0. Introduktion... 2 1. Hvordan kommer jeg i gang?... 2 2. Start af Makapor... 3 3. Varer... 3 3.1 Varekartotek... 3 3.1.1 Stamdata... 3 3.1.2 Varer andre data... 4 3.1.3 Lagerhistorik... 5 3.2 Lagerregistrering... 5 3.3 Varemodtagelse... 5 3.4 Indgår i liste... 6 3.5 Vareprofil... 6 3.6 Andre udskrifter... 6 4. Indkøb... 6 4.1 Leverandørkartotek... 6 4.1.1 Stamdata... 6 4.2 Indkøbsordrer... 7 4.2.1 Indkøbsordrer specifikation... 7 4.2.2 Priskontrol... 8 4.3 Indkøbsstatistik... 8 4.4 Slette indkøbsordrer... 8 4.5 Andre udskrifter... 8 5. Produktion... 9 5.1 Styklister... 9 5.1.1 Materialestykliste... 9 5.1.2 Operationsstykliste... 9 5.2 Produktionsordrer... 10 5.2.1 Oprettelse af en ny produktionsordre... 10 5.2.2 Redigering af en produktionsordre... 10 5.2.3 Detailplanlægning... 11 5.2.4 Materialerapportering... 11 5.2.5 Time rapportering... 11 5.2.6 Produktionspapirer... 11 5.2.7 Efterkalkulation produktionsordre 12 5.2.8 Styklisteforbrug fra produktionsordre... 12 5.2.9 Lager tilgang fra produktionsordre 12 5.2.10 Tidsforbrug på produktionsordre 12 5.2.11 Slet produktionsordre... 12 5.2.12 Find ordre efter varenavn... 12 5.3 Kapacitetsoversigt... 12 5.4 Jobkø... 12 5.5 Behovsberegning... 12 5.6 Slette produktionsordrer... 13 5.7 Igangværende arbejde... 13 5.8 Periode resultat... 13 5.9 Andre udskrifter... 13 6. Salg... 14 6.1 Salgsordrer og -tilbud... 14 6.1.1 Oprettelse af salgsordre stamdata... 14 6.1.2 Oprettelse af ordrebeskrivelse... 14 6.1.3 Oprettelse af forkalkulation... 15 6.1.4 Salgsordre udskrifter... 16 6.1.5 Dan følgeseddel... 16 6.1.5.3 Dan Faktura af leverance iflg. følgeseddel... 17 6.2 Salg uden salgsordre... 17 6.2.1 Følgeseddellinier... 18 6.2.2 Fakturering af leverance iflg. følgeseddel... 18 6.3 Følgeseddel... 18 6.4 Kundekartotek... 18 6.4.1 Kunder-salgsordrer... 18 6.4.2 Kunder-faktura... 19 6.5 Faktura... 19 6.6 Slette tilbud-/ordrer... 19 6.7 Periode resultat... 20 6.8 Andre udskrifter... 20 7. Stamdata... 20 7.1 Firmaoplysninger... 20 7.2 Betalingsbetingelser... 21 7.3 Leveringsbetingelser... 21 7.4 Stedkartotek... 21 7.5 Ordregrupper... 21 7.6 Nummersystem... 21 7.7 Administrator... 22 8.0 Tips og tricks... 22 8.1 Sådan kan du bruge status... 22 Side 1 af 23
0. Introduktion Velkommen til Makapor, der er et ægte Windows program. Makapor programmet er udviklet for den mindre eller mellemstore håndværks- og industrivirksomhed, der enten producerer egne produkter, og/eller er underleverandør eller sælger serviceydelser, og som bl.a. har behov for: - udarbejde hurtige tilbud - hurtige efterkalkulationer - produktions- og kapacitetsstyring - materialestyring - oversigt over ordrebeholdningen - se samhandel med kunder - udskrive indkøbsrekvisitioner - have lagerstyring på udvalgte varer - arbejde med styklister - arbejde med serieproduktion - arbejde med projektopgaver - have styr på leverancer med følgesedler - udskrive fakturaer plus meget mere Makapor er et helt anderledes og langt mere brugervenligt program, end man kender på markedet i dag. Makapor bygger på, at det skal være let for såvel nybegynderen som den rutinerede bruger. Du skal således ikke huske en masse taster eller funktioner for at komme rundt i programmet, men derimod klikker du dig rundt i systemet med knapper. Makapor er i sin standardversion uafhængigt af et eventuelt økonomisystem, det betyder, at programmet kan anvendes selvom virksomheden ikke har et økonomi system til finansstyring. Makapor er udført i Microsoft Access programmet, og kan derfor samarbejde med andre Microsoft programmer, såsom tekstbehandling og regneark. Desuden kan der, etableres en integration til visse økonomisystemer af din leverandør af økonomisystemet. Programmet er beregnet til at blive vist i en skærmopløsning på minimum 1280 x 800 og ser ud som vist i fig. 1. Skærmopløsningen indstilles i Windows, se Windows vejledningen for denne funktion. 1. Hvordan kommer jeg i gang? Uanset hvordan du vil starte med at bruge systemet, så skal du have oprettet et varekartotek, et stedkartotek og dine egne firmaoplysninger. Varekartoteket skal indeholde: - varenummer - varenavn - varetype - købsenhed - salgsenhed - omregningsfaktor fra købs- til salgsenhed - købspris i købsenhed - salgspris i salgsenhed derudover kan der indtastes andre frivillige data, se herom under oprettelse af varekartotek Stedkartoteket skal indeholde: - operationsstedsnummer - stedbetegnelse - kapacitet pr. dag Dine egne firmaoplysninger skal indeholde: - firmanavn - adresse - postnr. og by - CVRnr. - adgangskode - password derudover kan der indtastes andre frivillige data, se herom under oprettelse af firmaoplysninger Hvis du vil kunne udarbejde tilbud og udskrive ordrebekræftelser skal du have oprettet et kundekartotek. Kundekartoteket skal indeholde: - kundenummer - kundenavn - adresse - postnr. - bynavn - CVRnr. - standard betalingsbetingelse - standard leveringsbetingelse Kartoteker over leverings- og betalings betingelser er oprettet yderligere data kan oprettes. Betalingsbetingelser skal indeholde: - betalingsnummer - betalingsbetingelse Leveringsbetingelser skal indeholde: - leveringsnummer - leveringsbetingelse Hvis du vil kunne udskrive indkøbsrekvisitioner skal du have oprettet et leverandørkartotek. Bør oprettes inden varekartoteket idet hver vare har en primær leverandør. Leverandørkartoteket skal indeholde - leverandørnummer - leverandørnavn - adresse - by Af hjælpekartoteker kan her nævnes Ordregrupper og Nummerstart. Ordregrupper anvendes til at opdele salgsordrerne i forskellige grupper eller forretningsområder. Side 2 af 23
