(det grønne) Principper og retningslinjer for Nyborg Kommunes elektroniske sagsbehandling

Indsæt billede Det præcise Håndbog mål skal være 14,18 x for 19 cm. og ESDH skal være placeret lige over grafikken (det grønne) Principper og retningslinjer for Nyborg Kommunes elektroniske sagsbehandling 19. august 2010

Indholdsfortegnelse 1. FORORD... 4 2. ESDH I NYBORG KOMMUNE... 4 2.1 Formål med indførelse... 4 2.2 Afgrænsning... 5 2.3 Overordnede principper... 6 3. ÅBENHED OG SIKKERHED... 6 3.1 Beskrivelse af rettigheder... 7 4. POST... 8 4.1 Organisation... 8 4.2 Poståbning og postmodtagelse... 9 4.3 Skanning af post... 9 4.3.1 Post, der skannes centralt... 9 4.3.2 Post, der skal skannes decentralt... 9 4.3.3 Indgåede aftaler vedr. morgenposten... 10 4.3.4 Opbevaring af skannet post... 10 4.4 Øvrig post... 10 4.4.1 Personlig modtaget post... 10 4.4.2 Indgående e-mails... 10 4.4.3 Udgående e-mails... 11 4.4.4 Fax... 11 4.4.5 Dagens Post... 11 4.4.6 Værdipost... 11 4.5 Opgaver i forbindelse med postfordelingen... 12 4.5.1 Postfordelerens opgave... 12 4.5.2 Sagsbehandlerens opgave i forbindelse med posten... 12 4.6 Postliste... 12 5. JOURNALISERING... 13 5.1 Generelt... 13 5.2 Journalisering... 13 5.3 En sag skifter karakter... 13 5.4 Specielt vedr. Acadre (gl. esdh-system)... 13 6. OPRETTELSE AF SAGER OG DOKUMENTER... 13 6.1 Oprettelse af sager... 14 6.2 Sagstyper... 14 Systemsager... 14 Organisatoriske sager... 14 Udfyldelse af sagsforside... 16 Papirdokumenter... 16 Gul lap på sager... 16 6.3 Advis (erindring)... 17 6.3 Kassationsfrister... 17 6.4 Oprettelse af dokument... 18 Dokumenttyper... 18 Udfyldelse af dokumentoplysninger:... 18 Fanebladet parter... 19 6.5 Registrering af dokumenter... 19 Godkendelse af dokumenter... 19 Tilknyt dokument fast... 19 6.6 Digitale billeder, lydfiler og grafiske filer... 20 6.7 Arkivering og kassering af sager og dokumenter... 20 Sletning af sager... 20 [2]

Sletning af dokumenter... 20 6.8 Dataindsigt... 20 6.9 Mellemarkivet e-arkivet... 21 7. ESDH-ORGANISATION... 21 7.1 Superbrugere... 21 7.2 Brugeroprettelse og uddannelse af nyansatte... 21 8. UDVALGSBEHANDLING KMD SAG DAGSORDEN... 22 8.1 Oprettelse af udvalg, møder og medlemmer... 22 8.2 Udfærdigelse af dagsordenspunkter... 22 Åbne/lukkede punkter... 23 Godkendelse... 23 Advis... 23 8.2.1 Deadlines politiske udvalg... 23 8.2.2 Deadlines øvrige udvalg m.fl.... 24 8.2.3 Offentliggørelse af dagsorden... 24 8.2.4 Offentliggørelse af referat... 24 [3]

1. Forord Denne håndbog indeholder de overordnede principper og retningslinjer for Nyborg Kommunes elektroniske sagsbehandling og anvendelse af elektronisk sags- og dokumenthåndtering (ESDH), men mange af principperne gælder uanset, hvilket system, du arbejder med. Retningslinjerne beskriver de generelle regler for journalisering og skal sammen med KMD Sag EDH understøtte en rationel tilrettelæggelse af arbejdsgange og sikre en effektiv sagsstyring. For at få det fulde udbytte af ESDH-systemet kræves, at alle medarbejdere anvender systemet efter de angivne retningslinjer og principper. Håndbogen er tænkt som et arbejdsredskab til den enkelte medarbejder i forbindelse med arbejdet med elektronisk dokumenthåndtering, og den er derudover et vigtigt element ved introduktion af nye medarbejdere. ESDH-håndbogen er således ikke en manual i brugen af KMD Sag EDH. 2. ESDH i Nyborg Kommune 2.1 Formål med indførelse Indførelsen af ESDH har tre primære formål, som i høj grad understøtter hinanden: Bedre borgerbetjening gennem mere åbenhed Effektivisering via bedre arbejdsgange automatisering og vidensdeling Vidensdeling, og dermed højere kvalitet i sagsbehandlingen. I Nyborg Kommune skal alle sager dokumenteres. Det betyder, at der er pligt til at journalisere alle dokumenter, der vedrører en given sag. Hvis der ikke i forvejen eksisterer en sag, er der pligt til at oprette en sag og tilknytte dokumentet på sagen. Retningslinjerne skal sikre: at kommunens arbejde/sager journaliseres efter fælles regler at sagsakterne bliver tilgængelige for alle implicerede parter at arkivering og genfinding kan ske hurtigt og effektivt at anmodninger om aktindsigt skal kunne imødekommes at beslutningsgrundlaget altid kan genskabes at forvaltningslovens krav om notatpligt lettere kan opfyldes at kvalitet og ensartethed sikres i sagsbehandlingen at der altid er overblik over aktuel status på løbende sager [4]

