CHEFGRUPPEN Ullasvej 23 3700 Rønne Tlf.: 56 92 10 17 Fax: 56 92 00 01 E-mail: direktionsmoeder@brk.dk 10.4.2012 Referat, møde nr. 78. Chefgruppens møde den 10.4.2012 kl. 8.30-13.00, mødelokale C, Ullasvej 23, Rønne Fraværende: Indholdsfortegnelse: 1. Godkendelse af dagsorden og referat (B) 2. Omlægning af vaskeripraksis (D) v/ Lena Schenk og Vibeke Juel Blem 3. Budgetoverførsler fra 2011 til 2012 (D) v/kristina Lambrecht 4. Budgetproces 2013 (D) v/ Stine Hansen 5. Forslag til organisering af og proces for udarbejdelse af handlingsplan (B) v/ Stine Hansen 6. Samling af administrationen (B) v/martin Petersen og Kenth Ferning 7. Gensidig orientering (O) 8. Evt. J.nr.: B = beslutnings- eller godkendelsespunkt O = orienteringspunkt D = drøftelse
Side 2/7 1. Godkendelse af dagsorden og referat (B) Dagsorden godkendt. Referat godkendt med tilføjelse. 2. Omlægning af vaskeripraksis (D) Kommunen ønsker at undersøge perspektiverne i at udlægge mest mulig af kommunens tøjvask til indstrielt vask. Dette er beskrevet i notat, vedlagt som bilag. I notatet henvises til andet bilag som også er vedlagt. I dag vaskes kommunalt vasketøj på egne vaskemaskiner eller sendes til Viktor Vask, der er øens eneste industrielle vaskeri. Kommunens vask af borgerens tøj foregår typisk på borgerens egne maskiner. Kommunen kan indgå et partnerskabssamarbejde med Jensen Danmark og Viktor Vask med henblik på at omlægge mest muligt vask til industrielt vaskeri. Formålet med at omlægge vask har følgende sigte: Partnerskabsaftale - erhvervsfremme Miljømæssig bæredygtighed Øget kvalitet Reduceret opgave for kommunens medarbejdere Økonomisk selvbærende Notatet er også sendt til orientering og kommentering hos borgmestern. På baggrund af borgmesterens og chefgruppens kommentarer og indstillinger udarbejdes udkast til projektplan til administrativ og politisk godkendelse. Som led i projektplanen er det tanken, at der udarbejdes en forundersøgelse, der skal tilvejebringe beslutningsgrundlag for det politiske niveau. Strategi og Analyse er i gang med at undersøge, hvem der kan engageres til at foretage forundersøgelsen samt hvordan dette kan finansieres. Områdechefen for Social- og Sundhedssekretariatet indstiller, at chefgruppen - drøfter perspektiverne som beskrevet i notatet - melder ind, hvor de ser potentialer for omlægning af vask på deres områder, eller hvem der kan kontaktes for videre afklaring heraf - kommentarer/input til udarbejdelse af projektplan
Side 3/7 Chefgruppen drøftede mulighederne for det ovenfor skitserede samarbejde samt finansieringen af det tilbud på en forundersøgelse, som Velfærdsteknologigruppen har modtaget. Det skal beskrives nærmere, hvordan det videre arbejde skal forløbe. 3. Budgetoverførsler fra 2011 til 2012 (D) ØA har opgjort budgetoverførsler fra 2011 til 2012 på driften for hele kommunen pr. 2. april 2012. Samlet set udgør overskuddet i alt 92,2 mio. kr. Overførselssagen behandles i Økonomi- og Erhvervsudvalget den 19. april 2012 og Kommunalbestyrelsen den 26. april 2012. Budgetoverførslerne fra 2011 til 2012 er opgjort pr. 2. april 2012. Fra og med overførslerne fra 2011 til 2012 træder de nye overførselsregler i kraft, som blev vedtaget af Kommunalbestyrelsen den 30. juni 2011. Reglerne indebærer, at virksomhederne automatisk kan overføre overskud op til 5 pct. af budgetrammen, henholdsvis underskud op til -2 pct. af budgetrammen i budget 2012. Overskud over 5 pct. af budgetrammen overføres som udgangspunkt til kassebeholdningen, mens underskud på mere end 2 pct. overføres til virksomhedens budget 2012. ØA har med undtagelse af overskud vedr. STU på UngeCenter Bornholm (tillægsbevillingssag i 2011) i dagsordenerne til fagudvalgene indstillet virksomhedernes anmodninger om overførsel til 2012. Budgetoverførslerne fra 2011 til 2012 på virksomhedsniveau fremgår af bilag 1(opgjort pr. 2. april). Dagsordenerne til fagudvalgenes behandling af budgetoverførslerne fra 2011 til 2012 er gengivet i bilag 2. Det samlede overskud i 2011 udgør i alt 92,2 mio. kr. som omfatter et overskud på 124,1 mio. kr. og et underskud på 31,9 mio. kr. De nye overførselsregler betyder at 40,1 mio. kr. er omfattet af den automatiske overførselsadgang. Virksomheder og områder anmoder om, at der overføres yderligere 49,8 mio. kr. således at der samlet set overføres et overskud på 89,9 mio. kr. til 2012, jf. bilag 1 kolonne 6. Det resterende overskud på 2,3 mio. kr. tilføres kassebeholdningen, idet et samlet underskud på 22,9 mio. kr. afskrives, jf. bilag 1, kolonne 7.