Nummerstart anvendes, hvis du vil starte nummereringerne med bestemte talværdier. Du kan vælge startnummer til: - fakturanummer - følgeseddelnummer - salgsordrenummer - produktionsordrenummer - indkøbsrekvisitionsnummer 2. Start af Makapor Makapor skal startes fra genvejsikonet på skrivebordet. Såfremt du har installeret program og data anderledes end standard skal du i åbningsbilledet angive stien til den korrekte placering af datafilen (MKPdata.mdb). Fig. Udsnit af Varekartoteksbilledet 3.1.1 Stamdata Klik på knappen Ny for at oprette en ny vare. Vil du redigere en allerede indtastet vare, så klik på en vare i vareoversigten og den bliver vist, eller du kan klikke på pilen feltet Find Varenr. eller klik på pilen i feltet Find Varenavn. Når du har fundet varen klikker på knappen Rediger, og du kan nu ændre visse data. Varenr. skal angives, det er alfanumerisk og kan indeholde max. 18 tegn. Tegningsnr. kan angives med op til 20 tegn. Fig. Åbningsbillede Kan du ikke huske placeringen kan du klikke på knappen Gennemse og finde placeringen. Klik på MKPdata.mdb og derefter på Åbn. Nu vises placeringen og du kan klikke på Godkend. Herefter åbnes Hovedmenuen. Fig. Hovedmenu 3. Varer 3.1 Varekartotek I Hovedmenuen klik på Varekartotek. Herefter fremkommer billedet til oprettelse og vedligeholdelse af varekartotek. Varenavn skal angives og kan indeholde op til 35 tegn. Leverandør kan angives og vælges ved at klikke på knappen i højre side af feltet for at vælge en leverandør fra leverandørkartoteket. Varetype skal angives, og der skal anvendes nogle forud reserverede bogstaver: L = Lagervarer som du ønsker at lave lagerstyring på. S = Styklistevarer, hvorpå der vil blive lavet lagerstyring. I = Indkøbte varer, som du selv vil styre indkøbet af og selv registrere til- og afgange fra lager. P = Ressourceangivelse af personer. M = Ressourceangivelse for maskiner. U = angiver en serviceydelse i form af underleverandør indkøb. Købsenhed skal angives, feltet er alfanumerisk og kan indeholde max. 6 tegn. Salgs-/forbrugsenhed skal angives, feltet er alfanumerisk og kan indeholde max. 6 tegn. Omr.faktor er en omregningsfaktoren, der anvendes til at omregne kostpris i købsenhed til kostprisen i salgsenhed, og skal angives. F.eks. køb i kg, forbrug i meter. Default værdien er 1. Købsprisen skal angives, og skal angives i købs enheden. Anvendes ved beregning af kostpriser og efterkalkulationer. Status pris kan ikke oprettes her. Den anvendes ved årsstatus, hvor administrator kan overføre sidste Side 3 af 23
købspris til status pris. Anvendes under andre udskrifter. Tillæg % til købsprisen er default sat til 0,25 (25 %), men kan ændres ved at indtaste ny værdi. Ud fra den valgte tillægs % beregnes salgspris pr. salgsenhed. Salgsprisen pr. salgsenhed kan dog indtastes, og tillægsprocenten beregnes herudfra. Generelt for styringsdata skal du være opmærksom på at tallene for skal angives for forbrugsenheden. Sikkerhedsbeholdning kan angives og er den lagerbeholdning, der skal være en gardering mod f.eks. forlænget leveringstid og lign. Der bør kun være angivet sikkerhedslager på et niveau i styklistekæden. Bestillingspunkt kan angives, og når denne beholdning underskrides i en behovsberegning, vil der blive lavet en disponeringsliste. Beholdning kan kun angives ved oprettelse af en vare. Herefter beregnes lagerbeholdningen. Seriestørrelse kan angives og angiver den normale indkøbs- eller produktionsmængde, skal minimum være 1. Brugt år til dato beregnes ud fra de foretagne registreringer. Brug sidste år anvendes normalt ved årsstatus, hvor administrator kan overføre Brugt år til dato. varen en behandling, hvor du betaler efter vægt. F.eks. galvanisering. Leveringsenhed kan angives. Default er? Anvendes sammen med det næste felt, der angiver omregningsfaktoren fra en købsenhed til en leveringsenhed. Felterne kan anvendes, såfremt du ønsker en indkøbsmængde i købsenhed omregnet til leveringsenhed. F.eks. skruer fra stk. til æske Bemærk er et tekstfelt, som du kan anvende til fri tekst til at angive bemærkninger til varen, eller erfaringer med tidligere leverancer m.m. Fig. Find varenavn Hvis ikke kan huske et varenummer, kan du lave en fritekstsøgning. Indtast din søge tekst i feltet Søgekriterie. Der skal IKKE anvendes jokertegn. Det viste eksempel vil ved tryk på Søg varenavn vise den/de varer hvori læn indgår i varenavnet. Du vælger herefter den vare du søger. 3.1.2 Varer andre data Fig. Søg varenavn Fig. Varekartotek Andre data Vælger du derimod boksen Søg varenavn, vises varekartoteket i alfabetisk orden efter varenavn. Indtaster du et bogstav i boksen f.eks. N, vil der springes til det første varenavn der begynder med N. Indtaster du flere bogstaver vil der springes til den første varenavn, der begynder med denne kombination. Klik på faneblade Andre data for at komme til disse data. Overfladeenhed kan angives. Default er? Anvendes sammen med det næste felt, der angiver omregningsfaktoren fra en købsenhed til en overfladeenhed. Felterne kan anvendes, såfremt du skal give varen en behandling, hvor du betaler pr. overfladeenhed. Vægtenhed kan angives. Default er? Anvendes sammen med det næste felt, der angiver omregningsfaktoren fra en købsenhed til en vægtenhed typisk kg. Felterne kan anvendes, såfremt du skal give Fig. Find Varenr. Side 4 af 23
Vælger du boksen Find Varenr. vises varerne i nummerordren (alfanumerisk). Virker på samme måde som boksen Søg varenavn. Når du er færdig med din oprettelse eller din redigering af en vare klikker du på Registrering af indkøbsordrer skal ske i moduler Varemodtagelse. Reguleringen påvirker forbruget År til dato. 3.3 Varemodtagelse I Hovedmenu klikkes på Varemodtagelse. Herefter fremkommer siden for varemodtagelse. Såfremt du klikker på knappen Slet vare vil du slette den aktuelle vare. Dette kan kun lade sig gøre, såfremt varen ikke indgår i nogen indkøbs-, produktions- eller salgssammenhæng. Der vil blive en udskrift af, hvorfor en vare eventuelt ikke umiddelbart kan slettes. 3.1.3 Lagerhistorik Fig. Varemodtagelse I Oversigt IK-rekv vælges den rekvisition, der skal registreres varemodtagelse for. Herefter vises første linie, der ikke er færdigmeldt eller lukket. Fig. Lagerhistorik Klik på fanebladet Lagerhistorik for at komme til disse data. Her vises til og afgange fra lageret. Såfremt man synes at historikken bliver for lang kan du slette historikken for den viste vare eller hvis en vare skal udgå. Man kan slette den pågældende vares lagerhistorik ved at klikke på skraldespanden. 3.2 Lagerregistrering Med knapperne Post bladres der frem og tilbage mellem de enkelte rekvisitions linier, der ikke er færdigmeldt eller lukket. Der vises 2 linier pr. linie på indkøbsrekvisitionen. Linie 1 angiver data fra indkøbsrekvisition og kan ikke ændres her. I linie 2 kan du nu indtaste modtaget antal i Modt. i købsenhed, herefter vil Leveret i alt blive opdateret og Modtaget i leverings-/forbrugsenhed bliver beregnet. Modtage dato sættes til dags dato ved focus, men kan ændres. Hvis alt er leveret på denne linie, så sættes status til Færdigmeldt eller lukket, og der kan ikke registreres flere leveringer på denne linie. Ved klik på knappen Opdater lager foretages registrering af lagertilgang og opdatering af beholdning. Resultatet af varemodtagelsen kan ses i lagerhistorikken og på indkøbsordrens side for Priskontrol. Fig. Lagerregistrering Anvendes til manuelle indtastninger til regulering af lager til- og afgange. Side 5 af 23
