Rapport om kvalitetsstyringssystemet på natur- og miljøområdet 2012 Rapporten omfatter: 1. Opfølgning på 2011: 1.1 Intern audit for 2011 1.2 Ledelsens evaluering for 2011 1.3 2. opfølgningsaudit på certificering fra DS 2009 2. Intern audit for 2012 3. Opgørelse over afvigelser og korrigerende handlinger i 2012 4. Opsamling på brugertilfredshedsundersøgelse 4.1 Tilkendegivelser om sagsbehandlingen 2010-2012 4.2 Domme og afgørelser fra højere instanser 2008-2012 1 Opfølgning 1.1 Opfølgning på intern audit 2011 Intern audit 2011 viste, at kvalitetsstyringssystemet fortsat er implementeret på alle områder af sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet. Der blev ved audit konstateret 4 afvigelser fordelt på 2 medarbejdere og en leder. To af afvigelserne blev lukket under audit, mens de 2 sidste blev lukket i forbindelse med intern audit i foråret 2012. En afvigelse omhandlede, at ikke alle tværgående procedurer blev auditeret, dette er så sket i 2012. En afvigelse omhandlede, at kompetenceudviklingsskemaet ikke blev brugt i forbindelse med kompetencestyring i 2 teams. Det ene team på affalds- og skadedyrsområdet har valgt at ændre proceduren, idet kompetenceudvikling medtages under MUS-samtaler. Det andet team, som kun bestod af 2 personer, er ikke længere et selvstændigt team. Teamstrukturen i Natur og Miljø blev ændret fra starten af 2012, og antallet af teams er reduceret fra 8 til 4. Dette betyder samtidig, at de enkelte teams er blevet større. Kompetenceudviklingsskemaet anvendes fortsat i Natur og Miljø. 1.2 Opfølgning på Ledelsens evaluering for 2011 Ledelsen vurderede overordnet i 2011, at kommunens kvalitetsstyringssystem på natur- og miljøområdet opfylder lovens formålsparagraf, idet systemet er implementeret, anvendes som et redskab i det daglige arbejde og løbende forbedres. Kvalitetsstyringssystemet medvirker således til at sikre faglig kvalitet, effektivitet og ensartethed i sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet. Derudover sikres borgernes og virksomhedernes tillid til og tilfredshed med sagsbehandlingen. 1
På denne baggrund er kvalitetsstyringssystemet videreført i 2012, og der foretages løbende forbedringer som følge af hverdagens observationer af uhensigtsmæssigheder ved brug af systemet. På ledelsens evaluering i 2011 blev det på baggrund af rapport om kvalitetsstyringssystemet på natur- og miljøområdet 2011 besluttet at foretage følgende ændringer: Der skal fortsat to gange årligt foretages en gennemgang af systemet for alle medarbejdere på natur og miljøområdet, ligesom det fastholdes, at alle afsætter en hel dag til opdatering af procedurer og standardtekster. Som opfølgning herpå er både de 2 årlige gennemgange af systemet og afholdelse af store proceduredag indsat som kvalitetsmål for 2012. Begge disse mål er opfyldt i 2012. Da 3 afvigelser i 2011 falder ind under proceduren for styring af dokumenter og registreringer i Natur og Miljø og alle omhandler at den daglige leder skulle publicere et stort antal opdaterede procedurer og standardtekster blev det aftalt, at ændre denne procedure, så den daglige leder af Natur og Miljø har mulighed for at uddelegere opgaven. Som opfølgning herpå er proceduren ændret. Brugertilfredshedsundersøgelserne forsætter som beskrevet i proceduren. Som opfølgning herpå er brugertilfredshedsundersøgelsen for 2012 opgjort som beskrevet i proceduren. 