejledningen vil blive offentliggjort på KL s hjemmeside på: www.kl.dk/fkg. 1.6. Terminologi i denne vejledning I vejledningen benyttes de definitioner, som fremgår af Rammeaftalens Bilag A. Definerede termer skrives med store begyndelsesbogstaver. 2. RAMMEAFTALENS ANVENDELSESOMRÅDE M.V. 2.1. Hvem kan benytte Rammeaftalen? Rammeaftalen er indgået af KL på vegne af de danske kommuner efter et forudgående EU-udbud, jf. udbudsbekendtgørelse nr. 2011/S 106-174130. Rammeaftalen kan således alene benyttes af alle danske kommuner til at anskaffe de ydelser, som er omfattet af Rammeaftalen, jf. nedenfor. 2.2. Rammeaftalens anvendelsesområde Rammeaftalen omfatter kommunernes anskaffelser af webbaserede geodataløsninger. De ydelser, som kan anskaffes under Rammeaftalen, omfatter følgende hovedområder: Lagringsteknologi til opbevaring af data Applikationslag med webservices, der kan udveksle og redigere i data Webklient, der stiller data og funktionaliteter til rådighed for interne og eksterne brugere Administrationsmodul Etablering, implementering, installation af applikation og tilhørende databaser Integrationer til andre systemer Datamigrering Etablering af testmiljøer Dokumentation Side 4 af 21
Licenser på standardsoftware Afprøvning Undervisning Vedligeholdelse og support Drift i forskellige scenarier Rammeaftalens Bilag B indeholder en nærmere beskrivelse af de ydelser, som Rammeaftalen omfatter. 2.3. Leverandører på Rammeaftalen Der er indgået identiske Rammeaftaler med følgende leverandører: Grontmij A/S Geodata Danmark NIRAS A/S Rammeaftalen kan alene benyttes til at foretage anskaffelser af geodat a- løsninger hos disse tre leverandører. 2.4. Rammeaftalen er ikke obligatorisk Rammeaftalen er et tilbud til kommunerne og er dermed ikke obligatorisk for kommunerne at benytte. Et af formålene med KL s udbud af Rammeaftalen er at etablere et seriøst, velgennemarbejdet og konkurrenceudsat grundlag for indgåelse af leveringsaftaler indenfor Rammeaftalens anvendelsesområde. Kommunerne kan frit vælge at anskaffe en geodataløsning uden brug af Rammeaftalen. Hvis den samlede, skønnede værdi af anskaffelsen, inklusive eventuel drift og vedligeholdelse i kontraktens løbetid (eller 4 år, hvis kontrakten er tidsubegrænset), overstiger tærskelværdien ifølge Tilbudsloven eller Udbudsdirektivet 1, skal kommunen gennemføre en annoncering efter Tilbudsloven henholdsvis et EU-udbud forud for kontraktindgåelsen. Det står kommunerne frit for at benytte dele af Rammeaftalens bilag og/eller miniudbudsmateriale i forbindelse med kommunernes tilrettelæggelse af egne annonceringer eller EU-udbud af geodataløsninger. Mulighederne for kommunernes eventuelle anskaffelse af en geodataløsning uden om henholdsvis via Rammeaftalen kan illustreres som følger: 1 Tilbudsloven (lovbek. nr. 1410 af 7. december 2007) regulerer anskaffelser, der har en værdi mellem 500.000 kr. og tærskelværdien ifølge Udbudsdirektivet (direktiv nr. 2004/18/EF), som er kr. 1.438.448 kr. frem til udgangen af 2011. Side 5 af 21
2.5. Fordele og ulemper ved brug af Rammeaftalen ctr. eget EU-udbud eller annoncering Nedenfor følger en ikke-udtømmende oplistning af fordele og ulemper ved at benytte Rammeaftalen henholdsvis at gennemføre sit eget EU-udbud eller en annoncering efter Tilbudsloven: Miniudbud under Rammeaftalen EU-udbud/annoncering Fordele: Ulemper: Fordele: Ulemper: Kan gennemføres relativt hurtigt. Bestemte frister ved EU-udbud Mindre ressourceforbrug og færre omkostninger end ved EUud- bud/annoncering (alt andet lige) Flere kommuner Fælles miniudbud Flere kommuner Ønsker flere kommu- Side 6 af 21
