Spørgsmål og svar II Udbud af foranalyse, levering, vedligeholdelse og videreudvikling af en løsning til identitets- og rettighedsstyring Aalborg Universitet
Spørgsmål 1 Henvisning: Bilag 3 kravspecifikation Spørgsmål: Af Bilag 3 fremgår 113 krav, hvoraf 1 krav ikke er nummereret, men angivet med titlen "pilotdrift". Der fremgår dog ikke nogen angivelse af kravenes kategorier. Fx om der er tale om mindstekrav, infokrav eller forhandlingskrav. Tilbudsgiver anmoder derfor ordregiver om, at kategorisere kravene i bilag 3, samt eventuelle yderligere krav så det står tydeligt for ordregiver, hvilke krav der skal besvares, hvilke der skal opfyldes og hvilke der kan/skal forhandles om. Svar 1 Det er en fejl, at pilotdrift ikke er nummereret. Det kaldes herefter for 110a. Det er bevidst valgt ikke at stille mindstekrav. Der er tale om det, som spørgeren kalder infokrav eller forhandlingskrav, således at tilbudsgiver bedes beskrive, hvorledes det anførte forhold opfyldes. Denne beskrivelse indgår i evalueringen. Der er en række forhold, som er knyttet til optioner, som tilbudsgiver kan undlade at besvare, hvis det ikke tilbydes. Dette indgår selvsagt også i evalueringen. Spørgsmål 2 Henvisning: Bilag 3 kravspecifikation Spørgsmål: Tilbudsgiver anmoder ordregiver om lov til at indsætte besvarelse af Krav i bilag 3 i underbilag? Tilbudsgiver henviser i så fald til underbilag nederst i bilag 3. Svar 2 Det er i orden. Side 2
Spørgsmål 3 Kan vi bede om kontrakten i et word dokument? Det lettere arbejde for vores advokat med kontrakten betydeligt. Svar 3 Der er nu offentliggjort en word-version af kontrakten på hjemmesiden. Spørgsmål 4 Bilag 10 Betalingsvederlag er udsendt i PDF format. Vil der blive udsendt et dokument der kan skrives i? Svar 4 Der er nu offentliggjort en word-version af bilag 10 på hjemmesiden. Svar 5 Ordregiver bemærker, at der er offentliggjort en ny version af kontrakten på hjemmesiden. Den eneste forskel er, at den tidligere version var korrekturmarkeret. Spørgsmål 6 I Punkt 4.3.2 i Udbudsbetingelser er bilag 10 ikke nævnt som værende en del af bilag der skal udfyldes: Det er korrekt forstået, at bilag 10 skal udfyldes som en del af besvarelsen? Svar 6 Udbudsbetingelser punkt 4.2 vedrører underkriteriet pris. Det fremgår heraf, at bilag 10 skal udfyldes i relation til dette underkriterium. Udbudsbetingelserne punkt 4.3.2 vedrører underkriteriet kvalitet, og i den sammenhæng indgår bilag 10 ikke. De her oplistede dokumenter vedrører derfor alene forhold i relation til kvalitet. Side 3
Spørgsmål 7 I bilag 10 punkt 7. Løbende vederlag for anvendelse af programmel: Ønsker Order giver kun pris på IDM systemet i form af løbende afregning (term license) eller ønsker ordregiver pris på indkøb (per petual) af licenser? Svar 7 Som udgangspunkt ønsker Ordregiver pris på indkøb af licenser, men er klar over, at leverancen kan indeholde tredjeparts softwarelicenser, som er baseret på løbende vederlag, ligesom tilbudsgiver kan levere standardprogrammel, hvor prismodellen er baseret på løbende vederlag. Spørgsmål 8 Såfremt at ordregiver også ønsker pris på indkøb (per petual) af licenser, hvordan vægtes dette i forhold til evalueringen under punkt 4.2 i udbudsmaterialet? Svar 8 Ordregiver ønsker som udgangspunkt pris på indkøb af licenser. I det omfang at tilbudsgiver tilbyder løbende vederlag fremgår vægtningen i forhold til evalueringen i udbudsbetingelserne: Vederlag for løbende betalinger for anvendelse af programmel, der indgår i evalueringsprisen, opgøres som det tilbudte månedlige vederlag i bilag 10 multipliceret med 72, som er kontraktens maksimale løbetid. Spørgsmål 9 I bilag 10 punkt 5 Option 2, organisationssystem: Ønsker ordregiver en pris i forbindelse med besvarelse af udbudsmaterialet, eller skal et evt. tilbud først udbydes efter Fase 1, foranalyse? Svar 9 Der skal tilbydes separate priser for de to nævnte optioner. Spørgsmål 10 I bilag 7 afsnit 4 henvise til Modtagelseserklæringen er vedlagt (bilag 7A) Er dette bilag vedlagt udbudsmaterialet? Side 4
