Udbudsbetingelser 1. Alment Bestemmelser om udbud og tilbud, udbudsbetingelserne, indeholder dels orienterende oplysninger om den udbudte opgave, dels bindende bestemmelser for udbud og tilbud. Udbudsprocessen anses ikke for afsluttet, før kontrakt er underskrevet af såvel leverandør som ordregiver. Det præciseres, at der ikke før underskrift kan foretages væsentlige ændringer i forhold til indholdet i udkast til kontrakt, jf. "3.2 Udbudsmateriale", "e) Udkast til kontrakt". Ordregivende myndighed: Kalundborg Kommune, Vej, Ejendom og Affald Holbækvej 141B 4400 Kalundborg CVR nr. 29189595 Kontakt: Jeanette Brockdorff Flygenring, E-mail: jeanette.flygenring@kalundborg.dk Yderligere oplysninger om Kalundborg Kommune kan findes på www.kalundborg.dk 2. Opgavens omfang Udbuddet benævnt Kalundborg Kommunes udbud af rottebekæmpelse, 01.01.2016-31.12.2018 omfatter udførelse af lovpligtig rottebekæmpelse i Kalundborg Kommune. Rottebekæmpelse i Kalundborg Kommunes hovedkloakker er ikke omfattet af udbuddet, jf. "3.2 Udbudsmateriale", "c) Kravspecifikation". Kontraktperioden er 1. januar 2016-31. december 2018. Aftalen kan efterfølgende forlænges 2 gange 12 måneder. Der ud over indeholder aftalen ingen optioner. Kalundborg Kommune vil ud fra tildelingskriteriet i 3.4 Tildeling" vælge det tilbud, der er økonomisk mest fordelagtigt, og herefter underskrive kontrakt. Yderligere oplysninger fremgår af udbudsmaterialet, jf. 3.2 Udbudsmateriale. 3. Udbud 3.1 Udbudsform Udbuddet gennemføres som et offentligt udbud i henhold til Europa-Parlamentets og Rådets direktiv Nr. 2004/18/EF af 31. marts 2004 om samordning af fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige bygge- og anlægskontrakter, udbudsdirektivet, jf. Bekendtgørelse nr. 712 af 15/06/2011 om fremgangsmåderne ved indgåelse af offentlige vareindkøbskontrakter, offentlige tjenesteydelseskontrakter og offentlige byggeog anlægskontrakter. 3.2 Udbudsmateriale Udbudsmaterialet omfatter følgende materiale med bilag: a) Udbudsbekendtgørelsen b) Nærværende Udbudsbetingelser c) Kravspecifikation d) Eventuelle rettelsesblade og spørgsmål/svar samt eventuelle yderligere oplysninger offentliggjort i tilbudsfasen e) Udkast til kontrakt f) Tilbudsliste
3.3 Udvælgelse For at være egnet skal tilbudsgiver opfylde de mindstekrav, som fremgår af udbudsbekendtgørelsens punkterne III.2.1), III.2.2) og III.2.3). 3.4 Tildeling 3.4.1 Generelt Kriterium for tildeling er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. 3.4.2 Økonomisk mest fordelagtige tilbud Karaktererne for de enkelte underkriterier sammenlægges. Det tilbud, der opnår den højeste totalværdi opgjort med 1 decimal, er det økonomisk mest fordelagtige tilbud. Kontrakten tildeles tilbudsgiver med det økonomiske mest fordelagtige tilbud. Følgende underkriterier med den angivne vægtning lægges til grund for tildeling: A Pris 40 % B Kvaliteten af den tilbudte ydelse 35 % C Kvalifikationerne hos det tilbudte team 25 % 3.4.3 Tildelingsmodel Hvert underkriterium bedømmes ud fra en karakterskala, jf. nedenstående. Summen af de vægtede karakterer for de enkelte underkriterier udgør den samlede karakter. Den samlede karakter kan maksimalt blive 10. Bedømmelse af underkriterium A - Pris: Som grundlag for prisbedømmelsen anvendes den oplyste pris ifølge tilbudslisten, jf. Tilbudsliste, 4. Tilbudssum og prisregulering. Karakteren for pris findes ved følgende omregning af pris til karakter: Laveste tilbud tildeles karakteren 10. Et tilbud, som er DKK 1.25 mio. over laveste pris, tildeles karakteren 0. De øvrige tilbudskarakterer findes