Data Discount Erhverv A/S

Transkript

1 ORDREMODULET Tryk på et punkt i oversigten for at læse mere. 1. Ordreoversigt 2. Ændre ordrestatus 3. Tvungen udfyldning af udvalgte felter 4. Prischeck på tidligere ordre 5. Hurtig ordrelinie-oprettelse 6. Få styr på leverancerne 7. Dan automatisk indkøb 1

2 Ordreoversigt. Hvor mange ordrer har vi og hvem har solgt hvad? Smidig og sikker proces Kundeorienteret tidsbesparelse Opfølgningsværktøj Hurtigt overblik over virksomhedens ordrer via ordreoversigten. Indeholder dato for oprettelse og levering, hvilket gør det let og overskueligt at finde ordre, der hænger for længe i systemet. Viser ordrer for den enkelte medarbejder eller for alle medarbejdere opdelt på tre faneblade, som afhænger af ordrestatus (reserverede, tilbud, øvrige). se evt. Produktblad: Ændre ordrestatus, som giver mulighed for hurtig ændring af ordrestatus. Gør det let og overskueligt at finde frem til ordrer i systemet Ved at aktivere procestasten <Alt S> kan den ønskede medarbejder vælges ud fra et listebillede over virksomhedens medarbejdere, hvorefter ordrer for den valgte medarbejder vises i skærmbilledet. Vælges medarbejderen defineret ved *alle, listes ordrer for alle medarbejdere. Idet ordreoversigten filtrerer på sælger, kræver det god disciplin mht. angivelse af sælger på alle ordrer. Dette kan afhjælpes ved at oprette en indtastningsboks med tvungen udfyldning af sælger til den enkelte ordre. se evt. Produktblad:. Tvungen udfyldning af udvalgte felter. Spring til specifik ordre ved at taste <Ctrl Alt F4> med markøren i nummer-feltet på den ønskede ordre. Tilsvarende oversigt kan implementeres under indkøbs- og projektmodulet. 2

3 Ændre ordrestatus. Nemt & hurtigt at ændre status fra tilbud til ordre! Effektivisering Sparer tid Gør det rigtigt første gang! Statusændringen bliver mere sikker, idet risikoen for at ændre status på en forkert ordre bliver væsentligt mindre, end ved anvendelse af standardsystemets metode. Før ud i gittermenuen og ind i periodisk Ønsker man i standard-systemet at ændre status på en ordre, skal man fra gittermenuen gå ind under periodisk og vælge menupunktet Ændre Status. Herfra skal man manuelt udfylde indtastningsfeltet med ordrenummeret (hvis man ellers kan huske dette) for den ordre, man ønsker at ændre status på. Nu vælg menupunktet Ændre ordrestatus yderst til højre på selve ordren Nyt menupunkt på selve ordren, som ved aktivering automatisk udfylder indtastningsfeltet med det aktuelle ordrenummer, se nedenstående figur. Tilsvarende kan implementeres under indkøbs- og projektmodulet. 3

4 Tvungen udfyldning af udvalgte felter. Gør det lettere at styre salget. Salgsstyringsværktøj fokus på salg/indtjening opdelt eksempelvis pr. sælger/ordregruppe. Sikrer, at definerede felter altid udfyldes eks. i henhold til intern salgsprocedure. En indtastningsboks med tvungen udfyldning af en række frit udvalgte felter, kan opsættes stort set overalt i C5-applikationen. Man bestemmer selv hvor og i hvilke sammenhænge brugerne skal præsenteres for en indtastningsboks. Eksempler på tvungen udfyldning af felter: Ordregruppe på alle ordrer, der beskriver salget f.eks. konsulenttimer eller produktsalg til synliggørelse af dækningsbidrag og dækningsgrad på de enkelte ordregrupper. Eksempelvis kan man bede brugeren udfylde sælger, ordregruppe samt fakturadato på ordrer, se nedenstående figur. Kan bl.a. anvendes i forbindelse med den tidligere beskrevne ordreoversigt, - se Produkt-blad: Ordreoversigt, hvor det naturligvis er vigtigt, at brugeren får udfyldt sælger idet oversigten filtrerer herpå. Tilsvarende kan implementeres under indkøbs- og projektmodulet. 4