kan gå sammen om et fælles mini- kræver enighed blandt de delta- kan også gå sammen om at gen- ner at gå sammen om fælles udbud kræver udbud gende kommuner nemføre et EUudbud det, at udbudsbekendtgørelsen angiver samtlige kommuner Relativt enkel fremgangsmåde, hvor kommunerne Arbejdet med den Individuelle Kravspecifikation og de Frihed til at udforme udbudsmaterialet, så det passer Stort og ressourcekrævende arbejde at gennemføre et EU- blot skal udfylde Rammeaftalens bilag øvrige bilag kan være en udfordring og kræve forholdsvis mange på den enkelte kommunes ønsker udbud/en annoncering. Tilbudsgiverne har ikke kendskab til aftale- ressourcer grundlag og bilag Sikkerhed for til- Rammeaftalen er Tilbud fra flere end bud fra tre markedsledende leverandører der kender aftalegrundlag og bilag et lukket kredsløb ; der kan ikke indhentes tilbud fra andre leverandører de tre Leverandører på Rammeaftalen med stort ressourceforbrug ved tilbudsevaluering Kommunen kan ende op med tilbud fra andre leverandører, end dem, man ønsker tilbud fra Sikkerhed for opfyldelse af en række centrale Fastlåste krav og evalueringskriterier Frihed til at udforme udvælgelsesog evalueringskri- basiskrav terier, så de passer på den konkrete anskaffelse Juridisk sikker fremgangsmåde (alt andet lige) Mindre juridisk sikker fremgangsmåde end ved gennemførelse af et miniudbud under Rammeaftalen (alt andet lige) Ikke adgang til at forhandle Mulighed for forhandling ved annoncering efter tilbudsloven, hvis rammerne herfor er beskrevet i annoncen Større leveringssikkerhed end ved gennemførelse af eget udbud (alt andet lige) Større grad af Side 7 af 21
ensartede geodataløsninger i kommunerne end hvis kommunerne gennemfører deres egne individuelle udbud (alt andet lige) 2.6. Afløftning af udbudspligt Formålet med Rammeaftalen er at afløfte kommunernes udbudspligt i forbindelse med anskaffelser af geodataløsninger. Forudsætningen for, at kommunernes udbudspligt er afløftet, er imidlertid, at kommunerne anvender Rammeaftalen korrekt, herunder at der alene anskaffes de ydelser, som Rammeaftalen omfatter, og at tildeling af Leveranceaftaler under Rammeaftalen sker i overensstemmelse med Rammeaftalen. 2.7. Tildeling af Leveranceaftaler under Rammeaftalen Kommunerne kan ikke frit vælge hvilken leverandør, de ønsker at indgå en Leveranceaftale med. Inden der kan indgås en Leveringsaftale, skal der i alle tilfælde gennemføres et forudgående miniudbud i henhold til Rammeaftalens retningslinjer herfor. Det er ikke muligt at foretage en direkte tildeling af en Leveranceaftale under Rammeaftalen. Den nærmere fremgangsmåde i forbindelse med gennemførelse af et miniudbud er beskrevet nedenfor i afsnit 3. 2.8. Rammeaftalens struktur Rammeaftalen har følgende bilagsstruktur: Bilag A: Definitioner Bilag B: Kravspecifikation for Basisløsning (Basiskravspecifikation) med tilhørende underbilag Bilag C: Samarbejdsorganisation Bilag D: Leverandørens timepriser og andre enhedspriser Bilag E: Procedure og regler for miniudbud (Miniudbudsbetingelser) Bilag F: Leveranceaftale 1 (individuel aftale) med tilhørende underbilag Bilag G: Leveranceaftale 2 (kollektiv aftale) med tilhørende underbilag Rammeaftalen indeholder i Bilag B en række overordnede krav til de geodat a- løsninger, som skal leveres til kommunerne i henhold til Rammeaftalen. Kommunerne skal derfor alene i forbindelse med miniudbuddene fastsætte de supplerende, individuelle krav til løsningen, som der er identificeret behov for. 3. MINIUDBUD 3.1. Miniudbud er obligatorisk Side 8 af 21
Som nævnt ovenfor er det alene muligt at tildele en Leveranceaftale efter et forudgående miniudbud. Rammeaftalens Bilag E beskriver de nærmere regler og procedurer for gennemførelse af sådanne miniudbud. Kommuner, som har ensartede behov, har mulighed for at gå sammen om at gennemføre et fælles miniudbud eller at gennemføre deres eget, individuelle miniudbud. Ved fælles miniudbud skal Leveranceaftale 2 benyttes, mens Leveranceaftale 1 skal benyttes ved individuelle miniudbud, jf. den nærmere omtale heraf i afsnit 4 nedenfor. 