3.4 Indgår i liste 3.6 Andre udskrifter Fig. Indgår i liste Viser hvilke styklister den valgte varer indgår i. Eksemplet viser at den valgte varer indgår i 3 styklister. 3.5 Vareprofil Fig. Andre udskrifter Varer I den øverste del, skal der vælges, fra hvilket varenummer og til hvilket varenummer, den ønskede udskrift skal indeholde. I den nederste halvdel skal der ikke vælges varenummer. Udskriften sker for alle varenumre. Lagerværdi efter status pris viser om der er mængdemæssige ændringer på lageret. Lagerværdi til aktuel pris viser værdien efter sidste oprettede kostpriser. Differencen til status pris er prisændringer. 4. Indkøb 4.1 Leverandørkartotek Fig. Vareprofil Klik på Leverandørkartotek i hovedmenu (fig. 1), herefter fremkommer billedet for oprettelse og vedligeholdelse af leverandørkartotek (fig. 12). Du indtaster/vælger et varenummer og får vist den beregnede beholdnings profil for denne vare. Fig. Udsnit af leverandørkartotekbilledet 4.1.1 Stamdata Klik på knappen Ny for at oprette en ny leverandør eller vælg en leverandør i Leverandøroversigten og klik på knappen Rediger for at ændre data for den valgte leverandør. Leverandørnummer skal angives Side 6 af 23
Navn skal angives, max. 40 tegn Adresse skal angives, max. 40 tegn Postnr. skal angives, max. 10 tegn By skal angives, max. 40 tegn Levering skal angives, der vælges en ønsket standard leveringsbetingelse for leverandøren på listen ved at klikke på pilen i højre side af feltet. Betaling skal angives, der vælges en ønsket standard betalingsbetingelse for leverandøren på listen ved at klikke på pilen i højre side af feltet. Øvrige leverandørdata som kan angives er: Tlf., telefonnummer max. 20 tegn Fax, faxnummer max. 20 tegn E-Mail, E-Mail adresse max. 30 tegn Kontaktperson, max. 30 tegn Klik på knappen Ny og du er klar til at oprette en ny indkøbsordre. Klik på en indkøbsordre i oversigten og klik på Rediger, hvis du vil ændre en eksisterende indkøbsordre. Rekv.nr. udfyldes automatisk med det næste nummer i systemet. Rekv.nr. skal være udfyldt. Ordredato skal udfyldes og sættes ved focus til dags dato, men kan overskrives. Rekvirent (indkøber) kan udfyldes (max. 10 tegn). IK-ordre status skal udfyldes og skal vælges fra listen. Leverandør skal udfyldes og skal vælges ud fra listen. Herefter klikker du på Gem knappen og rekvisitionen vil nu blive vist i oversigten. Når du har indtastet alle oplysninger så klik på. 4.1.2 Samhandel leverandør 4.2.1 Indkøbsordrer specifikation Klik på Rediger og fanen Specifikation og du står på siden for rekvisitionslinier og kan indtaste nye linier eller redigere bestående linier. Fig. Samhandel leverandør Klik på fanen Samhandel. For oven vises, hvilke indkøbsordrer der er afgivet til den pågældende leverandør, og derunder vises hvilke indkøbs linier, der er på den på gældende ordre. Ved flere indkøbsordrer vælges en indkøbsordre ved at klikke en gang i ordrenummeret. Ved dobbeltklik på ordrenummeret springes der til denne indkøbsordre. Fig. Specifikation Linienr. skal angives. Det kan anbefales at bruge tallene i spring på 10. Varenr. skal angives og kan kun vælges ud fra listen. Varen kan også findes ud fra navn i boksen Søg på varenavn. 4.2 Indkøbsordrer I Hovedmenu klikkes på Indkøbsordrer. Herefter fremkommer siden for indkøbsordrer. Fig. Søg på varenavn Når du har fundet den rigtige vare, klikkes på knappen Overfør til ordre, og varen bliver tilføjes som en ny linie i specifikationer. Fig. Indkøbsordrer stamdata Varetype angives automatisk og kan ikke ændres her. Varenavn angives automatisk og kan ikke ændres her. Side 7 af 23
Købsenhed angives automatisk og kan ikke ændres her. Købspris hentes fra varekartoteket, men kan ændres. Købspris bør angives. Antal bestilt skal angives i købsenheder. NB husk omregning. Leveringsdato skal angives. Rekvisitionsnotat kan udfyldes og, det kan bl.a. anvendes til at angive leveringsadresser for de enkelte linier. Notatet udskrives på rekvisitionen. 4.2.2 Priskontrol Klik på fanen Priskontrol og du står på siden for kontrol af indkøbspris. Fig. Indkøbsstatistik Du vælger den vare du vil kigge på i boksen Find varenr. Herefter alle foretagne indkøb på den pågældende vare, uanset om ordren ikke er startet eller lukket. 4.4 Slette indkøbsordrer I Hovedmenu klikkes på Slette indkøbsordrer. Herefter fremkommer menuen for at slette indkøbsordrer. Fig. Realiseret indkøbspris Siden åbnes med focus på planlagt indkøbspris. Når realiseret indkøbspris får focus, sættes den til samme værdi som planlagt indkøbspris. Realiseret indkøbspris kan herefter ændres. Hvis du ikke bruger modulet varemodtagelse, kan du indtaste leveret antal her. Ved delleveringer skal du huske at indtaste totalt leveret antal. Når den enkelte linie på indkøbsordren er fuldt leveret, kan du færdigmelde denne, hvis du bruger modulet Varemodtagelse. I Stamdata kan ordren færdigmeldes når alt er leveret, og når realiseret købspris er indtastet kan ordren lukkes, Lukket Dato på stamdata siden vil blive sat til dags dato. Fig. Menu Slette indkøbsordrer Du skal indtaste en fra dato og en til dato, når du klikker på Slet knappen, vil alle indkøbsordrer der er lukket mellem de to datoer blive slettet. 4.5 Andre udskrifter I Hovedmenu klikkes på Andre udskrifter. Herefter fremkommer menuen for andre udskrifter. 4.3 Indkøbsstatistik I Hovedmenu klikkes på Indkøbsstatistik. Herefter fremkommer siden for indkøbsstatistik. Fig. Andre udskrifter Side 8 af 23
