1
Indledning I skrivende stund er vi i starten af 2013. Arbejdet med strategiplanen er i år gennemført i en komprimeret proces, da arbejdet med kommuneplanen, revision af tekster til ny hjemmeside samte introduktionen af mange nye kollegaer sammen med vores øvrige kerneopgaver har haft det primære fokus siden slutningen af 2012. Lederteamet udarbejdede et udkast til fokusområder dels ud fra direktionsstrategien, dels på baggrund af egne forslag til mål for 2013 som alle teams har drøftet på et teammøde i løbet januar. Da vi kun har meget få konkrete projekter direkte nævnt i Direktionsstrategien 2013, som er forankret i vores center, har vi frit arbejdet med vores bidrag, men alligevel tilpasset dem de fire temaer i direktionsstrategien. De mål/udsagn, der starter med et bogstav (og har denne farve), er direkte afskrift fra direktionsstrategien. Den udgave, du sidder med nu, er drøftet i centrets MED-regi i uge 7 og vil være centrets strategiplan for 2013. God læselyst! Refleksion over Strategiplanen 2012 og sådan gik 2012 2012 var et år, hvor centret gik fra at være to administrative afdelinger (Trafik & Anlæg samt Natur & Miljø) til at blive seks faglige teams og et lederteam. Der er derfor benyttet en del ressourcer til denne proces. De faglige teams startede op i efteråret, samtidig med at der blev ansat to fagledere. Vi har oprettet særlige mail-postkasser og telefonnumre i alle teams, som skal sikre en indgang til hvert enkelt team, der i fællesskab koordinerer og fordeler opgaver, så de bliver løst bedst muligt. I 2012 har vi udover vores kerneopgaver inden for myndighed og drift også Arbejdet med struktur og tekster til ny hjemmeside Arbejdet med et udviklingsprojekt om ny styring af opgaver og organisering i Park og Vej Påbegyndt arbejdet med revision af spildevandsplan Udarbejdet natur- og vandhandleplaner Deltaget i projekt Styrket Borgerkontakt Påbegyndt arbejdet med kommuneplanen Kirsten Agerholm Gyalokay Centerchef Torben Greve Direktør 2
Tema 1 Velfærd og kvalitet Indsats og aktiviteter Kvalitet og service Vi har siden 2007 (lovkrav) udviklet og arbejdet med kvalitetsstyring inden for natur- og miljøområde. Det har betydet et væsentligt kvalitetsløft for området generelt ved et højt og ensartet niveau i sagsbehandlingen, hvori forventninger og krav til vores sagsbehandling er nøje beskrevet. Med udgangspunkt i de gode erfaringer vil vi Evaluere og tilpasse kvalitetsstyringssystemet til centrets nye organisering Videreudvikle en række procedurer for andre af centrets opgaver (f.eks. vejmyndighed) Koordinering og samarbejde I forhold til servicebegrebet vil vi have fokus på dels vores interne service, dels den eksterne service. Det betyder, at vi skal have fokus på vores koordinering og samarbejde i organisationen som helhed. Den nye organisering i faglige teams kan betyde nye måder at koordinere vores opgaver på. Det gælder internt i teamet, mellem centrets teams, på tværs af centre og ikke mindst for eksterne interessenter, dvs. kommunens borgere og virksomheder. Derfor vil vi i år Indføre og afprøve metoder for den tværgående koordinering af opgaver og sager mellem vores faglige teams Arbejde for en tydelig forventningsafstemning i den tværgående sagsbehandling mellem Ejendom og Byggeri og os Sikre at vi deltager i og bidrager til aktuelle og relevante projekter, som udspringer fra andre centre Forventningsafstemme med borgere og virksomheder i forhold til sagsbehandlingen dels løbende under sagsbehandlingen og i vores information på hjemmesiden c) Arbejde videre med lokalsamfundets styrker: Lokaldemokrati version 3 Vi vil