Udbudsmateriale EU-udbud af koncessionskontrakt vedrørende drift og udvikling af brændstofanlæg for Billund Lufthavn Side 1 af 23
Indhold Afsnit A... 4 Generel information... 4 A.1 Indledning... 5 A.2 Billund Lufthavn... 5 A.3 Udbudsmaterialet... 6 A.4 Den udbudte genstand... 6 A.4.1 Den udbudte kontrakts indhold og varighed... 7 A.5 Proces... 7 A.5.1 Vejledende tidsplan... 7 A.5.2 Beskrivelse af formålet med Udbud med forhandling... 8 A.5.2.1 Indledende tilbud... 9 A.5.2.2 Forhandling af indledende tilbud... 9 A.5.2.3 Revideret udbudsmateriale... 10 A.5.2.4 Endelig tilbud... 10 A.6 Generelle krav til form og procedure i hele udbudsprocessen... 10 A.6.1 Sprog... 10 A.6.2 Ejendomsret... 10 A.6.3 Åbning af tilbud... 10 A.6.4 Vedståelsesfrist... 11 Afsnit B... 12 Betingelser for afgivelse af indledende tilbud... 12 B.1 Spørgsmål vedrørende betingelserne for afgivelse af indledende tilbud... 13 B.2 Egnethedskriterier og dokumentation... 13 B.3 Verificering af oplysninger i ESPD... 15 B.4 Konsortier... 16 B.5 Underleverandører... 16 B.6 Evaluering af det indledende tilbud... 16 B.6.1 Vurdering af konditionsmæssigheden... 16 Side 2 af 23
B.6.2 Vurdering af under- og delkriterier... 17 B.7 Tildelingskriterium... 17 B.8 Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode... 18 B.8.1 Underkriteriet vederlag... 18 B.8.2 Kvalitative underkriterier... 19 B.9 Frist for Det indledende tilbud og formkrav... 20 Afsnit C... 21 Afgivelse af endelig tilbud... 21 C.1 Tilbuds- og formkrav... 22 C.2 Evaluering af det endelige tilbud... 22 C.2.1 Vurdering af konditionsmæssigheden... 22 C.2.2 Vurdering af under- og delkriterier... 22 C.3 Alternative tilbud... 22 C.4 Sideordnede tilbud... 23 C.5 BLLs forbehold... 23 C.6 Tilbudsgivers forbehold... 23 Side 3 af 23
Afsnit A Generel information Side 4 af 23
A.1 Indledning Nærværende udbud med forhandling vedrører udbud af en koncessionskontrakt vedrørende drift og vedligeholdelse af ét brændstofanlæg, placeret ved indkørslen til Billund Lufthavn. Udbuddet gennemføres som udbud med forhandling i henhold til koncessionsdirektivet, jf. Europa- Parlamentets og Rådets direktiv 2014/23/EU af 26. februar 2014 om tildeling af koncessionskontrakter som implementeret ved bekendtgørelse nr. 1625 af 15. december 2015 om tildeling af koncessionskontrakter. Udbud med forhandling gennemføres efter denne overordnede procedure. Nærmere detaljer og informationer fremgår af senere afsnit: 1. Interesserede virksomheder indsender et indledende tilbud på baggrund af det samlede udbudsmateriale, jf. afsnit B. 2. En arbejdsgruppe vurderer på vegne af Billund Lufthavn de indledende tilbud for konditionsmæssighed og som grundlag for forhandlingerne 3. Arbejdsgruppen gennemfører individuelle forhandlinger med hver tilbudsgiver. 4. På baggrund af forhandlingerne foretages eventuelle tilretninger af materialet og på baggrund heraf afgiver tilbudsgiverne endeligt tilbud, jf. afsnit C. 5. Arbejdsgruppen vurderer de endelige tilbud og træffer beslutning om tildeling af kontrakt Udbuddet er bekendtgjort i Supplement til EU Tidende (TED), der kan findes på http://ted.europa.eu. A.2 Billund Lufthavn Den ordregivende myndighed er: Billund Lufthavn (herefter BLL), Passagerterminalen 10 Postboks 10 7190 Billund CVR nr.: 23343118 Tlf: +45 76 50 50 50 Email: info@bll.dk. Alle henvendelser, herunder spørgsmål mv., skal rettes til BLL s rådgiver: Tolstrup & Hvilsted Att.: Per Tolstrup Myntevej 5 8920 Randers NV E-mail: kontakt@tohv.dk Side 5 af 23
