Guldborgsund Spildevand A/S Tømning af bundfældningstanke (septiktanke, trixtanke og lignende) GULDBORGSUND SPILDEVAND A/S: "TØMNING AF BUNDFÆLDNINGSTANKE (SEPTIKTANKE, TRIXTANKE OG LIGNENDE)" UDBUDSBETINGELSER DECEMBER 2013 1
INDHOLDSFORTEGNELSE 1. INDLEDNING 3 1.1 KONTRAKTENS OMFANG 3 1.2 UDBUDSFORM OG RETSGRUNDLAG 3 1.3 UDBUDSMATERIALET 3 2. UDBUDSBETINGELSER 4 2.1 ORDREGIVER 4 2.2 TIDSPLAN FOR UDBUDDETS GENNEMFØRELSE 4 2.2.1 SPØRGSMÅL 5 2.2.2 TILBUDSFRIST 5 2.2.3 VURDERING AF TILBUD OG UNDERRETNING OM TILDELINGSBESLUTNING 6 2.2.4 KONTRAKTINDGÅELSE 6 2.3 EGNETHED 7 2.3.1 TILBUDSGIVERS PERSONLIGE FORHOLD 7 2.3.2 TILBUDSGIVERS FINANSIELLE OG ØKONOMISKE KAPACITET 7 2.3.3 TILBUDSGIVERS TEKNISKE KAPACITET 8 2.4 TILDELINGSKRITERIUM 9 2.4.1 "PRIS" 9 2.4.2 "OPGAVENS UDFØRELSE" 9 2.5 KRAV TIL UDFORMNING AF TILBUD 10 2.6 ALTERNATIVE TILBUD 10 2.7 VEDSTÅELSESFRIST 10 2.8 FORTROLIGHED 10 2.9 VEDERLAG 11 2
1. INDLEDNING 1.1 KONTRAKTENS OMFANG Guldborgsund Spildevand A/S (herefter "Ordregiver") forestår tømning af bundfældningstanke (septiktanke, trixtanke og lignende) i Guldborgsund Kommune. Endvidere varetager Ordregiver administration af tømningsordningen. Ordregiver gennemfører dette udbud for at identificere den virksomhed ("Leverandøren"), som skal varetage denne opgave. Den udbudte kontrakt omfatter en årlig tømning af ca. 3.595 tanke, der geografisk opdeles efter kommunegrænserne fra de tidligere kommuner Nykøbing F., Nørre Alslev, Nysted, Sakskøbing, Stubbekøbing og Sydfalster. Kontrakten træder i kraft den 4. februar 2014 og ophører den 31. december 2016 med mulighed for forlængelse på op til to (2) år. Den maksimale varighed af den udbudte kontrakt er fem (5) år. Dokumentet "Arbejdsbeskrivelse" med bilag indeholder en udførlig beskrivelse af de opgaver, som er omfattet af den udbudte kontrakt. 1.2 UDBUDSFORM OG RETSGRUNDLAG Kontrakten er udbudt i offentligt udbud i henhold til udbudsdirektivet (Europa- Parlamentets og Rådets direktiv nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter) med senere ændringer. Bekendtgørelse nr. 937 af 16. september 2004 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter med senere ændringer finder tilsvarende anvendelse. 1.3 UDBUDSMATERIALET Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Udbudsbekendtgørelse fremsendt til offentliggørelse den 4. december 2013. Nærværende udbudsbetingelser (UB). Kontraktudkast. Tilbudsliste (TBL). 3
Tilbuds- og afregningsgrundlag (TAG). Arbejdsbeskrivelse med følgende bilag: Bilag A: Regulativ for tømning af bundfældningstanke 2012. Bilag B: Tømningsplan for 2013. Bilag C: Anbefalinger ved tømning af septiktanke på ejendomme med SPF-svin. Eventuelle rettelsesblade offentliggjort i tilbudsfasen. Eventuelle spørgsmål og svar offentliggjort i tilbudsfasen. Bemærk: Udbudsmaterialet uploades på Ordregivers hjemmeside www.guldborgsundforsyning.dk/udbud. Det påhviler tilbudsgiverne at downloade dokumenterne fra denne hjemmeside. "Spørgsmål & svar" og "Rettelser" offentligøres tilsvarende på denne hjemmeside. Tilbudsgiverne skal derfor løbende holde sig orienterede på siden. Enhver henvisning til "udbudsmaterialet" i dette dokument eller i de dokumenter, som er anført ovenfor, skal forstås som en henvisning til de dokumenter, som er nævnt i dette afsnit 1.3. 