1.3 2. opfølgningsaudit på certificering fra DS 2009 Certifikatet er dateret 3. december 2009, 1. opfølgningsaudit fandt sted 20. november 2010 og 2. opfølgningsaudit den 30. november 2011. Den årlige audit er således opfyldt. Ledende auditor fra DS bekræftede gyldigheden af certificeringen ved begge opfølgningsaudits. Ved 2. opfølgningsaudit gjorde ledende auditor fra DS opmærksom på følgende forslag til forbedringer i kommunens kvalitetsstyringssystem: Det bør sikres, at de definerede kvalitetsmål er konsistente med politikkerne, således at det er muligt at eftervise overholdelsen af politikkerne. Som opfølgning herpå er både kvalitetspolitik og -mål omskrevet således, at de nu er lettere målbare. Politik, mål samt opfølgning fremgår af vedlagte bilag. Da politikkens indhold er uændret, og der blot er sket en omskrivning af den, er der truffet ledelsesmæssig beslutning om, at der ikke er behov for politisk behandling af den omskrevne politik. Konstaterede afvigelser bør styres efter samme fremgangsmåde, uanset oprindelse. Afvigelserne kan med fordel styres i et skema. Som opfølgning herpå er proceduren for afvigelser blevet ændret og der er udarbejdet et skema til brug for at kende og følge afvigelserne. I skemaet samles alle afvigelser - også afvigelser fra audit. 2
Ved 2. opfølgningsaudit fandt ledende auditor fra DS endvidere, med henvisning til 6 i bekendtgørelse 661, en mindre afvigelse idet det blev oplyst, at det ikke er tilstrækkeligt at evaluering af rådgiverydelser sker på firmaniveau, men at evalueringen skal udføres på personniveau således at der er sporbarhed. Denne afvigelse skal være behandlet i 1. kvartal af 2012. Som opfølgning herpå er der på de efterfølgende evalueringer noteret navn på den aktuelle rådgiver. 2. Intern audit 2012 Den årlige interne audit fandt sted i maj 2012 efter certificering (2009) og anden eksterne opfølgningsaudit (2011). Recertificering gennemføres til efteråret. Det blev ved den interne audit bemærket, at opgaverne løses erfarent og kompetent af medarbejderne, og samtalerne i forbindelse med audit gav indtryk af et stort personligt engagement og en stor faglig kompetence. Der udvises god forståelse for principperne bag kvalitetsstyringen og håndbogen på intranettet, EDH-system og standardtekster benyttes i forbindelse med løsning af opgaverne. I forbindelse med audit er der kommet seks forbedringsforslag frem, som alle handler om at forbedre procedurerne, hvilket er en klar indikation på at systemet er implementeret. Med henblik på, at sikre, at kvalitetsstyringssystemet fortsat anvendes i det daglige arbejde på natur- og miljøområdet og løbende forbedres, anbefales det, at de foreslåede forbedringer implementeres. Ved audit blev der konstateret en afvigelse vedr. procedure for styring af ansvar og kompetencer i Natur og Miljø. Afvigelsen blev lukket ved audit ved reinstruktion af proceduren. Afvigelse fra intern audit 2011 er også blevet lukket ved denne audit. 3. Opgørelse over afvigelser og korrigerende handlinger i 2011 Der har været 13 afvigelser, som alle må betegnes som mindre væsentlige for kvalitetsstyringssystemet. 6 af afvigelserne skyldes forglemmelser, men har opfølgende medført, at 3 procedurer er blevet ændret. 2 af afvigelserne omhandler, at tidsfrister i procedurerne ikke er overholdt pga. andre presserende opgaver. Begge sager er dog løst efterfølgende uden at der er sket ændringer i procedurer eller standardtekster. 1 afvigelse stammer fra intern audit. Denne afvigelse blev lukket på dagen. De øvrige 4 afvigelser skyldes ny teamstruktur, IT-problemer etc. som ikke har medført ændringer i procedurer eller standardtekster. 3