A.3 Udbudsmaterialet Det samlede udbudsmateriale består af følgende dokumenter: Nærværende udbudsmateriale Udbudsbilag 1 Det fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) (Kun relevant ved afgivelse af indledende tilbud) Udbudsbilag 2 Underleverandørerklæring (Kun relevant ved afgivelse af indledende tilbud) Udbudsbilag 3 Konsortieerklæring (Kun relevant ved afgivelse af indledende tilbud) Udbudsbilag 4 Koncessionskontrakt, med følgende tilknyttede kontraktbilag: Kontraktbilag A Kravspecifikation Kontraktbilag B Fotos, arealskitser og grundtegning Kontraktbilag C Oplysninger om tank, seneste afprøvning (2011) og tankcertifikat Kontraktbilag D Vederlagsmodel Kontraktbilag E Koncessionshavers Løsningsbeskrivelse Tilbudsgiver er selv ansvarlig for, at alle ovenstående dokumenter er modtaget. Såfremt der findes at være mangler eller uklarheder, skal der rettes henvendelse pr. mail til Tolstrup & Hvilsted, jf. punkt A.2. A.4 Den udbudte genstand Det samlede udbudsmateriale med tilhørende bilag, som specificeret i afsnit A.3 beskriver de nærmere forhold omkring udbuddet og den udbudte opgave. Dette afsnit tjener således som en overordnet beskrivelse. Det nuværende brændstofanlæg drives af INGO. Kontrakten ophører ved udgangen af april 2017. Anlægget er ubemandet, men INGO har indgået aftale om døgnovervågning med LufthavnsParkering. Der er pt. fire standere til selvbetjening, hvorfra der kan tankes benzin og diesel. BLL ønsker med nærværende udbud at indgå en koncessionskontrakt med en leverandør som, udover at forestå den daglige drift af et ubemandet brændstofanlæg, kan være med til at udvikle brændstofanlægget i takt med den store udvikling, som området gennemgår. BLL vækster 3 5% årligt, og der forventes at være op mod 7 mio. kunder om 20 år. Ligeledes vækster nærområdet i form af både Lalandia og Lego, som ligeledes har flere millioner gæster årligt. Dertil kommer den øvrige generelt positive udvikling i området, der bidrager til forventningerne om et konstant stigende omsætningspotentiale på brændstofanlægget. Vindende tilbudsgiver vil have mulighed for at indgå aftale med Billund Lufthavns personaleforening om særlig rabataftale eller lignende. En sådan aftale er dog uden betydning for valget af fremtidig koncessionshaver og for dette udbud i øvrigt. Side 6 af 23
Estimeret omsætningspotentiale i liter pr. år er på nuværende tidspunkt ca. 4 5 mio, og er baseret på udviklingen i den faktuelle omsætning. Omsætningen skønnes stigende over de kommende år grundet den positive udvikling som området gennemgår. Fotos af anlægget, arealskitser og grundtegning fremgår af Kontraktbilag B. Det anbefales, at interesserede tilbudsgivere foretager besigtigelse af området og eksisterende teknisk bestykning og infrastruktur. BLL henviser til BLL s hjemmeside for historiske oplysninger om trafikal m.m.: http://www.bll.dk/omlufthavnen/statistikker BLL ejer den grundlæggende infrastruktur på grunden. Herved forstås tankanlæg, underjordisk rørføring og installationer, pumpeøer, teknik-bygning, tagkonstruktion og områdets belægning. Den grundlæggende infrastruktur stilles til rådighed for den valgte leverandørs drift af brændstofanlægget. A.4.1 Den udbudte kontrakts indhold og varighed BLL ønsker at indgå en samlet Koncessionskontrakt for en 5-årig periode med start den 1. maj 2017. Der er en option på forlængelse på 5 år. Koncessionskontrakten omkring drift af brændstofanlægget omfatter alle opgaver, der naturligt henhører til drift af et ubemandet brændstofanlæg og i overensstemmelse med relevant lovgivning, herunder blandt andet miljølovgivning, bekendtgørelse om forebyggelse af jord- og grundvandsforurening fra benzin- og dieselsalgsanlæg og lov om benzinforhandlerkontrakter. Herudover vil den valgte leverandør være forpligtet til at levere og udføre driften i overensstemmelse med Koncessionskontrakten, herunder eget tilbud, idet dette vil indgå som bilag til Koncessionskontrakten. Den valgte leverandør skal således overtage og indtræde i funktionen som daglig ansvarlig for driften og vedligeholdelsen af brændstofanlægget. Den valgte leverandør skal desuden indgå i et samarbejde med en aktiv rolle omkring udvikling og markedsføring af brændstofanlægget, så det til enhver tid følger udviklingen i branchen. Den valgte leverandør får en rettighed i form af brugsretten til det nuværende brændstofanlæg til at sælge brændstoffer i form af blyfri benzin og autodiesel til personbiler. Det bemærkes, at BLL lægger stor vægt på at lufthavnens kunder generelt oplever et højt serviceniveau og et æstetisk design der i størst mulig grad skaber en arkitektonisk sammenhæng med lufthavnen i øvrigt, hvorfor valget af fremtidig koncessionshaver vil ske på baggrund af andet og mere end det tilbudte koncessionsvederlag. Se afsnit B.7 for nærmere oplysninger herom. A.5 Proces A.5.1 Vejledende tidsplan Udbuddet forventes gennemført efter nedenstående vejledende tidsplan: Side 7 af 23
