REPARATIONSSYSTEM Tryk på et punkt i oversigten for at læse mere. 1. Reparationssystem (RepSys) 2. RMA-system 1
REPARATIONSSYSTEM Reparationssystem (RepSys) Hvad er status på reparationen? Udbyttemuligheder: Effektivisering af arbejdsprocesserne Planlægnings- og opfølgningsværktøj Sparer tid = penge! Nem og hurtig adgang til info for alle (info er samlet ét sted) Mulighed for aktionsorienteret opfølgning Kunden oplever ensartethed og fokus = tillid og tryghed Fordele: Reparationsstatus synlig på debitor eller i generel oversigt Fejlbeskrivelse registreres og opdateres i C5 Produktbeskrivelse: Reparationssystemet er en let og hurtigt system til håndtering af reparationer både reparationer fra kunder og reparationer af egne varer. Via reparationslister og -oversigter i henholdsvis debitor- og reparationskartoteket er systemet til stor hjælp i den daglige reparationshåndtering samt ikke mindst ved kundehenvendelser. Via status-feltet kan man hurtigt danne sig et overblik over hvilke reparationer, der stadig er aktive og hvor i reparationsforløbet de befinder sig. Reparationsliste for hver enkelt debitor. Fra debitorkartoteket kan man via menupunktet Vis Reparationer se nederst til højre i skærmbilledet - få et overblik over den pågældende kundes indleverede reparationsemner samt springe direkte til den pågældende Reparation via genvejstasten <Ctrl Alt F4> med markøren i RepNr - kolonnen. Kundehenvendelser kan derfor let effektueres ved et hurtigt opslag enten via kundens konto i debitorkartoteket eller via opslag på kundens reparationsnummer direkte i reparationssystemet. 2
REPARATIONSSYSTEM Reparationssystem (RepSys) Reparationsoversigt for alle reparationer eller opdelt på status. Under hele reparationsforløbet giver systemet mulighed for at ændre reparationsstatus på hver enkel reparation. Via reparationsoversigten er det nemt for alle i virksomheden at se status på alle indleverede reparationer på et vilkårligt tidspunkt. Reparationsoversigten filtrerer på reparationens status. Disse er alle angivet som menupunkter yderst til højre på nedenstående skærmbillede. Ved et klik på det enkelte menupunkt vil reparationsoversigt for pågældende status vises i skærmbilledet. Vælges menupunktet Vis alle, listes alle reparationer fortløbende. Oversigten giver f.eks. reparatøren et godt overblik over indkomne reparationer, som han eller hun skal i gang med, mens det klarmeldende/udleverende personale løbende kan checke de færdige reparationer i forbindelse med klarmelding/udlevering af reparationer til kunderne. F-kolonnen er i den forbindelse oprettet med det formål at kunne markere, at kunden er blevet informeret om, at aktuelle reparation er færdig og derfor er klar til afhentning/forsendelse (se nedenstående figur). Via oversigten er det endvidere relativt let at finde sager, som hænger igennem længere tid i systemet. 3
REPARATIONSSYSTEM Reparationssystem (RepSys) Oprettelse af reparation Ved modtagelse af en reparation uanset art registreres følgende oplysninger i reparationssystemet under fanebladet Oprettelse - se skærmbillede 1. a. Reparation: Hver enkelt reparation oprettes med - fortløbende reparationsnummer (trækkes automatisk fra bilagsserie) - garantifelt med mulighed for at angive om varen er omfattet af reparationsgaranti. Status sættes enten til oprettet (reparation på vej) eller indleveret (reparation modtaget). Status skal naturligvis løbende ændres til relevant status i det videre reparationsforløb. b. Kunde: Enhver reparationsoprettelse tilknyttes en i forvejen oprettet debitor i debitor-kartoteket. Brug evt. samledebitor løse reparationer. c. Indleveret: De indleverede reparationsemner registreres med type, model, serienr (hvis et sådant eksisterer) samt eventuelt en kort tekst til specifikke kommentarer vedrørende emnet m.v. d. Fejlbeskrivelse: Kort og præcis fejlbeskrivelse på de indleverede varer. Skærmbillede 1. Oprettelse 4
