Vejledning til Projektledelsesaftalen

Vejledning til Projektledelsesaftalen Moderniseringsstyrelsen Landgreven 4 Postboks 2193 1017 København K T 3392 8000 www.modst.dk og www.statensindkob.dk

Indholdsfortegnelse Side 2 af 10 1. Indledning... 3 2. Hvem kan bruge Rammekontrakten?... 3 3. Rammekontraktens varighed... 4 4. Sortiment på Rammekontrakten... 4 5. Bestilling... 5 6. Afbestilling og ændring af bestilling... 6 7. Fakturering og betaling... 7 8. Campus... 8 9. Evaluering... 9 10. Misligholdelse, Mangler og forsinkelse... 9 11. Leverandørens erstatningspligt og ansvarsforsikring... 10 12. Tvister... 10

Side 3 af 10 1. INDLEDNING Statens Indkøb i Moderniseringsstyrelsen har som led i 10. fase af Statens Indkøbsprogram udbudt indkøbsaftalen om projektledelseskurser (Projektledelsesaftalen). Formålet med Projektledelsesaftalen er at sikre, at rammeaftalens kunder får adgang til indkøb af projektledelseskurser, der opfylder kravet om god kvalitet inden for branchen, og svarer til kundens konkrete behov til en attraktiv pris. Formålet med denne vejledning er at hjælpe kunder til at få et bedre overblik over Projektledelsesaftalens konkrete indhold og overføre Projektledelsesaftalens bestemmelser til den konkrete indkøbssituation. Vejledningen kan på ingen måde erstatte rammekontrakten, men er alene tiltænkt som en samling af de væsentligste informationer i rammekontrakten med bilag. Du kan læse mere på www.statensindkob.dk, hvor du også kan finde rammekontrakten, kontraktbilag, prisoversigter mv. 2. HVEM KAN BRUGE RAMMEKONTRAKTEN? Statslige institutioner er i rammekontraktens løbetid forpligtet til at foretage køb via rammekontrakten, hvis institutionen skal købe tjenesteydelser mv. inden for rammekontraktens område. Ved at bruge rammekontrakten løfter de statslige institutioner samtidig deres udbudspligt på området. Rammekontrakten indebærer således, at statslige myndigheder i henhold til cirkulære om indkøb i staten er forpligtet til kun at købe ind hos rammekontraktens leverandør inden for rammekontraktens område. Indkøbsaftalen dækker alle de mest almindelige produkter og ydelser inden for indkøb af projektledelseskurser i staten. Det forpligtende element betyder, at de aftaleomfattede tjenesteydelser mv. ikke kan købes uden for indkøbsaftalen, herunder ved brug af fx SKI s aftaler, ligesom der heller ikke kan købes substituerbare produkter uden for Projektledelsesaftalens sortiment hos aftalens leverandør. Hvis en konkret tjenesteydelse ikke er omfattet af indkøbsaftalens sortiment, men det er muligt at købe en substituerende tjenesteydelse på aftalen, så skal tjenesteydelsen købes på indkøbsaftalen. Dvs. at aftalens tjenesteydelser, der kan opfylde det behov, som det aktuelle indkøb vedrører, skal købes på indkøbsaftalen. Selvejende institutioner mv., Grønlands selvstyre, Folketinget og Danmarks Nationalbank kan ligeledes gøre brug af Projektledelsesaftalen. Ved at tilmelde sig kan selvejende institutioner mv. frivilligt købe Projektledelsesaftalens ydelser, men er ikke forpligtet til at bruge rammeaftalen. Tilmelding indebærer alene en adgang, men ikke en forpligtelse til at anvende rammeaftalen.