at der altid er overblik over ansvarsområder og sagsafgørelser. Hvis vi alle efterlever disse retningslinjer vil gevinsterne på længere sigt være: hurtigere sagsbehandling gennem automatiseringer, sagsstyring og ensartet brug af skabeloner bedre vilkår for samarbejde med borgere og virksomheder bedre borgerbetjening gennem adgang til egne data og øget brug af elektronisk kommunikation effektivisering gennem brugen af blanketløsninger. Der ligger desuden et stort udviklingspotentiale i, at kommunen til stadighed arbejder aktivt for at udnytte de digitale muligheder, som dels ligger i brugen af ESDH-systemet og dels i andre digitale løsninger, som fx blanketter, borgerserviceløsninger, digital signatur mm. Det er afdelingslederens ansvar at håndbogens retningslinjer overholdes. 2.2 Afgrænsning KMD Sag EDH skal benyttes af hele administrationen. På sigt er det meningen, at samtlige institutioner også skal bruge systemet, som en del af deres sagsbehandling. Vedr. personsager Systemet har en tæt integration til KMD Sag samt andre fagsystemer fra KMD. Sagsbehandleren får et godt overblik over den enkelte person/sag i forhold til tværfaglig sagsbehandling samt slipper for at oprette de fleste sager selv, da disse bliver oprettet automatisk fra KMD Sag. Der vil dog være enkelte tilfælde, hvor sagen skal oprettes manuelt (fx ved modtagelse af en ansøgning). Vedr. organisatoriske sager KMD Sag EDH skal fremadrettet også bruges til at behandle alle øvrige sager inden for den offentlige forvaltning. Systemet har bl.a. GIS-integration, integration til Structura Byggesag og Miljø. Det betyder, at systemet som standard er tilpasset de behov, som er i en kommune. Alle organisatoriske sager skal oprettes manuelt. KMD Sag består af følgende moduler: Personoverblik Advis Journal Sager EDH Dagsorden Derudover er politikerweb tilkøbt som en integreret del af dagsordensmodulet. Politikerweb bruges til publicering af dagsordner og referater. [5]

2.3 Overordnede principper De overordnede principper for anvendelse af ESDH i Nyborg Kommune er, at: Alle medarbejdere med administrative opgaver skal anvende ESDH i deres daglige arbejde. Alle sager oprettes elektronisk. Alt journalmateriale lagres i KMD Sag EDH. Rammerne for anvendelse af ESDH skal være ensartede/fælles på tværs af organisationen. De overordnede retningslinjer i håndbogen fastsættes derfor centralt i samarbejde mellem styregruppen og arbejdsgrupperne. KL s journalplan skal anvendes på alle organisatoriske sager. For personsager tilknyttet et fagsystem anvendes sagstypeplanen. Kommunen anvender som udgangspunkt enkeltsagsprincippet. Systemet bygger på en høj grad af åbenhed indadtil i organisationen jf. afsnit 3 nedenfor. Det er et klart mål med edag3, at kommunikationen med det offentlige skal blive elektronisk bl.a. ved brug af dokumentboks og andre digitale kanaler både med borgere, samarbejdspartnere og andre offentlige virksomheder. Det går hurtigere, sparer porto og vi slipper for at skanne post ind mv. Alle dokumenter og sagsrelevante e-mails mv. skal gemmes i ESDH-systemet, og må ikke gemmes på lokale drev eller andre drev eller i e-mail mapper i postsystemet. Det er i særlig grad det elektroniske overblik over sagen, muligheden for vidensdeling og digitale arbejdsgange, som på sigt vil gøre hverdagen lettere for alle. Men det kræver megen disciplin og i særlig grad en ensartet registreringssystematik. Min sag og kopisagsbegrebet eksisterer ikke, da flere kan arbejde på samme sag og se de samme dokumenter. Den enkelte sagsbehandler kan oprette dokumenter på sager, som en anden sagsbehandler har oprettet. For at sikre, at vi på tværs af afdelinger kan finde sager frem og arbejde med dem på tværs i kommunen, er det nødvendigt, at vi har fælles retningslinjer og vejledning i, hvordan vi navngiver sager og dokumenter. Se bilag 1 Eksempler på navngivning af sager Se bilag 2 Eksempler på navngivning af dokumenter 3. Åbenhed og sikkerhed Åbenhed om sager og dokumenter er det bærende princip i elektronisk dokumenthåndtering. Der skal være tvingende grunde til at indskrænke adgangen til at se og læse sager og dokumenter i systemet. Det overordnede princip er derfor, at alle kan se og arbejde i alle sager, men der er dog undtagelser. [6]

ESDH-systemet skal bidrage til: Åbenhed og gennemsigtighed i sagsbehandlingen både internt i organisationen og eksternt over for borgerne. At øge overblikket for den enkelte, som derved kan yde en mere helhedsorienteret sagsbehandling og bedre service. Nyborg Kommune forudsætter, at: alle ansatte kan vurdere, hvornår der er saglige og faglige grunde til at søge oplysninger i andre sager, end den der behandles og kun søger oplysninger i disse tilfælde, alle ansatte er sin tavshedspligt bevidst, alle ansatte er bekendt med, at der kan laves produktionsstatistik (log), og at brugen af statistik indgår som et naturligt element i dialogen mellem ledelsen og medarbejderne i de enkelte enheder, alle ansatte er bekendt med, at der vil blive ført kontrol med, om dokumenter i Dagens Post i KMD Sag EDH er navngivet og lagt på sager. Følgende gælder: Alle sager er som udgangspunkt åbne for alle medarbejdere. Nogle sager skal kun være åbne for en afgrænset gruppe af medarbejdere, typisk hvis der er personfølsomme oplysninger i sagen, eller sagen indeholder forretningshemmeligheder. Personale- og borgersager er som udgangspunkt kun åbne for relevante medarbejdere. Alle chefer og ledere med personaleansvar har adgang til eget personales P-sager. Som udgangspunkt vil alle indgående offentlige dokumenter (efter offentlighedsloven) komme på postlisten på kommunens hjemmeside. Selvom der er stor åbenhed i systemet, har du som bruger af systemet kun lov til at gå ind i sager, der har relevans for dit arbejde jf. Forvaltningslovens 32. KMD Sag EDH registrerer brugernes færden i sager og dokumenter, og denne færden vil derfor kunne efterspores. Der vil blive foretaget systematisk kontrol af udvalgte sager hver 3. måned af systemejer. 3.1 Beskrivelse af rettigheder Der er oprettet følgende sikkerhedsmæssige enheder: Nyborg (tildeles alle, der anvender KMD Sag EDH) Direktion (tildeles alle, der skal have adgang til lukkede direktionssager) Personalesager (tildeles alle, der skal have adgang til personalesager) Borgerservice (tildeles alle, der skal have adgang til personsager) Social (tildeles alle, der skal have adgang til Børnesager/tvangfjernelse) PPR (tildeles alle, der skal have adgang til PPR s lukkede sager) Helhed (tildeles alle, der skal arbejde med helhedsorienteret sagsbehandling) [7]