ved at interpolere og ekstrapolere retlinet ud fra disse to punkter. Tilbud, som ligger mere end DKK 1.25 mio. over laveste pris, tildeles negativ karakter. Karakterskala for underkriterium B og C Ved bedømmelsen af de kvalitative underkriterier B og C anvendes en 11-trins karakterskala fra 0 til 10. Bedømmelsen - karakter/beskrivelse - sker i henhold til følgende karakterskala: 10 Gives for det fremragende tilbud som bedst muligt opfylder underkriteriet med ingen eller få uvæsentlige undtagelser 7 Gives for tilbud med god opfyldelse af underkriteriet 5 Gives for tilbud med middel tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 3 Gives for tilbud med mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 0 Gives for tilbud, som kun netop er konditionsmæssigt (underkriteriet lige netop opfyldt) Mellemliggende karakterer anvendes til at udtrykke nuancer i forhold til ovenstående beskrivelse af skalaen. Kravene opstillet i kravspecifikationen, jf. 3.2 Udbudsmateriale, c) Kravspecifikation", er mindstekrav, medmindre andet er angivet.
Bedømmelse af underkriterium B - Kvaliteten af den tilbudte ydelse Ved vurderingen af, hvordan tilbuddene udover mindstekravene opfylder Kalundborg Kommunes ønsker, vil der blive lagt vægt på følgende: Tilbudsgivers redegørelse for hvorledes tilbudsgiver vil tilrettelægge og løse opgaven Om tilbuddet vurderes at indeholde en organisation, som vil sikre, at udførelse af opgaven lever op til beskrivelsen i udbudsmaterialet, jf. 3.2 Udbudsmateriale Tilbudsgivers opgavespecifikke kvalitetssikring med henblik på sikring af rettidig og korrekt opfyldelse af kontrakten, jf. 3.2 Udbudsmateriale, e) Udkast til kontrakt under 4. Kontraktgrundlag. Bedømmelse af underkriterium C - Kvalifikationerne hos det tilbudte team Ved vurderingen af, hvordan tilbuddene udover mindstekravene opfylder Kalundborg Kommunes ønsker, vil der blive lagt vægt på følgende: Kvalifikationerne hos det samlede team som tilbudsgiver har tilbudt til løsning af opgaven. Autoriserede personer skal angives med navn, og for hver skal der vedlægges et CV på maksimalt 2 sider. 4. Spørgsmål til udbudsmaterialet Såfremt noget i udbudsgrundlaget giver anledning til afklarende spørgsmål, kan sådanne spørgsmål sendes på e-mail til Kalundborg Kommune, hvor de skal være modtaget senest fredag den 18. september 2015. Alle spørgsmål, der modtages inden udløbet af denne vejledende spørgefrist, vil blive besvaret. Da tilbudsfristen er kl. 12:00 onsdag den 30. september 2015, og spørgsmål ifølge Udbudsdirektivet skal være modtaget senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb, skal spørgsmålene være modtaget senest torsdag den 24. september 2015. Spørgsmål, der modtages efter fredag den 18. september 2015, men inden udløbet af Udbudsdirektivets frist på 6 kalenderdage, vil kun blive besvaret, såfremt det er muligt at offentliggøre svaret senest torsdag den 24. september 2015. Spørgsmål, der modtages efter udløbet af 6 dages fristen torsdag den 24. september 2015, vil ikke blive besvaret. Alle henvendelser skal ske skriftligt på dansk via e-mail til jeanette.flygenring@kalundborg.dk med følgende tekst i mailens emnefelt: "Spørgsmål vedr. Kalundborg Kommunes udbud af rottebekæmpelse, 01.01.2016-31.12.2018". Kalundborg Kommune vil foranledige spørgsmål og tilhørende besvarelse offentliggøres på https://www.kalundborg.dk/erhverv/udbud.asp under overskriften "Kalundborg Kommunes udbud af rottebekæmpelse, 01.01.2016-31.12.2018" senest torsdag den 24. september 2015. Det vil ikke af besvarelsen fremgå, hvem der har stillet