ØKONOMI & ANALYSE 3. februar 2013 Strategiplan 2013 for Økonomi & Analyse 1
Strategiplan 2013 for Økonomi og Analyse af strategiplanen og effektmålene for sidste år: Kort sammenfatning og konklusioner med henvisning til bilag vedr. hvert effektmål. Strategiplanen 2012 for Center for Økonomi & Analyse omhandlede følgende mål: 1. Forberedelse til og valg af nyt økonomisystem 2. Implementering af nye forsikringsselskaber og justering af risikostyringen efter udbud i 2011 3. Udbud af bankforretninger 4. Befordringsprojektet implementeres 5. Indsatsområde KIK-projektet 6. 4-årig analyseplan 7. Ny Lederens dispositionsret 8. Friledernetværk 5 s prioriteringer og indsatsområder Nedenfor fremgår status for disse tiltag. Ad 1) Det var målet i strategiplanen for 2012 at et nyt Økonomisystem skulle være valgt, og at der skulle være lagt en implementeringsplan. Forinden valg af et nyt økonomisystem skulle der gennemføres besøg hos kommuner der arbejder med forskellige systemer, for at danne et indtryk af muligheder i forhold til vores behov. Besøg er gennemført, og systemerne er vurderet i forhold til vores behov. Sagen har været behandlet i direktionen mhp valg af udbudsmodel. På Økonomiudvalgets møde den 22. januar 2013 blev forskellige udbudsmodeller forelagt og Økonomiudvalget godkendte Direktionens indstilling om, at der vælges udbudsmodellen miniudbud for valg af økonomisystem og processen er dermed iværksat med forventet kontraktunderskrivelse til august 2013 Ad 2) Arbejdet med implementeringen er færdiggjort. Risikostyringsarbejdet er en løbende proces med bl.a. fokus på skadesudviklingen. Der afholdes nu faste månedlige møder i Risikostyringsgruppen og møderne er planlagt for hele 2013. Der er bl.a. stor fokus på installation af ABA i kommunens bygninger, hvor der ud over de lovgivningsmæssige krav, især er fokus på skoler og daginstitutioner, med henblik på optimal brandsikring. Dette har været en væsentlig forudsætning for et godt forsikringsudbudsresultat i 2011. Kommunen står nu overfor at indfri de forventninger som er skabt hos det vindende selskab ved udbuddet. Højt sikringsniveau er en del af kommunens fremtidige strategi i forhold til forsikringsmuligheder, samt nedbringelse af egne skadeudgifter. Som følge af branden i hallerne i Vig er der endnu mere fokus på installation af ABA i kommunens bygninger - ikke bare ud fra forsikringsbranchens anbefalinger, men i forhold til gruppens risikovurdering. Endvidere har gruppen fokus på container placeringer m.m. Her henvises til risikostyringsrapporten på intranettet. Gruppen er en tværfaglig gruppe, som har sikkerhed og forebyggelse som fælles mål. 2/11
Ad 3) I 2012 blev undersøgt forskellige muligheder for bankudbud og afholdt møder med flere forskellige konsulentvirksomheder med henblik på konsulentbistand til opgaven. Omkostningerne til konsulentbistand viste sig imidlertid at være ganske omfattende og med ansættelsen af kommunens egen udbudskonsulent søges opgaven nu løst internt i 2013. Derudover overtager staten via Udbetaling Danmark en ganske omfattende del af kommunens pengeforretninger pr. 1. marts 2013 og da tilbudsgivende pengeinstitut skal kende forretningsomfanget præcist for at give tilbud, vil et udbudsmateriale kunne udarbejdes mere præcist, når omfanget af overdragelsen af pengeforretninger til Udbetaling Danmark kendes. Ad 4) Befordringsprojektet blev opstartet i 2012 og vil blive endelig afsluttet i løbet af 2013. Effekten af arbejdet i 2012 er bl.a. nye retningslinjer på området vedr. borgeres transport til læge og/eller speciallæge, en genforhandling af kontrakten vedr. kørsel af skolebørn i Odsherred Kommune samt ændrede regler for kørsel i administrationen. Disse tiltag har tilsammen betydet en effektiviseringsgevinst fra 2013 og frem på ca. 3 mio. kr. Ved udgangen af 2012 er hovedparten af befordringsændringerne implementeret og dermed også nået hovedparten af de forventede mål. Ad 5) KIK-projektforløbet var planlagt iværksat i foråret 2012, men blev udskudt på grund af især de mange opgaver og projektdeltagelse i forbindelse med befordringsprojektet, hvor 4-5 arbejdsgrupper med deltagelse af medarbejdere fra Økonomi & Analyse arbejdede parallelt med opgaverne. KIK-projektet er nu planlagt til afvikling i april 2013. Ad 6) Kommunen