1 Notat Forvaltning: Błrn og skole Dato: J.nr.: Br.nr.: 26. oktober 2009 Udf rdiget af: Sonja Młgelsvang Vedrłrende: Aktiviteter afholdt i forhold til de socialfaglige medarbejdere i Błrn og familieafdelingen i perioden 2007-2009 Notatet sendes/sendt til: konomiudvalget Vilk r for det socialfaglige omr de inden kommunesammenl gningen i 2007 Den 1. januar 2006 tr dte anbringelsesreformen i kraft med regler om, at der nu skulle udarbejdes 50 undersłgelser og handleplaner i alle błrnesager. Samtidig begyndte forberedelserne til kommunesammenl gningen, og kommunerne kanaliserede rigtig mange ressourcer ind i planl gningen af kommunesammenl gningen, hvilket i et vist omfang betłd, at implementering af anbringelsesreformen druknede i kommunalreformen. I gammel Randers blev det, i forbindelse med at lederen af Familieafdelingen forlod sin stilling i begyndelsen af 2006, besluttet ikke at genbes tte denne stilling, men at fordele ledelsesopgaverne mellem 4 mellemledere. De midlertidige ledere oplevede dette som en betydelig ekstra arbejdsbyrde, og resultatet blev en manglende samlet styring i forhold til de aktuelle udfordringer i afdelingen. I rigtigt mange błrn og familiesager var der derfor pr. 1. januar 2007 ikke lavet 50 undersłgelser og handleplaner, og der var en betydelig pukkel i forhold til de administrative arbejdsopgaver. Situationen i 2007-2008 -2009 Samtidig med kommunesammenl gningen vedtog Sammenl gningsudvalget en Sammenh ngende błrn og ungepolitik for błrn og unge med s rlige behov for stłtte. Heri blev det markeret, at der skulle v re s rligt fokus p det forebyggende arbejde, og at der skulle tages udgangspunkt i fłlgende 3 pejlem rker: Barnet i centrum Helhed i indsatsen Tv rfaglighed
2 I forbindelse hermed blev det vedtaget, at lave en omfattende organisations ndring p Błrn og familieomr det, som, med udgangspunkt i de vedtagne nłglebegreber, skulle styrke/ udvikle arbejdet med błrn/ unge og deres familier. De fłrste 8 mdr. i 2007 blev derfor ogs anvendt til procesarbejde med involvering af medarbejderne i udviklingen af den nye organisation. Januar 2007 flyttede alle socialfaglige medarbejdere fra de 6 kommuner til Odinsgade. Denne flytning var midlertidig, og det var uvist, hvor den endelige fysiske placering skulle v re. De mange opgaver, der naturligt fłlger af en fusion, en omfattende organisations ndring og et betydeligt eftersl b i forhold til anbringelsesreformen, bevirkede at arbejdspresset var ekstra stort, og det var nłdvendigt at iv rks tte s rlige initiativer. Da medarbejderne flyttede sammen i Odinsgade, blev sagerne fordelt efter den model man havde haft i Randers, med et anbringelsesteam og et forebyggelsesteam. Mange medarbejdere fik nye sager og deraf fłlgende nyt samarbejde med nye błrn og familier. Den noget kaotiske periode i 2007 bevirkede, at afdelingen havde et betydeligt sygefrav r, og at der blev anvendt vikarer til at hj lpe med sagsbehandlingen. Vikarerne blev hovedsagelig brugt til at lłse de aktuelle her og nu arbejdsopgaver og ikke til at rydde op i eftersl bet. De n vnte belastninger viste sig p forskellig vis. Arbejdstilsynet og BST blev involveret b de i afd kning af problemfelter og i forhold til at f udarbejdet en tids og handleplan med initiativer, som skulle afhj lpe problemerne og samtidig sikre en positiv udvikling af arbejdsmiljłet. For at tage udgangspunkt i medarbejdernes perspektiver, var alle medarbejdere til en trivselssamtale med n rmeste leder og Błrn og familiechefen i lłbet af sommeren 2007. Medarbejdere, som var sygemeldte og medarbejdere, som fłlte sig s rlig stressp virkede fik tilbudt samtaler med en arbejdspsykolog fra BST, og der blev tilbudt individuelle samtaler og gruppesamtaler. P grund af det store sygefrav r blev der anvendt vikarer, og der blev iv rksat en nłdplan hen over sommeren 2007, som skulle sikre de enkelte medarbejdere en acceptabel arbejdsbyrde og mulighed for sikker drift med udgangspunkt i at lłse sagsbehandlingen t t p błrnene og familierne. Det blev prioriteret at iv rks tte foranstaltninger, s błrnene/ familierne ikke blev berłrt af det store arbejdspres i afdelingen. For at nedbringe den store pukkel, som var fulgt med fra 2006, blev der lłbende afholdt ekstra administrative dage, og der blev lłbende anvendt vikarer.