4. Opsamling på brugertilfredshedsundersøgelse 4.1 Tilkendegivelser om sagsbehandlingen i perioden 2010-2012 Tilkendegivelserne om sagsbehandlingen på natur- og miljøområdet har også i 2012 altovervejende været positive, således omhandler 75 ud af 90 henvendelser ros, dvs. 82 %. Tallene i nedenstående diagram er opgjort som summen af borgmesterbreve, direkte henvendelser samt artikler og læserbreve i Villabyerne for de enkelte år. Som det ses af diagrammet er antallet af reaktioner steget i de seneste år dette gælder ikke mindst de positive reaktioner. Antal henvendelser til kommunen Antal henvendelser 80 60 40 20 0 75 58 39 26 14 5 9 10 5 2010 2011 2012 År Ris Neutral Ros Fordelingen af de negative reaktioner fremgår af nedenstående diagram, hvor reaktionerne er opdelt i tre kategorier: Manglende effektivitet, manglende kvalitet og manglende ensartethed. Fordeling af ris og ros Antal henvendelser 16 14 12 10 8 6 4 2 0 2010 2011 2012 Manglende effektivitet Manglende kvalitet Manglende ensartethed År I Villabyerne har der været en længerevarende debat omkring Skovshoved Havn, hvori VVM har også har været nævnt. Dette har givet anledning til både ris og ros i opgørelserne 4
Et andet meget berørt emne er de tiltag, som i årets løb er gennemført eller er på vej for at hindre oversvømmelser ved ekstrem regn. Tiltagende er blevet godt modtaget hos borgerne og har givet anledning til mange rosende (kvalitet) læserbreve og artikler. Fordeling af henvendelser i 2012 hurtig sagsbehandling 32% manglende effektivitet 6% neutral 6% manglende ensartethed 0% manglende kvalitet 6% god kvalitet 32% effektiv sagsbehandling 18% De 82 % positive henvendelser i 2012 betyder at kvalitetsmålet om, at 75 % af de indkomne artikler og læserbreve fra Villabyerne, borgmesterbreve samt ris og ros i henvendelser om myndighedsbehandling skal være positive, er opnået. Generelt er antallet af artikler og læserbreve er steget fra 15 i 2007 til omkring 30 i 2012 og da der samtidig er langt overvejende positivt indhold i læserbreve og artikler, vurderes der ikke i 2013, at være behov for særlige indsatsområder i forhold til brugerundersøgelser. 4.2 Domme og afgørelser fra højere instanser gennem de seneste 5 år 2008 - Ingen afgørelser. 2009 - En afgørelse: 1. Miljøklagenævnet har ændret Gentofte Kommunes 48-påbud efter jordforureningsloven. Miljøklagenævnet har i en sag om villaolietanke ændret kommunens afgørelse fra 2005, idet der skal meddeles påbud om en mere omfattende oprensning. 2010 - Fire afgørelser: 2. Statsforvaltningen Hovedstaden vil ikke rejse en tilsynssag. 5
Sagen omhandler en klage over, hvorvidt Gentofte Kommune har opfyldt sin tilsynsforpligtelse efter Miljøbeskyttelsesloven vedrørende en Hydro Texaco servicestation, der er nabo til en privat villagrund. Statsforvaltningen er nået frem til ovenstående afgørelse, idet de ikke mener at have grund til at tro, at en nærmere undersøgelse af sagen vil vise, at Gentofte Kommune har overtrådt den lovgivning, som de fører tilsyn efter. 3. Miljøklagenævnet har stadfæstet Gentofte Kommunes påbud om overdækning af gødningsoplag på Charlottenlund Travbane efter Miljøbeskyttelsesloven. Klagen er modtaget for sent, og da Miljøklagenævnet ikke har grundlag for at tilsidesætte kommunens vurdering af behovet for at meddele påbud om afhjælpende foranstaltninger, og da Nævnet heller ikke har grund til at betvivle, at behovet for overdækning er størst i sommerhalvåret, finder de ikke grundlag for at udvide den tidsmæssige udstrækning af påbuddets klagefrist. 4. Miljøklagenævnet stadfæster Gentofte Kommunes 48-påbud efter jordforureningsloven om at udføre undersøgelser af jordforurening fra en villaolietank efter en overfyldning af tanken. Sagen er påklaget af grundejers advokat, som mener, at påbuddet burde være udstedt til den olieleverandør, der forårsagede oliespildet ved overfyldning af tanken. Efter Miljøklagenævnets opfattelse er undersøgelsespåbuddet med rette udstedt til tankejer. Da der er tale om en olietank der, efter det oplyste, falder ind under beskrivelsen i lovens 48, stk. 3, følger det af denne bestemmelse, at påbud efter 48, stk. 1, om undersøgelser eller oprensning skal rettes til tankens ejer, uanset om forureningen er forvoldt af andre. 