REPARATIONSSYSTEM Reparationssystem (RepSys) Reparationshistorik Under hele reparationsforløbet registreres reparationsprocesser fra start til slut i reparationshistorikken. Denne registrering foretages hovedsagelig af reparatøren, men ligeledes andre, som har relevante oplysninger i forbindelse med pågældende reparation, kan registrere disse i reparationshistorikken. a. Øverst: Kort oversigt over reparationsnummer og kunderegistrering. Status bør her ændres i forhold til status i reparationsforløbet (Indleveret, Oprettet, Fejlfinding, Diagnosticeret, Under reparation, RMA, Testning, Færdig, Sendt/Afhentet, Afsluttet) b. Reparationshistorik: Hele reparationsforløbet registreres her med angivelse af dato/tidspunkt for hver enkelt reparationsproces med angivelse af status for hver enkelt proces i forløbet, se nedenstående figur. Idet reparationsoversigten filtrerer på status, kræver det god disciplin mht. angivelse af korrekt status. c. Reparations-notat: Evt. længere beskrivelse/notat vedrørende den aktuelle reparationshistoriklinie. Skærmbillede 2. Reparationshistorik 5
REPARATIONSSYSTEM Reparationssystem (RepSys) Menupunkter Opret Ordre: Automatisk oprettelse af ordre for aktuelle debitor. Ordren får reference til aktuelle reparation. Der dannes autormatisk en reparationshistorik-linie bl.a. med stempling af dato, tidspunkt samt ordrenr. Vis Ordrer: Viser oversigt over ordrer med reference til aktuelle reparation. Vis debitors Rep-ordrer: Viser oversigt over ordrer med reference til reparationssystemet for den aktuelle debitor. Udskriv rep.kort: Udskriver reparationskort som påhæftes reparationen før den leveres videre i systemet. Afrivningstalon med entydigt reparationsnummer SKAL udleveres til kunden, således at kunden ved efterfølgende forespørgsel til reparationen kan referere til reparationsnummeret. Udskriv rep.historik: Udskriver reparationshistorikken for aktuelle reparation. Ved udlevering af reparationen får kunden eventuelt denne med som dokumentation. Send e-mail: Hvis e-mail er udfyldt på kunden, oprettes mail automatisk med kundens e-mail-adresse ved aktivering af dette menupunkt. Færdigmeld via Mail: Anvendes, hvis man i virksomheden har en fast medarbejder, som forestår færdigmelding af reparationer til kunderne. Reparatøren sender mail til denne medarbejder ved færdigmelding af reparationer. Status på reparationen skal forinden sættes til Færdig. Den faste medarbejder til færdigmelding opsættes i under reparations-parametre. Udskriv rep.oversigt: Udskriver reparationsoversigt for alle reparationer i systemet. Det er muligt at filtrere på Status. Hop til RMA: Reparationer der giver anledning til, at en eller flere varer skal sendes videre til ombytning, kreditering eller reparation hos leverandør, skal registreres som en RMA-sag i selvstændigt RMAsystem - se Produktblad: RMA-system for yderligere beskrivelse. Krav til Reparationssystem: Basisudvikling 8 Forms 3 Rapporter 6
RMA-system. Udbyttemuligheder: Effektivisering af arbejdsprocesser Planlægnings- og opfølgningsværktøj Sparer tid = penge! Kunden oplever ensartethed og fokus = tillid og tryghed Fordele: Nem og hurtig adgang til info for alle (info er samlet ét sted) Fastlæggelse af strukturerede rutiner til håndtering af RMA-sager. Dokumentation over forsendelse af varer til/fra leverandør, idet forsendelse/modtagelse altid resulterer i følgeseddel og dermed posteringer i C5-systemet. Overblik over alle RMA-sager via integration til RepSys. Mulighed for hurtigt indgreb både i relation til kunde og leverandør ved uregelmæssigheder i RMA-sagens forløb. Hurtig udtrækning af defekt vare fra virksomhedens lager, således at pågældende defekte vare ikke kan disponeres videre. Produktbeskrivelse: RMA-systemet er en sikker måde til håndtering af RMA-sager, dvs. varer, som skal returneres til leverandøren(kreditor) til ombytning, reparation