Dagsorden (tildeles alle, der skal arbejde som dagsordenssamlere) XXX (alle institutioner oprettes på eget niveau i lossen) Brugere tildeles rettigheder via autorisationsskema til IT-kontoret. Det er vigtigt, at alle åbne sager som udgangspunkt oprettes på sikkerhedsniveau Nyborg Kommune, således at alle har adgang til disse. Dvs. en medarbejder i Borgerservice, der skal oprette en organisatorisk åben sag skal ændre sin sikkerhedsenhed til Nyborg Kommune. 4. Post En forudsætning for principperne om god forvaltningsskik er, at kommunen har en veldefineret og velstruktureret procedure for håndtering af post. Eksempelvis forudsætter princippet om enkel og hurtig sagsbehandling, at afdelingerne har styr på, hvilke henvendelser, der skal besvares og hvornår. Det er ligeledes et princip, at indgående post så vidt muligt skal være journaliseret samme dag, som posten modtages og senest dagen efter kl. 12.00, hvis dokumentet skal fremgå af dagens postliste. Princippet går på, at journalisering af indgående post skal ske, før dokumenterne går til egentlig sagsbehandling. Der er følgende mål for proceduren for posthåndteringen i Nyborg Kommune Posthåndteringen skal tilrettelægges således, at principperne om god forvaltningsskik overholdes. Posthåndteringen skal tilrettelægges således, at retningslinjerne for sikker myndighedsdrift overholdes. Proceduren skal være kendt, forstået og overholdt af alle i organisationen. Størst mulig af den fysiske post skannes og registreres i KMD Sag EDH. Størst mulig af den indgående post skal modtages elektronisk, og skanning nedbringes til et minimum. Der forsøges lavet aftaler om elektronisk forsendelse med faste samarbejdspartnere. 4.1 Organisation Det administrative ansvar for posthåndtering er placeret i Sekretariatet. Proceduren involverer en central postfunktion i Sekretariatet samt stabsmedarbejdere inden for de enkelte fagområder/afdelinger. På hvert område skal det sikres, at der er en overlapning i tilfælde af fravær. [8]

4.2 Poståbning og postmodtagelse Følgende principper gælder for poståbning og modtagelse af post: Nyborg Kommune har én hovedadresse: Rådhuset, Torvet 1, 5800 Nyborg, hvor morgenposten modtages, åbnes, sorteres og datostemples af Sekretariatet. Post, som modtages decentralt (ad hoc post), åbnes, sorteres og datostemples i de enkelte afdelinger. Personlig/privat post sidestilles med almindelig post og åbnes på lige fod med anden post. Post, der ikke skal skannes ind i KMD Sag EDH, skal datostemples og udleveres til afdelingen. 4.3 Skanning af post Som udgangspunkt skal alt indgået post skannes. Indgået post defineres således: Breve mv. der kommer via postvæsenet Breve mv. der kommer via faxen Breve mv. der afleveres ved skranken eller til den enkelte medarbejder Breve mv. der kommer via e-mail/e-post Intern post fx fra daginstitutioner, skoler ol. Det centralt skannede post bliver hver dag fordelt til den enkelte afdelings postfordeler (Dagens Post) - i KMD Sag EDH. 4.3.1 Post, der skannes centralt Morgenposten sorteres afdelingsvis og datostemples. Morgenposten klargøres til skanning. Det navn, som eventuelt står på kuverten, påføres øverst på brevet. Hæfteklammer fjernes fra dokumentet. Stregkodeark lægges før hvert brev. Posten skannes til den enkelte afdelings postfordeler. 4.3.2 Post, der skal skannes decentralt Decentralt modtaget post skannes af den afdeling, som modtager posten ud fra samme principper, som centralt modtaget post. Det er vigtigt, at posten datostemples med indgået dato. [9]

4.3.3 Indgåede aftaler vedr. morgenposten Sekretariatet har indgået følgende aftaler vedr. morgenposten: Skannes, journaliseres og udleveres efterfølgende: Skannes og udleveres efterfølgende: Udleveres til skanning og journalisering af afdeling: Sekretariatet (inkl. forsikring), Direktionen, Børneafdelingen, Sundhedsafdelingen, Skole- og Kulturafdelingen Socialafdelingen, Pleje- og Omsorgsafdelingen Teknik- og Miljøafdelingen, Borgerservice, Jobcenter, Personalekontor (inkl. HR), Serviceteam, Beredskabsafdelingen, Økonomiafdelingen Hver afdeling er derefter ansvarlig for at etablere (nedskrive) egne lokale arbejdsgange, der afspejler det valg, afdelingen har taget. Retningslinjerne vedlægges som bilag 3. 4.3.4 Opbevaring af skannet post Centralt skannet post opbevares i 6 måneder i kronologisk rækkefølge inden makulering. Posten fra Jobcenter og Borgerservice fremsendes til Sekretariatet til opbevaring efter skanning. Øvrige afdelinger opbevarer selv den skannede post indtil makulering. BEMÆRK der gemmes intet på papirarkiver efter 1.1.2007. 4.4 Øvrig post 4.4.1 Personlig modtaget post Sagsbehandleren er selv ansvarlig for, at den post (original dokumenter) han/hun modtager direkte fra en borger, bliver datostemplet, skannet og tilknyttet en sag i KMD Sag EDH. Det er i den forbindelse vigtigt at få nedskrevet nogle retningslinjer i de enkelte afdelinger for håndtering af ad hoc post. I det tilfælde et skannet dokument skal bruges som bevis i en retssag, er det vigtigt, at disse nedskrevne retningslinjer forefindes. Bevisværdien i en evt. retssag kan betvivles, hvis det er sagsbehandleren selv, der har skannet dokumentet (specielt vigtigt i forhold til personsager). Derfor bør dette overvejes i forbindelse med vedtagelsen af retningslinjerne. 4.4.2 Indgående e-mails Det er målet, at brugen af digital kommunikation overfor borgere og samarbejdspartnere skal øges. Der skal bruges digital kommunikation med andre offentlige myndigheder. Hvis en borger/virksomhed henvender sig pr. e-mail besvares som udgangspunkt via e-mail. Personrelateret post må dog kun besvares via sikker e-mail. Har borgeren/virksomheden ikke en sikker e- mail postkasse, besvares som alm. papirpost. Indkomne e-mails, der vedrører sager fra borgere, virksomheder mv., kvitteres/besvares samme dag eller senest dagen efter. Der bliver sendt en standardiseret besked (et autosvar) fra hovedpostkassen og de enkelte afdelingspostkasser om, at henvendelsen er modtaget og vil blive behandlet på normal vis. [10]