5. Miljøklagenævnet har afvist at behandle en sag vedr. et påbud efter 48 i jordforureningsloven. Grundejers advokat har påklaget et præciserende undersøgelsespåbud, som Gentofte Kommune har meddelt, da de indledende undersøgelser ikke afgrænsede forureningen. Miljøklagenævnet betragter det oprindelige påbud som en afgørelse, og det præciserende påbud som en indskærpelse til det oprindelige påbud. Miljøklagenævnet afviser at behandle klagen, da indskærpelser ikke kan påklages og det oprindelige påbud ikke blev påklaget. 2011 - Tre afgørelser: 6. Miljøklagenævnet har 29. oktober 2010 stadfæstet Gentofte Kommunes afgørelse. Sagen handler om en villaolietankssag, hvor kommunen har påbudt vandprøvetagning til brug for vurdering af et proportionalt oprensningsniveau. Miljøklagenævnet oplyser videre i deres afgørelse, at de ikke har bemærkninger til kommunens sagsbehandling i øvrigt. 7. Miljøklagenævnet har den 16. oktober 2010 afvist, at behandle en klage over kommunens påbud af 23. august 2010 vedr. støj fra en cykelhandler. Påbuddet er meddelt efter 42 i miljøbeskyttelsesloven. Afvisningen af klagebehandlingen skyldes, at det følger af 20 i bekendtgørelse om miljøregulering af visse aktiviteter, at de kommunale myndigheders afgørelse i medfør af miljøbeskyttelseslovens 42 om forebyggelse og afhjælpning af forurening og støj vedrørende supermarkeder, detailhandelsbutikker eller lignende erhvervsmæssigt drevne virksomheder ikke kan påklages til en anden administrativ myndighed jf. 20, nr. 2. 6
8. Natur- og Miljøklagenævnet har i afgørelse af 31. marts 2011 stadfæstet Gentofte Kommunes afgørelse. Sagen er behandlet efter naturbeskyttelseslovens 22, hvor kommunen har meddelt en privat ejer af en ejendom påbud om at sikre adgangsretten langs kysten ud for ejendommen. 2012 - To afgørelser: 9. Natur- og Miljøklagenævnet stadfæster i afgørelse af 11. januar 2012 Gentofte Kommunes afgørelse af 8. september 2011. Sagen handler om afslag på dispensation til opførelse af tilbygning inden for skovbyggelinjen. Nævnet finder, at en yderligere fortætning af bebyggelsen inden for skovbyggelinjen, som på dette sted er reduceret fra 300 m til 20 m, vil påvirke skoven som landskabselement og dermed være i strid med de hensyn som skal varetages efter bestemmelsen. 10. Natur- og Miljøklagenævnet ophæver i afgørelse af 10. februar 2012 Gentofte Kommunes afgørelse af 15. november 2011. Sagen handler om dispensation fra afstandskrav i forbindelse med etablering af hestefold på ejendommen. Efter husdyrbrugloven må stalde og lignende samt gødningsopbevaringsanlæg for husdyrbrug for mere end 3 dyreenheder ikke etableres indenfor 30 meter til naboskel. I husdyrbrugloven, er anlæg defineret som dyrehold med tilhørende stalde og lignende, samt husdyrbrugets gødnings- og ensilageopbevaringsanlæg. Afgørende for, om afstandskravene finder anvendelse, er derfor, om den nye fold er omfattet af begrebet stalde og lignende, hvilket Natur- og Miljøklagenævnet ikke finder i denne sag. Af de 10 afgørelser er 5 afgørelser blevet stadfæstet, 1 afgørelse er blevet ændret, 1 afgørelse er blevet ophævet, mens 3 sager ikke er blevet behandlet, da klageinstanserne ikke har fundet grundlag for at behandle sagen. Der har været relativt få sager, men der ses en klar tendens til, at kommunens afgørelser træffes på et korrekt fagligt og juridisk grundlag, da kun 2 af de påklagede 10 afgørelser har givet klageinstanserne anledning til at ændre kommunens afgørelse. 17. oktober 2012 Winnie Remtoft 7