bidrage konstruktivt med vores faglighed til dette område i de tilfælde, hvor det er relevant og i det omfang, ressourcerne tillader det. d) Implementere ny skolestruktur Vi vil bidrage konstruktivt med vores faglighed til dette område i de tilfælde, hvor det er relevant og i det omfang, ressourcerne tillader det. Inden for trafiksikkerhed og trafikpolitik forventer vi at indgå i et samarbejde med skolerne og med Center for Dagtilbud og Uddannelse. Mål Vi har i løbet af året etableret en ny organisering af vores kvalitetsstyringssystem udarbejdet procedurer på mindst tre nye områder etableret en tværgående koordinering af sager på tværs af teams 3
Tema 2 Erhverv og bosætning Indsats og aktiviteter Vi har mange delaktiver i forhold til erhverv og bosætning, da vi sammen med Ejendom og Byggeri varetager myndighedsområdet for den fysiske del i kommunen. a) Organisere, tydeliggøre og udvikle områdets erhvervsindsats, herunder kommunens rolle heri. Vi vil indgå konstruktivt i det fælles fokus på serviceringen af erhvervsområdet, hvor der skal ske nye prioriteringer for at efterleve erhvervspolitikken. Det kan betyde nye måder at tilgå vores opgaver. Vi vil gennem tilpasning i vores organisation og indbyrdes koordinering mellem teams og centre arbejde for en smidig og ensartet sagsbehandling. Vi ønsker at blive inddraget i koordineringen med erhvervsudviklingen og er klar over, at vi skal arbejde for en hurtig og smidig sagsbehandling for at tiltrække erhvervets interessenter. Vi vil i forbindelse med vores sagsbehandling arbejde for at skabe en konstruktiv dialog med virksomhederne, når der findes muligheder og ikke kun begrænsninger, som de oplever ved et afslag. b) Søge om EGN- godkendelse af GeoPark Odsherred (EGN= European Geoparks Network). Vi vil kontinuerligt bidrage til udviklingen af GeoPark Odsherred. Det gør vi i form af pleje og formidling af natur og fortidsminder, gennem vedligehold og etablering af adgang til oplevelser i natur og landskab, de lovpligtige miljøtilsyn af kommunens virksomheder, drift af kommunens arealer, veje, stier og kommunens tre havne samt mange andre opgaver, som understøtter dette fælles og tværgående udviklingsprojekt. c) Tiltrække borgere, som kan bidrage til Odsherreds fortsatte udvikling. Vi skal fortsat arbejde for at sikre, at kommunens meget væsentlige naturkvaliteter bevares, så kommunen bevarer sin position som et bosætningsområde og turistmål med store og vigtige naturværdier Vi vil være med til at skabe gode forudsætninger for turisme og erhverv i kommunen. Vi kan bidrage hertil gennem sikring af badevandskvalitet og værdifuld natur i form af rene vandløb og søer, der byder på rige og varierede naturoplevelser. Til at understøtte arbejdet med erhverv og bosætning skal vi i 2013 også bidrage til at udarbejde flere større planer (flere er lovpligtige). Planerne er specificeret i afsnittet herunder. 4
Mål Vi har i løbet af året Sammen med den øvrige organisation indarbejdet nye prioriteringer og metoder i vores dialog og kommunikation med erhvervsvirksomheder Udarbejdet en ny 6-årig ressourceplan (affaldsplan), som skal gælde for årene 2014-2020 Udarbejdet Miljøtilsynsplan 2013 for virksomheder og husdyrbrug. Planen skal blandt andet indeholde afsnit om det geografiske område, en fortegnelse over virksomheder og husdyrbrug samt en vurdering af miljøproblemer Udarbejdet en ny naturkvalitetsplan (vedrørende fortidsminder, Natura 2000 etc.), som blandt andet skal omfatte en kvalitetsmæssig kortlægning af kommunens beskyttede natur I samarbejde med Odsherred Forsyning udarbejdet en ny spildevandsplan I samarbejde med Odsherred Forsyning og den øvrige organisation udarbejdet en klimatilpasningsplan 5