Aktivitet Udbudsbekendtgørelse fremsendes til TED (EUtidende). Tidsfrist for at indsende spørgsmål til udbuddet inden afgivelse af indledende tilbud. Tidspunkt Uge 6, 2017 Den 07.03.2017, kl. 12:00 Tidsfrist for besvarelse af spørgsmål. Den 10.03.2017 Tidsfrist for indsendelse af indledende tilbud. Den 16.03.2017, kl. 12:00 Verificering af ESPD, jf. punkt B.3 Uge 11-14 Forhandlinger Den 27.03.2017 Evt. udsendelse af opdateret udbudsmateriale Den 28.03.2017 Tidsfrist for indsendelse af endeligt tilbud. Den 06.04.2017, kl. 12.00 Forventet udsendelse af underretning og standstillperiode Den 07.04.2017 Forventet kontraktindgåelse Efter udløb af standstill periode. Kontraktens forventede ikrafttræden (overtagelsesdag) Den 01.05.2017 Alle opstillede frister for udbudsforretningen i nærværende udbudsmateriale er vejledende. BLL forbeholder sig således ret til at ændre tidsfristerne, såfremt det bliver nødvendigt. Såfremt en eller flere tidsfrister ændres, vil tilbudsgiverne blive informeret skriftligt herom. A.5.2 Beskrivelse af formålet med Udbud med forhandling Formålet med forhandlingen er at give de deltagende tilbudsgivere muligheden for, på baggrund af evalueringen af det indledende tilbud og forhandlingsmødet, at optimere det endelige tilbud. Der vil blive givet saglig feedback til de deltagende tilbudsgivere til opnå optimering af de indledende afgivne tilbud. Gennem dialogen og forhandlingerne er det formålet, at forståelsen hos begge parter øges for opgavens karakter, udfordringer og vilkår. Forhandlingen forventes gennemført som et kortvarigt forløb, hvor BLL forhandler om forbedringer og præciseringer i tilbudsgivers indledende tilbud. BLL er opmærksom på, at værdien og ressourceforbruget er Side 8 af 23
til stede i forhandlingen, hvorfor det er BLL s hensigt at optimere begge parters tids- og ressourceforbrug mest muligt. På baggrund af forhandlingerne har BLL ligeledes mulighed for at foretage mindre justeringer af udbudsmaterialet, så længe disse ikke kan karakteriseres som væsentlige. A.5.2.1 Indledende tilbud Tilbudsgiverne afgiver et skriftligt indledende tilbud, som skal danne grundlag for den efterfølgende forhandling, og som i sidste ende skal føre til afgivelse af endeligt tilbud. Tilbud skal afgives skriftligt i overensstemmelse med anvisningerne i nærværende materiale. Proces for afgivelse af indledende tilbud er beskrevet i afsnit B. A.5.2.2 Forhandling af indledende tilbud Alle forhandlinger følger samme proces og skabelon. BLL udsender forud for forhandlingsmødet dagsorden samt et kort forhandlingsnotat indeholdende den foreløbige evaluering af det indledende tilbud. Notatet indeholder BLLs vurdering af tilbuddets styrker og svagheder samt eventuelle forbehold for udbudsmaterialets indhold. Med forbehold menes beskrivelser, som kan eller skal føre til ukonditionsmæssighed (afvisning), såfremt forbeholdet genfremsættes i det endelige tilbud. Tilbudsgiver vil have mulighed for at kommentere på eventuelle faktuelle fejl i notatet. Såfremt der er fejl, vil dette være et emne til drøftelse på forhandlingsmødet. Tilbudsgiver vil i samme ombæring have mulighed for at byde ind med såkaldte cost-drivere og andre relevante forhold, som tilbudsgiver gerne vil drøfte, og som kan være fordyrende eller uhensigtsmæssige for opgaven. Tilbudsgivers eventuelle kommentar skal være modtaget senest 48 timer efter elektronisk udsendelse af notat om den foreløbige evaluering. BLL har i udbudsmaterialet stillet visse mindstekrav (se Kontraktbilag A) til den udbudte ydelse. Det endelige tilbud skal opfylde og overholde alle mindstekrav for at være konditionsmæssigt. BLL s øvrige krav (ikke mindstekrav) til den udbudte ydelse kan indgå i forhandlingerne, og BLL kan foretage ændringer af sådanne krav i løbet af udbudsprocessen. Der vil som udgangspunkt blive afholdt 1 forhandlingsmøde pr. tilbudsgiver. BLL forbeholder sig dog ret til at udvide forhandlingerne med flere møder, såfremt dette er sagligt begrundet. Praktiske informationer, herunder adresse og kontaktperson hos BLL vil blive meddelt tilbudsgiverne, som afgiver indledende tilbud. Side 9 af 23
