Vejledning til gevinstdiagram og gevinstprofiler December 2015
Den fællesstatslige programmodel er med Budgetvejledning 2016 frivillig at bruge for statslige myndigheder. Opdelingen i frivillige og obligatoriske faser, ledelsesprodukter, governancefora og roller, er derfor kun relevant, hvis programmet ønsker at blive risikovurderet hos It-projektrådet som samlet program.
Indhold 1. CENTRALE BEGREBER... 4 2. HVAD ER ET GEVINSTDIAGRAM OG GEVINSTPROFILER... 5 3. FORMÅL MED GEVINSTDIAGRAM OG GEVINSTPROFILER... 5 4. HVEM MODTAGER GEVINSTDIAGRAM OG GEVINSTPROFILER... 6 5. UDARBEJDELSE AF GEVINSTDIAGRAM OG GEVINSTPROFILER... 6 6. SKABELON... 7 Den fællesstatslige programmodel v. 1.3 3
1. Centrale begreber Begreb Målsætninger Gevinst Forklaring Målsætninger udtrykker de overordnede forretningsmål med at gennemføre programmet. Programmets målsætning(er) skal hænge sammen med virksomhedens strategiske mål. Gevinster er de målbare resultater, der kommer ud af at have gennemført programmet og forandringen. Statens business case-model opdeler gevinster i fire typer. Budgetmæssige, produktivitetsmæssige, samfundsøkonomiske og ikke-økonomiske gevinster (kvalitetsløftgevinster). For de tre første gælder, at de optræder i business casen og er gjort målbare i monetære enheder. Kvalitetsløftgevinster er målbare, men vil ofte være i andre enheder f.eks. en tilfredshedsskala, anvendelsesskala, etc. Budgetmæssige og produktivitetsgevinster kan indbudgetteres og henføres til en specifik, offentlig konto. Gevinsterne kan, når de høstes, enten være cashable dvs. det er muligt at skære dem væk fra budgettet og anvende dem på andre tværgående prioriteringer. Disse angives som budgetmæssige. Alternativt kan gevinsterne forblive i den enkelte myndighed og f.eks. anvendes til at gøre kvaliteten bedre, øge sagsbehandlingsflowet, ændrede eller øgede arbejdsopgaver til den enkelte. Disse gevinster betegnes produktivitetsgevinster. Det er et spørgsmål om gevinstrealiseringsstrategien og planlægningen af høsten af de pågældende gevinster. Effektiviseringsgevinster opgøres alene på gevinstid samt på gevinstejer. Samfundsøkonomiske gevinster er gevinster, som trods, at de er økonomiske, ikke har en direkte effekt på en myndigheds budget, såsom økonomiske gevinster for erhvervslivet eller borgere. Kvalitetsløftsgevinster er gevinster, der forbedrer ikke-økonomiske parametre, såsom tilfredshed, eller øget anvendelsesgrad af en bestemt ydelse. Gevinster kan også være negative. Det er resultater af programmet, som har en negativ økonomisk effekt og/eller en mindre tilfredshed. Eventuelle negative gevinster skal også fremgå i gevinstdiagrammet. Resultat Resultater er de forandringer, som kommer ud af programmet. Det er den nye tilstand, som organisationen befinder sig i efter at have gennemført programmet og forandringen. Eksempel: Bedre og mere struktureret adgang til HR data og styrket samarbejde mellem ledelsen og HR. Forandringsevne Forandringsevner kan beskrives som effekten af projekternes leverancer og udgøres af summen af projektleverancer, herunder gennemførte organisatoriske forandringsinitiativer, der tilsammen kan skabe de forventede resultater. Organisatoriske forandringer i linjeorganisationen udenfor programmets Den fællesstatslige programmodel v. 1.3 4