er nu tilsluttet FLIS-systemet med henblik på udarbejdelse af tværgående nøgletal og sammenligningstal med andre kommuner. FLIS-systemet vil være en vigtig del i arbejdet med analyser. Derudover har Økonomi & Analyse ansat en proceskonsulent i en ny stilling til koordinering af opgaverne, herunder også analyseopgaverne. På baggrund af budgetforliget for 2013 er der i første omgang sat fokus på forligets opgaver, herunder navnlig udbud af Vej og Park-opgaver, arealeffektivisering ligesom Økonomi & Analyse medvirker i projektgruppen med det specialiserede socialområde. Ad 7) En ny Lederens dispositionsret har været længe undervejs ja faktisk mange år. Det er nu aftalt, at en sådan indarbejdes som et bilag til kommunens Kasse- og Regnskabsregulativ, og opgaven vil blive færdiggjort i 2013. Ad 8) Her henvises til Friledernetværkets kommende rapportering på et ledermøde. Friledernetværket har i december måned 2013 været på studiebesøg i Pistoya Kommune i Italien og her besøgt forskellige institutioner og bibliotek og her fået et indblik i forskellige ledelsesformer og økonomistyring. 3/11
Refleksion over centrets aktier i den nye direktionsstrategi: Sammenfatning og konklusioner på centrets drøftelser. Økonomi og Analyse vil gerne ses som den troværdige og kompetente samarbejdspartner for centrene i deres økonomistyrings- og udviklingsopgaver med et økonomisk perspektiv. Økonomi og Analyse vil gerne sikre gode budgetprocesser, god løbende økonomistyring i samarbejde med centrene og deltager derfor aktivt med de elementer i Direktionsstrategien, som har berøringsflade til Økonomi & Analyses forskellige kompetenceområder. Strategiske indsatsområder og effektmål for det kommende år: Kort sammenfatning af centrets prioritering og valg af indsatsområder for det kommende år. De enkelte indsatsområder er beskrevet i bilag. Der vil forsat være fokus på Økonomi & Analyses rolle i forhold til de respektive centre og på den service Økonomi og Analyse kan tilbyde resten af organisationen i forbindelse med koordinering af den økonomiske styring, tværgående analyser, processtyring, udbud og indkøb, forsikringsmæssige forhold og risikostyring m.v. Økonomi & Analyse deltager således i en lang række projekter, herunder især projekter fra Direktionsstrategien og navnlig projekter med baggrund i budgetaftalen for 2013. Dette gælder også gennemgangen af det specialiserede socialområde, hvor Økonomi & Analyse har mange aktører involveret, herunder i forbindelse med belysning af områdets udgifter og indtægter samt øvrige data for såvel børne- som voksenområdet. Konkret står Økonomi og Analyse overfor en udskiftning af et nuværende økonomisystem, hvilket vil få stor betydning både ressourcemæssigt i implementeringsperioden, men også efterfølgende i forhold til bedre mulighed for at lave tværgående økonomiske analyser, overordnet økonomistyring, ledelsesinformation samt meget andet. Bilagsoversigt Oversigt over indsatsområder for det kommende år: a) Nyt Økonomisystem b) Administrativt serviceeftersyn c) Markedsprøvning af opgaver i Park og Vej d) Ejendom e) Befordringsprojektet implementeres f) Udbud af bankforretninger g) 4-årig analyseplan Dato: Centerchef Direktør 4/11
Bilag 2013 a Nyt økonomisystem Odsherred Kommunes Økonomisystem KMD-ØS er fra 1977, og skal erstattes af et nyere økonomisystem, idet det forventes, at leverandøren snart udfaser KMD-ØS på grund af for få brugere. Et mere tidssvarende økonomisystem vil have styringsmæssige fordele, idet muligheden for tværgående analyser vil være større. Det er målet, at der inden udgangen af 2013 er valgt et nyt økonomisystem, og lagt en plan for implementeringen af dette. Den fulde effekt af et nyt økonomisystem vil først kunne konstateres senest i løbet af 2015, hvor systemet er i fuld drift og anvendt til såvel budgetlægning, som løbende økonomisk styring, herunder rapportering og årsregnskab. Det forventes at et nyt økonomisystem med en bedre sammenhæng med øvrige it-systemer vil kunne bidrage til en bedre ledelsesinformation. Indsats/aktiviteter Afklaring af udbudsform i januar 2013 (afklaret på Økonomiudvalgets møde den 22. januar 2013) Gennemførelse af udbudsforretning (tid) Systemklargøring (tid) Implementering (tid) Uddannelse (tid) Ibrugtagning (tid) inger Der måles på fremdriften jf. tidsplanen. 5/11