2. UDBUDSBETINGELSER 2.1 ORDREGIVER Ordregiver er: Guldborgsund Spildevand A/S CVR. nr. 32 55 98 24 Gaabensevej 116 4800 Nykøbing F. Eventuelle henvendelser vedrørende udbuddet skal rettes til: Tanja Nielsen E-mail: TNI@horten.dk Alle henvendelser bedes mærket " Guldborgsund Spildevand Tømningsudbud. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser hverken direkte til Ordregiver eller dennes rådgivere vedrørende udbuddet. 2.2 TIDSPLAN FOR UDBUDDETS GENNEMFØRELSE Hovedtidsplanen for udbuddets gennemførelse er som følger: 4
AKTIVITET DATO Offentliggørelse af udbudsmateriale 5. december 2013 "Frist" for spørgsmål (se afsnit 2.2.1) 9. januar 2014, kl. 10:00 Tilbudsfrist (se afsnit 2.2.2) Underretning om tildelingsbeslutning (forventet) (se afsnit 2.2.3) Kontraktindgåelse (tidligst) (se afsnit 2.2.4) 20. januar 2014, kl. 10:00 23. januar 2014 4. februar2014 Indenfor udbudsdirektivets rammer forbeholder Ordregiver sig ret til at ændre på ovenstående tidsplan. 2.2.1 SPØRGSMÅL Eventuelle spørgsmål bedes fremsendt pr. e-mail til: Tanja Nielsen E-mail: TNI@horten.dk Alle henvendelser bedes mærket "Guldborgsund Spildevand Tømningsudbud. Tilbudsgivernes opmærksomhed henledes på, at alle henvendelser skal ske skriftligt. Der kan ikke rettes telefoniske eller personlige henvendelser. Tilbudsgiverne opfordres til at stille deres spørgsmål senest torsdag den 9. januar 2014, kl. 10:00. Alle spørgsmål (også spørgsmål modtaget efter ovenstående "frist") vil blive besvaret, i det omfang det er muligt at fremkomme med en besvarelse senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Eventuelle rettelsesblade samt eventuelle spørgsmål og svar vil blive offentliggjort på Ordregivers hjemmeside (www.guldborgsundforsyning.dk/udbud) i anonymiseret form. 2.2.2 TILBUDSFRIST Tilbudsfristen er mandag den 20. januar 2014, kl. 10:00. Tilbud skal fremsendes til/afleveres hos: Advokatpartnerselskabet Horten 5
Att. Tanja Nielsen Philip Heymans Allé 7 2900 Hellerup Tilbud skal være modtaget på ovenstående adresse senest ved tilbudsfristens udløb. Tilbuddet bedes afleveret i 2 fysiske eksemplarer og i 1 elektronisk eksemplar på CD-rom eller USB-stik. Tilbud bedes tydeligt mærkes: "Guldborgsund Spildevand tømningsudbud. Såfremt tilbudsgiver fremsender tilbuddet pr. post, skal tilbudsgiver selv sikre sig, at tilbuddet kommer frem inden tilbudsfristens udløb. 2.2.3 VURDERING AF TILBUD OG UNDERRETNING OM TILDELINGSBESLUTNING Efter udløbet af tilbudsfristen foretager Ordregiver en vurdering af, hvorvidt tilbuddene er konditionsmæssige, dvs. opfylder de formelle og materielle krav til tilbuddets indhold og udformning. Dernæst foretager Ordregiver en vurdering af tilbudsgivers egnethed. Denne vurdering vil omfatte tilbudsgivers personlige forhold, tilbudsgivers økonomiske og finansielle kapacitet, samt endelig tilbudsgivers tekniske kapacitet. Vurderingen vil blive foretaget på baggrund af de oplysninger/dokumentation vedrørende