Arkivering Brugervejledning AdvoForum A/S
Arkivering...3 Generelt...3 Arkivering og Sagskort...5 Arkivnummervalg...6 Arkivgrupper...6 Manuel arkivering...8 Massearkivering...9 Genoptagelse sager...11 Delarkivering...11 Makulering...13 Arkivmappe til dokumenter...15 Rapporter (udskrifter) relateret til Arkivering...17 Advo+ Arkivering Indholdsfortegnelse
Arkivering Under overskriften Arkivering har vi valgt at beskrive følgende punkter: Arkivering og sagskort Arkivnummervalg Arkivgrupper Manuel arkivering Massearkivering Genoptagelse sager Delarkivering Makulering Arkivmappe til dokumenter Rapporter (udskrifter) relateret til Arkivering Feltbeskrivelser I beskrivelsen nedenfor er anvendt 3 symboler ud for de afsnit, som beskriver de enkelte felter: Der kan ikke indtastes i feltet Feltet skal altid udfyldes Feltet kan udfyldes efter behov Generelt Sager kan arkiveres manuelt direkte fra Sagskortet ved at indtaste arkiveringsdato, hvorefter systemet automatisk tildeler et arkivnummer. Sager kan ligeledes arkiveres automatisk ved at aktivere kørselen Afsluttede sager uden arkivdato (findes under rapporter i Hovedmenuen, Sag), der automatisk arkiverer sager, der er Afsluttet med en dato i feltet på sagskortet. Advo+ Arkivering Side 3
Arkiveringsoversigt for den enkelte sag fås fra Sagskortet, fanebladet Generelt på knappen Sag nederst på kortet, hvor man vælger Arkiveringsoversigt. Herfra kan man udlæse alle arkiveringsoplysninger, numre, datoer m.v. for den pågældende sag. Oversigt over arkiverede sager fås ved at køre rapporten Arkivliste, der giver en oversigt med arkivnummer, sagsnummer, arkiveringsdato m.v. Inden kørsel af rapporten kan afgrænses med filtre, så man fx kun får oversigt over sager, der er arkiveret i en bestemt periode. Sager kan kun arkiveres, hvis saldo er nul, både på Finansposter og Uafregnede tidsposter. Ved afslutning og arkivering af sagen, kan man manuelt nulstille uafregnede tidsposter på sagen. Ved arkivering indsættes automatisk makuleringsdato på sagskortet foruden arkiveringsdato og det tildelte arkivnummer. Længden af arkiveringsperioden inden makuleringen afhænger af opsætningen af Sagstype og Arkivgrupper. Mens en sag er arkiveret, men endnu ikke makuleret, vil den kunne findes i systemet som alle andre sager med alle oplysninger til rådighed, incl. Finansposter og Tidsposter. På Sagsoversigter og Sagskort vil arkiverede sager blive vist med røde skrifttyper. Sager der er modne til Makulering, d.v.s. har nået den makuleringsdato, der er blevet tildelt sagen i forbindelse med arkivering, kan slettes ved valg af Periodiske aktiviteter fra Hovedmenu Sag og Makulering/sletning. Herved aktiveres en rapport, hvor man ved hjælp af filtre kan vælge de sager, man ønsker makuleret. Alle makulerede og/eller slettede sager vil fortsat fremgå i systemet i en Slettelog. Advo+ Arkivering Side 4
Arkivering og Sagskort Arkivmarkeringerne, d.v.s. Afsluttet dato, Arkiveret den, Arkivnr., Genoptaget, Makuleringsdato og Plads arkiveret, finder man på Sagskortet, fanebladet Generelt, nederst. Endvidere fremgår eventuel delarkivering med en gul informationsikon ud for feltet Arkiveret den. Inkassosagskort På inkassosagskortet finder man arkiv-oplysningerne på kortet med Supplerende oplysninger. Dette kort findes fra knappen Sag nederst på Sagskortet eller med [Ctrl+O]. Advo+ Arkivering Side 5