Bilag 2013 b Administrativt serviceeftersyn Som en del af Projekt Servicetjek, vil Økonomi og Analyse analysere kommunens administrationsomkostninger set i forhold til sammenlignelige kommuner. (De øvrige områder i Projekt Servicetjek er en analyse af ledelsesstrukturen og centerstrukturen.) Det kan også indgå i projektet at se på, om der på visse områder med fordel kan indledes samarbejder med andre kommuner om opgaveløsninger. Der gennemføres en analyse af administrationsudgifter ved en benchmark med sammenligningskommunerne Lolland, Guldborgssund, Vordingborg og Tønder, som er de fire andre kommuner, der indgår i sammenligningsgruppen på det administrative område i ECO-nøgletallene. På baggrund af analyserne udarbejdes der oplæg til indsatsområder. Indsatser/aktiviteter Benchmarke på konto 6 i perioden februar april 2013 Fremlægge resultaterne af benchmarkanalyserne for Byrådet og på et budgettemamøde i april 2013 Udarbejde oplæg til udmøntning af konsekvenserne af resultaterne af benchmarkene med behørige koblinger til indsatser i direktionsstrategien for 2013, fx arbejdet med de strategiske potentialer i chefgruppen i perioden april september 2013 Medvirke til at igangsætte proces for udmøntning i september 2013 inger Der måles på fremdriften jf. tidsplanen. 6/11
Bilag 2013 c Markedsprøvning af opgaver i Park og Vej Opgaver i Park og Vej dvs. opgaver vedr. grønne arealer og veje skal udbydes. Park og Vej udarbejder kontrolbud. Inden opgaverne kan udbydes skal der foretages en registrering og beskrivelse af opgaver, mhp prioritering og kravspecifikation. Natur, Miljø og Trafiks strategiplan: Det er målet at der inden udgangen af 2013 er foretaget en registrering og beskrivelse af arealer og opgaver vedr. grønne områder og veje. Endvidere skal der udarbejdes serviceniveaubeskrivelser, der skal godkendes af Miljø- og Klimaudvalget, inden disse kan danne baggrund for udarbejdelse af kravspecifikation. Økonomi og analyses strategiplan: Der sikres en samlet projektledelse, der udmønter sig i overordnet gennemførelse af nødvendige aktiviteter i henhold til tidsplanen, i afholdelse af nødvendige styregruppe og koordineringsmøder, samt oplæg til Økonomiudvalget Der udarbejdes udbudsmateriale, således at udbudsannonce kan offentliggøres primo januar 2014. Indsatser/aktiviteter Registrering og opmåling af grønne områder og veje i perioden jan juni 2013 Udarbejde serviceniveaubeskrivelse i perioden juli september 2013 Udarbejde udbudsmateriale i periode okt dec 2013 Gennemføre projektledelse i hele perioden inger Der måles på fremdriften jf. tidsplanen samt de økonomiske gevinster ved tiltagene. 7/11
Bilag 2013 d Kommunale ejendomme Odsherred Kommune bruger betydelige ressourcer på at drive, vedligeholde og understøtte brugen af kommunens ejendomme. Med henblik på at effektivisere og prioritere midlerne bedst muligt, skal der skabes overblik over kommunens samlede ejendomsportefølje, herunder grunde og øvrige arealer. På den baggrund skal der udarbejdes oplæg til hvilke ejendomme og arealer der kan frasælges, samt en strategi for optimering af den resterende ejendomsportefølje. Der skal desuden ses på muligheden for at samle viceværtsfunktioner i én fælles enhed. Byggeri og Ejendoms strategiplan: Det er målet at der inden udgangen af 2013 er udarbejdet et overblik over ejendomme, grunde og øvrige arealer i en database der kan danne grundlag for fremtidig styring. Der skal udarbejdes forslag til strategi for optimering af ejendomsporteføljen, og denne skal være politisk behandlet inden endelig budgetvedtagelse af budgettet for 2014. Økonomi og analyses strategiplan: Der sikres en samlet projektledelse, der udmønter sig i overordnet gennemførelse af nødvendige aktiviteter i henhold til tidsplanen, i afholdelse af nødvendige styregruppe og koordineringsmøder, samt oplæg til Økonomiudvalget Indsatser/aktiviteter Registrering af alle kommunale ejendomme, grunde og øvrige arealer i periode februar-april 2013 Strategi for optimering af ejendomsporteføljen maj august 2013 inger Der måles på fremdriften jf. tidsplanen samt de økonomiske gevinster ved tiltagene. 8/11