3.2. Underkriterier Tildelingskriteriet ved gennemførelse af miniudbud under Rammeaftalen er det økonomisk mest fordelagtige tilbud opdelt på følgende underkriterier: Underkriterier Vægt 1. Pris 35% 2. Funktionalitet og servicemål 30% 3. Kvalitet 15% 4. Drift, vedligeholdelse og licensbetingelser 15% 3. Leverance og proces 5% Sum 100% Rammeaftalens Bilag H indeholder en uddybning af underkriterierne i form af en række delkriterier. Det er i strid med udbudsreglerne at føje yderligere under- eller delkriterier til, ligesom der kan ændres på den vægtning, som fremgår ovenfor og af Bilag H. Dette skyldes det udbudsretlige gennemsigtighedsprincip. 3.3. Alle leverandører skal inviteres med Ved gennemførelse af miniudbud skal alle tre Leverandører på Rammeaftalen have mulighed for at deltage på lige fod. Det er ikke muligt at sortere én eller to af Leverandørerne fra. Det er selvsagt ej heller muligt at lade andre end de tre Leverandører deltage i miniudbuddet. 3.4. Den praktiske gennemførelse af et miniudbud Udbudsdirektivet indeholder ingen nærmere regler for gennemførelse af min i- udbud. Det er derfor i vidt omfang op til ordregiver selv at tilrettelægge min i- udbudsprocessen, idet kommunen dog skal overholde de grundlæggende udbudsretlige principper om ligebehandling og gennemsigtighed samt de retningslinjer, der fremgår af Rammeaftalens Bilag H. Side 9 af 21
Det af ligebehandlingsprincippet udledte forhandlingsforbud gælder også i forbindelse med gennemførelse af miniudbud. Det er med andre ord ikke muligt at forhandle med tilbudsgiverne under et miniudbud. Et miniudbud har overordnet tre faser; (1) en forberedelsesfase, (2) en gennemførelsesfase og en (3) evaluerings- og tildelingsfase. Ad (1) Forberedelsesfasen: I forberedelsesfasen skal kommunernes behov afdækkes, og der skal udarbejdes en Individuel Kravspecifikation, som skal vedlægges Leveranceaftalen som Bilag 2. Endvidere skal den øvrige del af miniudbudsmaterialet gøres klar til udsendelse. Dette er nærmere beskrevet i afsnit 4 nedenfor. Forberedelsesfasen kan tage alt fra nogle få uger til flere måneder. Navnlig hvis flere kommuner med ensartede behov går sammen om at gennemføre et fælles miniudbud, skal der sættes god tid af til forberedelsen. Jo flere kommuner der går sammen, jo længere vil forberedelsen alt andet lige tage. Det er i denne sammenhæng vigtigt, at kommunen sikrer sig, at det behov, der skal afdækkes, ligger inden for Rammeaftalens anvendelsesområde. Ad (2) Gennemførelsesfasen: Udbudsdirektivet indeholder ingen frister for gennemførelse af miniudbud. Alt afhængig af miniudbudsmaterialets omfang og kompleksitet kan et miniudbud gennemføres på 3-6 uger, men der gælder ingen minimums eller maksimumsfrister. Det er vigtigt, at leverandørerne får en passende tid til at afgive tilbud på opgaven. Dels for at sikre, at tilbuddene har den rette kvalitet, dels for at undgå beskyldninger fra leverandørerne om, at tilbudsfristen er urealistisk kort og måske er udtryk for favorisering af en bestemt leverandør. Når tilbuddene er modtaget, og det er konstateret, at tilbuddene er modtaget indenfor tilbudsfristens udløb og i overensstemmelse med miniudbudsbetingelserne i øvrigt, påbegynder kommunen evaluerings- og tildelingsfasen. Ad (3) Evaluerings- og tildelingsfasen Varigheden af den afsluttende evaluering og tildelingsfase vil afhænge af tilbuddenes omfang og kompleksitet samt antallet af kommuner, der deltager i miniudbuddet, men vil normalt kunne gennemføres på 2 3 uger. Alene konditionsmæssige tilbud må indgå i tilbudsevalueringen. Kommunerne bør derfor starte med at gennemføre en konditionsmæssighedsvurdering, dvs. en konstatering af, om tilbuddene er i overensstemmelse med miniudbudsbetingelserne og f.eks. ikke indeholder forbehold overfor mindstekrav. Side 10 af 21