Endelig kan alle oplysninger vedrørende arkivering findes på en Arkiveringsoversigt, via knappen Sag nederst på Sagskortet. På denne oversigt vises alle arkiveringer, d.v.s. Delarkivering, Arkivering og Genoptagelse af sagen, samt Makuleringsdato. Arkivnummervalg Sager kan enten arkiveres i en stor gruppe med fortløbende arkivnumre, eller opdeles i Arkivgrupper, opdelt efter f.eks. faggrupper, afdelinger, fysisk placering i forbindelse med arkivering, en speciel gruppe for hvert år eller andet. Ønsker man at arkivere alle sager med en arkivnummerrække (-gruppe), kan man indtaste senest anvendte arkivnummer under Hovedmenu, Sag, Opsætning og herunder Sageri feltet Sidste arkivnr. Ved denne opsætningsform bliver alle sager arkiveret i den samme nummerserie, men makulerings-perioderne kan varieres under opsætning af Arkivgrupper. Ønsker man opdeling af sagerne i forskellige arkivnummerrækker, kræver det ligeledes opsætning af Arkivgrupper. Arkivgrupper Opsætning af Arkivgrupper sker fra Hovedmenum Sag, Opsætning og Arkivgrupper Arkivgrupperne opsættes i en tabel. Denne tabel anvendes ligeledes til opsætning af Makuleringsperioder, der tilknyttes de enkelte Sagstype.r Advo+ Arkivering Side 6
Opsætning af Arkivgrupper sker fra Hovedmenu, Sag, Opsætning og Arkivgrupper. Arkivgrupperne opsættes i en tabel. Denne tabel anvendes ligeledes til opsætning af periodelængde inden makulering af arkiverede sager, der tilknyttes de enkelte Sagstyper. Kode I kolonnen Kode indsættes en kode for den pågældende arkivgruppe. Koden er valgfri, men kan f.eks. være en forkortelse, der beskriver den pågældende arkivgruppe. Koden kan ses på sagskortet, når sagen er arkiveret. Sidste arkivnr. I kolonnen Sidste arkivnr. indsættes det første nummer i en nummerserie for den pågældende gruppe. OBS: Såfremt man vælger arkivnummerrækker, der skal køre sideløbende, og som ikke er entydigt adskilt fra hinanden, af f.eks. et begyndelsesbogstav før selve løbenummeret, risikerer man at arkivnumrene løber sammen og derved blokerer for arkivering. Sørg derfor for, at sideløbende arkivnumre enten kører i tal intervaller langt fra hinanden eller er defineret i forskellige intervaller styret af startbogstaver. Placering I kolonnen Placering kan man anføre den fysiske placering for den aktuelle arkivgruppe. Arkivering længde I kolonnen Arkivering længde angives det tidsrum, hvor sager i denne arkivgruppe skal være på arkiv inden makulering. Advo+ Arkivering Side 7
Manuel arkivering Sager kan arkiveres enkeltvis direkte fra Sagskortet. Inden afslutning og arkivering af en sag, skal saldo være nul både på sagsposter og uafregnede tidsposter. En eventuelt saldo på sagen må bogføres i nul via bogholderiet. Evt. uafregnede tidsposter kan nulstilles ved systemafregning af sagen. Dette foregår via Klientkortet, Afregn sager. Når sagen er nulstillet, kan den afsluttes. Dette foregår fra Sagskortet i feltet Afsluttet. Man indtaster den dato, hvorpå man ønsker sagen skal slutte. Ofte vil denne dato være dags dato, hvorfor indtastning af et d vil være tilstrækkeligt. Når feltet forlades fremkommer den valgte dato. Herefter kan man i feltet Arkiveret den indtaste en dato. Også her kan man ved dags dato anvende d. Så snart man forlader dette felt, fremkommer følgende billede. Her vælges Ja, hvorefter systemet tildeler det næste arkivnummer i den arkivgruppe, sagen tilhører. Bemærk, at systemet som default har Nej knappen fremhævet. Vælges Nej, bliver sagen arkiveret, men uden arkivnummer. Samtidig med arkiveringen påføres sagen en Makuleringsdato, der hentes fra opsætningen under Sagstyper. Den valgte arkiveringsperiode/ kode vil endvidere blive vist i feltet Plads arkiveret Advo+ Arkivering Side 8