A.5.2.3 Revideret udbudsmateriale Efter gennemført forhandling udarbejder BLL revideret udbudsmateriale, hvor forhandlingens resultater, i det omfang BLL finder det hensigtsmæssigt og relevant, indskrives. Revideret udbudsmateriale fremsendes til alle tilbudsgivere som opfordring til at afgive endeligt tilbud. A.5.2.4 Endelig tilbud Tilbudsgiverne skal på baggrund af revideret udbudsmateriale udarbejde endeligt tilbud, hvorom der ikke kan forhandles yderligere. Proces for afgivelse af endeligt tilbud er beskrevet i afsnit C. A.6 Generelle krav til form og procedure i hele udbudsprocessen A.6.1 Sprog Af hensyn til ressourceforbruget hos BLL, skal kommunikation i udbuds- og kontraktperioden være på dansk. Tilbud må foruden dansk formuleres på engelsk. Såfremt BLL anmoder om det, skal tilbudsgiver sørge for oversættelse af tilbud til dansk. Oversættelsen sker i så fald for tilbudsgivers regning. Følgende bilag skal formuleres på dansk: Udbudsbilag 1 - Det fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) Kontraktbilag E Koncessionshavers Løsningsbeskrivelse Der gøres opmærksom på, at ovenstående er et formkrav, og BLL er berettiget, men ikke forpligtet til at afvise tilbudsgiver, såfremt formkravet ikke overholdes. A.6.2 Ejendomsret Tilbudsmaterialet betragtes som BLL s ejendom og vil ikke blive returneret eller udleveret. Der ydes ikke godtgørelse for udarbejdelse af materiale i forbindelse med afgivelse af tilbud, herunder deltagelse i forhandling. A.6.3 Åbning af tilbud Der vil ikke være adgang til at overvære åbningen af tilbud. Side 10 af 23
A.6.4 Vedståelsesfrist Indledende tilbud og endeligt tilbud skal være gældende i 6 måneder efter frist for afgivelse af henholdsvis indledende tilbud og endelig tilbud. Vedståelsesfristen gælder uanset BLLs fremsendelse af underretning om indgåelse af kontrakt, og ophører således ikke førend endelig kontrakt er underskrevet. Såfremt indledende tilbud ikke antages og forhandlinger indledes, medfører dette at indledende tilbud bortfalder. Side 11 af 23
Afsnit B Betingelser for afgivelse af indledende tilbud Instruktioner til alle interesserede virksomheder Side 12 af 23
B.1 Spørgsmål vedrørende betingelserne for afgivelse af indledende tilbud Alle interesserede virksomheder opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet. Alle henvendelser og spørgsmål vedrørende det indledende tilbud bedes stillet skriftligt og skal rettes til den i afsnit A.2 angivne kontaktperson fra Tolstrup & Hvilsted pr. e-mail, med emnet: "Spørgsmål - EU udbud vedrørende drift af brændstofanlæg senest den 07.03.2017, kl. 12.00. Spørgsmål modtaget inden ovenstående tidsfrist vil blive besvaret senest 6 dage inden udløbet af tilbudsfristen for det indledende tilbud. Spørgsmål modtaget efter tidsfristens udløb, vil blive besvaret, såfremt spørgsmålets karakter ikke gør det uforholdsmæssigt byrdefuldt for BLL at besvare spørgsmålet 6 dage inden tilbudsfristens udløb for det indledende tilbud. Spørgsmål modtaget senere end 6 dage inden fristen for det indledende tilbud vil ikke blive besvaret. Supplerende oplysninger, herunder spørgsmål og svar, vil løbende, i anonymiseret form, være at finde på BLL s hjemmeside på adressen http://www.bll.dk/benzin Det er tilbudsgivernes eget ansvar at holde sig ajourført med materialet på hjemmesiden. B.2 Egnethedskriterier og dokumentation Den nedenfor angivne dokumentation og information i punkt A - C bedes vedlagt tilbuddet. Tilbudsgiver skal for dette anvende Udbudsbilag 1 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD). BLL gør opmærksom på, at udbudsbilag 1 er en XML-fil. Nedenfor beskrives proceduren for at downloade og udfylde XML-filen i bilag 2. 