Modtager(e): Universitetsledelsen

Modtager(e): Universitetsledelsen Notat Indledning I dette høringssvar lægges der stor vægt på, at der fortsat sikres gode muligheder for samarbejde på tværs af et kommende AU Uddannelse og uddannelsesadministrationerne i administrationscentrene ud fra nogle fælles retningslinjer og ikke mindst processer og med fastholdelse af de gode og beslutningsdygtige bånd og netværk, der er etableret på tværs herunder også den nuværende chefkreds. Det studieadministrative proceslandskab hvorfor er det vigtigt? Studieadministration er defineret som det samlede kompleks af administrative processer og systemer, der muliggør, at Aarhus Universitet i henhold til universitetsloven kan udbyde forskningsbaseret uddannelse indtil højeste internationale niveau inden for sine fagområder. Og yderligere at denne foregår i overensstemmelse med Aarhus Universitets forretningsprincipper om brugerorientering, specialisering og professionalisering, standardisering med fagligt betingede variationer, digitalisering og effektivisering samt efter gældende love og regler. Maria Volf Lindhardt Vicedirektør Dato: 9. september 2014 Side 1/6 De ydelser, der leveres af AU Studier er: 1. Ansøgninger om nye uddannelser 2. Oprettelse og vedligeholdelse af studieordninger 3. Optagelse og indskrivning af studerende 4. Planlægning og afvikling af undervisning 5. Planlægning og afvikling af prøver 6. Vejledning og studieinformation 7. SU- samt legatadministration 8. Myndighedsbetjening, indberetninger til myndigheder samt ledelsesinformation 9. Individuel sagsbehandling 10. Uddannelsespolitik, udvikling og strategi Driftsstab Aarhus Universitet Fredrik Nielsens Vej 5 8000 Aarhus C Tlf.: 87150000 Fax: 87150201 E-mail: stuf@au.dk www.au.dk

Alle ydelser er tilpasset lokale forhold, og der er udarbejdet lokale årshjul. Ydelserne leveres i henhold til disse årshjul. Ydelserne er yderligere udfoldet i detaljer i Fælles grundlag for samarbejde (2012). Side 2/6 Ydelserne leveres efter nogle processer, der sikrer en ensartet, sammenlignelig og hensigtsmæssig sagsbehandling / understøttelse. Under den nuværende organisering leveres studieadministrative ydelser i forhold til alle typer uddannelser, der udbydes, med undtagelser af Ph.d., EVU-området samt udenlandske studerende, der ikke optages via KOT. AU Studier er dog i en vis grad ansvarlig for systemer, der understøtter de ovennævnte områder. Konkrete bemærkninger til udvalgte ændringsforslag i høringsoplægget Nedenfor udfoldes min vurdering af muligheder og opmærksomhedspunkter på det studieadministrative område i forbindelse med det forslag, der er sendt i høring. Samarbejdsmulighederne på tværs af administrationen skal forbedres og der skal være sammenhæng i administrationen på tværs af universitetet gennem opretholdelse af enhedsadministrationen, kombineret med en betydelig grad af fleksibilitet overfor lokale, faglige behov. AU Studier er indrettet som en enhedsadministration med en række større og mindre lokale tilpasninger i forhold til bemanding, placering af medarbejdere samt opgavesnit. Helt centralt i arbejdet med at skabe sammenhæng på tværs af det studieadministrative område og sikre en ensartet hensigtsmæssig og effektiv administration er de tre bånd for Undervisnings- og eksamensadministration (UVAEKA), Studienævn og Uddannelseskvalitet (SNUK) samt Vejledning og Studieinformation (VEST). Alle bånd sekretariatsunderstøttes af enheder i henholdsvis Driftsenheden og Information, Støtte og Vejledning i Fællesservice. Båndenes arbejde og snitflader er reguleret og beskrevet i Kommissorium for de tværgående bånd (2013). Som udgangspunkt vil de nuværende bånd kunne køre videre uden problemer, selvom ophænget skifter fra VD til administrationschef. To forhold kan dog påvirke de opnåede forbedringer, som båndstrukturen har medført, negativt. 1) En for høj grad af decentralisering samtidig med en afkobling fra de tre bånd. Eksterne krav som fremdriftsreformen og krav om digital eksamen stiller krav om faglig professionalisme. Centralt bliver derfor, hvordan samarbejdet kan gøres forpligtende og hvilken beslutningskompetence båndene får. 2) En uens indretning af studieområdet på de fire fakulteter samt evt. schools, der måtte blive oprettet.

