DEN FAGLIGE UDVIKLINGSPROCES Møde for Fællesadministrationens medarbejdere den 31. august 2010 Ved universitetsdirektør Jørgen Jørgensen
Formålet med AU s faglige udviklingsproces Fagligt mål: Udvikle universitetets stærke forsknings- og uddannelsesmiljøer Organisatorisk mål: Tiltrække de bedste forskere og undervisere, de dygtigste studerende og en voksende andel af de konkurrenceudsatte midler såvel nationalt som internationalt
Forudsætninger for et stærkt AU Et internationalt, moderne og forskningsbaseret universitet Universitetets kultur er åben og generøs overfor studerende, medarbejdere og eksterne partnere Et godt samspil mellem grund-, strategisk- og anvendt forskning Stor indre sammenhængskraft, hvor interne barrierer nedbrydes Universitetet arbejder på tværs på basis af dyb kernefaglighed AU modsvarer samfundets behov for skabelse af viden, uddannelser af højeste kvalitet og vidensudveksling
Den faglige udviklingsproces skal derfor medføre at AU bedre kan udnytte kræfterne på tværs af interne grænser De mange eksisterende interne barrierer og skotter mellem afdelinger, institutter og hovedområder reduceres AU bedre kan støtte fremvæksten af nye forskningsområder Studenter- og medarbejderinvolvering i udviklingen af AU styrkes og at der udvikles nye samarbejdsformer, der sikrer reel indflydelse for både forskere, øvrige medarbejdere og studerende Universitetets ressourcer anvendes effektivt og at flest mulige ressourcer går til de faglige formål Der er bedre muligheder for strategisk og overordnet ledelse
Processen indtil den 17. juni 2010 Bestyrelsesmøde 22. september 2009 Ledelsesseminar 3.-4. marts og orientering om processen 8. marts Åbne medarbejdermøder i aula, Foulum, Risø og Emdrup Faglige diskussioner, herunder møder blandt institut- og centerledere Drøftelser i Hovedsamarbejdsudvalget Møder med Studenterrådet og åbent studentermøde den 6. april Rapport fra to internationale konsulenter 9 arbejdsgrupper, egne møder, fælles mødedag og notater Fællesseminar for administrative ledere Orienterende diskussioner på alle hovedområder Sandbjerg-seminar 25.-26. maj Møderække med de enkelte hovedområder og akademiske råd Høring af aftagerråd (DPU og ASB) Bestyrelsesmøder 7. og 17. juni 2010
INDSTILLING TIL BESTYRELSEN Forslag til beslutning om principper for organisering og universitetets fremtidige struktur mv. Forslag til særlig indsats vedr: Medindflydelse; akademiske råd Medindflydelse; studienævn Udvikling af karriereveje
Universitetsledelsen Rektor, Prorektor, Universitetsdirektør 4 dekaner med baggrund i de relevante hovedområder Aarhus Faculty of Arts Aarhus Faculty of Science and Technology Aarhus Faculty of Health Sciences Aarhus School of Business and Social Sciences Interdisciplinær forskning og talentudvikling Dekan prodekaner Forum for topforskere Indre og ydre uddannelsesmarked Dekan prodekaner Forum for AU studier Rådgivning og erhvervsrettet videnudveksling Dekan prodekaner Forum for videnudveksling Kulturvidenskab Naturvidenskab og Teknologi Sundhedsvidenskab Erhverv og Samfundsvidenskab Dekan Aarhus Universitetshospital
SÆRLIG INDSATS Medindflydelse Akademiske Råd og akademisk debat skal sikre, at faglige beslutninger tages på baggrund af en grundig faglig debat Sammen med organisationerne vil vi gentænke samarbejdsstrukturen, så SU bliver væsentlige fora for drøftelser af arbejdsforholdene på universitetet En åben og aktiv debat i det faglige analysearbejde i efteråret både på institutionsniveau, hovedområdeniveau og på de nye institutter Indflydelse på egen situation skal sikres, og ændringer gennemføres på en sober og fair måde
SÆRLIG INDSATS Ansættelser Personalepolitiske principper for forandringer er vedtaget i forhandlingsudvalget For nogle vil ændringerne betyde skift af arbejdsopgaver og på sigt måske arbejdssted Ændringer vil blive fulgt op af massiv indsats for kompetenceudvikling Fleksible karriereveje for alle medarbejdere vil blive udviklet Aarhus Universitet ønsker ikke blot at tiltrække de bedste, men også at fastholde medarbejderne
SÆRLIG INDSATS Andre spørgsmål der skal afklares Studienævnene Opgaver og roller for de tværgående fora Fremtidige roller og opgaver for prodekaner, institutledere, centerledere m.fl.