spørgsmålene. Kalundborg Kommune forbeholder sig ret til at offentliggøre supplerende meddelelser i form af yderligere oplysninger og rettelsesblade, der supplerer eller erstatter dele af udbudsmaterialet, senest 6 kalenderdage inden tilbudsfristens udløb. Supplerende meddelelser offentliggøres på Kalundborg Kommunes eget initiativ eller som følge af modtagne afklarende spørgsmål. Det er tilbudsgivers ansvar at gøre sig bekendt med spørgsmål/svar samt eventuelle yderligere oplysninger og eventuelle rettelsesblade offentliggjort i tilbudsfasen. Ansvaret for eventuelt mangelfuldt tilbud, som følge af manglende hensyntagen til spørgsmål, svar samt eventuelt yderligere oplysninger og eventuelle rettelsesblade, påhviler alene tilbudsgiver. 5. Tilbud 5.1 Alternative tilbud Alternative tilbud modtages ikke. 5.2 Forbehold
Eventuelle forbehold skal tydeligt fremgå af tilbuddet. Såfremt tilbuddet indeholder forbehold eller forudsætninger, der strider mod grundlæggende elementer i udbudsmaterialet, vil dette medføre, at tilbuddet afvises af ordregiver. Såfremt tilbuddet indeholder ikke-væsentlige forbehold, kan tilbuddet afvises eller forbeholdene prissættes. Ordregiver har ret til ikke at tage disse tilbud i betragtning. Såfremt ordregiver vælger at prissætte forbeholdene, tillægges summen af de prissatte forbehold tilbudsgivers tilbudspris, jf. Tilbudsliste, 4. Tilbudssum og prisregulering. Forbeholdenes væsentlighed vurderes af ordregiver. Ordregivers eventuelle prissættelse af forbehold vil ske med udgangspunkt i en konservativ værdiansættelse. Tilbudsgiverne anmodes derfor om nøje at overveje karakteren og omfanget af eventuelle forbehold og søge alle usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, jf. 4 Spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang undgås. 5.3 Aflevering af tilbud Tilbud kan ikke sendes elektronisk, men skal sendes eller indleveres til nedenstående adresse, således at tilbuddet er modtaget senest på ligeledes nedennævnte tidspunkt. Tilbud skal modtages i 2 papireksemplarer, hvoraf det ene skal være forsynet med original underskrift. Ordregiver vil alene evaluere tilbudsmateriale, som er modtaget i underskrevet papireksemplar eller modtaget i papireksemplar sammen med det underskrevne på adressen senest på det tidspunkt, som fremgår af nærværende bestemmelse. Ordregiver har dog mulighed for at stille supplerende spørgsmål til tilbudsmateriale, der modtages som beskrevet. Alle bilag skal være mærket med tilbudsgiverens navn. Tilbud skal være modtaget hos Kalundborg Kommune, receptionen Holbækvej 141 B DK-4400 Kalundborg senest kl. 12:00, onsdag den 30. september 2015. Tilbud modtaget efter dette tidspunkt vil blive afvist. Det for sent modtagne vil blive returneret uåbnet. Åbning af tilbud vil ske uden tilbudsgivernes tilstedeværelse. Tilbud skal afleveres i lukket kuvert/ pakke mærket: "Kalundborg Kommunes udbud af rottebekæmpelse, 01.01.2016-31.12.2018, TILBUD" samt "Må ikke åbnes i receptionen". 6. Dokumenter der skal vedlægges tilbuddet Tilbudsgiver skal disponere tilbuddet i overensstemmelse med nedenstående disposition, besvare de stillede spørgsmål og vedlægge de nødvendige bilag og dokumentation under de anførte overskrifter: Afsnit 1: Oplysninger anført i udbudsbekendtgørelsen pkt. III.2, Betingelser for deltagelse : De økonomiske aktørers personlige forhold, jf. Udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2.1, Økonomisk og finansiel kapacitet, jf. Udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2.2, og Teknisk kapacitet, jf. Udbudsbekendtgørelsens pkt. III.2.3.