Den videre ekspedition har ikke højere prioritet end post modtaget på papir. Posten behandles herefter ifølge afdelingens/institutionens procedure for papirpost og Nyborg Kommunes generelle svarfrist på 14 dage. E-mails, der er modtaget i kommunens hovedpostkasse, videresendes til de respektive afdelingspostkasser. Postfordeleren i afdelingen videresender e-mailene til relevant sagsbehandler. Sagsbehandleren journaliserer e-mailen i KMD Sag EDH. Denne procedure kan tilrettes i de enkelte afdelinger, således at det evt. kan være postfordeleren, der journalisere e-mailen. E-mails, der er modtaget direkte hos sagsbehandleren, journaliseres i KMD Sag EDH af sagsbehandleren. E-mails, der ikke vedrører en selv, videresendes til rette sagsbehandler. BEMÆRK Vedhæftede filer i e-mails skal journaliseres særskilt, hvis disse skal kunne søges særskilt efterfølgende. 4.4.3 Udgående e-mails Udgående e-mails, der vedrører sagsbehandlingen, skal registreres/gemmes i KMD Sag EDH umiddelbart efter afsendelsen. VIGTIGT Det er vigtigt, at alle sagsrelevante e-mails journaliseres i KMD Sag EDH på lige fod med andet modtaget post ellers mistes det fulde sagsoverblik. 4.4.4 Fax Fax sidestilles med papirpost og skannes og viderebehandles efter reglerne herom. 4.4.5 Dagens Post De skannede dokumenter, som sendes til postfordeleren i de enkelte afdelinger (Dagens post) skal tømmes og behandles hver dag. Senest kl. 12 dagen efter skal dagens skannede post være registreret og fordelt, således at den centrale postliste kan genereres og udgives på kommunens hjemmeside. Dagens Post skal fremfindes via en søgning i KMD Sag EDH. 4.4.6 Værdipost Sekretariatet fører en liste over indgåede breve med kontanter, checks og lignende jf. kommunens regnskabsregulativ. Listen underskrives af poståbneren afleveres sammen med værdierne i Økonomiafdelingen, som registrerer disse i kommunens bogholderi. [11]

4.5 Opgaver i forbindelse med postfordelingen 4.5.1 Postfordelerens opgave Det er postfordelerens opgave i de enkelte afdelinger at læse de elektroniske dokumenter og sende dem videre til de enkelte sagsbehandlere. Dette gøres ved at ændre sagsbehandlerens initialer. 4.5.2 Sagsbehandlerens opgave i forbindelse med posten Sagsbehandleren skal dagligt søge, læse og navngive Dagens Post. Dokumenterne skal herefter tilknyttes til en allerede eksisterende sag, eller der skal oprettes en ny sag. Dokumenterne skal være navngivet og tilknyttet sag senest næste dag. Er sagsbehandleren ikke til stede, skal dennes stedfortræder navngive dokumentet i overskrift. Hvis der ikke tages handling på dokumentet med det samme, må Dagens Post ikke fjernes i beskrivelsesfeltet. Dette fjernes af sagsbehandler, når denne har foretaget sagsbehandling. 4.6 Postliste Sekretariatet har ansvar for postlisten til hjemmesiden. Denne trækkes hver eftermiddag for den forudgående dag. Postlisten er et udtræk af de indgåede dokumenter, der er journaliseret som offentlige i KMD Sag EDH. Til postlisten udtrækkes følgende felter: Sagsnr. Overskrift Dokumentnr. Afsenders navn (dokument vedr) Afdeling Sagsbehandlernavn Sagsbehandlerne er ansvarlige for, at de nævnte felter er udfyldt korrekt. Felterne skal udfyldes kort og præcist. Når feltet overskrift udfyldes, er det nødvendigt at tænke i formidling. Overskriften skal kunne forstås, uden at læseren har nogen forudsætninger for at kende til sagen. Man bør derfor undgå interne udtryk og forkortelser. Sagsbehandleren skal tage stilling til om dokumentet er: Offentlig (Alle åbne dokumenter, der må komme på åben postliste) Følsom (Anvendes til dokumenter, der ikke skal på postliste) fx. personsager Fortrolig (Bruges til fx kontraktudkast, køb/salg af fast ejendom ol., der skal på lukket postliste) Intern (Bruges til alle interne dokumenter + øvrige som ikke skal på postliste) [12]