Tilbudsevalueringen af de konditionsmæssige tilbud skal ske i nøje overen s- stemmelse med de under- og delkriterier, der fremgår af miniudbudsbetingelserne (baseret på Bilag H til Rammeaftalen) og den vægtning af kriterierne, der fremgår heraf. Det er endvidere vigtigt, der ikke sker en egentlig sammenligning af tilbuddene i forbindelse med tilbudsevalueringen. I praksis benyttes ofte en pointmodel til at score tilbuddene i henhold til de opstillede kriterier. Resultatet af tilbudsevalueringen bør fremgå af en evalueringsrapport. Eksempler på pointmodel og evalueringsrapport fra tidligere miniudbud kan rekvireres hos KL. Forløbet kan grafisk illustreres som følger: FORLØBET AF ET MINIUDBUD 1 Forberedelse 2 Gennemførelse 3 Evaluering og tildeling Spørgefrist Tilbudsfrist Offentliggørelse af svar Indledende overvejelser/ behovsafklaring Individuel Kravspecifikation Øvrigt miniudbudsmateriale Udsendelse af invitation til miniudbud Forberedelse af evaluering og tildeling Spørgerunde Opsamling af spørgsmål Modtagelse af tilbud Kontrol af krav til tilbud - konditionsmæssighedsvurdering Tilbudsevaluering Orientering af valgte og afviste leverandører Indgåelse af Leveranceaftale 3.5. Tildelingsbeslutning og begrundelse Side 11 af 21
Når tilbudsevalueringen er afsluttet, skal Leverandørerne underrettes om resultatet. Dette skal ske samtidigt og skriftligt, herunder pr. e-mail. Kommunerne bør som nævnt udarbejde en evalueringsrapport, hvor det fremgår, hvordan Leverandørernes tilbud er blevet vurderet i forhold til de forskellige under- og delkriterier. Et eksempel på en sådan evalueringsrapport kan rekvireres hos KL. Endvidere skal Leverandørerne gives en fyldestgørende og korrekt begrundelse for valg af tilbudsgiver ud fra evalueringskriterierne i Bilag H, så både den vindende og navnlig de forbigåede tilbudsgivere tydeligt kan se, hvorfor den vindende tilbudsgiver er blevet valgt. De relative fordele ved det vindende tilbud i forhold til de øvrige tilbud skal fremgå af evalueringsrapporten og de begrundelser, der udarbejdes. Det er dog som nævnt ovenfor vigtigt, at der ikke i forbindelse med den kvalitative bedømmelse af tilbuddene sker en sammenligning af tilbuddene, hvor tilbuddene vurderes i forhold til hinanden. 3.6. Standstill-periode Der er i Udbudsdirektivet ikke noget krav om, at der afholdes en standstillperiode i forbindelse med tildeling af leveranceaftaler under en Rammeaftale. Kommunerne kan derfor indgå Leveranceaftalen umiddelbart efter, at tildelingsbeslutningen er meddelt Leverandørerne. Kommunerne kan dog vælge at indføre en frivillig standstill-periode på 10 dage, hvilket er BvHD s anbefaling. Baggrunden for denne anbefaling er, i) at en fyldestgørende underretning indebærer, at håndhævelseslovens frist for indbringelse af en klage til Klag e- nævnet for Udbud over miniudbud på 30 kalenderdage regnet fra dagen efter underretningen begynder at løbe, og ii) at afholdelsen af en frivillig standstillperiode indebærer, at Leveringsaftalen i tilfælde af en klagenævnssag er undergivet et andet regelsæt for så vidt angår adgangen til at få erklæret Leveringsaftalen for uden virkning med deraf følgende forpligtelse til at bringe aftalen til ophør. 3.7. Annullation Hvis miniudbuddet ikke resulterer i modtagelsen af egnede tilbud, er komm u- nen/kommunerne berettigede til at annullere miniudbuddet. Adgangen til at annullere er forholdsvis bred; blot må årsagen til at annullere ikke være usaglig. Det vil normalt ikke blive anset for usagligt at annullere et (mini-)udbud, fordi ordregiver skønner, at de modtagne tilbud er for dyre eller dårlige, at der ikke har været den fornødne konkurrence om opgaven, hvis f.eks. en eller to af tilbuddene ikke er konditionsmæssige, eller der er fejl eller uhensigtsmæssigh e- der i (mini-)udbudsmaterialet. Side 12 af 21