Bilag 2013 e Befordringsprojektet implementeres Befordringsprojektet blev opstartet i 2012 og vil blive afsluttet i løbet af 2013. Effekten af arbejdet i 2012 er bl.a. nye retningslinjer på området vedr. borgeres transport til læge og/eller speciallæge, en genforhandling af kontrakten vedr. kørsel af skolebørn i Odsherred Kommune samt ændrede regler for kørsel i administrationen. Disse tiltag har tilsammen betydet en effektiviseringsgevinst fra 2013 og frem på ca. 3 mio. kr. Tilbage står gennemførelse af yderligere tiltag på skoleområdet og beskæftigelsesområdet. Hertil kommer en øget tilførelse af biler i hjemmeplejen, samt en begyndende udskiftning af biler samme sted. Med disse tiltag er det målet at opnå den resterende effektiviseringsgevinst. Det er målet at de resterende tiltag i befordringsprojektet er gennemført inden udgangen af 2013. Tiltag vedr. beskæftigelse forventes afklaret primo 2013, hvorefter nye retningslinjer skal implementeres. Tiltag vedr. skoleområdet vil blive afklaret i løbet af første kvartal af 2013, og herefter vil konkrete tiltag blive besluttet. Afhængigheder her er eksisterende kontrakter med vognmænd, samt mulige tiltag sammen med andre kommuner. Indsats/aktiviteter I det vedtagne budget indgår de økonomiske mål ved hele befordringsprojektet og en vigtig måling vil derfor være om disse mål nås. Afklaring og implementering af tiltag på beskæftigelsesområdet Afklaring og implementering af tiltag på skoleområdet Færdiggørelse af udbudsforretning vedr. biler til hjemmeplejen inger ingen vil først og fremmest være en økonomisk måling af de faktiske gevinster ved de forskellige tiltag contra de forventede budgetterede gevinster. 9/11
Bilag 2013 f Udbud af bankforretninger Tilrettelæggelse af proces og gennemførelse af udbud af kommunens daglige bankforretninger. Det er målet, at der inden udgangen af 2013 er gennemført et udbud af kommunens daglige bankforretninger. Formålet er, at optimere afkastet af kommunens indestående på såvel bankkonti som værdipapirer samt minimere risikoen for tab som følge af et eventuelt bankkrak, samt at reducere gebyrudgifter. På nuværende tidspunkt er kommunen aktør i en 7-årig statslig aftale med Danske Bank for så vidt angår OBSbetalingerne. Indsats/aktiviteter Afklaring af bankopgavens omfang og udarbejdelse af udbudsmateriale til formentlig internationalt udbud, gennemgang og vurdering af indkomne udbud og valg af fremtidig bankforbindelse samt implementering af ny bankaftale, herunder eventuelle systemmæssige ændringer af betalingssystemer, kontoplan m.v. For at kunne udfærdige en kravspecifikation til udbudsmaterialet er det en forudsætning, at kommunen i løbet af foråret 2013 først får et overblik over og størrelsesestimat på de udbetalinger, som overgår til Udbetaling Danmark og dermed får et overblik over og størrelsesestimat på den årlige omsætning og kasseflow. inger Det vil ved årets udgang kunne konstateres om der er gennemført et udbud. Om de supplerende formål er opfyldt, er vanskelig at vurdere, da det finansielle marked, herunder produkter m.v. hele tiden udvikler sig. I årsregnskabet kan de faktiske udgifter og indtægter opgøres men egentlig benchmarking er vanskelig. 10/11
Bilag 2013 g 4-årig analyseplan Budgetanalyser tænkes sat i system, således at alle budgetområder over en 4-årig turnus indgår i en større eller mindre budgetanalyse alt afhængig af områdets beløbsmæssige omfang. Der tænkes anvendt en ensartet skabelon for disse analyser med fokus på antal kunder/brugere og økonomi og således at der kan trækkes en parallel til budgettets pris gange mængde -reguleringer, ligesom analyseparametre vil kunne indgå i forskellig ledelsesinformation. I analysearbejdet indgår resultater fra samarbejde med andre kommuner (benchmarking) ligesom fællesdata via FLIS tænkes at indgå. Målet er, at der inden udgangen af 2013 er udarbejdet en fireårig analysecyklus, samt gennemført mindst én analyse. Formålet er en løbende effektivisering og optimering af kommunens ressourceanvendelse. Indsats/aktiviteter Analysegruppe udarbejder forslag til 4-årig turnus, planlægger og igangsætter analysearbejdet. inger Det konstateres ved årets udgang, om der er udarbejdet en analysecyklus samt gennemført mindst en analyse. Mange andre parametre spiller ind i effektiviseringen af ressourceanvendelsen i kommunen, og det vil være vanskeligt at isolere effekten af analyseplanen. 11/11