Side 4 af 10 Selvejende institutioner mv., Grønland selvstyre, Folketinget og Danmarks Nationalbank kan tilmelde sig aftalen fra medio november 2015. Tilmeldingen foregår elektronisk via hjemmesiden www.statensindkob.dk/tilmelding, hvor du også kan finde en vejledning om tilmeldingsprocessen. I Kontraktbilag 3A og 3B kan du se, hvilke selvejende institutioner mv., der kan benytte aftalen. 3. RAMMEKONTRAKTENS VARIGHED Rammekontrakten er gældende i 2 år. Den træder i kraft d. 30. november 2015 og løber frem til og med den 29. november 2017. Moderniseringsstyrelsen har mulighed for at forlænge rammekontrakten to gange af hvert 1 år. 4. SORTIMENT PÅ RAMMEKONTRAKTEN Nedenfor er rammekontraktens kurser oplistet. Du kan finde specifikke detaljer om hvert enkelt produkt i Kontraktbilag 1B og leverandørernes løsningsbeskrivelser. Introduktion til projektarbejde til projektdeltagere Generel projektledelse til kommende projektledere, projektledere med begrænset erfaring eller primært erfaring fra mindre projekter Den fællesstatslige IT-projektmodel til medarbejdere med behov for kendskab til den fællesstatslige it-projektmodel, fx projektledere, styregruppedeltagere eller hyppige projektdeltagere Styregruppe- og projektejerkompetencer til projektejere og deltagere i styregrupper Alle kursustyper tilbydes både som åbne og lukkede kurser. Åbne kurser forstås som kurser, hvor alle Rammekontraktens Kunder kan tilmelde sig og købe enkeltpladser. Åbne kurser afholdes hos leverandøren. Lukkede kurser forstås som kurser, hvor der ikke er åbnet for tilmelding for andre kursusdeltagere, og det er Kunden (kursusarrangør) der beslutter, hvem og hvor mange der skal deltage i kurset. Lukkede kurser afholdes hos Kunden eller på et af Kunden anvist afholdelsessted. Det er op til Kunden at beslutte, hvor kurset skal afholdes. Bemærk, at åbne kurser er prissat inklusiv lokale og forplejning, mens lukkede kurser er prissat eksklusiv lokale og forplejning.

Side 5 af 10 Bemærk, at statslige kunder er forpligtede til at bruge Konferenceaftalen ved køb af lokaler til lukkede kurser, hvis ikke kurset afholdes i egne lokaler. Konferenceaftalen kan findes på http://statensindkob.dk/statens-indkobs-aftaler/statens-indkobs-aftaler/fm- Konferencefaciliteter. Derudover omfatter projektledelsesaftalen: Enkeltmoduler i Projektledelse. Kurset i Generel Projektledelse er opdelt i adskilte moduler af en halv dags varighed, der kan købes af Kunden som et lukket kursus. Leverandøren har i Kontraktbilag 4A angivet prisen for de adskilte halvdages moduler pr. hold på op til 10 deltagere i det lukkede kursus samt et tillæg pr. deltager for den 11. og efterfølgende deltagere. Eksamen. Det at muligt at tilkøbe en simpel eksamen for hver af de fire kurser. Derudover er det muligt at købe en udvidet eksamen i Generel Projektledelse. Projektledelsesaftalen omfatter ikke: Certificeringer Kurser for erfarne projektledere Særligt vedrørende Prince2-kurser: Har du behov for et basiskursus i Prince2 (Prince2 Foundation) for at kunne tage videre kurser for erfarne projektledere, kan du tage dette kursus gennem Campus, hvor Prince2 Foundation kan købes som e-læringsforløb. Obs. E-læringskurset i Prince2 Foundation indeholder ikke en eksamen, hvilket derfor skal tilkøbes hos en ekstern leverandør. 5. BESTILLING Bestilling af kurser foretages enten ved direkte køb eller miniudbud, jf. Kontraktbilag 13. Hvornår skal jeg bruge direkte køb? Du kan købe direkte hos en leverandør, hvis du har behov for enkeltpladser på et åbent kursus et lukket kursus uden tilpasninger et lukket kursus med mindre tilpasninger, som ikke medfører krav fra Leverandøren om ekstra vederlag. Købet sker ved direkte henvendelse til Leverandøren via telefon, e-mail eller Campus.