m.v. En RMA-sag vil altid have reference til reparationssystemet via et reparationsnummer, dvs. at alle RMA-sager skal oprettes gennem reparationssystemet. Tilsvarende reparationssystemet er RMAsystemet både for varer indleveret til reparation fra kunde og for virksomhedens egne varer (lagervarer). For egne varer kan der med fordel oprettes en debitor samlekonto evt. med navnet RMA-Egne varer, hvortil der løbende oprettes reparationer, der tjener som en slags container for RMA-sager for egne varer. RMA-systemet fungerer som en integreret del af C5 s indkøbsmodul. En RMA-sag oprettes således i praksis som en indkøbslinie til leverandøren (kreditoren). Herved kan man levere og modtage varer til og fra leverandøren via anvendelse af C5 s følgeseddelsystem. Dette sikrer posteringer på alle RMA-varer henholdsvis sendt til og modtaget fra leverandøren, hvilket er yderst vigtigt som dokumentation for RMA-sagen. 7
RMA-system. RMA-listen. Fra reparationssystemet kan man via menupunktet Hop til RMA springe direkte til RMA-listen, hvorfra RMA-indkøbene håndteres via indkøb og tilhørende indkøbslinier (se henholdsvis øverste og nederste blok i nedenstående skærmbilledede). Hver indkøbslinie med fortløbende RMA-Nr., betragtes som en selvstændig RMA-sag. Henvendelser vedrørende igangværende RMA-sag(-er) kan let effektueres ved et søgning på RMA- Nr. via menupunktet Søg RMA. Man kan tilsvarende søge efter RMA-sager i reparationssystemet. 8
RMA-systemet. RMA-oversigt. Under hele RMA-forløbet giver systemet mulighed for at ændre RMA-status på hvert enkelt RMAsag. Rma-oversigten gør det nemt for alle virksomheden at se status på enhver RMA-sag på et vilkårligt tidspunkt. RMA-oversigten filtrerer på RMA-sagens status. Disse er angivet som menupunkter yderst til højre på RMA-oversigten se nedenstående skærmbillede. Ved et klik på det enkelte menupunkt vil RMAsager for pågældende status blive vist i skærmbilledet. Vælges menupunktet Vis alle, listes alle RMA-sager fortløbende. RMA-oversigten giver et godt overblik over alle RMA-sager i systemet opdelt på angive status. Da datoen for RMA-sagens oprettelse ligeledes vises, er det relativt let f.eks. at finde sager, som hænger igennem længere tid i systemet. 9
RMA-systemet. Oprettelse af RMA-sag. Ved oprettelse af en RMA-sag trækker systemet automatisk et RmaNr fra bilagsserie. Dette nummer er entydigt. Desuden har hver RMA-sag reference til reparationssystemet via et RepNr. Oprettelse foregår via RMA-listen: a. Øverste blok: Nyt RMA-indkøb oprettes med leverandørangivelse via F2-tasten. Er der i forvejen oprettet et indkøb for leverandøren, kan dette indkøb bruges til efterfølgende oprettelse af nye RMA-sager, som skal behandles af samme leverandør. b. Nederste blok: RMA-sagen oprettes med automatisk tildeling af fortløbende RMA-nummer samt automatisk angivelse af reparationsnummeret fra den reparation, som man eventuelt er sprunget fra til RMA-systemet. Varenummer for egne varer skal angives med aktuelle varenummer. Varen trækkes automatisk ud af virksomhedens varelager ved oprettelse af RMA-sagen. Hermed sikres det, at pågældende defekte vare ikke kan sælges. Varenummer ved kundereparationer skal altid angives med RmaKundeVare, som er et specielt varenummer (af varetypen ydelse) oprettet til Rma-systemet, idet kundes defekte vare ikke skal påvirke virksomhedens varelager. 10
RMA-systemet. RMA-historik. RMA-sagens forløb registreres fra start til slut i historikken. Denne registrering foretages hovedsagelig af den ansvarlige for RMA-sagen, men ligeledes andre, som har relevante oplysninger i forbindelse med pågældende RMA-sag, skal registrere disse i historikken. Historikken kaldes fra RMA-listen med markøren stående på den aktuelle RMA-sag via menupunktet Historik. a. Rma-historik: Hele Rma-forløbet registreres her med angivelse af dato/tidspunkt for hver enkelt registrering se nedenstående skærmbillede. RMA-systemet opretter automatisk historik-linier bl.a. ved oprettelse af Rma-sagen, ved afsendelse af Rma-Rekvisition til leverandøren, ved registrering af leverandørens Rma-Nr, ved varemodtagelse samt ved fakturering af Rma-sag. Historik-linierne for en RMA-sag gemmes i praksis under den tilknyttede reparation. Efter nedlæggelse af en RMA-sagen (indkøbslinie nedlægges/slettes) eksisterer RMA-historikken udelukkende på reparationen. 11