Massearkivering Massearkivering eller automatisk arkivering af Afsluttede sager foregår ved hjælp af en Rapport, der foruden at være en udskrift også er en såkaldt kørsel, der opdaterer systemets oplysninger, d.v.s. indsætter arkivnummer og arkiverer sager systemmæssigt. Inden man anvender den automatiske arkiveringsfunktion, skal man gøre sig klart, hvilke sager, der skal inkluderes i praksis hvilke sager, der skal filtreres fra ved kørslen og man skal sikre sig, at sagerne er nulstillet bogføringsmæssigt og tidsregistreringsmæssigt, da sager ikke kan arkiveres, såfremt der er en bogført saldo på sagen eller uafregnet tid. Kun sager, der er i nul, vil blive arkiveret i forbindelse med kørslen. Arkiveringskørslen findes under sagsrapporter. Navnet på rapporten er Afsluttede sager u. arkiv dato. Når rapporten er markeret, vælges Udskriv, hvorefter følgende billede fremkommer: I dette billede kan man på det fanebladet Sag indsætte forskellige filtre, for derved at afgrænse den mængde afsluttede sager, man ønsker at arkivere automatisk. F.eks. kan man indsætte en dato eller et datointerval i Filtret Afsluttet. Ligeledes kan man afgrænse kørslen til kun at omfatte en bestemt sagsbehandler eller sekretærs sager. Herefter vælger man fanebladet Indstillinger. Advo+ Arkivering Side 9
Sæt arkivdato og nr. på afsluttede sager I feltet Sæt arkivdato og nr. på afsluttede sager sættes hak, hvis man vil have arkivnummer på de med kørslen arkiverede sager. Evt. arkiv dato I feltet Evt. arkiv dato kan man vælge en arkivdato, der fraviger fra dags dato. Såfremt feltet ikke udfyldes, vil dags dato blive indsat som arkiveringsdato på de sager, der bliver arkiveret med kørslen. Udskriv/Vis udskrift Ved valg af Udskriv, bliver sagerne tildelt Arkivdato og -nummer, makuleringsdato, samt Placering arkiv og en udskrift bliver printet, med angivelse af hvilke sagsnr., der blev arkiveret og med hvilke arkivnumre. OBS: Rapporten skal udskrives i liggende format, for at alle oplysninger kan vises på siden. Jf. endvidere beskrivelsen af arkiveringsrapporten nedenfor under Rapporter/udskrifter relateret til arkivering. Visning af arkiverede sager Så snart en sag er arkiveret uanset om arkiveringen er foregået manuelt fra Sagskortet eller via Massearkivering - vil den fremgå af alle arkiveringsoversigter og rapporter, ligesom den på sagskort og i en sagsoversigt vil stå med røde typer i sagsnr. Advo+ Arkivering Side 10
Genoptagelse sager Det vil i visse tilfælde være aktuelt at Genoptage en arkiveret sag, f.eks. for at føre yderligere finansposteringer eller tidsposter på sagen, eller for at fortsætte en sag, man oprindelig mente afsluttet. Genoptagelse af en sag sker ved at indsætte en dato for genoptagelse i feltet Genoptaget på Sagskortet. Denne dato vil oftest være dags dato, hvorfor et d i feltet er tilstrækkeligt til at genoptage sagen. Så snart en sag er genoptaget, vil dette blive registreret i systemet og vist, såfremt man fremfinder Arkiveringsoversigten på knappen Sag nederst på Sagskortet. Delarkivering Funktionen Delarkiver [Ctrl+D] giver mulighed for at foretage delarkivering af udvalgte sagsakter på en sag. Arkiveret d. Systemet foreslår dags dato i feltet Arkiveret d. Dato kan ændres. Beskrivelse I feltet Beskrivelse kan anføres beskrivelse af de sagsakter, der lægges på arkiv. Arkivnummer Feltet Arkivnummer udfyldes automatisk med et næste ledige arkivnr., eller man får mulighed for at vælge et tidligere på sagen anvendt arkivnr. Man kan også vælge at indtaste arkivnr. manuelt. OBS: Man skal kun indtaste arkivnr. manuelt, såfremt man ønsker at Advo+ Arkivering Side 11
fravige den automatiske arkivnummertildeling. Makuleringsdato Feltet Makuleringsdato udfyldes automatisk med en dato, der svarer til den periode, systemet er opsat med på den Sagstype, sagen har, under Arkivgrupper, Arkivering længde. Man kan også vælge at indtaste makuleringsdato manuelt. Delarkiver Tryk på knappen Delarkiver. Nu kommer følgende vindue hvor brugeren kan vælge hvilken arkivgruppe der skal anvendes til arkivnr-tildelingen. Bekræft med OK Advo+ Arkivering Side 12
