Vejledning til AIA/ADK-aftalen Januar 2017
KOM GODT I GANG 2
6 RAMMEAFTALER & 5 LEVERANDØRER Delaftale 1 Landsdækkende ACTAS A/S Dansk Kabel TV A/S G4S Security Services A/S Delaftale 2 Region Hovedstaden ACTAS A/S Dansk Kabel TV A/S G4S Security Services A/S SIF Gruppen A/S Delaftale 3 Region Sjælland ACTAS A/S Dansk Kabel TV A/S G4S Security Services A/S SIF Gruppen A/S Delaftale 4 Region Syddanmark ACTAS A/S Dansk Kabel TV A/S G4S Security Services A/S SIKOM Danmark A/S Delaftale 5 Region Midtjylland ACTAS A/S Dansk Kabel TV A/S G4S Security Services A/S SIKOM Danmark A/S Delaftale 6 Region Nordjylland ACTAS A/S Dansk Kabel TV A/S G4S Security Services A/S SIKOM Danmark A/S 3
AFTALENS VARIGHED Rammeaftalen løber fra den 1. januar 2017 og tre år frem, til den 31. december 2019. Moderniseringsstyrelsen har mulighed for at forlænge aftalen yderligere en gang med et år, til i alt den 31. december 2020. Eventuel forlængelse offentliggøres på www.statensindkob.dk AIA/ADK-aftalens løbetid finder du i Rammeaftalens punkt 16.1. 4
HVEM SKAL / KAN ANVENDE AFTALEN? Hvem skal anvende aftalen? Statslige institutioner er forpligtet til at anvende aftalen ved køb af de varer, som aftalen omfatter, jf. cirkulære om indkøb i staten. Hvem kan anvende aftalen? Følgende har en ret, men ikke en pligt til at anvende aftalen, og kan således frivilligt anvende aftalen efter ønske og behov: Kommuner, Regioner, en række selvejende institutioner, Danmarks Nationalbank, Folketinget, Dansk Institut for Internationale Studier, Institut for Menneskerettigheder, Færøernes Hjemmestyre samt Grønlands Selvstyre (for lokationer i Danmark) NB! Frivillige kunder behøver ikke at tilmelde sig aftalen. I Bilag 3 og 3A kan du se hvem der kunder på aftalen. 5
AFTALENS OPBYGNING Rammeaftale Bilag 0: Definitioner Bilag 1A: Generelle krav Bilag 1B: Kravspecifikation Bilag 3: Liste over Kunden Bilag 3A: Selvejende institutioner Bilag 4: Priser Bilag 5: Samarbejdsorganisation og rapportering Bilag 6: Levering Bilag 10: Ydelser ved ophør Bilag 11: Spørgsmål og svar Bilag 12: Fakturering Bilag 13: Procedure for bestilling Bilag 13A: Miniudbudsbetingelser Bilag 13B: Leverandørens tilbud ved miniudbud Bilag 13C: Kundens bestillingsseddel ved direkte køb Bilag 15: Underleverandører 6
SNITFLADER MELLEM DE TRE AFTALER: AIA/ADK KONTROLCENTRAL VAGT HVILKE YDELSER HVORNÅR? Eksempel: En tyverialarm i en bygning igangsættes af, at den mekaniske sikring (ADK, fx en dør) gennembrydes. Derved aktiveres detektorer på selve døren eller via rumovervågning, som sender et signal via indbrudsalarmsystemet (AIA-anlægget) til en godkendt KONTROLCENTRAL. Personalet på kontrolcentralen vurderer nu, om der skal sendes en VAGT til lokaliteten. 7
HVILKEN LEVERANDØR GØR HVAD? AIA/ADK Installerer alarmanlæg Servicerer alarmanlæg (vedligehold eller ved fejl) Kontrolcentral Modtager signal fra alarmanlæg Reagerer på alarm som aftalt i forholdsordre fx tilkalder vagt Modtager og reagerer på elevatoralarmer Vagt Rykker ud ved alarm Rundering Fast vagt Brandvagt 8
YDELSEN Aftalen indeholder et standardiseret sortiment inden for serviceydelser og produkter for automatiske indbrudsalarmsanlæg (AIA) og adgangskontrol (ADK). Service af eksisterende (åbne) AIA og ADK-anlæg I Bilag 0 finder du definitionen af åbent anlæg. I Bilag 1B, punkt 4, kan du læse om de forskellige servicetyper. Installation af AIA og ADK-anlæg og produkter I Bilag 1B, punkt 5, kan du læse om installation, i punkt 6 om øvrige ydelser, og i punkt 7 om produkter. 9
SERVICETYPER Der er tre typer af servicemodeller: Årligt eftersyn af anlæg Læs mere i Bilag 1B, punkt 4.4. Tilkald Læs mere i Bilag 1B, punkt 4.5. Fuldservice af anlæg Læs mere i Bilag 1B, punkt 4.6. 10
IKKE-PRISSATTE YDELSER OG PRODUKTER Ved indkøb af ITV, elektroniske ADK-produkter samt licenser og software, der ikke indgår i selve anlægget, er kunden ikke forpligtet at anvende aftalen. Tilbyder leverandøren at sælge dette, skal leverandøren tilbyde en pris, der er mindst lige så fordelagtig som til storkunder, og prisen må i øvrigt ikke overstige laveste dagspris. Læs mere i Bilag 1B, punkt 8. 11