1. Download XML-filen i bilag 1 ved at højreklikke på XML-filen og vælg Gem link/destination som. Herefter gemmes XML-filen på den ønskede placering på computeren 2. Upload/indlæs XML-filen fra den valgte placering på computeren til hjemmesiden https://ec.europa.eu/growth/tools-databases/espd/filter?lang=da (se illustration nedenfor) Side 13 af 23
3. Herefter udfyldes ESPD et. Det bemærkes, at XML-filen udelukkende kan udfyldes på ovenstående hjemmeside 4. Når ESPD et er udfyldt vælges knappen Eksporter/Oversigt 5. Herefter trykkes der på knappen Download as nederst på siden, hvorefter ESPD et kan downloades i XML format og/eller PDF format Tilbudsgiver henvises i denne forbindelse til kapitel 3 i Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning "ESPD - Sådan virker det" (September 2016), der step for step beskriver, hvordan ESPD udfyldes korrekt og videreformidles til BLL. Vejledningen kan hentes under følgende link: http://bedreudbud.dk/sites/bedreudbud.dk/files/media/documents/vejledninger/espd_saadan_virker_det.pdf For en generel forståelse af hvad ESPD et er, henvises til Konkurrence- og Forbrugerstyrelsens vejledning på http://www.kfst.dk/offentlig-konkurrence/udbud/udbudsregler/espd. A. Oplysninger om tilbudsgiver: Oplysninger om tilbudsgivers identitet samt generelle oplysninger om tilbudsgiver, jf. ESPD del ll. A Oplysninger om tilbudsgivers repræsentanter, jf. ESPD del ll. B Oplysninger om, hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af en af de obligatoriske udelukkelsesgrunde i udbudslovens 135, jf. ESPD del lll, punkt A og B samt 136, jf. ESPD del lll. Oplysninger om, hvorvidt tilbudsgiver er omfattet af en af følgende frivillig udelukkelsesgrund, jf. ESPD del lll, punkt C: o nr. 2: ansøgeren eller tilbudsgiveren er erklæret konkurs eller er under insolvens- eller likvidationsbehandling, hvis dennes aktiver administreres af en kurator eller af retten, hvis denne er under tvangsakkord, hvis dennes erhvervsvirksomhed er blevet indstillet eller denne befinder sig i en Side 14 af 23
lignende situation i henhold til en tilsvarende procedure, der er fastsat i national lovgivning, hvor ansøgeren eller tilbudsgiveren er hjemhørende. NB! Tilbudsgivere som er omfattet af 135, 136 og 137, nr.2 vil blive afvist. B. Økonomisk og finansiel formåen: Der stilles ikke krav om oplysninger til økonomisk og finansiel formåen. C. Teknisk og/eller faglig formåen: Tilbudsgiver skal i ESPD ets del lv, punkt C oplyse følgende vedrørende tilbudsgivers tekniske og/eller faglig formåen: o Referenceliste over de betydeligste sammenlignelige leverancer, der er udført i løbet af de sidste tre år med beskrivelse og dato for leverancen. Udfører tilbudsgiver fortsat leverancen, så kan datoangivelsen i ESPD et være tidspunktet for afgivelse af indledende tilbud. Tilbudsgiver skal være opmærksom på at angive en dato, som ligger inden for de sidste tre år. Der er ikke pligt til at udfylde feltet Beløb eller modtagere i ESPD et. o En sammenlignelig reference skal indeholde drift og vedligeholdelse af et brændstofanlæg med kommercielt salg af benzin og diesel. Det er et mindstekrav, at tilbudsgiver har to sammenlignelige referencer. B.3 Verificering af oplysninger i ESPD Tilbudsgivere skal på BLL s opfordring og før underretning om tildeling af kontrakten fremlægge dokumentation i henhold til udbudslovens 152 for de oplysninger som er afgivet i udbudsbilag 1 Fælles europæisk udbudsdokument (ESPD) i forbindelse med afgivelses af indledende tilbud Hvis tilbudsgiver er fra Danmark fremlægges dokumentationen i form af en Serviceattest fra Erhvervsstyrelsen. Serviceattesten skal indeholde oplysninger fra Politiet (Kriminalregistret), hvorfor tilbudsgiver skal udfylde og underskrive en samtykkeerklæring, der skal uploades i forbindelse med bestillingen af Serviceattesten. For oplysninger om hvordan Serviceattesten bestilles, henvises der til følgende hjemmeside: https://indberet.virk.dk/myndigheder/stat/erst/anmod_om_serviceattest. Serviceattesten må maksimalt være 6 måneder gammel regnet fra fristen for fremsendelse af Serviceattesten, som fastsat af BLL i opfordringsskrivelsen. Til orientering er behandlingstiden hos Erhvervsstyrelsen ca. 2 uger fra bestilling af Serviceattesten er modtaget. Side 15 af 23