Side 6 af 10 Du skal vælge den Leverandør, der opfylder dine behov ift. dato for kursets afholdelse (åbne kurser), kursets varighed, kursets indhold, læringsmetoder, kursusstedets beliggenhed (åbne kurser), underviseren samt kursets kvalitetsniveau offentliggjort i Campus. Hvis flere af Leverandørerne kan opfylde dine behov, skal du vælge den Leverandør, der har den laveste pris. Hvornår skal jeg gå i miniudbud? Du skal gå i miniudbud, hvis du har behov for større tilpasninger af et lukket kursus, som medfører krav om ekstra vederlag fra Leverandøren, jf. Kontraktbilag 1B, punkt 4.3.2. lukkede kurser i større mængder (flere hold og/eller flere end 20 deltagere på et hold) på samme tid og forventer at kunne opnå en mængderabat Fremgangsmåde for miniudbud Du skal præcisere dine behov i en enslydende mail til de tre Leverandører på Rammekontrakten, herunder hvilke større eller mindre tilpasninger, der ønskes af kursusindholdet, tidspunktet for afholdelsen af det planlagte kursus samt antallet og karakteren af deltagere. Leverandørerne skal have lige lang frist til at besvare henvendelsen. Leverandørerne er forpligtet til at tilbyde at afholde kurset, medmindre de ikke har kapaciteten hertil. Du vælger tilbuddet fra den Leverandør, der tilbyder det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Det økonomisk mest fordelagtige tilbud vurderes på grundlag af underkriterierne Kursusprogram, Leverandørens bemanding og Pris. Du fastsætter selv, hvor meget underkriterierne vægter i procent, jf. Kontraktbilag 13, punkt 3. Du kan hente inspiration til en evt. præcisering af underkriterierne i Kontraktbilag 2. Underkriteriernes relative vægt i procent skal angives i henvendelsen til leverandørerne. Bemærk, at Leverandørerne ved miniudbud på lukkede kurser med større tilpasninger kan tilbyde andre undervisere, end dem der er angivet på rammeaftalen, jf. Kontraktbilag 1B, punkt 4.11. Du skal orientere alle Leverandører, der har deltaget i tilbudsindhentningen, samtidigt pr. e-mail om dit valg med en begrundelse ud fra underkriterierne, så både den vindende og de forbigåede Leverandører kan se, hvorfor den vindende tilbudsgiver er blevet valgt. 6. AFBESTILLING OG ÆNDRING AF BESTILLING Du kan læse om aflysning, afbestilling og flytning i Kontraktbilag 6. Åbne kurser

Side 7 af 10 Hvis du som kunde skal afbestille en plads på et åbent kursus, sker det skriftligt via e-mail eller via Campus. I tabellen nedenfor kan du se en oversigt over dine frister for afbestilling af plads(er) på åbne kurser. Frister for åbne kurser Pris for afbestilling 4 uger før 2-4 uger før Vederlagsfrit 50 pct. af kursusprisen < 2 uger før 100 pct. af kursusprisen Manglende fremmøde (no show) 100 pct. af kursusprisen Vær opmærksom på, at du vederlagsfrit kan genbesætte pladsen med en anden deltager fra egen organisation i stedet for at afbestille. Leverandøren har ret til at aflyse åbne kurser, hvis antallet af tilmeldte deltagere på et åbent kursus er under 10. Aflysning skal ske via Campus og pr. mail til deltagerne senest 2 uger før første kursusdag, ellers er Leverandøren erstatningspligtig for Kundens/deltagernes eventuelle økonomiske dispositioner og tab (fx afbestillingsgebyrer for fly, tog etc.). Lukkede kurser Du kan som kunde afbestille lukkede kurser eller tilkøbe/ændre/afbestille enkelte deltagere eller tilkøbt eksamen. I tabellen nedenfor kan du se en oversigt over dine frister for afbestilling og tilkøb af lukkede kurser. Frister for lukkede kurser 35 dage før 14 dage før Pris for Vederlagsfrit 35 pct. af afbestilling prisen Pris for tilkøb Vederlagsfrit Tillæg på 10 pct. af prisen < 14 dage før 100 pct. af prisen Tillæg på 10 pct. af prisen Manglende fremmøde (no show) 100 pct. af prisen Vær opmærksom på, at du selv skal afbestille lokalet, hvis du har booket et sådant. Fristerne for aflysning af kurser er enslydende med fristerne for aflysning af lokaler på Konferenceaftalen. 7. FAKTURERING OG BETALING Fakturering kan tidligst ske efter endt kursus. Fakturering sker direkte til Kunden. Det fakturerede beløb forfalder til betaling 30 dage efter Leverandørens afsendelse af fyldestgørende faktura, jf. Kontraktbilag 12. Faktura skal fremsendes senest tre måneder efter endt kursus. Leverandøren er forpligtet til at sikre, at fakturaen fremstår let forståelig, at hver prissat ydelse faktureres på

