Vejledning til forbrugsstoffer og datatilbehørs-aftalen Moderniseringsstyrelsen Landgreven 4 Postboks 2193 1017 København K T 3392 8000 www.modst.dk og www.statensindkob.dk August 2015
Side 2 af 9 Indholdsfortegnelse DEL I. INTRODUKTION TIL AFTALEN... 3 1. Indledning... 3 2. Leverandør... 3 3. Kontaktinformationer... 3 4. Rammekontraktens løbetid... 4 5. Hvad er formålet med aftalen?... 4 6. Aftalens sortiment... 4 7. Hvem skal og kan anvende aftalen?... 4 8. Aftalens opbygning... 5 DEL II. NÅR DU SKAL I GANG MED AFTALEN OG SKAL KØBE IND PÅ DEN... 6 9. Levering og bestilling... 6 10. Priser... 6 11. Fakturering... 7 DEL III. EN RÆKKE ØVRIGE JURIDISKE FORHOLD... 8 12. Mangler... 8 13. Forsinkelse... 8 14. Bod... 8 15. Ophævelse... 9 16. Leverandørens erstatningspligt... 9
Side 3 af 9 DEL I. INTRODUKTION TIL AFTALEN 1. Indledning Moderniseringsstyrelsen besluttede som en del af niende fase af Statens Indkøbsprogram at foretage genudbud af forbrugsstoffer og datatilbehør (forbrugsstoffer og datatilbehørs-aftalen). I forbindelse med den nye aftales kontraktstart 1. januar 2015 er der udarbejdet denne vejledning i brug af aftalen. Formålet er at hjælpe kunderne til at få et godt overblik over aftalens konkrete indhold og at vejlede i kundens forberedelser til at anvende aftalen. Du kan læse mere på Moderniseringsstyrelsens hjemmeside, www.statensindkob.dk, hvor du også kan finde Rammekontrakten, Kontraktbilag og prisoversigt (adgang forudsætter login, som du kan anmode om på vores hjemmeside). Bemærk: Denne vejledning er alene tænkt som en hjælp til brugere af Rammekontrakten. Rammekontrakten har således forrang i forhold til denne vejledning. 2. Leverandør Der er indgået kontrakt med Atea A/S som eneleverandør på aftalen. 3. Kontaktinformationer Kontaktinformation til leverandøren Atea A/S Lautrupvang 6, 2750 Ballerup Tlf.: 70 25 25 50 Fax: 70 25 25 75 CVR-nummer: 25511484 www.atea.dk Kontaktperson hos leverandøren: Tina Mols Email: Tina.Mols@Atea.dk Tlf.: 30 78 02 03 Kontaktinformation til aftalens kontraktstyrer hos Moderniseringsstyrelsen Christian Damgaard Nielsen Telefon 41 15 31 81 cdn@modst.dk
Side 4 af 9 4. Rammekontraktens løbetid Rammekontrakten er gældende i to år fra den 1. januar 2015 frem til den 31. december 2016. Hvis Moderniseringsstyrelsen vurderer det hensigtsmæssigt, kan aftalen forlænges yderligere to gange ét år, dvs. frem til den 31. december 2018. Ved forlængelse af kontrakten vil der blive informeret herom på www.statensindkob.dk. Der henvises i øvrigt til Rammekontrakten punkt 16.1. 5. Hvad er formålet med aftalen? Formålet med den fællesstatslige forbrugsstoffer- og datatilbehørs-aftale er at opfylde statens behov for gængse produkter indenfor dette område. Alle produkterne er kravspecificeret til at have en kvalitet, herunder holdbarhed, som man med føje kan forvente af produkterne, og som gør produkterne velegnede til professionel brug. Aftalen har mange fordele, blandt andet: Særdeles attraktive priser Stort, varieret og standardiseret sortiment på over 450 produkter Miljøvenlighed i form af blandt andet PVC-fri emballage og nikkelfri overflader på metaldele. Gennemsigtighed i pris og sortiment Returneringsordning for brugte blæk- og tonerpatroner 6. Aftalens sortiment Rammekontrakten omfatter forbrugsstoffer og datatilbehør indenfor følgende områder: Forbrugsstoffer og forbrugsdele til udskriftsbrug, herunder blækpatroner, lasertonere, tromler, fusere mv. Specialpapir til print, herunder ruller og til fotos, transparenter mv. Datamedier, herunder CD'er, DVD'er, USB-hukommelsesnøgler, eksterne harddiske, datatapes, hukommelseskort mv. Anden datatilbehør, herunder renseprodukter, musemåtter, mousetrappers, netværkskabler (med monteret stik), højtalere, mikrofoner, headsets, webcams mv. Der henvises i øvrigt til Kontraktbilag 1B og Leverandørens Priser for en uddybende beskrivelse af de omfattede ydelser. 7. Hvem skal og kan anvende aftalen? Forpligtede (skal)