3 Den nye organisation blev implementeret i oktober 2007 med 3 Błrn og familiecentre. I denne forbindelse blev sagerne igen omfordelt mellem medarbejderne, som nu blev tilknyttet skoler og dagtilbud i det enkelte Błrn og familiedistrikt. I forbindelse med udflytningen i de 3 Błrn og familiecentre blev ledelsesstrukturen ogs ndret, og der blev ansat 3 nye distriktsledere, og der blev bevilliget en opnormering p 37 socialr dgivertimer til hvert center. Denne opnormering blev givet for at opprioritere den s rlige forebyggende indsats og sikre at det tv rfaglige samarbejde med daginstitutioner og skoler fik den bedst mulige start. I sommeren 2008 lavede den socialfaglige leder en mindre stikprłveundersłgelse for at kunne vurdere, hvordan det gik med afvikling af puklen fra kommunesammenl gningen. Undersłgelsen viste, at der stadig var en betydelig pukkel, hvorfor der fortsat blev afholdt ekstra administrative arbejdsdage og enkelte r dgivere fik łget timetal eller udbetalt overarbejde. For at skabe stabilitet og for at tiltr kke flere kvalificerede medarbejdere blev der ansat 2 r dgivere i faste stillinger i stedet for vikarer. Der blev ogs midlertidigt ansat en ekstra administrativ medarbejder, som delvis kompensation for medarbejdere der fulgte en diplomuddannelse. Der blev lavet forenklinger af administrative procedurer, den socialfaglige leder og distriktslederne besluttede at der ikke skulle laves bagudrettede 50 undersłgelser p gamle sager, hvor der var iv rksat en foranstaltning. Ved rsskiftet 2008/2009 blev det besluttet, at lave en analyse af myndighedsomr det/ anbringelsesomr det. Denne analyse resulterede i BDO rapporten, som blev f rdig i juni 2009. Da BDO analysen var en generel og mere overordnet analyse af myndighedsomr det, vurderede ledelsen p baggrund af de sager fra rhus der havde verseret i pressen, at det ogs var behov for en intern undersłgelse, hvilket resulterede i Screeningsrapporten, som blev f rdig i august 2009. Screeningsrapporten skulle tilvejebringe data, som kunne bruges til en m lrettet indsats i forhold til det socialfaglige arbejde, og dermed sikre kvaliteten i den fremtidige sagsbehandling. Undersłgelsen bestod af en kvalitativ - og en kvantitativ undersłgelse. Ledelsen har lłbende arbejdet p at sikre en positiv udvikling af arbejdsmiljłet og et acceptabelt socialfagligt arbejde. Det er blevet prioriteret at medarbejderne tilegner sig ny viden og fłlger med uddannelsesm ssigt. Der har s ledes v ret og er lłbende sagsbehandlere p diplomuddannelse, en uddannelse som blev oprettet som fłlge af anbringelsesreformen i 2006. Det er under hele forlłbet blevet prioriteret at holde medarbejderudviklingssamtaler, at lave APV og APU- forlłb (arbejdspladsudvikling) i de enkelte distrikter og i efter r 2008/for r 2009 blev der afholdt stressh ndteringsforlłb i alle tre distrikter. I for ret 2009 blev der blevet afholdt en temadag med titlen: H ndtering af arbejdspres, hvor der bl.a. blev arbejdet med gode arbejdsrutiner og skriftlighed.