Svar 10 Bilag 7A er nu offentliggjort på hjemmesiden. Spørgsmål 11 Bilag 11 Prøver er udsendt i PDF format. Vil der blive udsendt et dokument der kan skrives i? Svar 11 Bilag 11 er nu offentliggjort i Word-format på hjemmesiden. Spørgsmål 12 Er det korrekt forstået at Leverandøren udelukkende skal afgive tilbud på de i bilag 3 beskrevne processer? Svar 12 Ja, men bemærk formuleringen i bilag 3: Der forventes dog at være en vis variation i den eksakte udformning af detailprocesserne afhængigt af tilknytningstype eller de aktører, der initierer processen. Det er leverandørens opgave at beskrive detailprocesserne i foranalysen, som beskrevet i afsnit 6.1. Spørgsmål 13 Af bilag 2B aflæses, at Leverandøren skal afgive tilbud på licenser, svarende til 6.000 interne ansatte og 600 gæster. Hvorledes defineres gæster? Og er gæster placeret internt eller eksternt? Svar 13 Gæster dækker den tilknytningstype, som i bilag 3 defineres om løst tilknyttede: Alle personer med en løs tilknytning til AAU, fx gæsteforskere, censorer, ikke-lønnede ph.d.-studerende, konsulenter, mv. Side 5
Spørgsmål 14 På kontraktens side 10 henvises til et nyt bilag 14 om foranalysen. Udbudsmaterialets bilag 14 omhandler erklæring for konsulenter. Skal bilaget om foranalyse være bilag 15? Svar 14 Bilag om foranalyse skal rettelig være bilag 15. Spørgsmål 15 I bilag 4 beskriver den indledende tekst, at Ordregiver (Kunden) skal forholde sig til, hvilke dokumenter der er nice to have, og hvilke der er need to have. Denne information mangler i det efterfølgende skema. Skal Leverandøren fortolke dette, således at alle dokumenter er need to have? Svar 15 Ja, alle dokumenter er need to have. Spørgsmål 16 Flere steder i udbudsmaterialet henvises til bilag 7a, modtagelseserklæringen. Vil dette bilag blive leveret inden tilbuddet skal afleveres? Svar 16 Der henvises til svar 10. Spørgsmål 17 I bilag 12 stiller AAU krav til, at kildekoden til den anvendte software deponeres i et anerkendt deponeringsinstitut. I den indledende tekst i bilag 12 anvendes en lidt anden formulering, idet der kun stilles krav til, at det er det kundespecifikke programmel, der skal deponeres. Hvilket krav er det gældende? Svar 17 Kildekoden til det kundespecifikke programmel. Side 6
Spørgsmål 18 I udbudsbetingelserne beskrives, at der findes en vejledning til udfyldelse af bilag 3. Vil Kunden præcisere hvor denne vejledning findes? Svar 18 Sætningen Der henvises i øvrigt til vejledning til udfyldelse i bilaget udgår af udbudsbetingelserne. Spørgsmål 19 I bilag 9, Samarbejdsorganisation, findes kravnumrene K-1 til K-5 både først og sidst i dokumentet. Er det rimeligt at antage, at de sidste krav skal nummereres K-44 til K-48? Svar 19 Ja. Spørgsmål 20 I bilag 10, pkt. 7, Løbende betalinger for anvendelse af programmel, ønskes en specifikation af Leverandørens vederlag for løbende betalinger for anvendelse af programmel, der indgår i betalingen. Menes der her betaling af maintenance på anvendt software? Svar 20 Det kan være licensbetaling eller anden form for løbende betaling herunder maintenance, hvilket skal specificeres. Spørgsmål 21 I bilag 10, pkt. 4, Specifikation af vederlag for vedligeholdelse efter Overtagelsesdag, efterspørges det månedlige grundvederlag for vedligeholdelse efter Overtagelsesdag. Menes der her Leverandørens arbejde med support og vedligehold på Kundens løsning og dermed ikke maintenance på anvendt software? Svar 21 Ja. Side 7