projekter skal også beskrives. Eksempel: Organisationens ledere er uddannet og klar til ibrugtagning af systemer og MUS koncept, medarbejderne er informeret om det nye koncept. HR systemet er sat i produktion. Leverance Leverancer er de produkter, som kommer ud af projekterne. Eksempel: HR systemet er testet og klar til ibrugtagning med max x niveau 2 fejl, uddannelse er gennemført for 95% af brugerne, nye MUS processer er beskrevet og godkendt. 2. Hvad er et gevinstdiagram og gevinstprofiler Et gevinstdiagram viser hvilke gevinster, programmet skal levere og viser samtidig de forudgående leverancer, forandringsevner og resultater, der gør gevinsterne mulige. Gevinstdiagrammet er et analytisk overblik over, hvordan myndigheden kommer fra projektleverancer til målbare gevinster. En gevinstprofil er en række informationer om baggrund, indhold og forudsætninger for hver enkelt gevinst. Profilen viser data om, hvad gevinsten handler om, hvem der ansvarlig for den, hvor den høstes i myndigheden, hvilke forandringsevner og resultater, der skal føre frem til gevinsten samt udgifter, risici og afhængigheder. 3. Formål med gevinstdiagram og gevinstprofiler Gevinstdiagrammet skal som analytisk værktøj hjælpe programledelsen med: At skabe et overblik over de centrale gevinster At identificere de forandringsevner og resultater, der er nødvendige for at opnå hver gevinst Input til den overordnede bølgeplan, gevinstrealiseringsplan og de efterfølgende detaljerede transitionsplaner (implementeringsplaner), så organisationsstrukturen i programmet kan etableres og ansvar for planer og aktiviteter kan fordeles Input til programstyregruppens løbende vurdering af, om de planlagte gevinster er de rette og er ønskede i myndigheden (business case) Den fællesstatslige programmodel v. 1.3 5
Gevinstdiagrammet er sammen med gevinstrealiseringsplanen og programplanen et centralt ledelsesprodukt for programledelsen. Diagrammet skal anvendes til løbende at styre, at programmet fokuserer på at levere de forandringsevner og resultater samt de forventede gevinster. Samtidig skal diagrammet anvendes til at sikre, at de identificerede gevinster er de rigtige og ønskede i forhold til virksomhedens strategiske mål. Gevinstprofilen for hver gevinst skal tilvejebringe tilstrækkeligt datagrundlag om hver gevinst, så det bliver muligt at igangsætte arbejdet med at forberede og gennemføre den organisatoriske forandring i myndighedens organisatoriske enheder, der skal føre til målbare resultater og gevinster. 4. Hvem modtager gevinstdiagram og gevinstprofiler Gevinstdiagrammet skal anvendes af forandringsejer, programleder og programsekretariat som værktøj til styring og ledelse af programmet og til at udarbejde programmets business case (forudsætningsdiagram). Gevinstprofilerne skal samtidig anvendes af gevinstejerne og de øvrige personer, som udpeges som ansvarlige for at forberede og gennemføre den organisatoriske forandring i myndighedens driftsorganisation. 5. Udarbejdelse af gevinstdiagram og gevinstprofiler Gevinstdiagrammet og gevinstprofilerne udarbejdes af programejer, programleder og forandringsejeren i programstyregruppen på baggrund af relevant fagligt input i en række workshops i fasen præcisering af program. Baggrunden for gevinstdiagrammet er ledelsesprodukterne vision og fremtidsmodel samt det forudgående arbejde i fasen identificering af program med udarbejdelse af programgrundlaget. Det anbefales, at arbejdsprocessen starter med at identificere, analysere og kategorisere hvilke gevinster, der skal til for at opnå programmets forskellige målsætninger. Derefter identificeres, analyseres og kategoriseres de resultater, der vurderes nødvendige for at opnå de ønskede gevinster. Herefter identificeres, analyseres og kategoriseres forandringsevnerne, som er effekten af projekternes leverancer. Programprojekternes centrale leverancer identificeres og kategoriseres til sidst. Det anbefales at gå diagrammet igennem flere gange fra begge sider for at sikre, at alle væsentlige variable i hvert led og alle forbindelser imellem dem er taget med. Vær opmærksom på, at gevinster både kan være positive og negative, og at begge skal medtages. Gevinstdiagrammet udarbejdes på baggrund af de foreslåede gevinster i programgrundlaget og i fremtidsmodellen. Gevinstdiagrammet skal indeholde fagligt solidt funderede årsags-virknings-sammenhænge. Det anbefales, at arbejdet med at identificere de forudgående forandringsevner, resultater og leverancer sker i workshops, hvor fagrepræsentanter for implicerede forretningsenheder deltager. Det vil typisk være forskellige mennesker/roller i forskellige Den fællesstatslige programmodel v. 1.2 6
