FællesNettet som ressource Brug jeres FællesNet som kommunal ressource Version: August 2012
Indholdsfortegnelse Hvad er FællesNettet?...4 FællesNettet som kommunal ressource!...4 Facts om Tønder Kommunes skolevæsen...4 Overordnede betragtninger...4 Grafisk opstilling...5 Den eksterne ressource...6 Konsulentgruppen...6 Administration...6 Tilgængelighed og Eye Candy...7 Den interne ressource - forvaltningen...8 Ressourcebank...8 Den hurtige vej...8 Vedligeholdelse af oplysninger om brugerne...9 Videndeling...9 Sikkerhed...10 Testcenter...10 Beskeder og historik...10 Spørgeskemaundersøgelser...11 Interne kurser...11 Den interne ressource lederne...12 Fagligt samarbejde...12 Spørgeskemaer, multiple choice m.m...12 Den interne ressource lærerne...13 Kommunale fagteam og lign...13 Videndeling...13 Beskeder...13 Kurser...14 På kryds og tværs internt og eksternt...14 En advarsel!...15 Bliver systemet brugt?...15 En helt almindelig torsdag i oktober 2009...15 Samlet brug af FællesNettet...16 Brug af den tilknyttede SkolePort...16 Beskeder sendt til alle brugere via beskedsystemet...17 Fremtiden for vores FællesNet...17 God fornøjelse med FællesNettet!...17 Side [3] af [20]
Hvad er FællesNettet? Her er, hvad UNI C skriver om FællesNettet: FællesNettet er den del af SkoleIntra, der binder forvaltning og skolerne i en kommune sammen. Det betyder, at lærerne på kommunens skoler bl.a. får adgang til fælles nyheder og opslagstavle, kommunal aktivitetskalender, reservationssystem, dokumentarkiv, debatforum mv. Forvaltningen kan på sin side få adgang til udvalgte data fra alle skolernes intranet, fx lister over lærerne, nyheder og opslag. Man kan også booke fælles ressourcer, oprette gruppesamlemapper og lave logbøger for lukkede grupper på tværs af skolerne. FællesNettet som kommunal ressource! FællesNettet kan være en stærk ressource i det kommunale setup. I det følgende vil vi give vores bud på nogle af de mange værktøjers værdi i den daglige drift. Alt i materialet tager udgangspunkt i det FællesNet, vi har som overbygning på skolernes SkoleIntranet i Tønder Kommune. Facts om Tønder Kommunes skolevæsen I skrivende stund er skolevæsnet karakteriseret ved: Alle skoler er tilknyttet FællesNettet Alle skoler har alle moduler fra SkoleIntra-pakken Der er 19 skoler med i alt 20 enheder Der er ca. 500 lærere/ledere Der er ca. 4000 elever Overordnede betragtninger I stikordsform nogle af de vigtigste ting at huske på! PDF som filformat hvor det er muligt! Aktualitet! Klare aftaler omkring administration! Gør sitet værd at besøge! Eye Candy! Hvorfor kigger man på eb.dk flere gange om dagen? Vi har tilkøbt alle SkoleIntra-moduler. Dette giver konsulentgruppen mulighed for at levere support baseret på egne oplevelser/eksperimenter udi SkoleIntra! - altså: Fællesnettet er også testsite for konsulenter/forvaltningen m.fl. Side [4] af [20]
Grafisk opstilling Side [5] af [20]
Den eksterne ressource I Tønder Kommune har vi valgt at tilkøbe hjemmesidemodulet til vores FællesNet. På den måde har vi en helt offentlig platform, som alle kan benytte sig af ikke kun ansatte men også andre skolefolk, forældre, elever etc. Der er en lang række fordele ved at have denne hjemmeside i forhold til at skulle have alt samlet på kommunens hovedsite : Nemt at vedligeholde få kokke! Kort kommandovej fra ide til net! Ingen dobbelt bogholdere filer fra FællesNettet er lynhurtigt offentligt (flueben)! Nemt at styre ressourcer! Stor åbenhed