Inden postlisten offentliggøres på hjemmesiden, gennemgår Sekretariatet listen. Dette sker for at fange eventuelle fortrolige oplysninger, der fejlagtigt måtte være kommet med. 5. Journalisering 5.1 Generelt En af hovedårsagerne til at indføre ESDH er ønsket om, at kunne dokumentere kommunens virksomhed på systematisk vis. En forudsætning for at kunne leve op til dette er, at al dokumentation registreres og opbevares efter ensartede retningslinjer og systematiske metoder i ESDH-systemet. Dette betyder, at sagsbehandleren ikke må gemmes dokumenter på de centrale drev (F-/ og H- drev mfl.), når sagsbehandleren er oprettet i KMD Sag EDH. 5.2 Journalisering I princippet er alt, hvad vi foretager os i en administrativ arbejdsgang, en sag, og skal derfor registreres i ESDH-systemet. Alle opgaver kan med fordel dokumenteres på systematisk vis, hvad enten de udføres med baggrund i et lovkrav eller ud fra et ønske om genfinding, vidensdeling eller statistik. Der vil dog være en række hændelser, som falder uden for. Det kan typisk være: generel information eller vejledning via telefon, e-mail, brev, personlig henvendelse med navngiven borger medmindre informationen er omfattet af den generelle notatpligt generel anonym udsendelse eller udlevering af blanketter, ansøgningsskemaer og lignende materiale modtaget informations- /reklamemateriale, som ikke kræver sagsbehandling intern mailudveksling om procedurer uden betydning for sagen. Bemærk dog, at sagsforløbet kan være væsentligt at have dokumenteret. 5.3 En sag skifter karakter Hvis en henvendelse resulterer i, at der skal træffes en principbeslutning, som kan få indflydelse på fremtidige henvendelser, skal der oprettes en ny sag. Henvendelsen fra borgeren og selve svaret vil være én sag, og den principielle afgørelse vil være en ny sag. 5.4 Specielt vedr. Acadre (gl. esdh-system) Dataene fra Acadre konverteres til KMD Sag EDH i løbet af foråret 2010. 6. Oprettelse af sager og dokumenter Uanset om en sag er elektronisk eller papirbaseret består en sag dels af et sagsomslag med oplysninger om sagen og dels af selve de dokumenter, der indgår i sagen. [13]

6.1 Oprettelse af sager Sagsbehandleren opretter sager på alle egenproducerede dokumenter, e-mails og post, der er skannet til egen postkasse eller afleveret direkte til sagsbehandleren, hvis der ikke findes en sag i forvejen. Det er vigtigt at undgå at skrive forkortelser i teksten ved oprettelse af sager og dokumenter, da det kan give problemer, når disse skal genfindes via søgning. Det er sagsbehandlerens pligt at sørge for, at sagen altid er korrekt opdateret og berigtige eventuelle urigtigheder fx hvis en sag er oprettet med forkert journalnummer eller sagen har ændret karakter, så journalnummeret skal ændres. Undersøg altid, om der findes en sag i forvejen Det er vigtigt, at den elektroniske sag er komplet, dvs. at ALT til den pågældende sag er registreret i ESDH-systemet også papirdokumenter. 6.2 Sagstyper I Nyborg Kommune arbejdes efter enkeltsagsprincippet. En enkeltsag defineres som de oplysninger, der ligger til grund for en beslutning. Der findes to typer af sager: Systemsager Organisatoriske sager Systemsager Systemsager er personsager, der er hægtet op på et KMD-fagsystem eller sagstyper oprettet over 100.xxx.xxx/700.xxx.xxx. Alle personsager skal oprettes på det cpr. nr., som sagen drejer sig om, eksempelvis skal børnesager oprettes på barnets cpr. nr. Begge forældre tilknyttes sagen under fanebladet Parter, jf. gældende lovgivning. Organisatoriske sager Organisatoriske sager er bygget op omkring KL-journalplanen. Et færdigt journalnummer, skal indeholde en sagstype og en funktionsfacet. Der er stikordsopslag i ESDH-systemet, således det er forholdsvist enkelt at fremfinde korrekt journalnummer. I KL-journalplanen er indarbejdet de gældende regler for bevaring og kassation. Bevarings- og kassationsvurderingen sker ved hjælp af den funktionsfacet, der anvendes på den pågældende sag. Facetten er desuden væsentlig, da den er med til at beskrive den administrative handling i sagen ud fra, om det er en klagesag, en principiel sag, en sag om interne retningslinjer-/regler, en sag om aktindsigt eller andet. Ved at der arbejdes ud fra enkeltsagsprincippet, er det nemt for den enkelte medarbejder at finde sager om fx regler eller klager om et emne. Samtidig med bliver sagerne afsluttet løbende, [14]

således at kassationsfristen kan træde i kraft og bl.a. Persondatalovens bestemmelser kan overholdes. Hvis en henvendelse handler om to eller flere emner, skal der oprettes en sag for hvert emne. Fx en henvendelse om ansøgning om byggetilladelse og klage over sagsbehandlingen. Der oprettes derfor en sag om byggetilladelsen og en sag på klagen over sagsbehandlingen. Eksempler: Alle henvendelser til et bestemt sagsområde (fx beboerklagenævnet) skal oprettes som enkelte sager ikke som én stor sag med 999 dokumenter på. Der skal laves én sag for hver henvendelse/problematik, der måtte være omkring en bestemt børnehave der oprettes ikke en generel sag for hver børnehave. En sag om opførelse af et plejehjem oprettes som enkeltsager fx en sag om lokalplanlægning, en sag om projektering, en sag om selve byggeriet osv. Sagen deles med andre ord op i delemner (enkeltsager) og sagerne kan evt. knyttes sammen via sagshenvisninger. Hvis systemet bliver opbygget på denne måde, vil det være et godt værktøj til at søge information om fx: Hvor mange klager der er modtaget på de enkelte områder Hvor mange sager af en bestemt type, afdelingen arbejder med i øjeblikket. KL-journalplanen bliver ajourført via KMD Sag EDH. [15]