Side 5 af 9 Statslige myndigheder er i Rammekontraktens løbetid forpligtet til at anvende aftalen. Ved at anvende Rammekontrakten løfter de statslige myndigheder samtidig deres udbudspligt på området. Udetjenesten under Udenrigsministeriet er undtaget fra forpligtelsen, men udetjenesten kan gøre brug af rammekontrakten. Partsstatussen for udetjenesten medfører således alene en ret, men ikke en pligt til at anvende rammekontrakten. Frivillige (kan) Visse selvejende institutioner mv., Danmarks Nationalbank, Folketinget samt Grønlands Selvstyre kan ved tilmelding til aftalen frivilligt købe de af Rammekontrakten omfattede produkter. Institutionerne er således ikke forpligtet til at anvende Rammekontrakten, men alene berettiget hertil. Tilslutning til Rammekontrakten medfører således ikke, at den selvejende institution mv., Danmarks Nationalbank eller Folketinget bliver forpligtet til at købe forbrugsstoffer og datatilbehør på aftalen. Såfremt Moderniseringsstyrelsen vælger at gøre brug af sin ret til at forlænge Rammekontrakten, er Den Selvejende Institution mv., Danmarks Nationalbank, Folketinget samt Grønlands Selvstyre fortsat tilmeldt Rammekontrakten. Læs mere om tilmeldingsproceduren på www.statensindkøb.dk eller i Kontraktbilag 7. I Kontraktbilag 3A og Kontraktbilag 3B kan du se, hvilke selvejende institutioner der kan tilslutte sig aftalen. 8. Aftalens opbygning Aftalen udgøres af en Rammekontrakt med tilhørende Kontraktbilag, som regulerer de kontraktuelle forhold mellem Rammekontraktens parter. Rammekontrakten er opbygget som følger: Rammekontrakt o Kontraktbilag 0: Definitioner o Kontraktbilag 1A: Generelle krav o Kontraktbilag 1B: Kravspecifikation o Kontraktbilag 3: Liste over Kunden med underbilag o Kontraktbilag 4: Priser med underbilag (herunder Leverandørens priser ) o Kontraktbilag 5: Samarbejdsorganisation og rapportering o Kontraktbilag 6: Levering o Kontraktbilag 7: Tilmelding o Kontraktbilag 8: E-handelssystemet o Kontraktbilag 10: Ydelser ved ophør o Kontraktbilag 11: Spørgsmål og svar o Kontraktbilag 12: Fakturering o Kontraktbilag 14: Udskiftning af produkter
Side 6 af 9 DEL II. NÅR DU SKAL I GANG MED AFTALEN OG SKAL KØBE IND PÅ DEN 9. Levering og bestilling Leveringsformerne er blevet ændret, således at forbrugsstoffer og datatilbehør leveres to gange ugentligt (ugelevering). Kundens bestilling af produkter sker på grundlag af de vilkår, der er fastlagt i Rammekontrakten, uden at der iværksættes en fornyet konkurrence. Kundens bestilling af produkter sker via det i Kontraktbilag 8 beskrevne E-handelssystem eller pr. telefon eller pr. e-mail (alternativ bestillingsprocedure). Leverandøren skal sende fyldestgørende ordrebekræftelse til Kunden efter Leverandørens modtagelse af Kundens bestilling, uanset i hvilken form bestillingen er modtaget. Leverandøren skal i ordrebekræftelsen angive leveringsdato og tidspunkt inden for den fastsatte leveringsfrist. Leverandøren er forpligtet til vederlagsfrit at yde assistance vedrørende påtænkte anskaffelser af produkter i form af rådgivning om, hvilke af Leverandørens produkter, der bedst lever op til Kundens konkrete behov, herunder fx i form af rådgivning om, hvor mange og hvilke produkter, Kunden måtte have brug for. Der henvises i øvrigt til Rammekontraktens punkt 4.2, 6 og 6.1. E-handelssystemet: Det skal være muligt for Kunden selv at vælge blandt forskellige platforme for e-handel, således at Kundens forskellige arbejdsgange understøttes. Det skal både være muligt at anvende: 1. IndFak via et elektronisk varekatalog samt yderligere e-handelsdokumenter. 2. Andre e-handelssystemer med elektronisk varekatalog. 3. Leverandørens eget e-handelssystem. Alternativ betillingsprocedure: Såfremt det ikke er muligt eller hensigtsmæssigt for Kunden at bestille via e-handel, er Leverandøren forpligtet til at modtage løbende bestillinger pr. telefon og pr. e-mail. Der henvises i øvrigt til Kontraktbilag 6 og 8. 10. Priser Ved køb på Rammekontrakten betaler kunden den pris, der er fastlagt i dokumentet Leverandørens priser, som findes på www.statensindkob.dk. Prisregulering De i dokumentet Leverandørens priser angivne priser reguleres én gang årligt i hele Rammekontraktens løbetid. Moderniseringsstyrelsen opdaterer dokumentet Leverandørens priser, så de gældende priser altid fremgår af det bilag, der kan findes på www.statensindkob.dk.