Side 8 af 10 hver sin fakturalinje og at det er muligt at identificere hver ydelse ud fra et ydelsesnummer. 8. CAMPUS Alle kurser administreres i Campus. Campus er statens fælles læringsløsning, og herfra har statens medarbejdere blandt andet adgang til en række gratis e-læringsforløb. Du kan se alle kommende åbne kurser og tilmelde dig dem i Campus på www.info-campus og www.stat-campus.dk/saba. Ligeledes vil lukkede kurser også blive oprettet i Campus af leverandøren, hvorefter de vil være synlige for de relevante medarbejdere. Hvis du oplever problemer med tilmelding til kurser, der udbydes af de tre leverandører, skal du kontakte den konkrete leverandør. Oplever du problemer med Campus, skal du kontakte din lokale Campus administrator. Du kan finde vejledninger til Campus på www.info-campus.dk. Frivillige kunders adgang til Campus Hvis du er frivillig kunde, har du ikke automatisk adgang til Campus som organisation eller som medarbejder. Som frivillig kunde har du derfor to muligheder for at erhverve en adgang: 1: De frivillige kunder kan enten tilmelde sig Campus som organisation, og dermed vil alle medarbejdere få adgang til kurserne på aftalen, de gratis e-læringskurser, til tilmelding af Campus andre kurser samt kunne anvende Campus som kursus administrativt system til afholdelse af egne kurser. På nuværende tidspunkt er prisen for en tilslutning af hele organisationen kr. 155,- pr. medarbejder det første år og kr. 95,- de efterfølgende år. For at blive tilsluttet Campus skal organisationen tage kontakt til Campus i Moderniseringsstyrelsen. 2: De enkelte medarbejdere har dog også mulighed for at erhverve sig en særskilt licens til Campus, hvis organisationen ikke ønsker licenser til alle medarbejdere. Licensen gælder et år fra tilmeldingsdatoen hvorefter licensen automatisk lukkes. Tilmeldingen til Campus giver adgang til alt fælles indhold i Campus herunder e-læring samt de konkrete udbudte projektledelses kurser i Campus. Tilmeldingen til Campus koster i denne løsning kr. 250,- pr. medarbejder. Det er medarbejderens ansættelsessted, der bliver faktureret for tilmeldingen til Campus. Moderniseringsstyrelsen fakturerer de enkelte institutioner hvert kvartal. Tilmelder medarbejderen sig kurser, der er pålagt en pris, vil denne pris være udover de kr. 250,-, og det vil være leverandøren af kurserne, der fakturer særskilt for dette. For projektledelseskurserne vil det være en af de tre leverandører på rammeaftalen. I alle tilfælde sendes fakturaen til medarbejderens organisation.