Udfyldelse af sagsforside Kategori: Overskrift: Sag vedr.: Personnummer: CVR-nummer: Skal vælges. Står som udgangspunkt i systemsager Skal udfyldes. (Systemsager navngives automatisk) Skal udfyldes Anvendes på personsager Anvendes på sager, der direkte kan henføres til en virksomhed Produktionsenhedsnr. Anvendes på sager vedr. egne institutioner Ejendomsnummer: Anvendes på sager, der direkte kan henføres til en ejendom Frit: Anvendes på sager, der ikke kan henføres til en af ovenstående Beskrivelse: Kan udfyldes Sagstype: Skal udfyldes. Er udfyldt på sager oprettet af fagsystemet Funktionsfacet: Skal udfyldes på organisatoriske sager (bestemmer kassation) Kassation: Skal udfyldes (se nedenfor) Henvisning: Skal udfyldes, hvis der eksisterer en papirsag Sikkerhedsenhed: Styres af fagsystemet for systemsager. For organisatoriske sager skal der tages stilling, hvis du har adgang til flere sikkerhedsmæssige enheder Brugerstyret adgang: Bruges kun i særtilfælde (eksempelvis sag på kollega). Papirdokumenter I forbindelse med sagsbehandlingen kan der være behov for registrering af papirdokumenter, der ikke kan skannes. Disse registreres på den elektroniske sag som et papirdokument. Herudover registreres det på sagen, hvor papirdokumentet opbevares. Gul lap på sager Gul lap må kun bruges på sagsniveau og må ikke indeholde sagsrelevante oplysninger. Der er ikke aktindsigt i den gule lap. Gul lap kan slettes. Husk navn og dato på alle gule lapper. [16]

6.3 Advis (erindring) Ved oprettelse af en sag eller igennem sagsbehandlingen skal ESDH-systemets erindringsmuligheder anvendes. Advisfanebladet på sagsprofilen skal bruges i forbindelse med registrering. Når advisfanebladet anvendes, skal den enkelte sagsbehandler fremsøge erindringen via advis. Det betyder, at erindringen kan være en hjælp til overholdelse af svarfrister, høringsfrister, tidsfrister i øvrigt samt almindelig opfølgning på igangværende sager. Hændelser sættes til: Ubehandlet (når man ikke er startet på at behandle erindringen) I gang (når man starter op på at behandle erindringen) Færdig (når erindringen er afsluttet). Erindringer må ikke slettes, men skal afsluttes. Dette giver et overblik over, hvad der er sket i sagen (historik). I forbindelse med modtagelse af post fremgår det, at hver medarbejder skal sikre, at der er en stedfortræder til at overtage posten i forbindelse med fravær. Dette princip er også gældende omkring sager og erindring. Det betyder, at stedfortræderen både skal tjekke post og sager i erindring. Stedfortræderen skal selv fremfinde sagerne ved hjælp af advis. 6.3 Kassationsfrister Der er følgende standard kassationsfrister i systemet: K = Kan kasseres K5 = Kan kasseres efter 5 år fra afslutningsdato K10 = Kan kasseres efter 10 år fra afslutningsdato K20 = Kan kasseres efter 20 år fra afslutningsdato B = Bevares Det er vigtigt at ændre kassationsfristerne på personsagsområdet til K10 (10 år). Desuden skal alle sager, hvor personnummeret starter med 01 ændres til B (Bevares). [17]

Statens Arkiver og KL har i samarbejde udarbejdet en vejledende bevarings og kassationsliste, som kommunerne kan anvende ved oprydning af arkiver. Listen skal ses som en hjælp til at konkretisere bestemmelserne i bevaringsbekendtgørelsen nr. 1000. Guldlisten er vedlagt som bilag 4. 6.4 Oprettelse af dokument Når dokument oprettes via fanebladet dokumenter, vil dokumentet automatisk ligge på sagen. Dokumenttyper Der er følgende dokumenttyper i systemet: Indgående (anvendes på skannede dokumenter, e-mails, fax mv.) Udgående (anvendes på udgående breve, e-mails, fax mv.) Intern (anvendes på øvrige dokumenter fx. rapporter, vejledninger ol.) Udfyldelse af dokumentoplysninger: Klassifikation - I forhold til Offentlighedsloven Aktindsigt - I forhold til Forvaltningsloven. Overskrift: Dokument vedr.: Personnummer: Ejendomsnummer: CVR-nummer.: Frit: Dokumenttype: Dokumentkategori: Mediekanal: Skal udfyldes Skal udfyldes med afsender/modtager Anvendes på dokumenter, der direkte kan henføres til en person Anvendes på dokumenter, der direkte kan henføres til en ejendom Anvendes på dokumenter, der direkte kan henføres til en virksomhed Anvendes på dokumenter, der ikke kan henføres til en af ovenstående Skal udfyldes jf. ovenstående Kan udfyldes Anvendes ikke pt. [18]

Klassifikation (i forhold til postliste): Fristdato: Beskrivelse: Afdeling: Sagsbehandler: Sikkerhedsenhed: Brugerstyret adgang: Kopimodtager: Der skal tages stilling til, om dokumentet er offentligt (åbent for offentligheden), fortroligt eller intern (lukket for offentligheden). Som udgangspunkt er alle skannede dokumenter intern. Værdien følsom må ikke anvendes. Anvendes ikke pt. Kan udfyldes med en uddybende beskrivelse Er forudfyldt (kan ændres) Er forudfyldt (kan ændres) Der skal stilling til dette, hvis du har flere sikkerhedsmæssige enheder Bruges kun i særtilfælde (eksempelvis sag på kollega) Kan anvendes til orientering. Må ikke anvendes, hvis der skal tages handling. Fanebladet parter Fanebladet parter anvendes kun på sager. 6.5 Registrering af dokumenter Når et dokument oprettes elektronisk hos sagsbehandleren, skal denne sørge for, at dokumentet tilknyttes en sag. Tilknytningen skal ske uanset om dokumentet skal sendes eller ej. Det er også uden betydning, om afsendelse af dokumentet sker via papirpost, e-mail eller fax. Der kan også være behov for at registrere papirdokumenter, der ikke kan/skal skannes fx kort, tegninger osv. Disse registreres på den elektroniske sag som et papirdokument. Herudover registreres det på sagen, hvor papirdokumentet opbevares (evt. i en papirsag) samt hvis papirdokumentet (papirsagen) udlånes/tilbageleveres. Godkendelse af dokumenter Alle udgående dokumenter skal godkendes, når dokumentet er afsendt af hensyn til retsgyldigheden. HUSK at tjekke om dokumenttitlen er sigende, før du godkender. Når et dokument er godkendt, kan der ikke længere redigeres i det. Superbrugerne kan ophæve godkendelsen. Tilknyt dokument fast Dokumenter skal tilknyttes fast til sagen, og herefter kan de ikke længere fjernes. Dokumentet kan redigeres indtil det er blevet godkendt. DET ER VIGTIGT AT GODKENDE DOKUMENTERNE VED AFSENDELSE, DA DET ER VORES DOKUMENTATION FOR, AT DOKUMENTET ER AFSENDT (LOGGEN). [19]

