1 Orientering 1.1 Ordregiver Opgaven rekvireres af: Vejdirektoratet Intern Service Niels Juels Gade 13 Postboks 9018 1022 København K Yderligere oplysninger om Vejdirektoratet kan findes på: www.vejdirektoratet.dk 1.2 Opgaven Nærværende gælder i forbindelse med Vejdirektoratets udbud og kontrahering af Kantinedrift i København, Hedehusene, Skanderborg og Middelfart. Opgaven udbydes som et begrænset udbud iht. udbudsdirektivet. 1.3 Kontrakt Vejdirektoratet vil ud fra tildelingskriterierne i afsnit 2.11 vælge det tilbud, der er økonomisk mest fordelagtigt for det enkelte tjenestested, jf. Bilaget: Opgaven afsnit 1.2, og herefter indgå aftale i henhold til Bilaget: Kontrakt - Paradigma. Efter afslutning af tilbudsvurderingen, vil der blive indgået en 4- årig kontrakt for hvert tjenestested med mulighed for forlængelse. Kontraktstart forventes 01. maj 2013, jf. Bilaget: Kontrakt - Paradigma. 1.4 Tilbudsgrundlag Tilbud skal afgives på følgende grundlag: 1) Udbudsbekendtgørelse 2012/S 243-399790 2) Opfordringsskrivelse, dateret 6. februar 2013 3) Nærværende, dateret 4) Eventuelle rettelsesblade offentliggjort under spørgerunden, jfr. afsnit 2.2 5) Bilaget: Opgaven, dateret 6) Bilaget: Kontrakt - Paradigma, dateret. Der kan ikke foretages væsentlige ændringer forud for underskrift. 7) Bilaget: Tilbudsliste (TBL), dateret 8) Spørgsmål/svar samt eventuelle yderligere oplysninger offentliggjort under spørgerunden. Alt med tilhørende bilag Side 1 af 10
2 Bestemmelser om udbud og tilbud Tilbud skal afgives på dansk. Kontraktsproget er dansk og arbejdssproget er dansk. Den, der giver tilbud på denne tjenesteydelse, benævnes herefter som tilbudsgiveren. 2.1 Udbudsbekendtgørelse Vejdirektoratet har efter offentliggørelse af udbudsbekendtgørelse DK-København: Drift af kantiner 2012/ S 243-399790 Udbudsbekendtgørelse Tjenesteydelser prækvalificeret 5 ansøgere pr. tjenestested til at afgive tilbud. Udbudsbekendtgørelsen er offentliggjort i Supplement til Den Europæiske Unions Tidende (EUT/S) 18.12.2012. Følgende ansøgere er blevet opfordret til at afgive tilbud på de enkelte tjenestesteder: København Hedehusene Skanderborg Middelfart Fazer Food Services A/S Studie 10 A/S Studie 10 A/S Eurest Studio 10 A/S Københavns Kantine Service Sodexo A/S Studie 10 A/S Københavns Forenede Forenede Sodexo A/S Kantine Service Service A/S Service A/S Suni Catering Suni Catering Suni Catering Suni Catering ApS Claus Tingstrøm A/S ApS Claus Tingstrøm A/S ApS Claus Tingstrøm A/S ApS Claus Tingstrøm A/S Beskrivelse af opgaven Opgaven omfatter kantinedrift på Vejdirektoratets tjenestesteder i København, Hedehusene, Skanderborg og Middelfart. Nuværende kantinedrift udføres på alle 4 tjenestesteder af Suni Catering ApS. Kontraktforholdet ophører pr. 30. april 2013. Uanset oplysning om varighed er Vejdirektoratet berettiget til uden varsel straks at forlænge forpagtningsaftalen med en i forlængelsen angivet periode, såfremt et kommende udbud af en ny aftale om kantinedrift, der skal erstatte nærværende aftale, ikke Side 2 af 10
kan træde i kraft efter den forventede tidsplan, f.eks. som følge af, at Klagenævnet for Udbud har givet en klage angående den nye aftale opsættende virkning, at Klagenævnet for Udbud har annulleret tildelingen af den nye aftale, eller at Vejdirektoratet selv har vurderet, at udbuddet af den nye aftale skal aflyses med henblik på genudbud. 