Spørgsmål 22 I bilag 10 findes der ikke noget skema for Leverandørens besvarelse af krav 1-9. Skal Leverandøren indsætte et skema under pkt. 2 i bilag 10? Svar 22 Der kan indsættes skema i bilag 10, eller oplysninger om vederlag kan vedlægges i særskilt bilag, hvis det er mere praktisk. Spørgsmål 23 Er det alene konditionelt at aflevere en leverancebeskrivelse som en del af bilag 3, eller kan der afleveres en leverancebeskrivelse som et selvstændigt dokument? Svar 23 Der henvises til svar 2. Det er mest praktisk for Ordregiver, hvis besvarelsen i bilag 3 indsættes under hvert krav, da man dermed undgår at skulle holde flere sider op mod hinanden for at sammenholde krav og besvarelse, men der er ikke krav til, hvilket format tilbudsgiver vælger. Spørgsmål 24 Angående dokumentation (bilag 4): Er det korrekt forstået, at dokumentationen i fasen Detailanalyse udarbejdes i fase 1 (Foranalysen), hvor Leverandøren foretager detailanalyserne af bl.a. processer, rettighedsmodel og integrationer? Svar 24 Ja. Spørgsmål 25 Såfremt Leverandøren vælger at aflevere et eller flere alternative tilbud, skal disse alternative tilbud da afleveres som et helt selvstændigt sæt af bilag, indeholdende alle krævede bilag? Side 8
Svar 25 Ja, hvert tilbud og/eller alternative tilbud skal være fuldstændigt. Der kan således ikke henvises til andre tilbud. Spørgsmål 26 Er det korrekt forstået, at Leverandøren ikke skal aflevere bilag 6, 8, 10 og 11? I givet fald, hvor skal Leverandøren angive priser for leverancerne? Svar 26 Bilag 10 skal udfyldes og afleveres som en del af tilbuddet, jf. udbudsbetingelserne punkt 4.2. Bilag 6 og 8 skal ikke udfyldes, mens bilag 11 skal udfyldes, jf. spørgsmål 11. Spørgsmål 27 I bilag 10, afsnit 5 om optioner, er det faste vederlag da inklusive en organisatorisk implementering af organisationskomponenten? Svar 27 Ja, jf. kravspecifikationen punkt 4 med beskrivelse af krav vedrørende denne option. Spørgsmål 28 Bilag 2 beskriver fire miljøer: udvikling, test, præproduktion og produktion. Bilag 11 nævner tre andre miljøer i forbindelse med test: systemintegrationstestmiljøet, det funktionelle testmiljø og tekniske testmiljø. Kan kunden uddybe, hvad tankerne er vedrørende disse tre miljøer, og hvordan de passe ind i Bilag 2 Kundens it-miljø? Svar 28 Vi har defineret de 4 miljøer, som er beskrevet i bilag 2, og paralleliserer således, at systemintegrationstestmiljøet er lig præproduktion, det funktionelle testmiljø er lig testmiljøet og det tekniske testmiljø er lig udviklingsmiljøet. Side 9
Spørgsmål 29 I Bilag 10, afsnit 3 Timebaserede vederlag, står der følgende: [Her indsættes Leverandørens estimater for de ydelser, som vederlægges på grundlag af medgået tid.] Menes der her, at leverandøren skal indsætte estimater på mulige tillægsopgaver, som leverandøren mener ikke er indeholdt i kravspecifikationen? Svar 29 Afsnittet er den vejledende tekst og kravet fremgår i afsnittet efter denne tekst: K-7 Leverandøren skal oplyse til hvilken timepris, arbejde, der afregnes efter forbrugt tid, afregnes efter. Nævnte timepris er en flat rate for samtlige medarbejderkategorier, jf. pkt. 6. Spørgsmål 30 I Bilag 5 Support og vedligeholdelse, afsnit 2.1, nævnes, at kunden kan afgøre, hvorvidt en given opgave skal betragtes som vedligehold eller videreudvikling. Da kunden i samme afsnit nævner, at opgaver på mere end 200 timer betragtes som videreudvikling, giver det leverandøren en formodning om at kunden selv kan vælge, at alle opgaver på under 200 timer skal henføres som vedligehold, hvorfor leverandøren må tage et betragteligt antal timer med i sine estimater til vedligehold. Kan kunden angive et ca. antal timer, som kunden forventer, at leverandøren reserverer til vedligehold af løsningen på årsbasis udover vedligehold i relation til opgradering med sikkerhedspatches, nye minor versioner og lignende? Svar 30 Grænsen på de 200 timer som en parameter for, om en opgave defineres som vedligeholdelse eller videreudvikling, er til intern brug hos kunden for, hvordan opgaven internt skal håndteres, og ikke udtryk for, at alt vedligeholdelse fra leverandørens side skal være indeholdt i en løbende fast pris for vedligeholdelsesydelse. Tilbudsgivere bedes som del af tilbuddet beskrive indholdet af deres vedligeholdelsesydelser, herunder hvad der afregnes via løbende fast pris, og hvad der afregnes efter forbrugt tid. Dog skal der tages højde for krav vedrørende garanti og fejlretning. Side 10