6.6 Digitale billeder, lydfiler og grafiske filer Digitale billeder og grafiske fremstillinger indgår i større og større udstrækning i kommunens produktion af dokumenter. Ofte er der tale om filer, der fylder meget. I de tilfælde, hvor et billede, lydfil eller grafisk fil indgår i afgørelsen af en sag, skal den digitale fil gemmes på ESDH-sagen. Format og opløsning skal tilpasses i forhold til den sag, den knyttes til. Det grafiske filformat skal altså gemmes i en version, hvor det fylder mindst muligt, men stadig i en kvalitet, der kan indgå som dokumentation i sagen. Når et digitalt billede, en grafisk fil eller en lydfil knyttes på en sag i ESDH-systemet, skal hver enkelt fil forsynes med de oplysninger, som gælder for registrering af dokumenter. Begræns lagring af billeder, lydfiler og grafiske filer i ESDH-systemet til det, der er absolut nødvendigt for dokumentation af sagens behandling og afgørelse. 6.7 Arkivering og kassering af sager og dokumenter Sagsbehandleren har ansvaret for at lukke sagen. Sagen lukkes ved at ændre sagsstatus til Passiv. Hvis en sag fejlagtigt er blevet passivført, så kan sagsbehandleren selv ændre sagsstatus på sagen, så den igen bliver til at arbejde. Det tjekkes, om der også er fysiske dokumenter i en sag jf. afsnittet papirdokumenter, som samtidig skal arkiveres på et decentralt arkiv i en papirsag. Fysiske dokumenter, skal være registreret på sagen, så de altid kan genfindes. Sletning af sager Hvis du ønsker en sag slettet, kan du i overskriften foran navnet skrive Slet mig, så det tydeligt fremgår, at sagen ikke er aktuel (fejloprettet). Dokumenterne kan ikke fjernes fra en sag, hvis de er fast tilknyttede, men superbrugeren kan ophæve dette. Dokumenterne kan herefter tilknyttes en anden sag, hvis de stadig er aktuelle. Sletning af dokumenter Hvis du ønsker at slette et dokument, skriver du Slet mig foran dokumentnavn. Det forklarer andre, at dokumentet ikke er aktuelt (fejloprettet). Afdelingens superbruger opretter hvert år en sag med kassationskoden K5, der fungerer som afdelingens fælles Papirkurv. Det er denne sag, som du skal tilknytte dokumenter, du ønsker at slette. 6.8 Dataindsigt Borgerne kan anmode om dataindsigt efter Persondataloven om de oplysninger, som kommunen har registreret om den pågældende borger i de elektroniske registre og EDB systemer. Anmodning om dataindsigt rettes til Borgerservice, men superbrugeren i både Borgerservice, Social og Sekretariatet har rettighed til at foretage et udtræk til dataindsigt. [20]

6.9 Mellemarkivet e-arkivet Mellemarkiverne og e-arkivet blev oprettet som led i kommunalreformen pr. 1. januar 2007 og forventedes opretholdt i maksimalt fem år. Dette betyder, at mellemarkiverne og dermed også e- arkivet lukker med udgangen af 2011. Kommunen kan frem til 15. december 2011 downloade elektroniske sager fra e-arkivet. Tilsvarende vil det være muligt indtil denne dato at rekvirere sager (K-sager), som ikke er afleveret til Statens Arkiver. K-sager kan ikke afleveres, hvorfor de efter 15. december 2011 vil blive kasseret. Bevaringsværdige sager fra det gl. Fyns Amt afleveres til Statens Arkiver i 3. kvartal 2011, hvorefter de kun kan rekvireres ved henvendelse til Statens Arkiver. Administratorfunktionen i forhold til e-arkivet er placeret i Sekretariatet. 7. ESDH-organisation Sekretariatet er systemejer af KMD Sag EDH. Den tekniske drift og ansvaret for overholdelse af sikkerheden i ESDH-systemet varetages af IT-afdelingen. Ansvaret for ESDH-systemets funktionalitet og anvendelse, herunder retningslinjer for sikkerhed samt fremtidig udvikling af systemet, er placeret i Sekretariatet med assistance fra superbrugerne. Den ESDH-ansvarlige i Sekretariatet har det overordnede ansvar for den løbende revision af ESDH-håndbogen. Den ESDH-ansvarlige i Sekretariatet og superbrugerne har kontakten i forhold til leverandøren af systemet. Ændringsønsker til systemet fra medarbejderne indsamles af superbrugerne og videregives til systemejer og systemansvarlige. Superbrugerne udfører kvalitetstjek på oprettede sager i systemet, således at det sikres, at de ensartede retningslinjer overholdes. 7.1 Superbrugere Til at varetage den daglige support lokalt er der udpeget superbrugere i afdelingerne. Oversigt over superbrugere Se bilag 5. 7.2 Brugeroprettelse og uddannelse af nyansatte For at kunne bruge ESDH-systemet, skal man oprettes som bruger. Dette sker i forbindelse med den ordinære brugeroprettelse ved IT-afdelingen via autorisationsskemaet. Introduktion af nyansatte foretages af superbrugerne i de enkelte afdelinger. Såfremt der er behov for det, vil der blive tilbudt kurser. Disse kurser planlægges og gennemføres af superbrugerne i kommunen. [21]

