Momsvejledning ectrl Light Side 1 af 23 01-11-2011
Indholdsfortegnelse INDLEDNING... 3 OPSÆTNING AF MOMS... 4 Momskoder... 5 Momsgruppe... 6 Varemomsgrupper... 8 Finanskonteringsgruppe... 9 Momsafregningsperioder... 9 Momsmyndighed... 11 SÅDAN BEREGNES MOMS ELLER AFGIFTSBELØBET... 11 MOMSOPSÆTNING KONTOPLAN... 12 MOMSOPSÆTNING PÅ DEBITORER... 14 MOMSOPSÆTNING PÅ KREDITORER... 16 MOMS I KASSEKLADDEN... 17 Momsproblemer i finanskladden:... 17 Der beregnes ikke moms selv om posteringskontoen er sat op til moms!... 17 ectrl Light melder fejl, når jeg bogfører på en afgifts- eller momskonto!... 18 Momsretningen fra finanskontoen virker ikke!... 20 MOMSAFSTEMNING... 21 AFREGNING AF MOMS... 22 Side 2 af 23 01-11-2011
Indledning Denne vejledning forholder sig udelukkende til, hvordan momsen skal behandles teknisk i ectrl Light. Under hvilke omstændigheder, af hvad og med hvilke værdi der skal beregnes moms, henvises til din revisor eller Told & Skat (se eventuelt www.toldskat.dk) De i vejledningen anførte værdier er kun eksempler gældende på tidspunktet for oprettelsen af denne vejledning. Som regnskabsadministrator eller superbruger, bør man sætte sig ind i hele indholdet af denne vejledning. Som daglig bogholder bør man som minimum læse punkterne omkring moms på: kontoplan, debitorer, kreditorer, ordre/indkøb, finanskladde og momsafregning. Side 3 af 23 01-11-2011
Opsætning af moms I ectrl Light kaldes både afgifter og moms for momskoder. Der er mulighed for både at beregne Almindelig moms Emballage afgift El og andre afgifter Denne vejledning beskriver udelukkende opsætning af de mest normale momskoder. Ved opsætning af eksempelvis: emballage-, spiritus og andre afgifter, henvises til en ectrl Light konsulent. Nedenfor beskrives hvorledes de forskellige kartoteker hænger sammen: Kartoteker Momsmyndigheder Afregningsperioder Finanskonteringsgrupper Momskoder BESKRIVELSE (SAMMENHÆNGE) Hvortil moms og afgifter skal afregnes. Afregningsperioderne, f.eks. månedsvis, kvartalsvis eller årsvis Afregningsperioderne tildeles en momsmyndighed. Angivelse af, hvorledes moms og/eller afgift skal konteres. Finanskonteringsgrupper tildeles finanskontonumre. Her oprettes de forskellige moms og afgiftstyper. F.eks. 25% moms eller repræsentationsmoms. Momskoderne tildeles Værdier (f.eks. 25%) Momsberegningsgrundlag Minimums/maksimums grundlag Afregningsperiode Finanskonteringsgruppe Momsgrupper Momsgrupper tilknyttes debitorer, kreditorer og finanskonti. F.eks. hvis der er forskel på 2 debitorers beregning af moms, skal der også oprettes 2 momsgrupper. Momsgrupper tildeles: Momskoder (1 eller flere) Importmomsangivelse Side 4 af 23 01-11-2011
Varemomsgrupper Varemomsgrupper tilknyttes varerne (i lagermodulet). Momskoder Momskoder er afgørende for, hvorledes momsen beregnes, bogføres, indberettes og indbetales. Der kan oprettes lige så mange momskoder, som firmaet skal bruge, altså lige så mange forskellige beregningsmuligheder, som firmaet benytter sig af. F.eks. den almindelige 25% moms, repræsentationsmoms (hvor det kun er en procentdel, der beregnes moms af) samt øvrige afgifter. Momskoderne oprettes med momskode (eksempelvis dk ), Navn (betegnelse af momskoden), Afregningsperiode (eksempelvis månedsafregning se side 9), Finanskontering (se side 9) og Grundlag (vil normalt være Procent af nettobeløb ). På fanebladet Generelt kan der angives en udskriftskode. Denne kode eksempelvis 25% - kan vises efter linjebeløbet i forbindelse med udskrivning af fakturaer. Ifølge lovgivningen, skal den benyttede momsprocent altid fremgå af fakturaer. Side 5 af 23 01-11-2011