Tema 3- Styring og effektivisering Indsats og aktiviteter b) Udarbejde et grundlag for at markedsprøve Park og Vej I forbindelse med budgetprocessen for 2013 blev det besluttet at markedsprøve park- og vejområdet, hvor selve udbudsmaterialet skal være klar til udsendelse i januar 2014. Organisatorisk ligger ansvaret for opgaven i Økonomi og Analyse, men det er vigtigt, at vi bidrager med den viden og de kompetencer, der er til rådighed for at sikre at: hele området og alle opgaver bliver registreret serviceniveauet tilpasses et niveau, der svarer til det afsatte budgetniveau kontraktformen tilpasses den nye styring efter KLKs anbefaling Relevante teams vil bidrage med at udrede tilsynsopgaver samt beskrive og registrere aktuelle arbejdsopgaver. Overblik over tid og opgaver For at skabe et overblik over alle vores kerneopgaver og de mange andre udviklingsprojekter, som vi også skal sikre ressourcer til, vil vi arbejde for at etablere et tidsregistreringssystem. Systemet skal være nemt at arbejde med og vi skal kunne bruge det til både ferieoverblik, sygemelding og fleksregnskab m.m. Vi skal bruge systemet til at skabe overblik over ressourcer på de enkelte myndigheds- og driftsopgaver men også til at få et tydeligere billede af de mange andre ad hoc opgaver, som også kræver vores ressourcer og kompetencer og som naturligt dukker op over året. Effektive arbejdsgange I de enkelte teams vil vi gennemgå vores arbejdsgange og sikre, at vi udnytter vores ressourcer optimalt. Vi vil benytte os af vores nye kollegaer og lytte til deres nysgerrige spørgsmål og i fællesskab finde den struktur og organisering internt i teamet, som giver de fornuftige og effektive arbejdsgange samtidig med at vi bevarer en høj kvalitet i vores arbejde. Hvor det er relevant, skal de indarbejdes i vores kvalitetsstyringssystem. Mål Vi har i løbet af året gennenført de relevante opgaver i forbindelse med arbejdet med udbud af Park og Vejs opgaver implementeret et tidsregistreringssystem, som vi bruger dagligt 6
Tema 4 Organisation og samarbejdsformer Indsats og aktiviteter a) Give den nye personalepolitik liv: Trivsel og Ambition Først og fremmest skal vi have etableret en MED-struktur i centret, som er tilpasset den nye organisering og godkendt i Hovedudvalget. Dette skal ske hurtigst muligt. Det nye MED-udvalg får dermed ansvaret for at gennemføre arbejdet med den ny personalepolitik og skal sikre, at vi får udpeget de emner i personalepolitikken, som vi ønsker at arbejde med. Dette skal ske i en proces i løbet af foråret sammen med alle medarbejdere i centret. I MED-udvalget vil vi også drøfte og behandle diverse interne retningslinjer, som skal skabe tydelige aftaler for vores interne arbejdsforhold. Justering og evaluering af centrets organisation Vi er nu organiseret i seks faglige teams. Der kan løbende være behov for at tilpasse vores opgaver på tværs af teams, så vi hele tiden har de rette kompetencer til at løse vores opgaver i høj kvalitet. Vi skal også have fokus på at udvikle vores teams til produktive og velfungerende teams med fokus på både høj faglighed og god trivsel. Til efteråret har organiseringen med seks faglige teams og to fagledere fungeret i et år. MED-udvalget vil derfor sikre, at vi evaluerer organisationen med fokus på, hvad der fungerer godt og hvor vi har behov for at udvikle os. Kommunikation med borgere og virksomheder Vi har det overordnede indsatsområde og mål at arbejde fokuseret med vores kommunikation til borgere og virksomheder. Visionen