ansigt udadtil! Mulighed for ægte videndeling! Hurtigtvirkende serviceorgan overfor kommunens borgere og andre! Konsulentgruppen Som konsulent i Tønder Kommune har vi her en formidlingsplatform, der smidiggør mange af vores formidlingsbehov. Der er ingen unødige mellemstationer - og redigering foregår som en leg via de enkle værktøjer, vi kender fra SkoleIntrapakken. P.t. har vi en lang række materialer liggende på hjemmesiden, som er henvendt til lærere, forældre og andre interesserede. De samme materialer er naturligvis tilgængeligt internt for skolernes ansatte. Administration Al administration foretages i praksis af 2 af kommunens pæd. administrative konsulenter. De øvrige konsulenter har været med i opbygningen af sidens layout m.m. og har fuld administratorrettighed. De enkelte kan selv lægge materialer ud på sitet. Der bruges udelukkende PDF som dokumentstandard med mindre dokumentet skal kunne viderebearbejdes. Dette sikrer en smidig dokumentbehandling og stor sikkerhed for slutbrugeren; alt kan læses/printes! Side [6] af [20]
Tilgængelighed og Eye Candy Indrømmet, SkoleIntras skabeloner giver en vis forudsigelighed men i dagligdagen opvejes dette til rigelighed ved den meget enkle vedligeholdelse. I Tønder Kommune er der standarder for layout, skrifttype, farvevalg osv. Dette er naturligvis bibeholdt på www.skolekonsulenterne.dk. Stikordene i opbyningen har været: Enkelhed Overskuelighed Find hurtigt rundt Aktualitet Mange materialer til rådighed Bred modtagergruppe (lærere, forældre, elever...) Som regel har vi en animation/flash/video kørende på forsiden. Dels for at tiltrække kunder, dels for at reklamere for det sidste nye! Hertil anvendes bl.a. Amara, hvortil vi har lavet en manual find den selv på hjemmesiden! Der findes et væld af programmer til fremstilling af flash-objekter ovenstående er blot det, vi er faldet for undervejs i processen! Side [7] af [20]
Den interne ressource - forvaltningen Internt bruger vi forvaltningsmæssigt en lang række værktøjer, som dels åbner muligheder, dels sikrer en effektiv arbejdsgang. I det følgende gennemgås nogle af værktøjerne kort. Ressourcebank Vi ser FællesNettet som en ressourceplatform. Mangler du noget? - så find det her! - vi forsøger at have så meget som muligt med, uden at miste overblik og enkelhed. Et eksempel er brugen af dokumentarkivet. Det er kun konsulenterne (og forvaltningen), der bruger dokumentarkivet. Med 500 brugere af systemet, ville dokumentarkivet lynhurtigt bliver oversvømmet. Den almindelige bruger henvises til samlemapperne, der på mange måder er et stærkere værktøj end dokumentarkivet (på billedet: Konsulenter). Den hurtige vej Dem hurtigste og i virkeligheden eneste vej fra forvaltning til enkelte/flere lærere går via FællesNettets beskedsystem, opslagstavle m.m. Det er nemt for konsulenter og andre brugere at finde nøjagtigt den/de lærere, de skal I kontakt med. For at sikre en smidig arbejdsgang, har vi lagt et dokument på forsiden hvem er hvem? Opslagstavlen bruges til nyheder og andre oplysninger, der ikke er presserende. Til herog-nu-opgaver bruges i stedet beskedsystemet, hvor alle ansatte kan være i målgruppen. Et eksempel er udsendelse af det kommunale kursuskatalog her modtager hver enkelt ansat en besked med bilag (og tilmelder sig sidenhen elektronisk). Side [8] af [20]