Standardiseringen af studieadministrationen har ikke været et mål i sig selv. Det er sket med henblik på at højne kvaliteten af opgaveløsningen og dermed den støtte som såvel studerende og uddannelserne kan få, dels ud fra et økonomisk synspunkt og ud fra et hensyn om ligestilling og de studerendes retssikkerhed. De steder, hvor der er store indbyrdes forskelle i opgaveportefølje og løsning er der, hvor administrationen bliver meget dyrere. Side 3/6 Det vil være hensigtsmæssigt om disse to forhold iagttages i forbindelse med indretningen af de nye Administrationscentre, da man ellers nemt kan komme til at undergrave intentionen om at skabe en enhedsadministration. Endelig skal den administrative økonomimodel gøres fuldt transparent, så balancen mellem betaling og ydelser kan forventningsafstemmes. AU Studier er med sin nuværende organisering indrettet så de fagnære opgaver løses i centrene, og de opgaver der har tværgående karakter / er specialistfunktioner løses i Fællesservice. I forhold til tidligere organiseringer før 2011 er der overordnet set ikke ret meget nyt ift. opgavesplittet. Organisationen er qua procestilgangen løbende blevet leanet og er yderligere i forbindelse med budgetrunderne tilpasset. Processer mv. er så vidt muligt blevet standardiserede, men der er dog tale om endog meget store tilpasninger til lokale forhold, organiseringer, indretning af uddannelser mv. I udviklingen af økonomimodellen er det derfor vigtigt at have øje for, at en del administration har rod i eksterne krav, love og bekendtgørelser, reformer og akkrediteringer, og yderligere at den ret uens indretning af de faglige miljøer og studier er både uhensigtsmæssig og dyr ikke blot i det enkelte center, men også ift. Fællesserviceydelser i relation til uensartet administration/understøttelse. Dette bør der være opmærksomhed på i forbindelse med en evt. benchmarking af administrationscentrene. Administrationscheferne refererer både til universitetsdirektøren og til den relevante dekan, og hun/han skal være i tæt løbende dialog med dekanerne og institutlederne om de konkrete ydelser. En sådan konstruktion vil i praksis flytte krydspresset fra VD til Administrationscheferne. Men det vil fortsat være der. Bekymringen er, at de opgaver, der løses i det studieadministrative område drukner, når ledelsen foregår i en konstruktion mellem dekan, institutledere samt administrationschef med ansvar for det samlede administrative kompleks.

Beslutning om den mest optimale fysiske placering af de enkelte medarbejdere i det administrative center tages lokalt af institutlederen, dekanen og administrationschefen under hensyntagen til opgaveløsning, fagprofessionalisme og økonomi. Side 4/6 Det er anbefalingen, at udflytninger sker med størst mulig brugerinddragelse også af frontmedarbejdere / uddannelseschefer i AU Studier - og at forventninger til medarbejderne og målene for udflytningen kommunikeres klart og tydeligt. Yderligere er der et hensyn at tage til de studerende. AU Studier har gennem de sidste år etableret synlige centre og indgange for de studerende på centrale steder på AU, netop med henblik på, at de studerende så vidt muligt kun skal gå ét sted hen for at få svar. Det er vigtigt ud fra et studenterperspektiv, at man tager dette med i betragtning i forbindelse med evt. udflytninger. I den forbindelse er det yderligere vigtigt at have øje for, hvordan fagkompetencer fordeles decentralt. Et stort plus ved den nuværende enhedstænkning er netop, at der kan gives hurtige og autoritative svar på de studerendes spørgsmål, og ikke mindst at man ved, hvem der gør det. Bekymringen er, at en udflytning kan betyde en svækkelse af dette med det resultat, at en studerende risikerer at få svar alt efter, hvor vedkommende spørger, og at ligebehandling dermed ikke kan sikres. Organiseringen af de administrative centre skal være fleksibel, og med ændringen af det referencemæssige ophæng er det ikke længere nødvendigt, at administrationscentrets organisering nøjagtigt afspejler organiseringen af fællesadministrationen. En af styrkerne ved den nuværende organisering er netop den ret tætte korrespondance mellem enheder i de administrative centre og i Fællesservice. Både organisatorisk og delegationsmæssigt. Kan den organisatoriske spejling ikke opretholdes, er det desto vigtigere at der tages stilling til, hvordan samarbejdet kan gøres forpligtende, og hvilken beslutningskompetence de studieadministrative bånd får. Yderligere, at der er en forståelse for, at voldsomme organisatoriske ændringer på dette område på ét fakultet kan have vidtrækkende betydning for de andre fakulteters og Fællesservices muligheder og evne til at løse deres opgaver, systemunderstøtte mv. Der etableres en lille projekt- og porteføljestyringsenhed direkte under universitetsdirektøren for at sikre en effektiv og professionel projektstyring på AU Ideen om en projekt- og porteføljestyringsenhed er god og hilses velkommen. AU Studier foreslår dog, at lille streges, og at der opbygges et egentlig projektkontor med et korps af projektledere (ansatte / samt frikøbte), fast porteføljekoordinator osv. Samt at man laver en egentlig strategi for effektivisering og digitalisering for det samlede AU.