er, at vi gennem et fokuseret arbejde med hvordan og hvornår vi kommunikerer med borgere og virksomheder, kan give oplevelsen af den gode dialog og kompetent og redelig sagsbehandling for der igennem at skabe en større forståelse for og accept af vores afgørelser. Derfor skal vi overveje en metode til, hvordan vi kan måle, om vi har skabt større forståelse og accept - og i forhold til hvad. Med indsatsen for en bedre kommunikation med borgere og virksomheder har vi valgt at sætte en række handlinger, projekter og processer i gang, som kan nuancere og kvalificere vores arbejde med kommunikation. Opdatering af procedurer for sagsbehandling - Vi vil give vore procedurer og brevskabeloner et serviceeftersyn med fokus på den gode kommunikation. Se i øvrigt tema 1. Styrket borgerkontakt - Tre teams (Natur, Vand og Trafik) deltager desuden i et pilotprojekt i kommunen om Styrket Borgerkontakt. Som værktøj har Styrket Borgerkontakt medført en række udviklende diskussioner og givet refleksion over, hvornår vi skal tage den direkte kommunikation, og hvornår vi med fordel kan tænke i alternativer. Juridisk opgradering Vi skal løbende sikre en juridisk opgradering inden for vores specifikke fagområder, da der internt i de forskellige teams er behov for videreudvikling af kompetencer. 7
Alle nye medarbejdere skal tilbydes kursus i forvaltningsret og god forvaltningsskik. Der skal afvikles workshop om, hvordan vi som sagsbehandlere kan styrke kommunikationen i håndhævelsessager. Særlige fokusområder: Skiltekampagne, naturplejeprojekt Vi vil styrke vores kommunikation gennem en mere progressiv kommunikation i form af kampagner, hvor vi skal informere om gældende regler og lovgivning. Vi vil i forbindelse med naturpleje-, vandløbs- og stiprojekter skabe de gode historier Kommunikation med virksomheder og landbrug - Med fokus på en udførlig kommunikation før selve sagsbehandlingen af miljøsager går i gang, skal vi f.eks. tidligt og jævnligt opdatere landmænd om deres kommende miljøsager og forklare dem, hvorfor sagsbehandlingen trækker ud. Det er en stor ulempe, at miljøsager ofte ligger i kø i flere år, før vi kan starte behandlingen. Ny lovgivning og nye teknologiske muligheder medfører ligeledes, at sagerne trækkes i langdrag. Vi skal skabe kommunikation og dialog før sagens behandling, som skal bidrage til, at landmændene føler, at deres sager glider lettere og at de får en god behandling. Kommunikation om beskæring i forhold til kommunens renovation - I kommunikationen til borgerne vil vi øge fokus på at sikre den nødvendige beskæring f.eks. med information til Landliggeren og lokalaviserne. Ensartet kommunikation - I kommunikationen til borgerne skal vi skabe en ensartethed i centrets informationsproduktioner. Fokus på positiv kommunikation Hvordan arbejder vi med det? Dialog med brancher vi vil afprøve metoder for konstruktiv dialog og målrettet information af bl.a. udvalgte brancher. F.eks. ejendomsmæglere (en målgruppe, som både kan informeres om 3, skilteregler m.m.), landbrugsorganisationer m.fl. Mål Vi har i løbet af året etableret en ny MED-organisation aftalt en række relevante interne retningslinjer arbejdet med den nye personalepolitik og udvalgt særlige fokusområder, som vi er begyndt at arbejde med evalueret vores organisation og ved nu, hvor det fungerer godt og hvad vi skal udvikle evalueret og taget det bedste med fra Styrket Borgerkontakt gennemført mindst fem relevante kampagner eller arrangementer, hvor god og målrettet kommunikation har været i fokus aftalt hvordan vi vil måle og vurdere vores udvikling på kommunikationsområdet 8