Makulering Der sker ikke automatisk makulering af sager, selv om disse når den Makuleringsdato, der blev påført Sagskortet ved arkiveringen af sagen. Man skal således altid selv foretage sig noget aktivt for at slette sager fra systemet, og derved har man også mulighed for at bestemme, at visse eller alle sager, der har nået deres Makuleringsdato, skal bevares i systemet. Makulering af sager sker ved hjælp af en kørsel i systemet fra Hovedmenuen, Sag, Periodiske aktiviteter. Her vælges Makulering/Sletning, og derefter Makulér sager. Herefter fremkommer følgende billede: I dette billede kan indsættes en række filtre, herunder Makuleringsdato, således at man sikrer, at kun er de sager, der virkelig ønskes makuleret fra systemet, der bliver fjernet. Under fanebladet Indstillinger anføres, hvorvidt de til sagerne hørende dokumenter skal slettes sammen med sagen eller bevares, jfr. nedenstående afsnit om Arkivmappe til dokumenter. Advo+ Arkivering Side 13
Når man har indsat de ønskede Filtre og Indstillinger, vælges OK og systemet kommer med en sidste advarsel: Har man svaret Ja hertil, vil de valgte sager blive slettet med sagskort i systemet. De Makulerede sager vil dog, i lighed med øvrige slettede sager, fremgå af systemets Makulerings- og slettelog, jfr. nedenfor. Advo+ Arkivering Side 14
Arkivmappe til dokumenter I forbindelse med makulering af sager, skal der tages stilling til, om man ligeledes ønsker at slette de til sagerne hørende dokumenter. Man kan vælge at overføre alle eller udvalgte dokumenter fra kontorets fællesdrev med dokumenter til en Arkivmappe. Dette forudsætter, at systemet ved, hvor denne Arkivmappe findes. Oplysning om Arkivmappe opsættes under hovedmenuen Sag, Opsætning og Sager på fanebladet Tekstbehandling, feltet Arkivmappe. Inden makulering af udvalgte sager, vælges fanebladet Sagsforløb på de sager, hvor man ønsker at overføre dokumenter til Arkivmappe. Advo+ Arkivering Side 15
Her markeres nogle eller alle dokumenter, hvorefter man vælger knappen Flyt markerede dok... (til arkivmappe). Vælger man Ja til dette spørgsmål, overføres dokumenterne til Arkivmappen. Man kan derefter makulere sin sag og vælge Ja til at dokumenterne skal slettes, for de dokumenter, man har ønsket at gemme, befinder sig ikke længere på sagen. Advo+ Arkivering Side 16
Rapporter (udskrifter) relateret til Arkivering I systemet findes forskellige rapporter (udskrifter) relateret til Arkivering. Rapporterne kan enten trækkes direkte fra det sted i systemet, hvor den pågældende udskrift er relevant, eller fra menupunktet Rapporter under Hovedmenu, Sag. Der findes følgende rapporter i systemet med relation til Arkivering: Afsluttede sager u. arkivdato (kørsel til automatisk massearkivering) Rapport-ID 6002532 Arkiveringer / Delarkiveringer Rapport-ID 6002540 Arkivliste Rapport-ID 6002639 Slettelog Rapport-ID 6002569 Rapport-ID nummeret anvendes i systemet til at skelne de forskellige rapporter fra hinanden. Desuden anvendes dette ID-nummer, såfremt man ønsker at redigere rapportlisten under menupunktet Rapporter, Hovedmenu, Sag. Såfremt man ønsker at tilknytte en rapport til den eksisterende liste, vælges Rapporter fra Hovedmenuen. Herefter vælges Ret, og man kan nu indsætte den ønskede rapport ved at skrive et af de ovennævnte Rapport-ID numre i kolonnen Rapport ID. Ligeledes kan man fjerne rapporter fra listen ved at slette den anførte rapportlinie med Slet/[F4]. På denne måde sletter man rapporten i listen, men ikke i systemet. Rapporten vil altid kunne vises igen ved at genindsætte ID-nummeret. Advo+ Arkivering Side 17