Afsnit 2: Udfyldt og underskrevet "Tilbudsliste". Ved aflevering af tilbud skal tilbudsgiver anvende den af ordregiver udarbejdede Tilbudsliste, jf. 3.2 Udbudsmateriale, f) Tilbudsliste. Afsnit 3: Udfyldt "Bedømmelse af underkriterium B - - Kvaliteten af den tilbudte ydelse", således som beskrevet oven for under 3.4.3 Tildelingsmodel, "Bedømmelse af underkriterium B - Kvaliteten af den tilbudte ydelse". Afsnit 4: Udfyldt "Bedømmelse af underkriterium C - Kvalifikationerne hos det tilbudte team", således som beskrevet oven for under 3.4.3 Tildelingsmodel, "Bedømmelse af underkriterium C - Kvalifikationerne hos det tilbudte team". Tilbudsgivers standardbetingelser kan ikke vedlægges tilbuddet. Endeligt anmodes tilbudsgiver om at oplyse, såfremt der er oplysninger eller elementer i tilbuddet, som tilbudsgiver ud fra forretningsmæssige overvejelser ønsker undtaget fra aktindsigt. Det præciseres i den forbindelse, at ordregiver under alle omstændigheder vil være berettiget og forpligtet til at give aktindsigt i det omfang, som følger af lovgivningen. 7. Virksomhedsoverdragelse Der vil ikke i forbindelse med valg af leverandør blive tale om virksomhedsoverdragelse af medarbejdere. 8. Forhandlingsforbud Det skal fremhæves, at ordregiver ikke i traditionel forstand vil kunne forhandle med tilbudsgiverne om de afgivne tilbud. Ordregiver vil således holde sig inden for de rammer for forhandling, der bl.a. er givet vejledning om i en erklæring fra Rådet og Kommissionen i forbindelse med direktiv 93/37/EØF (EFT nr. L 111/114 af 30/4 1994): Rådet og Kommissionen erklærer, at fremgangsmåderne med offentligt eller begrænset udbud udelukker enhver forhandling med ansøgere eller bydende om grundlæggende elementer i kontrakterne, som ikke vil kunne ændres uden fare for konkurrencefordrejning, og der må navnlig ikke forhandles om priser; der må kun finde drøftelser sted med ansøgere eller bydende, når det sker med henblik på at præcisere eller supplere indholdet af deres bud eller de ordregivende myndigheders krav, og i det omfang dette ikke giver anledning til forskelsbehandling. 9. Underleverandører Tilbudsgiver må ikke anvende underleverandører til opgavens udførelse. 10. Vedståelse Tilbud skal vedstås i 90 kalenderdage fra onsdag den 30. september 2015. 11. Vederlag Der udbetales ikke vederlag for deltagelse i tilbudsgivningen og efterfølgende kontraktindgåelse. 12. Ændringer i udbudsmaterialet Kalundborg Kommune forbeholder sig ret til i videst muligt omfang at ændre i udbudsmaterialet, herunder forlænge tilbudsfristen. 13. Annullation
Kalundborg Kommune forbeholder sig ret til at annullere udbudsforretningen og/eller gennemføre nyt udbud, hvis der er saglige grunde eller forhold, der tilsiger dette.