Vejledning til AFMELDING AF ANLÆGSAKTIVER I NAVISION STATS ANLÆGSMODUL Side 1 af 8
Indholdsfortegnelse 1. Indledning... 3 2. Afmelding af aktiver i Navision Stat... 4 2.1 Store anlægsaktiver ctr. små anlægsaktiver... 4 2.1.1 Oversigt, "let-omsættelige" aktiver... 4 2.2 Afmelding af små anlægsaktiver.... 4 2.2.1 Kassation/skrotning... 5 2.2.2 Tyveri/bortkomst... 5 2.2.3 Salg... 6 2.3 Afmelding af store anlægsaktiver... 8 2.3.1 Afmeldingsprocedure... 8 2.3.2 Dokumentation for afmelding... 8 Side 2 af 8
1. Indledning Denne vejledning giver en detaljeret beskrivelse af, hvorledes anlægsaktiver afmeldes i Navision Stats Anlægsmodul. Vejledningen retter sig primært mod de decentrale brugere og omhandler følgende afmeldingssituationer: Kassation/skrotning Tyveri/"bortkomst Salg Grundlæggende er der ikke ændret ved de principper, som regulerer procedurerne der relaterer sig til anlægsregistreringen. Der er i de forgangne år opsamlet erfaringer i, hvor der hyppigst opstår fejl, hvorfor der er lavet nogle præciseringer og uddybninger af definitioner og beskrivelser. De væsentligste ændringer i forhold til tidligere er: Præcisering af den forskellige procedure for henholdsvis små aktiver (AU-GENEREL) og store aktiver (AU-AKTIV) Rettelse af afmeldingsblanket, hvor der nu er indføjet en oplysning om salgspris. Side 3 af 8
2. Afmelding af aktiver i Navision Stat Ved afmelding af et aktiv er det vigtigt at sondre mellem store anlægsaktiver og små aktiver, herunder letomsættelige aktiver, idet der gælder forskellige procedurer for afmeldingen afhængig af aktivtypen. Afgrænsningen mellem store anlægsaktiver (AU-AKTIV) og små anlægsaktiver (AU-GENEREL) tager udgangspunkt i aktivets samlede anskaffelsesværdi som beskrevet i det følgende. 2.1 Store anlægsaktiver ctr. små anlægsaktiver AU har fastlagt, at alle anlægsaktiver med en anskaffelsessum på mindst 100.000 kr. (excl. moms) skal registreres særskilt i anlægsmodulet og aktiveres, dvs. at disse aktiver indgår i AU s balance. Herudover har AU fastlagt, at der skal ske en registrering i anlægsmodulet af "små-aktiver" med en anskaffelsessum på mindst 25.000 kr. (excl. moms). Anlægsaktiver med en anskaffelsessum mellem 25.000 99.999 kr. (excl. moms), vil blive straksafskrevet og dermed ikke indgå i balancen. Visse typer af aktiver skal dog ses som ét samlet aktiv, f.eks. skal en forsøgsopstilling, der består af flere aktiver, registreres og værdiansættes som ét anlægsaktiv. Endelig er det fastlagt, at "let-omsættelige" aktiver skal registreres uanset anskaffelsessum. Ved "letomsættelig" forstås, at aktivet er særligt attraktivt for indbrudstyve, idet det er forholdsvis let at videresælge. Nedenfor er angivet en oversigt over typiske eksempler på "let-omsættelige" aktiver. (listen er ikke udtømmende. 2.1.1 Oversigt, "let-omsættelige" aktiver PC ere Bærbare PC ere/pda ere Fladskærme Printere Data/videoprojektorer Kameraer (digital-, video-, polaroid-, etc.) Særligt fotoudstyr/av-udstyr Radio/TV-udstyr Mobiltelefoner "Designer"-aktiver (eks. B&O-anlæg, PH-møbler, etc.) Særlige kunstgenstande (registreres i særskilt register v. Teknisk Forvaltning) Etc. 2.2 Afmelding af små anlægsaktiver Små anlægsaktiver, herunder let-omsættelige aktiver, er defineret som aktiver med en anskaffelsesværdi under 100.000 kr. Små aktiver kan desuden identificeres ud fra afskrivningsprofilkoden AU_GENEREL. Afmeldingsproceduren for små aktiver afhænger af årsagen til afmeldingen. I det følgende gennemgås fremgangsmåden for afmelding med udgangspunkt i de typiske afmeldingssituationer. Afmeldingsskemaet skal udfyldes og underskrives, uanset om årsagen til afmeldingen er kassation Side 4 af 8