5. Produktion 5.1 Styklister 5.1.1 Materialestykliste Klik på fanen Materialestykliste, herefter vises siden for oprettelse og redigering af materialestyklister. Klik på knappen Styklister, herefter fremkommer Stykliste stamdatasiden. Fig. Materialestykliste Fig. Udsnit Styklistestamdata Styklisten vises som låst. Klik på den vare i styklisteoversigten, du vil oprette eller redigere en materiale- eller operationsstykliste på og klik på Rediger, så bliver redigerbare felter låst op. De låses igen ved klik på Gem. Du kan alternativt bruge søge i boksene. Felter med grå baggrund kan ikke rettes. Det er beregnede felter eller data fra varekartoteket. Der kan kun oprettes eller redigeres styklister på varer der i varekartoteket har fået angivet varetypen S. Styklistniv. Angiver, hvor i stykliste hierarkiet denne vare befinder sig. 0=øverste niveau og er en færdigvare. Varetype, Std.kostpris og Seriestr. Hentes fra varekartoteket. Tid alle niv. Angiver, hvor mange timer, der medgår til fremstilling af varen, regnet fra laveste stykliste niveau. Matr.kr./serie, Prod.kr./serie og VOkr./end. Er beregnede felter. Ved oprettelse af en ny stykliste kan du kopiere fra en tidligere oprettet stykliste. Klik på knappen rediger, vælg fra hvilken vare du vil kopiere og klik på knappen Kopier. Du vil blive spurgt om du vil kopiere henholdsvis materiale- eller operationsstyklisten. Ved klik på knappen Opdater pris, vil du overføre den beregnede pris VOkr./enh. til varekartotekets Std. kostpris. Ved klik på knappen Genberegn alle styklister, genberegnes og ajourføres alle styklisteniveauer, og de VOkr./enh. vil blive overført til varekartotekets Std. kostpris. Lin.nr. skal angives, det anbefales at anvende spring på 10. Varenr. skal angives og vælges ud fra listen, der kan kun vælges varer med typen I, L eller S. Type, Navn og Enhed sættes automatisk efter angivelsen i varekartoteket. Kode skal angives. Kode angiver om materialeforbruget er pr. serie eller pr. enhed. 0=pr. serie, 1=pr. enhed Sted kan angives og vælges ud fra listen. Det angiver, det sted, hvor varen skal udleveres til. Forbrug skal angives i den angivne enhed. a pris hentes fra varekartotekets kostpris. Kr./serie beregnes automatisk Klikkes der på knappen Åbn notatformular, kan du til den enkelte materialelinie angive kommentarer i fri tekst. Notatet kommer med på materialerekvisitionen. 5.1.2 Operationsstykliste Klik på Operationsstykliste, herefter vises siden for oprettelse og redigering af operationsstyklister. Fig. Operationsstyklister Opr.nr. skal angives, det anbefales at anvende spring på 10. Varenr. skal angives og vælges ud fra listen, der kan kun vælges varer med typen P, M eller U. Operationsbeskrivelse kan indtastes. Enhed sættes automatisk efter angivelsen i varekartoteket. Kode skal angives. Kode angiver om tidsforbruget er pr. serie eller pr. enhed. 0=pr. serie, 1=pr. enhed. Bemand skal angives, og angiver hvor stor en del af procestiden, der er mandebetjent. Side 9 af 23
Eks. En mand passer 2 maskiner, bemanding sættes til 0,5. Sted kan angives og vælges ud fra listen. Det angiver, det sted, hvor operationen normalt skal udføres. Forbrug kan angives i den viste enhed, og kan angives med op til 4 decimaler (0,0001 time = 0,36 sek.). A pris hentes fra varekartotekets kostpris. Kr./serie beregnes automatisk. Klikkes der på knappen Åbn notatformular, kan du til den enkelte operationslinie angive kommentarer i fri tekst. F.eks. Arbejdsinstruktioner, brug af bestemte værktøjer m.m. Notatet kommer med ud på jobkortene. Oprettet angiver dato for oprettelsen og dannes automatisk. Redigeret angiver dato for sidste redigering og dannes automatisk. Afslutn. dato angives automatisk, når ordren lukkes, og anvendes ved senere produktionsstatistikker. Ordrenotat kan anvendes til eventuelle bemærkninger til ordren. Klik nu på knappen Dan ordrelinier. Materiale- og operationslinier dannes nu ud fra den oprettede stykliste og det angivne antal i I gangsat. Klik på Gem knappen for at bekræfte oprettelsen. Produktionsordren er nu oprettet, og vil blive vist i oversigten i højre side og kan vælges herfra. 5.2 Produktionsordrer Fra Hovedmenuen vælges Produktionsordrer, herefter fremkommer stamdatasiden for produktionsordrer. 5.2.2 Redigering af en produktionsordre 5.2.2.1 Materialebudget Der klikkes på fanen Materialebudget. Herefter fremkommer siden for materialebudget. Fig. Produktionsordrer 5.2.1 Oprettelse af en ny produktionsordre Klik på knappen Ny for at oprette en ny produktionsordre. P.ordrenr. skal være udfyldt og udfyldes automatisk med det næste nummer i nummersystemet. Varenr. skal udfyldes og vælges ud fra de oprettede styklister, og angiver den vare, der skal produceres. Alternativt brug søgeboksene til at finde varen. I gangsat skal udfyldes med det antal af varen, der skal produceres. Default foreslås seriestørrelsen som angivet i varekartoteket. Produceret skal ikke angives nu, men skal angives inden, der lagerregistreres forbrug af styklistematerialer og tidsforbrug, og inden ordren færdigmeldes eller lukkes. Ordrestatus vælges ud fra listen. Når ordrestatus ændres fra Ikke startet, vil visse felter blive låst, ønskes disse felter senere ændret, sættes Ordrestatus til Ikke startet. Ændringerne foretages og Ordrestatus ændres tilbage. Startdato skal angives. Den angivne startdato for ordren overføres default til alle operationslinier. Slutdato skal angives. Den angivne slutdato for ordren overføres default til alle operationslinier. Initialer på den der opretter ordren kan angives Fig. Materialebudget Klik på Rediger og du kan nu ændre data ud for det enkelte aktivitetsnummer (Aktnr.). NB. Pas på du ikke utilsigtet ændrer Aktnr. Du kan ændre varenummer, forbrugssted, forbrugskode og planlagt forbrug pr. enhed. Du kan tilføje nye materialeaktiviteter, det anbefales at bruge spring på 10 til Aktnr., dette gør du ved at skrive i linien markeret med en *. Du kan slette materialeaktiviteter. Marker linien og delete den. Klik på Gem, når du er færdig 5.2.2.2 Operationsbudget Der klikkes på fanen Operationsbudget. Herefter fremkommer siden for operationsbudget. Fig. Operationsbudget Side 10 af 23