4 Sammenfatning Siden januar 2007 har der v ret et s rligt stort arbejdspres p medarbejdere og ledere i Błrn og familieafdelingen. rsagerne til arbejdspresset har v ret mange: Anbringelsesreform pr. 1. 1. 2006 Kommunesammenl gning pr. 1. 1. 2007 Stor arbejdspukkel januar 2007 Fysisk flytning 2 gange i 2007 Reduceret ledelseskapacitet indtil oktober 2007 Udvikling og implementering at ny organisation P trods af det store arbejdspres er det lykkedes at skabe stabilitet i de 3 Błrn og familiecentre, og sygefrav ret er reduceret fra 7,18 % til 4,18 %. I denne periode har det konkrete socialfaglige arbejde med błrnene og familierne haft den hłjeste prioritet, medens den administrative del af sagsarbejdet ikke er blevet prioriteret helt s hłjt, hvilket har medfłrt, at der er sager, hvor der ikke er en 50 undersłgelse og en handleplan, men notaterne til at lave de n vnte undersłgelser er, i de allerfleste tilf lde, tilstede i journalen blot ikke systematiseret. Det fremadrettede arbejde i det socialfaglige omr de Det fremadrettede arbejde i det socialfaglige omr de i Błrn og familieafdelingen tager udgangspunkt i omtalte BDO rapport og Screenings rapporten. BDO rapporten gav 11 anbefalinger i forhold til; tilbud som benyttes i anbringelsessager, serviceniveau, visitation og opgavelłsning p myndighedsomr det, og det interne foranstaltningsomr de (Familiehuset og Dłgnomr det). Det er besluttet at fłlge og arbejde med alle BDOs anbefalinger, og til styring af dette er der udarbejdet en overordnet handleplan og kommissorier for alle arbejdsgrupper. Arbejdet med anbefalingerne forlłber planm ssigt, og der bliver lłbende rapporterer tilbage til Styregruppen samt Błrn og skoleudvalget. Screeningsrapporten, som bestod af en kvantitativ og en kvalitativ analyse, gav overblik over, hvor der stadig er behov for en s rlig indsats i forhold til det socialfaglige arbejde. Den kvalitative undersłgelse viste, at: 1. Der er et godt fagligt niveau 2. Der er relevante faglige overvejelser i forhold til indsatsen 3. Der foreligger materiale til udarbejdelse af s vel 50 undersłgelser som handleplaner i sagen 4. Der forefindes notater og oplysninger i sagen, men ikke altid i elektronisk form Den kvantitative undersłgelse viste en del problemstillinger: 1. Der mangler renskrevne elektroniske notater 2. Der mangler 50 undersłgelser i en del sager 3. Der mangler handleplaner i mange sager og i forhold til en del bevillinger 4. Der mangler bevillingsskrivelser
5 5. Der mangler błrnesamtaler. Med hensyn til handleplaner, er der lavet en plan for arbejdet, som skal sikre at der i lłbet af fłrste halvdel af 2010 er handleplaner til alle foranstaltninger. Med hensyn til bevillingsskrivelser, er der hen over sommeren 2009 rettet op p dette forhold s ledes, at der nu er bevillingsskrivelser i alle sager og i forhold til alle foranstaltninger. Fremover vil der ikke blive iv rksat foranstaltninger eller forekomme udbetalinger uden at der foreligger s vel en handleplan som en bevilling i sagen. Som ovenfor beskrevet foreligger de notater, oplysninger m.v. der skal bruges til at lave elektroniske notater, handleplaner og 50 undersłgelserne i den fysiske sag. En gennemgang af sagerne og dialog med medarbejderne viser, at det er et tidsm ssigt problem at f skrevet s vel notaterne ind i systemet, som at f samlet oplysningerne i s vel handleplaner som i 50 undersłgelserne, samt at f gennemfłrt błrnesamtaler. For at f skabt tiden til at lave dette arbejde, er det nłdvendigt at arbejde p forskellige niveauer. I dialog med medarbejderne skal der derfor: findes rationaliseringspunkter, s vel i forhold til sagsgangene som i forhold til arbejdsgange generelt vurderes p serviceniveauet, med henblik p, hvor der kan laves servicejusteringer, som kan skabe mere tid til det administrative arbejde med notater, handleplaner og 50 undersłgelser samt błrnesamtaler. indfłrelse af et it-system der kan kvalificere og effektivisere arbejdsgangene i sagsbehandlingen. Der er udarbejdet en tids og handleplan i forhold til de indsatser, der skal iv rks ttes for at den administrative standard i sagsbehandlingen er tilfredsstillende. Konklusion Det er ledelsens vurdering, at der p baggrund af den nuv rende viden fra BDO rapporten og Screeningsrapporten og stabiliteten i distrikterne, er muligt at arbejde m lrettet og konstruktivt p udviklingen af b de det socialfaglige arbejde og det administrative sagsarbejde. Et af redskaberne til at sikre udviklingen i det socialfaglige arbejde, er rlige kvalitetstilsyn udfłrt efter en f lles tilsynsskabelon udarbejdet i samarbejde med konsulenterne fra BDO.