egnethed, som tilbudsgiverne skal fremsende i medfør af udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.1 III.2.3. Disse oplysninger er gentaget nedenfor i afsnit 2.3. Kun tilbud fra tilbudsgivere, som er vurderet egnede til at varetage kontrakten, vil indgå i evalueringen, se umiddelbart nedenfor. Ordregiver vil derefter foretage en evaluering af tilbuddene i forhold til de offentliggjorte under- og delkriterier, jf. afsnit 2.4. På baggrund af denne evaluering underretter Ordregiver elektronisk tilbudsgiverne om, hvilket tilbud der er det økonomisk mest fordelagtige. 2.2.4 KONTRAKTINDGÅELSE Kontrakten indgås mellem Ordregiver og vindende tilbudsgiver på baggrund af det kontraktudkast, som indgår i udbudsmaterialet, jf. afsnit 1.3. Kontrakten vil tidligst blive indgået efter udløbet af den obligatoriske standstillperiode. Standstill-perioden løber 10 kalenderdage regnet fra dagen efter den dag, hvor Ordregiver elektronisk har afsendt underretningen om tildelingsbeslutningen til tilbudsgiverne. 6
2.3 EGNETHED Med henblik på Ordregivers vurdering af tilbudsgivernes generelle egnethed til at varetage kontrakten skal tilbuddet indeholde de i afsnit 2.3.1 til 2.3.3 beskrevne oplysninger og erklæringer. Bemærk: Der er ikke opstillet mindstekrav til tilbudsgivernes økonomiske, finansielle og tekniske kapacitet. Ordregiver vil således foretage en vurdering af tilbudsgivernes generelle egnethed. Såfremt Ordregiver ikke finder en tilbudsgiver generelt egnet til at løse opgaven, vil tilbuddet ikke blive evalueret. Det i afsnit 2.3.1 anførte svarer til det, som fremgår af udbudsbekendtgørelsens afsnit III.2.1 III.2.3. 2.3.1 TILBUDSGIVERS PERSONLIGE FORHOLD Tilbuddet skal indeholde følgende: (1) Tilbudsgivers navn, adresse, CVR-nummer (hvor et sådant haves), samt gerne navn og e-mailadresse for kontaktperson. (2) Erklæring på tro og love om, at tilbudsgiver ikke befinder sig i en situation omfattet af udelukkelsesgrundene i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 eller artikel 45, stk. 2, litra a-c og e-f. Tilbudsgivere, der befinder sig i en af de i udbudsdirektivets artikel 45, stk. 1 eller artikel 45, stk. 2 nævnte situationer, vil blive udelukket fra deltagelse, og vil ikke komme i betragtning til den udbudte kontrakt. Såfremt tilbudsgiver er et konsortium eller en anden sammenslutning af virksomheder, skal oplysning (1) og (2) fremlægges for hver deltager i konsortiet/sammenslutningen. Skabelon A, som offentliggøres på hjemmesiden www.guldborgsundforsyning.dk/udbud, kan anvendes til brug for (1) og (2). 2.3.2 TILBUDSGIVERS FINANSIELLE OG ØKONOMISKE KAPACITET Tilbuddet skal indeholde følgende: (3) Oplysning om tilbudsgivers omsætning for hvert af de seneste tre afsluttede regnskabsår. (4) Oplysning om tilbudsgivers resultat efter skat for hvert af de seneste tre afsluttede regnskabsår. (5) Oplysning om tilbudsgivers egenkapital for hvert af de seneste tre afsluttede regnskabsår. 7