Forandringsorganisationen Det faglige analyse arbejde Fire analyseudvalg nedsat (primært nuværende dekaner og institutledere) Proces med ansættelse af nye dekaner Ansøgningsfristen udløbet Indstillingsudvalg Ansættelsesproces Den administrative struktur Arbejdsgruppe og foreløbigt syv underudvalg er etableret Udvalg og proces vedr. akademiske råd, studienævn er sat i gang Arbejdet med udvikling af fleksible karriereveje er startet
TIDSPLAN JUNI 2010-JANUAR 2012 2010 2011 2012 Ny Ledelse Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Feb Mar Apr Maj Jun Jul Aug Sep Okt Nov Dec Jan Dekaner Prodekaner Administrationschefer Institutledere Nye Institutter Fastlæggelse af kommissorium og rammer Nedsættelse af 4 arbejdsgrupper Analyse og udkast til rapport Ny institutstruktur planlægges og besluttes Ny administrativ struktur Fastlæggelse af kommissorium og rammer Nedsættelse af arbejdsgruppe Analyse og udkast til rapport Ny administrativ struktur drøftes og besluttes Styrkede karriereveje og øget indflydelse HSU møder om faglige udviklingsproces Drøftelse og fastlæggelse af personalepolitik Analyse og indstilling vedr. karriereveje Analyse og indstilling vedr. akademiske råd Analyse og indstilling vedr. studienævn Ny organisation Faglig styregruppe Administrativ styregruppe Kommunikation om proces og resultater Nye hovedområder etableres Nye Institutter etableres Ny økonomiske struktur gennemført
Den administrative struktur Den administrative arbejdsgruppe (styregruppe) (Universitetsdirektør, 1 dekan, 3 adm.chefer, 1 vicedirektør) Arbejdsudvalg med vicedirektør som formand: Økonomi Bygningsdrift IT HR Studieadministration Kommunikation Myndighedsbetjening Betjening af rektorat og universitetsledelse samt visse områder analyseres på anden vis. Senest januar 2011 forslag til fremtidig organisering af AU s administration.
Kommissorium for arbejdsgruppen Antallet af hovedområderne reduceres fra 9 til 4, og dekanerne får ændrede kompetence- og ansvarsforhold med større vægt på overordnede og tværgående ledelsesopgaver. Ændringer i underliggende organisatoriske enheder, først og fremmest sammenlægninger af institutter. Tilrettelæggelsen af AU s samlede administration skal understøtte den fremtidige ledelses- og organisationsmodel. Udgangspunktet er således fælles opgaveløsninger, naturligvis med mulighed for nødvendige tilpasninger.
Kommissorium for arbejdsgruppen Arbejdet i arbejdsgruppen tager udgangspunkt i det gennemførte og igangværende arbejde i den administrative Forandringsproces. Arbejdsgruppens arbejde består i at fremkomme med forslag til en organisering af hele universitetets administration, der sikrer: Professionel betjening på højt niveau af brugerne, der forsker, underviser, sikrer videnspredning, studerer, osv. Sikker, proaktiv og sammenhængende ledelsesbetjening på alle niveauer. Ansvarlig og sikker administration af Universitetets midler. En rationel og effektiv anvendelse af administrative og andre ressourcer. De administrative opgaver løses via standardisering og digitalisering i videst muligt omfang og med hensyntagen til kritisk masse dog med skyldig hensyn til geografiske forhold.
Spørgsmål: Placering af opgaver og medarbejdere på forskellige niveauer i organisationen? Referenceforhold for medarbejdere og ledere? Geografiske placeringer af administrationen? Implementerings- og tidsplan? Svar: Sager behandles højst på to niveauer i organisationen Q + S s svar???
Personalepolitiske principper for administrative medarbejdere under DFU 1. Målet med den faglige udviklingsproces er at styrke universitetets faglighed og internationale konkurrencedygtighed. Målet er ikke økonomiske tilpasninger. 2. Som udgangspunkt vil personalemæssige tilpasninger i forbindelse med den faglige udviklingsproces ske ved naturlig afgang. 3. Medarbejdere med specialkompetencer må forventes under forandringsprocessen at kunne få opgaver for hele AU eller dele af AU udover deres aktuelle opgaveafgrænsning. Opgaverne prioriteres i dialog med nærmeste leder.
Personkreds: - Administrative ledere og medarbejdere (o.a.) Krav til ledelsen: Gyldighed: - God kommunikation/ forventningsafstemning -Anerkendelse - Involvering af medarbejdere - Fairness og ligeværdighed på tværs af AU - 1.9 2010-1.1. 2012 Forudsætter godkendelse i HSU 4.11. 2010
Løn og pension: - Aftalevilkår bevares evt. nye arbejdsopgaver eller arbejdssted Fra 1.9. 2010 indtil ny organisation er besluttet: Ledige stillinger: - Tilstræbes besat kvalificeret internt Proces for interne opslag: - Frister, jobportal
Placering i ny organisation: - Ønskerunder vedrørende organisatorisk, geografisk samt faglig placering. - Proces: Lederstillinger besættes først. - Udvælgelse foretages af universitetsledelse hhv. task force. - Hvis kabalen ikke går op? - Kompetenceudvikling.
Tak for opmærksomheden Spørgsmål? Kommentarer?