Bedre kvalitet i sagsbehandlingen i børnesager Ledelsens tiltag (kort version)
Indledning Lejre Kommunes revisionsfirma PwC gennemførte i efteråret 2015 en sagsrevision, på det specialiserede børneområde. Den viste, at sagsbehandlingen i Børne- og Familierådgivningen i Center for Børn, Unge & Familie ikke lever op til lovgivningens formelle krav. For at få en mere grundig viden om problemernes karakter og omfang, bad ledelsen PwC gennemgå yderligere 50 børnesager. Formålet med undersøgelsen er at sikre, at de ledelsesmæssige tiltag for at bedre kvaliteten i sagsbehandlingen er tilstrækkelige. PwCs kvalitetsundersøgelse viser, at der trods forbedringer siden dannelsen af CBUF pr. 1. januar 2015 fortsat er alvorlige fejl og mangler i sagsbehandlingen. Ledelsen præsenterer på den baggrund sine tiltag for at forbedre kvaliteten: 1. Der tilføres ekstra personaleressourcer 2. Den faglige ledelse og implementeringskraft samt opfølgning styrkes. 3. Systematikken i sagsbehandlingsarbejdet forbedres og IT understøttes 4. Gamle sager gennemgås efter en struktureret plan 5. Der sikres et højt informationsniveau til samarbejdspartnere 6. Øvrige tiltag, herunder en ny kvalitetsopfølgning primo 2. kvartal 2017.
Ad 1. Der tilføres ekstra personaleressourcer Der er behov for i en periode at tilføre ekstra personaleressourcer for at forbedre kvaliteten i sagsbehandlingen i såvel gamle som nye sager. Der rekrutteres: Yderligere to socialrådgivere. En studentermedhjælper/administrativ hjælp. En socialjurist som har ansvar for Klagesagshåndtering, aktindsigtsanmodninger, juridisk vejledning af rådgivere og ledere i forbindelse med sagsbehandling m.h.p at forebygge klager og støtte rådgiverne. Herudover allokeres en intern konsulent til implementeringsarbejdet. Endelig tilføres der midlertidigt ekstra ressourcer gennem aftaler med CAFA om at gennemføre 50 undersøgelser og støtte med faglig ledelse, og PwC om at varetage projektledelse i forhold til implementering af DUBU.
2. Den faglige ledelse og implementeringskraft styrkes Pwc s kvalitetsundersøgelse viser, at der er behov for en fokuseret ledelsesindsats, der sikrer struktur og systematik samt implementeringskraft tæt på driften. Afdelingsleder Pia Fussing Nielsen går på barsel 1. september, og kan ikke erstattes ved at rekruttere en vikar (krav til tyngde og stærk faglig profil). Samtidig er der et markant behov for faglig sparring, jf. pwc rapporten. Løsningen er ikke nu varigt at ansætte flere ledere, men at styrke ledelsesarbejdet i en periode ved at tilføre kompetencer udefra og skærpe de strukturer, der udøves ledelse i. Der dannes derfor foreløbig frem til udgangen af 1. kvartal 2017 et fagligt ledelsesteam som sammensættes af afdelingsleder Pia Fussing Nilsen (indtil barsel), PPR leder Vivi Anker, teamkoordinator Monica Jacobsen og Susanne Katz, CAFA. Centerchef Lone Tue Hansen varetager personaleledelse af medarbejderne under Pia Fussing Nielsens barsel. Ledelsesteam og centerchef indgår i en styregruppe som direktør Jan og Kommunaldirektør Inger Marie Vynne er direktøransvarlige for, og som mødes ugentligt med ovennævnte ledelsesgruppe for at træffe beslutninger og overvåge fremdriften. Endvidere styrkes frontfunktionen som er indgang for forældre og pårørende samt lærere og pædagoger der har behov for vejledning eller som er i tvivl om de skal underrette.