Husk: Er tilbudsgiver et konsortium eller en anden sammenslutning af virksomheder, skal ovenstående (3)-(5) fremlægges for hver deltager i konsortiet/sammenslutningen. Bemærk: Er en tilbudsgiver en nystartet virksomhed, der ikke har mulighed for at fremlægge disse oplysninger, skal tilbudsgiver i stedet vedlægge en revisorerklæring, som kan dokumentere tilbudsgiverens finansielle og økonomiske kapacitet. Bemærk: En tilbudsgiver, som ønsker at basere sig på andre enheders økonomiske formåen (f.eks. underleverandører eller andre virksomheder i samme koncern som ansøger), skal fremlægge (a) dokumentation for, at de pågældende enheder/virksomheder har afgivet et juridisk bindende tilsagn om at ville stille økonomiske ressourcer til rådighed for tilbudsgiver til brug for udførelsen af den udbudte opgave, samt (b) oplysningerne nævnt under (3)-(5) for den/de pågældende enheder. Skabelon B og C, som offentliggøres på hjemmesiden www.guldborgsundforsyning.dk/udbud, kan anvendes til brug for (3)-(5) samt afgivelse af rådighedserklæring. 2.3.3 TILBUDSGIVERS TEKNISKE KAPACITET Tilbuddet skal indeholde følgende: (6) Oplysninger om det gennemsnitlige antal medarbejdere gerne fordelt på medarbejderkategorier for de sidste tre år. (7) Referencer for lignende arbejder udført indenfor de seneste 3 år. Ved lignende arbejder forstås arbejder vedrørende tømning af bundfældningstanke. Det skal så vidt muligt fremgå af referencerne, hvilke opgaver ansøgeren har løst, i hvilket tidsrum, og hvor opgaverne er blevet løst. Derudover ser Ordregiver gerne, at referencerne indeholder oplysning om kontraktværdien. (8) Oplysning om det materiel, som tilbudsgiver råder over, herunder en kort beskrivelse af, hvilket materiel der vil blive benyttet ved løsning af den udbudte opgave. Husk: Er tilbudsgiver et konsortium eller en anden sammenslutning af virksomheder, skal ovenstående (6)-(8) fremlægges for hver deltager i konsortiet/sammenslutningen. Bemærk: Såfremt tilbudsgiver baserer sig på andre enheders tekniske formåen (f.eks. underleverandører eller andre virksomheder i samme koncern som tilbudsgiver), skal tilbudsgiver (a) godtgøre, at tilbudsgiver kan råde over de ressourcer, der er nødvendige for kontraktens udførelse, f.eks. ved at fremlægge dokumentation for disse enheders forpligtelser i så henseende, samt (b) vedlægge en beskrivelse af de pågældende enheders tekniske kapacitet, se (6)-(8). 8
Skabelon D og E, som offentliggøres på hjemmesiden www.guldborgsundforsyning.dk/udbud, kan anvendes til brug for (6)-(8) samt afgivelse af rådighedserklæring. 2.4 TILDELINGSKRITERIUM Tildelingskriteriet er "det økonomisk mest fordelagtige tilbud" med følgende underkriterier (vægtning anført i parentes): Pris (70 %), se afsnit 2.4.1. Opgavens udførelse (30 %), se afsnit 2.4.2. 2.4.1 "PRIS" Ved vurderingen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Pris" vil Ordregiver lægge vægt på den samlede tilbudssum, således som denne fremgår af tilbudslistens samleark. Til brug for evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Pris" skal tilbudsgiverne udfylde og underskrive den tilbudsliste, som indgår i udbudsmaterialet, jf. pkt. 1.3. Bemærk: Alle poster i tilbudslisten skal udfyldes. En ikke-udfyldt post i tilbudslisterne, eller en post udfyldt med tegn eller