Etablering af projektgrundlag, metode og rapportering i forbindelse med de mange projekter er kun nogle af de udfordringer, der er med projekter og porteføljestyring på AU. AU Studier og AU IT har qua forankringen af en lang række TOP10 projekter, gjort sig en række erfaringer, der kan bringes i spil, ligeledes er der gjort et stort arbejde i forbindelse med porteføljestyringen. Side 5/6 Det er dog et ønske, at man ikke blot etablerer en enhed, hvis hovedformål er metodeudvikling og rapportering. Enheden kan med fordel gøres udførende. Et oplevet problem ved den nuværende konstruktion er, at UNILED alt for ofte ender med at være både sponsor på projekterne samt øverste styregruppe og dermed direkte intervenerende i projekterne. Alene det tilsiger en meget tættere kobling til UNILED og strategisk styring via direktøren. Og at så mange projekter som muligt eller i det mindste de vigtigste forankres her. Administrationens rolle vil således fremover hovedsagligt være at stille faglig viden og arbejdskraft til rådighed, enten ved frikøb eller efter en fastlagt nøgle. Et andet forhold, der kan adresseres ad denne vej er, at VD-områderne pt. i et vist omfang selv prioriterer ressourcer mellem projekt og drift, uden at have kontrol med den overordnede ramme. En skarpere budgetmæssig adskillelse og en styrket forventningsafstemning vil kun være af det gode. Afledt heraf vil der kunne etableres et klarere skel mellem den ret omfattende løbende udvikling, der sker på det administrative område, og hvad der er egentlige projekter og som skal ledes som sådanne. AU Studier ønsker en så omfattende central portefølje som mulig. AU Uddannelse - fremover AU Studier (VD og Chefgruppe) har løbende arbejdet med opgavesplittet mellem Administrationscentrene og Fællesservice og tilpasset organisationen i den anledning. Det er indstillingen, at det eksisterende opgavesplit, der er baseret på faglige hensyn, hvor opgaven mest hensigtsmæssigt løses etc. fremfor budgetmæssige overvejelser stort set opretholdes i dets nuværende form. En sammenlægning af VD-områder bør tage udgangspunkt i, hvad der er rene administrative funktioner, og hvad der er administration i relation til kerneforretningen i AU Studiers tilfælde uddannelse. I dette perspektiv giver det god mening at fastholde og udvide VD-området for uddannelse. Et kommende AU Uddannelse kan med fordel organiseres ud fra følgende principper og opgaver:

- Opgaver/aktiviteter der relaterer sig til alle typer af studerende fra rekruttering til alumne. - Alle studieadministrative opgaver. - I sin organisering afspejle og dermed også understøtte Udvalget for Uddannelse og Karriere se bilag 1. - Uddannelsesadministrationerne i administrationscentrene bør mest hensigtsmæssigt afspejle AU Uddannelse. Side 6/6 Det er ønsket, at følgende vigtige fora bevares - med den nuværende beslutningskompetence: - De tværgående studieadministrative bånd for UVAEKA, SNUK og VEST med den beslutningskompetence de har i dag se bilag 2. - Den nuværende chefkreds i AU Studier udstyres med kompetence til at beslutte og implementere studieadministrative (ændringer) af processer og procedurer. - Den netop etablerede Studiesystemstrategigruppe bevares med nuværende beslutningskompetence. - Det foreslåede Vejledningsudvalg igangsættes. Bilag: 1. Sekretariatsbetjening af Udvalget for uddannelse og karriere samt prorektor for Uddannelse (2014) 2. Kommissorium for tværgående bånd (2013) Maria Volf Lindhardt Vicedirektør AU Studier September 2014