Derimod vil det være usagligt, såfremt årsagen til at annullere er, at ordregiver har præference for én bestemt leverandør. 3.8. Klage og aktindsigt Leverandørerne har mulighed for at klage til Klagenævnet for Udbud over tildeling af en Leveranceaftale under Rammeaftalen på samme måde som ved EU-udbud. De nærmere regler herfor samt Klagenævnets sanktionsmuligheder er beskrevet på Klagenævnets hjemmeside: www.klfu.dk. En mulig klager og enhver anden med retlig interesse kan kræve aktindsigt i en udbudssags dokumenter i henhold til Offentlighedslovens 2 regler. Der er alene en forholdsvis snæver adgang til at undtage dele af sagsmaterialet. I tvivlstilfælde kan den juridiske hotline benyttes, jf. pkt. 1.2. 4. UDFYLDNING AF LEVERANCEAFTALE 4.1. Valg af Leveranceaftale Rammeaftalen omfatter to Leveranceaftaler; Leveranceaftale 1 til brug for kommunernes individuelle miniudbud og Leveranceaftale 2 til brug for fælles miniudbud. Begge Leveranceaftaler er baseret på den statslige standardkontrakt, K01, dog med en del tilpasninger. 4.2. Fælles leveranceaftale Leveranceaftale 2 Ved to eller flere kommuners gennemførelse af et fælles miniudbud vil der blive indgået én fælles Leveranceaftale omfattende samtlige deltagende kommuner. Kommunerne skal udpege en Aftalekoordinator, som skal varetage al kommunikation med Leverandøren i henhold til Leveranceaftalen. Tanken med Leveranceaftale 2 er, at der kan opnås bedre og ikke mindst billigere løsninger, hvis kommuner med ensartede behov går sammen om at gennemføre et miniudbud frem for at skulle gennemføre hver deres individuelle miniudbud og indgå hver deres individuelle kontrakt. 4.2.1. Fordeling af vederlag Det samlede Leverancevederlag skal af Leverandøren fordeles på de deltage n- de kommuner i henhold til en fordelingsnøgle. Kommunerne vil således alene blive faktureret deres andel af Leverandørens vederlag. Kommunerne hæfter endvidere ikke solidarisk for andre kommuners betalinger, men kun for egne betalinger. 2 Jf. lov nr. 572 af 19. december 1985. Side 13 af 21
Medmindre kommunerne i forbindelse med miniudbuddet fastlægger en anden fordelingsnøgle, vil vederlaget blive fordelt ud fra kommunernes indbyggerantal. 4.2.2. Leveranceforløb Leveranceforløbet i henhold til Leveranceaftale 2 er som følger: Step 1: Der gennemføres en indledende afklaringsfase Step 2: Levering af første Delleverance, der består i levering af Basisløsningen samt eventuelle mindre fælles tilpasninger og integrationer på en repræsentativ driftsplatform. Step 3: Udrulning og idriftsættelse af Løsningen til den første kommune, inklusive den enkelte kommunes eventuelle individuelle tilpasninger og integrationer. Step 4 N: Udrulning af Løsningen til de resterende kommuner. Når Løsningen er rullet ud til samtlige kommuner, kan der ske levering af optioner i form af yderligere funktionalitet, der ikke er need to have for kommunerne for at kunne benytte Systemerne, jf. pkt. 8 i Leveranceaftalen. Så vidt muligt bør den første udrulning kun omfatte need to have for at sikre, at udrulningen kan ske hurtigt til samtlige kommuner. Udrulningsforløbet kan grafisk illustreres som følger: Side 14 af 21
4.2.1. Mulighed for at udtræde De enkelte kommuner har mulighed for at udtræde af Leveranceaftalen i afklaringsfasen. De nærmere vilkår herfor er beskrevet i Leveranceaftalens pkt. 4. Ligeledes har kommunerne mulighed for individuelt at opsige aftalen om vedligeholdelse og/eller eventuel drift. Dette skal ske med 6 måneders varsel og kan tidligst ske til ophør 12 måneder efter Løsningens levering til den første kunde. Ved en sådan opsigelse har Leverandøren krav på et exit-fee, som beskrevet i Bilag 7 og Bilag 7A til Leveranceaftalen. Kommunen kan i Bilag 7/Bilag 7A angive et loft for disse exitfees. I øvrigt udgør de tilbudte exit-fees et konkurrenceparameter i forbindelse med miniudbuddet, jf. miniudbudsbetingelserne (Bilag E). 4.3. Leveranceaftalernes struktur. Leveranceaftale 1 og 2 har følgende fælles bilagsstruktur: Bilag 1: Bilag 2: Bilag 3: Bilag 4: Tidsplan Den Individuelle Kravspecifikation Priser og betalingsplan Specifikation af Programmel og Dokumentation Side 15 af 21