5 Pristjek af tidligere ordrer. Hvad var det nu fr. Pedersen betalte for varen???? Ensartet kundeservice & prispolitik Hurtig check af sidste salgspris Korrekt pris ved kreditering Er din virksomhed en handelsvirksomhed, vil det ofte være interessant hurtigt at kunne checke prisen for en aktuel vare ved sidste salg til en aktuel kunde. Derfor har vi udviklet funktionen Pristjek af tidligere ordrer. Med markøren placeret i ordrelinien aktiveres Pristjek-tasten ved at taste <Alt S>. Det resulterer i nedenstående skærmbillede, hvor tidligere salg af pågældende vare til pågældende kunde bliver listet, sorteret på dato. Tidligere salgspris overføres til igangværende ordrelinie. Ved at placere markøren på et af de tidligere salg og taste <Enter>, vil stk-prisen herfra automatisk blive overført til ordrelinien. Ovenstående er tilsvarende udviklet for indkøbsmodulet for hurtigt check af prisen ved tidligere indkøb. Her listes tidligere indkøb dog for alle leverandører. 5

6 Hurtig ordrelinie-oprettelse. Er dine kunder træt af at vente på dine søgninger? Effektivisering spar tid Korrekt og hurtig ekspedition = kundetilfredshed Søgning og indtastning pr. varegruppe Én søgning i stedet for flere Varebeholdning, reserveret, bestilt og kostpris er synlig i oversigten Har man behov for at oprette flere ordrelinier på forskellige varenumre indenfor en bestemt varegruppe, har vi udviklet et system, der gør det hurtigere og mere overskueligt at håndtere dette. Eksempel: En varegruppe kaldet Fragt, hvortil de forskellige fragtydelser er tilknyttet. Med markørende stående i en ordrelinie tastes <Alt T>, hvilket efter valg af varegruppe (her Fragt), resulterer i et skærmbillede, hvor de enkelte fragtydelser præsenteres (se nedenstående figur). I antal-kolonnen indtastes det antal, der ønskes af de forskellige fragt-ydelser. Bekræftes med <F3>, hvorved skærmbilledet nedlukkes, og der dannes automatisk ordrelinier for de valgte varer. Tilsvarende kan implementeres under indkøbs- og projektmodulet. 6

7 Få styr på leverancerne. Ring til kunderne før de ringer til dig! Serviceforbedring Aktionsorienteret opfølgning Samarbejde baseret på tillid og troværdighed Sikring af høj service i forhold til dine kunder. Hurtig håndtering af for sent leverede varer/restvarer Kunden oplever, at der er styr på deres bestilling. Mulighed for hurtigt at rykke dine leverandører, hvis bestilte varer endnu ikke er modtaget. Hurtig årsagsbeskrivelse overfor dine kunder med relevant forklaring på den manglende leverance. Denne rapport benyttes til at sikre en hurtig håndtering af for sent leverede varer/restvarer. Afgrænsning på ordrenummer, sælger eller et af de øvrige felter på ordrekartoteket. Leveringsdatoafgrænsningen sættes til den periode, hvor man ønsker at checke manglende ordreleverancer. Rapporten lister med nedenstående opsætning alle reserverede ordrelinier som ikke er færdigleveret i september Eksisterer der indkøb på aktuelle varer, listes disse indkøbslinier nedenunder ordrelinien. Leveringsdato, antal bestilte, antal leveret samt hvad der skal leveres nu vises. Desuden angivers sælger, som naturligt er den medarbejder, der tager kontakten til kunden eventuelt ligeledes til leverandøren. 7

8 Dan automatisk indkøb. Hvorfor bruge unødig tid på oprettelse af indkøb! Effektivisering spar tid. Korrekt og hurtig ekspedition = kundetilfredshed. Minimerer risikoen for efterlevering af restvarer. Sikring af høj service i forhold til dine kunder. Kunden oplever hurtig levering, idet indkøb oprettes så snart ordren er afgivet. Nyt menupunkt på ordren Dan indkøb, som ved aktivering automatisk oprettet et indkøb hos den leverandør brugeren vælger fra listbillede over systemets kreditorer. Indkøbslinierne dannes identisk med ordrelinierne på aktuelle ordre. Efter indkøbet er dannet får brugeren mulighed for at hoppe direkte til det nyoprettede indkøb. Det kræver naturligvis, at valgte leverandør kan levere alle varer indeholdt i ordren hvis ikke er tidsbesparelsen/effektiviseringen svær at få øje på. Men handler virksomheden med relativt få leverandører, og bestræber virksomheden sig på at minimere lageret og derfor hovedsagelig bestiller varer til dækning af eksisterende ordre, vil dannelse af automatiske indkøb resultere i en væsentlig effektivisering. 8