dele af myndigheden, der deltager i workshops om henholdsvis gevinster, forandringsevner og projektleverancer. Når gevinstdiagrammet er færdigt, udarbejder forandringsejeren (eller en medarbejder på dennes vegne) de enkelte gevinstprofiler. Udkast til gevinstprofiler reviewes af gevinstejere i projekterne, hvis de er udpeget og relevante repræsentanter for driftsorganisationen. Gevinstdiagrammet er derefter grundlaget for udarbejdelse af forudsætningsdiagrammet i statens business case-model. Yderligere information om forudsætningsdiagram og beregning af gevinster findes i vejledningen til business casen. 6. Skabelon I afsnit 2 Gevinster skal programmet indsætte det eller de udfyldte gevinstdiagrammer. Diagrammet kan designes i Powerpoint som vist i Figur 1: Gevinst Målsætninger Forandringsevner Resultater Gevinster Forandringskæden fra leverance til gevinst markeres med hver sin farve, så det er let at adskille hvert forandringselement. Hvis gevinsterne ikke kan vises i ét diagram, udarbejdes og indsættes alle diagrammerne i ledelsesproduktet. Nedenfor er indsat et eksempel på et udfyldt gevinstdiagram til inspiration: Bedre fastholdelse af medarbejdere Forøget produktivitet Nyt HR itsystem Nye procesbesk rivelser Genuddann ede ledere Ny rekruttering sproces Reduceret forsinkelse for ansøgere Ansøgninger behandlet hurtigere Bedre arbejdsmiljø i HR Forøget HR effektivitet Færre ubesatte stillinger Forøget kontinuitet Færre HRansatte Lavere rekrutteringsomkostninger Målsæt ninger Leverancer Forandringsevner Resultater Gevinster Den fællesstatslige programmodel v. 1.3 7
I afsnit 3 gevinstprofiler beskrives profilerne på hver af de centrale gevinster beskrevet i gevinstdiagrammet. En gevinstprofil karakteriserer hver gevinst og beskriver, hvordan den enkelte gevinst understøtter programmets målsætninger herunder, hvis der er tale om negative gevinster. Formålet med at beskrive profilen på hver gevinst er at få overblik over hver enkelt gevinst og de samlede gevinster og sikre, at gevinsterne ikke overlapper. Hver enkelt gevinst fra gevinstdiagrammet i afsnit 2 indsættes i en tabel for sig. Oplysningerne i gevinstprofilerne bruges efterfølgende som input til at opbygge gevinstrealiseringsplanen. Forandringsejeren er overordnet ansvarlig for, at gevinstprofiler udarbejdes for alle centrale gevinster samt, at gevinstprofiler løbende opdateres og valideres (se i øvrigt rollebeskrivelsen for forandringsejer). Følgende oplysninger skal angives: GevinstID For at undgå at blande gevinster sammen identificeres hver gevinst med et unikt ID. Gevinstbeskrivelse Her indsættes en konkret beskrivelse af, hvilken gevinst der forventes. Gevinsten skal være målbar, så det er muligt at opgøre, om gevinsten er realiseret eller ej. Ansvarlig forandringsejer for gevinstrealisering Her indsættes navnet på den ansvarlige forandringsejer i programstyregruppen. Denne person er ansvarlig for planlægning, opfølgning, måling og rapportering af gevinstrealiseringsarbejdet for hele programmet. Ansvarlig gevinstejer for gevinstrealisering Her indsættes navnet på den ansvarlige gevinstejer. Gevinstejeren opererer på vegne af forandringsejeren og har ansvaret for gevinstrealiseringen, som fx kan organiseres