Er tilbudsgiver ikke fra Danmark og udsteder tilbudsgivers hjemland ikke de relevante certifikater eller dokumenter, eller dækker disse ikke alle de relevante tilfælde, kan de erstattes af en erklæring under ed. Anvendes edsaflæggelse ikke i det pågældende land, kan der i stedet anvendes en erklæring på tro og love. BLL er berettiget, men ikke forpligtet, til at anmode tilbudsgiver om at supplere eller præcisere den modtagne dokumentation, jf. udbudslovens 151, stk. 4. B.4 Konsortier Ved sammenslutninger af tilbudsgivere (konsortium) bedes tilbudsgiver angive dette i ESPD del ll. A. Herudover bedes de øvrige virksomheder, der deltager i sammenslutningen, hver udfylde og fremsende et særskilt ESPD i overensstemmelse med nærværende betingelser for afgivelse af indledende tilbud. Endvidere bedes tilbudsgiver (konsortium) udfylde og vedlægge udbudsbilag 3 Konsortieerklæring, hvormed parterne erklærer at udgøre et konsortium eller anden form for sammenslutning, som hæfter solidarisk, ubetinget og direkte for opfyldelse af den udbudte opgave, samt bekræfter, at de hæfter solidarisk, ubetinget og direkte med et selskab, som efter kontrakttildeling måtte blive stiftet med henblik på udførelse af den tildelte opgave. B.5 Underleverandører Tilbudsgiver kan i forbindelse med afgivelse af indledende tilbud endvidere basere sig på en anden enheds (underleverandør) økonomiske og finansielle formåen, samt teknisk og/eller faglig formåen. Tilbudsgiver bedes angive, hvorvidt dette er tilfældet i ESPD del ll. C. Såfremt tilbudsgiver baserer sig på en anden enheds kapacitet, vedlægges et særskilt udfyldt og underskrevet ESPD med de oplysninger, der anmodes om i del ll. A og B, del lll samt del IV, for hver af de pågældende enheder/underleverandører, som tilbudsgiveren baserer sig på. Del IV skal udfyldes for så vidt angår de forhold, som tilbudsgiver baserer sin egnethed på. Endvidere bedes tilbudsgiver vedlægge dokumentation for disse enheders/underleverandørers forpligtelse i så henseende (benyt venligst underleverandørerklæringen i udbudsbilag 2). B.6 Evaluering af det indledende tilbud B.6.1 Vurdering af konditionsmæssigheden BLL konstaterer indledningsvist om det indledende tilbud er konditionsmæssigt og om tilbudsgiver er egnet samt at følgende punkter er opfyldt: Det indledende tilbud er indkommet rettidigt og til korrekt adresse Det indledende tilbud indeholder den krævede dokumentation og information Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet Det indledende tilbud overholder samtlige mindstekrav Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, kan dette blive et punkt for forhandlingsmødet. Side 16 af 23
B.6.2 Vurdering af under- og delkriterier De indledende tilbud vil indgå i en foreløbig vurdering i henhold til kriterierne i afsnit B7 og i overensstemmelse med metoden beskrevet i B8. Den foreløbige vurdering vil udgøre det forhandlingsnotat som udsendes til tilbudsgiverne forud for en forhandling. B.7 Tildelingskriterium Den foreløbige vurdering foretages i henhold til, at BLL vil identificere det økonomisk mest fordelagtige tilbud på baggrund af tildelingskriteriet bedste forhold mellem pris og kvalitet, hvor nedenstående under- og delkriterier, med angivelse af vægtning, lægges til grund for tildeling af kontrakten: Underkriterier Vederlag Vægtning i procent 40-55 % Underkriteriet Vederlag vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag D. Således vil det af