Klik på rediger, og du kan nu ændre data ud for det enkelte operationsnummer (Opr.nr.). NB. Pas på du ikke utilsigtet ændrer Opr.nr. Du kan ændre procesnummer, operationsbeskrivelse, tidskode (TK), bemanding (BM) og planlagt procestid pr. enhed. Du kan tilføje nye operationer, det anbefales at bruge spring på 10 til opr.nr.. Du kan slette operationer. Marker linien og delete den. Klik på Gem, når du er færdig 5.2.3 Detailplanlægning Der klikkes på fanen Planlægning. Herefter fremkommer siden for planlægning. Der kan for den enkelte materialeaktivitet rapporteres om realiseret forbrug for serien og kostpris gældende for denne produktionsordre. Default vises planlagt forbrug ved indgangen til feltet Ved klik på Blyanten (vises ikke, hvis status=ikke startet) registreres realiseret forbrug = planlagt forbrug for alle materialelinier, herefter kan de enkelte linier korrigeres. 5.2.5 Time rapportering Der klikkes på fanen Real tidsforbrug. Herefter fremkommer siden for angivelse af realiseret tidsforbrug. Fig. Planlægning Startdato og slutdato for hver operation er ved oprettelsen sat til ordrens start- og slutdato, disse kan ændres for de enkelte operationer. Ved klik på Plan forlæns vil ordren blive planlagt ud fra startdatoen. Ved klik på Plan baglæns vil ordren blive planlagt baglæns ud fra leveringsdatoen. Denne form for planlægning kan kun foretages, såfremt ordren har status ikke startet. NB. Der planlægges kun på hverdage. Der er ikke noget check af, om den indtastede dag også er en arbejdsdag. Ligeledes er der heller ikke noget check af, om kapaciteten er til stede. NB. Ordrens startdato anvendes i behovsberegningen til dannelse af forventet afgang af materialerne. Derfor hvis du planlægger baglæns på operationer, så husk at ændre startdatoen på fanen Stamdata. Fig. Realiseret tidsforbrug Der kan for den enkelte operation rapporteres om forbrugte mandetimer og forbrugte procestimer på arbejdsstedet. Bemandingen beregnes ud fra de angivne tider. Ved klik på Blyanten (vises ikke, hvis status=ikke startet) registreres realiseret forbrug = planlagt forbrug for alle operationslinier, og de kan herefter korrigeres. 5.2.6 Produktionspapirer Ved klik på knappen Prod.papir fremkommer en menu til udskrivning af produktionspapirer på den viste produktionsordre. 5.2.4 Materialerapportering Der klikkes knappen Rediger og på fanen Real materialeforbrug. Herefter fremkommer siden for angivelse af realiseret materialeforbrug. Fig. Udskrift produktionspapirer Rutekort følger normalt ordren gennem produktionen. Matr. rekv. bruges til fremtagning af de nødvendige materialer Jobkort angiver hvilken proces medarbejderen skal udføre, og danner grundlag for skrivning af dagsedler. Fig. Materialerapportering Side 11 af 23
5.2.7 Efterkalkulation produktionsordre Ved klik på en af de to knapper henholdsvis vises og udskrives en efterkalkulation for den viste vare. Kan kun anvendes såfremt ordren er lukket 5.2.8 Styklisteforbrug fra produktionsordre Ved klik på knappen Styklist. forbrug fraskrives det realiserede materialeforbrug af L og S varer på produktionsordren fra lagerbeholdningen, og År til dato forbrug opdateres. 5.2.9 Lager tilgang fra produktionsordre Ved klik på knappen Lager tilgang tilskrives det producerede antal til lageret. Denne beregning kan tage et lille stykke tid afhængig af antal ordrer og hastigheden på den anvendte Pc er. Efter at beregningen er foretaget kan du klikke på et operationssted, og du vil så få vist det samlede kapacitetsbehov for operationsstedet. Specifikationen viser, hvilke produktions- og salgsordrelinier, der har dannet kapacitetsbehovet. 5.4 Jobkø Fra hovedmenuen vælges Jobkø. Herefter fremkommer siden for jobkø. 5.2.10 Tidsforbrug på produktionsordre Ved klik på knappen Tidsforbrug, opdateres år til dato for det pågældende P-varenummer med det registrerede forbrug. 5.2.11 Slet produktionsordre Ved klik på knappen Slet, slettes den viste produktionsordre, og den kan ikke senere hentes frem. 5.2.12 Find ordre efter varenavn Hvis du ikke kan huske et ordrenummer, men har varenavnet, så skal du finde varenavnet i søge boksen Find efter navn. Når du har fundet navnet, vises alle produktionsordrer på det pågældende varenavn som vist i listen nederst til højre. Her vælger du så den ordre du vil have vist. 5.3 Kapacitetsoversigt Fra hovedmenuen vælges Kapacitetsoversigt. Herefter fremkommer siden for kapacitets oversigt. Fig. Jobkø oversigt Her vises alle operationer fra produktions- og salgsordrelinier som endnu ikke er igangsat. Disse kan igangsættes herfra ved at ændre status fra ikke startet til igangsat. Når status bliver sat til igangsat vil linie forsvinde fra oversigten. I produktionsordrens detailplanlægning og henholdsvis salgsordres Planlægning, vil operationen nu være vist som igangsat og med den realiserede startdato. 5.5 Behovsberegning Fra hovedmenuen klikkes på knappen Behovsberegning. Herefter fremkommer siden for behovsberegning. Fig. Kapacitetsoversigt Når du klikker på knappen Dan kapacitetsbehov, starter beregning af de resterende procestimer på alle varetyper P, der er anvendt i salgs- og produktionsordrelinier. Beregningen gennemføres for alle produktionsordrer der ikke er lukket. Fig. Behovsberegning Første gang du åbner siden vil feltet Beregnet sidst være blank. Side 12 af 23
Klik på knappen Behovsberegning for at starte behovsberegningen (den kan tage et lille stykke tid afhængig af din PC). Materialer på produktionsordrer beregnes brugt på produktionsordrens startdato. Materialer på salgsordrer beregnes brugt på leveringsdatoen. Behovsberegningen foretages på data her og nu og foretages kun på varenumre, der har varetype L og S. Når beregningen er gennemført, vil der fremkomme en Mancoliste sidste behovsberegning med L og S varer, der kommer under bestillingspunkt på et eller andet tidspunkt i fremtiden. Klik på en vare i mancolisten, og du vil nu i beholdningsprofilen se, de planlagte til- og afgange, der er i systemet, og du kan samtidig se, hvornår mancoen indtræffer = hvornår skal du have en tilgang klar. Du kan vælge at udskrive den komplette Mancoliste. Knappen < Bestil.pkt. viser en oversigt over I, L og S varer, der aktuelt har en fysisk beholdning under bestillingspunkt. 5.6 Slette produktionsordrer Fig. Igangværende arbejde Når du klikker på knappen Dan Igangværende arbejde, starter beregning af de forbrugte mande- og procestimer på alle operationslinier på produktions- og salgsordrer, der ikke er lukket. Udskriften viser en sammentælling pr. operationssted og i alt for produktionen. 5.8 Periode resultat Fra hovedmenuen vælges Perioderesultat. Herefter fremkommer en menu. Fra hovedmenuen vælges Slette P. ordrer. Herefter fremkommer en menu. Fig. Perioderesultater Fig. Slette produktionsordrer Du skal indtaste et tidsinterval indenfor, hvilket du ønsker at slette alle produktionsordrer, der er lukket. 5.7 Igangværende arbejde Fra hovedmenuen vælges Igangværende arbejde. Herefter fremkommer siden for Igangværende arbejde menu. Først skal du angive, hvilken periode du vil have resultatet beregnet for. Klik derefter på den viste knap Beregn resultat. Nu beregnes resultatet for alle produktionsordrer, der er lukket i den givne periode. Resultatet kan ses på udskrifterne. 5.9 Andre udskrifter Fra hovedmenuen vælges Andre udskrifter. Herefter fremkommer en menu. Side 13 af 23