Bilag 5: Bilag 6: Bilag 7: Bilag 7A: Bilag 8: Bilag 9: Bilag 10: Bilag 11: Bilag 12: Bilag 13: Udgår Kundens deltagelse Vedligeholdelses- og supportaftale samt priser Driftsaftale Prøver Licensbetingelser Servicemål og incitamenter Samarbejdsorganisation Ændringsprocedure Specifikation af optioner Vejledning om bilagenes udfyldning fremgår dels nedenfor og dels af de enke l- te bilag. 4.4. Udfyldning af miniudbudsbetingelser (Rammeaftalens Bilag E) Miniudbudsmaterialet skal omfatte nogle miniudbudsbetingelser, der beskriver de overordnede rammer for miniudbuddet. Til brug herfor indeholder Ramm e- aftalen et Bilag E ( Procedure og regler for miniudbud ), som skal benyttes. Kommunerne skal nøje udfylde miniudbudsbetingelserne med oplysninger om bl.a. navn på ordregiver, overordnet beskrivelse af opgaven, kontaktperson for miniudbuddet og tidsplan for miniudbuddets gennemførelse. De steder, hvor kommunerne skal indsætte oplysninger, er i Bilag E angivet med skarpe parenteser og med kursiveret tekst. Disse kursiverede tekster skal fjernes inden udsendelsen af miniudbudsmaterialet. Det er som nævnt ovenfor ikke tilladt at ændre på underkriterierne for valg af det økonomisk mest fordelagtige tilbud i Bilag E eller de heri anførte vægtninger af underkriterierne. Der skal alene i underkriterierne indsættes en række henvisninger til krav i den Individuelle Kravspecifikation, hvis opfyldelse/besvarelse tilbuddene vil blive bedømt ud fra i tilknytning til de enkelte underkriterier. 4.5. Udfyldning af Leveranceaftale og bilag 4.5.1. Generelt På samme måde som skabelonen for miniudbudsbetingelser i Rammeaftalens Bilag H indeholder både Leveranceaftalerne og bilagene hertil udførlige anvisninger på dokumenternes udfyldning til brug for gennemførelse af et miniu d- bud. De steder, hvor kommunerne skal udfylde noget, er angivet med skarpe parenteser [altså på denne måde]. Disse tekster skal slettes inden udsendelsen til Leverandørerne. Side 16 af 21
Steder, som skal udfyldes af Leverandørerne, er skrevet i skarpe parenteser med gulmarkeringer [altså på denne måde]. Disse tekster skal ikke slettes inden udsendelsen til Leverandørerne, men først når Leveranceaftalen skal indgås. Ved bilagenes udfyldning vil det være en god idé at have underkriterierne for valg af det økonomisk mest fordelagtige tilbud i Bilag H ved hånden, så det sikres, at der er sammenhæng mellem bilagenes indhold og det, som der ifølge miniudbudsbetingelserne forudsættes konkurreret på, jf. nedenstående ill u- stration: 4.5.2. Leveranceaftalerne I Leveranceaftale 1 er det alene navn og adresse på kommunen, der skal udfyldes på aftalens forside. I Leveranceaftale 2 er det dels navne på kommunerne, der skal udfyldes på forsiden, dels navn og adresse i pkt. 1 og navn på Aftalekoordinator i pkt. 1.2, der skal udfyldes. Det er ikke muligt at foretage ændringer i Leveranceaftalerne i forbindelse med udsendelsen af miniudbudsmaterialet (bortset fra eventuelle henvisnings- og trykfejl). 4.5.3. Tidsplanen bilag 1 Kommunerne kan enten i den indledende del af pkt. 2 i bilag 1 eller i den Individuelle Kravspecifikation angive nogle krav til de tidsmæssige rammer for projektet. Det er i miniudbudsbetingelserne, at Leverandørernes evne til at opfylde disse krav vil udgøre et konkurrenceparameter, jf. delkriteriet Tidsplan under u n- derkriteriet Leverance og proces. Side 17 af 21
4.5.4. Den individuelle kravspecifikation bilag 2 Rammeaftalens Bilag B beskriver nogle overordnede krav til den løsning, Lev e- randørerne i givet fald skal levere til kommunerne under Rammeaftalen i form af en Basiskravspecifikation. Det er endvidere forudsat, at der i forbindelse med kommunernes miniudbud vil blive udarbejdet Individuelle Kravspecifikationer med detaljerede behov og krav til den Løsning, der udbydes. Snittet mellem Basiskravspecifikationen og den Individuelle Kravspecifikation kan illustreres som følger: Basiskravspecifikation der dækker en Basisløsning Individuel Kravspecifikation der dækker en Løsning Prækvalifikation Rammeaftaleudbud Rammeaftale Miniudbud Leverance aftale Der foreligger ikke en egentlig skabelon for den Individuelle Kravspecifikation, men alene en indholdsfortegnelse herfor. Denne skal således udarbejdes individuelt efter en kortlægning af kommunernes specifikke behov. Eksempler