Bilag 1 Sekretariatsunderstøttelse af Udvalget for Uddannelse og Karriere samt Prorektor for Uddannelse AU Studier sekretariatsbetjener i den nuværende organisering Uddannelsesbåndet og Prorektor for Uddannelse i tæt samarbejde med AU Stab og Strategi. Fra AU Studier deltager afsnitslederen for Driftssekretariatet og Vicedirektøren i sekretariatsunderstøttelsen. Opgaverne i sekretariatsbetjeningen spænder lige fra mødeplanlægning og koordinering af dagsorden til udarbejdelse af de sagsfremstillinger, diskussionsoplæg, notater og fagligt begrundede indstillinger, der indgår i Uddannelsesbåndets og Prorektors politiske og strategiske arbejde. AU Studier ønsker fortsat at bidrage til en faglig stærk sekretariatsunderstøttelse af det nye Udvalg for Uddannelse og Karriere samt Prorektor for Uddannelse med afsnitslederen for Driftssekretariatet og Vicedirektøren som henholdsvis faglig sagsbehandler og faglig leder på uddannelsesområdet. For AU Studier er det vigtigt, at sekretariatsbetjeningen baseres på en tæt dialog med de politiske aktører. Den nære dialog giver sekretariatsunderstøttelsen en bedre forståelse af konteksten for den politiske tankeproces, og det befordrer en mere præcis rammesætning af de politiske diskussioner og en mere smidig understøttelse af den samlede politiske proces. AU Studier lægger ydermere vægt på at skabe en tæt kobling mellem det uddannelsespolitiske niveau og det faglige/praktiske niveau i forvaltningen. Det er afgørende for sammenhængskraften i organisationen, at de operationelle aktører i den driftsnære forvaltning holdes orienteret om de politiske drøftelser i de uddannelsesstrategiske fora. Det åbner op for en virkelighedsnær kvalificering af debatterne og sikrer i den anden ende en bedre forankring af de politiske beslutninger i forvaltningen. AU Studier ønsker at foranstalte en samarbejdende og tværgående sekretariatsfunktion med Rektors ledelsessekretariat, der inddrager såvel rådgivere for prodekaner og uddannelseschefer i tilrettelæggelsen af Udvalgets og Prorektors understøttelse. En effektiv og fleksibel understøttelse fordrer tætte relationer i den ansvarlige sekretariatsbetjening og et stærkt samarbejdende netværk, der støtter processen.

Modtager(e): [Navn - Brug F11 for at komme til næste felt] Notat AU Studier de tværgående bånd Opgaver, principper og målsætninger Det fremgår af udmeldingen af 9. marts 2011, at AU Studier varetager følgende opgaver: Generel administration og udarbejdelse af fælles retningslinjer Udvikling og drift af fælles systemer Opgaveløsning, der kræver spidskompetencer, hvor hele universitetet er den nødvendige kritiske masse Den samlede FALK-kreds har suppleret ovenstående og ønsker, at AU Studier skal være kendetegnet ved følgende principper: - Brugerorientering - Professionalisering - Standardisering (90/10) - Digitalisering - Effektivisering I AU Studier er der således fastlagt en række opgaver, der skal løses i fællesskab med udgangspunkt i ovenstående. Derudover er der defineret og beskrevet en række processer, der understøtter de studieadministrative kerneopgaver. Dette papir beskriver de tre tværgående bånd, der i praksis skal sikre, at AU Studier implementerer og lever op til ovenstående principper og målsætninger. 1