Rekv. (kundens eventuelle rekv. nr.) kan angives, max. 20 tegn. Kunderef. kan angives, max. 25 tegn. Leveringsdato skal angives, når Type er sat til Ordre. Startdato sættes default til Leveringsdato. Startdato anvendes i behovsberegningen, som den dato, hvor materialer skal anvendes. Såfremt ordren er et projekt med en gennemløbstid sættes datoen til forventet startdato. Lev.adr., Lev.postnr., og Lev.by kan angives, foreslås automatisk til kundens standard adresse, den kan dog overskrives. Fig. Andre udskrifter Indtast en skæringsdato. Du kan nu vælge, at få vist operationer der skulle have været afsluttet, men ikke er det endnu eller du kan få vist produktionsordrer, der skulle have været afsluttet, men ikke er det endnu. 6. Salg 6.1 Salgsordrer og -tilbud Klik på Salgsordrer eller -tilbud i hovedmenu. Her gennemgås Salgsordrer, salgstilbud fungerer på samme måde. Den sidst indtastede salgsordre vil blive vist. Sagsbeh. kan angives, max. 5 tegn. Type skal angives. Der kan vælges mellem Tilbud eller Ordre. Gruppe kan angives, vælges ud fra oprettede ordregrupper. Oprettet sættes til dags dato. Kan overskrives. Ordredato skal udfyldes, når Type er lig Ordre. Status kan vælges ud fra listen. Når Status ændres fra Ikke startet, vil visse felter blive låst. Hvis du vil ændre disse felter senere, sættes Status tilbage til Ikke startet. Der klikkes på gem, ændringerne foretages og Status ændres tilbage. Lukket skal udfyldes, når Status sættes til lukket. Det er dato for lukning, der er afgørende for om ordren kommer med i opgørelsen af perioderesultatet. Momssats skal angives, sættes som standard til 25 %. Salgstype skal angives, og kan vælges ud fra listen. Vælges Aftalt rabat % bliver du bedt om at angive en rabat %, den kan ændres senere. Vælges fastpristilbud bliver du bedt om at angive en fastpris, den kan også ændres senere. Fig. Salgsordrer 6.1.1 Oprettelse af salgsordre stamdata Klik på knappen Ny for at oprette en ny salgsordre. Ordrenummer udfyldes automatisk med det næste nummer fra nummersystemet. Der anvendes samme nummersystem til tilbud og ordrer. Ordrenummer skal være udfyldt. Overskrift til salgsordren kan angives, max. 50 tegn. Overskriften vil fremkomme på tilbud og ordrebekræftelser. NB: Overskriften bliver overskrevet, hvis du senere kopierer fra en tidligere salgsordre. Kundenummer kan kun vælges ud fra kundekartoteket. Valuta skal angives og vælges ud fra listen. Default er kundens standard valuta. Ved senere ændring skal du huske at indtaste ny Real.kurs. Klik på Gem knappen for at bekræfte oprettelsen. Salgsordren vil nu blive vist i salgsordreoversigten i højre side og kan senere vælges herfra. Såfremt du vælger Salgstype Fastpris åbnes feltet Fastpris, hvor du kan angive en fastpris. Linierne på forkalkulationen vil så ikke blive udskrevet på ordren eller tilbuddet. Betalings- og leveringsbetingelser tages fra kunde kartoteket, men kan overskrives for den enkelte ordre. 6.1.2 Oprettelse af ordrebeskrivelse Klik på fanebladet Ordrebeskrivelse. Herefter fremkommer siden for Ordrebeskrivelse. Side 14 af 23
Pos.nr. skal angives. Det kan anbefales at bruge tallene i spring på 10. Varenummer skal angives og kan kun vælges ud fra listen, når du står i feltet Fig. Ordrebeskrivelse I det øverste felt kan du indtaste din ordrebeskrivelse. F.eks. leveringsbetingelser. Beskrivelsen bliver udskrevet på tilbud og ordrebekræftelser. NB: beskrivelsen bliver overskrevet, hvis du senere kopierer fra en tidligere salgsordre. I det nederste felt kan du oprette et internt notat på ordren, som ikke bliver udskrevet på tilbud og ordrebekræftelser. 6.1.3 Oprettelse af forkalkulation Dette kan gøres på 2 måder, enten kopieres data fra en tidligere salgsordre/-tilbud eller dataene indtastes. 6.1.3.1 Kopiering af salgsordre Sørg for at du har klikket på fanebladet Forkalkulation. I nederste højre hjørne vælges den salgsordre eller - tilbud, der skal kopieres fra ved at klikke på pilen. Herefter klikkes på knappen til højre for at gennemføre kopieringen og til slut klikkes på Gem knappen. NB: Kopieringen overskriver eventuelt tidligere indtastet overskrift og salgsordrebeskrivelse. 6.1.3.2 Indtastning af forkalkulation Der klikkes på fanebladet Forkalkulation. Herefter fremkommer siden for forkalkulation. Beskrivelse kan angives, såfremt varetypen er P (proces) eller M (maskine), der kan f.eks. skrives, hvad der skal udføres. For øvrige varetyper hentes beskrivelsen fra varekartoteket. Feltet B angiver om linien skal udskrives på tilbud og ordrebekræftelse. 1=bekræftes, 0=bekræftes ikke. Sted skal angives, hvis man vil se kapacitets belastningen. Sted angiver arbejdsstedet, hvor en proces udføres eller materialer skal leveres til. Enh. (enhed) angives automatisk og kan ikke ændres her. Forbruget angives i antal salgs-/forbrugsenheder til ordren. Kostpris pr. forbrugsenhed foreslås til kostprisen i varekartoteket, men kan overskrives til anden og mere aktuel kostpris. Salgspris pr. forbrugsenhed foreslås til salgsprisen i varekartoteket, men kan overskrives til anden og mere aktuel salgspris. Salg linie beregnes automatisk og kan ikke ændres her. Klik på Gem knappen, når du ikke har flere ordrelinier. Kan du ikke huske varenummer kan du klikke på boksen Søg varenavn, og når du har fundet varen klikker du overfør til ordre. Husk du skal selv skrive antal. Boksen vises kun ved ny oprettelser og redigering. 6.1.3.3 Tidsplan Der klikkes på fanen Tidsplan. Herefter fremkommer siden for Tidsplan. Fig. Tidsplan eksempel Fig. Forkalkulation Der kan angives start- og slutdato for de enkelte pos.nr. der har varetype P eller M. Side 15 af 23