Side 9 af 10 Ønsker en frivillig kunde at tilmelde en medarbejder et af de kurser som udbydes gennem nærværende aftale, skal medarbejderen gøre følgende: 1: Gå til følgende link: https://service.stat-campus.dk/signup/ 2: Følge den beskrevne procedure på skærmen. Når medarbejderen er oprettet i Campus, vil denne have adgang til den åbne markedsdel af Campus. Men ikke de aktuelle projektledelseskurser eller den fælles e-læring. 3: For at få adgang til den del af Campus, der indeholder fælles e-læring og de aktuelle projektledelseskurser skal medarbejderens nærmeste chef sende en mail til følgende e-mail adresse: modstlon@modst.dk. Mailen skal indeholde den aktuelle medarbejders e-mail adresse. Efter senest 5 arbejdsdage vil der komme besked om at medarbejderen nu har fuldt adgang til Campus og dermed kan tilgå den fælles e-læring og tilmelde sig de udbudte projektledelseskurser. Organisationen vil herefter blive faktureret kr. 250,-, der er omkostningerne for en licens samt administrationsomkostninger. Medarbejderen kan nu logge på Campus enten gennem www.info-campus.dk eller https://www.stat-campus.dk/saba/web/main Medarbejderens login er personliget og må ikke deles af andre medarbejdere. 9. EVALUERING Leverandørerne skal foretage evaluering af hvert enkelt kursusforløb. Formålet med evalueringen er at sikre et højt kvalitetsniveau på kurserne. Hvis en underviser opnår en dårlig evaluering, er det muligt at udskifte underviseren, jf. Kontraktbilag 14. Det er derfor vigtigt, at kunder og deltagere udfylder evalueringerne af kursusforløbene. Bemærk, at leverandørernes og undervisernes kvalitetsniveau bliver offentliggjort i Campus, og kan ligge til grund for Kundens valg af leverandør. Du kan læse mere om evaluering i Kontraktbilag 9. 10. MISLIGHOLDELSE, MANGLER OG FORSINKELSE Der foreligger en mangel, hvis de af Rammekontrakten omfattede ydelser ikke opfylder Rammekontraktens krav og garantier eller ikke i øvrigt svarer til det, som Moderniseringsstyrelsen og Kunden med føje kan forvente.

Side 10 af 10 Der foreligger ligeledes en mangel, hvis et leveret projektledelseskursus eller de tilknyttede ydelser og produkter, herunder produkter, der indgår i projektledelseskurset er produceret efter produktionsprocesser eller -metoder, hvor de i Kontraktbilag 1A nævnte krav til menneskerettigheder, arbejdstagerrettigheder, arbejdsklausul, miljø, antikorruption og nødvendig omhu ikke er overholdt. Der foreligger forsinkelse, såfremt er forsinket, eller underviser udebliver fra kursus. Forsinkelse foreligger ligeledes, såfremt Leverandøren ikke overholder enhver anden aftalt tidsfrist. Såfremt der konstateres forsinkelser, eller såfremt Leverandøren forudser, at Leverandøren bliver forsinket, skal Leverandøren uden ugrundet ophold orientere Kunden herom. Leverandøren er forpligtet til at påtage sig en ekstraordinær indsats for at indhente forsinkelsen. Kunden og Moderniseringsstyrelsen kan stille rimelige krav til den måde, hvorpå forsinkelsen indhentes. Ved forsinkelse i form af udeblivelse eller anden forsinkelse, der ikke med rimelighed kan indhentes, er Leverandøren erstatningspligtig for eventuelle økonomiske dispositioner og tab, foretaget og lidt af deltagerne, Kunden eller Moderniseringsstyrelsen i sammenhæng med kurset (afbestillingsgebyrer for fly, tog, leje af kursuslokale etc.). Læs mere om misligholdelse, mangler og forsinkelse i Rammekontrakten, punkt 8. 11. LEVERANDØRENS ERSTATNINGSPLIGT OG ANSVARSFORSIK- RING Leverandøren er erstatningspligtig over for både kunden og Moderniseringsstyrelsen efter dansk rets almindelige regler. Denne erstatningspligt dækker dog ikke driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Leverandørens samlede erstatningsansvar ud over betalt bod kan maksimalt udgøre kr. 5.000.000. Det påhviler leverandøren at opretholde en ansvarsforsikring, der dækker leverandørens erstatningsansvar. Læs mere i Rammekontraktens punkt 12. 12. TVISTER Rammekontrakten er undergivet dansk ret. Hvis der opstår uoverensstemmelser mellem parterne vedrørende rammekontrakten, skal parterne med en positiv, samarbejdende og ansvarlig holdning søge at indlede forhandlinger med henblik på at løse tvisten. Læs mere i Rammekontraktens punkt 19. I tilfælde af tvister eller andet kan Statens Indkøbs kontaktperson Mette Westergaard Bech kontaktes på telefon 41 78 24 75 eller mail meweb@modst.dk.