Medlemmer, deltagere og processer De tværgående bånd er: Studienævnsbetjening og Uddannelseskvalitet (SNUK) Undervisning og Eksamen (UVA/EKA) Vejledning og Studieinformation (VEST) Bånd Medlemmer Faste deltagere i møderne SNUK Afsnitslederne Medlemmerne + for SNUK, koordinator fra inklusive le- Driftsenheden derne fra ASE og IUP UVA/EKA Afsnitslederne for UVA/EKA inklusive lederne fra ASE, IUP og HE- Klinik Medlemmerne + koordinator fra Driftsenheden Ad hoc deltagere Specialister efter behov Specialister efter behov Ansvarlig for processerne: Godkend og udbyd uddannelse Foretag individuel sagsbehandling Kontrollér studieprogression Planlæg og afvikl undervisning Planlæg og afvikl eksamen Udsted bevis VEST Afsnitslederne for VEST Medlemmerne + koordinator fra Information, Støtte og Vejledning Specialister efter behov Foretag studievejledning Båndene skal, med udgangspunkt i de af FALK-kredsen opstillede principper for den samlede administration, samt beslutninger truffet i chefgruppen fastlægge fælles best practice og implementere denne på tværs af hovedområderne løse opgaver/initiere løsning af opgaver, der bedst løses i fællesskab på tværs af hovedområderne effektuere ledelsesbeslutninger indenfor det faglige felt sikre koordinering, erfaringsudveksling og samarbejde i snitflader til andre vicedirektørområder, institutter mv. 2

Arbejdet i de tværgående bånd Hvert bånd konstituerer en ordfører. Funktionen går på skift mellem medlemmerne i en halvårlig turnus (cirkulerende rækkefølge: ARTS-BSS-HE- ST). Ordføreren: - fungerer som mødeleder, - sørger for, at alle opgaver får et ophæng hos en eller flere af båndets deltagere, - fungerer som tovholder og er ansvarlig for at båndet følger op på verserende opgaver/initiativer, - er båndets kontaktperson, talsmand og ansigt udadtil, - kan indenfor nærmere aftalte rammer træffe aftale på båndets vegne i hastesager og i bagatelsager - er ansvarlig for i samarbejde med koordinatoren at sammensætte og udsende dagsorden til båndmøderne Alt efter emne og problem, der søges belyst eller behandlet suppleres møderne med relevante specialister fra såvel eget som andre vicedirektørområder mv. Alle medlemmer kan få punkter på dagsordenen, og alle medlemmer har pligt til at medvirke til at bringe relevante punkter op i fællesskabet og prioritere mellem disse, hvad enten disse har rod i deres egen enhed eller er meddelt dem fra f.eks. et andet vicedirektørområde, institut mv. Båndets beslutningskompetence svarer til summen af de deltagendes beslutningskompetencer. For at en beslutning i båndet har bindende virkning på alle hovedområder kræves konsensus blandt båndets deltagere. For at sikre tilstrækkelig innovation på området og udvikling af løsninger, som i første omgang ikke kan fungere for alle hovedområder, og hvor om der således ikke kan opnås konsensus, støtter båndet op/træffer beslutning om et eller flere hovedområders iværksættelse af nødvendige og ønskværdige pilotprojekter, der kan tjene til erfaringsopsamling og videre udvikling. Båndet drøfter de relevante problemstillinger, der opstår inden for det faglige felt og søger at opnå enighed om handling, retningslinjer m.v. Beslutninger, der ikke går ud over den daglige drift, ikke har signifikant økonomisk virkning eller ikke går ud over eget VD-område kan umiddelbart eksekveres. Øvrige sendes til behandling i chefkredsen. 3

I anliggender, hvor der kræves en beslutning, men hvor der ikke kan opnås konsensus i båndet, sendes sagen ligeledes til behandling i chefgruppen med en udførlig beskrivelse af løsningsforslag og problemstillingen, herunder hvilke hovedområder der vil få problemer med den foreslåede løsning, og hvilke alternative løsninger, der kan foreslås. Indstillingen stiles til chefmødets sekretariatsfunktion. Hvis blot ét medlem af båndet ønsker det, skal ordføreren bringe et emne ind i chefkredsen til afklaring. Hvis det ikke er muligt for båndet at håndtere en given opgave, skal dette bringes ind i chefkredsen af ordføreren. Uafklarede snitflader til de øvrige vicedirektørområder skal kortlægges og forelægges vicedirektøren, så eventuelle problemstillinger kan bæres videre til de øvrige vicedirektører med henblik på at etablere ensartede snitflader på alle fire hovedområder. Oplysninger om deltagere, mødeplan, referater, beslutninger m.v. lægges på den studieadministrative portal. Koordinatoren er ansvarlig for at videregive information om båndets beslutninger til interessenter, med mindre det konkret aftales, at en anden af båndets deltagere løser opgaven. Det er båndets ansvar at støtte koordinatoren. De tværgående bånd konstitueres som beskrevet ovenfor og er ansvarlige for de listede processer i relation til det samlede proceslandskab for studieadministration på Aarhus Universitet. 4