På knappen Værdier opsættes, hvad der skal beregnes i moms. I kolonnen Værdi indtastes eksempelvis 25,00, hvis det er den aktuelle danske moms der skal beregnes. På repræsentationsmoms, er de første 75% af beløbet ikke momsberettiget. Det kan oprettes på to forskellige måder: Den mest nøjagtige måde at oprette det på er, at kolonnen Procent uden udfyldes med 75,00 og Værdi med 25,00. I finanskladden vil momsbeløbet på linjen dog optræde som der bliver afløftet 25% af hele beløbet, men i praksis tilbageføres 75% af momsbeløbet igen. Hvis man ønsker at se det korrekte momsbeløb på finanskladde linjen, kan Værdi sættes til 5,26 og 0,00 i Procent uden. Med undtagelse af en mindre difference på afrundingen, vises herved det rigtige beløb. På samme vis kan Halv moms eksempelvis medarbejder telefon oprettes med Værdi lig med 11,11. Momsgruppe Moms i ectrl Light beregnes på grundlaget af momskoderne tilknyttet en momsgruppe og momskoderne tilknyttet en varemomsgruppe. For at der skal være mulighed for, at en moms eller anden afgift beregnes, skal såvel en momsgruppe og en varemomsgruppe være repræsenteret. Hvordan den endelig moms eller afgift beregnes, henvises til side 11. En momsgruppe tilknyttes konti i kontoplanen, debitorer og kreditorer. Under momsgrupper oprettes nedenstående typer: Side 6 af 23 01-11-2011
På eksempelvis momsgruppen for dansk moms tilknyttes på opsætningsfanebladet følgende momskoder: (fordi der tilføjes ovenstående 3 momskoder til momsgruppen dansk moms er det ikke ensbetydende med, at der beregnes 25,00+11,11+5,25 i moms hvordan det beregnes henvises til senere beskrivelse). I tilfælde at eu-moms eller importmoms sættes momsgruppen op på opsætningsfanebladet som i nedenstående tilfælde: På den danske momskode sættes markering i feltet I. (hvis feltet trækkes ud vises feltnavnet Import ). Ved denne markering beregnes et procentbeløb (på nuværende tidspunkt 25%) af det anførte beløb, som bogføres på Konto for importmoms og modposteres på Modkonto for importmoms. Side 7 af 23 01-11-2011
Varemomsgrupper Varemomsgrupper tilknyttes varer og finanskonti. Varegruppen for dansk moms kan eksempelvis hedde dk, vare eller moms. Denne varemomsgruppe skal på opsætningsfanebladet have tilknyttet den danske momskode. Varemomsgruppen mtlf eller halv moms skal have tilknyttet den tilsvarende momskode for dette. Varemomsgruppen rep tilknyttes momskoden for repræsentation. Varemomsgruppen ingen har ingen momskoder tilknyttet på opsætningsfanebladet. Side 8 af 23 01-11-2011
Finanskonteringsgruppe Finanskonteringsgrupper tilknyttes de enkelte momskoder og fortæller, hvordan momskoden skal konteres: Konto for udgående afgift, Konto for indgående afgift, Konto for importmoms, Modkonto for importmoms og Afregningskonto. Der kan oprettes flere forskellige konteringsgrupper eksempelvis kontering for dansk moms, en anden for elafgift og tredje for batteriafgift. Momsafregningsperioder Under momsafregningsperioder opsættes, hvor tit der afregnes moms og afgifter. Momsafregningsperioden tilknyttes den enkelte momskode det er muligt at have flere momsafregningsperioder, hvis momskoderne afregnes med forskellige intervaller. På oversigtfanebladet oprettes en sigende id for afregningsperioden eksempelvis ma for månedsafregning. Momsmyndigheden tilknyttes ligeledes momsafregningsperioden på oversigtsfanebladet (se det efterfølgende afsnit omkring momsmyndighed). På opsætningsfanebladet opsættes under sektionen Periode, hvor tit der skal afregnes eksempelvis Periodeinterval = Måneder og Antal enheder = 1 for månedsafregning. Hvis der afregnes kvartalsvis sættes Antal enheder i stedet til 3. Side 9 af 23 01-11-2011
På fanebladet Perioder opsættes den første periode manuelt ved at indtaste en Fra dato og en Til dato. Efterfølgende oprettes nye perioder ved at aktivere knappen Ny periode der kan oprettes lige så mange perioder frem i tiden som man har lyst til. Side 10 af 23 01-11-2011