Vedligeholdelse af oplysninger om brugerne Dette er en af de helt store fordele: Al vedligehold af info omkring brugerne foretages uden på den enkelte institution. Ingen mailadresser at vedligeholde! Ingen data om den enkelte at vedligeholde! Blot skal man naturligvis huske at opdatere læreroplysningerne med mellemrum. Vi opdaterer oplysningerne min. 1 gang/måned. Videndeling Fællesnettet åbner en lang række af muligheder for videndeling mellem forvaltning og skolerne (og internt mellem skolerne). Her skal nævnes: Samlemappesystemet Dokumentsystemet (kun for forvaltningen i vores model!) Arbejdsrum Debatforum Dagbøger Lærernes blogs Ikke alle er i brug eller bruges lige meget. P.t. bruges mest samlemapperne af brugerne. Et eksempel er skabeloner til UMV/APV, som skolerne frit kan vælge at benytte (og evt. redigere i). Side [9] af [20]
Sikkerhed Blot en konstatering: SkoleIntra og dermed FællesNettet er (ret) sikkert at anvende. Tønder Kommune har anmeldt håndteringen af data til rette myndigheder (datatilsynet), tilkøbt SSL etc. Testcenter For skolekonsulenterne er FællesNettet en glimrende platform for test, værktøjsafprøvning etc. udi SkoleIntra. Desuden kan der afholdes kurser i alle dele af SkoleIntra-pakken uden at anvende rigtige børn, rigtige forældre etc. Derfor har vi valgt at tilkøbe samtlige moduler. Ofte er vi desuden firstlevel-support på dagligdagsproblemer og kan dermed være langt bedre til at rådgive og supportere. Beskeder og historik Helt unik har vi her muligheden for at se, om en given besked er læst og af hvem! Dette ville med en almindelig postliste i det kommunale Outlooksystemet være udelukket. Side [10] af [20]
Spørgeskemaundersøgelser Her er tale om et stærkt værktøj, vi ofte har anvendt både overfor udvalgte grupper og overfor alle! Her vist både konkrete undersøgelser og de spørgeskemaundersøgelser, der er blevet lavet med henblik på eksport, således skolerne kan anvende dem internt på egne institutioner. Interne kurser Vi har netop sendt Kursuskatalog 2009/2010 på gaden dvs. via beskedsystemet på FællesNettet. Elektronisk tilmelding til kurset er et krav og en kæmpe lettelse for os! Der er gode muligheder for udskrivning af mødeliste, udarbejdelse af diverse statistikker, at sende beskeder til kursister på et bestemt kursus etc. Uden dette værktøj ville meget tid gå med administration. Side [11] af [20]
Den interne ressource lederne Tager vi skoleleder-brillerne på, tilbyder FællesNettet en række gode muligheder og værktøjer. Vi vil kort gennemgå nogle af disse (se også den grafiske oversigt). Fagligt samarbejde Med en samlemappe og/eller et arbejdsrum, kan skolelederne have en fælles platform. I Tønder Kommune har dette indtil nu resulteret i en samlemappe: Til denne samlemappe har kun skoleledelserne adgang og det er også denne gruppe, der vedligeholder samlemappen. En lignende funktionalitet findes ikke i de kommunale systemer i Tønder Kommune. Spørgeskemaer, multiple choice m.m. Skoleledelserne har en unik mulighed for at lave statistisk arbejde i egne rækker kun fantasien sætter grænser. Side [12] af [20]