8. Udvalgsbehandling KMD Sag Dagsorden KMD Sag Dagsorden skal anvendes ved udfærdigelse af dagsordener til nedenstående politiske udvalg samt administrative udvalg m.fl.: Byråd Økonomiudvalg Social- og Familieudvalg Sundheds- og Ældreudvalg Skole- og Dagtilbudsudvalg Kultur- og Fritidsudvalg Teknik- og Miljøudvalg Beskæftigelsesudvalg Erhvervsudvalg o Ad-hoc udvalg o Folkeoplysningsudvalg o Klagerådet o Grønt Råd o Det lokale beskæftigelsesråd o Beredskabskommissionen o Direktionsmøder o Chefgruppemøder o MED-udvalg Der kan være yderligere udvalg, råd og nævn, som med fordel kan oprettes i dagsordenssystemet. 8.1 Oprettelse af udvalg, møder og medlemmer Hvert udvalg har en ansvarlig dagsordenssamler, der skal sørge for at planlagte møder er oprettet i systemet. Byrådspolitikerne oprettes af sekretariatet, hvorimod øvrige mødedeltagere oprettes af dagsordenssamlerne. Bemærk det er kun nødvendigt at oprette en person én gang i systemet, hvorefter de kan tilknyttes forskellige udvalg. 8.2 Udfærdigelse af dagsordenspunkter Sagsbehandleren udfærdiger et dagsordenspunkt i KMD Sag EDH under det rette journalnummer (KL-nummer) og relevante bilag tilknyttes. Sagsbehandleren skal udforme dagsordenpunktet således, at det tydeligt fremgår, hvad der skal tages stilling til. Dagsordenssystemet er opbygget således, at sagsbehandleren skal udfylde tre forskellige afsnit: Sagsfremstilling Økonomiske konsekvenser [22]

Indstilling Disse tre afsnit skal altid udfyldes. Såfremt der fx ingen økonomiske konsekvenser er, skrives dette. Derudover skal den enkelte sagsbehandler tage stilling til, i hvilket udvalg sagen skal besluttes. Åbne/lukkede punkter Som udgangspunkt er alle punkter åbne. Der er dog følgende undtagelser: Sager, hvis afgørelse forudsætter en bedømmelse af personlige forhold Sager om køb og salg af fast ejendom Overslag og tilbud vedr. bygningsarbejder og leverancer. Godkendelse Dagsordenspunktet sættes på dagsorden ved aktuelle udvalgs mødedato. Punktet sendes via et link til godkendelse ved nærmeste chef. Når endelig godkendelse foreligger (og evt. rettelser er foretaget) meldes punktet klar til dagsorden. Så snart punktet er meldt klar til dagsorden, kan sagsbehandleren ikke længere redigere i punktet. Når dagsorden er godkendt af dagsordenssamler, kan der ikke længere tilføjes punkter til dagsorden. Advis Sagsbehandleren skal huske at afkrydse, hvis der ønskes advisering via advis, når der er truffet beslutning i sagen. 8.2.1 Deadlines politiske udvalg Udvalg: Frist for aflevering af punkter til kø: Publiceres via Politikerweb: Byråd Tirsdag før mødet kl. 12 Torsdag før mødet Økonomiudvalg Tirsdag før mødet kl. 12 Torsdag før mødet Social- og Familieudvalg Tirsdag før mødet kl. 12 Torsdag før mødet Sundheds- og Ældreudvalg Tirsdag før mødet kl. 12 Torsdag før mødet Skole- og Dagtilbudsudvalg Tirsdag før mødet kl. 12 Fredag før mødet Kultur- og Fritidsudvalg Tirsdag før mødet kl. 12. Fredag før mødet Teknik- og Miljøudvalg Torsdag 2 uger før mødet kl. Torsdag før mødet [23]

12 Beskæftigelsesudvalg Tirsdag før mødet kl. 12 Torsdag før mødet Erhvervsudvalg Tirsdag før mødet kl. 12 Torsdag før mødet Baggrunden for at fristen for aflevering af punkter til dagsorden er sat til mandag/tirsdag er, at dagsordenerne skal drøftes på direktionsmøderne om onsdagen. Punkter, der knyttes til dagsorden efter sidste frist, vil som udgangspunkt ikke komme med på den aktuelle dagsorden. Hvor fristen af nødvendige årsager alligevel må overskrides, skal dette aftales med dagsordenssamleren. 8.2.2 Deadlines øvrige udvalg m.fl. Punkter til øvrige udvalg m.fl. sættes på dagsorden efter aftale med aktuel dagsordenssamler. 8.2.3 Offentliggørelse af dagsorden Den fulde dagsorden (åben/lukket) inkl. bilag publiceres på den lukkede del af Politikerweb, hvor kun politikere, chefer, Sekretariatet og udvalgte medarbejdere har adgang. Dagsorden til både åben og lukket Politikerweb publiceres samtidigt via systemet. 8.2.4 Offentliggørelse af referat Referatet fra mødet skrives og udsendes af dagsordensamleren samt offentliggøres på PolitikerWeb og hjemmesiden. Reglerne for besvarelse af sagerne se bilag 6 Administrativ procedure ved udvalgsbehandling af sager [24]

Retningslinjerne er et dynamisk dokument, som hele tiden skal udvikles og opdateres. Har du rettelser/bemærkninger til håndbogen, kan disse sendes til Sekretariatet på sekretariatet@nyborg.dk Torvet 1 5800 Nyborg www.nyborg.dk Godkendt af styregruppen 4. marts 2010 [25]