2.2 Tilbudsfasen Al henvendelse vedrørende udbuddet skal være skriftlig og på dansk og skal ske til EMCON A/S Ordrupvej 60, 5. sal 2920 Charlottenlund Att.: John Klinke Tlf.: 3997 0000 e-mail: jk@emcon.dk Henvendelse skal ske via e-mail. Spørgsmål kan ikke stilles på anden måde. Skriftlige spørgsmål og besvarelser heraf vil i anonymiseret form løbende blive meddelt samtlige tilbudsgivere skriftligt via Vejdirektoratets hjemmeside på http://leverandorportalen.vejdirektoratet.dk under overskriften kantineudbud Tilbudsgiver opfordres til selv løbende at holde sig orienteret via Vejdirektoratets hjemmeside på http://leverandorportalen.vejdirektoratet.dk under overskriften kantineudbud Besvarelse af spørgsmål sker på dansk. Tilbudsgiver bedes stille præcise spørgsmål vedrørende forståelsen af indholdet i det offentliggjorte udbudsmateriale, eller fremsætte forslag til ændring af formuleringer i det offentliggjorte udbudsmateriale. Det foretrækkes, at spørgsmålene stilles særskilt og nummereret. Alle spørgsmål, der modtages senest fredag den 8. marts 2013, vil Side 3 af 10
blive besvaret. Spørgsmål, der modtages senere end fredag den 8. marts 2013, kan forventes besvaret i det omfang, besvarelse kan meddeles senest onsdag den 13. marts 2013. Spørgsmål, der modtages senere end onsdag den 13. marts 2013, vil ikke blive besvaret. Spørgsmål/svar samt eventuelle yderligere oplysninger og eventuelle rettelsesblade uploades senest onsdag den 13. marts 2013 på Vejdirektoratets hjemmeside på http://leverandorportalen.vejdirektoratet.dk under overskriften kantineudbud Det er tilbudsgivers ansvar, at spørgsmål, svar samt eventuelt yderligere oplysninger og eventuelle rettelsesblade afgivet under spørgerunden er modtaget af tilbudsgiver og er denne bekendt. Ansvaret for et eventuelt mangelfuldt tilbud, som følge af manglende hensyntagen til spørgsmål, svar samt eventuelt yderligere oplysninger og eventuelle rettelsesblade, påhviler alene tilbudsgiver. 2.3 Besigtigelse Der er arrangeret besigtigelse af de enkelte tjenestesteder. Besigtigelsestidspunkter fremgår af opfordringsskrivelsen. Ved besigtigelsen vil der ikke være mulighed for at stille spørgsmål. Tilbudsgiverne skal tilmelde sig de enkelte besigtigelser med angivelse af tjenestesteder samt navne på deltagerne. Tilmelding skal ske via mail til John Klinke, jk@emcon.dk 2.4 Alternativer Der modtages ikke alternative bud. 2.5 Forbehold Eventuelle forbehold (individuelle eller standardforbehold) over for udbudsmaterialet skal indføres i tilbudslisten, jf. Bilaget: Tilbudsliste (TBL). Hvis tilbuddet indeholder væsentlige forbehold herunder forudsætninger og bestemmelser i øvrigt, som strider mod udbudsmaterialet, vil dette medføre, at Vejdirektoratet erklærer et sådant tilbud for ukonditionsmæssigt, hvorved tilbuddet ikke optages til bedømmelse. Side 4 af 10
Forbehold over for krav anført i bilaget Opgaven vil blive betragtet som væsentlige. Eventuelle ikke-væsentlige forbehold vil blive prissat af Vejdirektoratet, og prisen vil blive tillagt tilbuddet. Ved denne prissætning vil en evt. usikkerhed om forbeholdets indhold som udgangspunkt øge det tillæg, som gives. Tilbudsgiveren kan pga. ligebehandlingsreglerne ikke spørges om et evt. forbeholds prissætning. Tilbudsgiverne anmodes derfor om at stille spørgsmål til evt. påtænkte forbehold under spørgerunden samt om nøje at overveje karakteren og omfanget af evt. forbehold, og søge alle evt. usikkerheder afklaret under spørgerunden inden tilbudsafgivelsen. 2.6 Tilbudsgivers omkostninger Tilbudsgivers omkostninger i forbindelse med afgivelse af tilbud er Vejdirektoratet uvedkommende og vil ikke blive honoreret. Tilbudsmateriale vil ikke blive returneret til tilbudsgiver. 2.7 Tilbudsfrist Tilbuddet skal være modtaget hos: Senest EMCON A/S Ordrupvej 60, 5. sal 2920 Charlottenlund Att.: John Klinke Tirsdag den 19. marts 2013 kl. 12.00. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Åbning af tilbuddene sker uden tilbudsgivernes deltagelse. 2.8 Vedståelsesfrist Tilbud skal vedstås i 60 dage fra tirsdag den 19. marts 2013. 2.9 Tilbuddets form og indhold Tilbud skal mærkes: Vejdirektoratet, Kantinedrift, TILBUD. Alt tilbudsmateriale skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Tilbud skal afleveres i særskilt lukket kuvert i én original papirudgave forsynet med original underskrift, 1 papirkopi og en CD- ROM eller lignende med materialet på digital form fx som pdffiler. Den originale papirudgave er gældende i tilfælde af afvigelser/forskelle. Side 5 af 10