Afsluttede sager u. arkiv dato Denne rapport er foruden en udskrift også en såkaldt kørsel, der kan bruges i forbindelse med arkivering af flere afsluttede sager på én gang. Rapporten findes fra menupunktet Rapporter på Hovedmenu, Sag. Inden kørsel afgrænses med de sager, man ønsker arkiveret ved hjælp af filtre. Jfr. beskrivelsen under afsnittet Massearkivering ovenfor, der giver en detaljeret beskrivelse af arbejdsgangen i forbindelse med massearkivering. Ved udskrift er det vigtigt, at man husker at udfylde fanebladet indstillinger, da man her sikrer, at arkivnumre påføres de sager, der bliver arkiveret ved kørsel af rapporten. Det er ligeledes vigtigt at udskrive rapporten Liggende, for at alle oplysninger kan læses på den udskrevne rapport. Når man har valgt Udskriv første gang, vælges Filer, Sideopsætning og Liggende. Denne indstilling bliver permanent på den PC, hvorfra rapporten er udskrevet. Den endelige udskrift af rapporten ser ud som følger: Advo+ Arkivering Side 18
Dette er et udsnit Arkiveringer/Delarkiveringer Denne rapport viser en oversigt over Arkiveringer og Delarkiveringer. Såfremt den vælges fra Sagskortet på knappen Sag, (Arkiveringsoversigt), vil den kun omfatte arkiveringer på den pågældende sag. Såfremt den vælges fra Rapportlisten på hovedmenu Sag, kan man se arkiveringsoplysninger for flere sager på én gang. Dette er et udsnit Advo+ Arkivering Side 19
Arkivliste Denne rapport viser en oversigt over arkiverede sager. Ved udskrift af denne rapport kan indsættes en række Filtre, således at den individuelle rapport tilpasses den arbejdsopgave, hvori rapporten indgår. Rapporten vælges fra Rapporter under Hovedmenu, Sag. Udskriften ser i uddrag således ud: Dette er et udsnit Slettelog For hver enkelt slettet eller makuleret sag dannes en linie i systemets Advo+ Arkivering Side 20
Slettelog. Sletteloggen viser således alle sager, der er fjernet fra systemet. Det gælder både enkelte manuelt slettede sager slettet med vilje eller ved en fejl og sager slettet i forbindelse med Makulering. Sletteloggen indeholder følgende oplysninger om de slettede sager: Sagsnr. Sag vedr. Sagstype Klientnavn Ansvarlig Sagsbehandler Sekretær Slettet d. Slettet af bruger Arkivnr. Makuleringsdato Dokumenter slettet Sletteloggen findes fra Hovedmenu, Sag, Periodiske aktiviteter, Makulering/Sletning, Slettelog. Endvidere kan rapporten indsættes på rapportlisten, og udskrives direkte herfra. Hvad enten Sletteloggen vælges fra Periodiske aktiviteter eller direkte fra Rapportlisten, fremkommer følgende billede, hvori diverse filtre for den ønskede udskrift kan opsættes. Advo+ Arkivering Side 21
Udskriften ser i uddrag således ud: Dette er et udsnit Advo+ Arkivering Side 22
Afregn...8 Afregn sager...8 Afsluttet...3;5;8;10 Ansvarlig...24 Arkivering...1;2;3;5;6;8;12;19 Arkiveringsoversigt...4;6;22 Arkivgrupper...2;3;4;6;7;12 Arkivliste...4;19;23 Arkivnr...5;24 Arkivnummer...12 Beskrivelse...12 Dato...12 Delarkivering...2;3;6;11 Dokumenter...24 Endelig...6 Filtre...15;23 Genoptage...11 Hovedmenu...4;6;7;19;21;23;24 ID...19 Indstillinger...10;14;15 Kode...7 Makulering...2;3;4;14;24 Makuleringsdato... 5;6;9;12;14;24 Manuel arkivering... 2;3;8 Massearkivering... 2;3;9;11;21 Opsætning... 6;7;16 Oversigt... 4 Periodiske aktiviteter... 4;14;24 Placering... 8;10 Rapport... 9;19 Rapporter... 2;3;10;19;21;23 Sager... 3;4;6;8;16 Sagsbehandler... 24 Sagsforløb... 16 Sagskort... 2;4;5 Sagstype... 4;7;12;24 Sagstyper... 7;9 Sidste... 6;7 Slet... 19 Slettelog... 4;19;24 Supplerende oplysninger... 5 Tekstbehandling... 16 Tidsposter... 4 Udskriv... 9;10;21 Advo+ Arkivering Stikordsregister