RMA-systemet. Menupunkter. Varemodtagelse: Via C5 s følgeseddelsystem dannes der lagerposteringer på alt, hvad der sendes/ modtages til/fra leverandøren. Afsendelse af RMA-sag: Når en vare skal sendes til leverandøren, indtastes der 1 i feltet Modtag Nu. Ved aktivering af menupunktet Varemodtagelse laves en negativ følgeseddel-modtagelse, med dannelse af lagerpostering med reference til RMA-sagen/Reparationen via felterne RepNr, RmaNr samt LevRmaNr. Desuden dannes der automatisk historik-linie til aktuelle RMA-sag med stempling af dato og tidspunkt for forsendelsen. RMA-status ajourføres ligeledes automatisk, således at man i RMA-oversigten kan filtrere herpå. Modtagelse af RMA-sag: Når varen efter endt reparation hos leverandøren bliver returneret, indtastes +1 stk. i Modtag Nu -feltet. Efter varemodtalgelse er den reparerede vare igen tilbage i virksomheden, hvorefter RMA-sagen (indkøbslinien) skal slettes for ajourførsel af lageret. Købsfaktura: I de tilfælde hvor leverandøren ikke kan reparere varen, og derfor enten sender en kreditnota eller en anden vare, er det nødvendigt at udfakturere den vare, vi allerede har sendt til leverandøren, via omtalte negative varemodtagelse. Hvis leverandøren sender en kreditnota: Indtaster antal i Modtag Nu -feltet samt prisen, som angivet på fakturaen fra leverandøren. Herefter aktiveres menupunktet KøbsFaktura. Hvis leverandøren sender en anden vare: Oprettes indkøbslinie herfor, og antal indtastes i feltet Modtag Nu. Herefter aktiveres menupunktet KøbsFaktura. Ved automatisk nedlæggelse af fakturerede indkøbslinier sat til JA, vil behandlingen af aktuelle RMA-sag være afsluttet. Som ved varemodtagelse dannes der automatisk reparationshistorik-linier ved købsfakturering. RMA-status ajourføres ligeledes automatisk. 12
RMA-systemet. Menupunkter. RMA-Adresse: Før en defekt vare skal sendes til leverandøren, skal der rekvireres et Rma-Nr (kaldt LevRmaNr) fra leverandøren. Idet RMA-varer ofte skal leveres andetsteds end på leverandørens normale firmaadresse, har vi valgt, at der skal oprettes en RMA-adresse for enhver leverandør, hvorfra der skal rekvireres RMA-nummer. Nedenstående skærmbillede anvendes hertil. Som type vælges RMA, og i leverings-feltet vælges enten Fax, Mail eller Web, afhængigt af om RMA-Nr rekvisitionen skal sendes via Fax, Mail eller om leverandørens RMA-Nr. skal hentes via leverandørens Web-side. Rekvisition: Ved aktivering af menupunktet Rekvisition udskrives et standard-bilag med de indtastede RMAadresseoplysninger incl en liste over hvilke varer, der skal rekvireres RMA-nummer for. Hvis levering på RMA-adressen er sat til Mail, åbnes mail-programmet automatisk med ny mail oprettet til aktuelle e-mail-adresse. Hvis levering er sat til Web åbnes angivne Web-side automatisk. Der dannes automatisk historik-linie med stempling af dato og tidspunkt for afsendelse af Rmarekvisition. Rma-status ajourføres ligeledes automatisk. 13
RMA-systemet. Menupunkter. Historik: Viser oversigt over reparationshistorik-linier tilhørende den aktuelle RMA-sag. Hopper brugerne tilbage til den aktuelle reparation i Reparations-systemet, findes nedenviste historik-linier ligeledes der - også efter afslutning af RMA-sagen. Det er muligt manuelt at indtaste historik-linier, hvis brugeren har foretaget sig yderligere af blivende interesse for RMA-sagen. Krav til RMA-system: Reparationsmodul REP_SYS Indkøbsmodul 8 Forms 3 Rapporter 14