3. Systematikken i sagsbehandlingsarbejdet forbedres og IT understøttes Integrated Children System (ICS) er en helhedsorienteret metode for sagsbehandling og udredning i sager om udsatte børn og unge. ICS bygger på inddragelse af barnet og familien, og fokus på ressourcer. Kernen i metoden er en forståelse for, at børns og unges velfærd bliver formet i samspillet mellem barnets/den unges udviklingsmæssige behov, forældrekompetencer og familieforhold familie og omgivelser. DUBU er det fællesoffentlige it-system der understøtter socialrådgiverne i at arbejde efter ICS metoden, og som også sikrer korrekt dokumentation, nem adgang til statistik og ledelsesinformation m.v. Der er i 2015 uddannet superbrugere, og alle medarbejdere er under oplæring i ICS og i DUBU. Den kommende tid genopfriskes kompetencerne, og ledelsen beslutter og kommunikerer fælles principper for hvordan DUBU anvendes samt sikrer, at systemmæssige/tekniske barrierer for implementeringsarbejdet fjernes. Implementeringen gennemføres i forbindelse med, at alle gamle sager gennemgås. I samme arbejdsgang overføres relevante dokumenter til DUBU. I alle nye sager skal DUBU anvendes korrekt. Denne publikation fra KL giver en god, hurtig introduktion til hvorfor implementering af DUBU er vigtig>> http://www.kl.dk/imagevaultfiles/id_64595/cf_202/fortllinger_fra_dubu_kommuner.pdf
4. Gamle sager gennemgås efter en struktureret plan Pwc s kvalitetsundersøgelse viser, at der stadig er et betydeligt efterslæb i sagsbehandlingen. Dette skal primært ses som en konsekvens af flere års utilstrækkelig sagsbehandling som betyder, at der er et behov for sagsgenopretning, d.v.s. en gennemgang af gamle sager for at sikre en tilstrækkelig kvalitet og dokumentation i sagerne. I august og frem til forventeligt udgangen af 1. kvartal 2017 gennemgås alle børnesager, hvor der ikke inden for det seneste halve år har været opfølgning. Det sker i en struktureret arbejdsproces hvor rådgiverne gennemgår de enkelte sager i deres sags stamme ud fra en nærmere fastlagt metodik hvori indgår: - Den nødvendige dokumentation indhentes, journaliseres på sagen og indarbejdes i de faglige vurderinger - 50 undersøgelse udarbejdes i de sager, hvor det vurderes nødvendigt. Omfanget af undersøgelsen defineres ud fra bekymringsniveauet, altså ud fra behovet. - Børnesamtale, typisk i forbindelse med evt. 50 undersøgelse - Handleplan og evt. revurdering af støtte til barn /ung og familie - Korrekt indføring af sagen i DUBU og registrering i økonomisystemet.
5. Der sikres et højt informationsniveau til samarbejdspartnere Informationen og kommunikationen skal styrkes under hele implementeringsarbejdet, både internt og eksternt. Kommunikationsplanen er ikke endeligt tilrettelagt og skal også afspejle samarbejdspartnernes ønsker og behov, men følgende vil indgå: Der dannes et forældre ekspertpanel med forældrerepræsentanter som mødes med styregruppen i en fast mødekadence mhp at give input til forbedringer i arbejdsgange, kommunikation og formidle brugeroplevelser som kan indgå i udviklingsarbejdet. Der dannes et lignende fora med repræsentanter for dagplejere, lærere og pædagoger m.h.p. at få de kommunale samarbejdspartneres tilsvarende bidrag. Styregruppen er ansvarlig for dialogen med de to fora. Der sikres gennem skriftlig og mundtlig information et højt informationsniveau og dialog med samarbejdspartnere på børne- og voksenområdet.
6. Øvrige tiltag De uddannelsestiltag, som er sat i værk vedrørende 50 undersøgelser og børnesamtaler gennemføres som planlagt. Det igangværende arbejde med arbejdsgange videreføres og det sikres, at vigtige arbejdsgange herunder de vedtagne arbejdsgange på ungeområdet - implementeres, og at medarbejdernes adgang til besluttede arbejdsgange forbedres. Ledelsen (styregruppen) beslutter fælles principper for hvornår en sag er genoprettet, og hvad sagsbehandler rollen er (og ikke er). Der gennemføres v. PwC en opfølgende kvalitetsmåling i begyndelsen af 2. kvartal 2017.