Side 7 af 9 Der henvises i øvrigt til Kontraktbilag 4. 11. Fakturering Fakturering kan tidligst ske fra den faktiske leveringsdag. Fakturering sker direkte til Kunden. Såfremt enkelte produkter er i restordre eller delleveres, kan fakturering tidligst ske fra den leveringsdag, hvor Kunden har modtaget samtlige produkter fuldt ud. Det fakturerede beløb forfalder til betaling 30 dage efter Leverandørens afsendelse af fyldestgørende faktura, jf. nærværende Kontraktbilag 12 om fakturering og Kontraktbilag 8 om E- handelsssystemet. Faktura skal fremsendes senest tre måneder efter levering, jf. Rammekontraktens punkt 4.5, dog aldrig senere end den 14. januar året efter leveringsåret, jf. Kontraktbilag 12 punkt 2.5. I forbindelse med levering på Rammekontrakten kan Leverandøren ikke opkræve gebyrer og lignende, som ikke er fastlagt i Rammekontrakten, jf. Rammekontraktens punkt 7. Herunder kan Leverandøren fx ikke opkræve gebyr for fakturering. Der henvises i øvrigt til Kontraktbilag 12.
Side 8 af 9 DEL III. EN RÆKKE ØVRIGE JURIDISKE FORHOLD 12. Mangler Der foreligger en mangel, hvis de af Rammekontrakten omfattede produkter og/eller E- handelssystemet ikke opfylder Rammekontraktens krav og garantier eller ikke i øvrigt svarer til det, som Moderniseringsstyrelsen og Kunden med føje kan forvente, eller hvis rapportering af salgsstatistikker ikke opfylder kravene i Rammekontrakten og Kontraktbilag 5, eller hvis Leverandøren ikke kan dokumentere opfyldelsen af et krav, jf. Rammekontraktens punkt 5. Hvis de leverede produkter i art og antal ikke svarer til det bestilte, finder reglerne om forsinkelse anvendelse, jf. Rammekontraktens punkt 8.2. Det samme gør sig gældende, såfremt det inden for to arbejdsdage efter leveringen af de af en bestilling omfattede produkter konstateres, at afhjælpningen af mangler alene kan ske ved ombytning af det leverede. Der henvises i øvrigt til Rammekontraktens punkt 8.1. 13. Forsinkelse Der foreligger forsinkelse, såfremt en bestilling af produkter ikke leveres inden for de i Rammekontraktens punkt 4.4 anførte frister, eller såfremt en af de i Kontraktbilag 8 anførte frister for E-handelssystemet overskrides. Forsinkelse foreligger ligeledes, såfremt Leverandøren ikke overholder den i Kontraktbilag 5 anførte tidsfrist for rapportering af salgsstatistikker eller leveringsdag for produktkataloget. Såfremt der konstateres forsinkelser, eller såfremt Leverandøren forudser, at Leverandøren bliver forsinket, skal Leverandøren uden ugrundet ophold orientere Kunden - ved forsinkelse med levering af en konkret bestilling - eller Moderniseringsstyrelsen - ved forsinkelse med E- handelssystemet eller med rapportering af salgsstatistikker - herom. Leverandøren er forpligtet til at påtage sig en ekstraordinær indsats for at indhente forsinkelsen. Kunden og Moderniseringsstyrelsen kan stille rimelige krav til den måde, hvorpå forsinkelsen indhentes. Der henvises i øvrigt til Rammekontraktens punkt 8.2. 14. Bod Leverandøren skal betale bod til Kunden og/eller Moderniseringsstyrelsen i henhold til Rammekontraktens punkt 8.3. Påløbet bod opgøres på baggrund af den konstaterede forsinkelse. Bodsbeløbet betales efter skriftligt påkrav fra Kunden eller Moderniseringsstyrelsen. Manglende påkrav medfører ikke, at retten til bod fortabes. Der er på forbrugsstoffer og datatilbehørs-aftalen knyttet bod ved følgende begivenheder: Bod forsinket levering
Side 9 af 9 Bod - E-handelssystemet/produktkatalog Bod rapportering af salgsstatistikker Bod fakturering Der henvises i øvrigt til Rammekontraktens punkt 8.3. 15. Ophævelse Kunden kan helt eller delvist ophæve en indgået aftale om en konkret bestilling under nærværende Rammekontrakt, såfremt der foreligger væsentlig misligholdelse fra Leverandørens side. Der henvises i øvrigt til Rammekontraktens punkt 8.4. 16. Leverandørens erstatningspligt Leverandøren er erstatningspligtig over for Moderniseringsstyrelsen og Kunden efter dansk rets almindelige regler. Erstatningspligten omfatter dog ikke driftstab, tabt avance eller andet indirekte tab. Leverandørens samlede erstatningsansvar ud over betalt bod, jf. Rammekontraktens punkt 8.3, kan maksimalt udgøre DKK 10.000.000. For forhold, der udløser betaling af bod, kan erstatning kun kræves i det omfang, Kunden og/eller Moderniseringsstyrelsen dokumenterer et tab ud over bodsbeløbet. Der henvises i øvrigt til Rammekontraktens punkt 11.