6 Forklaring p begreber som anvendes i sagsbehandlingen i Błrnesager: 50 undersłgelse: I forbindelse med anbringelsesreformen pr. 1.1.2006 blev det besluttet, at der skal foreligge en undersłgelse af det aktuelle barns forhold i alle błrnesager, hvor der iv rks ttes hj lp (foranstaltninger). Det er lovgivningsm ssigt bestemt, at undersłgelsen skal omhandle fłlgende punkter i forhold til barnet: 1. Udvikling og adf rd. 2. Familieforhold. 3. Skoleforhold. 4. Sundhedsforhold. 5. Fritidsforhold og venskaber. 6. Andre relevante forhold. N r alle oplysninger er indsamlet og beskrevet skal undersłgelsen danne grundlag for beslutning om hvilken hj lp der gives til barnet/ familien (iv rks ttelse af foranstaltninger). R dgiverne r der over en bred vifte af foranstaltninger sp f.eks. fritidsaktiviteter til anbringelse udenfor hjemmet. ndende fra łkonomisk bistand til Błrnesamtaler: I forbindelse med anbringelsesreformen er der indfłrt regler om at socialr dgiverne har pligt til, at tilbyde alle błrn/ unge en samtaler. Samtalerne skal finde sted fłr og i forbindelse med en undersłgelse, ved beslutning om foranstaltning, i forbindelse med udarbejdelse af handleplaner, under foranstaltningen, ved tilsyn og endelig ved foranstaltningens ophłr. Handleplan: For at tilvejebringe det bedste beslutningsgrundlag i forhold til valg af foranstaltninger skal der udarbejdes en handleplan, som beskriver, hvilke m l der er i forhold til det enkelte barns udvikling. Handleplanen skal indeholde et overordnet m l for indsatsen samt beskrive udviklings m lene p de samme omr der, som skal beskrives i undersłgelsen. Handleplanen skal sikre systematisk opfłlgning af den iv rksatte foranstaltning, og systematisk overlevering af en sag fra en sagsbehandler til en anden. Bevillinger: Efter udarbejdelse af handleplan tr ffes afgłrelse om valg af foranstaltning og der udarbejdes en skriftlig bevilling i sagen, som meddeles til borgeren, med en begrundelse for hvorfor foranstaltningen er valgt. Borgeren skal samtidig have en klagevejledning. S fremt borgeren ikke er enig i afgłrelsen, kan r dgiver v re behj lpelig med udformningen af en klage til det sociale n vn.
7 Indberetning til Ankestyrelsen: I forbindelse med anbringelsesreformen 1.1. 2006 blev det besluttet, at der skal ske en central registrering af alle anbringelsessager og ndringer/opfłlgninger p anbringelsessager. Det medfłrer, at r dgiveren i forbindelse med beslutning om anbringelse, skal lave en elektronisk indberetning til Ankestyrelsen. Der er tale om en ganske omfattende registrering omkring barnet, familien, anbringelses rsag, anbringelsessted, sagsbehandling mv. Denne registrering skal gentages, hver gang der sker ndringer i sagen f.eks. samv rsregulering mellem barn og for ldre, opfłlgning p handleplan eller ndringer af enhver art i anbringelsen. Ved hjemgivelse skal der ligeledes ske en fornyet indberetning.