Der checkes ikke om den angivne dato er en lørdag, søndag, helligdag eller feriedag. Datoerne vil blive udskrevet på jobkortene. Tidliste startdato her bør også være startdato for salgsordren af hensyn til behovsberegningen. 6.1.3.4 Oprettelse af aktionsnotat 6.1.4 Salgsordre udskrifter Sørg for at du har valgt den rigtige salgsordre til udskriften. Der klikkes på knappen Udskrifter, herefter fremkommer en menu med de udskrifts muligheder, der kan vælges. Klik på knappen Akt.notat, herefter fremkommer siden for aktionsnotat. Fig. Aktionsnotat eksempel Aktionsnotat kan angives, og vil blive udskrevet på respektive materiale- og jobkort. 6.1.3.5 Færdigmelding Efter at de enkelte materialer bliver brugt og operationer bliver gennemført, kan der ske tilbagemelding af forbruget til salgsordren. Tilbagemeldingen er en forudsætning for at kunne beregne en efterkalkulation. Sørg for, at du har valgt den rigtige salgsordre, og klik på fanebladet Færdigmelding. Herefter fremkommer siden for Færdigmelding. Fig. Udskriftsmenu salgsordrer Du kan nu vælge om du vil udskrive til skærm eller til printer. Når du har valgt, lukker du vinduet som et normalt Windows objekt ved klik på det røde kryds. Tilsvarende gælder for salgstilbud. Når et tilbud eller ordrebekræftelse udskrives sætter man ordrestatus under stamdata til Igangsat. 6.1.5 Dan følgeseddel Oprettelse af en følgeseddel er nødvendig, såfremt du også vil udskrive en faktura fra systemet og foretage lagerregistrering af L og S varer fra salgsordrer. Det er frivilligt om følgesedlen skal fremsendes til kunden. Sørg for at du har valgt den rigtige salgsordre til dannelse af følgeseddel. Der klikkes på knappen Dan følgeseddel. Vær opmærksom, at der dannes en ny følgeseddel for hvert klik. Følgesedlen dannes ud fra tilbagemeldt forbrug og der skiftes automatisk til visning af stamdata for den dannede følgeseddel. Fig. Efterkalkulation eksempel Der kan angives et realiseret forbrug. Når der flyttes til feltet Realis. angives som standard det planlagte forbrug fra forkalkulationen, dette kan ændres til aktuelt forbrug. Når der flyttes til felterne Kostpris og Salgspris foreslås priserne, som oprettet under forkalkulationen, disse kan ændres til de aktuelle realiserede priser. Når indtastningen er færdig klikkes på Gem. Forneden vises nu efterkalkulationen. Fig. Følgeseddel Det første du skal gøre er at klikke på Gem, følgesedlen vil så blive vist i Følgeseddel oversigt, og kan vælges herfra. Side 16 af 23
Du kan klikke på fanebladet Specifikation for at se og eventuelt korrigere indholdet af følgesedlen. 6.1.5.1 Korrigere indhold af følgeseddellinier Du kan korrigere indholdet af de enkelte linier. Klik på knappen Rediger for at slette linier eller redigere leveret antal Du må ikke tilføje nye linier, såfremt følgesedlen er lavet ud fra en salgsordre. Se afsnit Salg uden salgsordre. Marker linien du vil slette og tryk på Delete tasten. NB. Ved delleveringer skal du være opmærksom på, at den angivne mængde er den totale tilbagemeldte mængde på ordren, og mængden skal derfor tilpasses den aktuelle levering. 6.1.5.2 Udskrift af følgeseddel Du kan klikke på knappen Vis følgeseddel for at se udskrift inden den udskrives og du kan klikke på Udskriv følgeseddel for at printe den ud, ved udprintning sættes status automatisk til færdigmeldt. Fig. Faktura Det første, du skal gøre, er at klikke på Gem, fakturaen vil så blive vist i faktura oversigten, og kan vælges herfra. Fakturatype kan redigeres, det anbefales kun at bruge a conto eller slutfaktura. Fakturadato kan redigeres. Fakturastatus kan redigeres, det anbefales kun at bruge Aktiv eller Annulleret. Fakturabeløb kan redigeres ved a conto afregninger og fastpris. Klik på fanebladet Specifikation og fakturalinierne vil blive vist. 6.1.5.3 Lagerregistrering af forbrug Når følgesedlen er udskrevet, vil det være naturligt at foretage en lagerregistrering. Dette gøres ved at klikke på knappen Lager. Der vil nu blive registreret lager af- og tilgange for varetyperne I, S og L for leveret antal ifølge følgesedlen. Resultatet kan nu ses i Lagerhistorikken i varekartoteket. 6.1.5.3 Dan Faktura af leverance iflg. følgeseddel Sørg for, at du har valgt den rigtige følgeseddel til dannelse af faktura. Følgesedlen skal være vist eller udskrevet før der kan dannes en faktura. I den nederste ramme klikkes på Dan faktura, herefter dannes faktura ud fra følgeseddellinier og der skiftes automatisk til visning af stamdata for den dannede faktura. Fig. Fakturalinier Klik på Udskrifter. Du vil se en menu, hvor du kan vælge om du vil se en udskrift eller du vil udskrive til printer med det samme. Du kan også vælge at udskrive som kreditnota. 6.1.5.4 Slet følgeseddel Du kan slette en følgeseddel ved at klikke på knappen 6.2 Salg uden salgsordre Det er muligt at gennemføre et salg uden først at lave en salgsordre. Det vil være mest brugt ved lagersalg, kontantsalg fra lager og f.eks. ved salg af ting udenfor varekartoteket. Fra Hovedmenuen vælges Følgeseddel. Du klikker nu på Ny for at danne en ny følgeseddel. Du skal vælge ordrenr. 0. Du kan vælge en kunde fra Kundekartoteket. Du angiver en oprettet dato og en leveringsdato. Leveringsadressen er angivet til Afhentet, men kan overskrives. Klik nu på Gem. Side 17 af 23