BESTILLING Start med at udfylde udregningsarket (Bilag 13C) på hjemmesiden. Direkte tildeling Miniudbud Den samlede bestilling overstiger ikke 200.000 DKK Nederst i fanebladet kan du se hvilken leverandør der er billigst. Lav en pdf af fanebladet og send til leverandøren som din ordreseddel. NB! Send ikke excel-arket, da de indeholder alle leverandørernes priser! Husk at leverandøren skal sende en ordrebekræftelse tilbage til dig. Den samlede bestilling overstiger 200.000 DKK Udfyld Bilag 13A og B og send til alle leverandører i delområdet. Leverandørens tilbud ikke må overstige leverandørens pris i prislisten. Hvis det er tilfældet, skal du nedjustere prisen til prisen i prislisten. I Bilagene 13, 13A, 13B og 13C, og Rammeaftalens punkt 6, kan du læse mere om hvordan du bestiller. 12
PRISER Bilag 4A = Leverandørpriser Der henvises flere steder i aftalen til Bilag 4A, som er leverandørernes tilbud til rammeaftalen i udbudsprocessen. De forskellige leverandørers Bilag 4A er samlet til én oversigt, Leverandørpriser, som er tilgængelig på hjemmesiden. Priserne er eksklusiv moms, men inklusive alle øvrige afgifter og told. Ved direkte køb skal leverandøren altid tilbyde laveste dagspris. Kørsel er inkluderet i timeprisen, og må ikke afregnes særskilt. Priserne for produkter er eksklusiv installation. Priserne på serviceydelser reguleres årligt den 15. februar, første gang i 2018. Priserne på produkter og gebyrer reguleres ikke. I Bilag 4 kan du læse om priser. 13
LEVERING Leveringssted Husk at angive leveringssted ved bestilling eller i miniudbudsmateriale. Leveringssted er den anviste adresse og lokaltion overalt i Danmark, dog ikke Grønland og Færøerne. Leverandøren kan ikke nægte levering til en angiven lokation placeret indenfor delaftalen. Leveringstidspunkt (dato og aftalt tidsrum) Ved direkte køb, angiver leverandøren på ordrebekræftelsen hvornår levering tidligst kan ske. Kunden kontakter leverandøren og tidspunkt aftales nærmere. Ved miniudbud, aftales dato og tidspunktet nærmere efter tildeling af ordren. Overskrides leveringsfristen ifalder leverandøren bod. I Bilag 6, punkt 1.1 og 1.2 kan du læse mere om levering, og i Rammeaftalens punkt 8.3 kan du læse om bod. 14
FUNKTIONSTEST For AIA-anlæg er levering af installationer, reparationer, udvidelser og øvrige ydelser, først leveret med frigørende virkning, når kunden har godkendt funktionstesten. Hvis anlægget ikke består funktionstesten, foretages en ny funktionstest. Hvis fjerde funktionstest heller ikke består, kan kunden vælge at anse det for en væsentlig mangel. Funktionstesten er gratis for kunden. Læs mere i bilag 6.3. 15
SUPERBRUGERE Leverandøren skal, såfremt kunden anmoder om det, instruere en til fire medarbejdere hos kunden, til at blive superbrugere. En superbruger er kundens forvalter af systemet, som skal kunne foretage fuld betjening af kundens anlæg. Ydelsen er gratis. Leverandøren må ikke fakturere kunden for at instruere kundens medarbejdere til at blive superbrugere. Leverandøren må heller ikke fakturere kunden for oprettelse af superbrugere hos leverandøren. Læs mere i Bilag 6.3.2, og i Bilag 0, hvor du finder du definitionen af superbruger. 16
BOD Leverandøren ifalder bod ved: Forsinket levering Forsinket eller manglende fremmøde ved tilkald (udeblivelse) Forkert fakturering Læs mere i Rammeaftalens punkt 8.3.2, 8.3.3, og 8.3.5, samt i Bilag 6 og 12. 17
OPHÆVELSE En bestilling kan helt eller delvis ophæves hvis der foreligger væsentlig misligholdelse fra leverandørens side, fx: forsinkelse, og der er fremsat et påkrav om at levering skal ske fem arbejdsdage senere, ellers vil det medføre ophævelse. serviceydelser og produkter ikke opfylder kravene i kravspecifikationen, og leverandøren ikke har afhjulpet manglen hurtigst muligt og senest to dage efter reklamation Læs mere i Rammeaftalens punkt 8.4. 18
HVAD HAR DU KØBT? Hvis du har svært et gennemskue hvad du har købt skal leverandøren skal på kundens anmodning oplyse følgende om kundens anlæg til kunden: Overførselsmediet (fx AP) Type anlæg Hvordan er anlægget konfigureret i bred forstand (fx bus eller stjerne ) Ip-adresse(r) Evt. tekniske installationer vedr. AIA-delen I Bilag 5 kan du læse om retningslinjerne for samarbejdet mellem leverandøren og jer som kunder. 19
BETALING Husk at altid afstemme din bestilling, med leverandørens ordrebekræftelse, med hvad du har fået leveret, med fakturaen før du betaler. Leverandøren skal gebyrfrit fremsende elektronisk faktura til Kunden. Leverandøren kan ikke opkræve gebyrer der ikke fastlagt i aftalen. Fakturering kan tidligst ske fra den faktiske leveringsdag. Er leveringen forsinket, kan fakturering først ske ved fyldestgørende levering. I Bilag 12 kan du læse mere om fakturering. 20
MERE INFORMATION Læs mere om aftalen på: www.statensindkob.dk 21