Tilbud skal ifølge Bilaget: Tilbudsliste (TBL) indeholde: Vederlag/samlet økonomisk tilbud Organisering, bemanding og personaleforhold Produktsortiment og kantinekoncept Tilbud, der ikke overholder samtlige mindstekrav (såkaldte ukonditionsmæssige tilbud), vil blive afvist. 2.10 Tilbudsbedømmelsens forløb Tilbuddene vil indledningsvis blive gennemgået for at konstatere, om de er konditionsmæssige. Ukonditionsmæssige tilbud optages ikke til bedømmelse. Vejdirektoratet vil prissætte evt. ikke væsentlige forbehold, jfr. afsnit 2.5 Vejdirektoratet kan i forbindelse med bedømmelsen stille spørgsmål til uklarheder i tilbuddene. Besvarelsen vil indgå i bedømmelsen. 2.11 Tildelingskriterier Tildelingskriterium: Det økonomisk mest fordelagtige bud. Følgende underkriterier lægges til grund for tildeling af kontrakt for hvert enkelt tjenestested: Underkriterium Vederlag/samlet økonomisk tilbud Organisering, bemanding og personaleforhold Produktsortiment og kantinekoncept Vægtning 40 % 20 % 40 % Der foretages separate vurderinger for hvert tjenestested. Hvert underkriterium bedømmes ud fra følgende karakterskala: 0 point gives til tilbud, hvor bedømmelse ikke er mulig 1 point gives til det netop acceptable tilbud 2 point gives til tilbud noget under middel 3 point gives til tilbud under middel Side 6 af 10
4 point gives til tilbud lidt under middel 5 point gives til middel tilbud 6 point gives til tilbud lidt over middel 7 point gives til tilbud over middel 8 point gives til tilbud noget over middel 9 point gives til tilbud meget over middel 10 point gives til det bedst tænkelige tilbud på markedet Summen af de vægtede karakterer for de enkelte underkriterier udgør den samlede karakter. Den samlede karakter kan blive maksimalt 10. 2.12 Vederlag/samlet økonomisk tilbud Laveste tilbud tildeles karakteren 10. Et tilbud der er (X) kr. over laveste pris tildeles karakteren 0. De øvrige tilbudskarakterer findes ved en retlinet interpolation herimellem. Tilbud, der ligger højere end (X) kr. over laveste tilbud tildeles negativ karakter. (X) er et for hvert tjenestested forud valgt interval, som er anført i nedenstående tabel: Bedømmelsesinterval Kr. ekskl. moms (X) København 975.000 Hedehusene 475.000 Skanderborg 550.000 Middelfart 375.000 Der skal afgives tilbud på den vedlagte tilbudsliste, se Bilaget: Tilbudsliste (TBL). Tilbud, der ikke er afgivet i overensstemmelse med indholdet i tilbudslisten, vil ikke blive taget i betragtning. Tilbudslisten skal udfyldes i alle detaljer for de(t) tjenestested(er), der gives tilbud på, jf. opfordringsskrivelsen. De i tilbudslisten anførte mængder for den enkelte ydelse/position skal udelukkende danne grundlag for vurdering af tilbuddet. Side 7 af 10
For underkriterierne Organisering, bemanding og personaleforhold og Produktsortiment og kantinekoncept tildeles tilbuddene en karakter mellem 0 og 10 for hvert af de to underkriterier. 