Side 4/7 Underskuddene kan henføres til Bornholms FamilieCenter (-18.110.000 kr.), politikområde 0 Økonomi (-4.569.000 kr.) og direktionen (-187.000 kr.). Økonomidirektøren indstiller at Chefgruppen drøfter om virksomhedernes anmodninger om overførsel af over/underskud skal imødekommes og indstilles til Økonomi- og Erhvervsudvalget/Kommunalbestyrelsen. ØA har indstillet til Økonomi- og Erhvervsudvalget, at ønsker om overførsler imødekommes. Når overførslerne er godkendt, skal ØKE efterfølgende godkende anvendelsen i virksomhederne. Det vil blive meldt klart ud, at virksomhederne skal have ØKEs godkendelse til at evt. overførte midler kan anvendes. 4. Budgetproces 2013 (D) Oplæg til mål på Økonomi- og Erhvervsudvalgets områder, herunder mål af tværgående karakter. Jf. budgetvejledningen skal udvalgene komme med oplæg til mål for 2013 for alle politikområder som en del af deres budgetbidrag. Dette gælder også for de politikområder, som Økonomi- og Erhvervsudvalget er ansvarlig for: 0 Økonomi, strategi og styreform 11 Erhverv og samfund 12 Organisation, personale og politikere 13 Informationsteknologi 14 Fællesadministration, herunder de fire stabe og to områdesekretariater samt Borgerservice (del af Borgercentret) I overvejelserne om relevante mål for 2013 kan indgå: 2012-mål, som ønskes videreført til 2013, evt. med tilpasning i forhold til udviklingen på området mål som udløber af arbejdet med de udvalgte områder fra budgetseminar 1 nye mål for at sikre, at der opstilles mål for alle politikområder
Side 5/7 budgetforligsemner fra 2012, som er under fortsat implementering i 2013 og som dermed kan opstilles som mål På chefgruppens møde den 20. marts blev aftalt en proces for gruppens arbejde med oplæg til 2013-mål på Økonomi- og Erhvervsudvalgets område. Chefgruppens oplæg til mål er vedlagt som bilag. Det indstilles, at der tages en fælles mål-drøftelse af chefgruppens oplæg til ØKE-mål for 2013 forud for dialogmøderne med Økonomi- og Erhvervsudvalget den 19. april. Chefgruppen drøftede de foreslåede mål samt evt. yderligere mål på visse områder. Målforslagene vil blive fremsendt som oplæg til drøftelse på dialogmødet med Økonomi- og Erhvervsudvalget den 19.4.2012. 5. Forslag til organisering af og proces for udarbejdelse af handlingsplan (B) Bornholms Udviklingsplan er tænkt realiseret gennem årlige handlingsplaner. Forslag til organisering af og proces for udarbejdelse af handlingsplan 2013 er vedlagt som bilag. Der skal udarbejdes årlige handlingsplaner til udmøntning af Bornholms udviklingsplan. Handlingsplanerne skal indeholde beskrivelser af de konkrete opgaver og initiativer, der skal sættes i værk for at imødekomme kommunalbestyrelsens ønsker og mål i udviklingsplanen. Der skal i arbejdet med handlingsplanen for 2013 sikres sammenhæng til arbejdet med budget 2013. Forslaget til handlingsplanen for det kommende år sendes fra Økonomi- og Erhvervsudvalget til behandling i fagudvalgene. Herefter behandles handlingsplanen igen i Økonomi- og Erhvervsudvalget og vedtages af kommunalbestyrelsen inden årets udgang. I bilaget til punktet er et forslag til en organisering af arbejdet med handlingsplanen 2013, ligesom der er et forslag til en tidsplan for arbejdet. Kommunaldirektøren indstiller, at forslaget til organisering af og proces for udarbejdelse af handlingsplan 2013 drøftes og godkendes. Chefgruppen godkendte forslag til organisering og tidsplan. Chefgruppens medlemmer skal hver især udpege en fag-ansvarlig inden den 17.4.2012.
Side 6/7 6. Samling af administrationen (B) Et flertal i Kommunalbestyrelsen besluttede torsdag den 29. marts 2012, at der ikke skal udarbejdes forslag til kommuneplantillæg og forslag til lokalplan for et nyt rådhus på området ved landemærket. Denne beslutning medfører, at arbejdet i de nedsatte arbejdsgrupper, projektgruppen og ad hoc med, sættes i bero. Der vil indtil anden beslutning er truffet i sagen ikke blive arbejdet videre med byggeproces, organisationsproces og de i budgettet afledte besparelser. Kommunaldirektøren indstiller ovenstående til drøftelse. Chefgruppen drøftede kommunalbestyrelsens beslutning af 29.3.2012 og besluttede at de igangværende projekter vedr. byggeri og organisationsændring stilles i bero. De organisatoriske ændringer, der allerede er foretaget, ændres ikke. 7. Gensidig orientering (O) Henrik Eybye Nielsen Trafikkontakttrådet tager på studietur til Skotland med det formål at studere udbudsformer. Jørgen Dreyer Har haft fokus på besparelser på Teknik & Miljøs budget. Søren Der afholdes dialogmøde med Børne- og Skoleudvalget dd. Allan Westh Tager til beskæftigelseskonference sammen med Beskæftigelsesudvalget. Claus Munk Der er opsat interaktive tavler i mødelokalerne D og F, Ullasvej. I mødelokale D er der desuden indrettet videomødefaciliteter. Næste fase bliver opsætning af interaktive tavler på Landemærket og Skovløkken. 8. Evt.
Inden kommunalbestyrelsens budgetseminar 2 (ultimo juni 2012) vil chefgruppen holde et todages-seminar med budget 2013 som et af emnerne. Side 7/7