tilbudsgiver anførte vederlag ekskl. moms blive lagt til grund. Tilbudsgiver udfylder Kontraktbilag D i overensstemmelse med vejledningen hertil. Serviceniveau 20-25 % Underkriteriet Serviceniveau vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag E. BLL vurderer i den forbindelse på: o Service og vedligeholdelse set over døgnets 24 timer o Service ved teknisk nedbrud o Kundeservice i form af oplysningstavler samt andre relevante tilbud af betydning for BLL og den enkelte kundes oplevede service, f.eks. mulighed for påfyldning af luft, vinduesvask mv. Tilbudsgiver udfylder Kontraktbilag E i overensstemmelse med vejledningen hertil. Teknisk bestykning 15-20 % Underkriteriet tekniske bestykning vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag E. Side 17 af 23
BLL vurderer i den forbindelse på: Antal standere, og deres placering således at kødannelser reduceres mest muligt Antal betalingsstandere, og deres placering, samt betalingsmuligheder således at kødannelser reduceres mest muligt BLL gør opmærksom på, at der ikke ønskes etablering af vaskeanlæg eller truckanlæg. Tilbudsgiver udfylder Kontraktbilag E i overensstemmelse med vejledningen hertil. Visuelt udtryk 10-15 % Underkriteriet visuelt udtryk vil blive vurderet på baggrund af tilbudsgivers besvarelse af Kontraktbilag E samt vedlagte skitser eller lignende. BLL vurderer i den forbindelse, hvorledes tilbudsgiver vil tilpasse anlægget i forhold til hele lufthavnsområdet Tilbudsgiver udfylder Kontraktbilag E i overensstemmelse med vejledningen hertil. B.8 Beskrivelse af den anvendte evalueringsmetode Nedenfor fremgår evalueringsmetoden for underkriterierne i henhold til udbudslovens 160. B.8.1 Underkriteriet vederlag De samlede evalueringspriser evalueres relativt og ud fra en pointmodel fra 0-5 point. Højeste samlede evalueringsvederlag tildeles 5 point. Et samlet evalueringsvederlag, der svarer til højeste samlede evalueringsvederlag minus 75 % eller derunder tildeles 0 point, dog med forbehold for nedenstående vedr. Alternativ model. Øvrige samlede evalueringspriser tildeles points ud fra en relativt mellem ovennævnte yderpunkter. Formlen ser ud som følgende: Tilbuddets point = Maksimumpoint maksimumpoint Z X % Side 18 af 23
Z = Højeste samlede evalueringsvederlag tilbudt samlede evalueringsvederlag Højeste samlede evalueringsvederlag X sættes til 75 % De tildelte point vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet vederlag Alternativ model: Såfremt det konstateres, at de samlede evalueringsvederlag med undtagelse af højeste samlede evalueringsvederlag i mere end halvdelen af de konditionsmæssige tilbud er lavere end højeste samlede evalueringsvederlag minus 75 %, tildeles 0 point i stedet til højeste samlede evalueringsvederlag minus 150 %. Samtlige tilbudte evalueringsvederlag der er lavere end højeste samlede evalueringsvederlag minus 150 % tildeles 0 point. Formlen tilpasses således X sættes til 150 %. B.8.2 Kvalitative underkriterier For de kvalitative underkriterier anvendes en evalueringsmetode, hvor tilbuddene for underkriterierne vil blive vurderet på en pointskala fra 0-5. 0 point tildeles tilbuddet, som kun netop opfylder mindstekravene til under- eller delkriteriet og 5 point tildeles tilbuddet, som fuldt ud opfylder under- eller delkriteriet i alle henseender. 0 point Opfylder kun netop mindstekravene til underkriteriet 1 point Ikke tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 2 point Mindre tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 3 point Tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 4 point Meget tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet 5 point Særdeles tilfredsstillende opfyldelse af underkriteriet Tilbuddene evalueres således efter en absolut model. De tildelte pointtal vil i den samlede evaluering blive ganget med vægtningen af underkriteriet. Side 19 af 23