2.13 Organisering, bemanding og personaleforhold Tilbudsgiveren skal vedlægge sit tilbud en beskrivelse af, hvorledes organisation er opbygget for det enkelte tjenestested herunder en bemandingsplan med stillingsbetegnelser og med angivelse af ugentligt timetal for de enkelte medarbejdere. Tilbudsgiver skal oplyse, hvilke overenskomster den oplyste bemanding er omfattet af. Tilbudsgiver skal vedlægge et budget for det første års kantinedrift, dvs. for perioden 1. maj 2013 til 30. april 2014. Tilbudsgiver skal oplyse, hvilke overenskomster medarbejdere er ansat under. Forpagteren skal have tegnet overenskomst med de for området forhandlingsberettigede organisationer, eller tilbyde sine ansatte overenskomstmæssige vilkår. Endvidere skal tilbudsgiver redegøre for, hvordan der sikres tilstrækkelig bemanding i tilfælde af sygdom eller andet fravær samt mulighed for at trække ekstra ressourcer i spidsbelastningsperioder. Tilbudsgiveren skal redegøre for håndtering af kvalitetsstyring og kvalitetssikring herunder anvendelse af værktøjer, kontrolskemaer m. v. Endvidere skal der redegøres for, hvorledes medarbejdere instrueres, så det i tilbuddet fastlagte kvalitetsniveau opnås. Endeligt skal tilbudsgiveren i sit tilbud redegøre for, hvorledes personalet løbende efteruddannes og inspireres. Der vil blive lagt vægt på efteruddannelse, der bidrager til inspiration og variation. I det omfang, der anvendes underleverandører (ikke produktleverandører), skal disses navn og påtænkte opgaver beskrives. Der lægges vægt på, at de allokerede medarbejdere har erfaring fra tilsvarende kantiner. 2.14 Produktsortiment og kantinekoncept Tilbudsgiveren vedlægger en beskrivelse, der er formuleret som et kantinekoncept af, hvorledes tilbudsgiveren vil leve op til målsætning og de stillede fødevarekrav, jf. bilaget Opgaven. Side 8 af 10
Endvidere vedlægges forslag til en ugemenú gældende for en sommermåned og tilsvarende en ugemenú gældende for en vintermåned. Det skal endvidere fremgå, hvorledes tilbudsgiveren vil variere udbuddet over ugen og over året. Dette kan eksempelvis ske ved at redegøre for hvilke fødevarer, der tænkes gennemgående (årstidsuafhængige) og hvilke der løbende vil variere (årstidsafhængige). Der lægges blandt andet vægt på, at tilbudsgivers menuforslag afspejler de pågældende sæsoners råvareudbud, traditioner og på størst mulig variation. 2.15 Tildeling Det tilbud, som for hver enkelt tjenestested opnår den højeste totalværdi, opgjort som et tal med 1 decimal, er det økonomisk mest fordelagtige bud. Kontrakten tildeles tilbudsgiver med det økonomisk mest fordelagtige bud på hvert enkelt tjenestested. 2.16 Forhandlingsforbuddet Det skal fremhæves, at Vejdirektoratet ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Vejdirektoratet vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der blandt andet er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommisionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): Rådet og Kommisionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang, det ikke giver anledning til forskelsbehandling. Der gælder således snævre grænser for forhandling. Der vil derfor ikke blive afholdt egentlige kontrakt- eller prisforhandlinger, hvorfor tilbudsgiverne bør drage omsorg for, at deres tilbud er således, at forpagtningsaftalen vil kunne indgås uden forudgående drøftelser mellem tilbudsgiver og Vejdirektoratet. Det er derfor yderst hensigtsmæssigt, at tilbuddene er fyldestgørende og behandler alle relevante forhold, indeholder alle nød- Side 9 af 10
vendige oplysninger og er præcise i enhver henseende. 2.17 Kontrolbud Vejdirektoratet afgiver ikke kontrolbud. 2.18 Personaleforhold/ virksomhedsoverdragelse 2.19 Ændringer i udbudsmaterialet Udbuddet er omfattet af Lov om lønmodtageres retsstilling ved virksomhedsoverdragelse, jf. Bilaget: Opgaven, Bilag K Personaleforhold/virksomhedsoverdragelse. Vejdirektoratet forbeholder sig ret til i videst muligt omfang at ændre i udbudsmaterialet, herunder forlængelse af tilbudsfristen. 2.20 Annullation Vejdirektoratet forbeholder sig ret til at annullere udbudsforretningen og/eller gennemføre nyt udbud, hvis der er saglige grunde eller forhold, der tilsiger dette. Side 10 af 10