Momsmyndighed Den myndighed som der henvist til på momsafregningsperioder oprettes under Momsmyndighed. Der oprettes navn og adresse på momsmyndigheden. Såfremt kreditorkonto udfyldes med reference til en kreditor, overføres et skyldigt eller tilgodehavende momsbeløb til den anførte kreditor i forbindelse med kørslen momsafregning (se afsnittet Afregning af moms i det efterfølgende afsnit). Hvis kreditoroplysningen ikke er udfyldt overføres momsafregningsbeløbende til momsafregningskontoen. Sådan beregnes moms eller afgiftsbeløbet Moms eller afgiftsbeløbet afregnes på grundlag af momsgruppen og varemomsgruppen. En finanskonto har tilknyttet momsgruppen dk og varemomsgruppen dk Momsbeløbet afregnes på grundlag af de momskoder der er fælles for momsgruppen og varemomsgruppen: Momsgruppe dk Momskoder dk mtlf rep Varemomsgruppe dk Momskoder dk I ovenstående tilfælde er momskoden dk fælles, hvorfor der beregnes dansk moms. Havde varemomsgruppen i stedet været rep, havde momskoden rep været fælles og derved medført beregning af repræsentationsmoms. Beregning af moms på en faktura beregnes på samme måde på grundlag af momsgruppen på debitoren og varemomsgruppen på de enkelte varer. Side 11 af 23 01-11-2011
Momsopsætning kontoplan Momsopsætning på kontoplanen bruges som et forslag ved oprettelse af poster i posteringskladden. Hvis en konto skal afløfte moms, udfyldes feltet Momsgruppe med koden for dansk moms. Hvis der ikke skal beregnes moms efterlades feltet blankt eller med koden for ingen moms. Feltet Varemomsgruppe udfyldes med koden med samme værdi som i feltet momsgruppe. Feltet kan efterlades blankt værdien for varemomsgruppe på en kladdepost vil så i stedet blive standardværdien fra økonomiparametre (se efterfølgende). Hvis det er en konto der ikke skal beregnes moms på, er det vigtigt, at varemomsgruppen ingen tilknyttes kontoen. Feltet Momsretning styrer hvordan momsen skal føres. Feltet kan have tre værdier Blank, Salg eller Køb. Hvis værdien Salg vælges, vil momsbeløbet blive bogført på kontoen for udgående afgift. Hvis værdien Køb er valgt bliver momsbeløbet bogført på kontoen for indgående afgift. Hvis blankt vælges, er det fortegnet på momsbeløbet der bestemmer et positivt beløb bogføres på konto for indgående afgift et negativt beløb på konto for udgående afgift. Der er tilfælde, hvor momsretningen fra kontoen overstyres det kan opstå i forbindelse med bilag, hvor en debitor eller kreditor indgår som én af posterne på bilaget. En nærmere beskrivelse af dette og hvordan det kan styres findes under Moms i finanskladden side 18. Feltet Momsfri skal ikke benyttes, i stedet indsættes værdien for ingen moms i felterne Momsgruppe og Varemomsgruppe. Som beskrevet under varemomsgruppe, kan feltet efterlades blankt. I de tilfælde vil værdien fra opsætningen under Økonomiparametre faneblad Moms i feltet Varemomsgruppe blive anvendt i forbindelse posteringer i finanskladden. Det er derfor vigtigt, at varemomskoden for ingen moms indsættes på alle konti uden moms, hvis standardvaremomsgruppen under økonomiparametre er varemomsgruppen for dansk moms. Side 12 af 23 01-11-2011
På alle konti der benyttes ved afregning af moms og afgifter (indgående, udgående, eu-moms, elafgift m.fl.) skal have værdien Moms i feltet Kontering. Hvis kontoen ikke har værdien moms kan den ikke opsættes i momskonteringen. Hvilke specielle forhold der gør sig gældende med disse konti i forbindelse med direkte bogføring på disse beskrives under Moms i finanskladden. Side 13 af 23 01-11-2011