på Individuelle Kravspecifikationer fra tidligere miniudbud kan i anonymiseret form rekvireres hos KL til inspiration. I forbindelse med kommunernes behovsafklaring er det vigtigt, at kommunerne sætter sig grundigt ind i den specifikation af Basisløsningen, der fremgår af Basiskravspecifikationen (Rammeaftalens Bilag B). Endvidere er det vigtigt, at kommunerne overvejer, hvad der er need to have, og hvad der er nice to have. Det gælder navnlig ved fælles miniudbud, hvor nice to have funktionalitet kan have karakter af optioner til levering, efter at Løsningen er rullet ud hos samtlige kommuner, jf. Leveranceaftalens pkt. 8.2. Ved udarbejdelse af den Individuelle Kravspecifikation skal kommunerne benytte samme kravmetodik, som i Basiskravspecifikationen, dvs. følgende: De enkelte afsnit indledes med en tekst, der beskriver og motiverer de e f- terfølgende specifikke krav. Specifikke krav er markeret med ledeteksten Krav # samt et løbenummer og en overskrift i fed skrift. Yderligere tekst knyttet til kravet er markeret med en lodret streg i margen til venstre for teksten. Overskriften for kravet indledes med en markering af kravets type. Side 18 af 21
Følgende kravtyper benyttes: (ufravigeligt): Angiver ufravigelige krav. Ufravigelige krav skal opfyldes af Leverandøren. Leverandøren kan således ikke i sit tilbud fravige et ufravigeligt krav. I fald ikke alle ufravigelige krav er opfyldt, vil tilbuddet blive b e- tragtet som ukonditionsmæssigt, og tilbuddet kan ikke indgå i tilbudsevalueringen. (Krav): Angiver krav, som Leverandøren kan vælge at opfylde helt eller delvist, idet Leverandørerne konkurrerer på opfyldelsen af disse krav. Leverandørernes grad af opfyldelse af disse krav indgår i tilbudsvurderingen. (Info): Angiver, at Leverandørerne på en nærmere angivet måde skal beskrive, hvorledes et eller flere Krav opfyldes. Info-krav er anvendt i tilfælde, hvor måden, et eller flere Krav opfyldes på, har selvstændig betydning for vurd e- ring af tilbuddet i henhold til underkriterier og delkriterier. Et eksempel på et ufravigeligt krav er givet i det følgende: Krav # (Ufravigeligt krav) Lagdelt arkitektur Leverandøren skal kunne levere en Løsning, som er baseret på en lagdelt arkitektur med velafgrænsede lag, der kommunikerer indbyrdes via standardiserede og åbne dataformater. Dette er supplerende tekst. 4.5.5. Øvrige bilag De øvrige bilag skal udfyldes i overensstemmelse med vejledningerne i de enkelte bilag. Hvis kommunerne ikke ønsker, at Leverandørerne skal give tilbud på Løsningens drift, skal Bilag 7A udgå og dermed ikke udfyldes. Ved fælles miniudbud skal kommunerne være enige om, hvorvidt de ønsker drift tilbudt som en option eller ej. Optionen skal i givet fald udnyttes af sam t- lige kommuner eller fravælges af dem alle. Det er ikke muligt at lade det være op til hver enkelt kommune at beslutte, om de ønsker at udnytte driftsopti o- nen eller ej det er en kollektiv beslutning. Der bør ikke ændres i bilagenes enkelte bestemmelser, men alene ske en udfyldning af bilagene inden for de udstukne rammer herfor. Opstår der behov for ændringer i bilagsteksten, bør kommunerne få foretaget en juridisk vurdering af de ønskede ændringer, inden miniudbudsmaterialet sendes ud. Side 19 af 21
Nedenfor følger en kort omtale vedrørende udfyldningen af Bilag 3 13: Bilag Formål Udfyldning Kompleksitet/krav til indsats i forbindelse med udfyldning Bilag 3: Priser og betalingsplan Bilag 4: Specifikation af Programmel og Dokumentation Bilaget skal indeholde priser på levering af Løsningen og efterfølgende vedligeholdelse og eventuel drift. Formålet med bilaget er at beskrive programmel og dokumentation, som leveres som en del af Løsningen. Bilag 5: Udgår N/A N/A Bilag 6: Kundens deltagelse Bilaget skal indeholde en beskrivelse af den indsats kommunerne forventes at yde i forbindelse med Løsningens implementering. Der er kun ganske få ting, der skal udfyldes af kommunerne i forbindelse med miniudbuddet. Bilaget