Den interne ressource lærerne Begrebet lærere dækker her over lærere, pædagoger, teknisk personale etc., der har adgang til FællesNettet via den enkelte skoles IntraNet. Tager vi lærer-brillerne på, tilbyder FællesNettet en række gode muligheder og værktøjer. Vi vil kort gennemgå nogle af disse (se også den grafiske oversigt). Kommunale fagteam og lign. Ved hjælp af samlemapperne og/eller arbejdsrum, er det let at lave samarbejde på tværs af kommunens institutioner men stadig med mulighed for at selektere deltagere osv. En lignende funktion er ikke umiddelbar tilgængelig nogen steder og slet ikke, når man tager de meget enkle arbejdsgange i betragtning! Videndeling Lærerne har en unik mulighed for at dele uv-forløb, egne materialer m.m. Det er en svær proces at sætte i gang eller rettere: Det er svært at få gang i udvekslingen af materialer. Vi forsøger at gå forrest med mange materialer både egne og andres. Med tiden håber vi at kunne præsentere en lang, lang række materialer fra egne rækker. Beskeder Igen en unik mulighed integreret i det system, der alligevel bruges i det daglige arbejde på den enkelte skole! Beskedsystemet bruges flittigt også mellem skolerne. Her aftales kørsel, kurser m.m. Side [13] af [20]
Kurser Den enkelte lærer kan på en utrolig enkel måde tilmelde sig kurser i kommunalt regi. Tilmed kan den enkelte få et godt overblik: På kryds og tværs internt og eksternt Til sidst en af de store fordele, det giver at bruge et system som dette; muligheden for at genbruge data ved blot at sætte flueben! Vi har bl.a. udnyttet dette som vist her: Oprindeligt har vi lagt en lang række dokumenter (bl.a. udi IT) på den offentlige hjemmeside men via fanebladene kan lærerne finde dem lynhurtigt, når de alligevel er logget på FællesNettet. Simpelt og effektivt! Enormt mange muligheder! Side [14] af [20]
En advarsel! Skoler med tilknytning til FællesNettet, identificeres via deres skoleforkortelse (der er indtastet på den enkelte skoles LærerIntra under Grundoplysninger ). Ændrer en skole sin forkortelse, vil der ske fejl i tilknytningen til FællesNettet bl.a. kan de ikke modtage beskeder! Derfor: Husk at bede skolerne om ikke at ændre deres skoleforkortelse! UNI C arbejder på en løsning, så en evt. ændring af skoleforkortelsen ikke lægger systemet ned. Vi har f.eks. oplevet ændringer i forbindelse med sammenlægninger af skoler. Bliver systemet brugt? Det er naturligvis interessant at kigge på den konkrete brug af systemet. Følgende et par udpluk af det statistiske materiale. En helt almindelig torsdag i oktober 2009 146 indlogninger ud over direkte indlogninger på FællesNettet (konsulenter m.fl.) - totalt set 168 indlogninger på en enkelt dag. Side [15] af [20]
Samlet brug af FællesNettet Brug af den tilknyttede SkolePort Side [16] af [20]
Beskeder sendt til alle brugere via beskedsystemet Vi har ved flere lejligheder kigget på historikken for udsendte beskeder - og erfaringsmæssigt læser langt de fleste brugere beskeden indenfor ganske få dage. Dette harmonerer fint med de enkelte skolers forventninger i forhold til brug af eget IntraNet (krav om brug, indlogninger etc.) Fremtiden for vores FællesNet Blot et par stikord til ideer omkring vores FællesNet! Ressourcebank med lærerproducerede materialer Ressourcebank med eksterne materialer, links etc. Ekstensiveret brug af kursustilmeldingsmodulet Skabe fællesskab og overblik Skabe faglige netværk på tværs Skabe rum for samarbejde generelt Inddrage f.eks. kursusholdere, så der oprettes arbejdsrum til kurser Ekstensiveret brug af arbejdsrum generelt Gå forrest - vise tingene her. Skolerne skal have appetizers! Arbejde mere med integration af andre medier (embed) i v4.8 Udvide brugerkredsen - PPR, SSP, tandlæger... Udvide hjemmesidens ressourcer i forhold til andre brugere Udveksle flere materialer a la UMV & APV Udveksle færdige arbejdsrum og/eller halvfabrikata... God fornøjelse med FællesNettet! Side [17] af [20]
Noter
Noter