Momsopsætning på debitorer Momsgruppen på debitorer er med til at styrer, om der skal beregnes moms i forbindelse med fakturering. Danske debitorer skal normalt have momsgruppen for dansk moms tilknyttet i feltet Momsgruppe. Efterlades feltet blank beregnes der ingen moms på fakturaen uanset varemomsgruppen på de enkelte varer. Bemærk: På debitorer fra andre EU-lande skal momsgruppe for eu-moms ikke benyttes. Momsgruppen for eu-moms må kun tilknyttes på kreditorer. Hvis kunden er fra et eu-land skal kundens momsnummer angives i feltet Momsnummer. Der kan ikke skrives direkte i feltet, men momsnumret kan oprettes ved at højreklikke midt i feltet og derefter vælge punktet Gå til hovedtabel i listen der åbnes. Bemærk: Momsnummeret udskrives, som krævet i forbindelse med fakturaer til kunder i eu-lande, på fakturaen. Som leverandør til en eu-kunde har man selv pligt at undersøge rigtigheden af det opgivet momsnummer. Momsnummeret skal i Danmark checkes hos Told & Skat (evt. på hjemmesiden www.toldskat.dk). Hvis eu-kunden ikke har et momsnummer eller det ikke er korrekt har leverandøren pligt til at beregne dansk moms på fakturaen. Når vinduet med momsnumre åbnes, oprettes kundens momsnummer i skærmbilledet. Bemærk at landekode i forbindelse med momsnumret ikke skrives i feltet Momsnummer, men i feltet Land. Side 14 af 23 01-11-2011
Efterfølgende tilknyttes momsnummeret kunden ved at vælge det fra listen. Procedure i forbindelse med listeangivelse til Told & Skat i ectrl Light bliver ikke gennemgået i denne vejledning. Side 15 af 23 01-11-2011
Momsopsætning på kreditorer Momsgruppen på kreditorer er med til at styrer, om der skal beregnes moms i forbindelse med fakturering af indkøb og finansposteringer med kreditor som modpostering. Danske kreditorer skal normalt have momsgruppen for dansk moms tilknyttet i feltet Momsgruppe. Efterlades feltet blank beregnes der ingen moms på fakturaen uanset varemomsgruppen på de enkelte varer. EU-kreditorer udfyldes momsgruppe feltet normalt med værdien for eu-moms. Ved eu-moms beregnes der ved de nuværende momssatser 25% eu-moms af det anførte beløb. Beløbet føres frem på konto for eu-moms og modposteres på modkonto for eu-moms. Netto giver det et momstilsvar på 0 dvs. eu-moms bruges udelukkende til oplysningsformål over for Told & Skat. Bemærk: Momskode skal altid være udfyldt på kreditor. Side 16 af 23 01-11-2011
Moms i kassekladden Når et bilag oprettes i kladden hentes momsgruppe og varemomsgruppe fra den valgte finanskonto valget kan efterfølgende ændres nederst i skærmbilledet. Hvis kombinationen af varemomsgruppe og momsgruppe medføre moms, vises momsbeløbet på linien i kolonnen Momsbeløb beløbet vises desuden i et felt nederst i skærmbilledet. Bemærk: Hvis modkonteringen oprettes på samme linie, vises momsgruppe og varemomsgruppe for modkontoen ikke. Momsproblemer i finanskladden: Der beregnes ikke moms selv om posteringskontoen er sat op til moms! Når én af posterne på et bilag er en kreditor, er det vigtigt at feltet Faktura udfyldes med fakturanummeret fra kreditorens faktura. Hvis feltet faktura ikke er udfyldt, opfatter ectrl Light posteringen som en betaling eller ompostering på kreditoren, hvorfor der ikke beregnes moms. Side 17 af 23 01-11-2011
ectrl Light melder fejl, når jeg bogfører på en afgifts- eller momskonto! Når der bogføres på en konto med værdien moms i feltet kontering (se nedenstående), Skal feltet momskode udfyldes på den aktuelle post med momskoden. Feltet findes på fanebladet Generelt i kladden. Side 18 af 23 01-11-2011
Når momskode udfyldes med en momskode, sættes hele beløbet som et momsbeløb. Det er herefter muligt at bogføre kladden. Side 19 af 23 01-11-2011