skal først og fremmest udfyldes af Leverandørerne i forbindelse med afgivelse af tilbud under miniudbuddet. Bilaget er færdigt og skal ikke udfyldes af kommunerne i forbindelse med miniudbuddet. Bilaget skal udfyldes af Leverandørerne i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Bilaget er færdigt og skal ikke udfyldes af kommunerne i forbindelse med miniudbuddet. Kommunerne kan dog i introduktionen til bilaget angive oplysninger om, hvilke ressourcer m.v., de råder over, således at Leverandørerne kan tage højde herfor i forbindelse med bilagets udfyldning. Høj kompleksitet. Lille indsats for kommunerne. Stor indsats for Leverandørerne. Mellem kompleksitet. Lille indsats for kommunerne. Mellem indsats for Leverandørerne. Mellem kompleksitet. Lille indsats for kommunerne. Stor indsats for Leverandørerne. Bilaget skal udfyldes af Leverandørerne i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Bilag 7: Vedligeholdelses- og supportaftale samt Bilaget beskriver Leverandørens vedligeholdelsesydelser, når Løsningen er taget i drift. Der er en række steder, hvor kommunerne skal udfylde dette bilag. Høj kompleksitet. Mellem indsats for priser kommunerne. Herudover skal bilaget udfyldes af Leverandørerne i forbindelse med Mellem indsats for tilbudsafgivelsen. Leverandørerne. Bilag 7A: Driftsaftale Bilaget beskriver Leverandørens eventuelle forpligtelser til Der er en række steder, hvor kommunerne skal udfylde dette Høj kompleksitet. at varetage Løsningens drift. bilag. Mellem indsats for kommunerne. Herudover skal bilaget udfyldes af Leverandørerne i forbindelse med Mellem indsats for Side 20 af 21
tilbudsafgivelsen. Leverandørerne. Hvis der ikke ønskes tilbud på drift, kan bilaget blot udgå. Bilag 8: Prøver Bilaget beskriver afprøvningen Bilaget skal udfyldes af kommu- Høj kompleksitet. af Løsningen i forbindelse med implementeringen henholdsvis den indledende driftsfase. nerne nogle få steder. Lille indsats for kommunerne. Lille indsats for Leverandørerne. Bilag 9: Licensbetingelser Bilaget skal indeholde de licensvilkår for Standardprogrammel, der indgår i Løsnin- Bilaget er færdigt og skal ikke udfyldes af kommunerne i forbindelse med miniudbuddet. Høj kompleksitet. Lille indsats for kom- gen. munerne. Bilaget skal udfyldes af Leverandørerne i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Lille indsats for Leverandørerne. Bilag 10: Servicemål og incitamenter Bilaget beskriver servicemål for driftseffektivitet og svartider i Løsningen samt reaktionstider Der er en række steder, hvor kommunerne skal udfylde dette bilag. Høj kompleksitet. Mellem indsats for ved konstatering af fejl. kommunerne. Herudover skal bilaget udfyldes af Leverandørerne i forbindelse med Mellem indsats for tilbudsafgivelsen. Leverandørerne. Bilag 11: Samarbejdsorganisation Bilaget beskriver parternes samarbejdsorganisation og Der er en række steder, hvor kommunerne skal udfylde dette Mellem kompleksitet. samarbejdsprocedurer både i forbindelse med implementeringen og den efterfølgende bilag. Herudover skal bilaget udfyldes af Lille indsats for kommunerne. driftsfase. Leverandørerne i forbindelse med tilbudsafgivelsen. Lille indsats for Leverandørerne. Bilag 12: Æn- Bilaget indeholder en procedu- Bilaget er færdigt og skal ikke ud- Lav kompleksitet. dringsprocedure re for håndtering af ønsker til ændringer i Løsningen. fyldes af kommunerne i forbindelse med miniudbuddet. Ingen indsats for kommunerne. Ingen indsats for Leverandørerne. Bilag 13: Specifikation af optioner Bilaget beskriver ydelser, som har karakter af optioner. Bilaget skal udfyldes af kommunerne. Mellem kompleksitet. Lille indsats for kom- Herudover skal bilaget udfyldes af Leverandørerne i forbindelse med tilbudsafgivelsen. munerne. Lille indsats for Leverandørerne. Leverandørernes udfyldning af bilagene skal indgå i evalueringen af tilbuddene som beskrevet i miniudbudsbetingelserne (baseret på Rammeaftalens Bilag E). Side 21 af 21