Ved afmelding af et små aktiv skal afmeldingsskema samt kopi af kvittering for evt. politianmeldelse opbevares decentralt som dokumentation for afmeldingen uanset om afmeldingen skyldes skrotning, tyveri/bortkomst eller salg. Afmeldingsblanketten findes elektronisk på økonomiportalen. 2.2.1 Kassation/skrotning Ved kassation/skrotning af små aktiver udfyldes først et afmeldingsskema, der underskrives af institutlederen. Herefter kan aktivet afmeldes i anlægsmodulet på baggrund af afmeldingsskemaet. Afmeldingen foretages på anlægskortet via fanebladet Generelt. Fanebladet Generelt For at registrere et aktiv som afmeldt, markeres feltet Inaktiv. Herved kan der ikke bogføres på aktivet, ligesom aktivet ikke medtages i rapporter mv. Herudover kan mere detaljerede oplysninger indtastes under Bemærkning. 2.2.2 Tyveri/bortkomst Ved tyveri/bortkomst af små aktiver udfyldes først et afmeldingsskema, der underskrives af institutlederen. Herefter kan aktivet afmeldes i anlægsmodulet på baggrund af afmeldingsskemaet. Afmeldingen foretages på anlægskortet via fanebladet Generelt. Fanebladet Generelt Side 5 af 8
For at registrere et aktiv som afmeldt, markeres feltet Inaktiv. Herved kan der ikke bogføres på aktivet, ligesom aktivet ikke medtages i rapporter mv. Herudover indtastes mere detaljerede oplysninger under Bemærkning, eksempelvis henvisning til politirapport, omstændigheder vedr. tyveri eller lign. 2.2.3 Salg Salg af små aktiver vil som altovervejende hovedregel ske i forbindelse med ombytning af aktiver til et nyt/andet aktiv. Registreringen heraf foretages af den decentrale økonomimedarbejder i forbindelse med registreringen af købsbilaget for det nye aktiv (="salgsbilaget" for det gamle aktiv). "Salgsprisen" for det gamle aktiv registreres direkte på den relevante finanskonto uden tilknytning til anlægsmodulet (Type = finans). Det nye aktiv registreres med den fulde anskaffelsesværdi på samme måde som andre nyanskaffelser (Type = anlæg). Købsfaktura Side 6 af 8
Grundet opbygningen af Navision kan salg af små aktiver ikke bogføres direkte på aktivet. Dette bevirker, at salgsbeløbet ikke fremgår direkte af anlægskortet. Aktivet afmeldes derfor på samme måde som beskrevet under afsnit 2.2.2. I Bemærkningsfeltet anføres oplysninger vedrørende salget, eks. salgspris, salgsårsag o. lign. Fanebladet Generelt Side 7 af 8
2.3 Afmelding af store anlægsaktiver Store anlægsaktiver er defineret som aktiver med en samlet anskaffelsesværdi på min. 100.000 kr. Store anlægsaktiver kan desuden identificeres ud fra afskrivningsprofilkoden AU_AKTIV. Afmeldingsproceduren for anlægsaktiver er ikke den samme i forhold til små anlægsaktiver. I det følgende gennemgås fremgangsmåden for afmelding af store anlægsaktiver. 2.3.1 Afmeldingsprocedure Ved afmelding af et stort anlægsaktiv (AU_AKTIV) skal der altid sendes en kopi af afmeldingsskemaet til Regnskabskontoret, uanset om årsagen til afmeldingen er kassation/skrotning, tyveri/bortkomst eller salg. Afmeldingsblanketten findes elektronisk på økonomiportalen. Dette skyldes, at Regnskabskontoret løbende beregner afskrivninger mv. på anlægsaktivet. Ved afmelding af anlægsaktivet skal der således laves en opgørelse af de foretagne afskrivninger m.v., ligesom der skal foretages en beregning af eventuel gevinst eller tab på anlægsaktivet i forbindelse med afmeldingen. 2.3.2 Dokumentation for afmelding Ved kassation/skrotning foregår afmeldingen ved, at der udfyldes et afmeldingsskema, der efter behørig godkendelse/underskrift af institutlederen fremsendes til Regnskabskontoret. Afmeldes anlægsaktivet på grund af tyveri/bortkomst skal afmeldingsskemaet vedlægges kopi af kvittering for evt. politianmeldelse. Ved oprettelse af salgsbilag skal salgssummen krediteres konto 6680. Er der tale om et salg af anlægsaktivet skal salgsbilaget vedlægges afmeldingsskemaet. Regnskabskontoret foretager herefter de nødvendige registreringer i Navision til afmelding af anlægsaktivet. Når afmeldingen af anlægsaktivet er blevet behandlet af Regnskabskontoret, vil det fremgå af anlægskortet med en markering i feltet "Solgt". Side 8 af 8