Momsretningen fra finanskontoen virker ikke! Hvis en kreditor- eller debitorpost er en af posterne på et bilag, vil disse og ikke momsretningen fra kontoplanen styrer momsretningen på alle posterne. Hvis en af posterne i et bilag er en kreditorpost, vil momsretningen på alle posterne blive køb (indgående moms) uanset momsretningen på finanskontoen. Hvis en debitorpost benyttes, vil momsretningen blive salg (udgående moms). Hvis momsretningen fra kontoplanen ønskes benyttet, skal feltet momsretning på fanebladet Generelt afkrydses. Momsretningen fra finanskontoen vil herved blive anvendt på den aktuelle post i stedet for momsretningen fra kreditor- eller debitorposten. Der trækkes moms af debitorindbetaling! Som beskrevet på side 18, så er det debitoren eller kreditoren der momsgruppemæssigt styre momsen på alle posterne på et bilag. Tilfældet med momstræk på indbetaling fra debitor kan opleves, hvis den benyttede finanskonto for bank ikke har varemomsgruppen ingen. En anden løsning er, at benytte modkonteringstypen bank og den aktuelle bank under modkonto. Bemærk: Husk at sætte varemomsgruppen ingen på alle konti uden moms i kontoplanen. Side 20 af 23 01-11-2011
Momsafstemning Rapporten Momssandsynlighed. Grundprincippet i rapporten er, at de enkelte finanskonti checkes for momsopsætningen. Hvis en konto er sat op til at afregne dansk moms, skal eksempelvis posteringer på kontoen på 100.000 normalt medføre 25.000 på momskontiene, hvis den aktuelle momssats på 25% er benyttet. Hvis dette beløb er forskelligt fra 25.000, vil forskellen blive vist som en difference. Hvis der er en difference, vil man normalt checke årsagen til differencen. Rapporten Momssandsynlighed findes under rapporter i Økonomi fanebladet. Afgrænsning på datointervallet vil lette opgaven med at finde relevante differencer. Afgrænsningen vælges ved at benytte Udvælg knappen. Side 21 af 23 01-11-2011
Rapporten viser med ovennævnte opsætning hvilke bilag som har medført en difference i forhold til den forventet moms på kontoen. Kolonne 1 viser Grundlag kolonne 2 den faktiske bogførte moms på bilaget kolonne 3 den forventet moms ud fra momsopsætningen på kontoen. Endeligt vises differencen mellem Bogført moms og Forventet moms i kolonnen Difference. Afregning af moms Til periodiske momsafregning kan punktet Momsafregning benyttes. Momsafregning foretages under: Økonomi/Periodisk/Momsafregning. I feltet Afregningsperiode vælges den aktuelle afregningsperiode (læs side 9 vedrørende opsætning af afregningsperioder). I feltet Fra dato indtastes den første dato i afregningsperioden. Hvis det ønskes, at momsbeløbene for den angivet periode ønskes overført fra moms- /afgiftskontiene over på momsafregningskonto (eller kreditor se side 9 omkring momsmyndighed), skal feltet Posteringsdato udfyldes med den dato der ønskes benyttet på posteringen (normalt den sidste dato i momsperioden). Desuden skal feltet Opdatering være udfyldt med en markering i modsat fald vil der ikke blive foretaget nogen postering. I Feltet Momsafregningsversion kan der vælges mellem forskellige versioner, idet der kan være foretaget korrektioner efter første momsafregningskørsel: Original - Der medtages momsposteringer, som er med i den første afregning i periodeintervallet. Rettelser - Der medtages omposteringer, som ikke var med i den første afregning i periodeintervallet. Rapporteringen vil således omfatte alle efterfølgende afregninger for perioden. Side 22 af 23 01-11-2011
Seneste rettelser - Der medtages momsposteringer, som er medtaget i den sidst foretagne afregning for perioden. Hvis der opdateres i samme kørsel, er denne opdatering den sidste afregning for perioden. Total liste - Alle momsposteringer, som er afregnet i den aktuelle periode. Herefter er det muligt at udskrive en momsafregningsrapport for den valgte periode. Side 23 af 23 01-11-2011