6.2.1 Følgeseddellinier Du skal klikke på Rediger før du kan tilføje linier Du kan angive følgeseddels linier som vist i fig. Fig. Kundekartotek Fig. Følgeseddel linier Linienr. skal angives og kan med fordel vælges i spring af 10. Varenr. skal angives, varer udenfor varekartoteket angives med varenr. 0. Varebetegnelse for varenr. 0 angives til Ej angivet, men kan overskrives Enh. Angives til stk., men kan overskrives. Mængde skal angives. Du kan klikke på Vis følgeseddel for at se udskrift inden den udskrives og du kan klikke på Udskriv følgeseddel for at printe den ud. Når følgesedlen er udskrevet, vil det være naturligt at foretage eventuel lagerregistrering. Dette gøres ved at klikke på Lager. Det vil nu blive registreret lager af- og tilgange for varetyperne S og L. Resultatet kan nu ses i Lagerhistorikken. 6.2.2 Fakturering af leverance iflg. følgeseddel Dannelse, redigering og udskrivning gennemføres på samme måde som beskrevet i afsnit 6.5.1.3 for salgsordrer. Ved dannelsen af fakturalinier vil der ikke være nogen salgspris pr. enh. for varenr. 0, den vil derfor kunne angives ved klik på fakturalinier. Fakturabeløbet der er vist på stamdatasiden er kun for de varer, der findes i varekartoteket, men vil ikke blive brugt. 6.3 Følgeseddel Brugen af følgeseddel er beskrevet i afsnit 6.1.5 Dan følgeseddel og underpunkterne hertil. 6.4 Kundekartotek Klik på knappen Ny for at oprette en ny kunde eller klik på en kunde i kundeoversigten, hvis du vil redigere kundedata. Kundenummer skal angives. Kundenavn skal angives, max. 40 tegn. Adresse skal angives, max. 40 tegn Adresse1 kan angives max. 40 tegn Postnr. skal angives, max. 10 tegn By skal angives, max 35 tegn Standardvaluta skal angives/vælges, der vælges en standard valuta for kunden på listen ved at klikke på pilen i højre side af feltet. Levering skal angives, der vælges en standard leveringsbetingelse for kunden på listen ved at klikke på pilen i højre side af feltet. Betaling skal angives, der vælges en standard betalingsbetingelse for kunden på listen ved at klikke på pilen i højre side af feltet. Ordrebetingelser skal angives, der vælges en standard ordrebetingelse for kunden på listen ved at klikke på pilen i højre side af feltet. Rabat skal angives, standard rabat % for kunden, angives som f.eks. 0,15 (15 %). Øvrige kundedata som kan angives er: Tlf., telefonnummer max. 20 tegn Fax, faxnummer max. 20 tegn E-Mail, E-Mail adresse max. 30 tegn Kontaktperson, max. 30 tegn CVRnr. skal angives, hvis der skal udskrives faktura. 6.4.1 Kunder-salgsordrer Klik på fanen Salgsordrer for at komme frem til siden Salgsordrer. Klik på Kundekartotek i hovedmenuen, herved fremkommer billedet for oprettelse og vedligeholdelse af kundekartotek. Side 18 af 23
Du kan ikke oprette en faktura her. Det skal ske via en følgeseddel. Du kan redigere i en fakturas stamdata og tilføje nye fakturalinier og slette fakturalinier. Klik på knappen rediger og de stamdata, der kan redigeres får hvid baggrund.. Fig. Salgsordrer Ved et klik på et ordrenummer i den øverste del, vises ordren linier i det nederste billede. Ved et dobbeltklik på et ordrenummer, springer systemet til Salgsordrer og åbner den ønskede ordre. Der kan ikke foretages ændringer her Klik på fanen Specifikation for at komme til siden Specifikation. 6.4.2 Kunder-faktura Klik på fanen Faktura for at komme frem til siden Faktura. Fig. Fakturaspecifikationer Når du har klikket på knappen Rediger kan du slette fakturalinier. Når du også klikker på knappen Tilføj kan du tilføje nye fakturalinier. Når din ændringer er færdige, så klik på Gem knappen. Fig. Faktura Ved et klik på en faktura i den øverste del, vises fakturaens linier i det nederste billede. Ved et dobbeltklik på en faktura, springer systemet til Faktura og åbner den ønskede faktura. Der kan ikke foretages ændringer her 6.6 Slette tilbud-/ordrer Klik på Slette tilbud/ordrer i hovedmenuen (fig. 2), herved fremkommer billedet sletning af salgstilbud og ordrer. 6.5 Faktura Klik på Faktura i hovedmenuen, herved fremkommer billedet for vedligeholdelse og udskrift af fakturaer. Fig. Faktura Side 19 af 23
Fig. Slette salgstilbud og -ordrer Du skal indtaste et tidsinterval indenfor, hvilket du ønsker at slette alle tilbud og ordrer, der er lukket. 6.7 Periode resultat Fra hovedmenuen vælges Perioderesultat. Herefter fremkommer en menu. Fig. Andre udskrifter Indtast en skæringsdato. Du kan nu vælge, hvilken udskrift du ønsker. 7. Stamdata 7.1 Firmaoplysninger Klik på Firmaoplysninger i hovedmenuen, herved fremkommer billedet for oprettelse og vedligeholdelse egne data. Fig. Periode resultat Først skal du angive, hvilken periode du vil have resultatet beregnet for. Klik derefter på den viste knap Beregn resultat. Nu beregnes resultatet for alle salgsordrer, der er lukket i den givne periode. Resultatet opdeles på de ordregrupperinger du har oprettet (se afsnit ordregrupper) og vil fremgå af udskrifterne. 6.8 Andre udskrifter Fra hovedmenuen vælges Perioderesultat. Herefter fremkommer en menu. Fig. Firmaoplysninger Firmaoplysningerne bliver brugt på de forskellige udskrifter, så er oplysningerne tilgængelige bør man i egen interesse også oprette dem her. NB. Der skal altid afsluttes med at indtaste det tildelte password, har du ikke købt licens endnu så skal du ikke åbne dette vindue. Side 20 af 23
7.2 Betalingsbetingelser Klik på Betalingsbetingelser i hovedmenuen (fig. 2). Herefter fremkommer billedet for oprettelse og vedligeholdelse af betalingsbetingelser. Figur Stedkartotek Fig. Betalingsbetingelser Klik på knappen Ny for at tilføje nye betalings betingelser. Betalingskode skal angives. Beskrivelse af betingelse skal angives max. 32 tegn. Beskrivelse til eksportordrer kan angives. 7.3 Leveringsbetingelser Klik på knappen Ny for at tilføje et operationssted. Operationsstedsnr. skal angives Beskrivelse af operationssted skal angives, max. 30 tegn. Kapacitet pr. dag skal angives, angivelsen skal være i timer samme enhed som angives i varekartoteket og operationsstyklisterne. 7.5 Ordregrupper Klik på Ordregrupper i hovedmenu (fig. 2). Herefter fremkommer billedet for oprettelse og vedligeholdelse af ordregrupper. Klik på Leveringsbetingelser i hovedmenuen (fig. 2), herved åbnes billedet for oprettelse og vedligeholdelse af leverings betinigelser. Fig. Ordregrupper Fig. Leveringsbetingelser Klik på knappen Ny for at tilføje en ny leverings betingelse. Leveringskode skal angives. Beskrivelse af levering skal angives max. 32 tegn. Beskrivelse til eksportordrer kan angives. Klik på knappen Ny for at tilføje nye ordregrupper. Gruppenr. skal angives. Beskrivelse af gruppe skal angives max. 25 tegn. Ordregrupperne anvendes til gruppering af perioderesultatet for salget. 7.6 Nummersystem Klik på Nummersystem i hovedmenu, herefter fremkommer billedet for nummersystem. 7.4 Stedkartotek Klik på Stedkartotek i hovedmenuen. Herefter fremkommer billedet for oprettelse og vedligeholdelse af operationssteder. Fig. Nummersystem Du kan her i de hvide felter angive, hvilket nummer den næste faktura, følgeseddel, produktions-, salgsordre eller indkøbsrekvisition skal have. Side 21 af 23