God programledelse Netværk 20.1 2014
Grundlæggende definitioner Portefølje Program Projekt 2
Et program dækker ikke kun projekter Tidlige indikatorer Succeskriterier Gevinster/ Effekter Projekter Ad hoc Mindre driftsændringer 3
Programmer består af flere byggeklodser, hvor strategiske mål og skal-opgaver defineres og håndteres strategisk, etableres organisatorisk og projekterne leverer operationelle produkter styret med fokus på effekt Roller og Governance Review af Strat.mål/Skal opgaver Etablering af Styring af gevinstskabelse Projekters produkter 4
Programmer styrer strategiske indsatser og centrale skal-opgaver, der er kritiske for organisationen, ofte tværgående, og som kræver en særlig bevågenhed Programmet leder transformationen på det strategiske niveau, og kan derfor hjælpe til at holde fokus, med de rette ressourcer og ønsket om gevinst 20 % flere patienter i ambulant behandling Min. 80% af posten sendes og modtages digitalt 10% af de ældre skal blive min. 1 år længere i eget hjem Source: Must-win battles, Killing, Malnight and Keys, 2005. 5
Programmet etableres ud fra 4 forudsætninger når de er afklaret kan etableres Visionen er beskrevet og accepteret af topledelse Der er opstillet adfærds- og Forretningsgevinster, som er målbare og realistiske at opnå Projekterne skal defineres så deres produkter understøtter forandringen og derved skaber gevinst Forandringsprocessen styres i og ikke i projekterne 6
Forandringss gevinster realiseres hen over tid Programmets levetid Levetiden af s resultat Erkendelse/idé Leverancer & succeskriterier defineret Planlægning Leverancer realiseret Realisering af succeskriterier Gennemførelse Indikatorer på effekt: Mennesker og forretning Realisering af effekt: Mennesker og forretning Drift 7
Gevinster på tidslinje PROGRAMMETS LEVETID LEVETID FOR PROGRAMMETS GEVINSTER År 0 År 1 År 2 År 4 IDE PLANLÆG- NING GENNEM FØRELSE Gevinst: Svartider reduceret DRIFT Gevinst: Ressourcer frigjort 8
Organisering af hænger tæt sammen med realiseringen af gevinster og omvendt Programchef Gevinstansvarlig Ledelse af projekterne realisering af produkterne/leverancer Programleder Gevinstansvarlig Projektleder Projektleder Projektleder Ledelse af realisering af gevinster De gevinstansvarlige skal godkende og sikre gevinsterne fra dag ét af projekterne de skal tro på indikatorerne for at tage ansvar for gevinsterne 9
Hold fokus på både forretningsmæssige og menneskelige effekter Effekt på forretning/ organisation er dét, det hele handler om (budget, aktivitet etc.) Et aktivt redskab! Business Human Menneskelige effekter ER forandringen og realiserer effekt på forretning/ organisation (adfærd, praksis, ledelse etc.) Udvidet perspektiv What s in it (for us)? Which way should we go from here? That depends on where you want to get. I don t much care. Then it doesn t much matter. 10
Effektmåling i programmer step by step 1. Identifikation af fokus og effekter 2. Tidlige identifikatorer på effekt 3. Opsætning af målepunkter 4. Støtte realisering af effekt 5. Aktiv styring af effekter Målsætning Forretningsmæssige og menneskelige Kvalificering af effektmål Etablering af ejerskab til effekterne i driftsorganisation Opstilling af business case Tidlige mål for forretningseffekt Tidlige mål for menneskeeffekt er (reaktion, læring, adfærd?) Vi får, hvad vi måler Balancering af konsekvenserne af de effekter,vi jagter Forankring i organisationen Løbende opfølgning og afrapportering Målermænd Opdatering af business case Effektmåling kan bruges til procesunderstøttelse (er vi på rette vej?), som dokumentation (realiserer vi gevinsterne?) og som strategisk beslutningsgrundlag (gør vi fortsat det rigtige?) Forudsætningstjek Opfølgning på effekt Business casen som kommunikation 11