som specifikke forandringsprojekter i specifikke dele af organisationen. Gevinstejeren rapporterer efter en aftalt kadence til forandringsejer om status på gevinstrealiseringsarbejdet. Bidrag til programmets målsætninger Her beskrives hvordan gevinsten bidrager til at realisere programmets målsætninger. Teksten supplerer gevinstdiagrammet med mere specifik information. Gevinstkategori Her kategoriseres gevinstens type. Statens business case-model opdeler gevinster i fire typer. Budgetmæssige, produktivitetsmæssige, samfundsøkonomiske og ikke-økonomiske gevinster (kvalitetsløftgevinster). For de tre første gælder, at de optræder i business casen og er gjort målbare i monetære enheder. Kvalitetsløftgevinster er målbare, men vil ofte være i andre enheder f.eks. en tilfredshedsskala, anvendelsesskala, etc. Budgetmæssige og produktivitetsgevinster kan indbudgetteres og henføres til en specifik, offentlig konto. Gevinsterne kan, når de høstes, enten være cashable dvs. det er muligt at skære dem væk fra budgettet og anvende dem på andre tværgående Den fællesstatslige programmodel v. 1.2 8
prioriteringer. Disse angives som budgetmæssige. Alternativt kan gevinsterne forblive i den enkelte myndighed og f.eks. anvendes til at gøre kvaliteten bedre, øge sagsbehandlingsflowet, ændrede eller øgede arbejdsopgaver til den enkelte. Disse gevinster betegnes produktivitetsgevinster. Det er et spørgsmål om gevinstrealiseringsstrategien og planlægningen af høsten af de pågældende gevinster. Effektiviseringsgevinster opgøres alene på gevinstid samt på gevinstejer. Samfundsøkonomiske gevinster er gevinster, som trods, at de er økonomiske, ikke har en direkte effekt på en myndigheds budget, såsom økonomiske gevinster for erhvervslivet eller borgere. Kvalitetsløftsgevinster (ikke-økonomiske gevinster) er gevinster, der forbedrer ikkeøkonomiske parametre, såsom tilfredshed, eller øget anvendelsesgrad af en bestemt ydelse. Forretningseffekt Her angives hvilken målbar effekt (fx KPI, resultatmål m.v.), som er udgangspunktet for gevinsten. Effekten er forskellen mellem den nuværende baseline (nuværende priser, tider, opgavevaretagelse etc.) og den kommende situation. Husk at krydstjekke med oplysningerne i gevinstdiagrammet. Gevinstenhed Her angives den relevante gevinstenhed (kr., procent etc.). Hvem høster gevinsten Her angives hvilken person/forretningsenhed i og/eller uden for myndigheden, som høster gevinsten. Baseline Her angives den nuværende baseline (pris, tid, opgavevaretagelse etc.), som gevinsten forbedrer eller forværrer. Baseline er en central information for at kunne måle resultater og gevinster. Udgifter til gevinstrealisering Her indsættes et estimat for de forventede udgifter til gevinstrealisering. Disse udgifter er et udsnit af business casens beregning af programudgifterne. Resultater Baseret på information om resultater fra gevinstdiagrammet angives her uddybende information om, hvilke resultater som skal være klar, for at gevinsten kan realiseres. Forandringsevner Angiv på et overordnet niveau hvilke forandringsevner, som skal være implementeret (dvs. også en beskrivelse af de nødvendige organisatoriske forandringsinitiativer, der skal være gennemført), for at gevinsten kan realiseres. Risici for gevinstrealisering Her indsættes de væsentligste risici for, at gevinsten ikke kan realiseres. Oplysningerne kommer fra risikoregistret, hvor alle programmets risici er registreret. Den fællesstatslige programmodel v. 1.3 9
Eksterne afhængigheder Her angives alle centrale eksterne afhængigheder, der er en forudsætning for at realisere gevinsten. Det er et vigtigt input til programpræciseringsdokumentet og afhængighedsstrategien. Den fællesstatslige programmodel v. 1.2 10