B.9 Frist for Det indledende tilbud og formkrav Det indledende tilbud bedes mærket med emnet: " Det indledende tilbud - udbud vedrørende drift af brændstofanlæg. Det indledende tilbud skal være BLL s rådgiver i hænde senest den 26.03.2017, kl. 12.00 på følgende adresse: Tolstrup & Hvilsted Att.: Per Tolstrup Myntevej 5 8920 Randers NV Det samlede materiale for det indledende tilbud bedes afleveret i form af 1 skriftligt eksemplar samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar, vil det skriftlige danne grundlag for den foreløbige vurdering. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at det indledende tilbud når rettidigt frem. Det indledende tilbud skal bestå af følgende dokumenter: Udfyldt ESPD Udfyldt kontraktbilag D og E Vedlagte skitser, fotos eller lignende Side 20 af 23
Afsnit C Afgivelse af endelig tilbud Instruktioner til virksomheder, som har afgivet indledende tilbud og som ønsker at afgive endeligt tilbud Side 21 af 23
C.1 Tilbuds- og formkrav Det endelige tilbud bedes mærket med emnet: "Endeligt tilbud vedrørende drift af brændstofanlæg. Det endelige tilbud skal være BLLs rådgiver i hænde senest den 24.02.2017, kl. 12.00 på følgende adresse: Tolstrup & Hvilsted Att.: Per Tolstrup Myntevej 5 8920 Randers NV Det samlede tilbudsmateriale skal afleveres i form af 1 skriftligt eksemplar, samt 1 digitalt eksemplar (vedlagt som USB-stik). Ved uoverensstemmende oplysninger imellem det skriftlige og digitale eksemplar vil det skriftlige danne grundlag for evalueringen. Manglende oplysninger i enten det skriftlige eller det digitale eksemplar anses ikke som uoverensstemmende oplysninger. Tilbudsgiver bærer ansvaret for, at tilbuddet når rettidigt frem. Det endelige tilbud skal bestå af følgende dokumenter: Udfyldt kontraktbilag D og E Vedlagte skitser, fotos eller lignende C.2 Evaluering af det endelige tilbud C.2.1 Vurdering af konditionsmæssigheden BLL konstaterer indledningsvist om det endelig tilbud er konditionsmæssigt, dvs. at følgende punkter er opfyldt: Det endelige tilbud er indkommet rettidigt og til korrekt adresse Det endelige tilbud indeholder den krævede dokumentation og information Der er ikke taget forbehold for grundlæggende elementer i udbudsmaterialet Det endelige tilbud overholder samtlige mindstekrav Er et eller flere af ovenstående punkter ikke opfyldt, kan dette medføre at det endelige tilbud skal afvises. C.2.2 Vurdering af under- og delkriterier De endelige tilbud vil blive evalueret i henhold til kriterierne i afsnit B.7 og i overensstemmelse med metoden beskrevet i B.8 med eventuelle opdateringer på baggrund af forhandlingsresultaterne. C.3 Alternative tilbud Der kan ikke afgives alternative bud. Ved alternative tilbud forstås tilbud der afviger fra mindstekrav og kontraktvilkår i nærværende udbud. Side 22 af 23
C.4 Sideordnede tilbud Der kan ikke afgives flere tilbud fra samme tilbudsgiver. C.5 BLLs forbehold BLL forbeholder sig ret til at tildele opgaven på baggrund af det indledende tilbud, såfremt dette er konditionsmæssigt. BLL vil vægte underkriterierne med medianen af de angivne intervaller. C.6 Tilbudsgivers forbehold Eventuelle forbehold skal udtrykkeligt fremgå af tilbuddet. Tilbudsgiver opfordres til at søge eventuelle uklarheder og usikkerheder i udbudsmaterialet afklaret ved at stille spørgsmål til udbudsmaterialet, således at forbehold i videst muligt omfang kan undgås. Bemærk, at forbehold i det endelige tilbud overfor grundlæggende elementer i udbudsmaterialet vil medføre, at BLL har pligt til at se bort fra tilbuddet. Ved forbehold i det endelige tilbud, der vedrører ikkegrundlæggende elementer i udbudsmaterialet, har BLL ret til at se bort fra tilbuddet eller alternativt søge forbeholdet prissat, i det omfang det skønnes muligt. Såfremt et forbehold af økonomisk værdi ikke kan prissættes, har BLL pligt til at se bort fra tilbuddet. Faglige forbehold, såsom branchestandardforbehold, vil blive behandlet som ethvert andet forbehold. Tilsvarende gælder ved ændringer af udbudsmaterialets indhold, herunder men ikke begrænset til overstregninger, omskrivninger og lignende. Side 23 af 23