Etabler forudsætningshierarki for både omkostninger og gevinster OMKOSTNINGER GEVINSTTRÆ Investeringer Drifstomkostninger Forretning IT Forretning IT Uddanelse Løn GEVINSTER Service Trivsel Hurtigere svartider Øget åbningstid Færre indtastninger Højere kvalitet 12
Kvantificerbarhed Fastsæt engagerende gevinster der både er kvantificerbare og sporbare Høj Område med potentielle Mickey Mouse beregninger Overvej ikke at lave matematiske beregninger! Lav Lav Sporbarhed til projekt Høj 13
Programmets planlægningscyklus Initiering Definition og organisering Planlægning Gevinstfastlæggelse Program definition Indledende projektdefinition Scopeintegration Detaljeret Projektplanlægning Programplanlægning Fastlæg de helt centrale gevinster. Sikre topledelsens opbakning Fastlæggelse af overordnet: Governance Præcisering af effekter Projekter Forventet slutdato Budget For hver projekt udarbejdes en idéskitse Definition af sammenhænge mellem input og output Detailplanlægning af projekter For hvert projekt udarbejdes en projektbeskrivelse Optimering af samlet plan 14
Styring af A A Nuværende fase Mandat Fastlæggelse af Governance Stakeholder analyse Ledelse af faseovergange A Identificering Scope IP Definition Leverance af ydelser Realisering af gevinster Lukning Design af projektporteføljen (Dossier) Plan for realisering af gevinster En portefølje (Dossier) af projekter leverer de nye aktiviteter i forskellige faser med forandringsleverancer Programbeskrivelse Programplan Business Case Fase 1 Projekt 1 A Fase 2 Projekt 4 A Fase 3 Projekt 7 A Program initieringsplan Blueprint Projekt 2 Projekt 3 Projekt 5 Projekt 6 Projekt 8 Projekt 9 Første faseplan Næste faseplan Næste faseplan Projekt 10 15
Klare roller i sikrer, at de rette ressourcer laver de rette opgaver.governance giver disse ressourcer et mandat og beslutningskraft Gevinstejer udpeges Bidrager til BC Tidlige indikatorer på effekt Rollegalleriet Kvalitetsansvarlig Programmet fra start til slut Succeskriterier Effekter Gevinstejer Har ansvar for gevinstrealisering og måling af effekt Programejer Programleder Programkommite Gevinstansvarlig Kvalitetsansvarlig Programgruppe Sikre at når de beskrevne effekter. Allokerer ressourcer. Ansvarlig for s økonomi. Sikrer de nødvendige ressourcer og faglige kompetencer til Træffer beslutninger i Styrer og leder Ansvar for fremdrift i relevante projekter, Inddragelse og information af Ansvar for at s løsninger forankres i forretningen Ansvar for måling og realisering af effekt Ansvar for at give feedback på projekternes leverancer og begå den interne review proces Udfører opgaver som planlagt i og projekter efter aftalte kvalitetsstandarder. 16
Programorganisering med fokus på implementeringen og gevinstrealisering Gevinstejer/forretnings -partner udpeges Bidrager til BC Kvalitetsansvarlig Programmet fra start til slut Effektejer/ Forretningspartner Har ansvar for gevinstrealisering og måling af effekt Rollegalleriet Programejer Programleder Gevinstejer Programkommite Kvalitetsansvarlig Programgruppe Sikre at når de beskrevne effekter. Allokerer ressourcer. Ansvarlig for s økonomi. Sikre de nødvendige ressourcer og faglige kompetencer til Træffer beslutninger i Styre og lede Ansvar for fremdrift i relevante projekter, Inddragelse og information af Ansvar for at s løsninger forankres i forretningen Ansvar for måling og realisering af effekt Ansvar for at give feedback på projektets leverancer Målermand, - ansvarlig for s effektmåling. Udfører opgaver som planlagt i og projekter efter aftalte kvalitetsstandarder. 17
3 ting som der løbende skal følges op på Governance og roller Gevinster og målstyring Gennemførelse af projekter 18