bogstaver, vil af Ordregiver blive tolket således, at tilbudsgiver har tilbudt den pågældende ydelse til 0 kr. Tilbudsgiver vil være forpligtet til at levere den pågældende ydelse til 0 kr. Ved underskrivelse af tilbudslisten erklærer tilbudsgiver samtidig på tro og love ikke at have ubetalt, forfalden gæld til det offentlige, som overstiger 100.000 kr., jf. lovbekendtgørelse nr. 336 af 13. maj 1997 om begrænsning af skyldneres muligheder for at deltage i offentlige udbudsforretninger og om ændring af visse andre love. 2.4.2 "OPGAVENS UDFØRELSE" Ordregiver vil med dette underkriterium lægge vægt på følgende: At tilbudsgiver har en tømningsprocedure og en egenkontrol, der sikrer en lav fejlprocent ved udførelse af tømningerne. At tilbudsgiver håndterer kontakt til Ordregiver og kunder på en professionel, dialogorienteret og fleksibel måde. Til brug for evalueringen af tilbuddene i forhold til underkriteriet "Opgavens udførelse" skal tilbuddene indeholde en beskrivelse, som sætter Ordregiver i stand 9
til at evaluere tilbuddet i forhold til underkriteriet. Tilbuddet bør som minimum indeholde følgende: Beskrivelse af tilbudsgivers tømningsprocedurer og egenkontroller m.v., herunder hvordan disse procedurer og egenkontroller sikrer en lav fejlprocent i denne konkrete kontrakt. Beskrivelse af tilbudsgivers håndtering af dialogen med Ordregiver og kunder, herunder ved modtagelse af klager. Det bemærkes, at de to delkriterier vil blive vægtet lige. 2.5 KRAV TIL UDFORMNING AF TILBUD Tilbuddene skal som minimim indeholde: 1. Egnethedsoplysninger, se afsnit 2.3. Skabelonerne A-E kan anvendes. 2. Udfyldt og underskreven tilbudsliste, se afsnit 2.4.1. 3. Tilbudsbeskrivelse, "Opgavens udførelse", jf. afsnit 2.4.2. Tilbuddet skal affattes på dansk, dog accepteres dokumenter af teknisk, beskrivende karakter på engelsk. Bemærk: Tilbudsgiver opfordres til at afstå fra at tage forbehold, herunder standardforbehold og andre faglige forbehold. Ordregiver er i alle tilfælde berettiget til at forkaste tilbud, som indeholder forbehold, og vil i visse tilfælde være forpligtet hertil. Såfremt tilbudsgiver opfatter vilkår i udbudsgrundlaget som uacceptable eller uhensigtsmæssige, opfordres tilbudsgiver til at stille spørgsmål hertil frem for at tage forbehold. Ordregiver vil herefter tage stilling til, om der skal foretages ændringer i udbudsgrundlaget. 2.6 ALTERNATIVE TILBUD Tilbudsgiver er ikke berettiget til at afgive alternative tilbud. 2.7 VEDSTÅELSESFRIST Tilbudsgiver er forpligtet til at vedstå sit tilbud i mindst 3 måneder efter tilbudsfristens udløb, jf. afsnit 2.2.2. 10
2.8 FORTROLIGHED Ethvert tilbud vil blive behandlet fortroligt af Ordregiver og dennes rådgivere dog med de begrænsninger, der følger af lovgivningen, herunder offentlighedslovens regler om aktindsigt. Samtlige oplysninger, herunder materiale, som tilbudsgiver modtager fra Ordregiver i forbindelse med tilbudsindhentningen, skal behandles fortroligt. Dette gælder også, selvom tilbudsgiver måtte vælge ikke at afgive tilbud. 2.9 VEDERLAG Der udbetales ikke vederlag til tilbudsgiverne for disses udarbejdelse af tilbud. *** 11